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第1篇 物業(yè)檔案室管理規(guī)定
檔案室管理規(guī)定
一、歸檔制度
1、歸檔范圍
公司在物業(yè)管理服務(wù)、內(nèi)部各項(xiàng)管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實(shí)物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。
2、歸檔要求
歸檔文件應(yīng)原件(特別情況下可用復(fù)印件代替),要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備,字跡清晰。
3、歸檔時(shí)間:輸完畢后,應(yīng)立即歸檔。
4、歸檔份數(shù):各類文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續(xù),由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點(diǎn)材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的文件材料,應(yīng)保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目、編號。
2、存放檔案要有專用柜架。
檔案上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期對庫存檔案進(jìn)行清進(jìn)核對,做到帳物相符。
4、檔案室應(yīng)有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護(hù)措施。
5、檔案室保持適當(dāng)?shù)臏囟取穸?一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內(nèi)。
6、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù),借出的檔案查閱后須盡快歸還。
歸還檔案應(yīng)放原處。
7、公司對檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復(fù)印程序
提出申請-->有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)-->檔案室辦理手續(xù)-->使用檔案-->歸還檔案室
具體要求:
1、借閱、復(fù)印檔案應(yīng)先批準(zhǔn),再辦理登記手續(xù);2、要愛護(hù)檔案,::不得丟失;3、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案;
4、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;
5、辦理完畢,應(yīng)立即歸還,如有差錯(cuò),應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任;
6、調(diào)離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調(diào)離手續(xù)。
第2篇 園物業(yè)檔案資料管理規(guī)定
佳園物業(yè)管理有限公司檔案資料管理規(guī)定根據(jù)國家檔案法和檔案管理規(guī)定,為進(jìn)一步提高管理處文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規(guī)定:1. 管理處文檔管理員專職負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。
2. 保密級文件由資料管理員妥善保管,不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得翻閱、復(fù)印、或帶離辦公室。
3. 文件資料存檔時(shí)要進(jìn)行合理分類,做到標(biāo)識(shí)清楚,查找方便,并注明保存期限。
4. 定期檢查存檔文件,過期的文件資料,經(jīng)管理處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,做銷毀處理。
5.管理處購置的重要設(shè)備到貨時(shí),會(huì)同有關(guān)部門,檢查驗(yàn)收說明等材料,并及時(shí)歸檔。
6. 管理處各項(xiàng)活動(dòng)拍攝的照片、聲像材料,必須在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理完整,注明時(shí)間、地點(diǎn)、來賓姓名、活動(dòng)內(nèi)容,交資料室保存。
7. 政府往來文件、公司下發(fā)的文件須按類別及時(shí)存檔,保證資料的完整性。
8. 管理處內(nèi)部發(fā)文須由資料員對格式、方法等方面進(jìn)行審核,編發(fā)文號,并在電腦內(nèi)保存后,交部門經(jīng)理批準(zhǔn),方可按規(guī)定發(fā)送,同時(shí)發(fā)文原件由資料室存檔。
9.文件、資料的借閱須按公司有關(guān)文件的規(guī)定執(zhí)行,由資料員負(fù)責(zé)完善借閱手續(xù)。
第3篇 s物業(yè)檔案室管理規(guī)定
檔案室管理規(guī)定
一、歸檔制度
1、歸檔范圍
公司在物業(yè)管理服務(wù)、內(nèi)部各項(xiàng)管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實(shí)物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。
2、歸檔要求
歸檔文件應(yīng)原件(特別情況下可用復(fù)印件代替),要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備,字跡清晰。
3、歸檔時(shí)間:輸完畢后,應(yīng)立即歸檔。
4、歸檔份數(shù):各類文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續(xù),由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點(diǎn)材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的文件材料,應(yīng)保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目、編號。
2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期對庫存檔案進(jìn)行清進(jìn)核對,做到帳物相符。
4、檔案室應(yīng)有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護(hù)措施。
5、檔案室保持適當(dāng)?shù)臏囟?、濕?一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內(nèi)。
6、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù),借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應(yīng)放原處。
