- 目錄
第1篇 辦公室文員崗位職責工作說明書
文件管理
工作程序 標準 核查媒介 注意事項
1.成文 1.內(nèi)部通啟(memo)成文: 2.根據(jù)經(jīng)理要求撰寫初稿; 3.請經(jīng)理核查簽字; 4.部門管理制度成文: 5.根據(jù)經(jīng)理要求撰寫初稿; 6.審核通過后,在《發(fā)文本》上填寫的內(nèi)容包括:文件標題、發(fā)文時間、擬稿部門、請求審批時間、主送及抄報、抄送部門、有附件的,應(yīng)列明名稱; 7.審核通過后,送企業(yè)管理部審批; 8.呈報總經(jīng)理審批。 1.發(fā)文稿紙
2.發(fā)文 1.將文件原件復印存檔; ⒉在《發(fā)文登記簿》上登記下發(fā)文件的名稱、 發(fā)文時間、接收部門名稱; ⒊到相關(guān)部門下發(fā)文件; ⒋請相關(guān)部門的文員以上管理人員在《發(fā)文登記簿》中“外收發(fā)簽字”一欄簽收。 1.發(fā)文登記簿
⒊收文 ⒈收到各部門發(fā)出的酒店內(nèi)部文件后,簽收并上報經(jīng)理; ⒉將vip信息填寫在辦公室vip信息欄上; ⒊將報紙等需要張貼的材料,在規(guī)定版面張 貼; ⒋監(jiān)督部門人員在閱讀文件后,在文件上簽 字。 ⒈對于重要的接 待通知,要在 十分鐘內(nèi)向經(jīng) 理進行匯報; ⒉對于收到的計 劃、memo等 文件,應(yīng)檢查 有無部門有效 簽字人的簽 字。
⒋分類存放 ⒈對于時效性較強的文件,如《貴賓團體接待服務(wù)計劃單》、memo等設(shè)專用表格夾存放; ⒉對于本部門下發(fā)的文件原件設(shè)專用文件夾 存放,規(guī)章制度存放于相應(yīng)的制度夾中; ⒊對于酒店下發(fā)的規(guī)章制度根據(jù)發(fā)放的部門 進行分類存放; ⒋在文件的每頁右上角用鉛筆標明該文件在 目錄中的序號、總頁數(shù)及當前頁數(shù),如 “1-3-1”指的是本制度夾中的第一份制度,本制度共有三頁,這是第一頁; ⒌在存放新下發(fā)的制度時,對于制度中已明確標明作廢的舊制度要作出作廢標志,同新下發(fā)的制度一并進行存放,對于一些補充規(guī)定,要將原文件找出后,與新文件一并存放,同時在目錄上作出標注; ⒈規(guī)章制 度明細 表 ⒈對于標明作廢 的文件不能自 行進行處理, 要做好統(tǒng)一保 管。
⒌裝訂整理 ⒈每月月底將當月的《貴賓團隊接待通單》、 memo 等整理匯總,裝訂成冊,在封皮上寫明年、月、日以及保存期限; ⒉每月月底要對存放的制度進行整理,對于內(nèi)容有相互聯(lián)系的要進行合并存放。
⒍借用 ⒈部門員工借用文件時要在《借用登記表》上登記,注明借用文件的名稱、借用日期、借用人及需借用的時間; ⒉對于外部門借用文件的,要經(jīng)經(jīng)理同意后方可辦理借用手續(xù); ⒊外部門辦理借用文件手續(xù)時,要持對方負責人簽字的memo,注明借用的原因、借用的文件名稱及所需借用的時間,并在《借用登記表》上登記文件名稱、時間及借用人; ⒋文件歸還后,要查看有無遺失、破損現(xiàn)象, 并由借用人在《借用登記表》上簽字,記錄歸還時間。 ⒈借用登 記表 ⒈對于到期沒有 歸還的文件, 要找該部門負 責人進行跟 催,對于需要 延長使用時間 的,應(yīng)辦理續(xù) 借手續(xù)。
⒎銷毀 ⒈對于到保存期限的《貴賓團體接待服務(wù)計劃單》、memo等文件,請示是否銷毀; ⒉同意后,以memo的形式,列明需銷毀文件的名稱、文件下發(fā)日期、保存的起止日期,上報審批簽字; ⒊將審批簽字后的memo上報質(zhì)檢部進行審批; ⒋接到質(zhì)檢部同意銷毀的書面批復后,方可銷毀; ⒌銷毀時根據(jù)表格數(shù)量的大小可采取到鍋爐 房燒毀或用碎紙機粉碎等方式; ⒈文件銷毀時要 在現(xiàn)場,確保 文件真正被銷 毀,防止資料 外流。
工作項目名稱:
第2篇 辦公室文員崗位職責工作內(nèi)容及任職資格要求
辦公室文員工作職責
定義
其實所謂的文員也就是文職人員，即主管經(jīng)理之助理之類的。但是在不同的公司，文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下，文員是做些文字處理、文檔整理、復印文件、接聽電話及處理辦公室日常事務(wù)（接待客人、清潔衛(wèi)生、購買辦公用品等）之類的工作?？傊急容^繁瑣的事。另外，有些公司的文員還要協(xié)助會計做一些記帳工作。一般要求會基本的電腦操作（公司不同會有具體的要求：就是指對電腦的操作內(nèi)容和熟練程度有所不同，當然少數(shù)公司可能也不需要電腦的），一些大的公司對語言也有所要求的（普通話，英語之類的），另外就是當事人本身所具備的一些綜合素質(zhì)（工作態(tài)度、思想品德、工作能力等）。
文員分類
工行文員分兩類：第一類，文員即普通意義的文員；第二類，“文員”即非普通意義的文員。
主要分：行政文員、人事文員、文案文員、檔案文員、銷售文員
行政文員主要負責辦公室日常事務(wù)。
人事文員主要負責人事考勤、人員招聘、薪酬計算、社保辦理及后勤的管理。
文案文員主要負現(xiàn)起草文件合同等文件。
