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公司行政辦公管理制度是企業(yè)管理的重要組成部分，旨在規(guī)范日常辦公行為，提高工作效率，保障企業(yè)運(yùn)營(yíng)的有序性和穩(wěn)定性。它通過(guò)明確職責(zé)分工、流程規(guī)定和行為準(zhǔn)則，確保行政工作的高效、合規(guī)，從而促進(jìn)企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
包括哪些方面
1. 組織架構(gòu)與職責(zé)：明確各部門及崗位的職能劃分，確保責(zé)任到人，避免工作重疊或真空。
2. 辦公流程：定義審批流程、信息傳遞路徑，優(yōu)化工作流程，減少不必要的延誤。
3. 資源管理：包括辦公設(shè)備、物資采購(gòu)、資產(chǎn)管理等，確保資源的有效利用和合理分配。
4. 行政服務(wù)：如會(huì)議安排、接待管理、員工福利等，提供高效、貼心的服務(wù)。
5. 規(guī)章制度：制定行為規(guī)范，如考勤制度、信息安全政策等，營(yíng)造良好的工作環(huán)境。
6. 溝通協(xié)調(diào)：建立有效的溝通機(jī)制，促進(jìn)部門間的信息交流與協(xié)作。
重要性
1. 提升效率：明確的工作流程和職責(zé)分配可以減少混亂，提高工作效率。
2. 保證合規(guī)：規(guī)章制度有助于遵守法律法規(guī)，避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。
3. 塑造文化：通過(guò)行政管理制度，可以塑造和傳達(dá)企業(yè)的價(jià)值觀和工作氛圍。
4. 提高滿意度：良好的行政服務(wù)和公平的制度能提升員工滿意度，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。
方案
1. 制度建設(shè)：定期評(píng)估和更新行政管理制度，確保其適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。
2. 培訓(xùn)執(zhí)行：對(duì)全體員工進(jìn)行制度培訓(xùn)，確保理解和執(zhí)行到位。
3. 監(jiān)督與反饋：設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，收集反饋，及時(shí)解決執(zhí)行中的問(wèn)題。
4. 優(yōu)化改進(jìn)：根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況，持續(xù)優(yōu)化流程，提高行政管理效能。
5. 激勵(lì)機(jī)制：引入激勵(lì)措施，鼓勵(lì)員工遵守制度，提高制度執(zhí)行力。
通過(guò)上述方案的實(shí)施，公司行政辦公管理制度將發(fā)揮其應(yīng)有的作用，為企業(yè)的健康發(fā)展提供有力保障。
公司行政辦公管理制度范文
第1篇 某物業(yè)公司行政辦公室管理方案
物業(yè)公司行政辦管理方案
hse目標(biāo) 最大限度地節(jié)約資源
hse指標(biāo) 實(shí)現(xiàn)公司的節(jié)約資源指標(biāo)
職責(zé)1、行政辦公室材料核算員負(fù)責(zé)對(duì)全公司紙張消耗實(shí)施總體監(jiān)控;
2、行政辦公室前臺(tái)文員對(duì)相關(guān)責(zé)任部門的紙張的節(jié)約目標(biāo)予以統(tǒng)計(jì)和監(jiān)控,并對(duì)公共辦公區(qū)域的照明及用水量實(shí)施總體監(jiān)控;
3、行政辦公室綜合主管負(fù)責(zé)制訂員工宿舍水電管理辦法及扣繳措施;
4、行政辦公室企業(yè)文化主管負(fù)責(zé)相關(guān)警示宣傳標(biāo)識(shí)的制作。
資源提供1、水表、電表、節(jié)約用水用電宣傳標(biāo)識(shí)、各種水電節(jié)能設(shè)備設(shè)施
作業(yè)方案1、行政辦公室材料核算員統(tǒng)計(jì)各部門月度紙張耗用量;
2、行政辦公室前臺(tái)文員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)各部門月度復(fù)印紙張耗用量;
3、行政辦公室綜合主管負(fù)責(zé)根據(jù)機(jī)電部提供的員工宿舍水電耗用量對(duì)宿舍員工進(jìn)行管理;
4、行政辦公室企業(yè)文化主管負(fù)責(zé)制訂節(jié)約資源宣傳標(biāo)識(shí),如:請(qǐng)節(jié)約用水,請(qǐng)雙面復(fù)印文件等。
時(shí)間表1、公司及行政辦公室資源消耗依月度為單位進(jìn)行統(tǒng)計(jì);
2、統(tǒng)計(jì)2003年度公司紙張耗用總量;
3、2004年以后對(duì)目標(biāo)的達(dá)成情況予以監(jiān)控。
檢查頻次及方式1、檢查標(biāo)準(zhǔn):《管理制度》、公司及行政辦公室資源節(jié)約管理方案;
2、行政辦公室每月至少對(duì)各部門資源節(jié)約管理方案的執(zhí)行情況進(jìn)行二次檢查;
3、行政辦公室材料核算員負(fù)責(zé)對(duì)本部門資源節(jié)約情況進(jìn)行督查。
方案評(píng)審時(shí)間間隔1、本方案評(píng)審的時(shí)間間隔為1次/年;
2、行政辦公室負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對(duì)紙張節(jié)約方案進(jìn)行評(píng)審。
記錄《巡查記錄》、《資源消耗統(tǒng)計(jì)表》
hse目標(biāo)杜絕火災(zāi)的發(fā)生、部門辦公區(qū)域內(nèi)無(wú)重傷及死亡事故
職責(zé)1
第2篇 a物業(yè)公司行政辦公管理制度
物業(yè)公司為了更好的發(fā)展,特制定相關(guān)管理規(guī)定。以下是小編搜集并整理的有關(guān)內(nèi)容,希望對(duì)大家有所幫助!