7、公司對檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復(fù)印程序
提出申請-->有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)-->檔案室辦理手續(xù)-->使用檔案-->歸還檔案室
具體要求:
1、借閱、復(fù)印檔案應(yīng)先批準(zhǔn),再辦理登記手續(xù);
2、要愛護(hù)檔案,::不得丟失;
3、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案;
4、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;
5、辦理完畢,應(yīng)立即歸還,如有差錯(cuò),應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任;
6、調(diào)離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調(diào)離手續(xù)。
第4篇 g園物業(yè)檔案資料管理規(guī)定
佳園物業(yè)管理有限公司
檔案資料管理規(guī)定
根據(jù)國家檔案法和檔案管理規(guī)定,為進(jìn)一步提高管理處文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規(guī)定:
1. 管理處文檔管理員專職負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。
2.保密級文件由資料管理員妥善保管,不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得翻閱、復(fù)印、或帶離辦公室。
3.文件資料存檔時(shí)要進(jìn)行合理分類,做到標(biāo)識(shí)清楚,查找方便,并注明保存期限。
4.定期檢查存檔文件,過期的文件資料,經(jīng)管理處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,做銷毀處理。
5.管理處購置的重要設(shè)備到貨時(shí),會(huì)同有關(guān)部門,檢查驗(yàn)收說明等材料,并及時(shí)歸檔。
6.管理處各項(xiàng)活動(dòng)拍攝的照片、聲像材料,必須在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理完整,注明時(shí)間、地點(diǎn)、來賓姓名、活動(dòng)內(nèi)容,交資料室保存。
7.政府往來文件、公司下發(fā)的文件須按類別及時(shí)存檔,保證資料的完整性。
8.管理處內(nèi)部發(fā)文須由資料員對格式、方法等方面進(jìn)行審核,編發(fā)文號,并在電腦內(nèi)保存后,交部門經(jīng)理批準(zhǔn),方可按規(guī)定發(fā)送,同時(shí)發(fā)文原件由資料室存檔。
9.文件、資料的借閱須按公司有關(guān)文件的規(guī)定執(zhí)行,由資料員負(fù)責(zé)完善借閱手續(xù)。
第5篇 盛華物業(yè)檔案管理規(guī)定
盛華物業(yè)檔案管理規(guī)定
1.0目的
加強(qiáng)公司各管理處、行政內(nèi)部管理檔案的建立和管理,通過檔案管理,為人事、行政工作提供情況,規(guī)范公司在管物業(yè)資料,便于物業(yè)的維修和養(yǎng)護(hù),整理管理運(yùn)作資料,便于提高服務(wù)質(zhì)量。
2.0適用范圍
公司、部門、管理處檔案管理。
3.0檔案管理
3.1人事、行政內(nèi)部管理檔案由公司、管理處設(shè)專人統(tǒng)一管理。
3.2檔案管理員要根據(jù)檔案管理規(guī)定,通過有關(guān)部門收集入檔材料,有關(guān)部門應(yīng)積極配合。檔案管理人員對歸檔材料應(yīng)及時(shí)歸檔。
3.3凡歸檔材料,均應(yīng)認(rèn)真鑒別,材料應(yīng)詳實(shí)、完整。
3.5檔案必須分類明確,編排有序、目錄清楚、裝訂整齊,質(zhì)量記錄按月裝訂,相關(guān)行政檔案分年度裝訂。
3.6檔案應(yīng)存放入專用檔案柜,檔案室必須堅(jiān)固適用,有防火、防盜、防潮等安全措施。
3.7對保管的檔案要逐一登記造冊、編號,每年檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少及時(shí)查找。
3.8檔案移交要填寫移交清單,交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。
3.9嚴(yán)禁任何人私自保存公司、部門、管理處及他人的檔案材料,對造成泄密或其他后果的,視情節(jié)輕重給予嚴(yán)肅處理。
4.0檔案的查閱和借用
4.1外來單位前來查閱有關(guān)檔案須經(jīng)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),必要時(shí)報(bào)公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.2檔案管理人員應(yīng)根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)指示提供有關(guān)材料。
4.3檔案一般不外借,特殊情況,經(jīng)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)理批準(zhǔn)方可借閱,但須嚴(yán)格履行登記手續(xù),按期歸還。
4.4私人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
4.5查閱必須嚴(yán)格遵守保密制度,嚴(yán)禁復(fù)印、涂改、圈畫、拆換檔案材料,不得向無關(guān)人員談?wù)摶蛐孤稒n案內(nèi)容。如確需復(fù)制檔案材料須經(jīng)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。違反者視情節(jié)輕重給予嚴(yán)肅處理。
5.0檔案工作人員守則
5.1認(rèn)真學(xué)習(xí)國家的勞動(dòng)人事政策、檔案管理規(guī)定,不斷提高工作水平。
5.2熱愛本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務(wù),提高業(yè)務(wù)水平和工作能力,努力為人事工作服務(wù)。
5.3保護(hù)檔案安全,不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案。嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。
5.4嚴(yán)格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露檔案內(nèi)容,無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。
5.5堅(jiān)持原則,遵守紀(jì)律,嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。
