有哪些
物業(yè)檔案管管理制度主要包括以下幾個核心部分：檔案分類與編碼、檔案收集與整理、檔案保管與利用、檔案安全與保密、檔案信息化管理以及檔案工作評估。
1. 檔案分類與編碼：明確各類檔案的分類標準，如業(yè)主資料、物業(yè)合同、設施設備記錄等，制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理：規(guī)定檔案的來源、收集方式和時間，以及整理歸檔的程序和標準，確保檔案的完整性和準確性。
3. 檔案保管與利用：規(guī)定檔案的存儲條件、借閱流程和期限，以及檔案的備份和更新策略。
4. 檔案安全與保密：設立安全措施，防止檔案丟失、損壞，同時明確檔案的保密級別和保密制度。
5. 檔案信息化管理：利用信息技術，建立電子檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和高效檢索。
6. 檔案工作評估：定期進行檔案管理工作檢查，評估執(zhí)行效果，提出改進措施。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：所有檔案需按照預設的類別進行分類，每個類別分配一個獨特的三位數(shù)字編碼，如業(yè)主資料為“001”，物業(yè)合同為“002”，以此類推。編碼應清晰標注在檔案封面及內(nèi)部文件上。
2. 檔案收集與整理：各部門需在活動結束后一周內(nèi)提交相關文件，由檔案管理員進行整理，按照日期和重要性排序，貼上標簽，放入相應的檔案盒。
3. 檔案保管與利用：檔案庫房應保持恒溫恒濕，防火防潮。員工借閱檔案需填寫申請表，經(jīng)部門負責人審批后方可借出，借閱期限不超過兩周。
4. 檔案安全與保密：敏感檔案需存放在保險柜內(nèi)，密碼由專人管理。員工離職時，須清退所借檔案。嚴禁對外泄露業(yè)主個人信息。
5. 檔案信息化管理：所有紙質(zhì)檔案需掃描存檔，建立電子目錄，便于搜索。電子檔案應定期備份，以防數(shù)據(jù)丟失。
6. 檔案工作評估：每季度進行一次全面的檔案管理審計，評估檔案的完整性、保密性和利用率，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
上墻內(nèi)容
1. “檔案管理，服務業(yè)主，責任重于泰山?！?
2. “分類明確，編碼清晰，檔案管理從我做起。”
3. “保護業(yè)主隱私，嚴守檔案秘密，人人有責。”
4. “安全第一，預防為主，確保檔案安全?！?
5. “電子化管理，提高效率，便捷服務?！?
6. “定期評估，持續(xù)改進，打造一流檔案管理體系?！?/p>
以上各項規(guī)章制度旨在規(guī)范物業(yè)檔案管理工作，提升服務質(zhì)量，保障業(yè)主權益，望全體員工嚴格遵守。
物業(yè)檔案管管理制度范文
第1篇 某物業(yè)檔案管理制度
f物業(yè)檔案管理制度
一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的文件資料進行分類,整理、立卷,做好文件索引,歸檔存放、管理。
二、各類檔案資料設專柜存放保管,分類編號、編注目錄,以便查閱。
三、經(jīng)領導批示傳閱的文件,須隨文將領導批示和傳閱人簽字一并歸檔。
四、注意做好保密工作。借閱文件,須經(jīng)領導批準。若需抄摘或復印,應事先請示,未經(jīng)批準不提抄摘或復印。
五、業(yè)主檔案資料設專柜存放、保管,未經(jīng)業(yè)主許可或公司領導批準(除本公司有關工作人員外)不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。
六、定時檢查、核對檔案件數(shù),做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作,發(fā)現(xiàn)異?；騺G失,及時向領導匯報,查明原因。妥善處理。
七、對已失去作用的檔案資料要進行銷毀或用碎紙機處理,銷毀檔案資料要經(jīng)過認真鑒定,列出清單,送領導審批后指派專人監(jiān)銷,防止泄密。
第2篇 商街物業(yè)檔案管理制度
步行街物業(yè)檔案管理制度
1目的
使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2適用范圍
公司所有檔案的管理。
3公司資料室文檔資料管理
3.1公司資料室文檔資料管理范圍:公司內(nèi)部重要文件;公司對外往來的各類公文;公司內(nèi)部重大活動、事件記錄;物業(yè)管理相關政策、法規(guī);重要資料及文檔資料的電腦備份;人事資料;業(yè)主資料資料等。
3.2文檔資料收集及整理:人事資料由行政人事經(jīng)理助理負責文檔資料的統(tǒng)一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引,檔案存放應有明確標識,以便查找;財務資料由財務部負責統(tǒng)一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引;其他資料由綜合文員負責統(tǒng)一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引。
3.2物業(yè)管理相關政策 、法規(guī):由綜合文員負責從報刊雜志及政府來文中剪輯,統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類文件夾,并每季度核對或動議更改文件。
3.3重要資料:由綜合文員負責收集,主要包括:外出考察資料,重要資料歸屬重要資料類文件夾。
3.4公司本部重要文件,主要包括:
3.4.1內(nèi)部管理文件:以公司名義下發(fā)的人事、行政類文件。
3.4.2人事制度:公司各種人事政策,條例和規(guī)定等。
3.4.3行政制度:公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。
3.4.4重要通知及通報:公司各種重要的通知、通告。
3.4.5公司會議紀要:總經(jīng)理辦公例會、部門經(jīng)理例會和以公司名義組織的專題會。
3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書、意向書等。
3.4.7各部門呈報的工作計劃、申請報告及管理規(guī)章制度等,由綜合文員責收集、跟蹤處理結果,并交綜合文員存檔。
3.4.8公司對外往來的各類公文:主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關業(yè)務單位往來文、外來商函及復函等,由行政人事部負責在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。
