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公司電子郵件管理制度是確保企業(yè)內部溝通的有效性和合規(guī)性的關鍵工具。它旨在規(guī)范員工的電子郵件使用行為，防止信息泄露，保障信息安全，提高工作效率，并維護公司的專業(yè)形象。
包括哪些方面
一套完善的電子郵件管理制度應涵蓋以下幾個主要方面：
1. 賬戶管理：明確電子郵件賬戶的申請、分配、變更和注銷流程。
2. 使用規(guī)范：規(guī)定郵件的發(fā)送、接收、回復、存儲和刪除標準，以及附件大小限制。
3. 內容要求：強調郵件的書寫格式、語言規(guī)范，以及敏感信息的處理方式。
4. 隱私保護：保護員工的電子郵件隱私，同時規(guī)定監(jiān)控和審計的合法范圍。
5. 安全措施：包括密碼策略、防病毒、防垃圾郵件和網(wǎng)絡安全教育。
6. 法律責任：提醒員工了解并遵守相關法律法規(guī)，如電子通信隱私法等。
7. 糾紛解決：設定處理電子郵件爭議的程序和責任人。
重要性
電子郵件作為現(xiàn)代企業(yè)日常運營的重要通訊手段，其管理制度的重要性不言而喻：
1. 保障信息安全：防止敏感信息外泄，保護企業(yè)資產。
2. 提升效率：明確的使用規(guī)范能減少無效溝通，提高工作效率。
3. 維護形象：統(tǒng)一的郵件標準能體現(xiàn)公司的專業(yè)性和一致性。
4. 規(guī)避法律風險：確保郵件通信符合法規(guī)要求，避免潛在法律糾紛。
5. 增強員工意識：培養(yǎng)員工良好的電子郵件使用習慣，提升其網(wǎng)絡素養(yǎng)。
方案
以下是構建有效電子郵件管理制度的建議：
1. 制定詳細政策：明確各項規(guī)定，確保覆蓋所有關鍵點，定期更新以適應技術變化。
2. 培訓與教育：組織定期的電子郵件使用培訓，強化員工對政策的理解和執(zhí)行。
3. 技術支持：利用技術手段如過濾器和加密，輔助實施管理政策。
4. 監(jiān)督與反饋：設立監(jiān)控機制，對違反規(guī)定的員工進行提醒和指導，同時收集反饋優(yōu)化制度。
5. 案例分享：通過分享正反面案例，增強員工對正確電子郵件行為的認識。
6. 持續(xù)改進：定期評估制度的效果，根據(jù)實際情況調整和完善。
通過上述措施，我們可以建立一個既實用又高效的電子郵件管理制度，為公司的順暢運行提供有力保障。
公司電子郵件管理制度范文
第1篇 _公司電子郵件管理
公司電子郵件管理
1.0 總則
公司開通intemet電子郵件服務,目的是為了更好地促進公司員工工作的內外交流。公司的電子信息網(wǎng)絡,無論對內對外均不得傳遞與本人工作無關的內容,違者視情節(jié)輕重給予批評、降薪、降職、辭退處分。
2.0 郵件服務器管理
辦公室統(tǒng)一管理公司的電子服務器并負責電子郵件的開戶、使用、維護和監(jiān)督檢查工作。
3.0 郵件開戶須知
申請電子郵件開戶必須首先填寫“電子郵件開戶申請表”,并在并在保密承諾書一欄中簽字,然后交部門經(jīng)理審核簽字后,將申請表交到辦公室郵件管理人員處開戶,郵件管理員開戶完成后填寫“電子郵件開戶回執(zhí)”,并通知申請人?；貓?zhí)單上包含配置郵件客戶終端軟件所需信息和用戶使用規(guī)則。
4.0 電子郵件使用規(guī)程
4.1 用戶應當定期檢查自己的郵箱,并取走郵件,以保證有戶的郵箱只占用合理的磁盤空間。每個用戶的郵箱不能大于10m,對于超過10m的郵箱,管理員有權刪除郵箱中的兩個月以前的舊郵件,以保證用戶郵箱在10m以下。由于不遵守此項規(guī)定而不能造成的損失由用戶自己負責。