第一章 總則
第1條目的
為樹(shù)立良好的公司形象,規(guī)范行政辦公工作,維護(hù)良好的工作環(huán)境,保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn),特制定本制度。
第2條適用范圍
本制度適用于所有在我公司工作的正式員工、兼職人員及臨時(shí)工。
第3條歸口管理
行政人事部是行政辦公管理工作的歸口管理部門,負(fù)責(zé)公司行政工作的各相關(guān)事項(xiàng)。
第二章 辦公管理
第4條員工應(yīng)遵守公司的規(guī)章制度,自覺(jué)維護(hù)辦公環(huán)境的清潔、安靜。
第5條辦公室應(yīng)保持整潔,無(wú)雜物,工作臺(tái)上擺放的辦公用品應(yīng)整齊有序。
第6條保持辦公室肅靜,工作時(shí)間不得高聲喧嘩。
第7條工作時(shí)間不離崗、串崗,不聚眾聊天,不打瞌睡,不在辦公室內(nèi)吃零食。
第8條上班時(shí)間,嚴(yán)禁辦理私人事情,因公外出應(yīng)向本部門負(fù)責(zé)人請(qǐng)假。
第9條接待來(lái)訪,應(yīng)起身相迎,做到態(tài)度和藹,彬彬有禮;來(lái)客告辭,起身相送;在回答來(lái)客詢問(wèn)時(shí),不得泄露公司管理制度及有關(guān)公司機(jī)密事項(xiàng)。
第10條下班或因事離開(kāi)辦公室,應(yīng)人走燈熄,關(guān)好門窗、電源等。
第11條愛(ài)護(hù)公物,節(jié)約使用辦公用品。
第12條講究文明禮貌,注重儀表儀容,按規(guī)定著裝;接待來(lái)訪客人,應(yīng)熱情主動(dòng)。
第三章 會(huì)議管理
第13條各種會(huì)議由召集者負(fù)責(zé)組織安排,并對(duì)出席對(duì)象提前發(fā)出通知。
第14條會(huì)議召開(kāi)之前應(yīng)確定議題、參會(huì)對(duì)象,準(zhǔn)備好有關(guān)的會(huì)議資料、文件。
第15條會(huì)議出席者應(yīng)安排好工作,準(zhǔn)時(shí)到會(huì),并帶筆記本及相關(guān)會(huì)議資料,如因故無(wú)法參加會(huì)議,須提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。
第16條會(huì)議堅(jiān)持效率原則,各發(fā)言者應(yīng)事先做好準(zhǔn)備,發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,以使會(huì)議起到應(yīng)有的效果。
第17條公司的固定性會(huì)議為公司經(jīng)理辦公會(huì)議、項(xiàng)目區(qū)域辦公會(huì)議、部門例會(huì)及班組例會(huì)。
1.公司經(jīng)理辦公會(huì)議原則上每月召開(kāi)一次,參會(huì)對(duì)象為公司總經(jīng)理、各項(xiàng)目區(qū)域常務(wù)經(jīng)理、經(jīng)理助理及相關(guān)人員。
2.項(xiàng)目區(qū)域辦公會(huì)議于每月10日召開(kāi),參會(huì)對(duì)象為常務(wù)經(jīng)理、經(jīng)理助理、項(xiàng)目區(qū)域職能主管、管理處主任。
3.部門例會(huì)于每旬第一個(gè)星期五召開(kāi),參會(huì)對(duì)象為部門所有人員。
4.各班組每月至少組織一次例會(huì),進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)(具體時(shí)間由部門確定)。
第18條如遇特殊情況,會(huì)議組織者須另行通知;上一級(jí)別會(huì)議與本級(jí)別會(huì)議在時(shí)間上有沖突時(shí),以上一級(jí)別會(huì)議為主,本級(jí)別會(huì)議作相應(yīng)時(shí)間調(diào)整。
第19條凡會(huì)議所作的決議、決定及重要事項(xiàng)必須形成會(huì)議紀(jì)要,經(jīng)行政人事部整理后以文件形式印發(fā)并貫徹執(zhí)行。
第四章 公文管理
第20條各級(jí)政府、上級(jí)部門下發(fā)和其他單位抄送的公文,統(tǒng)一由行政人事部行政專員收管,并負(fù)責(zé)簽收、分類、登記和分發(fā)、傳閱。
第21條以公司名義發(fā)出的各種文件須編號(hào)、登記,統(tǒng)一對(duì)外發(fā)送。
第22條公文處理程序
1.行政專員將公文登記、分類,交行政人事部經(jīng)理審閱并提出擬辦意見(jiàn)。
2.行政專員根據(jù)擬辦意見(jiàn),送有關(guān)部門相關(guān)人員閱辦。
3.領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,按批示意見(jiàn)交有關(guān)部門負(fù)責(zé)辦理。
4.如承辦過(guò)程中有疑問(wèn)或問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示、報(bào)告。
5.辦理完畢后,相關(guān)部門應(yīng)填寫承辦結(jié)果,連同原文件退回行政人事部存檔。
第23條對(duì)送閱文件要抓緊時(shí)間閱讀,各部門人員不得無(wú)故拖延或扣押,文件傳閱后,閱文人須簽名并寫上時(shí)間,
第24條文件一律由專人傳送,一般不得橫向傳閱。
第五章 印章使用管理
第25條公司印章由公司總經(jīng)理指定專人保管,法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部專人分開(kāi)保管。印章未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),不得隨意交與他人保管、使用。
第26條部門印章由部門負(fù)責(zé)人保管或指定專人保管。
第27條印章使用審批規(guī)定如下。
1涉及人員調(diào)動(dòng)(任免)、以公司名義簽署的合同協(xié)議、財(cái)務(wù)收支及對(duì)外發(fā)文、發(fā)函等方面用章,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2有關(guān)業(yè)務(wù)管理工作用章,由項(xiàng)目區(qū)域常務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)。
3使用法定代表人印章,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4使用部門印章、有關(guān)業(yè)務(wù)管理工作用章,由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
第28條未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),公司人員不得私自用章,不準(zhǔn)攜帶公章外出,不準(zhǔn)蓋出空白信箋。
第29條對(duì)不符合用章規(guī)定的事項(xiàng),印章保管人員有權(quán)拒絕蓋章;對(duì)違反用章規(guī)定或弄虛作假,造成重大影響或經(jīng)濟(jì)損失的,要追究保管人、當(dāng)事人的責(zé)任。
第30條刻制印章,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。作廢的印章應(yīng)及時(shí)封存。
第六章 傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)管理
第31條為確保辦公設(shè)備的正常運(yùn)行和使用,公司指定專人保管、使用,非操作人員,未經(jīng)許可不得私自使用。
第32條為節(jié)約紙張和能源,公司嚴(yán)格控制復(fù)印和傳真數(shù)量,非必要不予復(fù)印和傳真。
第33條公司一般不承接外單位及私人委托的打印、復(fù)印、傳真業(yè)務(wù),特殊情況須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。
第34條計(jì)算機(jī)內(nèi)存資料注意保密,凡涉及機(jī)要文件資料須加密碼保存,未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得提取(閱)電腦內(nèi)存信息、數(shù)據(jù)資料。
第35條凡內(nèi)部常用業(yè)務(wù)資料、數(shù)據(jù),必須進(jìn)行備份處理,以免丟失。
第36條嚴(yán)格控制計(jì)算機(jī)外部軟件流入管理,嚴(yán)禁安裝和使用游戲軟件(盤),以防電腦感染病毒。
第37條工作結(jié)束后,應(yīng)做好辦公設(shè)備的日常保養(yǎng)和清潔工作,并及時(shí)處理廢棄稿件,切斷電源。
第七章 保密工作規(guī)定
第38條凡符合下列條款之一者,均屬于公司機(jī)要文件,不得泄露。
1.關(guān)于重要決策或計(jì)劃。
2.關(guān)于人事問(wèn)題。
3.關(guān)于會(huì)議重要的討論事項(xiàng)。
4.關(guān)于業(yè)主或租戶的檔案資料。
5.契約、協(xié)定或根據(jù)協(xié)商而決定的事項(xiàng)。
6.特別指定的事項(xiàng)。
第39條機(jī)要文件按保密等級(jí)可分為以下三級(jí)。
1.秘密,不能向相關(guān)人員以外者公開(kāi)。
2.機(jī)密,不能向外公開(kāi)。
3.絕密,不能向特別指名的最小范圍內(nèi)的工作人員以及承辦人員以外者公開(kāi)。
第40條機(jī)要文件、機(jī)要事項(xiàng)及其種類的認(rèn)定,原則上由所管部門的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。
第41條機(jī)要文件由其制發(fā)部門制成正、副本兩份,一份由制發(fā)部門分類保管,另一份由所管部門的負(fù)責(zé)人保管。
第42條機(jī)要文件的制發(fā)部門應(yīng)備有發(fā)文簿,文件發(fā)至有關(guān)部門時(shí),必須有收件人簽字。