檔案文員主要負責管理公司文件、合同等相關(guān)的資料。
銷售文員主要負責協(xié)助銷售合同及其他營銷文件資料的管理、歸類、整理、建檔和保管工作。
職責
辦公室
主要負責會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)，具體是：
1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。
2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。
4. 做好會議紀要。
5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。
6. 負責傳真件的收發(fā)工作。
7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。
8. 做好公司宣傳專欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。
1. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。
11. 每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。
12. 管理好員工人事檔案材料，建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。
13. 社會保險的投保、申領(lǐng)。
14. 統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底。
15. 管理辦公各種財產(chǎn)，合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率，提倡節(jié)儉。
16. 接受其他臨時工作。
銷售
(1) 行政隸屬
上級主管：企劃部經(jīng)理
工作對象：各辦事處（區(qū)域）相關(guān)業(yè)務(wù)人員
(2) 主要職責
a. 在企劃部經(jīng)理的領(lǐng)導下，負責公司促銷活動方案的設(shè)計、策劃、實施與業(yè)務(wù)管理。
b. 負責編制公司年度促銷活動預算，提交年度促銷方案，制定與協(xié)調(diào)各區(qū)域促銷活動推進時間與方案選擇。
c. 負責各區(qū)域促銷活動的工作指導與審批管理，協(xié)助各區(qū)域市場開展促銷活動。
d. 負責制定公司公共關(guān)系計劃與實施方案，策劃與組織實施公關(guān)活動。
e. 負責促銷活動的方案管理與文檔備案，評估活動效果，提交季度促銷活動分析報告。
f. 完成企劃部經(jīng)理交辦的其他任務(wù)。
檔案
1、負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要；
2、負責各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計工作，實行集中統(tǒng)一管理；
3、負責各類文件檔案的入庫工作并做好統(tǒng)計；
4、負責檔案的借閱、復制和利用，根據(jù)需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認真做好使用記錄；
5、及時收集各類檔案，做好平時的立卷工作，并做好整理、修復、裝訂、編目和歸檔工作；
6、負責歸檔文件的驗收、鑒定，做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學、使用方便；
7、負責定期清查檔案，及時催討借出的檔案，做到賬物相符；
8、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實防盜、防火、防塵等安全措施，對損壞或變質(zhì)的檔案，及時進行修補和復制。
職業(yè)要求
1. 首先要有一個很好文字功底，無論是寫“實心”的東西還是寫“空心”的東西。另外還需善于領(lǐng)會領(lǐng)導的
意圖（可能有的時候，他不一定能很好的表達出來他要說的意思，但是你要能設(shè)身處地的替他想到。）。
2.工作效率要高，記憶力要超強，因為要處理很多瑣碎的事情和突發(fā)事件，有的時候會有一些很小、時間周期很長的事情需要做，如果不慎忘記，后果不堪設(shè)想。
3.如果是領(lǐng)導的跟班秘書，還要照顧好領(lǐng)導的飲食起居，替他想到、照顧到，做好這一點是很重要的。
4. 文員的工作是比較繁雜的，有的小公司文員根本就是雜工，平時掃掃地，擦擦桌子，而且有人來的時候要倒倒水，最重要的是文員要會思與想，知道什么事情該做，什么不該做。
5. 對于文員的計算機水平一般只要達到會操作“office”辦公軟件就可以了。
崗位職責工作內(nèi)容及任職資格要求
第一條 傳達事務(wù)
1、接待來訪：來訪者不同，事有大小，文員要區(qū)別對待。對應(yīng)該會見的人，應(yīng)直接轉(zhuǎn)達對方的意圖，并引其進入會客室或告知各部門接洽人，不論對方要求見面還是預約。對不宜會見的人，在請示相關(guān)人員后以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由，拒絕對方或是將個人意見報經(jīng)理后接受答復。
