包括哪些
企業(yè)技術文件管理制度是對企業(yè)內部技術資料進行系統(tǒng)化管理的一套規(guī)則，涵蓋了從文件的創(chuàng)建、審批、分發(fā)、使用、存儲到廢棄的全過程。具體包括以下幾個核心部分：
1. 文件分類與編碼：定義各類技術文件的類別，如設計圖紙、工藝規(guī)程、檢驗標準等，并設定統(tǒng)一的編碼體系，便于檢索和管理。
2. 文件審批流程：明確文件的編制、審核、批準權限，確保文件的準確性和合規(guī)性。
3. 文件版本控制：規(guī)定文件的修訂、更新和版本升級流程，防止舊版文件的誤用。
4. 文件分發(fā)與使用：制定文件的發(fā)放范圍、使用規(guī)定，保證信息的正確傳遞。
5. 文件存儲與保護：規(guī)定文件的存儲介質、期限和安全措施，防止信息丟失或泄露。
6. 文件檢索與查閱：建立文件檢索系統(tǒng)，方便員工快速查找所需信息。
7. 文件廢棄與銷毀：設定文件生命周期，明確文件不再使用時的廢棄和銷毀程序。
體系框架
企業(yè)技術文件管理制度的體系框架如下：
1. 制度總則：闡述制度的目的、適用范圍和基本原則。
2. 文件管理組織：明確文件管理的職責部門和人員，以及他們的權責分配。
3. 文件生命周期管理：涵蓋文件的創(chuàng)建、審批、發(fā)布、使用、修訂、存儲、檢索、廢棄和銷毀等環(huán)節(jié)的具體操作流程。
4. 文件質量保證：設立文件的審核機制，確保文件內容的準確性和完整性。
5. 文件安全與保密：規(guī)定文件的安全保護措施，包括物理安全和網絡安全，以及涉密文件的特別管理。
6. 文件培訓與監(jiān)督：定期進行文件管理培訓，確保員工理解和執(zhí)行相關規(guī)定，并進行監(jiān)督和考核。
7. 制度修訂與更新：設定制度的定期審查和修訂機制，以適應企業(yè)的發(fā)展變化。
重要性
企業(yè)技術文件管理制度的重要性不言而喻，它對于企業(yè)的運營效率、產品質量、知識產權保護等方面都有深遠影響：
1. 提高工作效率：清晰的文件流程能減少溝通成本，提高工作協(xié)同效率。
2. 確保產品質量：通過標準化的技術文件，可以保證生產和服務的標準化，從而提升產品質量。
3. 保障知識產權：嚴格的文件管理能夠有效防止技術外泄，保護企業(yè)的核心競爭力。
4. 符合法規(guī)要求：許多行業(yè)都要求企業(yè)有完善的文件管理體系，以滿足法規(guī)和標準的合規(guī)性。
5. 促進知識傳承：有效的文件存儲和檢索，有利于企業(yè)知識的積累和傳承，推動技術創(chuàng)新。
企業(yè)技術文件管理制度是企業(yè)內部管理的重要組成部分，其科學性和執(zhí)行力直接影響到企業(yè)的運營質量和長遠發(fā)展。因此，建立健全的技術文件管理制度，對于任何企業(yè)來說都是至關重要的任務。
企業(yè)技術文件管理制度范文
第1篇 某企業(yè)技術文件管理制度
企業(yè)技術文件管理制度
一、總則及范圍
為了保持已有工藝技術文件的完整性,使之完全能指導生產,以保證質量和生產正常進行,避免混亂,特制定本標準。
本標準適用于技術文件管理。
二、管理業(yè)務與分工
1、技術部負責人:負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業(yè)務的審批及有關事項的確定。
2、檔案保管員:負責技術文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術文件的管理工作。
三、管理內容與要求
1、技術文件的種類
①法律法規(guī)及標準性文件
a.相關的法律法規(guī)
b.國家規(guī)定的產品標準及有關管理標準
c.相關的質量標準
②作業(yè)類文件
a.圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導書;
b.工序質量表及質量控制點一覽表
c.產品使用說明書
d.公司內所有設備使用說明書
e.設備使用說明書;
f.各種明細表。
③管理類文件
公司日常制定的有關技術要求的通知、計劃及規(guī)定等。
2、文件登記
①技術部必須建立【技術文件管理臺賬】,掌握本廠全部技術文件的情況。其臺賬至少包括:編號、名稱、數量、文件編制時間、發(fā)布時間、發(fā)放部門及銷毀情況。
②文件接收后,檔案保管員應及時對文件進行分類編號并作記錄,每月或者每季度將記錄復印件送技術部,技術部根據記錄及時掌握本廠技術文件動態(tài)。
3、文件的歸檔及保管
技術文件的保管由檔案保管員按檔案管理標準進行保管,廠內發(fā)行的技術文件,除按檔案管理的要求進行管理外,尚須對儲備待發(fā)的文件進行登記保管。
4、技術文件的復制與分發(fā)
技術文件的復制打印由技術部提出打印數字,但必須保證分布完畢后有一定儲備。技術文件發(fā)送時,要備好【技術文件發(fā)放/領用表】進行文件名稱、編號、日期等內容的登記,接收人員應在登記表上簽收。
5、技術文件的借用
1質量管理類文件的借用應填寫《文件借閱記錄登記表》,
2作業(yè)類文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準,方可借閱。
6、技術文件的修改與審批
①當某專業(yè)的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落后的技術文件時,由技術部該專業(yè)的工程師(或專業(yè)的業(yè)務負責人)分析確定是否需要修改。
②技術文件確定修改后,由技術部該專業(yè)工程師(或專業(yè)的業(yè)務負責人)填寫【設計更改單】。
【設計更改單】應包括下列內容:
a.技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號;
b.更改理由;
c.會審意見、會審簽名;
d.設計、工藝負責人簽名;
e.修改內容和修改要求(以圖紙和文檔形式表現(xiàn))。
③技術文件的審查與批準
一般性的內容更改只須將填好的【設計更改單】交技術部負責人進行審查和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改有技術部召集有關人員參加審定,會議通過審定后,由技術部負責人簽字后交公司批準。
④檔案管理員接到【設計更改單】后,應立即著手工作,更改時,必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統(tǒng)一性(圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外,應同時將舊圖紙收回并登記)。
5技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔(在登記時應作出標記)。
7、技術文件的回收與銷毀
技術部應及時掌握相關國家標準動態(tài),及時更新,過期的應進行回收銷毀。當新的技術文件進行分發(fā)時,分發(fā)人同時應將相應的舊文件進行回收,整理后由技術部決定對其進行歸檔或銷毀。