第43條機(jī)要文件來(lái)往傳遞(包括傳真),應(yīng)指定專人傳接或采取親啟信函方式進(jìn)行。
第44條機(jī)要文件須經(jīng)制發(fā)部門負(fù)責(zé)人同意后方可復(fù)制。機(jī)要文件復(fù)制時(shí),制發(fā)部門應(yīng)將復(fù)制件數(shù)量在原件或副本上詳細(xì)記錄,并在發(fā)文簿上記載復(fù)制件的去向。
第45條秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項(xiàng),由制發(fā)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé),由專人進(jìn)行分發(fā)和傳送。
第46條機(jī)要文件及其相關(guān)草案、其他無(wú)用資料的銷毀,由所管負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。
第八章 檔案管理
第47條檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合,即分別由公司、部門管理或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)檔案管理工作。
第48條公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦部門、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將用完的文件、資料及時(shí)歸檔。
第49條文件結(jié)案移送歸檔時(shí),相關(guān)人員須檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查。
第50條文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應(yīng)立即退回承辦人。
第51條檔案管理人員做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作,對(duì)按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求的文件,及時(shí)進(jìn)行分類、立卷及歸檔。
第52條檔案管理人員每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。
第53條檔案管理人員保持檔案室清潔,隨時(shí)擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲(chóng)措施。
第54條檔案管理人員每年按規(guī)定清理一次,對(duì)已到保管期限、確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。
第55條公司嚴(yán)格履行檔案調(diào)、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱,確因工作需要須復(fù)印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第56條借閱人員不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
第57條對(duì)于歸還的檔案,經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后,立即歸入檔卷。
第九章 附則
第58條本制度由公司行政人事部擬定,其解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司行政人事部。
第3篇 物業(yè)管理公司行政辦公制度
物業(yè)管理公司行政辦公制度
總則
第一條為規(guī)范公司行政辦公行為,明確行政辦公工作流程,保障行政辦公體系高效、有序、協(xié)調(diào)地運(yùn)作,特制定本制度。
第二條公司行政辦公制度包括公文處理規(guī)定,行政辦事制度,會(huì)議制度,請(qǐng)示、報(bào)告制度四項(xiàng)主要內(nèi)容。
第三條公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)公司行政工作的批辦、督辦、檢查、協(xié)調(diào)和信息反饋。
第一章公文處理規(guī)定
第四條公文是貫徹黨和國(guó)家方針、政策,貫徹上級(jí)指示精神,發(fā)布規(guī)章制度,實(shí)施經(jīng)營(yíng)決策,下達(dá)工作任務(wù)等各項(xiàng)管理工作的重要方式和途徑。
第五條公司行政與人力資源部是公文處理工作的中樞部門,負(fù)責(zé)撰寫、審核、處理公司往來(lái)公文,并指導(dǎo)監(jiān)督各部門及各管理中心(處)的公文處理工作。
第六條公司常用的公文種類主要有:
(一)決定--用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和安排;
(二)指示--用于對(duì)下級(jí)單位布置工作,闡明指導(dǎo)原則;
(三)公告--用于向公司內(nèi)外宣布重大事項(xiàng);
(四)通告--用于在一定范圍內(nèi)公布各單位及員工應(yīng)當(dāng)遵守的或需要知道的事項(xiàng);
(五)會(huì)議紀(jì)要--用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng);
(六)通知--用于傳達(dá)上級(jí)批示、要求下級(jí)辦理或知道的事項(xiàng);批轉(zhuǎn)下級(jí)公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)以及不相隸屬單位的公文;發(fā)布規(guī)章;任免和聘用管理人員。
(七)通報(bào)--用于對(duì)人和事的表?yè)P(yáng)或批評(píng);傳達(dá)重要精神或情況;
(八)請(qǐng)示--用于向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn);
(九)報(bào)告--用于向上級(jí)匯報(bào)工作,反映情況,提出意見(jiàn)和建議,答復(fù)上級(jí)詢問(wèn);
(十)批復(fù)--用于答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng);
(十一)總結(jié)--用于向上級(jí)做綜合性的全面工作匯報(bào);
(十二)計(jì)劃--用于對(duì)今后工作做出全面安排;
(十三)簽報(bào)--用于各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)工作;
(十四)函--用于不相隸屬關(guān)系單位或部門之間商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題;
(十五)復(fù)函--用于回復(fù)來(lái)函。
第七條公文格式包括下述內(nèi)容:主辦單位、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、核稿、擬稿人、會(huì)簽、標(biāo)題、正文、發(fā)文單位及印章、主送對(duì)象、呈報(bào)、抄送(報(bào))對(duì)象、發(fā)送對(duì)象、附件、發(fā)文字號(hào)、打印份數(shù)、校對(duì)、簽發(fā)、主題詞、發(fā)文時(shí)間、密級(jí)、緊急程度等。
(一)公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要概括公文的主要內(nèi)容,并標(biāo)明公文種類;
(二)發(fā)文字號(hào),一般包括單位代字、年號(hào)、序號(hào)。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào);
(三)發(fā)文單位、主送單位應(yīng)落全稱;
(四)除會(huì)議紀(jì)要外的公文,一律加蓋與發(fā)文單位相一致的印章;
(五)密級(jí)公文,應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明a級(jí)(絕密)、b級(jí)(機(jī)密)、c級(jí)(秘密)字樣;
(六)緊急公文,應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明特急、急、平急字樣;
(七)公文如有附件,應(yīng)在正文之后,發(fā)文單位名稱之前,注明附件的順序和名稱;
(八)呈報(bào)、主送、抄報(bào)、抄送、發(fā)送:
呈報(bào),為文件內(nèi)容的執(zhí)行對(duì)象或必須呈達(dá)的上級(jí)主管單位;
主送,為文件內(nèi)容的執(zhí)行對(duì)象或必須送達(dá)的對(duì)象;
抄報(bào),為需要了解文件內(nèi)容的上級(jí)主管單位;
抄送,為需要了解文件內(nèi)容的本單位領(lǐng)導(dǎo)、同級(jí)單位;
發(fā)送,為需要了解文件內(nèi)容的下級(jí)單位。
向上級(jí)請(qǐng)示的公文,一般只寫一個(gè)呈報(bào)單位,如果需同時(shí)報(bào)知另一上級(jí)單位,可用抄報(bào)的形式;
(九)發(fā)文時(shí)間應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn);聯(lián)合發(fā)文,以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間為準(zhǔn)。
(十)公文應(yīng)標(biāo)明簽發(fā)人,簽發(fā)人為主簽發(fā)人;
(十一)公文用紙為a4型,左側(cè)裝訂;
(十二)對(duì)外行文的字體要求:
1、發(fā)文字號(hào)為四號(hào)宋體加粗;
2、標(biāo)題為小二號(hào)宋體加粗;
3、發(fā)文對(duì)象為四號(hào)宋體加粗;
