有哪些
安全文件檔案管理制度主要包括以下幾個核心組成部分：
1. 文件分類與編碼：依據(jù)文件性質(zhì)和重要程度，設立明確的分類標準和編碼規(guī)則，確保每份文件能夠快速定位。
2. 文件的創(chuàng)建與審批：規(guī)定文件的起草、審核、審批流程，確保文件內(nèi)容的準確性和合規(guī)性。
3. 文件的存儲與保管：明確文件的存儲介質(zhì)、地點、期限，以及相應的保密措施。
4. 文件的借閱與復制：設定借閱權(quán)限、申請流程及復制規(guī)定，防止信息泄露。
5. 文件的更新與廢棄：規(guī)定文件修訂、替換和淘汰的程序，保持文件的時效性。
6. 安全事故應對：制定應對文件丟失、損壞或被非法獲取的應急預案。
實施細則
1. 文件分類與編碼：所有安全文件根據(jù)其內(nèi)容分為技術(shù)安全、安全管理、應急預案等類別，采用字母-數(shù)字組合進行編碼，如“ts-001”代表技術(shù)安全類的第一份文件。
2. 文件的創(chuàng)建與審批：由相關(guān)部門負責人起草文件，經(jīng)過部門內(nèi)部審核后提交至安全管理部門，由專職人員進行最終審批。審批過程中需確保文件符合安全政策和法規(guī)要求。
3. 文件的存儲與保管：安全文件采用電子化存儲，備份在加密服務器和物理保險柜中。紙質(zhì)文件存放在防火、防潮設施完善的檔案室，并限制無關(guān)人員進入。
4. 文件的借閱與復制：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管簽字后，由檔案管理員負責提供。復制文件需得到安全管理部門許可，復制件同樣受到嚴格管理。
5. 文件的更新與廢棄：每年進行一次全面文件審查，過期或不再適用的文件應進行修訂或標記為廢棄。廢棄文件需經(jīng)過銷毀流程，確保信息不外泄。
6. 安全事故應對：一旦發(fā)生文件丟失，立即啟動應急預案，通知相關(guān)人員，同時進行調(diào)查并采取補救措施。若文件被非法獲取，需報警并配合調(diào)查。
上墻內(nèi)容
1. “安全文件，人人有責，妥善保管，不得隨意泄露?！?
2. “文件借閱需審批，復制需許可，遵守流程，確保安全?！?
3. “定期審查，及時更新，過期文件及時廢棄。”
4. “安全事故不慌張，啟動預案，迅速應對。”
5. “分類編碼，清晰明了，方便查找，提升效率?！?/p>
通過以上制度的實施，我們將構(gòu)建一個高效、安全、有序的安全文件檔案管理體系，確保企業(yè)信息安全，為日常運營提供有力保障。
安全文件檔案管理制度范文
第1篇 安全文件檔案管理制度
(一)目的
建立主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動、檢查的安全記錄檔案,并加強對安全記錄的有效管理, 充分利用文件和檔案信息資源,為安全生產(chǎn)服務, 規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案材料保管借閱銷毀程序,特制定本規(guī)定。
(二)適用范圍
本制度適用于公司的文件、檔案管理。
(三)規(guī)范性引用文件
《中華人民共和國國安全生產(chǎn)法》
《中華人民共和國國檔案法》
(四) 職責
1、行政人事處負責公司安全文件和檔案的日常管理。
2、公司各部門負責本部門的安全記錄和檔案的管理。
(五)管理要求
1.檔案管理范圍
1.1公司對涉及主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動、檢查的安全生產(chǎn)資料(包括文件和記錄)定期歸檔,實施檔案管理。
1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執(zhí)行。
2.保管事項
2.1公司的安全生產(chǎn)文件和檔案的保管,要符合國家文件和檔案管理要求,有文件柜存檔的文件,使用文件夾檔案袋存柜,分類清楚合理,便于查閱,做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風干燥。
2.2重要的文件檔案,要按時歸檔,存放在公司檔案室。
2.3一般文件、記錄,由各分廠、處室自行按規(guī)定保管。
2.4 保管檔案的場所要做到有專人負責、配備滅火器材,標示嚴禁煙火標志。
2.5檔案箱、柜;鑰匙專人保管。無關(guān)人員不得進入檔案室。
2.6完善安全保管措施,防止檔案人為或自然的損壞。
2.7案資料的保管和存放應科學、規(guī)范,便于查找。
3.歸檔時間
3.1辦理完畢的文件,按工作階段性進行歸檔。
3.2按年度形成的文件,第二年上半年歸檔。
3.3凡是有法律效用的文件材料,一經(jīng)識別就立即歸檔。
