有哪些
檔案資料管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分：
1. 檔案分類與編碼：依據(jù)文件性質(zhì)和工作需求，建立科學(xué)的分類體系，確保每一份檔案都能準(zhǔn)確歸位。
2. 收集與整理：規(guī)定檔案的收集范圍、時(shí)間及方式，確保資料的完整性和時(shí)效性。
3. 存儲(chǔ)與保管：制定安全存儲(chǔ)條件，包括物理環(huán)境、防火防盜措施以及電子文檔的備份策略。
4. 利用與借閱：明確檔案利用的權(quán)限和流程，確保信息的安全共享。
5. 銷毀與保留：設(shè)定檔案的保存期限，規(guī)范銷毀程序，防止重要信息丟失。
6. 定期審查：實(shí)施定期的檔案審核，以檢查制度執(zhí)行情況和檔案的準(zhǔn)確性。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：由檔案管理部門負(fù)責(zé)制定詳細(xì)的分類標(biāo)準(zhǔn)，如行政類、財(cái)務(wù)類、項(xiàng)目類等，并為每一類別分配唯一的編碼，便于檢索。
2. 收集與整理：各部門需指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集，每月定期提交給檔案部門。新產(chǎn)生的電子文檔需同步上傳至檔案管理系統(tǒng)。
3. 存儲(chǔ)與保管：檔案室應(yīng)保持恒溫恒濕，定期進(jìn)行清潔和消毒。電子檔案存儲(chǔ)在專用服務(wù)器上，定期進(jìn)行異地備份。
4. 利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管審批后，由檔案管理員辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過一周，到期未歸還者將受到警告。
5. 銷毀與保留：檔案管理部門每年評(píng)估一次檔案價(jià)值，無保存價(jià)值的檔案按程序銷毀。重要檔案需永久保存。
6. 定期審查：每季度進(jìn)行一次檔案完整性檢查，確保檔案的完整性和有效性。
上墻內(nèi)容
1. 檔案分類與編碼圖示，清晰展示各類別的編碼規(guī)則。
2. 借閱流程圖，明確借閱步驟和責(zé)任人。
3. 檔案保密協(xié)議，強(qiáng)調(diào)檔案信息安全的重要性。
4. 檔案銷毀規(guī)定，列出檔案銷毀的條件和程序。
5. 檔案管理人員聯(lián)系方式，方便員工咨詢和報(bào)告問題。
本檔案資料管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部的信息管理，保障信息的安全和高效利用，同時(shí)也為公司的決策提供有力的支持。各相關(guān)部門和個(gè)人需嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)良好的檔案管理工作秩序。
檔案資料管理制度范文
第1篇 _鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度
鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度
一、社區(qū)各種門類的檔案,由社區(qū)村委會(huì)指定專人統(tǒng)一管理,做到分類清楚,存放有序,查詢方便。
二、資料一般按年度分類歸檔,各個(gè)檔案卷中均附有案卷目錄。
三、原始記錄材料堅(jiān)持做到隨時(shí)發(fā)生、隨時(shí)記錄、隨時(shí)整理歸檔,因特殊原因一時(shí)漏記的要及時(shí)補(bǔ)記。
四、根據(jù)氣候變化,做好檔案資料的防火、防潮和防蟲蝕等,確保檔案資料的完好無損。
五、檔案管理人員變動(dòng)時(shí),必須辦理交接手續(xù),嚴(yán)格核實(shí)交接的檔案。
第2篇 機(jī)電設(shè)備檔案資料管理規(guī)定
1.目的
確保機(jī)電設(shè)備資料、檔案的完整,為設(shè)備維護(hù)維修提供支持。
2.適用范圍
適用于__花園機(jī)電設(shè)備資料、檔案的管理。
3.內(nèi)容
3.1機(jī)電設(shè)備資料的管理
3.1.1機(jī)電設(shè)備資料原件統(tǒng)一由管理處兼職資料員保管,需標(biāo)識(shí)清楚。
3.1.2常用的機(jī)電設(shè)備資料可復(fù)印一份保存于機(jī)電值班室按班移交。
3.1.3機(jī)電設(shè)備資料的借用需經(jīng)機(jī)電主管批準(zhǔn)后到管理處兼職資料員處借閱,并及時(shí)返還。
3.1.4發(fā)生設(shè)備資料缺頁現(xiàn)象由管理處兼職資料員報(bào)管理處主任嚴(yán)肅處理。
3.2機(jī)電設(shè)備檔案的管理
3.2.1機(jī)電設(shè)備維護(hù)維修檔案由機(jī)電主管統(tǒng)一集中保管。
3.2.2機(jī)電設(shè)備大中修檔案長期保管直到設(shè)備報(bào)廢一年后銷毀。
3.2.3機(jī)電設(shè)備維護(hù)維修檔案的借閱須辦理借閱手續(xù),并按時(shí)歸還。
3.3機(jī)電設(shè)備資料、檔案應(yīng)保存通風(fēng)良好,干濕度正常的房間。
3.4機(jī)電設(shè)備資料、檔案應(yīng)半年檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
4.記錄
無。
5.附件
無。
第3篇 住宅售前售后服務(wù)工程技術(shù)檔案資料管理規(guī)范
住宅項(xiàng)目售前售后服務(wù)及工程技術(shù)檔案資料管理
一、售前服務(wù)
公司派出專人積極協(xié)調(diào)、全力配合建設(shè)單位辦理開工之前和各種手續(xù)。
積極配合建設(shè)單位做好現(xiàn)場的基地工作,為開工做好準(zhǔn)備。
積極與當(dāng)?shù)厮茌牭呐沙鏊⑥k事處、交警取得聯(lián)系,搞好周邊關(guān)系。
二、售后服務(wù)
自工程竣工后驗(yàn)收交付使用開始,樹立用戶是上帝用戶至上的思想意識(shí),嚴(yán)格按國家規(guī)定的保修期限,進(jìn)行周到的服務(wù)。
在保修期間內(nèi),每年定期對用戶不少于二次回訪,了解房屋的使用情況,解決用戶提出的各種問題,為用戶排憂解難。
保修期后,在公司建立用戶熱線,及時(shí)熱情解答用戶咨詢和解決用戶困難,隨叫隨到,維修時(shí)僅收取材料成本費(fèi)。
三、工程技術(shù)檔案資料管理
認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家和省計(jì)委、檔案局及省建委關(guān)于工程檔案資料管理的通知、規(guī)定,對工程從開工到竣工全過程,必須按檔案資料的具體內(nèi)容,填寫程序,紙張規(guī)格等,做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
公司主管生產(chǎn)的經(jīng)理和總工程師負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和督促公司有關(guān)部門和項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)真履行各自的職責(zé),定期進(jìn)行檢查、督促,確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。
工程施工的技術(shù)資料、土建和安裝均應(yīng)同建設(shè)單位、設(shè)計(jì)院、質(zhì)檢站、建材生產(chǎn)廠家等密切配合,使各類資料能及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的按規(guī)定完善歸檔。
項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人指導(dǎo)內(nèi)業(yè)技術(shù)人員做好工程施工各類資料的辦理、收集、整理、匯編等工作,并按歸檔資料的規(guī)定,必須字跡清晰,圖樣清晰。施工中的隱蔽、技術(shù)核定、材料代換、通知等應(yīng)及時(shí)辦理并簽字。分部分項(xiàng)工程和單位工程質(zhì)量檢查評(píng)定,由專職質(zhì)安員逐項(xiàng)檢查填表后,經(jīng)工程人簽字。做到工程竣工驗(yàn)收和竣工資料驗(yàn)收同步進(jìn)行,并按康南市檔案管理的規(guī)定整理立卷,交有關(guān)部門審核簽字。分部分項(xiàng)工程和單位工程質(zhì)量檢查評(píng)定,由專職質(zhì)安員逐項(xiàng)檢查填表后,經(jīng)工程人簽字。做到工程竣工驗(yàn)收和竣工資料驗(yàn)收同步進(jìn)行,并按康南市檔案管理的規(guī)定整理立卷,交有關(guān)部門審核。