4.2 禁止向異地發(fā)送大于2m的電子郵件,嚴禁使用fidmail下載軟件和使用電子郵件訂閱新聞、雜志、論壇等。技術雜志由公司統(tǒng)一訂閱,圖書室集中管理,申請訂閱者需首先填寫“電子雜志訂閱申請表”,然后提交圖書室訂閱,公司駐外機構可由系統(tǒng)主管審批后另行處理。
4.3 在公司內部使用電子郵件只能使用在公司開戶的電子郵件地址,不可擅自使用其他任何郵件地址。
4.4 嚴禁轉發(fā)有危害社會安全的言論和政治性評論文章的郵件及一切無聊郵件。
4.5 發(fā)送保密資料郵件,按資料級別不同分別對待。
4.5.1 秘密級:需由部門經(jīng)理同意加密發(fā)送,由部門對資料的安全負責。
4.5.2 機密級:由部門經(jīng)理簽字同意,將發(fā)送的資料交辦公室審核、存檔,并由辦公室負責發(fā)送。
4.5.3 絕密級:禁止在網(wǎng)上發(fā)送
5.0 監(jiān)督檢查工作
公司員工使用公司電子郵件需要接受辦公室的監(jiān)管,系統(tǒng)會自動將部分用戶收發(fā)電子郵件的副本保存。以便監(jiān)督、檢查和備案。
6.0 塊規(guī)處罰
6.1 對于異地發(fā)送超過2m的大郵件,使用fidmail下載軟件或未經(jīng)批準用郵件訂閱報刊、新聞、論壇的員工和情節(jié)嚴重程度,處于500―800元的罰款。
6.2 轉發(fā)有危害社會安全的言論或政治性評論文章的郵件,以及其他與工作無關的郵件的員工,首次發(fā)現(xiàn)作降薪處理,再次發(fā)現(xiàn)作降職處理,三次發(fā)現(xiàn)作辭退處理。
6.3 在公司內部使用非公司電子郵件地址,罰款200元。
6.4任何使用電子郵件泄露公司商業(yè)秘密,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)視情節(jié)嚴重,處以降薪直至辭退的處理,造成惡劣影響或損失嚴重的,公司還將依法追究其法律責任。
7.0 附則
本條例的解釋權屬辦公室,如有疑問,可向辦公室提出咨詢。
第2篇 物業(yè)公司電子郵件管理辦法（二）
物業(yè)公司電子郵件管理辦法(二)
一、規(guī)范目的:高效規(guī)范的傳遞信息,盡快實現(xiàn)辦公自動化
二、適用范圍:公司所有電子郵件及其傳遞和存檔
三、內容:
1、郵件發(fā)送者應填寫主題,主題要求簡明扼要,凡是沒有主題的文件,收件人未及時閱讀或批復而造成的后果及責任,由郵件發(fā)送者按公司制度承擔。
2、發(fā)送郵件時,發(fā)送者應在電子郵件中注明中文姓名、部門、發(fā)送日期,如果有說明的簡短文字,也應在電子郵件正文中寫清楚。
3、篇幅中少于一百字的文字,直接作為電子郵件正文輸入。篇幅超過一百字的文件使用office軟件編輯輸入,并將office文件作為電子郵件的附件傳送。
4、對于請示、報告、申請、文件、討論稿等征求意見性質的郵件,被征求意見或被請示者為收件人,其他需要了解郵件內容者為被抄送人。收件人應及時答復發(fā)件人,被抄送人可不答復。
5、所有部門經(jīng)理及部門郵件管理人員在每天上班后、下班前必須查看郵件,以便及時閱讀和處理公司的信息。由于閱讀郵件不及時而導致未能按通知要求參加會議、未能按要求完成公司安排的各項工作任務等,按公司制度追究其相應責任。
6、凡是沒有正式定稿的文件,報告、表格等一般情況不得打印。
7、為了減輕公司郵件的負荷,工作人員不要使用電子郵件系統(tǒng)傳送與工作無關的郵件。
8、公司總辦應指導和協(xié)助職員對電子郵件進行檔案管理,作為部門用戶應指定一文件管理員負責文件收發(fā)及傳遞信息,并報總辦備案。
四、郵箱管理
1、總辦負責按公司部門及崗位設置建立相應的郵箱。
2、郵箱使用者應保護好郵箱密碼,如果發(fā)現(xiàn)密碼泄露,請及時做出更改申請。
3、如果沒有得到授權,不能查看他人郵箱內容。
