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有哪些
機(jī)關(guān)單位檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：依據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對各類文件進(jìn)行科學(xué)分類，并設(shè)定清晰的編碼體系，以便于檢索和管理。
2. 收集與整理：規(guī)定機(jī)關(guān)單位在日常工作中產(chǎn)生的各類文件應(yīng)及時歸檔，確保文件的完整性，并按照規(guī)定流程進(jìn)行整理。
3. 存儲與保護(hù)：制定合理的存儲方案，確保檔案的安全性，防止物理損壞和信息泄露，同時執(zhí)行定期檢查和維護(hù)。
4. 利用與借閱：明確檔案的利用權(quán)限，規(guī)范借閱流程，確保檔案的有效利用且不損害其安全。
5. 保密與銷毀：對于涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)有嚴(yán)格的保密措施，并在規(guī)定期限后按照法定程序進(jìn)行銷毀。
6. 電子化管理：推動檔案電子化，建立電子檔案管理系統(tǒng)，提高管理效率和便捷性。
7. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)化法制意識，同時建立有效的監(jiān)督機(jī)制。
實施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：所有檔案應(yīng)按照機(jī)構(gòu)職能、時間、文件類型等要素進(jìn)行分類，每類檔案設(shè)置唯一的六位數(shù)字編碼，前兩位代表機(jī)構(gòu)代碼，中間兩位代表年份，后兩位代表順序號。
2. 收集與整理：各部門需指定專人負(fù)責(zé)文件收集，每月末進(jìn)行一次整理，將文件送至檔案室。文件應(yīng)按照分類編碼進(jìn)行排列，附帶完整的文件清單。
3. 存儲與保護(hù)：檔案應(yīng)存放在防潮、防火、防盜設(shè)施完善的專用庫房，定期進(jìn)行溫濕度調(diào)控。重要檔案需備份并存儲在不同的物理位置。
4. 利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。借閱期限不超過一周，到期未歸還者需續(xù)借。
5. 保密與銷毀：涉密檔案需在專門的保密柜內(nèi)存放，借閱需經(jīng)單位主管批準(zhǔn)。銷毀檔案前，須由檔案部門、審計部門和保密部門共同審核，確認(rèn)無誤后方可執(zhí)行。
6. 電子化管理：建立電子檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化錄入、檢索和備份。所有紙質(zhì)檔案需同步生成電子版，確保信息的可追溯性。
7. 培訓(xùn)與監(jiān)督：每年至少舉辦兩次檔案管理培訓(xùn)，提升管理人員的專業(yè)技能。設(shè)立檔案工作檢查小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行評估和指導(dǎo)。
上墻內(nèi)容
1. “檔案管理原則：科學(xué)分類、規(guī)范整理、安全保管、有效利用。”
2. “檔案借閱流程圖”，詳細(xì)展示從申請到歸還的步驟。
3. “保密規(guī)定”，強(qiáng)調(diào)檔案保密的重要性及違反規(guī)定的處罰措施。
4. “檔案管理人員職責(zé)”，明確檔案員的工作內(nèi)容和責(zé)任。
5. “檔案庫房管理規(guī)定”，列出庫房的管理規(guī)則，如禁止食物、飲品入內(nèi)等。
6. “檔案電子化政策”，闡述電子化管理的目標(biāo)和實施步驟。
以上各項制度旨在規(guī)范機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，為機(jī)關(guān)工作的順利進(jìn)行提供有力保障。
機(jī)關(guān)單位檔案管理制度范文
第1篇 __機(jī)關(guān)單位檔案管理制度
第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)本局檔案管理工作,全面提高檔案管理水平,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定,特制定本制度。
第一章 檔案人員崗位職責(zé)
第二條 檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識。
第三條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項制度,加強(qiáng)檔案的日常管理和保護(hù)、利用工作。
第四條 對本局各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第五條 維護(hù)本局檔案的完整與安全,對違反《檔案法》和違反制度的行為予以制止,直至拒絕提供利用,并提出處理意見,報本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
第六條 機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動工作時,必須在辦完檔案移交手續(xù)后才能離開崗位。
第二章 檔案歸檔制度
第七條 凡是本局在各項活動中形成的,具有備考價值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價值的材料及外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議帶回的文件材料,均屬歸檔范圍。
