有哪些
檔案室安全管理制度
1. 安全責任制度：明確檔案室負責人及每位員工的安全職責，確保人人了解并承擔起保護檔案安全的責任。
2. 人員進出管理制度：實行門禁系統(tǒng)，非檔案室工作人員需經(jīng)許可后方可進入，并進行登記。
3. 消防安全制度：配備必要的消防設施，定期檢查維護，確?；馂膽表憫獧C制有效。
4. 防盜與監(jiān)控制度：安裝防盜門窗和視頻監(jiān)控系統(tǒng)，24小時監(jiān)控檔案室內(nèi)外情況。
5. 環(huán)境控制制度：保持適宜的溫度、濕度，防止檔案受潮、褪色或蟲蛀。
6. 應急處理制度：制定應急預案，定期演練，提高應對突發(fā)事件的能力。
7. 信息安全制度：對電子檔案進行加密存儲，設置訪問權限，防止非法訪問或泄露。
8. 檔案借閱與復制制度：規(guī)范借閱流程，嚴格限制復制，防止檔案丟失或損壞。
9. 培訓與教育制度：定期組織安全培訓，提升員工的安全意識和操作技能。
實施細則
1. 檔案室負責人應定期組織安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
2. 工作人員在離開檔案室時，必須確保門窗關閉，設備關閉，無遺留火源。
3. 消防器材每月檢查一次，確保完好可用，消防通道保持暢通。
4. 監(jiān)控錄像保存至少30天，以便需要時查閱。
5. 定期調(diào)整溫濕度，確保在適宜范圍內(nèi)，必要時使用除濕機或空調(diào)調(diào)節(jié)。
6. 遇到突發(fā)事件，如火災、盜竊等，立即啟動應急預案，同時報告上級和相關部門。
7. 電子檔案的訪問密碼定期更換，嚴禁私自分享。
8. 借閱檔案需填寫借閱單，經(jīng)負責人批準后方可帶走，歸還時需核對無誤。
9. 新入職員工在一周內(nèi)接受安全培訓，全體員工每年至少參加一次復訓。
上墻內(nèi)容
1. “檔案安全，人人有責?！?
2. “未經(jīng)許可，禁止入內(nèi)?！?
3. “消防設施，不得挪用?！?
4. “保持環(huán)境整潔，預防檔案損壞?！?
5. “緊急出口，保持暢通?！?
6. “保密為重，嚴禁非法傳播?！?
7. “安全第一，預防為主?！?
8. “遵守規(guī)定，確保檔案安全。”
9. “定期培訓，增強安全意識。”
通過上述管理制度的實施，我們旨在營造一個安全、有序的檔案管理環(huán)境，保障檔案的完整性和保密性，確保公司的業(yè)務運營不受影響。每一位員工都應積極參與，共同維護檔案室的安全。
檔案室安全管理制度范文
第1篇 附小檔案室安全管理制度(范本)
附小檔案室安全管理制度
1.檔案室是學校黨政文書資料、人事檔案保存使用的場所,列為學校安全管理要害部位,工作人員應特別做好安全工作。
2.檔案室是機密部位,非工作人員未經(jīng)批準,不得隨便進入室內(nèi)。
3.各類資料進入檔案室,必須嚴格登記制度、借還制度,機密資料、人事檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發(fā)生。
4.檔案室應通風、透氣、干燥,做好防濕、防蟲蛀的工作。
5.室內(nèi)消防器材、報警設備常年完好,性能良好有效。
6.嚴禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準在檔案室內(nèi)吸煙。
7.門窗堅固防盜,工作人員隨手關窗鎖門,假期、節(jié)日要特別加強看護,確保安全。
第2篇 測繪檔案室安全管理制度（3）
測繪檔案室安全管理制度(三)
(一)檔案工作制度
1、檔案工作是測繪管理工作的一部分,須有一名領導分管。
2、檔案人員應及時將上級檔案部門的有關指示向分管領導匯報,以便及時了解檔案工作動向,掌握房產(chǎn)測繪檔案工作。
3、檔案工作由分管領導負責,對檔案員進行業(yè)務指導,在檔案移交時檢驗案卷質(zhì)量。
4、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則,測繪檔案應集中存放在測繪檔案室,實行統(tǒng)一管理。
5、根據(jù)國家有關檔案管理的規(guī)定,結合單位檔案工作的實際適用測繪實際的保管期限表、歸檔范圍等。
6、建立以檔案員為骨干的檔案工作網(wǎng)絡,定期檢查。
7、編制各種檢索工具、參考工具,積極為測繪管理提供便利,及時做好登記和統(tǒng)計工作。
8、檔案人員應加強學習,不斷提高思想覺悟和不斷更新業(yè)務知識,使測繪檔案工作更趨規(guī)范化、科學化。
(二)檔案工作人員崗位責任制
1、檔案工作人員必須嚴格遵守《中華人民共和國國檔案法》和《中華人員共和國保密法》規(guī)定的各項條款,依法辦事;認真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度。
2、指導各部門的立卷人員和專業(yè)技術人員按時做好文件材料的收集、立卷歸檔工作,努力提高案卷質(zhì)量。
3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統(tǒng)計等基礎工作,熟悉所保管的檔案情況。
