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有哪些
酒店檔案管理制度是確保酒店日常運營中各類信息有序管理和有效利用的重要規(guī)范。它涵蓋了以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：對酒店的各類文件進行科學分類，如財務記錄、員工檔案、客戶信息、合同文件等，并設定統一的編碼系統，便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理：明確各部門在文件產生后的收集責任，規(guī)定文件整理的時間節(jié)點和標準，確保文件的完整性。
3. 檔案存儲與保護：規(guī)定紙質和電子檔案的存儲條件，包括溫度、濕度、防火、防潮等，同時設置訪問權限，保護敏感信息的安全。
4. 檔案利用與借閱：制定檔案借閱流程，明確審批權限，確保檔案在合法范圍內被合理使用。
5. 檔案銷毀與更新：設立檔案生命周期，規(guī)定過期或無價值檔案的銷毀程序，同時規(guī)定檔案的定期更新機制。
實施細則
1. 檔案分類與編碼： - 根據酒店業(yè)務性質，將檔案分為財務、人力資源、銷售、客戶服務、運營維護五大類，每類下設子類，用字母數字組合進行編碼。 - 新增檔案需在產生后一周內完成分類和編碼，由部門負責人審核后錄入檔案管理系統。
2. 檔案收集與整理： - 各部門設立專職或兼職檔案管理員，負責本部門文件的收集和初步整理。 - 文件整理完成后，需在3個工作日內提交至檔案管理部門，進行統一歸檔。
3. 檔案存儲與保護： - 紙質檔案存放在防潮、防火設施完善的檔案室，電子檔案存于加密服務器，定期備份。 - 設立訪問權限，非授權人員不得私自查閱敏感檔案。
4. 檔案利用與借閱： - 借閱檔案需填寫申請表，經部門負責人和檔案管理部門審批后方可獲取。 - 借閱期限一般為7天，特殊情況需提前申請延期，逾期未歸還將產生相應罰款。
5. 檔案銷毀與更新： - 每年進行一次檔案清理，過期或無保留價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀建議，報管理層批準后執(zhí)行。 - 定期更新檔案內容，如員工變動、合同續(xù)簽等，確保信息時效性。
上墻內容
1. “檔案管理制度概覽”海報，列出主要的檔案分類及管理流程。
2. “檔案借閱指南”，明確借閱流程、審批權限和借閱期限。
3. “檔案安全須知”，強調檔案存儲條件和保密規(guī)定。
4. “檔案管理人員職責”，公示各部門檔案管理員信息和聯系方式。
以上各項制度需全體員工遵守，共同維護酒店檔案的完整性和安全性。對于違反規(guī)定的，將視情節(jié)輕重給予相應處罰。酒店管理層將持續(xù)優(yōu)化檔案管理制度，以適應業(yè)務發(fā)展需求。
酒店檔案管理制度范文
第1篇 某酒店檔案管理工作流程
酒店檔案管理工作流程
辦公室負責酒店主體檔案的管理,并對各職能部門的檔案保管工作進行督促和指導。各部門應配備有關同志兼任部門檔案管理人員,按照國家《檔案法》等法規(guī)的規(guī)定精神,做好文件材料的收集積累、整理、預立卷和開具歸檔交接清單。酒店檔案工作的主要流程是:
項目工作規(guī)范
接收
凡酒店經營管理活動中形成和使用的,業(yè)已辦理完畢并具有查考價值的文件、報告、規(guī)定、通知及有關資料、圖片、會議記錄等均應列入酒店檔案的接收范圍。酒店檔案一年接收一次,酒店各部門應于次年一月底前將檔案資料統一移交辦公室。
整理
酒店檔案按年綜合整理,一般在每年第一季度整理歸檔。酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。辦公室檔案,按其不同內容和體裁,制成統一的分類檔案。按照案卷的排列順序編制卷號,案卷目錄上應區(qū)別情況標明不同保管期限。
保管及利用
酒店檔案應由專人負責保管,并定期進行檢查。凡使用檔案應辦理借閱手續(xù),填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應經領導批準。借閱結束后,請借閱者在檔案借閱單上簽名。
鑒定和移交
檔案鑒定工作在相關領導的領導下,組成鑒定小組,按規(guī)定進行。銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見,登記造冊,經酒店領導批準,由兩人在指定地點監(jiān)銷。檔案移交要按國家有關規(guī)定執(zhí)行。檔案員調動工作,須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。
第2篇 酒店檔案管理條例（6）
