有哪些
裝飾檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分：
1. 檔案分類與編碼：確保所有裝飾項(xiàng)目資料有條不紊地歸類，通過統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)。
2. 收集與整理：規(guī)定裝飾工程從設(shè)計(jì)、施工到驗(yàn)收各階段的文件收集標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間要求。
3. 存儲(chǔ)與保護(hù)：明確檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)、保管環(huán)境和期限，以及防止損壞和丟失的措施。
4. 利用與借閱：設(shè)定檔案查閱、復(fù)制和借出的流程，保障信息安全。
5. 更新與廢棄：規(guī)定檔案的更新機(jī)制，以及不再需要的檔案處理方式。
6. 責(zé)任與監(jiān)督：明確各部門和人員在檔案管理中的職責(zé)，設(shè)立監(jiān)督和考核機(jī)制。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：所有裝飾項(xiàng)目檔案按照“項(xiàng)目名稱-階段-類型”的模式進(jìn)行編碼，如“xyz項(xiàng)目-設(shè)計(jì)階段-圖紙”。設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)編制編碼規(guī)則，并在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)通知所有相關(guān)人員。
2. 收集與整理：項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)督促團(tuán)隊(duì)在每個(gè)階段結(jié)束時(shí)提交相關(guān)文件，包括但不限于設(shè)計(jì)圖紙、施工日志、變更記錄等。行政部每周進(jìn)行一次檔案整理，確保資料完整無缺。
3. 存儲(chǔ)與保護(hù)：檔案應(yīng)存儲(chǔ)在防火、防潮、防蟲設(shè)施內(nèi)，電子檔案需定期備份。物理檔案保存期限為項(xiàng)目結(jié)束后五年，電子檔案保存期限為十年。
4. 利用與借閱：員工需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱檔案。借閱期間，檔案安全由借閱人負(fù)責(zé)，不得擅自復(fù)制或泄露。
5. 更新與廢棄：每年進(jìn)行一次檔案審查，過期或無保留價(jià)值的檔案由檔案管理員提出，經(jīng)審批后銷毀。更新的檔案需及時(shí)錄入系統(tǒng)，保持信息準(zhǔn)確。
6. 責(zé)任與監(jiān)督：各部門經(jīng)理對(duì)本部門的檔案管理工作負(fù)直接責(zé)任，公司每季度進(jìn)行一次檔案管理檢查，違反規(guī)定的將進(jìn)行相應(yīng)處罰。
上墻內(nèi)容
1. “裝飾檔案管理規(guī)定，人人遵守，確保資料安全。”
2. “檔案編碼示例：xyz項(xiàng)目-設(shè)計(jì)階段-圖紙?！?
3. “借閱檔案流程：申請(qǐng)-審批-查閱-歸還。”
4. “保護(hù)檔案，就是保護(hù)公司的知識(shí)資產(chǎn)。”
5. “定期審查，及時(shí)更新，確保檔案有效性?！?/p>
以上裝飾檔案管理制度旨在規(guī)范公司裝飾項(xiàng)目的文檔管理，提高工作效率，確保信息的安全和完整性。各部門需嚴(yán)格執(zhí)行，共同維護(hù)良好的檔案管理秩序。
裝飾檔案管理制度范文
第1篇 裝飾公司 工程部檔案管理制度
裝飾公司工程部檔案管理制度
1、工程項(xiàng)目部根據(jù)工作需要配備資料員,資料員應(yīng)嚴(yán)格裝飾施工檔案管理要求負(fù)責(zé)工程資料的收集、整理、編號(hào)、裝訂,做好資料檔案工作。
2、做好施工現(xiàn)場每周例會(huì)記錄、每月例會(huì)記錄。臨時(shí)現(xiàn)場會(huì)議記錄。
3、項(xiàng)目工作人員登記造冊(cè)。施工班組人員身份證復(fù)印件整理歸檔。
4、工程中工程量簽證單、工程任務(wù)書、設(shè)計(jì)變更單、施工圖紙、工程自檢資料的整理歸檔。
5、工程中其他文件、資料、文書往來整理歸檔。
6、各類檔案資料分類保管,做好備份,不得遺失。同時(shí)建立相關(guān)電子文檔,便于查閱。
7、借閱檔案資料需辦理借閱手續(xù)。填寫工程資料借閱表,并及時(shí)歸檔。
第2篇 某裝飾公司檔案管理制度
裝飾公司檔案管理制度
第1條 檔案的管理:
(一)辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門,并由專人負(fù)責(zé)檔案管理;
(二)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表,都必須及時(shí)歸檔;
(三)檔案管理人員堅(jiān)持文書隨時(shí)立卷歸檔,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料;
(四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。
第2條 檔案歸檔范圍:
(一)公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料;
(二)政府、項(xiàng)目批文、合同,公司董事會(huì)形成的文件材料;
(三)反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等);
(四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等);
(五)公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(工作流程、公司決定等),發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等;
(六)工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙,工程部門留用復(fù)印件備份等;
(七)公司各部門年度工作計(jì)劃(財(cái)務(wù)資金計(jì)劃由財(cái)務(wù)部歸檔);
(八)公司有效證照、證件;
(九)具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
(十)公司重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等;
(十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
(十二)公司獲得的各種社會(huì)榮譽(yù)資料;
(十三)會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明,各種季度報(bào)表、月報(bào)表,政府主管部門下發(fā)的有關(guān)財(cái)務(wù)類文件材料(此類檔案由公司財(cái)務(wù)部自行保管存查);
(十四)組織人事教育培訓(xùn)、員工變動(dòng)表、花名冊(cè)、教育培訓(xùn);
(十五)其他需要?dú)w檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
第3條 檔案立卷要求:
(一)辦公室應(yīng)及時(shí)做好檔案歸檔分類保管工作;財(cái)務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行及時(shí)的將需歸檔的文件、報(bào)表等材料整理立卷以便存查;
(二)公司各部門應(yīng)及時(shí)向辦公室移交發(fā)生的檔案材料,如材料還需使用,也應(yīng)向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交歸檔的文件材料;
(三)各部門向辦公室提交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù);檔案管理人員按文件材料分類造冊(cè),并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時(shí)間;