4、做好檔案的利用服務工作,編制多種檢索工作和參考資料
做到調(diào)卷及時迅速、準確無誤。
5、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全
防護工作,維護國家的檔案不受損失。
6、刻苦學習檔案業(yè)務知識,提高業(yè)務能力和學術水平,努力實現(xiàn)檔案管理科學化、現(xiàn)代化。
7、遵守保密制度。未經(jīng)批準,不得利用職權擅自擴大檔案的利
用范圍,不得泄露檔案的機密和內(nèi)容,確保檔案機密的安全。
(三)檔案資料歸檔制度
1、凡是委托測繪的成果及圖紙、草圖等均屬歸檔范疇。
2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是檔案員的任務之一,應列檔案員的職責范圍,建立崗位責任制,同時搞好檔案集中和統(tǒng)一管理工作。
3、在工作中形成的具有保存價值的文件資料,均應整理立卷后歸檔,由檔案室統(tǒng)一管理,不得分散在部門或個人手中。
4、每月底以前,檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案,并將其檔案材料存放檔案室。
5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號、案卷號、填寫案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄,做好向檔案室移交的準備工作。
6、部門移交案卷時應經(jīng)檔案室工作人員驗收,移交時應履行移交手續(xù),填寫移交清冊。
(四)檔案庫房管理制度
1、努力創(chuàng)造條件實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理,使庫房管理更趨科學化。
2、庫房由檔案人員負責管理,并負責每天檢查門窗電的開關情況。
3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件,并每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
4、明確各類檔案的界限,實行分類分柜存放保管。
5、庫房必須具有專用櫥柜,并被有必要的安全保護設施,以確保檔案的安全。
6、非檔案室工作人員不得進入庫房,查閱檔案不得在庫房內(nèi)進行。
7、庫房內(nèi)不得堆放其他物品,以保證庫房的整潔。
(五)檔案保密保衛(wèi)制度
1、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神圣職責。
2、檔案室設專用檔案庫房,配置專用檔案櫥柜存放檔案。
3、檔案室內(nèi)應設置閱覽檔案室,建立監(jiān)閱制度,防止失密、泄密。
4、檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專人管理,鑰匙由專管人員使用。檔案人員工作調(diào)動時,必須辦理交接手續(xù)。
5、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家,或探親訪友,或出入公共場所。
6、不得擅自翻印、復印上級機密文件或資料,不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機密;不準向無關人員談論、泄露有關檔案內(nèi)容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
7、非檔案人員不得進入庫房,不得在庫房中接待親友。
(六)檔案資料借閱制度
根據(jù)《檔案法》和有關規(guī)定,特制定本制度。
1、外單位查閱檔案,應持單位介紹信。
2、查閱各種檔案必須在查閱室進行,未經(jīng)同意,不準私自帶走。
3、凡查閱利用本單位重要的機密檔案或在一定范圍內(nèi)控制使用的檔案,應經(jīng)單位領導同意。
4、檔案嚴格控制借出,如確因工作需要,應經(jīng)本單位領導批準,借出時間一般不得超過三天。借閱期間,要確保檔案的安全。
5、利用檔案者,必須注意保守機密,不得任意瀉漏和向外公布。
6、查閱檔案,必需注意保護檔案不得在文件材料上圈點。批注、勾畫、污損,更不得拆卷抽取;撕毀原件,違者將依據(jù)《檔案法》規(guī)定追究責任。
7、對利用檔案產(chǎn)生了明顯經(jīng)濟效益和社會效益的典型事例,利用者責任向檔案室提供信息反饋。
(七)檔案銷毀制度
1、檔案銷毀必須經(jīng)校領導和上級主管部門負責人審核同意。
2、凡需銷毀的檔案必須編造清冊,并撰寫包括:本單位和卷宗的簡短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報告。
3、銷毀檔案時必須有兩人以上進行監(jiān)銷,在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期,并需簽名蓋章以示負責。