附:本工程科技檔案一覽表
科 技 檔 案 一 覽 表
土建施工文件資料:
序 號(hào) 文件名稱 責(zé)任人
1施工合同書公司法人
2開工報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)理
3技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要內(nèi)業(yè)技術(shù)員
4施工組織設(shè)計(jì)或施工方案項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人
5設(shè)計(jì)變更通知單、核定單內(nèi)業(yè)技術(shù)員
6原材料出廠質(zhì)量證明書材料員
7原材料試驗(yàn)報(bào)告試驗(yàn)員
8施工定位測量記錄測量員
9基礎(chǔ)及主體工程隱蔽記錄施工員
10分部分項(xiàng)單位工程質(zhì)量評(píng)定表及質(zhì)量事故處理報(bào)告質(zhì)量安全員
11交工驗(yàn)收證明書內(nèi)業(yè)技術(shù)員
12施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人
13竣工報(bào)告(含停、復(fù)工報(bào)告)項(xiàng)目經(jīng)理
14施工日志、大事記施工員
竣工圖
序 號(hào) 文件名稱 責(zé)任人
1土建建施竣工圖土建內(nèi)業(yè)技術(shù)員
2土建結(jié)施竣工圖土建內(nèi)業(yè)技術(shù)員
第4篇 工程化驗(yàn)室檔案資料管理與保密制度
工程公司化驗(yàn)室檔案資料管理與保密制度
1、目的
使化驗(yàn)室的檢驗(yàn)原始記錄,儀器設(shè)備檔案,技術(shù)書籍處于受控狀態(tài),滿足檢驗(yàn)、設(shè)備的原始資料的保存需要。
2、使用范圍
本制度適用于化驗(yàn)室的檢測原始資料和儀器設(shè)備檔案管理。
3、職責(zé)
3.1班長負(fù)責(zé)對檢測原始記錄進(jìn)行歸類,按保存期限進(jìn)行保管。
3.2儀器設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)對儀器設(shè)備檔案進(jìn)行管理。
4、工作程序
4.1由班長負(fù)責(zé)歸檔資料的整理、保管、借閱和銷毀工作。
4.2由班長負(fù)責(zé)收集日常水質(zhì)檢測原始記錄,在檢測報(bào)告發(fā)出后立即歸檔。凡列入固定資產(chǎn)范圍內(nèi)的各類儀器設(shè)備檔案資料于進(jìn)站開箱驗(yàn)收后,立即歸檔。
4.3借閱存檔資料應(yīng)辦理借閱手續(xù)。與檢測無關(guān)人員不得查閱檢測報(bào)告和原始記錄,保密資料需經(jīng)部長或總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱,不得帶出資料室,不得復(fù)印。
4.4檔案工作人員要嚴(yán)格為供貨商保守技術(shù)機(jī)密,并按照相關(guān)保密制度管理,否則以違反紀(jì)律處理。
4.5要注銷的技術(shù)檔案要造冊登記,經(jīng)部長和總經(jīng)理審批,指定監(jiān)銷人共同處理,以防失密。
4.6妥善保管資料檔案,定期檢查防止霉變和蟲蛀。
5、相關(guān)文件
6、相關(guān)記錄
化驗(yàn)室資料檔案清單
第5篇 地產(chǎn)公司工程檔案資料管理規(guī)定
地產(chǎn)公司工程檔案資料管理規(guī)定
為了規(guī)范工程檔案資料的管理,確保工程資料的保護(hù)和利用,依據(jù)檔案管理 規(guī)范,結(jié)合公司工程檔案管理實(shí)際情況,特對工程檔案資料管理制度做修訂如下 :
第一條 總則
為了加強(qiáng)我司工程技術(shù)檔案歸檔管理工作,統(tǒng)一工程技術(shù)檔案資料的歸檔要 求及標(biāo)準(zhǔn),遵照國家相關(guān)技術(shù)檔案管理的規(guī)定,特制定《工程技術(shù)檔案歸檔管理 細(xì)則》(以下簡稱細(xì)則)。
第二條 工程技術(shù)檔案的范圍
工程技術(shù)檔案是指我公司在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔保存的 各種載體形式的技術(shù)文件材料及相關(guān)圖紙。
第三條 工程技術(shù)檔案管理責(zé)任人
1、工程技術(shù)檔案管理工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織開展并管理保存。
2、各相關(guān)部門(指工程部和設(shè)計(jì)部)要指定專職人員負(fù)責(zé)本部門的工程技術(shù) 檔案管理。檔案管理人員應(yīng)按本細(xì)則的相關(guān)要求,切實(shí)履行各自職責(zé),對工程技 術(shù)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理和合理化利用,按期將歸檔內(nèi)容移交給總經(jīng)理辦公室。此 項(xiàng)工作應(yīng)納入各相關(guān)部門的工作日程,作為工程項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容和依據(jù)。
第四條 歸檔范圍
1、對工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià) 值的各種載體文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。
2、公司工程技術(shù)檔案的具體歸檔范圍詳附錄a。
3、竣工圖分為三類,第一類為單體竣工圖(包括建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通等 個(gè)相關(guān)專業(yè)),一式兩套,分別由工程部提交檔案館及物業(yè);第二類為零星的竣 工圖(如:裝修、幕墻等),由預(yù)算部會(huì)同竣工結(jié)算資料一同報(bào)公司存檔;第三 類為室外管網(wǎng)竣工圖,一式四套,由工程部提交物業(yè)及公司檔案室各一份。
第五條 歸檔方法和內(nèi)容
1、公司工程技術(shù)檔案采取按工程項(xiàng)目分類的方法進(jìn)行備案歸檔,每個(gè)項(xiàng)目的 檔案內(nèi)容包括三部分:
a、各相關(guān)部門移交給公司的各種載體形式的工程技術(shù)文件資料及相關(guān)圖紙, 主要范圍詳附錄a。
b、工程部移交城建檔案館的竣工資料,主要范圍詳附錄b。
c、工程部移交物業(yè)的竣工資料,主要范圍詳附錄c。
2、為了便于統(tǒng)一管理,工程相關(guān)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)工程的證件及批文的原 件,掃描備份后統(tǒng)一交總經(jīng)理辦公室檔案管理人員備案登記并歸檔。
3、工程部移交城建檔案館的竣工資料,必須備份一套交公司存檔。
第六條 歸檔要求
1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。若為復(fù)印件應(yīng)指名原件存放處,并加蓋部門紅 圖章。
2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確,與工程實(shí)際相符合。
3、歸檔的工程文件應(yīng)采用碳素墨水或簽字筆書寫。字跡清楚,圖樣清晰,圖 表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。
4、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格為a4幅面。
5、所有竣工圖均應(yīng)加蓋新的竣工圖章(50mm×80mm),示例如下:
竣工圖
施工單位
編制人 審核人
技術(shù)負(fù)責(zé)人 編制日期
監(jiān)理單位
總監(jiān) 現(xiàn)場監(jiān)理
6、竣工圖章應(yīng)使用不易退色的紅印泥,應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方的空白處。
7、利用施工圖改繪的竣工圖,要求制作竣工圖的單位必須圈出修改范圍,并 標(biāo)明變更修改依據(jù);凡有重大改變,或變更部分超過圖面的1/3的,應(yīng)當(dāng)重新繪制 竣工圖。