4、正文為四號(hào)宋體;
5、呈報(bào)、主送、抄報(bào)、抄送、發(fā)送對(duì)象為四號(hào)宋體;
6、主題詞為四號(hào)黑體加粗。
第八條發(fā)文字號(hào)具體規(guī)定:
公司及各部門發(fā)文字號(hào)為:
1、物業(yè)管理有限公司物業(yè)(寧)字[年號(hào)]___號(hào);
2、公司行政與人力資源部物業(yè)(寧)行人字[年號(hào)]___號(hào);
3、公司財(cái)務(wù)部物業(yè)(寧)財(cái)字[年號(hào)]___號(hào);
4、公司品質(zhì)培訓(xùn)部物業(yè)(寧)品培字[年號(hào)]___號(hào);
5、公司市場(chǎng)發(fā)展部物業(yè)(寧)市場(chǎng)字[年號(hào)]___號(hào)。
6、公司工程管理部物業(yè)(寧)工程字[年號(hào)]___號(hào)
第九條行文關(guān)系和規(guī)則:
(一)各管理中心(處)的行文關(guān)系,應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍確定,在權(quán)限范圍內(nèi)可以自主行文;
(二)非緊急情況不得越級(jí)行文;
(三)各管理中心(處)不得直接向公司總部及以上單位行文。如確需請(qǐng)示公司總部或以上單位,應(yīng)由各管理中心(處)擬稿,經(jīng)公司行政與人力資源部審核,報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,加蓋公司印章、呈報(bào);
(四)各管理中心(處)呈報(bào)公司的文件,統(tǒng)一報(bào)送至行政與人力資源部,報(bào)送一份即可,由公司行政與人力資源部根據(jù)需要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門送閱;
(五)除公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)和重大緊急情況外,行文原則上不得直接呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人;各管理中心(處)不得以單位負(fù)責(zé)人個(gè)人名義向公司或公司領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)需公司審批的文件;
(六)報(bào)告、紀(jì)要類公文中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng);
(七)所有公文原則上統(tǒng)一由公司行政與人力資源部收發(fā)、登記、簽轉(zhuǎn);緊急、特殊情況可直接由領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)、交辦,事后履行公文處理程序;
(八)凡傳達(dá)、貫徹上級(jí)指示精神、決定;向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告;頒發(fā)公司規(guī)范性文件;發(fā)布具有全局性指導(dǎo)意義的通知、通告等公文,由主管職能部門擬稿,分管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理簽發(fā),并由行政與人力資源部統(tǒng)一編字號(hào)、印發(fā)。
第十條公文處理程序:
(一)公文處理程序?yàn)槭瘴某绦蚝桶l(fā)文程序。收文程序包括登記、分辦、催辦、反饋、歸檔等;發(fā)文程序包括擬稿、審稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編號(hào)、打印、校對(duì)、登記、封發(fā)和存檔等;
(二)公司收文要統(tǒng)一制作《來(lái)文閱辦表》,發(fā)文首頁(yè)統(tǒng)一制作《發(fā)文稿紙》,傳真使用統(tǒng)一的《圖文傳真》,部門簽報(bào)統(tǒng)一使
用《文件會(huì)簽單》;
(三)公司字發(fā)文應(yīng)由總經(jīng)理簽發(fā);部門發(fā)文,可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);一般性行政事務(wù)公文可由公司行政與人力資源部經(jīng)理簽發(fā);
(四)凡涉及其他部門的公文,主辦部門應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽。如果意見(jiàn)不一致時(shí),應(yīng)在公文會(huì)簽中如實(shí)反映;
(五)撰寫公文應(yīng)注意事項(xiàng):
1、符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法令及上級(jí)單位的規(guī)定;
2、內(nèi)容詳實(shí)、觀點(diǎn)明確、文字精煉、條理清晰、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確;
3、公文中的人名、地點(diǎn)、數(shù)字要準(zhǔn)確,引用公文要注明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文字號(hào)、
標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間;
4、公文中的數(shù)字,應(yīng)盡量使用阿拉伯?dāng)?shù)字;
5、發(fā)文時(shí)間使用中文數(shù)字標(biāo)識(shí);
6、請(qǐng)示問(wèn)題應(yīng)一文一事。
(六)公文受理應(yīng)注意事項(xiàng):
1、凡需兩個(gè)以上部門會(huì)簽處理的公文,由主辦部門牽頭,組織有關(guān)部門會(huì)簽辦理;
2、各部門報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批的公文,除機(jī)密公文外須經(jīng)行政與人力資源部簽轉(zhuǎn)各分管領(lǐng)導(dǎo)審閱、批示;
3、各管理中心(處)報(bào)公司的公文,應(yīng)報(bào)公司行政與人力資源部,由行政與人力資源部根據(jù)公文內(nèi)容簽轉(zhuǎn)涉及到的各部門,由各部門在職權(quán)范圍內(nèi)處理。若需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批的,由該部門提出意見(jiàn)后,由行政與人力資源部簽轉(zhuǎn)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱、批示;
4、機(jī)密公文由送文單位直接送分管領(lǐng)導(dǎo)審閱、批示。
(七)公司字發(fā)文均由公司行政與人力資源部核稿,主要做好公文的審核把關(guān)工作:
1、是否需要行文;
2、行文是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、明了、完整;
3、行文中涉及其他部門或單位的問(wèn)題是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商;
4、行文的格式、關(guān)系、內(nèi)容、處理程序等是否符合本規(guī)定的要求。
(八)公文歸檔:
1、公文辦理完畢后,具體承辦人應(yīng)根據(jù)文書立卷要求,整理公文原稿及有關(guān)資料,依據(jù)公文的等級(jí)送交公司行政與人力資源部或本部門相關(guān)人員分類存檔。個(gè)人未經(jīng)許可,不得私自保存應(yīng)存檔的公文;
2、對(duì)于沒(méi)有存檔價(jià)值的公文,經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可銷毀。機(jī)密公文的銷毀,應(yīng)有行政與人力資源部專人監(jiān)督,并進(jìn)行登記。
第二章行政辦事制度
第十一條公司對(duì)行政辦事的要求是優(yōu)質(zhì)、高效、有序、協(xié)調(diào)及過(guò)程受控,各級(jí)人員必須依照職責(zé)權(quán)限,各司其職、各負(fù)其責(zé)。
第十二條公司行政辦事規(guī)則:
(一)對(duì)于職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)的事項(xiàng),必須認(rèn)真、準(zhǔn)確、及時(shí)辦理,不得推諉、積壓;
(二)對(duì)于超越職責(zé)權(quán)限范圍的事項(xiàng),必須遵循工作程序逐級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告,一般不得越級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告或擅自越權(quán)行事;
(三)對(duì)于跨部門事項(xiàng),主辦部門須主動(dòng)與相關(guān)部門協(xié)商辦理,相關(guān)部門要積極配合。意見(jiàn)不一致時(shí),主辦部門須向上級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào),由上級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。各部門均不得未經(jīng)協(xié)調(diào)一致而擅自行事,否則,上級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)責(zé)令糾正或追究責(zé)任;
(四)對(duì)于不適合部門辦理的事項(xiàng),必須立即退回交辦部門并說(shuō)明理由;
(五)對(duì)于重大突發(fā)事件及處置意見(jiàn),情況緊急時(shí),可直接向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、報(bào)告,但事后要向被超越的主管上級(jí)報(bào)告;