(八)檔案保管制度
1、檔案庫房和檔案柜、資料架要統(tǒng)一編號,檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊,
重點檔案和一般檔案要分別保管并定期檢查,對破損和模糊不清的檔案、資料及時修復和復制。
2、認真落實檔案庫房的八防措施。庫房內(nèi)嚴禁吸煙和存放易
燃品,庫房內(nèi)外放置滅火器材,以應急需;庫房門窗要裝置防盜設備,及時關開、上鎖,鑰匙由專人專柜保管,不得隨身攜帶;經(jīng)常清掃、整理庫房內(nèi)外和櫥架內(nèi)外的清潔衛(wèi)生;注意觀測庫房溫濕度,盡量控制在規(guī)定標準;每年四月份放置一次殺蟲劑,并視情況及時采取措施,防止鼠咬蟲蛀。
3、對檔櫥、架要經(jīng)常進行保養(yǎng),防止銹蝕,保持美觀清潔。
4、檔案人員每年對檔案保管情況進行一次全面檢查,并作記錄。
(
九)檔案統(tǒng)計與匯報制度
檔案統(tǒng)計,是掌握情況,分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。加強檔案統(tǒng)計工作是提高檔案科學管理水平的必要措施和重要標志。為進一步加強檔案統(tǒng)計工作,特制度如下統(tǒng)計制度。
1、辦公室要指定專人兼管檔案統(tǒng)計工作;負責全校檔案構成、檔案利用、檔案工作人員構成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計工作;負責上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。
2、抓好檔案統(tǒng)計的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統(tǒng)計的基礎,應結合實際,做好各項原始材料的登記,主要包括下述內(nèi)容:卷內(nèi)目錄、案卷目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。
3、建立健全統(tǒng)計臺帳,掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù),按上級部門的要求及時報送各種報表。到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應做到類別清楚、數(shù)字準確無誤。
4、上級檔案部門需要的各類報表,要按時間要求,準確無誤地報出,所報各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。
5、統(tǒng)計人員要將統(tǒng)計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常工作中進行,隨時保證檔案與帳目相符;每年底對本年度的各類數(shù)字要進行綜合統(tǒng)計,形成完整的統(tǒng)計資料。
第3篇 _小學檔案室安全管理制度
長江路第一小學檔案室安全管理制度
1、檔案室是學校黨政文書資料、從事檔案保存使用的場所,列為學校安全管理要害部位,工作人員應特別做好安全工作。
2、檔案室是機密部位,非工作人員未經(jīng)批準,不得隨便進入室內(nèi)。
3、各類資料進入檔案室,必須嚴格登記制度、借還制度,機密資料、人事檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室應通風、透氣、干燥,做好防濕、防蟲蛆的工作。
5、室內(nèi)消防器材、報警設備常年完好,性能良好有效。
6、嚴禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準在檔案室內(nèi)吸煙。
7、門窗堅固防盜,工作人員隨手關窗鎖門,假期、節(jié)日要特別加強看護,確保安全。
第4篇 檔案室安全管理規(guī)定辦法
檔案室安全管理制度就是學校為確保全校師生的檔案安全而制定的檔案管理制度,來看小編為大家提供的關于學校檔案管理的制度,來看下面:
(一)檔案工作制度
1、檔案工作是行政管理工作的一部分,須有一名校領導分管。
2、檔案人員應及時將上級檔案部門的有關指示向分管領導匯報,以便及時了解檔案工作動向,領導本校檔案工作。
3、檔案工作由校辦公室負責,對各處室的兼職檔案員進行業(yè)務指導,在檔案移交時檢驗案卷質(zhì)量。
4、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則,本校各類檔案應集中存放在校綜合檔案室,實行統(tǒng)一管理。
5、根據(jù)國家有關檔案管理的規(guī)定,結合學校檔案工作的實際適用本校實際的保管期限表、歸檔范圍等。
6、建立以校各處室兼職檔案員為骨干的學校檔案工作網(wǎng)絡,定期活動。
7、編制各種檢索工具、參考工具,積極為學校管理提供便利,及時做好登記和統(tǒng)計工作。
8、檔案人員應加強學習,不斷提高思想覺悟和不斷更新業(yè)務知識,使學校檔案工作更趨規(guī)范化、科學化。