第七條 單體工程檔案移交
各單體工程竣工后,所有需要移交物業(yè)備案的資料,應(yīng)統(tǒng)一交給項(xiàng)目部檔案 管理員登記,由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織移交物業(yè),并做好移交登記手續(xù)。移交登記手續(xù) 應(yīng)包括移交內(nèi)容的目錄及交接人員簽字,在移交物業(yè)同時(shí)將移交手續(xù)的登記備份 交由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員存檔。
第八條 立卷要求
1、組卷
(1)各相關(guān)部門名稱及代碼,統(tǒng)一按簡稱的每個(gè)字的拼音首位大寫字母組合 而成。例如:設(shè)計(jì)部為s,工程部為g,以此類推。
(2)各相關(guān)部門按上述要求的代碼進(jìn)行編冊組卷(以卷、冊、盒為主要形式 ),可據(jù)實(shí)際情況將歸檔材料和收、發(fā)文分開再行細(xì)化。卷內(nèi)要有卷內(nèi)文件目錄 及備考表。卷內(nèi)所有文件需要裝訂成冊。
(3)待工程階段性竣工完成后,或達(dá)到一定時(shí)間后由各部門資料員填寫好本 部門的卷內(nèi)目錄、備考表和案卷總目錄移交給總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。各部 門檔案管理人員應(yīng)對立卷歸檔工作全面負(fù)責(zé)。
(4)案卷總目錄為移交的本工程所有卷冊名稱,由本部門資料員統(tǒng)一編寫。
(5)總經(jīng)理辦公室檔案管理人員需對案卷總目錄進(jìn)行匯總整理,形成系統(tǒng)完 整的目錄資料。案卷總目錄中的“案卷號(hào)”由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員統(tǒng)一編 制,并通知部門資料員校核。
2、編目
(1)編制卷內(nèi)文件頁號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定:
卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號(hào),每卷按年度單獨(dú)編號(hào),頁號(hào)從“1”開 始;
頁號(hào)編寫位置:單面書寫的文件在右下角,雙面書寫的文件,正面在右下角 ,反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角;
成套圖紙自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁號(hào)。
(2)卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:
卷內(nèi)目錄式樣宜符合本細(xì)則附錄d的要求。
序號(hào):以一份文件為單位,用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。
文件編號(hào):填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。
文件題名:填寫文件主體全稱。
日期:填寫文件形成的日期,包括年月日。如:2007.2.4。
頁數(shù):每份文件有幾頁背面有文字的也算一頁)。
頁號(hào):卷內(nèi)每份文件第1頁所在之頁的編號(hào)。
卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。
(3)卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:
卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本細(xì)則附錄e的要求。
本卷情況說明:填寫卷內(nèi)文件借閱、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況 ,案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題,由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名,標(biāo)注時(shí) 間。沒有需要說明的事項(xiàng)可不必填
寫說明。
另需標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)(照片張數(shù))。
卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。
(4)案卷總目錄中的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:
案卷總目錄的式樣宜符合下列要求。
案卷號(hào):以一本案卷為單位,內(nèi)容包括部門、項(xiàng)目、時(shí)間、序列號(hào)4個(gè)要素, 如“g-翠竹園-2006-1”。
案卷名稱:包括案卷主要內(nèi)容,分卷序號(hào)等,如“工程聯(lián)系單_建筑_第一分 冊”。
責(zé)任人:提供檔案的部門資料員。
編制人:總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。
(注:以上所有表格同行政《檔案管理制度》表格)
第九條 歸檔時(shí)間和手續(xù)
1、歸檔時(shí)間
(1)每一工程項(xiàng)目的立卷歸檔,應(yīng)在該階段性項(xiàng)目全部竣工結(jié)束(移交物業(yè) )后兩個(gè)月內(nèi)完成。
(2)具體的文件移交歸檔時(shí)間參照附錄a。
2、歸檔手續(xù)
各相關(guān)部門的檔案管理員在辦理檔案移交時(shí),均需登記并簽收。
附錄10-1:工程技術(shù)文件歸檔范圍及移交時(shí)間
附錄10-2:工程技術(shù)文件歸檔范圍及移交時(shí)間
附錄11:報(bào)送南京市城建檔案館的竣工資料
第6篇 基建檔案資料管理規(guī)定
基建檔案資料管理辦法
為使基本建設(shè)檔案資料管理工作規(guī)范化,科學(xué)化,收集、整理和歸檔有據(jù)可依,做到檔案工作有序、安全、規(guī)范、科學(xué),特制定有關(guān)基本建建工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理辦法。凡借閱、領(lǐng)取基本建設(shè)工程的資料及圖紙,基建檔案管理員必須予以登記,借閱、領(lǐng)取人必須簽字,辦理借閱移交手續(xù)。在資料及圖紙歸還時(shí),基建檔案管理員應(yīng)進(jìn)行核對,確認(rèn)完整后才可予以核銷;若不完整,則不予接收
_基本建設(shè)工程前期資料,有關(guān)人員在辦完相關(guān)手續(xù)后,必須及時(shí)將文件、資料原件移交給基建檔案管理員,不得拖延或不移交,移交時(shí)需移交2份(如只有1份原件,同審批部門協(xié)商在復(fù)印件上加蓋印章)。原則上文件、資料原件不再借出,只提供復(fù)印件。
_在簽訂“施工合同”和“監(jiān)理合同”時(shí),應(yīng)有工程資料的整理、歸檔條款,明確報(bào)送套數(shù)及時(shí)間,待施工單位、監(jiān)理單位所交資料達(dá)到檔案移送標(biāo)準(zhǔn)時(shí),由基建檔案管理員簽字,財(cái)務(wù)處予以結(jié)帳。
_在工程竣工驗(yàn)收前應(yīng)做好基建檔案資料的驗(yàn)收準(zhǔn)備工作,由基建檔案管理員通知市城建檔案館和院檔案館人員對該工程竣工檔案資料進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收,合格后方可組織工程竣工驗(yàn)收。竣工驗(yàn)收必須通知基建檔案管理員參加。
由施工技術(shù)科負(fù)責(zé)催促施工單位在工程竣工驗(yàn)收合格后,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)送規(guī)定數(shù)量的完整竣工資料。如遇特殊情況,應(yīng)向建設(shè)單位說明情況,經(jīng)同意后可在延長的期限內(nèi)報(bào)送。
_施工技術(shù)科項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)施工期資料及竣工圖的驗(yàn)收審查工作,對不符合要求的應(yīng)予以退回整改,直到符合要求。施工技術(shù)科在移交資料前,需將所有資料和圖紙認(rèn)真核對,在資料移交表(清單)上簽名,并及時(shí)把工程資料移交給基建檔案管理員。