(六)公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦或需要保密的事項(xiàng)以及發(fā)現(xiàn)損害公司利益、公司聲譽(yù)的行為,可直接向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、報(bào)告;
(七)公司領(lǐng)導(dǎo)在涉及財(cái)務(wù)、投資、人事等方面的決策性指示,必須有書面批示或文件,方可作為執(zhí)行依據(jù);
第十三條公司行政辦事可以公文、電子郵件、傳真、電話、口頭等形式辦理。若以電子郵件、傳真、電話、口頭形式辦理,電子郵件、傳真件正本、電話記錄正本、口頭記錄正本及有關(guān)資料,在辦理完畢后存檔備考;若以公文形式辦理,則轉(zhuǎn)入公文辦理程序。
第十四條行政辦事程序的時(shí)限要求:
1、以公司名義的收、發(fā)文,均由公司行政與人力資源部進(jìn)行登記,派專人監(jiān)督,須做到事事有回復(fù);
2、有具體時(shí)限要求的事項(xiàng),按時(shí)限回復(fù);
3、凡屬公司級(jí)各類文件及上級(jí)來(lái)文,秘書填寫《來(lái)文閱辦》后,交由行政與人力資源部負(fù)責(zé)人做處理意見(jiàn),報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo),再根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示,傳閱相關(guān)職能部門;
4、公司來(lái)文須當(dāng)日批轉(zhuǎn),行政與人力資源部指定專人辦理,或催辦、監(jiān)督、檢查辦理情況(需跟蹤督辦的),同時(shí)指定匯報(bào)時(shí)限;
5、公司發(fā)文,行政與人力資源部秘書填寫《發(fā)文稿紙》后,交由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),并于當(dāng)日送達(dá)收文單位;
6、急事急辦,第一時(shí)間處理標(biāo)注特急、急的事項(xiàng);
7、平急事項(xiàng),從接受之日起三個(gè)工作日內(nèi)回復(fù);
8、涉及到技術(shù)性問(wèn)題的事項(xiàng),從接受之日起十個(gè)工作日內(nèi)回復(fù);
9、如工作需要限定完成時(shí)間,在交辦工作時(shí)即應(yīng)做出明確規(guī)定;不能按時(shí)限完成或回復(fù)的事情,必須向相關(guān)方面說(shuō)明理由和最后完成日期。
第十五條公司行政辦事分辦理事項(xiàng)和閱知事項(xiàng)。
(一)辦理事項(xiàng)為上級(jí)指示、下級(jí)請(qǐng)示及與有關(guān)單位商洽的事項(xiàng);
(二)閱知事項(xiàng)為上級(jí)通報(bào)、下級(jí)報(bào)告及各類簡(jiǎn)報(bào)、信息等。
第十六條辦理事項(xiàng)的工作程序:
(一)行政與人力資源部對(duì)公司辦理事項(xiàng)進(jìn)行登記,并依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的分工和各部門的職責(zé)范圍,提出批辦意見(jiàn)后,簽轉(zhuǎn)相關(guān)部門主辦或直接簽轉(zhuǎn)公司領(lǐng)導(dǎo)批示;
(二)主辦部門:
1、依據(jù)職責(zé)權(quán)限范圍辦理;
2、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示或會(huì)議決定辦理;
3、必要時(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、報(bào)告。
(三)公司分管領(lǐng)導(dǎo)
1、依據(jù)職責(zé)權(quán)限批示;
2、必要時(shí)向其他分管領(lǐng)導(dǎo)通報(bào);
3、必要時(shí)召開(kāi)專題會(huì)議研究決定;
4、必要時(shí)向總經(jīng)理請(qǐng)示、報(bào)告;
5、必要時(shí)按行文程序向上級(jí)單位請(qǐng)示、報(bào)告。
(四)總經(jīng)理
1、依據(jù)職責(zé)權(quán)限批示;
2、必要時(shí)提交經(jīng)營(yíng)班子辦公會(huì)研究決定;
3、必要時(shí)按行文程序向上級(jí)單位請(qǐng)示、報(bào)告。
第十七條閱知事項(xiàng)的工作程序:
(一)行政與人力資源部對(duì)公司閱知事項(xiàng)進(jìn)行登記,并簽轉(zhuǎn)公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門或管理中心(處)閱知;
(二)公司總經(jīng)理或分管總經(jīng)理助理認(rèn)為有必要時(shí),由行政與人力資源部簽轉(zhuǎn)相關(guān)部門或管理中心(處)閱知;
(三)公司各部門、各管理中心(處)有需要公司領(lǐng)導(dǎo)閱知事項(xiàng)的信息、簡(jiǎn)報(bào)
等可先報(bào)行政與人力資源部轉(zhuǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知;
(四)公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)閱知事項(xiàng)如有批示的,由行政與人力資源部及時(shí)反饋給相關(guān)部門及各管理中心(處)。
第三章會(huì)議制度
第十八條行政會(huì)議是實(shí)施企業(yè)管理的重要行政辦公手段之一,公司對(duì)會(huì)議要求精簡(jiǎn)、實(shí)效、控制數(shù)量、提高質(zhì)量。會(huì)議議題要提前擬定并發(fā)出通知,與會(huì)者須認(rèn)真準(zhǔn)備。會(huì)議決議以會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。經(jīng)營(yíng)班子辦公會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、年度工作會(huì)的會(huì)議紀(jì)要解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理,專題會(huì)會(huì)議紀(jì)要解釋權(quán)歸主持專題會(huì)的公司領(lǐng)導(dǎo)。
第十九條公司會(huì)議有經(jīng)營(yíng)班子辦公會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、年度工作會(huì)議、專題會(huì)議。公司各部門可根據(jù)本部門實(shí)際工作需要自行決定召開(kāi)部門會(huì)議。
(一)總經(jīng)理辦公會(huì)
1、總經(jīng)理辦公會(huì)是公司經(jīng)營(yíng)決策層貫徹上級(jí)指示,研究、分析、確定公司重大經(jīng)營(yíng)行為,決定公司重大事項(xiàng)等的高層領(lǐng)導(dǎo)行政會(huì)議;
2、總經(jīng)理辦公會(huì)由總經(jīng)理主持,公司經(jīng)營(yíng)班子成員參加,可以根據(jù)會(huì)議內(nèi)容邀請(qǐng)上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)參加或安排有關(guān)人員列席會(huì)議;
3、總經(jīng)理辦公會(huì)原則上于每月末召開(kāi),因工作需要也可臨時(shí)召開(kāi)。會(huì)議議題由行政與人力資源部征求公司經(jīng)營(yíng)班子成員意見(jiàn)后確定,負(fù)責(zé)會(huì)議記錄,形成會(huì)議紀(jì)要。
4、總經(jīng)理辦公會(huì)的主要內(nèi)容:貫徹落實(shí)經(jīng)營(yíng)班子辦公會(huì)形成的關(guān)于公司整體發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的重大決策;聽(tīng)取各部門在經(jīng)營(yíng)、管理、發(fā)展等工作的匯報(bào)并就遇到的重大問(wèn)題提出處理意見(jiàn);分析公司部門經(jīng)理以上人員和管理中心(處)領(lǐng)導(dǎo)成員的工作能力、水平及業(yè)務(wù)素質(zhì)并做相應(yīng)調(diào)整等主要經(jīng)營(yíng)管理工作的行政例會(huì);
2、總經(jīng)理辦公會(huì)由總經(jīng)理主持,總經(jīng)理因事可延期舉行或委托公司其他領(lǐng)導(dǎo)主持召開(kāi);
3、總經(jīng)理辦公會(huì)
由經(jīng)營(yíng)班子成員、各部門負(fù)責(zé)人參加,如會(huì)議內(nèi)容涉及相關(guān)單位,總經(jīng)理可臨時(shí)決定列席人員;
4、總經(jīng)理辦公會(huì)由行政與人力資源部征求與會(huì)公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門意見(jiàn)后確定會(huì)議議題,負(fù)責(zé)會(huì)議記錄,形成會(huì)議紀(jì)要。
(二)項(xiàng)目辦公例會(huì)
1、項(xiàng)目辦公例會(huì)于每月末第一周上午9:00召開(kāi),各部門、管理中心(處)負(fù)責(zé)人參加。
2、項(xiàng)目辦公例會(huì)內(nèi)容同二十五條第二款月報(bào)內(nèi)容。
(三)年度工作會(huì)議
1、年度工作會(huì)議是公司總結(jié)上年度工作、制定下年度工作計(jì)劃、與各管理中心(處)簽訂經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)責(zé)任書、交流工作經(jīng)驗(yàn)、表彰先進(jìn)的年度大會(huì),原則上于每年三月初召開(kāi)(總部年度工作會(huì)議召開(kāi)后進(jìn)行);