3.4凡是有機密性的文件,隨時形成,隨時歸檔。。
4.文件和檔案保存形式
檔案用紙張形式保管。
5.安全檔案的借閱
5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術(shù)文件檔案,技術(shù)人員登記后方可查閱,其它人員須部門負責人批準,并經(jīng)檔案員同意后,方可查閱;如查閱財務數(shù)據(jù)、考勤、工資等須部門分管領導批準,并經(jīng)檔案員同意后,方可查閱;查閱其它文件的,須部門主管批準,并經(jīng)檔案員同意后,方可查閱。
5.2查閱檔案需辦理登記手續(xù),原件不外借,確因工作需要,須經(jīng)主管部門批準,予以復制。
5.3公司重要的文件、技術(shù)資料、合同(協(xié)議),未經(jīng)公司領導批準同意,任何人不得查閱、借閱。
5.4專業(yè)工具書,一律實行先歸檔保存,再辦理借閱手續(xù),如長期使用的,部門內(nèi)部應自備一本。
5.5外單位來公司查閱檔案、資料,必須得到分管副總經(jīng)理以上領導的批準同意。
5.6每次借閱檔案資料時間最長為半個月,可以續(xù)借,到期由檔案室人員負責催討,如須長期使用的部門內(nèi)部則復印予以備份,并保證文件內(nèi)容不得外泄。
5.7查閱、借閱檔案資料人員,要愛護公司財產(chǎn),使用過程中嚴禁在檔案、資料上劃線、標號涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發(fā)生,違者嚴肅處理。
6.保密事項
6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀律,檔案內(nèi)容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。
6.2對公司下發(fā)的保密文件及重要會議材料各部門進行妥善保管,并進行登記管理,不得亂扔亂放
6.3保密文件的復制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴格按照批準的份數(shù),不得擅自多印留存。復制文件應按原文密級進行管理,復制中形成的廢頁應作為密件銷毀。
6.4絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄,確因工作必須摘抄的,須經(jīng)公司領導批準,并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意,不得擅自復印、翻印和摘抄。
6.5報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進檔的草稿紙,要進行登記,經(jīng)主管領導審批,送往有關(guān)地點監(jiān)督銷毀,確保保密安全。
6.6對夠不上密級又不宜公開的檔案,可劃為“內(nèi)部”。
6.7密級和保密期限的確定和變更以及解密,必須經(jīng)公司分管領導審核批準。
6.8查閱“絕密”檔案必須由總經(jīng)理批準,未經(jīng)批準不得復制和摘抄。
6.9“絕密”檔案必須放在保險柜中單獨存放。
6.10定期檢查檔案保密工作,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檔案人員應嚴格遵守保密紀律,防止泄密事件發(fā)生,對造成泄密事件的責任者,要視情節(jié)嚴肅處理。
7. 修改、補充事項
7.1修改、補充科技檔案,必須填寫修改、補充申請單,并經(jīng)分管副總經(jīng)理以上領導審批后,方可修改,任何個人或部門不得擅自改動。
7.2檔案室必須對自己歸檔的科技檔案的修改,進行監(jiān)督和檢查。
8.銷毀
8.1檔案室對已保管期滿,擬銷毀檔案提出存毀的初步意見,并對擬銷毀檔案按類別登記,由專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同鑒定檔案,確定銷毀或續(xù)存,分別送交分管副總經(jīng)理以上領導進行初審。
8.2匯總初審意見,編造檔案銷毀清單。銷毀清單是準備銷毀案卷的登記簿。同時還應該撰寫一份銷毀檔案的書面報告。
8.3 銷毀清單連同銷毀檔案的書面報告送交公司總經(jīng)理審核批準。
8.4 銷毀時要進行監(jiān)銷。
經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案,必須送指定地點銷毀,不準出賣或做其它用;銷毀檔案時必須派專人護送到指定地點,由兩人(或兩人以上)監(jiān)督銷毀,并在銷毀清單上注明已銷毀字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人要簽名蓋章,以示負責。經(jīng)審查不準銷毀的檔案仍繼續(xù)保存,并再銷毀清單上詳細注明。