_歸檔的施工期資料、圖紙均應(yīng)為2套,必須是原件,且滿足以下要求:
_資料必須真實(shí)、完整,準(zhǔn)確、清潔、整齊。紙張大小不一的,需進(jìn)行粘貼等處理使之一致。若是復(fù)印件需加蓋單位公章。
_文字資料須裝訂成冊,頁面尺寸為a4,卷面應(yīng)清潔,無撕破,對破損材料要裱糊,用鉛筆編頁碼,不可用號(hào)碼機(jī)編頁碼,技術(shù)文件材料的蓋章,簽字手續(xù)須完備。
_報(bào)送資料按專業(yè)分:a、土建 b、給排水 c、電氣 d、暖通 e、裝飾等
_竣工圖須裝訂成冊,規(guī)格尺寸為a4。圖面須整潔、無破損,字跡工整。變更內(nèi)容要蓋變更圖章,設(shè)計(jì)圖簽折在右下角。如有破損,要裱糊整齊,避免隨意切破圖紙,要保證竣工圖的完整。
_歸檔順序嚴(yán)格按《建設(shè)工程檔案審核意見表》中的相關(guān)內(nèi)容報(bào)送。
_歸檔的監(jiān)理資料應(yīng)為2套,要求裝訂成冊,一套必須是原件,另一套可為復(fù)印件(但必須加蓋圖章),要清楚、整齊。具體要求同第7條,順序嚴(yán)格按《z市檔案館歸檔內(nèi)容及排列順序》報(bào)送。
_對于移交的工程資料,凡不符合檔案資料歸檔內(nèi)容和要求的,基建檔案管理員有權(quán)拒收,并要求限期整改。
審核人員在交還基建檔案資料時(shí),應(yīng)使資料及圖紙完整,如不完整,應(yīng)補(bǔ)齊后再返還。基建檔案管理員要查看圖紙是否被撕破,如被撕破,要重新裱糊整齊?；n案管理員需提醒審核人員審核結(jié)算時(shí),不要把圖紙撕破或自行拆除裝訂線,使圖紙遺失,要注意保護(hù)圖紙的安全性,完整性。
_其它
(1) 未盡事宜應(yīng)由基建處負(fù)責(zé)解釋。
(2) 本辦法自公布之日起執(zhí)行。
第7篇 基建處工程檔案資料管理實(shí)施規(guī)定
基建處工程檔案資料管理實(shí)施辦法
一.認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國國檔案法》,以及黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策,努力做好基建檔案歸檔工作。
二.檔案資料的收集范圍,凡屬新建、改建、擴(kuò)建的房屋,從設(shè)計(jì)資料,上級(jí)部門對項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告及擴(kuò)初設(shè)計(jì)的批復(fù),地質(zhì)鉆探資料,小區(qū)規(guī)劃、土方平衡,室外標(biāo)高、外水、外電、下水,道路駁岸,初步設(shè)計(jì),擴(kuò)大初步設(shè)計(jì),施工預(yù)算,招投標(biāo)工作文件,開工報(bào)告,測量定位記錄,各類合同及附件,工程協(xié)議書,圖紙會(huì)審記錄,修改設(shè)計(jì)資料,設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料,監(jiān)理文件,施工日志,審計(jì)結(jié)論及相關(guān)財(cái)務(wù)資料,各種驗(yàn)收證件,檢測報(bào)告,材料設(shè)備的合格證及說明書,竣工圖,隱蔽工程圖,室內(nèi)設(shè)備安裝資料和圖紙,竣工結(jié)算,財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其它需要存檔的文件資料。
三.檔案資料統(tǒng)一由資料管理員收集整理、歸檔,各類資料的經(jīng)辦人都必須主動(dòng)將原件資料交資料室存檔。資料室所存放的所有資料,不論是內(nèi)部還是外部人員來查閱時(shí),均必須辦理手續(xù),隨查隨還,不得任意攜出室外。特殊情況必需借出時(shí),由處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),限期交還。若有丟失,除須作出書面檢討外,還視其情節(jié)處以100-500元賠償。
四.凡屬訂購、采購各類書籍資料,由基建處統(tǒng)一辦理,所需數(shù)量由處領(lǐng)導(dǎo)審批決定。需借閱使用,或因工作需要長期使用者,統(tǒng)一由資料室編目登記,使用者應(yīng)及時(shí)歸還或辦理移交手續(xù)。若有丟失損壞,視其情節(jié)處以賠償。
五.資料室管理人員,要認(rèn)真做好基建檔案資料的收集,整理鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。
六.妥善保存好圖片資料、建筑模型。對已竣工項(xiàng)目的基建檔案資料,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)有關(guān)部門辦理竣工驗(yàn)收手續(xù),各種資料應(yīng)及時(shí)歸檔。經(jīng)資料員收集、整理并按規(guī)定裝訂成冊后,送交檔案館內(nèi)存檔。
七.歸檔的文字材料必須用不易褪色的具有較長保管時(shí)間的黑色、蘭黑繪圖書寫墨水,而不應(yīng)用紅色墨水、復(fù)寫紙、鉛筆、圓珠筆等。
八.檔案管理工作人員應(yīng)努力收集歸檔文件、資料,工作人員應(yīng)積極協(xié)助,主動(dòng)配合,做到基建檔案完整、準(zhǔn)確、無遺失。
第8篇 酒店設(shè)施設(shè)備管理制度：設(shè)備臺(tái)賬、檔案資料管理制度
酒店設(shè)施設(shè)備管理制度:設(shè)備臺(tái)賬、檔案資料管理制度
1.設(shè)備建立臺(tái)賬范圍
凡價(jià)值在2000元以上,連續(xù)使用一年以上,安全壽命周期內(nèi)都需要技術(shù)管理的固定資產(chǎn),都應(yīng)列入設(shè)備臺(tái)賬;
2.設(shè)備分類及編號(hào)應(yīng)按照各部門設(shè)備功能分為七大類;采用五級(jí)號(hào)碼制:
生活服務(wù)設(shè)備-s 信息設(shè)備-_
文娛保健設(shè)備-w 環(huán)境美化設(shè)備-h
保安設(shè)備-b 交通運(yùn)載設(shè)備-j
其他設(shè)備-q
設(shè)備編號(hào)說明:
(1)設(shè)備的統(tǒng)一編號(hào)即為各部門固定資產(chǎn)編號(hào),為了統(tǒng)一方便,號(hào)碼順序從1開始(不從0開始);
(2)如有報(bào)廢和調(diào)撥出部門,其編號(hào)應(yīng)永久保留,并說明調(diào)出原因,不要用新購進(jìn)或其他設(shè)備來填補(bǔ)報(bào)廢設(shè)備的舊編號(hào);
(3)設(shè)備的附件或附屬設(shè)備不必另外單獨(dú)編號(hào),而可以在主機(jī)編號(hào)之后編附機(jī)號(hào);
(4)每臺(tái)設(shè)備都必須在明顯處裝訂上固定資產(chǎn)編號(hào)或噴上編號(hào);
3.設(shè)備管理類別劃分原則及代號(hào)
(1)重點(diǎn)設(shè)備:用a表示;凡具備下列條件之一者,為重點(diǎn)設(shè)備:
a.負(fù)荷高、耗能大、連續(xù)性運(yùn)行的設(shè)備;
b.對經(jīng)營質(zhì)量影響大的設(shè)備;
c.停機(jī)后,對經(jīng)營及酒店聲譽(yù)有嚴(yán)重影響的設(shè)備;
d.修理復(fù)雜程度高的設(shè)備;
e.備品、配件供應(yīng)困難的設(shè)備;
f.出現(xiàn)故障或事故嚴(yán)重影響人身安全的設(shè)備;
g.對環(huán)境保護(hù)及作業(yè)有嚴(yán)重影響的設(shè)備;
h.單臺(tái)(套)設(shè)備原值在五萬元以上的設(shè)備;
例:鍋爐、變壓器、高低壓配電設(shè)備、壓力容器、大型制冷機(jī)組、大型空調(diào)設(shè)備、電梯等;
(2)重要設(shè)備:用b表示;凡具備下列條件之一者,為重要設(shè)備:
a.多班運(yùn)行或開機(jī)時(shí)間長的設(shè)備;
b.需要經(jīng)?；蚨ㄆ谡{(diào)整的設(shè)備;
c.故障停機(jī)對酒店經(jīng)營有影響的設(shè)備;
d.故障頻次多或停機(jī)時(shí)間長的設(shè)備;
e.有一定修理復(fù)雜程度的設(shè)備;
f. 配件供應(yīng)周期長的設(shè)備;
g.對操業(yè)人員安全及環(huán)境污染有影響的設(shè)備;
h.單臺(tái)(套)原值在一萬元以上的設(shè)備;
例:各種泵、通風(fēng)機(jī)、音響設(shè)備、燈光設(shè)備、計(jì)算機(jī)、運(yùn)輸車輛等;