2、年度工作會(huì)議由公司經(jīng)營(yíng)班子成員、公司部門經(jīng)理、管理中心(處)負(fù)責(zé)人以上人員參加;
3、年度工作會(huì)議由公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)籌備,有關(guān)部門和管理中心(處)協(xié)助相關(guān)工作。會(huì)議組織、議程安排等工作由行政與人力資源部征詢有關(guān)方面意見(jiàn)后提出,并報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理審定;
4、公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)會(huì)議記錄,形成會(huì)議紀(jì)要。
(四)專題會(huì)
1、專題會(huì)議是公司研究決定經(jīng)營(yíng)管理中具體事項(xiàng)、解決具體問(wèn)題的專門會(huì)議;
2、專題會(huì)議由公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況確定召開(kāi)并主持,參加會(huì)議的成員由主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)自行確定;
3、專題會(huì)議要研究的內(nèi)容由會(huì)議所討論專題的主要負(fù)責(zé)部門準(zhǔn)備,并報(bào)主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)審定。會(huì)議文件、所需資料、會(huì)議記錄、形成會(huì)議紀(jì)要等工作亦由主責(zé)部門負(fù)責(zé)。會(huì)議紀(jì)要形成后報(bào)主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),報(bào)備公司行政與人力資源部。
第二十條各類會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要,須在會(huì)議結(jié)束后四個(gè)小時(shí)內(nèi)做出。行政與人力資源部要做好會(huì)議紀(jì)要中各項(xiàng)工作安排的跟蹤、催辦和檢查。
第四章請(qǐng)示、報(bào)告制度
第二十一條請(qǐng)示、報(bào)告制度是公司行政工作的基本制度,在公司各項(xiàng)工作中,必須嚴(yán)格遵守請(qǐng)示、報(bào)告制度。請(qǐng)示、報(bào)告的基本要求是及時(shí)、準(zhǔn)確、觀點(diǎn)明確、文字簡(jiǎn)潔。請(qǐng)示、報(bào)告一般采取簽報(bào)或編號(hào)文件的方式。
第二十二條請(qǐng)示是指下級(jí)單位向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的辦事程序,凡是超越職權(quán)和職責(zé)范圍的事項(xiàng)都應(yīng)按規(guī)定請(qǐng)示;報(bào)告是指下級(jí)單位按照要求向上級(jí)單位報(bào)告工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級(jí)單位的詢問(wèn),不需要上級(jí)單位做出指示、批準(zhǔn)的辦事程序,凡是重要工作和事項(xiàng),都應(yīng)按規(guī)定報(bào)告。
第二十三條下列事項(xiàng)必須請(qǐng)示、報(bào)告:
(一)各部門、管理中心(處)重要決議、決定的制定;
(二)各管理中心(處)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開(kāi)展、合同協(xié)議;
(三)各管理中心(處)貫徹本公司工作方針、決議、決定的情況及所遇到的特殊問(wèn)題和解決方案;
(四)對(duì)外新聞發(fā)布、公關(guān)外事活動(dòng)以及對(duì)相關(guān)人員的邀請(qǐng);
(五)公司重大活動(dòng)安排以及需要公司領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議、儀式;
(六)重要的人事安排、人員調(diào)動(dòng)、干部違紀(jì)的調(diào)查處理等;
(七)公司各部門經(jīng)理及管理中心(處)負(fù)責(zé)人以上人員出差、公司出國(guó);
(八)重大突發(fā)事件及事故。
第二十四條請(qǐng)示、報(bào)告的工作程序
(一)對(duì)于第二十三條第一、第二款有關(guān)內(nèi)容,凡是需要向公司總經(jīng)理請(qǐng)示、報(bào)告的,由有關(guān)部門起草簽報(bào),經(jīng)公司行政與人力資源部核稿后,呈公司總經(jīng)理簽署,以公司名義上報(bào);公司需向上級(jí)單位請(qǐng)示、報(bào)告的,日常辦公文件,由主辦部門起草正式文件,經(jīng)公司行政與人力資源部核稿后,呈總經(jīng)理簽發(fā),以公司名義上報(bào),重要的請(qǐng)示報(bào)告文件要經(jīng)公司總經(jīng)理簽發(fā)。
(二)對(duì)于第二十三條第三款有關(guān)內(nèi)容,由主辦部門起草簽發(fā),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、管理中心(處)總經(jīng)理簽字,以公司部門或管理中心(處)名義上報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(三)對(duì)于第二十三條第四、第五款有關(guān)內(nèi)容,由主辦部門起草,經(jīng)公司或管理中心(處)總經(jīng)理簽字后報(bào)上級(jí)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(四)對(duì)于第二十三條第六款有關(guān)內(nèi)容,由公司行政與人力資源部具體承辦。
(五)對(duì)于第二十三條第七款有關(guān)內(nèi)容,必須提前逐級(jí)請(qǐng)示和經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)干部出差、出國(guó)要統(tǒng)籌兼顧,注意輕重緩急,至少留有一名經(jīng)營(yíng)班子成員主持日常工作。凡是涉及公司重大事項(xiàng)的出差、出國(guó),人員返回后六個(gè)工作日內(nèi)要向批準(zhǔn)人提交書面報(bào)告。
(六)對(duì)于第二十三條第八款有關(guān)內(nèi)容,必須立即請(qǐng)示、報(bào)告。另在當(dāng)月或當(dāng)季的報(bào)告中要有所體現(xiàn)。
第二十五條公司日常工作報(bào)告制度
(一)公司向上級(jí)單位的日常工作報(bào)告,除必須報(bào)告第二十三條規(guī)定的事項(xiàng)外,日常工作情況按周、月、季、半年、年度向上級(jí)單位報(bào)告,并可根據(jù)上級(jí)單位要求隨時(shí)上報(bào)或調(diào)整上報(bào):
1、月報(bào),即經(jīng)營(yíng)情況月報(bào)表,報(bào)告公司各部門、管理中心(處)當(dāng)月主要經(jīng)營(yíng)管理情況及財(cái)務(wù)月報(bào)表,下月的工
作計(jì)劃及需上級(jí)單位協(xié)調(diào)與支持的內(nèi)容。由公司行政與人力資源部匯總各職能部門月報(bào)表,報(bào)批公司總經(jīng)理后于下月五日前報(bào)上級(jí)單位(或按總部要求時(shí)間報(bào));
2、各部門、管理中心(處)半年述職報(bào)告,結(jié)合財(cái)務(wù)主要指標(biāo),對(duì)重大經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)進(jìn)行分析、總結(jié),報(bào)告前兩個(gè)季度的主要工作情況和六月份財(cái)務(wù)月報(bào)表,以及下半年的工作計(jì)劃,需上級(jí)單位協(xié)調(diào)及支持的內(nèi)容等。由公司各部門、管理中心(處)做半年述職報(bào)告,原則上于七月五日前上報(bào),或根據(jù)上級(jí)單位要求調(diào)整上報(bào)時(shí)間(或按總部要求時(shí)間報(bào));
3、公司總經(jīng)理年度工作報(bào)告,即全年工作報(bào)告,由公司總經(jīng)理報(bào)告本年度主要工作情況、全年經(jīng)營(yíng)指標(biāo)完成情況、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及主要財(cái)務(wù)指標(biāo)的說(shuō)明及分析、下年度工作計(jì)劃及需上級(jí)單位協(xié)調(diào)支持的內(nèi)容等,于下年度一月十日前上報(bào),或根據(jù)上級(jí)單位要求調(diào)整上報(bào)時(shí)間。
第二十六條請(qǐng)示、報(bào)告規(guī)則及時(shí)限
(一)凡請(qǐng)示、報(bào)告事項(xiàng),在時(shí)間允許的情況下,都應(yīng)有正式書面文件。特殊、緊急情況,可先電話請(qǐng)示,得到批準(zhǔn)后要填寫《電話請(qǐng)示單》,事后將《電話請(qǐng)示單》傳真給報(bào)批領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn),并補(bǔ)辦相應(yīng)的公文辦公程序;較急情況下可發(fā)傳真請(qǐng)示,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)傳真批示認(rèn)可后再實(shí)施;
(二)日常事項(xiàng)的行文報(bào)批,一般在三個(gè)工作日之內(nèi)批復(fù);緊急事項(xiàng)的批復(fù)一般不多于二個(gè)工作日;特殊情況不能及時(shí)批復(fù)的,要向請(qǐng)示單位(部門)說(shuō)明原因。