(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持檔案質(zhì)檢的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用;
(五)卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序,依次編寫頁號(hào);
(六)有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說明,都應(yīng)逐填寫在目錄備注內(nèi);
(七)案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。
第4條 檔案歸檔時(shí)間:
(一)公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論;
(二)財(cái)務(wù)部門需按時(shí)間要求將檔案歸檔清整結(jié)論情況以書面形式報(bào)總經(jīng)理批示后交辦公室存查;
(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報(bào)辦公室存查;根據(jù)公司要求獨(dú)立建立清查歸檔并將結(jié)果書面報(bào)辦公室存查。
第5條 檔案的借閱:
(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為,并應(yīng)及時(shí)歸還。
(二)各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱;
(三)公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),否則不予借閱;
(四)借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷;
(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn);
(六)借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過10天;檔案管理責(zé)任人需追述借閱歸還并做好記錄;
(七)借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失;
(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理;
(九)會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)同意并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位因特殊需要,查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。
第6條 檔案保密級(jí)別:
(一)檔案分一般檔案和密級(jí)檔案兩類。檔案的密級(jí)由公司總經(jīng)理核定簽注;
(二)有密級(jí)的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用;
(三)有密級(jí)檔案只限檔案管理員管理;
(四)一般檔案管理,屬業(yè)務(wù)工作使用范疇,對(duì)內(nèi)予以及時(shí)提供利用;對(duì)外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)辦理。
第7條 檔案的銷毀:公司定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,制定銷毀清單,對(duì)失去保存價(jià)值的檔案,登記造冊(cè),經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核,報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,銷毀時(shí)需有兩人以上參加,并在銷毀清冊(cè)上簽字。
第3篇 裝飾設(shè)計(jì)工程公司 檔案管理制度
裝飾設(shè)計(jì)工程公司檔案管理制度
1總則
1.2本制度所指的檔案,包括文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程技術(shù)檔案、聲像檔
1.3公司的各類檔案必須按年度立卷。各分公司、部門內(nèi)部在工作中形成的各種有保存價(jià)值的文件資料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
1.4公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性和完整性,公文上的各種附件一律不得抽存。公文結(jié)案后,應(yīng)及時(shí)交由本部門文書管理人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí),必須將文件材料向接辦人員辦理移交手續(xù),不得擅自帶走或銷毀。
2檔案的收集與管理
2.1堅(jiān)持按部門收集、管理文件資料的制度。公司各部門、各分公司均應(yīng)設(shè)立兼職檔案管理員,負(fù)責(zé)管理本部門的文件資料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng),應(yīng)及時(shí)通知公司檔案主管部門。
2.2公司檔案的主管部門為公司行政人事部。
2.3凡本公司繕印的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)、請(qǐng)示、報(bào)告、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由公司行政人事部統(tǒng)一收集管理。
2.4一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作中形成的文件資料,由牽頭主辦部門收集歸檔。公司召開會(huì)議形成的文件由會(huì)議主辦部門收集歸檔。
2.5公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究或參加行業(yè)主管部門召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的人員,在核報(bào)旅差費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料交行政人事部辦理歸檔手續(xù),由行政人事部檔案管理人員簽字認(rèn)可后,財(cái)務(wù)部門才能給予報(bào)銷。
2.6本公司召開全公司性的會(huì)議,由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議資料、聲像資料等向公司行政人事部辦理歸檔手續(xù),由辦公室檔案管理人員簽字認(rèn)可后,財(cái)務(wù)部門才能報(bào)銷相關(guān)的會(huì)議費(fèi)用。
2.7公司專(兼)職檔案管理人員的職責(zé)是:了解本公司(部門)的工作業(yè)務(wù),掌握本公司(部門)文件資料歸檔的范圍,收集并管理本公司(部門)的文件資料;認(rèn)真執(zhí)行文件資料歸檔制度,對(duì)本公司(部門)承辦的文件資料及時(shí)收集歸檔。,每年的三月份以前將歸檔文件資料歸檔完畢,并向公司行政人事部移交(在公司檔案室尚未建立的情況下,文書、人事檔案統(tǒng)一由公司行政人事部管理,財(cái)務(wù)檔案暫由財(cái)務(wù)部管理,工程技術(shù)檔案暫由工程部管理,聲像檔案暫由企業(yè)發(fā)展部管理。待條件成熟后再移交公司檔案室);承辦人員借用檔案資料時(shí),應(yīng)按照檔案借用程序辦理借用登記手續(xù)。
3歸檔范圍
3.1重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)材料、會(huì)議紀(jì)錄等。
3.2上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例規(guī)定、通知等文件資3.3本公司制發(fā)的所有正式文件和與有關(guān)單位往來的文書。
3.4本公司向上級(jí)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。
3.5反映本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)錄等。