(3)一般設(shè)備:用c表示;凡屬下列情況之一的設(shè)備,為一般設(shè)備:
a.負(fù)荷低、開機(jī)時(shí)間短;
b.對生產(chǎn)、經(jīng)營質(zhì)量影響不大的設(shè)備;
c.修理復(fù)雜程度低或不維修設(shè)備;
d.故障停機(jī)不影響經(jīng)營的設(shè)備;
e.不構(gòu)成重點(diǎn)、重要設(shè)備的其他設(shè)備;
例:彩電、風(fēng)機(jī)盤管、分體空調(diào)、窗式空調(diào)等;
4.設(shè)備臺(tái)賬內(nèi)容
(1)使用單位:填寫單位名稱及酒店編號(hào);
(2)管理類別:按上面的規(guī)定填寫;
(3)設(shè)備名稱:按設(shè)備銘牌填寫;
(4)設(shè)備編號(hào):按上面的規(guī)定填寫;
(5)相關(guān)設(shè)備編號(hào):填寫與本設(shè)備相關(guān)設(shè)備的編號(hào);
(6)固定資產(chǎn)編號(hào):按固定資產(chǎn)賬上填寫;
(7)規(guī)格型號(hào):按設(shè)備銘牌填寫;
(8)總電功率:填寫本設(shè)備需要的總電功率;
(9)制造單位:按設(shè)備銘牌填寫;
(10)出廠編號(hào):按設(shè)備銘牌填寫;
(11)出廠日期:按設(shè)備銘牌填寫;
(12)啟用日期:填寫實(shí)際投入使用的日期;
(13)安裝地點(diǎn):填寫設(shè)備安裝的具體地點(diǎn);
(14)設(shè)備原值:按固定資產(chǎn)賬填寫;
(15)預(yù)計(jì)殘值:按固定資產(chǎn)賬填寫;
(16)計(jì)提折舊:填寫累提的折舊額;
(17)使用年限:填寫預(yù)計(jì)使用的年限;
(18)設(shè)備現(xiàn)狀:填寫在用或封存、閑置、報(bào)廢等;
(19)備注:填寫其他需要說明的內(nèi)容。
5.設(shè)備臺(tái)賬卡由工程總監(jiān)/經(jīng)理或項(xiàng)目主管填制,總監(jiān)秘書負(fù)責(zé)保管存檔。
6.設(shè)備情況發(fā)生變化,及時(shí)修正臺(tái)賬記錄。
7.根據(jù)臺(tái)賬,定期對的所有設(shè)備進(jìn)行盤查,做到賬物相符。
8.設(shè)備技術(shù)檔案管理
(1)所有重點(diǎn)、重要設(shè)備以及列入計(jì)劃檢修的一般設(shè)備,都應(yīng)建立技術(shù)檔案;特種設(shè)備技術(shù)檔案的建立,應(yīng)符合勞動(dòng)管理部門的要求,按勞動(dòng)局要求的格式建立,其他設(shè)備按和管理公司要求建立;
(2)設(shè)備技術(shù)檔案由工程總監(jiān)/經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)收集、修訂、整理立卷、歸檔和借閱;做到技術(shù)檔案能及時(shí)、準(zhǔn)確地反映設(shè)備的運(yùn)行狀況;
(3)應(yīng)根據(jù)設(shè)備技術(shù)檔案所記載的設(shè)備信息,及時(shí)分析、研究指導(dǎo)設(shè)備維護(hù)、檢修及改造、更新。
9.設(shè)備技術(shù)資料管理
(1)酒店技術(shù)資料由工程總監(jiān)/經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)收集、整理、核實(shí)、登記和保管,堅(jiān)決杜絕資料散落個(gè)人手中的現(xiàn)象;
(2)設(shè)備技術(shù)資料應(yīng)包括的主要內(nèi)容:
a.設(shè)備選型及技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料;
b.上級(jí)及領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)購置的文件;
c.設(shè)備購置合同;
a.設(shè)備出廠合格證;
e.設(shè)備裝箱單及開箱驗(yàn)收記錄;
f.設(shè)備安裝、調(diào)試記錄及竣工圖;
g.設(shè)備使用說明書及進(jìn)口設(shè)備說明書中文譯本;
h.設(shè)備圖紙和備件圖冊
10.使用設(shè)備技術(shù)資料,使用部門一般使用復(fù)印件,如不便復(fù)印,可將資料歸檔后,經(jīng)工程總監(jiān)/經(jīng)理批準(zhǔn),指定負(fù)責(zé)人,由使用者辦理長期原件借用手續(xù),存放于使用部門。
11.設(shè)備技術(shù)資料一般不送檔案室歸檔(或?qū)?fù)印件送檔案室歸檔),存放于工程部技術(shù)檔案柜。
12.資料檔案的管理
(1)維護(hù)檔案室的清潔環(huán)境和資料的保管環(huán)境;
(2)借還資料檔案的手續(xù)清楚,送閱、交辦的文件要及時(shí),并有責(zé)任催辦;
(3)文件、資料歸檔要及時(shí),做到每月整理一次,每年清理一次,分門別類做好歸檔并做好記錄;
(4)遵守保密規(guī)定,未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或批準(zhǔn),一切文件資料不得外傳外借
13.資料檔案的使用規(guī)定
(1)查閱資料檔案應(yīng)在檔案室指定環(huán)境范圍內(nèi)進(jìn)行,未履行借閱登記手續(xù),任何人不得擅自將資料帶離檔案室;
(2)在使用資料檔案時(shí),使用人不得吸煙、喝水、吃食物,以免造成損壞;
(3)不得在資料檔案上勾畫、涂抹,不得對檔案有撕損、剪切等破壞行為,必須保證資料檔案的完好無損;
(4)資料檔案在檔案室外未被使用時(shí),不得長時(shí)間擺放在桌面上,應(yīng)及時(shí)放入專用檔案柜中保存;
(5)未經(jīng)許可不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印;
第9篇 生產(chǎn)設(shè)備檔案資料管理制度范本
生產(chǎn)設(shè)備檔案資料管理制度
1.目的作用
設(shè)備檔案資料是設(shè)備制造、使用、管理、維修的重要依據(jù),為保證設(shè)備維修工作質(zhì)量、使設(shè)備處于良好的技術(shù)狀態(tài),提高使用、維修水平,充分發(fā)揮設(shè)備檔案資料為日常設(shè)備管、修、用服務(wù)的職能,特制定本制度。
2.管理職責(zé)
2.1 設(shè)備檔案資料對公司的資產(chǎn)管理起著至關(guān)重要的作用,對其管理的主要負(fù)責(zé)部門是公司設(shè)備動(dòng)力科,主要應(yīng)做好的工作是:資料來源的組織工作;歸集記錄工作;資料加工分析工作;歸檔審定工作以及資料使用過程的管理工作。
2.2 設(shè)備的檔案資料應(yīng)統(tǒng)一存放于公司檔案室。除了設(shè)備動(dòng)力科可保留部分常用設(shè)備資料(主要應(yīng)為復(fù)制件),凡是需用資料的部門均應(yīng)到檔案室借用。公司檔案室管理員應(yīng)嚴(yán)格按公司制定的《檔案管理?xiàng)l例》,加強(qiáng)對設(shè)備檔案的管理包括資料借閱和審批手續(xù)等。
3.主題釋意與說明
3.1 有關(guān)設(shè)備資料是指從設(shè)備規(guī)劃、設(shè)計(jì)、制造(購置)、安裝、使用、維修改造、更新、直至報(bào)廢等全過程中形成并經(jīng)整理應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計(jì)算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件資料,設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)將全公司生產(chǎn)設(shè)備逐臺(tái)建立設(shè)備資料袋及設(shè)備資料的管理工作。
3.2 設(shè)備檔案資料應(yīng)包括如下內(nèi)容:
3.2.1 制造廠的技術(shù)檢驗(yàn)文件、合格證、技術(shù)說明書、裝箱單。
3.2.2 設(shè)備安裝驗(yàn)收移交書。
3.2.3 設(shè)備附件及工具清單。
3.2.4 設(shè)備大、中修理施工記錄,竣工驗(yàn)收單,修理檢測記錄。
3.2.5 精度校驗(yàn)及檢驗(yàn)記錄。
3.2.6 設(shè)備改裝、更新技術(shù)。
3.2.7 設(shè)備缺陷記錄及事故報(bào)告單(原因分析處理結(jié)果)。
3.2.8 設(shè)備技術(shù)狀況鑒定表。
3.2.9 安裝基礎(chǔ)圖及土建圖。