(二)請(qǐng)示、報(bào)告時(shí),各部門、管理中心(處)或具體承辦人要對(duì)請(qǐng)示、報(bào)告事項(xiàng)提出意見(jiàn)或建議,必要時(shí)應(yīng)附相關(guān)資料,便于上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)做出決策。涉及到有關(guān)方面的,要有會(huì)簽意見(jiàn);
(三)請(qǐng)示應(yīng)盡量提前,以便上級(jí)單位有較充裕的時(shí)間研究討論。在請(qǐng)示未正式批復(fù)之前,不得擅自執(zhí)行請(qǐng)示的有關(guān)內(nèi)容;
(四)報(bào)告要準(zhǔn)時(shí),公司及各管理中心(處)要按日常報(bào)告制度中規(guī)定的時(shí)限,如期報(bào)告。各部門及管理中心(處)的工作報(bào)告由公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)監(jiān)督和催辦。
第五章附則
第二十七條本制度適用于公司管理中心(處)。
第二十八條本制度由公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)解釋、修訂。
第4篇 學(xué)校物業(yè)公司行政辦公室工作管理規(guī)定
學(xué)校物業(yè)公司行政辦公室工作管理規(guī)定
一、公文管理規(guī)定
(一)總則
為加強(qiáng)公司公文管理,使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,根據(jù)學(xué)校有關(guān)公文處理規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際特制定本辦法。
1.公司公文是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題,指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。
2.公司公文實(shí)行統(tǒng)一管理。公司各類公文統(tǒng)一由行政辦公室負(fù)責(zé)簽收、分辦、處理、存檔。公司領(lǐng)導(dǎo)不得直接受理公文。
3.各部門及有關(guān)人員,對(duì)公文中涉及國(guó)家、政府、學(xué)校、公司應(yīng)保密的事項(xiàng),必須嚴(yán)守秘密,不準(zhǔn)隨便向他人泄露。
4.公文保密等級(jí)分為:絕密、機(jī)密、秘密三種,其他為一般文件。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用載體。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。文件機(jī)密級(jí)數(shù),由發(fā)文單位主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。
5.公司發(fā)文的程序?yàn)?擬稿、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))、打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。
6.公司收文的處理程序?yàn)?收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。
(二)草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng):
1.內(nèi)容要符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。
2.反應(yīng)情況要客觀,實(shí)事求是。
3.文字要準(zhǔn)確、精煉,條理要清楚,層次。
二、印信使用管理規(guī)定
(一)總則
為保證印章、介紹信使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性,有效地維護(hù)公司利益,杜絕違法行為的發(fā)生,特制定本辦法。
(二)印章的刻制
公司印章刻制均須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),由行政辦公室出具公司介紹信,各部門方可到正規(guī)的印章刻制店刻制。印章的形體和規(guī)格,按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
(三)印章的啟用
1.新印章要做好戳記,并留樣保存,以便備查。
2.印章啟用應(yīng)事先發(fā)啟用通知,注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。啟用印模應(yīng)用藍(lán)色印油,以示首次使用。
(四)印章的保管、交接和停用
公司各類印章必須有專人保管。
1.公司的正式印章、專用印章、鋼印、手章應(yīng)指定行政人員保管。
2.各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。
3.印章保管須有記錄,注明印章名稱、頒發(fā)機(jī)關(guān)、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。
4.印章保管必須安全可靠,須加鎖保存。特制印章要放在保險(xiǎn)柜。印章要在辦公室和隨身攜帶、不準(zhǔn)委托他人代管。
5.印章移交須辦理手續(xù),簽署移交證明,注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息。
(五)有下列情況,印章須停用:
1.機(jī)構(gòu)變動(dòng)或機(jī)構(gòu)名稱改變。
2.上級(jí)部門通知改變印章圖樣。
3.印章使用損壞。
4.印章遺失或被竊,聲明作廢。
(六)印章停用要提出處理辦法,并報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),及時(shí)停用印章送制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀,建立印章上交、清退、存檔、銷毀的等級(jí)檔案。
三、印章的使用
(一)使用范圍
1.凡屬以公司名義對(duì)外、對(duì)內(nèi)發(fā)文、開(kāi)具介紹信、報(bào)送報(bào)表等一律加蓋公司印章。
2.凡屬部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)加蓋部門印章。
3.凡屬合同類的用合同專用章。
4.凡屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的用財(cái)務(wù)專用章。
(二)使用印章,一律實(shí)行審批制度。凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可蓋章,其權(quán)限分級(jí)掌握,使用哪級(jí)印章,由哪級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并由其負(fù)責(zé)。凡不符合用印需要的,均應(yīng)拒絕蓋印。用印人填寫用印登記薄,領(lǐng)導(dǎo)在該表簽批。
(三)使用印章,一律實(shí)行登記制度,注明用印事由、數(shù)量、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、用印日期。
(四)代章或因工作急需而又無(wú)合適印章,可采用借章辦法,借章在落款處加注“借印”、“代”字樣。
(五)使用印章時(shí),保管人應(yīng)對(duì)蓋印的文書內(nèi)容、手續(xù)、格式把關(guān)檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo),妥善解決。
(六)嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印,印章保管人長(zhǎng)期外出時(shí)須將印章妥善移交,以免延誤工作。
四、介紹信管理
(一)介紹信種類:存根介紹;信箋介紹;證明信(材料)
(二)介紹信一般由行政辦秘書負(fù)責(zé)保存。
(三)介紹信開(kāi)具要嚴(yán)格履行審批手續(xù)。一般事宜由部門負(fù)責(zé)人簽字后行政辦公室主任審批;重要事宜由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(四)嚴(yán)禁開(kāi)出空白介紹信。
五、附則
(一)未按本辦法要求使用印信、保管印信,造成丟失、盜用、仿制等,依情節(jié)輕重,對(duì)責(zé)任者分別進(jìn)行批評(píng)教育、行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究法律責(zé)任。
(二)本辦法由行政辦公室解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理辦公會(huì)議通過(guò)后頒布生效。
第5篇 某某大學(xué)物業(yè)公司行政辦公室工作管理規(guī)定
某大學(xué)物業(yè)公司行政辦公室工作管理規(guī)定
一、公文管理規(guī)定
(一)總則
為加強(qiáng)公司公文管理,使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,根據(jù)學(xué)校有關(guān)公文處理規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際特制定本辦法。
1.公司公文是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題,指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。
2.公司公文實(shí)行統(tǒng)一管理。公司各類公文統(tǒng)一由行政辦公室負(fù)責(zé)簽收、分辦、處理、存檔。公司領(lǐng)導(dǎo)不得直接受理公文。