2、接聽電話：接聽電話時一定要先聲明“這里是××公司”，然后記下對方的姓名、工作單位等，根據(jù)對方情況，不妨礙時可明確回答，但一般不說總經(jīng)理是否在。
3、轉(zhuǎn)達：需要轉(zhuǎn)達時要正確聽取對方的身份和要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容，并準確、迅速地轉(zhuǎn)達。
4、文件的收發(fā)及分送：收到的郵件或送來的文件首先要區(qū)別是直接呈送辦公室主任的，還是需文員再進行處置和整理的，或者是私用文書（這些區(qū)分的范圍需事先請示主任）。需主任辦理的要直接送主任，主任不在時如果有于之人直接有關(guān)的留言、電報、快遞，可用電話告知。
第二條 日常運轉(zhuǎn)工作
1、日程的設(shè)計及其安排：對所確定的應(yīng)由主任處理的事項如會見、出席會議的日期和時間進行記錄整理，并隨時進行調(diào)查，協(xié)助主任制定出日程表。日程計劃應(yīng)記入每月日程表，必要時在上面記下預定內(nèi)容和變更情況。
2、準備及安排：有些工作需要特別的準備和安排，這些工作通常都有一定的時間限制，因此必須提前做好適當?shù)臏蕚洹?/p>
第三條 用品的整理
文員應(yīng)將主任工作中所需要的文件資料、各項用品及備用品事先準備齊全。
1、在辦公室內(nèi)：平常經(jīng)常使用的物品及備用品，應(yīng)在合適的地方放置合適的數(shù)量，為此，應(yīng)設(shè)計一張用品及備用品的明細表，在上面記下品種和一月或一周所需數(shù)量以及補充的數(shù)量和補充日期。
2、主任外出時：主任外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應(yīng)該注意事先做好準備好一定數(shù)量，需要收入提包內(nèi)的物品也要做同樣考慮。這些需要準備的物品應(yīng)在詢問過主任后制做一張明細表事先貼好以防遺漏。
3、文件、資料的準備：首先要弄清楚那些文件是重要的，如果不明白。要詳細詢問，以便將可能會用的文件材料一并準備齊全，然后畫一張文件明細表以方便使用。
第四條 文件整理業(yè)務(wù)
1、為使主任處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時可以提用，需要對文件進行整理。整理工作首先要根據(jù)主任的意見將文件分類，并放入固定的裝具和內(nèi)容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)常整理，做到很容易查到文件。
2、整理工作的關(guān)鍵是分類項目的確定和保管及整理文件用品的選擇與整理、借閱手續(xù)的完善。
3、業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機密類的文件。根據(jù)應(yīng)用情況還可以分為每日必用、常用和不常用的三種。
4、經(jīng)過整理后，對文件進行裝訂，并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取合租人意見后再制作一張文件分類的明細表，將表貼在保管場所或保管人的桌子上以便于參照。
第五條 整理清掃工作
1、清理桌面：臺歷每天調(diào)整日期，桌子要擦抹干凈，常用品要準備好，并按要求備齊數(shù)量，將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃更換。
2、室內(nèi)的物品要放在固定的地方。
第六條 代行業(yè)務(wù)
1、參加慶典、喪禮等儀式留心服裝和服飾品及行為以表達得體，同時還要十分講究寒暄、應(yīng)酬的用語。
2、轉(zhuǎn)達主任意見或命令：表達主任意見要完整、準確，注意簡潔迅速。有時根據(jù)情況還要將對方的答復向主任匯報。
第七條 會計實務(wù)
該項事務(wù)是指由經(jīng)理直接使用的幾種賬目的管理，包括各項物品的購入及發(fā)放、次產(chǎn)的調(diào)配及運用、現(xiàn)金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。
1、關(guān)于次產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細表，至少一個月要制作一張月報表。在特殊情況下，要隨時根據(jù)經(jīng)理及副經(jīng)理發(fā)要求拿出報表。
2、處理資產(chǎn)狀況還應(yīng)注意以下幾點：
（1）支持及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記下現(xiàn)金出納賬中。現(xiàn)金出納賬中與先進余額的數(shù)額應(yīng)保持一致。票據(jù)上要有經(jīng)手人和秘書的印章以明確責任。將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過目。