酒店檔案管理條例(六)
1、為加強酒店檔案管理和收集、整理工作,有效地保護和利用檔案,特制定本條例。
2、總經理室主管酒店檔案工作,對酒店檔案實行統籌管理,組織協調,統一高度,監(jiān)督指導,并對檔案工作人員進行培訓。
3、酒店檔案各部室及個人從事酒店公務活動直接形成的,對酒店有保存價值的各種文字、圖象、聲像等不同形式的歷史記錄。
4、酒店各部室和全體員工均有保存檔案的義務,各部室須指定專人保管本部室的檔案,檔案工作人員應當忠于職守并具備專業(yè)知識。
5、各部室應按照酒店文書檔案、管轄和保管期限表中的有關規(guī)定,收集、整理、保管歸屬本部門管理的檔案,并向有管轄權的部室轉交有關資料。有關組織和個人因工作需要須查閱各類檔案時,各部門應提供方便并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。
6、任何個人都不得將屬于酒店所有的檔案據為已有或者拒絕歸檔,對有下列行為之一的,根據情節(jié)輕重,將給予必要的處罰、處分,并根據檔案的價值和數量,責令賠償損失。
a、損毀,丟失或者擅自銷毀部室應保存的檔案,
b、將公務活動中形成的應歸檔的文件、資料據為已有,拒絕向組織和檔案工作人員轉交。
c、擅自 提供 、抄錄、公布屬于酒店檔案以及應當保密的檔案。
d、涂改,偽造檔案。
e、玩忽職守,造成檔案損失 。
7、在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的單位或個人,由酒店保密委員會和總經理室給予獎勵。
8、本條例由總經理室負責解釋 。
附:酒店文書立卷歸檔的幾點說明
1、會議及酒店、部門召開的專業(yè)會、研討會,單獨立卷歸檔。其內容包括:會議的籌備、時間、地點、會議文件資料、參加人員、領導人員講話、簡報、總結等。
2、各部的專題報告、集體和個人的調研資料亦須歸檔。
3、各種基建施工圖紙在工程結束后應專門立卷歸檔。
4、以酒店名義的發(fā)文,包括與有關部門的聯合發(fā)文,由主管部門或會簽部門歸檔。
5、上級單位、各地方旅游部門發(fā)給酒店的文件,由有相關的業(yè)務部門歸檔。綜合性的總結、計劃,由總經理室歸檔。
6、關于原稿,如有修改,以領導最后批簽字稿歸檔。
7、重要的照片和底版、錄音帶、題字、題詞等,亦應立卷歸檔。
8、立卷歸檔的資料每卷不超過150面,超過者可立分卷。
第3篇 酒店檔案管理制度（5）
酒店檔案管理制度(五)
1.各部門辦理完畢的文件,要及時移交行政辦公室,并按條款類目分別存放,三個月后,經檢查齊全后,整理立卷歸檔。
2.每天及時將文件歸檔,以免散失和積壓;嚴格執(zhí)行檔案清理和整理制度,實行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借閱檔案催要不及時與遺失、檔案立卷不全和無效檔案大量積壓。
3.準確做好檔案索引,以便于查找。
4.歸檔前要做好文件資料的歸卷和立卷工作,使所有資料和文件可隨查隨得,避免盲目查找。
5.卷內文件包括正文和底稿、文件和附件、請示和批復,頁號一律在右下角,案卷目錄打印四份,卷內目錄打印五份。
6.案卷的厚度一般1.5一2cm,裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,對破損或褪色的材料要進行修補和復制;裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊;紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊;字跡難以辨認的材料要附上抄件;卷宗標題要標明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,字跡要端正。
7.根據卷內文件之聯系,進行系統排列、編張?zhí)?、抄寫案卷題目和案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、排列案卷和編制案卷目錄等。檔案目錄包括封面、全卷說明、案卷目錄和卷內目錄。
8.案卷按年代、部門排列,永久與長期、短期案卷分開保管。
9.行政辦公室的門窗要堅固,做好防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強光和防高溫。
10.每季度對檔案材料的數量和保管情況進行一次檢查,發(fā)現問題及時補救,確保檔案的安全。
11.對于失效的檔案要進行銷毀,銷毀檔案前,要認真鑒定,并且登記造冊,并經行政辦公室主任審批后方可銷毀。
12.秘密級或以上密級檔案銷毀時,必須派專人監(jiān)銷,防止失密,嚴禁將檔案作為廢品直接處理。