3.2.10 設(shè)備結(jié)構(gòu)及易損件、主要配件圖紙。
3.2.11 設(shè)備操作規(guī)程(包括:崗位職責(zé)、主要技術(shù)條件、操作程序、維護(hù)保養(yǎng)項(xiàng)目等)。
3.2.12 設(shè)備檢修規(guī)程(包括:檢修周期、工期、項(xiàng)目、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收規(guī)范等)。
3.2.13 其他資料。
3.3 設(shè)備檔案資料管理的范圍包括公司內(nèi)機(jī)械、電氣、動(dòng)力設(shè)備及土建設(shè)施的有關(guān)圖紙說明書、技術(shù)文件、設(shè)備制造圖、備件圖冊、設(shè)備檔案袋、設(shè)備改裝圖紙、修理工具圖冊及設(shè)備維修、使用原始等。
4.設(shè)備檔案資料的收集
4.1 設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)圖紙資料的收集工作,將設(shè)計(jì)通用標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備說明書以及各種型號(hào)的設(shè)備制造圖、裝配圖,重要易損零件圖配置完整。
4.2 新設(shè)備進(jìn)公司,開箱應(yīng)通知資料員及有關(guān)人員收集隨機(jī)帶來的圖紙資料,如果是進(jìn)口設(shè)備需提請主管生產(chǎn)(設(shè)備)的領(lǐng)導(dǎo)組織翻譯工作。隨機(jī)說明書上的電器圖,在新設(shè)備安裝前必須復(fù)制,以指導(dǎo)安裝施工,原圖分級(jí)妥善保管。
4.3 設(shè)備檢修與維修期間,由設(shè)備管理部門組織車間技術(shù)人員及有關(guān)人員對設(shè)備的易損件、傳動(dòng)件等進(jìn)行測繪,經(jīng)校對后將測繪圖紙匯總成冊存檔管理。
4.4 隨機(jī)帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由設(shè)備管理部門組織審核校對,發(fā)現(xiàn)圖紙與實(shí)物不符,必須做好記錄,并在圖紙上修改。設(shè)備管理部門組織將全公司設(shè)備常用圖紙如裝配圖、傳動(dòng)系統(tǒng)圖、電器原理圖、潤滑系統(tǒng)圖等,進(jìn)行描曬制后供生產(chǎn)車間維修使用,原圖未經(jīng)批準(zhǔn)一律不外借或帶出資料室。
5.設(shè)備檔案資料的整理 所有進(jìn)人資料室保管的藍(lán)圖,資料員必須經(jīng)過整理、清點(diǎn)編號(hào)、裝訂(指藍(lán)圖),登賬后上架妥善保管。
5.1 圖紙人資料室后必須按總圖、零件、標(biāo)準(zhǔn)件、外購件目錄、部件總圖、零件的圖號(hào)順序整理成套,并填寫圖紙目錄和清單,詳細(xì)記明實(shí)有張數(shù),圖面必須符合國家制圖標(biāo)準(zhǔn),有名稱、圖號(hào),有設(shè)計(jì)、校對、審核人簽字。
5.2 底圖的保管
5.2.1 所有底圖按設(shè)備類別清點(diǎn)、編號(hào)、記賬以保證抽曬、歸還準(zhǔn)確無誤。
5.2.2 底圖的修改應(yīng)由設(shè)備管理部門有關(guān)負(fù)責(zé)人員簽名(蓋章)批準(zhǔn),注明修改日期。
5.2.3 底圖作廢、銷毀,應(yīng)由資料員提出交設(shè)備管理部門組織技術(shù)員分別核實(shí),確定無保存價(jià)值者,列出清單,經(jīng)設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。
5.3 動(dòng)力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料的保管
5.3.1 動(dòng)力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料是指蒸氣管系、壓縮空氣管系、,乙炔管系、氧氣管系、高低壓電力電纜、電力架空線路、電話電纜等的平面附設(shè)布置圖。
5.3.2 動(dòng)力傳導(dǎo)設(shè)備檔案資料由設(shè)備管理部門組織有關(guān)技術(shù)人員按照各種電纜、管道的實(shí)際附設(shè)走向進(jìn)行測繪,底圖交公司資料室作密級(jí)資料保管。
5.3.3 檔案資料必須保持與實(shí)物或?qū)嶋H情況相符,根據(jù)公司管線布置變動(dòng)的情況,檔案資料必須作相應(yīng)的變動(dòng),修改后歸檔。
6.設(shè)備檔案資料管理的具體要求
6.1 技術(shù)文件應(yīng)力求齊全、完整、準(zhǔn)確
6.2 檢
驗(yàn)(檢測檢修、驗(yàn)收記錄等資料由設(shè)備動(dòng)力科分管人員作分類整理后交資料員作集中統(tǒng)一管理。
6.3 所有圖紙要有統(tǒng)一的編號(hào) 6.4 圖紙上的各項(xiàng)技術(shù)要求標(biāo)注齊全,圖紙清晰。
6.5 型號(hào)相同的設(shè)備,因制造廠和出廠年份不同,零件尺寸可能不同,應(yīng)與實(shí)物核對,并在圖紙索引中加以注明。
6.6 設(shè)備經(jīng)改裝或改造后,圖紙應(yīng)及時(shí)修改。
6.7 圖紙的修改應(yīng)表示在底圖上,并在修改索引上注明。
6.8 凡原制造廠的圖紙,一律沿用原制造廠的編號(hào)。
6.9 訂制設(shè)備、年久設(shè)備和無制造廠設(shè)備圖紙的編號(hào),按下列辦法進(jìn)行,即第一節(jié)為設(shè)備型號(hào),第二節(jié)為部件號(hào),第三節(jié)為零件號(hào),每節(jié)用短橫線連接。每個(gè)部件的零件號(hào)都從001開始,以便書寫整齊和查閱清楚。
6.10 嚴(yán)禁將圖冊中的圖紙拆下作為加工和外協(xié)等用。
7.圖紙資料的借閱管理規(guī)定
7.1 資料管理員認(rèn)真按《圖紙資料借閱登記表》填寫名稱、圖號(hào)、張數(shù)、借閱時(shí)間、借閱期限等項(xiàng)。
7.2 借閱人在《圖紙資料借閱登記表》簽字欄簽字。
7.3 絕密文件資料借閱,資料管理員需報(bào)請?jiān)O(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。
7.4 資料借閱時(shí)間規(guī)定為10天內(nèi),借閱期滿,資料管理員應(yīng)催收。需繼續(xù)借閱者,應(yīng)辦順延手續(xù),該歸還不歸還或遺失、損失者,由設(shè)備管理部按其損失作估價(jià)賠償。
7.5 非為我公司服務(wù)的外單位人員不得借閱公司的設(shè)備檔案資料。為我公司服務(wù)的人員,經(jīng)設(shè)備部允許,可在資料室查閱有關(guān)的檔案資料,但不得將檔案資料帶出資料室。外單位人員因工作需要,需將檔案資料帶出資料室,應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.6 原圖原件或無備件的技術(shù)檔案資料一律不得外借,只能在資料室查閱。
7.7 本單位人員調(diào)出我公司或辦理離、退休手續(xù)前,有借閱設(shè)備檔案資料未歸還者,須到資料室辦理歸還手續(xù)。否則,辦公室不得辦理調(diào)動(dòng)或退休手續(xù)。
8.附件
附件一-設(shè)備備案卡(一)
附件二-設(shè)備備案卡(二)
第10篇 業(yè)主委員會(huì)檔案資料管理辦法范本
業(yè)主委員會(huì)檔案資料管理辦法
為保存小區(qū)物業(yè)管理中的資料、檔案,根據(jù)相關(guān)法規(guī),制定本管理辦法。
第一條 業(yè)主委員會(huì)需要保存的資料、檔案包括,“各種小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度”“各種會(huì)議記錄和決議”“各種法律法規(guī)文本”“各種公示、公告、通知”“各種合同”“相關(guān)部門下發(fā)的文件”“業(yè)主委員會(huì)物品說明、保修書、登記表”“活動(dòng)中心物品資料、登記表”“業(yè)主委員會(huì)接訪登記表”和其他業(yè)主(代表)大會(huì)同意的各種文本資料和電子文檔。
第二條 文本資料、檔案要在文件柜內(nèi)分類、編號(hào)存檔,電子文檔要進(jìn)行備份。
第三條 常務(wù)秘書負(fù)責(zé)接收、催要經(jīng)辦人所持的資料,并進(jìn)行整理、存檔。
第四條 文本資料必須按照保密等級(jí)進(jìn)行保存,業(yè)主資料為最高等級(jí),禁止對外查閱。