（2）日常的現(xiàn)金支出應(yīng)限定一定的數(shù)量，若有特殊項目，應(yīng)申請?zhí)貏e支出的資金或開出支票。
（3）開具支票需有收據(jù)或其他憑證，并在支票上記下用途，由經(jīng)理蓋章。
（4）資產(chǎn)分為土地、建筑物、有價證券備用品及各種家具雜物的押金等。應(yīng)設(shè)立各種資產(chǎn)的臺賬及有價證券薄，詳細記錄各種資產(chǎn)的內(nèi)容、單價、數(shù)量及現(xiàn)有額及出入額等。
（5）銀行存款及郵政儲蓄要設(shè)存款底帳，接受款項者應(yīng)按名稱分別立帳并明示賬額。
3、各種物品的購入和發(fā)放應(yīng)注意有無使用申請、手續(xù)是否齊全，并及時入帳，以免遺忘和推遲記賬。
第八條 協(xié)助調(diào)查
公司的調(diào)查通常分為任命調(diào)查和一般性調(diào)查兩類。公司在開展各種調(diào)查調(diào)查時辦公室秘書需做好協(xié)助工作。
1、進行調(diào)查工作時，秘書應(yīng)選擇合適的專家、顧問進行委托或?qū)⑺麄兞袨檎{(diào)查委員，并與之保持聯(lián)系，需要時提出調(diào)查課題請他們完成。
2、有些專家事項的調(diào)查，秘書也可以親自聽取專家和當事人的意見，或在調(diào)查各方面情況后，將意見和調(diào)查情況匯總后報告給經(jīng)理。
第九條 文書工作
文書工作有包括寫作信涵、起草文件，以及卷清和印刷文件三個方面。
1、信涵的完成：對經(jīng)理會經(jīng)常使用的信件種類可事先匯集為“標準通信范圍例”，需要時選擇一種，略加增刪便可使用，較為方便。
2、文件的卷清及印刷：主要包括將草案以筆記形式卷清、用打字機打印、直接打印以及輯錄圖書雜志上的有關(guān)內(nèi)容等工作。
第十條 聯(lián)系業(yè)務(wù)
聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉(zhuǎn)達某項事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告經(jīng)理或副經(jīng)理的意圖，聽取對方的答復，并將答復再反饋給經(jīng)理。
第十一條 招待事務(wù)
招待是指在經(jīng)理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待，多指派事務(wù)員或勤雜工來完成。款待包括向?qū)?、收存攜帶物品、奉送茶點、迎來送往等。
1、為經(jīng)理服務(wù)
（1）經(jīng)理外出時應(yīng)準備好車輛。
（2）回到公司時，要接過脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時用刷子清潔衣物。
（3）從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。
（4）要視空氣情況調(diào)好空調(diào)。
2、為客人服務(wù)：秘書還須對客人進行服務(wù)，比如出入公司時參照對經(jīng)理的服務(wù)進行接待。若需要來訪者等候時，應(yīng)遞上報紙或畫報等。
企業(yè)對辦公室文員要求
以下內(nèi)容來自制度大全企業(yè)對辦公室文員的職責要求
崗位職責及任職資格a
1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話，接待來訪人員；2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作；3. 負責辦公室的清潔衛(wèi)生；4. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的 ；5. 負責辦公室倉庫的保管工作；6. 管理好員工人事檔案材料， 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)；7 社會保險的投保、申領(lǐng)；8 統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底；9 管理辦公各種財產(chǎn)，合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率，提倡節(jié)儉；10.接受其他臨時工作。
崗位職責及任職資格b
崗位職責
1、協(xié)助收發(fā)郵件、整理歸類各類資料；
2、負責各種溝通信息的傳達與跟蹤、及時告知負責人；
3、文字校對、編輯工作；
4、接待來人來電咨詢；
5、負責編制、匯總相關(guān)報表；
6、協(xié)助直接上級做好行政事務(wù)的內(nèi)部管理；
7、完成上級主管臨時交辦的其他任務(wù)。
任職資格
1、2年以上相關(guān)工作經(jīng)驗。熟悉word、e_cle、photoshop、indesign軟件、硬件研發(fā)者優(yōu)先；
2、辦公、自動化等相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，?？埔陨蠈W歷；