3.6本公司與相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件資料。
3.7本公司關(guān)于中、高層管理人員職務(wù)任免的文件資料,以及員工考核、獎(jiǎng)懲的文件資
3.8本公司員工勞動(dòng)、薪酬、福利等方面的文件資料。
3.9本公司的歷史沿革、大事記以及反映本公司重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶和剪報(bào)等資料。
4平時(shí)歸檔
4.1各部門對(duì)已處理完畢或批存的文件資料要及時(shí)交由本部門兼職的檔案管理員組卷、編目、歸檔。
4.2各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件資料歸檔使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切,并編上條款號(hào)。
4.3公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將已處理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件資料收集齊全、加以整理,交給本部門兼職檔案管理員立卷歸檔。
4.4兼職檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將立卷的文件資料,按照“案卷類目”的條款放入平時(shí)保存文件夾內(nèi)對(duì)號(hào)入座,予以保存,并在收發(fā)文登記簿內(nèi)予以注明。
5立卷歸檔
5.1為統(tǒng)一立卷規(guī)范、保證案卷質(zhì)量,立卷工作由各部門兼職檔案管理員負(fù)責(zé),公司辦公室檔案管理人員負(fù)責(zé)組卷、編目。
5.2案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和使用。
5.3歸檔的文件資料種類、份數(shù)以及每份文件資料的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
5.4在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一立卷。絕密文件單獨(dú)立卷。少數(shù)普通文電如果與密件有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
5.5不同年度的文件資料不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示和批復(fù),應(yīng)放在復(fù)文年立卷。沒有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷?？缒甓鹊囊?guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷?？缒甓鹊目偨Y(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷?？缒甓鹊臅?huì)議文件放在會(huì)議開幕年。其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.6卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。其它文件資料依其形式規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
5.7卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)該統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角和背面的左上角打印頁號(hào)。
5.8永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
5.9有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明,也應(yīng)該將立卷人、檢查人的姓名和日期填上,以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置于卷尾。
5.10案卷封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
5.11案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件要去掉金屬物質(zhì),對(duì)破壞的文件資料應(yīng)加以裱糊。字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
5.12案卷各部份的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)―文件―封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜保存。
第4篇 裝飾設(shè)計(jì)工程公司檔案管理制度
裝飾設(shè)計(jì)工程公司檔案管理制度1總則
1.2 本制度所指的檔案,包括文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程技術(shù)檔案、聲像檔
1.3 公司的各類檔案必須按年度立卷。各分公司、部門內(nèi)部在工作中形成的各種有保存價(jià)值的文件資料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
1.4 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性和完整性,公文上的各種附件一律不得抽存。公文結(jié)案后,應(yīng)及時(shí)交由本部門文書管理人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí),必須將文件材料向接辦人員辦理移交手續(xù),不得擅自帶走或銷毀。2檔案的收集與管理
2.1 堅(jiān)持按部門收集、管理文件資料的制度。公司各部門、各分公司均應(yīng)設(shè)立兼職檔案管理員,負(fù)責(zé)管理本部門的文件資料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng),應(yīng)及時(shí)通知公司檔案主管部門。
2.2 公司檔案的主管部門為公司行政人事部。
2.3 凡本公司繕印的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)、請(qǐng)示、報(bào)告、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由公司行政人事部統(tǒng)一收集管理。
2.4 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作中形成的文件資料,由牽頭主辦部門收集歸檔。公司召開會(huì)議形成的文件由會(huì)議主辦部門收集歸檔。
2.5 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究或參加行業(yè)主管部門召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的人員,在核報(bào)旅差費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料交行政人事部辦理歸檔手續(xù),由行政人事部檔案管理人員簽字認(rèn)可后,財(cái)務(wù)部門才能給予報(bào)銷。
2.6 本公司召開全公司性的會(huì)議,由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議資料、聲像資料等向公司行政人事部辦理歸檔手續(xù),由辦公室檔案管理人員簽字認(rèn)可后,財(cái)務(wù)部門才能報(bào)銷相關(guān)的會(huì)議費(fèi)用。
2.7 公司專(兼)職檔案管理人員的職責(zé)是:了解本公司(部門)的工作業(yè)務(wù),掌握本公司(部門)文件資料歸檔的范圍,收集并管理本公司(部門)的文件資料;認(rèn)真執(zhí)行文件資料歸檔制度,對(duì)本公司(部門)承辦的文件資料及時(shí)收集歸檔。,每年的三月份以前將歸檔文件資料歸檔完畢,并向公司行政人事部移交(在公司檔案室尚未建立的情況下,文書、人事檔案統(tǒng)一由公司行政人事部管理,財(cái)務(wù)檔案暫由財(cái)務(wù)部管理,工程技術(shù)檔案暫由工程部管理,聲像檔案暫由企業(yè)發(fā)展部管理。待條件成熟后再移交公司檔案室);承辦人員借用檔案資料時(shí),應(yīng)按照檔案借用程序辦理借用登記手續(xù)。3歸檔范圍