第八條 歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數(shù)均應(yīng)齊全、完整。
第九條 歸檔的文件必須做到問題單一、類型鮮明、年代不混、保管期準(zhǔn)確。
第十條 會計檔案歸檔必須編制移交目錄,交接雙方按移交目錄清點后簽字。
第三章 檔案保管制度
第十一條 檔案庫房實行專人負(fù)責(zé)管理,庫房鑰匙應(yīng)妥善保管。
第十二條 要定時做好庫房內(nèi)溫濕度記錄,庫房溫度保持14—240c之間,濕度保持在50—65%之間。
第十三條 庫房內(nèi)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施,檔案庫房內(nèi)不得堆放雜物。
第十四條 綜合檔案室應(yīng)建立全宗卷,積累和存儲本局案卷的立卷說明,分類方案,鑒定報告,交接憑證,銷毀清冊,檢查記錄,全宗介紹等材料。
第十五條 定期組織人員對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查。對破損褪變的檔案要進(jìn)行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。
第四章 檔案保密制度
第十六條 嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度,查閱、借閱遵守單位的保密制度,確保檔案的安全,嚴(yán)防丟失或泄密。
第十七條 查閱檔案,原則上在閱檔室。如有特殊情況確需借閱的,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意,并辦理借閱手續(xù),按期收回。
第十八條 檔案人員不得泄露檔案內(nèi)容,借閱檔案人員在借閱期間對檔案要妥善保管,不得轉(zhuǎn)借和擅自復(fù)制。
第十九條 外單位來本局查閱檔案時,須憑單位介紹信、工作證或身份證,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
第二十條 機(jī)密文件只能查閱,一律不得外借和復(fù)制。
第五章 檔案利用制度
第二十一條 利用檔案必須愛護(hù)檔案材料,嚴(yán)禁在案卷上圈點、勾劃、裁剪等,確保檔案的完好, 如需摘抄復(fù)制,須經(jīng)檔案人員審核,確認(rèn)無誤后加蓋證明章方能有效。
第二十二條 檔案借閱期限一般不超過一個星期,如果需要延期,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十三條 檔案歸還時,檔案人員必須檢查案卷有否缺損,如果發(fā)現(xiàn)有損壞案卷現(xiàn)象,按有關(guān)規(guī)定予以處理。
第二十四條 任何人不得把檔案占為已有。
第二十五條 對不遵守檔案利用制度的借閱人員,檔案人員有權(quán)拒絕提供利用。
第二十六條 利用檔案必須填寫利用效果登記表,寫明利用目的和效果 。
第六章 檔案安全制度
第二十七條 本局檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則,維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。
第二十八條 對本局規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向綜合檔案室移交,集中管理,任何人不得將檔案據(jù)為已有,也不得擅自銷毀。
第二十九條 綜合檔案室保管的檔案是現(xiàn)行檔案,主要供本系統(tǒng)及有關(guān)單位使用,不屬于開放范圍,對外提供利用需嚴(yán)格按照本制度第四、五章執(zhí)行。
第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫房三分開。
第三十一條庫房內(nèi)設(shè)密集架,配備空調(diào)、消防器材等設(shè)備,積極做好“八防”工作,杜絕事故隱患。
第三十二條 工作人員離開檔案室時應(yīng)切斷電源,關(guān)好門窗。
第七章 檔案統(tǒng)計、鑒定、移交和銷毀制度
第三十三條 凡按規(guī)定接收進(jìn)庫的檔案、資料都必須及時登記入冊,以作統(tǒng)計入庫數(shù)據(jù)。
第三十四條 建立檔案、資料、設(shè)備等實物統(tǒng)計臺帳,做到記錄正確,帳物相符。
第三十五條 在各科室檔案進(jìn)檔案室前,要對準(zhǔn)備移交的檔案進(jìn)行鑒定、審查,對保管期限、密級確定不準(zhǔn)的案卷提出升降意見。
第三十六條 對本局各科室收集的零散文件材料進(jìn)行整理鑒定,剔除無保存價值的材料,確保檔案的質(zhì)量。
第三十七條 銷毀文件必須慎重,對鑒定中剔除的文件要暫存一段時間,確實沒有必要保存時,才予銷毀。
第三十八條 凡需銷毀的文件,要編造清冊,寫出書面報告,說明銷毀理由,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審查后才能銷毀,銷毀文件時由兩人監(jiān)督,并在銷毀上注明銷毀日期、地點,銷毀人要簽名、蓋章。
第八章 會計檔案管理辦法
第三十九條 會計檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會計憑證、會計帳冊和會計報表等會計核算材料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和憑證。
第四十條 會計檔案是本局的重要檔案之一,應(yīng)由機(jī)關(guān)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四十一條 本局各部門應(yīng)指定專人收集、整理會計檔案,把歸檔工作列入本部門的職責(zé)范圍,明確專人負(fù)責(zé)。