3.5文檔資料查閱或復印:物業(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復印,需到綜合文員辦理登記手續(xù)。
4各部門文檔資料管理
4.1各部門文件分類及編制要求:
4.1.1各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號方法進行,統(tǒng)一使用打印稿,行文應規(guī)范,不得有錯別字。
4.1.2通常情況下,文件標題定為三號黑體字,文件編號為小四號黑體字,文件內(nèi)容為小四號宋體字。
4.1.3公司各部門(含職能部門 、業(yè)務部門及臨時成立的工作小組等)常用文件類別:
1)人事類:包括人事管理制度、職務任免決定、職責、管理架構、人事通報、通知等。
2)行政類:包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報、通知、活動計劃。
3)通知類:內(nèi)部各類通知。
4)培訓類:培訓通知、計劃或方案、考核及效果評估等。
5)會議類:部門例會、專題會議、業(yè)委會會議等。
6)合同、協(xié)議類:部門簽定的合同(租賃合同、買賣合同等)。
7)對外文件類:
①對政府部門、上級單位、外企業(yè)、機構發(fā)文等;
②對客戶發(fā)文等:
③其它類:如電話表、名單、啟示等。
4.2質(zhì)量管理部應保管的資料:
4.2.1發(fā)展商提供的資料:
1)產(chǎn)權資料;
2)技術資料(含圖紙);
3)交接手續(xù)及清單等。
4.2.2文檔收集及整理:各部門須指定專人負責文檔資料的收集、登記、編目、歸檔,并編制存放目錄索引,存放應有明確標識,并妥善保管。公司質(zhì)量體系文件規(guī)定的質(zhì)量記錄按體系文件要求執(zhí)行。
4.3各類文件更改要求:
各類文件張貼或下發(fā)后如需更改,必須由原文件審批人審批后,方可執(zhí)行,并需即作廢文件,同時在新文件上注明以此文件為準。
4.4各類文件發(fā)放要求:
4.4.1文件的發(fā)放應注明發(fā)放級別,通常應包括以下幾類:
1)部門負責人以上人員閱;
2)主管級以上人員閱;
3)內(nèi)部傳閱;
4)張?zhí)?/p>
4.4.2重要文件的發(fā)放應辦理簽收手續(xù)。
4.4.3有關公司的重要政策、決議、經(jīng)營合同(協(xié)議書)、行政人事制度、質(zhì)量體系文件等屬機要文件,除責任者自行攜帶方式外,必須加封后傳遞。
4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔,內(nèi)部管理文件須加強保密工作,禁止外來人員拍攝或抄錄。
4.5電腦文檔管理:
4.5.1公司綜合文員負責文檔資料的電腦儲存及管理工作,各部門須指定專人負責本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。
4.5.2電腦文檔須按文件類別設立相應的子目錄,分類保存各類文件,重要文件(行政人事制度、合同、協(xié)議書、重要會議紀要等)須加密,且以光盤備份,并指定專人保管,管理情況須在部門經(jīng)理處備案。
4.5.3電腦文檔須妥善保存,如需刪除,須報部門經(jīng)理批準。
4.5.4與相關單位簽署的合同、協(xié)議書及經(jīng)客戶確認的文件,除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。
4.6資料管理人員要定期檢查專柜,核對件數(shù),做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失,發(fā)現(xiàn)異常或被盜、丟失等情況,及時向領導反映,妥善處理。如系人為造成,要追究有關人員的責任。
第3篇 物業(yè)檔案管理制度
1目的
為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設備、設施的現(xiàn)狀,確保物業(yè)、設備、設施管理工作的統(tǒng)一,完整的完善建立物業(yè)檔案。
2適用范圍
適用于東莞市__物業(yè)管理有限公司各類物業(yè)、設施、設備的綜合管理工作。
3職責
3.1檔案管理員直接向行政主管負責。
3.2檔案管理員負責檔案的保存、借閱、資料錄入工作。
3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料。
3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。
4檔案存放位置
4.1電腦保存一份電子文檔。
4.2__四樓資料室。
5檔案管理員
5.1行政人事部
6檔案編號規(guī)則(見附件1)
7部門檔案內(nèi)容
7.1行政部:公司營業(yè)執(zhí)照、合同、資質(zhì)證書、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。
7.2財務部:財務資料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。
7.5工程部:設備、合同、證書、圖紙、工具儀表。
7.6物業(yè)部:建筑物、車輛、業(yè)主資料、合同。
8檔案管理制度
8.1檔案資料保管由專人負責,任何人不得擅自開啟資料柜和移動檔案柜內(nèi)資料。
8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無損壞放回原文件夾中。
8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責任。
8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準同意。
8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。
8.6工作需要復印資料的只可復印本部門資料,必須做好登記。
8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進行更新。
8.8檔案管理員必須每月對資料進行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁。
8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個檔案文件目錄放于文件的首頁便于查找。
8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。
9相關文檔
9.1《檔案編號規(guī)則》
10修訂及實施
10.1本規(guī)定由全公司各部門實施,行政人事部進行監(jiān)督。
10.2本規(guī)定修訂權在公司。
10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實行。