3.各部門及有關(guān)人員,對(duì)公文中涉及國(guó)家、政府、學(xué)校、公司應(yīng)保密的事項(xiàng),必須嚴(yán)守秘密,不準(zhǔn)隨便向他人泄露。
4.公文保密等級(jí)分為:絕密、機(jī)密、秘密三種,其他為一般文件。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用載體。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。文件機(jī)密級(jí)數(shù),由發(fā)文單位主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。
5.公司發(fā)文的程序?yàn)?擬稿、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))、打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。
6.公司收文的處理程序?yàn)?收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。
(二)草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng):
1.內(nèi)容要符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。
2.反應(yīng)情況要客觀,實(shí)事求是。
3.文字要準(zhǔn)確、精煉,條理要清楚,層次。
二、印信使用管理規(guī)定
(一)總則
為保證印章、介紹信使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性,有效地維護(hù)公司利益,杜絕違法行為的發(fā)生,特制定本辦法。
(二)印章的刻制
公司印章刻制均須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),由行政辦公室出具公司介紹信,各部門方可到正規(guī)的印章刻制店刻制。印章的形體和規(guī)格,按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
(三)印章的啟用
1.新印章要做好戳記,并留樣保存,以便備查。
2.印章啟用應(yīng)事先發(fā)啟用通知,注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。啟用印模應(yīng)用藍(lán)色印油,以示首次使用。
(四)印章的保管、交接和停用
公司各類印章必須有專人保管。
1.公司的正式印章、專用印章、鋼印、手章應(yīng)指定行政人員保管。
2.各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。
3.印章保管須有記錄,注明印章名稱、頒發(fā)機(jī)關(guān)、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。
4.印章保管必須安全可靠,須加鎖保存。特制印章要放在保險(xiǎn)柜。印章要在辦公室和隨身攜帶、不準(zhǔn)委托他人代管。
5.印章移交須辦理手續(xù),簽署移交證明,注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息。
(五)有下列情況,印章須停用:
1.機(jī)構(gòu)變動(dòng)或機(jī)構(gòu)名稱改變。
2.上級(jí)部門通知改變印章圖樣。
3.印章使用損壞。
4.印章遺失或被竊,聲明作廢。
(六)印章停用要提出處理辦法,并報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),及時(shí)停用印章送制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀,建立印章上交、清退、存檔、銷毀的等級(jí)檔案。
三、印章的使用
(一)使用范圍
1.凡屬以公司名義對(duì)外、對(duì)內(nèi)發(fā)文、開(kāi)具介紹信、報(bào)送報(bào)表等一律加蓋公司印章。
2.凡屬部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)加蓋部門印章。
3.凡屬合同類的用合同專用章。
4.凡屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的用財(cái)務(wù)專用章。
(二)使用印章,一律實(shí)行審批制度。凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可蓋章,其權(quán)限分級(jí)掌握,使用哪級(jí)印章,由哪級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并由其負(fù)責(zé)。凡不符合用印需要的,均應(yīng)拒絕蓋印。用印人填寫用印登記薄,領(lǐng)導(dǎo)在該表簽批。
(三)使用印章,一律實(shí)行登記制度,注明用印事由、數(shù)量、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、用印日期。
(四)代章或因工作急需而又無(wú)合適印章,可采用借章辦法,借章在落款處加注“借印”、“代”字樣。
(五)使用印章時(shí),保管人應(yīng)對(duì)蓋印的文書內(nèi)容、手續(xù)、格式把關(guān)檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo),妥善解決。
(六)嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印,印章保管人長(zhǎng)期外出時(shí)須將印章妥善移交,以免延誤工作。
四、介紹信管理
(一)介紹信種類:存根介紹;信箋介紹;證明信(材料)
(二)介紹信一般由行政辦秘書負(fù)責(zé)保存。
(三)介紹信開(kāi)具要嚴(yán)格履行審批手續(xù)。一般事宜由部門負(fù)責(zé)人簽字后行政辦公室主任審批;重要事宜由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(四)嚴(yán)禁開(kāi)出空白介紹信。
五、附則
(一)未按本辦法要求使用印信、保管印信,造成丟失、盜用、仿制等,依情節(jié)輕重,對(duì)責(zé)任者分別進(jìn)行批評(píng)教育、行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究法律責(zé)任。
(二)本辦法由行政辦公室解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理辦公會(huì)議通過(guò)后頒布生效。
第6篇 g公司行政辦公室工作管理制度
一、負(fù)責(zé)公司本部的行政管理和日常事務(wù),當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好各部門之間的綜合協(xié)調(diào),加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)工作的督促和檢查,建立并完善各項(xiàng)規(guī)章制度,促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的規(guī)范化管理。
二、負(fù)責(zé)公司的公文、資料、信息和宣傳報(bào)道工作,溝通內(nèi)外聯(lián)系,保證上情下達(dá)和下情上報(bào)。
三、負(fù)責(zé)公司來(lái)往文電的處理和文書檔案的管理工作,負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議、文件決定的事項(xiàng)進(jìn)行催辦、查辦和落實(shí)。
四、加強(qiáng)對(duì)外聯(lián)絡(luò),拓展公關(guān)業(yè)務(wù),促進(jìn)公司與社會(huì)各界的廣泛合作和友好往來(lái),樹(shù)立良好的企業(yè)形象。
五、產(chǎn)銷計(jì)劃設(shè)立修訂及產(chǎn)銷績(jī)效統(tǒng)計(jì)分析。
六、全公司組織系統(tǒng)及單位工作職責(zé)、編制人數(shù)的規(guī)劃、研討、修訂。
七、下列各項(xiàng)管理制度的建議、推行與修訂。
1、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、設(shè)備管理制度。
2、技術(shù)管理、開(kāi)發(fā)管理制度。
3、物資管理制度。
4、會(huì)計(jì)帳務(wù)、成本管理制度。
5、人事、總務(wù)管理制度。
6、其化有關(guān)管理制度。
7、管理有關(guān)異常事項(xiàng)的檢核、報(bào)告、追蹤與改善。
8、管理有關(guān)呈核、呈報(bào)案件的分析、審核。
9、全公司教育訓(xùn)練計(jì)劃的匯總與推行。
10、大專以上程度人員及管理人員的招募、甄選、訓(xùn)練計(jì)劃的擬訂。
11、廠部間有關(guān)事項(xiàng)的協(xié)調(diào)。
12、材料編號(hào)、成品編號(hào)的設(shè)(修)訂。
13、標(biāo)準(zhǔn)成本設(shè)立修訂及單元成本分析與推行。
14、經(jīng)營(yíng)資料分析、異常反應(yīng)及改善方案的提供。
15、預(yù)算編制協(xié)助建立及管理。
16、專案性成本及產(chǎn)品利益分析。
17、投資計(jì)劃方案的審核、編制及執(zhí)行、追蹤。
18、新產(chǎn)品的成本預(yù)估及售價(jià)擬訂。
19、負(fù)責(zé)公司的印章管理。
20、負(fù)責(zé)公司的報(bào)關(guān)事務(wù)。
21、負(fù)責(zé)公司的禮品管理。
22、負(fù)責(zé)公司的合同管理和法律事務(wù)。
23、負(fù)責(zé)公司的營(yíng)業(yè)證照管理。
24、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