第四十二條 會計檔案當(dāng)年立卷,由所屬部門保管一年后,向綜合檔案室移交。
第四十三條 檔案部門接收保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝,不得自行拆封,對個別需要拆封重新整理的,應(yīng)當(dāng)由原所屬部門和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。
第四十四條 檔案室對會計檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管,存放有序、查找方便。同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。
第四十五條 檔案室對保存的會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,向外單位提供利用時,檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要,須報單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),但不得拆散原卷冊,并限期歸還。
第四十六條 會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由檔案室提出銷毀意見,會同檔案所屬部門共同鑒定,嚴(yán)格審查,編造會計檔案銷毀清冊,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
第四十七條 在銷毀會計檔案時,應(yīng)由檔案人員和所屬部門共同派人監(jiān)督,監(jiān)銷人在銷毀會計檔案時嚴(yán)格把關(guān),并認(rèn)真進(jìn)行清點核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章。
第2篇 j機(jī)關(guān)單位檔案管理制度
第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)本局檔案管理工作,全面提高檔案管理水平,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定,特制定本制度。
第一章 檔案人員崗位職責(zé)
第二條 檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識。
第三條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項制度,加強(qiáng)檔案的日常管理和保護(hù)、利用工作。
第四條 對本局各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第五條 維護(hù)本局檔案的完整與安全,對違反《檔案法》和違反制度的行為予以制止,直至拒絕提供利用,并提出處理意見,報本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
第六條 機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動工作時,必須在辦完檔案移交手續(xù)后才能離開崗位。
第二章 檔案歸檔制度
第七條 凡是本局在各項活動中形成的,具有備考價值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價值的材料及外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議帶回的文件材料,均屬歸檔范圍。
第八條 歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數(shù)均應(yīng)齊全、完整。
第九條 歸檔的文件必須做到問題單一、類型鮮明、年代不混、保管期準(zhǔn)確。
第十條 會計檔案歸檔必須編制移交目錄,交接雙方按移交目錄清點后簽字。
第三章 檔案保管制度
第十一條 檔案庫房實行專人負(fù)責(zé)管理,庫房鑰匙應(yīng)妥善保管。
第十二條 要定時做好庫房內(nèi)溫濕度記錄,庫房溫度保持14—240c之間,濕度保持在50—65%之間。
第十三條 庫房內(nèi)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施,檔案庫房內(nèi)不得堆放雜物。
第十四條 綜合檔案室應(yīng)建立全宗卷,積累和存儲本局案卷的立卷說明,分類方案,鑒定報告,交接憑證,銷毀清冊,檢查記錄,全宗介紹等材料。
第十五條 定期組織人員對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查。對破損褪變的檔案要進(jìn)行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。
第四章 檔案保密制度
第十六條 嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度,查閱、借閱遵守單位的保密制度,確保檔案的安全,嚴(yán)防丟失或泄密。
第十七條 查閱檔案,原則上在閱檔室。如有特殊情況確需借閱的,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意,并辦理借閱手續(xù),按期收回。
第十八條 檔案人員不得泄露檔案內(nèi)容,借閱檔案人員在借閱期間對檔案要妥善保管,不得轉(zhuǎn)借和擅自復(fù)制。
第十九條 外單位來本局查閱檔案時,須憑單位介紹信、工作證或身份證,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