8.5 檔案銷毀的具體工作由辦公室承辦,并將銷毀清單歸檔。
對已到保存期限安全生產(chǎn)文件和檔案材料,由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門提出申請,由公司分管領導及相關(guān)負責人審核簽批,對審批同意銷毀的材料,由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門銷毀,并在銷毀記錄上簽字。
第2篇 某某公司安全文件檔案管理制度
1目的
為進一步規(guī)范公司的安全檔案管理工作,充分保障公司安全管理工作的有效性和長期性,根據(jù)《中華人民共和國國安全生產(chǎn)法》、《安徽省安全生產(chǎn)條例》、《中華人民共和國國檔案法》及有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我公司職業(yè)健康安全的實際狀況,特制訂本制度。
2范圍
本制度適用本公司范圍內(nèi)安全文件檔案的建立、更新、使用、保存管理。
3術(shù)語
3.1安全檔案是指公司在安全管理活動中形成的,對企業(yè)、國家及社會安全生產(chǎn)具有保存與利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
4主要職責
4.1凡是各單位在日常職業(yè)健康安全管理、生產(chǎn)管理、設備管理、技術(shù)管理及業(yè)務聯(lián)系工作中,形成的有保存價值的與職業(yè)健康安全有關(guān)的文件材料、各類檢測證書、報告、安全制度、教育試卷、工作記錄、聲像資料等都應按規(guī)定收集齊全,整理歸檔。
4.2生產(chǎn)安環(huán)部負責公司安全檔案管理檢查督促工作,負責對公司的安全檔案分級管理做出規(guī)定。
4.3各部門應加強安全檔案管理工作的領導,明確一位負責人主管安全管理檔案工作,保證安全管理檔案工作所需的必要條件。各單位負責各自的安全檔案管理工作。。
4.4各部門應設置專門安全管理檔案柜,落實安全管理檔案管理人員,集中統(tǒng)一管理本單位安全管理檔案。
4.5公司綜合辦負責收集歸檔公司以文件形式下發(fā)的有關(guān)安全管理方面的各類材料;負責收集建立職工各類職工健康體檢材料的歸檔工作。
4.6安全管理檔案工作是公司安全管理的基礎性工作,是維護公司安全生產(chǎn)、經(jīng)濟利益、合法權(quán)益的重要依據(jù),是公司信息資源的重要組成部分。各部門對本單位安全管理檔案具有依法管理、保護、使用的職責。任何個人不得將安全管理檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。
4.7各級安全生產(chǎn)管理人員應忠于職守,認真執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)、制度和標準,協(xié)助公司、各單位對收集的安全管理檔案材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。
5工作內(nèi)容
5.1安全管理檔案范圍一般包括但不限于以下內(nèi)容:
5.1.1企業(yè)基本情況的內(nèi)容:企業(yè)名稱、地址、法定代表、聯(lián)系電話、經(jīng)濟類型、人數(shù)、生產(chǎn)規(guī)模、主要原材料及產(chǎn)品、工藝流程、安全管理機構(gòu)與安全員等。
5.1.2企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營場所平面布置圖,并標注清楚以下內(nèi)容。
部門與車間、倉庫等的位置、面積或重要生產(chǎn)、經(jīng)營、儲存設施、設備的位置、型號、規(guī)格等;
重大危險源的位置、數(shù)量等;
主要應急救援設施、設備、器材的位置、數(shù)量、型號。
5.1.3公司安全生產(chǎn)重點監(jiān)控部位一覽表(重大危險源、消防重點部位、重點設備、易燃易爆和有毒物質(zhì)儲存地點及相關(guān)危險危害因素分析)。
5.1.4公司應急救援體系建設情況。內(nèi)容包括:事故應急救援預案、應急救援隊伍組成及聯(lián)系方式、各類應急救援設施、設備器材的數(shù)量以及應急救援演練情況等。
5.1.5公司安全組織方面的內(nèi)容
1. 主要負責人的安全資格證書。
2. 安全管理人員的安全資格證書。
3. 總廠職業(yè)健康安全管理網(wǎng)絡。
4. 其他與安全組織方面有關(guān)的內(nèi)容。
5.1.6企業(yè)安全管理制度及相關(guān)文件、計劃、總結(jié)方面的內(nèi)容
