有哪些
公司檔案文件管理制度是確保企業(yè)運營有序、信息管理規(guī)范的關鍵環(huán)節(jié)。主要包括以下幾個核心部分：
1. 文件分類與編碼：建立統(tǒng)一的文件分類標準，對各類文件進行科學編碼，便于檢索和管理。
2. 文件收集與整理：規(guī)定文件的收集范圍、時間和方式，保證文件的完整性和準確性。
3. 文件存儲與保管：設定文件的保存期限，制定安全存儲措施，防止文件丟失或損壞。
4. 文件利用與借閱：明確文件的使用權限，規(guī)定借閱流程，確保文件的有效利用。
5. 文件銷毀與保密：規(guī)定過期文件的銷毀程序，強化保密管理，防止敏感信息泄露。
6. 電子文檔管理：規(guī)范電子文件的創(chuàng)建、存儲、備份和安全，適應數(shù)字化辦公需求。
實施細則
1. 文件分類與編碼：各部門應根據(jù)業(yè)務性質(zhì)，制定詳細的文件分類指南，并為每個類別分配唯一的編碼。編碼規(guī)則應簡潔明了，易于理解和執(zhí)行。
2. 文件收集與整理：所有正式文件在產(chǎn)生后一周內(nèi)必須送交檔案管理部門，非紙質(zhì)文件需同步上傳至電子檔案系統(tǒng)。文件整理需保持原始順序，附帶必要的元數(shù)據(jù)，如文件創(chuàng)建日期、作者等。
3. 文件存儲與保管：紙質(zhì)文件存放在防火、防潮、防盜設施完善的檔案室內(nèi)，電子文件則需定期備份，存儲在安全的服務器或云存儲中。
4. 文件利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人和檔案管理員審批后方可借閱。借閱期限一般不超過兩周，特殊情況需提前申請延期。
5. 文件銷毀與保密：每年進行一次文件清理，對超過保存期限的文件進行銷毀。涉及公司機密的文件，無論是否過期，都需經(jīng)過專門的銷毀程序。員工離職時，需清退所有借閱文件。
6. 電子文檔管理：鼓勵無紙化辦公，所有電子文件需設置訪問權限，敏感文件加密存儲。定期進行系統(tǒng)安全檢查，預防病毒和黑客攻擊。
上墻內(nèi)容
1. "檔案管理制度，保障信息安全"
2. "文件分類清晰，編碼統(tǒng)一，高效查找"
3. "及時歸檔，確保信息完整性"
4. "借閱審批，保護公司機密"
5. "電子文件安全管理，防范未然"
6. "定期清理，合規(guī)銷毀，維護秩序"
通過以上細則，我們期望能構建一個高效、安全、規(guī)范的檔案文件管理體系，為公司的日常運營和長期發(fā)展提供有力支持。全體員工應遵守此制度，共同維護良好的檔案管理環(huán)境。
公司檔案文件管理制度范文
第1篇 _地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定
地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定
為了加強公司檔案的管理工作,確保檔案的保護和利用,依據(jù)檔案管理規(guī)范,結(jié)合公司檔案管理實際情況,特制定檔案資料管理制度如下:
第一部分:公司檔案資料管理
第一條 檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條 檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。
第三條 檔案管理的責任部門和責任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設專門的檔案管理人員,負責管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監(jiān)督和檢查;
各部門設有資料管理員,負責本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條 歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;
3.公司會議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);
4.公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預決算、工作總結(jié);
5.公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書、招投標文件等;
6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復;
7.財務、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;
8.公司法律事務管理方面的文件材料;
9.公司各項目的技術圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎資料。
第五條 歸檔要求
整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進行歸檔。
2.在一個卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項目、內(nèi)容或文件形成時間,系統(tǒng)的排列。
3.案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
1)對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存;
2)對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;
3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后,要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條 過程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。
第七條 檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條 檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條 檔案備份規(guī)定
公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條 檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續(xù)。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據(jù)。
第十一條 檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴肅處理。
