裝飾公司檔案管理制度

有哪些

裝飾公司檔案管理制度主要包括以下幾個方面：

1. 檔案分類與編碼：建立一套完整的檔案分類體系，確保各類文件能夠準確歸類，便于查找和管理。

2. 檔案收集與整理：規(guī)定文件從產(chǎn)生到歸檔的流程，確保所有重要文件得到及時收集和妥善整理。

3. 檔案存儲與保護：制定存儲標準，保證檔案的安全性，防止損壞或丟失。

4. 檔案借閱與利用：明確借閱流程，規(guī)范檔案的使用，防止濫用或非法獲取。

5. 檔案更新與銷毀：規(guī)定檔案的更新周期和銷毀程序，確保信息的時效性。

6. 檔案電子化：推動檔案的數(shù)字化，提高管理效率。

7. 檔案安全與保密：設立保密制度，保護敏感信息。

實施細則

1. 檔案分類與編碼：依據(jù)業(yè)務性質(zhì)，將檔案分為工程設計、施工記錄、財務資料、合同協(xié)議等類別，每個類別再細分為子類，采用字母數(shù)字組合的方式進行編碼。

2. 收集與整理：各部門設立專職文檔管理員，負責文件的收集、登記、編號，定期進行整理歸檔。

3. 存儲與保護：檔案存放于防潮、防火、防盜設施完善的檔案室，定期檢查維護，確保環(huán)境適宜。

4. 借閱與利用：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后方可借閱，借閱期限及歸還流程明確。

5. 更新與銷毀：每年進行一次檔案清理，過期或無保留價值的檔案按程序銷毀，重要檔案定期更新。

6. 電子化：新產(chǎn)生的文件優(yōu)先電子化，建立電子檔案庫，便于檢索和備份。

7. 安全與保密：對涉及公司機密的檔案實施權(quán)限管理，非授權(quán)人員不得接觸，違反者將追究責任。

上墻內(nèi)容

1. 檔案管理制度總則：明確檔案管理的目的、原則和責任人。

2. 檔案分類圖示：直觀展示各類檔案的分類結(jié)構(gòu)和編碼規(guī)則。

3. 借閱流程圖：圖解借閱步驟，方便員工理解操作。

4. 檔案安全警示語：如“保護檔案，人人有責”、“嚴禁泄露公司機密”等，強化員工保密意識。

5. 應急處理流程：面對火災、水災等突發(fā)事件時，如何保護檔案的應急措施。

通過以上管理制度的實施，我們將構(gòu)建一個高效、安全、有序的檔案管理體系，保障公司的運營和發(fā)展。

裝飾公司檔案管理制度范文

第1篇 某裝飾公司檔案管理制度

裝飾公司檔案管理制度

第1條 檔案的管理:

(一)辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門,并由專人負責檔案管理;

(二)凡是能準確反映公司各項業(yè)務活動的文件、材料、聲像、報表,都必須及時歸檔;

(三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料;

(四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學查檔;未經(jīng)辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。

第2條 檔案歸檔范圍:

(一)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;

(二)政府、項目批文、合同,公司董事會形成的文件材料;

(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等);

(四)資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等);

(五)公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文(工作流程、公司決定等),發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等;

(六)工程進度計劃控制文件(含業(yè)務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙,工程部門留用復印件備份等;

(七)公司各部門年度工作計劃(財務資金計劃由財務部歸檔);

(八)公司有效證照、證件;

(九)具有法律效力及保存價值的文件;

(十)公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

(十一)員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;

(十二)公司獲得的各種社會榮譽資料;

(十三)會計統(tǒng)計、年度計劃、統(tǒng)計報表、財務會計預算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發(fā)的有關財務類文件材料(此類檔案由公司財務部自行保管存查);

(十四)組織人事教育培訓、員工變動表、花名冊、教育培訓;

(十五)其他需要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料,上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

第3條 檔案立卷要求:

(一)辦公室應及時做好檔案歸檔分類保管工作;財務和物業(yè)應自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;

(二)公司各部門應及時向辦公室移交發(fā)生的檔案材料,如材料還需使用,也應向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交歸檔的文件材料;

(三)各部門向辦公室提交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù);檔案管理人員按文件材料分類造冊,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間;

(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點,保持檔案質(zhì)檢的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用;

(五)卷內(nèi)檔案材料應按材料排序,依次編寫頁號;

(六)有關卷內(nèi)材料的情況說明,都應逐填寫在目錄備注內(nèi);

(七)案卷封面,應逐項按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。

第4條 檔案歸檔時間:

(一)公司每半年進行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論;

(二)財務部門需按時間要求將檔案歸檔清整結(jié)論情況以書面形式報總經(jīng)理批示后交辦公室存查;

(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報辦公室存查;根據(jù)公司要求獨立建立清查歸檔并將結(jié)果書面報辦公室存查。

第5條 檔案的借閱:

(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為,并應及時歸還。

(二)各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領導批準,然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱;

(三)公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門負責人批準,否則不予借閱;

(四)借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷;

(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準;

(六)借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過10天;檔案管理責任人需追述借閱歸還并做好記錄;

(七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;

(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理;

(九)會計檔案一律不準外借。內(nèi)部調(diào)閱應經(jīng)財務同意并報總經(jīng)理批準。外單位因特殊需要,查閱有關會計檔案時,應持正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印,應經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。

第6條 檔案保密級別:

(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注;

(二)有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復印使用;

(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;

(四)一般檔案管理,屬業(yè)務工作使用范疇,對內(nèi)予以及時提供利用;對外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準辦理。

第7條 檔案的銷毀:公司定期對檔案進行鑒定,制定銷毀清單,對失去保存價值的檔案,登記造冊,經(jīng)辦公室負責人審核,報公司總經(jīng)理批準后方可銷毀,銷毀時需有兩人以上參加,并在銷毀清冊上簽字。