安全目標管理
安全生產(chǎn)責任制
法律法規(guī)標準規(guī)范管理
安全投入管理
安全文件和檔案管理
風險評估和控制管理
安全教育培訓管理
特種作業(yè)人員管理
設備設施安全管理
建設項目安全“三同時”管理
生產(chǎn)設備設施驗收管理
生產(chǎn)設備設施報廢管理
施工和檢維修安全管理
危化品及重大危險源管理
作業(yè)安全管理(動火、高空、受限空間、動力介質(zhì)等)
相關(guān)方及外用工(單位)管理。
職業(yè)健康管理
勞動防護用品(具)管理
安全檢查及隱患排查治理
應急管理
事故管理
安全績效評定管理
安全會議制度
安全機構(gòu)設置與人員配置管理
安全操作規(guī)程
安全通則
安全生產(chǎn)管理考核制度
參觀人員安全告知書
特種設備安全管理(機電類、承壓類)
上報的各種安全生產(chǎn)方面的計劃、總結(jié)、報告等材料。
安全活動日管理制度
上級部門有關(guān)安全生產(chǎn)方面的文件、通知及執(zhí)行情況匯報、記錄。
其他與安全相關(guān)的管理制度
5.1.7安全監(jiān)督執(zhí)法檢查方面的內(nèi)容
各級政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全監(jiān)察指令書等各類執(zhí)法文書。
落實執(zhí)行各類文件所采取的措施及落實情況及其上報上級主管部門的報告及記錄。
安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。
5.1.8安全檢查方面的內(nèi)容
日常檢查記錄及處理情況記錄。
月、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄。
安全檢查存在問題整改通知書及整改情況記錄。
各方面安全檢查的計劃安排、檢查記錄及處理情況。
各項檢查的總結(jié)匯報材料。
其他與安全檢查相關(guān)的材料。
5.1.9安全教育培訓方面的內(nèi)容
安全培訓計劃。
公司主要負責人、中層管理人員、安全管理人員及班組長安全培訓的記錄。
員工三級安全教育記錄。
特種作業(yè)人員和特種設備作業(yè)人員資格證書及教育培訓記錄。
換崗教育培訓記錄。
日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結(jié)。
應急救援培訓、演練記錄及總結(jié)。
5.1.10安全投入方面的內(nèi)容
全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃。
安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄。
隱患整改方面的投入記錄。
防護用品方面的投入記錄。
安全防護設備、設施方面的投入記錄。
安全評價、安全管理體系建設、安全代理方面的投入。
其他與安全有關(guān)的投入。
5.1.11工傷保險方面的內(nèi)容
參加工傷保險員工的名單。
為員工繳納保險費的憑證或單據(jù)。
發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據(jù)。
其他與工傷保險相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。
5.1.12職業(yè)衛(wèi)生健康管理方面的內(nèi)容
具有職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類。
具有職業(yè)病危害的崗位的預防措施情況。
具有職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗報告。
接觸職業(yè)病危害崗位的員工及其身體檢查情況。
確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄。
與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。
勞動防護用品管理制度及其落實執(zhí)行情況的記錄。
各類勞動防護用品發(fā)放記錄。
員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄。
其他與勞動防護用品有關(guān)的文件、材料。
5.1.13“三同時”管理方面的內(nèi)容
有關(guān)安全設施和職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時”項目的文件、材料。
“三同時”項目的設計圖紙及相關(guān)資料。