第五條 因?yàn)橘Y料保管人個(gè)體原因造成業(yè)主資料出現(xiàn)丟失、外泄事件的,業(yè)委會(huì)必須追究其承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任;責(zé)任人是業(yè)委會(huì)委員的立刻終止其委員資格,并扣除其所有補(bǔ)助;責(zé)任人是秘書的立刻將其開除,扣發(fā)當(dāng)月薪水。
第11篇 特種設(shè)備檔案資料管理制度辦法
特種設(shè)備檔案資料管理制度
一、目的
為做好特種設(shè)備檔案資料管理工作,明確公司特種設(shè)備檔案資料管理工作要求,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司特種設(shè)備檔案資料管理工作。
三、規(guī)定內(nèi)容
1、特種設(shè)備檔案資料主要包括以下內(nèi)容:
1.1特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料;
1.2特種設(shè)備使用登記證和檢驗(yàn)報(bào)告書;
1.3特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)和定期自行檢查的記錄;
1.4特種設(shè)備的日常運(yùn)行狀況記錄;
1.5特種設(shè)備及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄;
1.6特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄;
2、特種設(shè)備安全管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸口管理本單位所有特種設(shè)備檔案資料,應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)特種設(shè)備檔案資料的保管工作。
3、特種設(shè)備安全管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案室或檔案柜用于保存特種設(shè)備檔案資料,保存期限原則上為3年,重要的見證資料應(yīng)永久保存。
4、根據(jù)需要本單位可另外專門設(shè)立特種設(shè)備檔案資料管理機(jī)構(gòu)。
第12篇 海岸管理處檔案資料管理
陽光海岸管理處檔案資料管理
物業(yè)檔案是對前期開發(fā)成果的記錄和繼承,是當(dāng)前實(shí)施物業(yè)工程維修、配套、改造必不可少的依據(jù),是物業(yè)管理企業(yè)的基礎(chǔ)工作。陽光海岸物業(yè)管理檔案資料包括:基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料、設(shè)備檔案、行政文書、財(cái)務(wù)、經(jīng)營租賃、小區(qū)管理、消防、治安、建筑及工程運(yùn)行、維修技術(shù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中形成的一切有價(jià)值的文字圖像資料。小區(qū)的檔案資料管理要將這些資料按小區(qū)工程建設(shè)、業(yè)主/租戶、日常管理三方面進(jìn)行分類管理。
一、制定檔案管理制度
設(shè)置綜合檔案室,專人負(fù)責(zé)收集、歸檔和管理。
二、檔案的收集和歸檔
1.歸檔的文件材料要求完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實(shí)。陽光海岸的相關(guān)文件材料的收集、 歸檔需要得到前期開發(fā)商的大力支持。
2.擴(kuò)建工程、改造工程的竣工驗(yàn)收及外購設(shè)備開箱驗(yàn)收等,必須在文件資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的情況下才能驗(yàn)收;
3.基建項(xiàng)目、改造工程的資料在竣工后一個(gè)月內(nèi)歸檔。
三、檔案的保管
1.接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理交接手續(xù);
2.檔案資料必須按順序分類規(guī)范排列,便于查找;
3.底圖除修改、送曬外,不得外借,修改后的底圖要及時(shí)歸檔,并認(rèn)真檢查修改、補(bǔ)充情況;
4.檔案室要做到七防:防火、防盜、防高溫、防潮、防蟲、防塵、防有害氣體;
5.高度重視消防及用電安全,嚴(yán)禁吸煙和使用明火。
四、陽光海岸的交接資料主要有
小區(qū)竣工建筑平面圖及相關(guān)文字資料
小區(qū)道路竣工圖及資料
小區(qū)給排水竣工資料
小區(qū)電氣竣工資料
小區(qū)空調(diào)、供熱系統(tǒng)資料
小區(qū)自動(dòng)噴淋系統(tǒng)資料
小區(qū)電梯資料
小區(qū)室外工程資料
其它相關(guān)竣工資料
第13篇 住宅區(qū)檔案資料管理設(shè)想規(guī)范
住宅區(qū)檔案資料管理設(shè)想
1 檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)
1.1 資料的收集
1.1.1建立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段,實(shí)施現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、多元化、規(guī)范化、經(jīng)?；取傲惫芾?建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。
1.1.2資料的收集堅(jiān)持系統(tǒng)、完整的原則,根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容,從實(shí)際需要出發(fā),擴(kuò)大信息資料的來源,從時(shí)間上講是指從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料,從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的方方面面,大到房屋本體、公共設(shè)施,小到一樹一木都有詳細(xì)的資料收集。
1.2資料分類整理
1.3資料歸檔管理
歸檔就是按照資料自身規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行分類保存。根據(jù)實(shí)際需要,____一期的管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,便于原始檔案的保存,如錄像帶、膠卷、照片等。檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊、編輯并分柜保存,運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和調(diào)用。
檔案的出、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定:出室必須由具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出,入室時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件,嚴(yán)防文件的流失。
檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”,即防火、防潮、防變質(zhì)。
1.4檔案的運(yùn)用
采用先進(jìn)的檢索軟件,逐步建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價(jià)值。
1.4.1外部網(wǎng):與廣大業(yè)戶、主管部門進(jìn)行聯(lián)網(wǎng),所有管理資料如
住戶資料、裝修資料、財(cái)務(wù)狀況等,隨時(shí)可以查閱調(diào)用,便于工作監(jiān)督和檢查。
1.4.2內(nèi)部網(wǎng):管理處內(nèi)部聯(lián)網(wǎng),運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段和設(shè)施,對文件進(jìn)行分級(jí)管理、分層使用。
2 檔案資料的類別
檔案資料大體分為物業(yè)管理政策、法規(guī)資料,竣工驗(yàn)收資料、房屋的單體竣工圖、住戶檔案、裝修管理檔案、維修檔案、巡視記錄、運(yùn)行記錄、運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄、其他管理服務(wù)活動(dòng)記錄及檔案。