3、具有良好的口頭表達能力及文字表達能力；
4、具有良好的團隊意識及溝通能力；
5、具有高度責任感，辦事認真，原則性強；
6、能熟練使用office軟件（word、e_cel、visio）。
崗位職責及任職資格c
辦公室文員職位描述： 任職資格：1、國家正規(guī)全日制大中專院校畢業(yè)或就讀；2、性格開朗，做事踏實、認真；3、有無經(jīng)驗均可。 （有意者歡迎來電?。?關(guān)鍵詞：辦公室文員
第3篇 辦公室文員工作崗位職責
辦公室文員崗位職責有哪些
1、負責文件資料的打印、登記、發(fā)放、復印、裝訂。
2、管理飲水。
3、保管登記和按規(guī)定發(fā)放公司辦公用品。
4、負責接轉(zhuǎn)電話和記錄工作。
5、負責傳真收發(fā)與登記。
6、負責接待來賓。
7、負責考勤和加班申報單的報表與匯總。
8、收發(fā)報刊函件及整理保管報紙。
9、 完成其他臨時工作。
更多辦公室文員招聘信息,請登陸制度職責大全。
第4篇 辦公室文員崗位工作職責
辦公室文員主要工作就是文件管理,比如收發(fā)文件、傳閱文件,準備會議資料、地點等、通知參會人員,對辦公室一些日常事務(wù)進行處理、協(xié)助整理老總辦公桌等,甚至還有接待來賓、安排吃住、車輛、預定機票等。還有就是接受領(lǐng)導交辦任務(wù)。下面是介紹辦公室文員工作職責包括有:
1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話;接待來訪人員。
2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。
4. 做好會議紀要。
5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。
6. 負責傳真件的收發(fā)工作。
7. 負責辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。
8. 做好公司宣傳專欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規(guī)定,保管使用公章,并對其負責。
10. 做好公司食堂費用支出、流水賬登記,并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。
11. 每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。
12. 管理好員工人事檔案材料 建立、完善員工人事檔案的管理,嚴格借檔手續(xù)。
13 社會保險的投保、申領(lǐng)。
14 統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳,留底。
15 管理辦公各種財產(chǎn)合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率提倡節(jié)儉。
16. 接受其他臨時工作.
第5篇 辦公室文員崗位職責工作內(nèi)容
辦公室文員職位要求
1.高中以上文化程度;
2.熟練辦公軟件;
3.五觀端正普通話標準;
4.較好的文字功底;
辦公室文員崗位職責/工作內(nèi)容
主要負責會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā),具體是:
1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話;接待來訪人員。
2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。
4. 做好會議紀要。
5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。
6. 負責傳真件的收發(fā)工作。
7. 負責辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。
8. 做好公司宣傳專欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規(guī)定,保管使用公章,并對其負責。
10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記,并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。
11. 每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。
12. 管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理,嚴格借檔手續(xù)。
13. 社會保險的投保、申領(lǐng)。
14. 統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳,留底。
15. 管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。
16. 接受其他臨時工作。