“三同時”項目的竣工驗收報告及相關(guān)資料。
其他與“三同時”項目相關(guān)的文件、資料。
5.1.14安全防護設備(含職業(yè)健康衛(wèi)生設備,下同)方面的內(nèi)容
各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料。
各類安全防護設備管理部門及設備運行情況記錄。
各類安全防護設備運行維護保養(yǎng)情況記錄。
應急救援設備的種類、數(shù)量和型號及管理部門、狀況等記錄。
其他與安全防護設備相關(guān)的文件、資料和記錄。
5.1.15用電管理方面的內(nèi)容
企業(yè)用電管理制度及落實情況記錄。
配電室運行狀況記錄。
臨時用電申請及拆除記錄。
配電箱等用電設施運行狀況記錄。
5.1.16特種設備方面的內(nèi)容
特種設備的設計文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料。
特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄,特種設備使用證。
特種設備的日常使用狀況記錄。
特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄。
特種設備運行故障和事故記錄。
5.1.17事故調(diào)查處理方面的內(nèi)容。
發(fā)生事故情況經(jīng)過介紹。
事故調(diào)查組成人員名單及事故調(diào)查的相關(guān)會議記錄。
事故調(diào)查收集各類證據(jù)。
事故分析會記錄。
關(guān)于事故的原因分析、責任認定和防護措施的相關(guān)決定文件。
按“四不放過”原則對事故進行處理的文件。
企業(yè)月度事故報表。
其他與事故相關(guān)的文件、材料。
5.1.18其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容
5.2收集與移交的基本要求
5.2.1歸檔材料必須是總廠在生產(chǎn)過程中形成的與職業(yè)健康安全管理有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
5.2.2歸檔材料應確保完整、準確、系統(tǒng),反映公司安全生產(chǎn)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。
5.3歸檔時間
5.3.1基礎建設、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動中形成的與職業(yè)健康安全相關(guān)聯(lián)材料,在項目結(jié)束后整理歸檔。
5.3.2各單位在安全管理過程中形成的材料可以按每月、每季或年歸檔,也可按項目或活動歸檔。
5.4安全檔案工作人員負責有關(guān)歸檔材料的審核。
5.5安全檔案工作人員應對各部門送交的各類安全管理檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式兩份)和檢查記錄上簽字,正式履行交接手續(xù)。接收電子檔案時,應在相應設備、環(huán)境上檢查其真實有效性,并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性,然后辦理交接手續(xù)。
5.6檔案管理
5.6.1各單位安全管理檔案整理應根據(jù)自身實際情況按各自管理職責分類保存,便于科學管理與利用。
5.6.2安全管理檔案保管期限為永久、長期(2—5年)、短期(2年以下)三種。
5.6.3對保管到期的安全管理檔案應進行鑒定。對經(jīng)過鑒定后已失去保存價值的相關(guān)檔案,應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊,報主管負責人審批。銷毀相關(guān)檔案時必須嚴格執(zhí)行相關(guān)的檔案管理規(guī)定,銷毀清冊應長期保存。
5.6.4應建立安全管理檔案統(tǒng)計工作制度,并按規(guī)定向上級有關(guān)部門報送安全生產(chǎn)檔案工作基本情況。
5.7檔案利用
5.7.1安全管理檔案的利用,要處理好保密和利用的關(guān)系,既要保護總廠的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害,又要充分發(fā)揮安全生產(chǎn)檔案的指導、借鑒作用。
5.7.2公司應積極主動地接受各級安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對公司安全檔案管理工作的監(jiān)督指導,開展企業(yè)安全生產(chǎn)檔案信息服務工作。