第二十條 機(jī)密文件只能查閱,一律不得外借和復(fù)制。
第五章 檔案利用制度
第二十一條 利用檔案必須愛護(hù)檔案材料,嚴(yán)禁在案卷上圈點、勾劃、裁剪等,確保檔案的完好, 如需摘抄復(fù)制,須經(jīng)檔案人員審核,確認(rèn)無誤后加蓋證明章方能有效。
第二十二條 檔案借閱期限一般不超過一個星期,如果需要延期,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十三條 檔案歸還時,檔案人員必須檢查案卷有否缺損,如果發(fā)現(xiàn)有損壞案卷現(xiàn)象,按有關(guān)規(guī)定予以處理。
第二十四條 任何人不得把檔案占為已有。
第二十五條 對不遵守檔案利用制度的借閱人員,檔案人員有權(quán)拒絕提供利用。
第二十六條 利用檔案必須填寫利用效果登記表,寫明利用目的和效果 。
第六章 檔案安全制度
第二十七條 本局檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則,維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。
第二十八條 對本局規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向綜合檔案室移交,集中管理,任何人不得將檔案據(jù)為已有,也不得擅自銷毀。
第二十九條 綜合檔案室保管的檔案是現(xiàn)行檔案,主要供本系統(tǒng)及有關(guān)單位使用,不屬于開放范圍,對外提供利用需嚴(yán)格按照本制度第四、五章執(zhí)行。
第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫房三分開。
第三十一條庫房內(nèi)設(shè)密集架,配備空調(diào)、消防器材等設(shè)備,積極做好“八防”工作,杜絕事故隱患。
第三十二條 工作人員離開檔案室時應(yīng)切斷電源,關(guān)好門窗。
第七章 檔案統(tǒng)計、鑒定、移交和銷毀制度
第三十三條 凡按規(guī)定接收進(jìn)庫的檔案、資料都必須及時登記入冊,以作統(tǒng)計入庫數(shù)據(jù)。
第三十四條 建立檔案、資料、設(shè)備等實物統(tǒng)計臺帳,做到記錄正確,帳物相符。
第三十五條 在各科室檔案進(jìn)檔案室前,要對準(zhǔn)備移交的檔案進(jìn)行鑒定、審查,對保管期限、密級確定不準(zhǔn)的案卷提出升降意見。
第三十六條 對本局各科室收集的零散文件材料進(jìn)行整理鑒定,剔除無保存價值的材料,確保檔案的質(zhì)量。
第三十七條 銷毀文件必須慎重,對鑒定中剔除的文件要暫存一段時間,確實沒有必要保存時,才予銷毀。
第三十八條 凡需銷毀的文件,要編造清冊,寫出書面報告,說明銷毀理由,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審查后才能銷毀,銷毀文件時由兩人監(jiān)督,并在銷毀上注明銷毀日期、地點,銷毀人要簽名、蓋章。
第八章 會計檔案管理辦法
第三十九條 會計檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會計憑證、會計帳冊和會計報表等會計核算材料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和憑證。
第四十條 會計檔案是本局的重要檔案之一,應(yīng)由機(jī)關(guān)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四十一條 本局各部門應(yīng)指定專人收集、整理會計檔案,把歸檔工作列入本部門的職責(zé)范圍,明確專人負(fù)責(zé)。
第四十二條 會計檔案當(dāng)年立卷,由所屬部門保管一年后,向綜合檔案室移交。
第四十三條 檔案部門接收保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝,不得自行拆封,對個別需要拆封重新整理的,應(yīng)當(dāng)由原所屬部門和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。
第四十四條 檔案室對會計檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管,存放有序、查找方便。同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。
第四十五條 檔案室對保存的會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,向外單位提供利用時,檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要,須報單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),但不得拆散原卷冊,并限期歸還。
第四十六條 會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由檔案室提出銷毀意見,會同檔案所屬部門共同鑒定,嚴(yán)格審查,編造會計檔案銷毀清冊,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
第四十七條 在銷毀會計檔案時,應(yīng)由檔案人員和所屬部門共同派人監(jiān)督,監(jiān)銷人在銷毀會計檔案時嚴(yán)格把關(guān),并認(rèn)真進(jìn)行清點核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章。
