有哪些
建設(shè)工程檔案管理制度是項(xiàng)目管理的核心組成部分，它涉及到設(shè)計(jì)文件、施工資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等多個(gè)環(huán)節(jié)，旨在確保工程信息的完整性和可追溯性。主要包括以下幾個(gè)方面：
1. 檔案分類與編碼：依據(jù)國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)建設(shè)工程檔案進(jìn)行科學(xué)分類，并設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檢索和管理。
2. 檔案收集：明確各參與方的責(zé)任，規(guī)定在工程各個(gè)階段應(yīng)及時(shí)收集、整理相關(guān)文件，確保檔案的全面性。
3. 檔案審核：設(shè)立專門的檔案審核機(jī)制，對(duì)收集的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保其真實(shí)性和有效性。
4. 檔案存儲(chǔ)：規(guī)定檔案的存儲(chǔ)方式、期限和地點(diǎn)，保證檔案的安全性和長(zhǎng)久保存。
5. 檔案利用：制定檔案借閱、復(fù)制和信息公開的流程，保障檔案的有效利用。
6. 檔案更新與銷毀：明確檔案更新的條件和程序，以及過(guò)期、失效檔案的處理辦法。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案管理人員應(yīng)接受專業(yè)培訓(xùn)，掌握檔案管理知識(shí)和技能，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
2. 工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位應(yīng)設(shè)立專職或兼職檔案員，負(fù)責(zé)本單位產(chǎn)生的檔案收集和初審工作。
3. 檔案收集應(yīng)包括但不限于圖紙、合同、檢驗(yàn)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等，每份文件需注明編制日期、版本和編制人。
4. 審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤或遺漏，應(yīng)及時(shí)反饋給文件編制部門，修正后重新提交。
5. 檔案存儲(chǔ)宜采用數(shù)字化方式，同時(shí)保留紙質(zhì)備份，存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，防止蟲蛀、霉變。
6. 借閱檔案需填寫申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)后方可辦理，借閱期間應(yīng)妥善保管，不得涂改、損毀。
7. 檔案公開需遵守相關(guān)法律法規(guī)，涉及保密內(nèi)容的檔案應(yīng)嚴(yán)格限制訪問。
8. 檔案更新應(yīng)根據(jù)工程變更情況及時(shí)進(jìn)行，銷毀過(guò)期檔案需經(jīng)專門的鑒定和審批程序。
上墻內(nèi)容
1. "建設(shè)工程檔案管理制度"字樣，醒目提示全體員工重視檔案管理。
2. 檔案分類與編碼示例，便于快速查找。
3. 檔案收集流程圖，清晰展示從產(chǎn)生到歸檔的步驟。
4. 檔案利用規(guī)定，包括借閱、復(fù)制和公開的條件與程序。
5. 注意事項(xiàng)，強(qiáng)調(diào)檔案安全、真實(shí)性的關(guān)鍵點(diǎn)，如嚴(yán)禁篡改、丟失檔案。
6. 聯(lián)系方式，列出檔案管理部門的聯(lián)系人和電話，以便于咨詢和求助。
以上制度旨在規(guī)范建設(shè)工程檔案管理，提升工作效率，保障工程質(zhì)量和安全。全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)良好的檔案管理工作秩序。
建設(shè)工程檔案管理制度范文
第1篇 地產(chǎn)集團(tuán)建設(shè)工程檔案管理制度
某地產(chǎn)集團(tuán)建設(shè)工程檔案管理制度
為規(guī)范公司工程檔案管理工作,根據(jù)國(guó)家、地方工程檔案管理有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我司的特點(diǎn),制定本制度。
一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求
(一)工程檔案的歸檔范圍
對(duì)于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng),記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀,具有保存價(jià)值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。
(詳附件一)
(二)歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用a4規(guī)格歸檔。
二、工程檔案的管理機(jī)構(gòu)
各工程部設(shè)資料員,主要負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗(yàn)收過(guò)程中工程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗(yàn)收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、
索引、保管、統(tǒng)計(jì)
(一)工程檔案的收集
文件形成后,文件形成責(zé)任人(經(jīng)手人)必須于當(dāng)天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當(dāng)天登記入盒。
(二)工程檔案的整理
按照單位工程分部、分項(xiàng)工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類排列。
(三)工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五部分。
2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。
3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業(yè)組卷。
6、竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。
(四)工程檔案的編目
1、每卷單獨(dú)編號(hào),頁(yè)號(hào)從“1”開始,案卷不宜超過(guò)30mm;頁(yè)號(hào)編寫在單頁(yè)右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內(nèi)目錄:“序號(hào)”以一份文件為單位,“責(zé)任者”填文件的直接形成單位和個(gè)人,有多個(gè)責(zé)任者的,選擇兩個(gè)主要責(zé)任者,其余用“等”代替?！拔募幪?hào)”填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào);“文件題名”填寫文件標(biāo)題的名稱?！叭掌凇碧顚懳募纬傻娜掌?。未按要求編目的,每項(xiàng)扣罰部門資料員5元。
(五)工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。
(六)工程檔案的歸檔
1、單位工程竣工驗(yàn)收完成后30日內(nèi),部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時(shí)歸檔的扣罰部門資料員5元。
(七)工程竣工檔案移交
工程竣工驗(yàn)收完成后60日內(nèi),部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時(shí)辦理移交的,扣罰部門資料員5元。
(八)工程檔案的索引
工程代號(hào)由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號(hào)由工程檔案中心根據(jù)工程代號(hào)填寫。
案卷號(hào)如:第1卷1.1.1-1
專業(yè)號(hào)如:基建類1為1.1.1
工程代號(hào)如zz花園首期為1.1
樓盤代號(hào)如zz花園代號(hào)為1
(九)工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng),保證工程檔案不被腐蝕。
(十)工程檔案的統(tǒng)計(jì)
工程檔案管理人員必須每月對(duì)收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),及時(shí)催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期(具體詳附件一)
1、永久:是指工程檔案需永久保存。
2、長(zhǎng)期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期:是指工程檔案保存20年以下。
同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。
五、工程檔案密級(jí)
密級(jí)分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級(jí)的文件,應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。
工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級(jí),監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件為秘密級(jí)。
六、工程檔案的借閱及銷毀按照集團(tuán)公司檔案管理制度執(zhí)行。
本制度由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門資料員,工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行