3.1 重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)材料、會(huì)議紀(jì)錄等。
3.2 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例規(guī)定、通知等文件資
3.3 本公司制發(fā)的所有正式文件和與有關(guān)單位往來的文書。
3.4 本公司向上級(jí)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。
3.5 反映本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)錄等。
3.6 本公司與相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件資料。
3.7 本公司關(guān)于中、高層管理人員職務(wù)任免的文件資料,以及員工考核、獎(jiǎng)懲的文件資
3.8 本公司員工勞動(dòng)、薪酬、福利等方面的文件資料。
3.9 本公司的歷史沿革、大事記以及反映本公司重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶和剪報(bào)等資料。4平時(shí)歸檔
4.1 各部門對(duì)已處理完畢或批存的文件資料要及時(shí)交由本部門兼職的檔案管理員組卷、編目、歸檔。
4.2 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件資料歸檔使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切,并編上條款號(hào)。
4.3 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將已處理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件資料收集齊全、加以整理,交給本部門兼職檔案管理員立卷歸檔。
4.4 兼職檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將立卷的文件資料,按照“案卷類目”的條款放入平時(shí)保存文件夾內(nèi)對(duì)號(hào)入座,予以保存,并在收發(fā)文登記簿內(nèi)予以注明。5立卷歸檔
5.1 為統(tǒng)一立卷規(guī)范、保證案卷質(zhì)量,立卷工作由各部門兼職檔案管理員負(fù)責(zé),公司辦公室檔案管理人員負(fù)責(zé)組卷、編目。
5.2 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和使用。
5.3 歸檔的文件資料種類、份數(shù)以及每份文件資料的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
5.4 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一立卷。絕密文件單獨(dú)立卷。少數(shù)普通文電如果與密件有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
5.5 不同年度的文件資料不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示和批復(fù),應(yīng)放在復(fù)文年立卷。沒有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷?？缒甓鹊囊?guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷?？缒甓鹊目偨Y(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷?？缒甓鹊臅?huì)議文件放在會(huì)議開幕年。其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.6 卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。其它文件資料依其形式規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
5.7 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)該統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角和背面的左上角打印頁號(hào)。
5.8 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
5.9 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明,也應(yīng)該將立卷人、檢查人的姓名和日期填上,以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置于卷尾。
5.1 0案卷封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
5.1 1案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件要去掉金屬物質(zhì),對(duì)破壞的文件資料應(yīng)加以裱糊。字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
5.1 2案卷各部份的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)―文件―封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜保存。
第5篇 裝飾公司文書檔案管理制度
裝飾工程公司文書檔案管理制度
一、建檔依據(jù)
根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》,結(jié)合本公司實(shí)際制定本制度。
二、建檔原則
1、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證所經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性、完整性,結(jié)案后須及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。
2、經(jīng)辦人員工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì)議材料,包括:會(huì)議通知、決議、領(lǐng)導(dǎo)人的講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等。
2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)求、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。
4、本公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議等文件材料。
5、本公司干部任免的文件以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
6、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
四、檔案的裝訂
1、由文檔員或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)組卷、編目,卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁碼。
2、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
3、案卷封面、應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。
4、案卷裝訂:裝訂前卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