2.1竣工驗(yàn)收資料(如下表)
名 稱 資料內(nèi)容
工程建筑
產(chǎn)權(quán)資料 a:規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文
b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證
c:拆遷安置資料
工 程 技 術(shù) 資 料 a 竣工圖-總平面圖、建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、附屬工程及隱蔽管線的全套圖紙;
b 地質(zhì)勘察報(bào)告;
c 工程合同及開工、竣工報(bào)告;
d 工程預(yù)算
e 圖紙會(huì)審記錄
f 工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄);
g 隱蔽工程驗(yàn)收簽證;
h 沉降觀察記錄;
i 竣工驗(yàn)收證明書;
k 新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書;
l 水、電、采暖、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備檢驗(yàn)合格證書;
m 砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告;
n 供水、供暖的試壓報(bào)告;
o 園林綠化的圖紙和清樣;
p 設(shè)備清單、安裝調(diào)試記錄、使用注意事項(xiàng)說明、質(zhì)保書和保修單,操作手冊等;
q 有關(guān)工程項(xiàng)目的其他重要技術(shù)決定和文件
2.2管理檔案資料(含業(yè)戶檔案、裝修管理檔案巡視記錄)
名稱 資料內(nèi)容
物業(yè)資料 小區(qū)基本資料、分區(qū)資料、環(huán)境文化設(shè)施資料
住戶資料 a:住戶遷入資料
b:住戶人員檔案
c:住戶維修檔案
事務(wù)資料 a:事務(wù)值班表 b:事務(wù)交接記錄表
c:業(yè)戶搬出(入)物品登記表d:日常事務(wù)巡視記錄
e:業(yè)戶回訪登記表
合格分承包方資料 a:維修申請表(附圖紙)b:維修工程隊(duì)安全責(zé)任書
c:臨時(shí)施工人員登記表 d:施工單位營業(yè)執(zhí)照
2.3投訴與回訪及其他管理服務(wù)
名稱資料內(nèi)容
維修資料 a:維修申報(bào)表 b:維修服務(wù)派工單
c:維修回訪記錄表d:公共設(shè)施維修記錄
治安交通
管理資料 a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶
c:物資搬運(yùn)放行記錄、緊急事件處理記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料、車位使用協(xié)議
設(shè)備管理
資料 a:公用
設(shè)施保養(yǎng)維修記錄
b:各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修運(yùn)行記錄
c:設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄
d:設(shè)備檢查記錄
社區(qū)文化
資料 a:活動(dòng)計(jì)劃實(shí)施方案、總結(jié)記錄
b:文化活動(dòng)圖片及錄像記錄
c:傳媒報(bào)導(dǎo)
員工管理
資料 a:員工個(gè)人資料、聘用表b:員工業(yè)績考核及獎(jiǎng)懲記錄
c:員工培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄 d:員工培訓(xùn)考核記錄
e:員工外出考評(píng)及參加演練記錄 f:員工住房及內(nèi)務(wù)管理記錄
業(yè)戶反饋
資料 a:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表 b:業(yè)戶意
見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄
c:業(yè)戶投訴及處理記錄表
行政文件
資料 a:管理處主管值班及督察記錄
b:政府部門文件
c:物業(yè)公司及主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件
d:管理處規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件
e:管理處榮譽(yù)一覽表
f:管理處接待來訪參觀記錄表
業(yè)主委員會(huì)
第14篇 某基建規(guī)劃處檔案資料管理辦法
基建規(guī)劃處檔案資料管理辦法
檔案管理是我處工作的重要組成部分,為了充分發(fā)揮檔案的作用,使之更好地服務(wù)于工作,特制訂本辦法。
一、文件材料歸檔范圍:
1、院外文件:按規(guī)定需要保存的中央、省、市各類正式文件。
2、學(xué)院下發(fā)的有關(guān)文件以及制定的各種制度、規(guī)定、辦法、條例。
3、我處形成下達(dá)的各類規(guī)章制度、正式文件和會(huì)議記錄等資料。
4、我處代表學(xué)院與外單位簽訂的有關(guān)合同、協(xié)議(基建檔案除外)。
5、學(xué)院總體規(guī)劃、基建計(jì)劃、招投標(biāo)記錄等資料。
6、按學(xué)院檔案館規(guī)定要求歸檔的有關(guān)資料。
二、檔案的使用與管理:
1、根據(jù)學(xué)院檔案館要求歸檔的檔案我處按時(shí)交由檔案館統(tǒng)一管理,以維護(hù)檔案資料的完整和安全。
2、工作需要借閱檔案,根據(jù)相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。檔案借出后,、借閱者應(yīng)對檔案負(fù)責(zé),不得遺失、泄密和污損,也不得任意抽換、涂改、勾畫、拆散,用完后及時(shí)歸還。
3、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將各類會(huì)議、大事的有關(guān)材料及時(shí)交檔案,負(fù)責(zé)檔案管理應(yīng)經(jīng)常檢查、收集檔案資料、材料,及時(shí)整理歸檔。
4、凡是需要銷毀的檔案資料,必須造具清冊,經(jīng)主管檔案工作負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后報(bào)學(xué)院審批后執(zhí)行。
三、文件傳閱和處理:
收到文件,要根據(jù)文件的內(nèi)容、密級(jí)、傳閱范圍等要求,及時(shí)登、記、擬辦、傳遞和送閱。
2、分發(fā)到有關(guān)科室的文件必須登記在案。
3、文件一般不外借,如確需借閱,應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記,并限期歸還。
4、文件閱后(文件精神傳達(dá)貫徹后)應(yīng)及時(shí)立卷歸檔按有關(guān)規(guī)定理。
四、組織
1、處成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)并指定專人負(fù)責(zé)對檔案的收集、整理、立卷歸檔等工作。
2、各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案工作。
五、其他
1、未盡事宜由處負(fù)責(zé)解釋。
2、本辦法自公布之日起執(zhí)行。
z醫(yī)學(xué)院基建規(guī)劃處
第15篇 某中學(xué)家長學(xué)校檔案資料管理制度
中學(xué)家長學(xué)校檔案資料管理制度
1、學(xué)校成立專門的檔案資料室,專人負(fù)責(zé)管理各類檔案。
2、凡家長學(xué)校所開展的所有活動(dòng),都必須有資料積累,并及時(shí)把資料歸并成冊,分類裝訂。
3、教師在家長學(xué)?；顒?dòng)中的教案、隨筆、個(gè)案分析等都分門別類裝訂成冊,交送資料統(tǒng)一保管。
4、家長會(huì)簽到單、學(xué)員名冊、優(yōu)秀學(xué)員名冊等按學(xué)期分類裝訂,送資料定保管。
5、資料室工作人員應(yīng)盡心盡職,做到資料裝訂分門別類,存放整齊有序,不漏收、漏裝資料。
6、加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對資料室的管理,不間斷地進(jìn)行檢查,及時(shí)提出完善意見。
