有哪些
內(nèi)部檔案管理制度主要包括以下幾個核心組成部分：
1. 檔案分類與編碼：依據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和形成過程，進(jìn)行科學(xué)分類，并設(shè)定統(tǒng)一的編碼體系，以便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理：規(guī)定檔案的來源渠道，確保原始資料的完整性，同時規(guī)范整理流程，保證檔案的有序性。
3. 檔案保管與保護(hù)：明確檔案的存放環(huán)境和條件，以及必要的保護(hù)措施，防止檔案損壞或丟失。
4. 檔案利用與借閱：制定借閱規(guī)則，規(guī)定借閱權(quán)限，保障檔案的合理使用。
5. 檔案銷毀與遷移：規(guī)定檔案的生命周期，明確哪些檔案可以銷毀，哪些需要長期保存，以及檔案遷移的程序。
6. 檔案安全與保密：強(qiáng)調(diào)檔案的安全防護(hù)，包括物理安全和信息安全，確保敏感信息不被泄露。
7. 檔案信息化管理：推動檔案的數(shù)字化進(jìn)程，利用信息技術(shù)提升檔案管理效率。
實施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：各部門需設(shè)立專職檔案員，負(fù)責(zé)檔案分類工作。編碼應(yīng)遵循“易記、易查”的原則，如采用字母 數(shù)字的方式，代表檔案類別和順序。
2. 檔案收集與整理：所有文件在辦理完畢后一周內(nèi)交至檔案室，由檔案員進(jìn)行初步整理，按照時間順序歸檔。
3. 檔案保管：檔案應(yīng)存放在防潮、防火、防盜設(shè)施完備的地方，定期檢查環(huán)境狀況，確保檔案安全。
4. 檔案利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后方可借閱。借閱期限為兩周，到期未歸還須續(xù)借。
5. 檔案銷毀與遷移：對于過期或無保存價值的檔案，需經(jīng)過專門的鑒定小組審核，確認(rèn)無誤后方可銷毀。重要檔案遷移需記錄在案，確保過程透明。
6. 檔案安全與保密：涉密檔案實行分級管理，只有授權(quán)人員才能接觸。所有電子檔案需加密存儲，定期備份。
7. 檔案信息化管理：逐步推進(jìn)檔案電子化，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案快速檢索和遠(yuǎn)程訪問。
上墻內(nèi)容
1. "檔案管理，從我做起！"
2. "保護(hù)檔案，人人有責(zé)。"
3. "借閱檔案，審批先行。"
4. "保密原則，不可忽視。"
5. "檔案安全，防火防盜防泄密。"
6. "信息化管理，提高工作效率。"
以上各項制度旨在提升公司內(nèi)部檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化，每位員工都應(yīng)熟悉并遵守，共同維護(hù)檔案管理的良好秩序。
內(nèi)部檔案管理制度范文
第1篇 大樓客服部內(nèi)部檔案管理規(guī)定
辦公大樓客服部內(nèi)部檔案管理規(guī)定
為完整系統(tǒng)地保存公司的各類檔案,提高檔案管理水平,更好地為公司的各項工作服務(wù),特制定本規(guī)定:
a.檔案管理范圍:
1]政府部門頒布的政策性、指令性文件;
2]政府部門、集團(tuán)公司針對本公司的批復(fù)、指示、通知、要求等;
3]公司營業(yè)執(zhí)照及其他相關(guān)資料;
4]公司文件;
5]物業(yè)的管理、維修、保養(yǎng)計劃、記錄等資料;
8]公司領(lǐng)導(dǎo)講話和年終總結(jié);
9]其他經(jīng)濟(jì)、外包合同;
10]音像、圖片資料;
11]其他要求歸檔的重要文件。
b.負(fù)責(zé)檔案管理的人員應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行整理、分類、編號、編制索引和目錄。
c.借閱檔案時,必須遵守以下規(guī)定:
1]辦理登記手續(xù),限期歸還,不得帶出公司;
2]愛護(hù)檔案,所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁涂寫、更改檔案;
3]借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由檔案管理人員和借閱者當(dāng)面核對清楚;
4]檔案如有遺失、損壞、泄密,要追究當(dāng)事人的責(zé)任;
5]檔案借閱按閱檔批準(zhǔn)權(quán)限借閱;
d.調(diào)離公司的人員,必須清理、移交檔案文件后,方可辦理調(diào)離手續(xù)。
第2篇 大廈客服部內(nèi)部檔案管理制度
辦公大廈客服部內(nèi)部檔案管理制度
a.文件資料的形成與歸檔
1]資料的形成:
各部工作中形成的具有保存價值的文件資料都必須歸檔;
b.資料的歸檔:
1]文件資料的歸檔范圍
①物業(yè)管理
●清潔衛(wèi)生管理
●綠化管理
●值班記錄
●樓宇巡檢記錄
②其他資料
2]歸檔要求
①歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨筆等書寫材料。
②歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實。
③歸檔的文件必須是原件。
④保管歸檔文件資料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號。檔
案目錄應(yīng)編制總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄。
⑤案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
⑥所有文件資料必須及時歸檔。
3]每月底進(jìn)行一次庫藏檔案清理,核對和保管質(zhì)量的檢查工作,做到帳物相符。對破損或變質(zhì)檔案,要及時修補(bǔ)和復(fù)制。
4]檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù),借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
c.檔案借閱
1]公司員工都應(yīng)重視保護(hù)檔案,并按閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)檔案。
2]文書檔案只閱不借。
3]所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。
4]服從管理人員的管理,在借閱范圍內(nèi)借閱,保密檔案不供查閱。
5]借出與歸還檔案時,應(yīng)辦理清點、簽名登記手續(xù),由檔案管理人員和借閱者當(dāng)面核對清楚。
6]檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密,須立即寫出書面報告,按情節(jié)追究當(dāng)事人的法律和行政責(zé)任。
7]調(diào)離公司的人員必須清理移交,歸還借閱檔案及該歸檔的資料,方可辦理調(diào)離手續(xù)。
d.檔案管理人員職責(zé)
1]忠于職守,嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度及本細(xì)則,積極開展工作。
2]負(fù)責(zé)收集、接收本公司各業(yè)務(wù)、管理等檔案資料,做好職守、補(bǔ)充、配套、保管和提供查閱。
3]及時立卷歸檔,編制總目錄,卷內(nèi)目錄,編排入檔。要熟悉管理的檔案,協(xié)助查閱檢索。
4]熟練掌握計算機(jī)數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)的操作和運用。
5]妥善管理檔案,嚴(yán)格執(zhí)行檔案供閱制度,建立借閱登記,對供出資料按期催還。
6]定期清理,由次年初進(jìn)行全部檔案的清理核對。核對后將公司所有檔案集中存放、保管。
7]嚴(yán)守機(jī)密,確保檔案安全;完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。
e.公司內(nèi)外檔案文件管理:
1]公司內(nèi)部的各種檔案應(yīng)按照部門進(jìn)行分開存檔。
2]公司對外部相關(guān)單位的文件應(yīng)與公司內(nèi)部文件分開,每個單位都應(yīng)有一個獨立的檔案。
3]所有存入檔案應(yīng)按照日期先后進(jìn)行存檔,并做好檔案目錄,以便查找。
4]相關(guān)檔案存放一年后,應(yīng)統(tǒng)一放進(jìn)檔案袋封存,以便日后復(fù)查。
f.檔案銷毀
1]如有任何文件無需繼續(xù)存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。
2]保密文件(如租戶檔案等)應(yīng)使用碎紙機(jī)處理,如是普通文件且文件較多,應(yīng)撕毀后處理。
3]所有存檔的文件均應(yīng)定期進(jìn)行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現(xiàn)。