(二)檔案工作人員崗位責任制
1、檔案工作人員必須嚴格遵守《中華人民共和國國檔案法》和《中華人員共和國保密法》規(guī)定的各項條款,依法辦事;認真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度。
2、指導各部門的立卷人員和專業(yè)技術人員按時做好文件材料的收集、立卷歸檔工作,努力提高案卷質(zhì)量。
3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統(tǒng)計等基礎工作,熟悉所保管的檔案情況。
4、做好檔案的利用服務工作,編制多種檢索工作和參考資料
做到調(diào)卷及時迅速、準確無誤。
5、 做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全
防護工作,維護國家的檔案不受損失。
6、刻苦學習檔案業(yè)務知識,提高業(yè)務能力和學術水平,努力實現(xiàn)檔案管理科學化、現(xiàn)代化。
7、遵守保密制度。
未經(jīng)批準,不得利用職權擅自擴大檔案的利
用范圍,不得泄露檔案的機密和內(nèi)容,確保檔案機密的安全。
(三)檔案資料歸檔制度
1、凡是在學校各項活動中形成的具有查閱利用價值的各種文件資料均屬歸檔范圍。
2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是各處室的任務之一,應列入各部門兼職檔案員的職責范圍,建立崗位責任制,學校檔案室做好指導和監(jiān)督的同時搞好檔案集中和統(tǒng)一管理工作。
3、各處室在工作中形成的具有保存價值的文件資料,均應整理立卷后歸檔,由檔案室統(tǒng)一管理,不得分散在部門或個人手中。
4、每年三月底以前,處室兼職檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案,并將上一年度檔案材料移交檔案室。
5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號、案卷號、填寫案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄,做好向檔案室移交的準備工作。
6、部門移交案卷時應經(jīng)檔案室工作人員驗收,移交時應履行移交手續(xù),填寫移交清冊。
(四)檔案庫房管理制度
1、努力創(chuàng)造條件實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理,使庫房管理更趨科學化。
2、庫房由檔案人員負責管理,并負責每天檢查門窗電的開關情況。
3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件,并每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
4、明確各類檔案的界限,實行分類分柜存放保管。
5、庫房必須具有專用櫥柜,并被有必要的安全保護設施,以確保檔案的安全。
6、非檔案室工作人員不得進入庫房,查閱檔案不得在庫房內(nèi)進行。
7、庫房內(nèi)不得堆放其他物品,以保證庫房的整潔。
(五)檔案保密保衛(wèi)制度
1、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神圣職責。
2、檔案室設專用檔案庫房,配置專用檔案櫥柜存放檔案。
3、檔案室內(nèi)應設置閱覽檔案室,建立監(jiān)閱制度,防止失密、泄密。
4、檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專人管理,鑰匙由專管人員使用。
檔案人員工作調(diào)動時,必須辦理交接手續(xù)。
5、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家,或探親訪友,或出入公共場所。
6、不得擅自翻印、復印上級機密文件或資料,不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機密;不準向無關人員談論、泄露有關檔案內(nèi)容。
在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
7、非檔案人員不得進入庫房,不得在庫房中接待親友。
(六)檔案資料借閱制度
根據(jù)《檔案法》和有關規(guī)定,特制定本制度。
1、外單位查閱檔案,應持單位介紹信,一般應有二人。
查閱機、絕密或組織、人事方面的文件,必須是黨員。
2、查閱各種檔案必須在查閱室進行,未經(jīng)同意,不準私自帶走。
3、凡查閱利用本單位重要的機密檔案或在一定范圍內(nèi)控制使用的檔案,應經(jīng)單位領導同意。
4、學校檔案嚴格控制借出,如確因工作需要,應經(jīng)本單位領導批準,借出時間一般不得超過三天。
借閱期間,要確保檔案的安全。
5、凡摘抄本校檔案材料,應寫明年代、卷號、張?zhí)?并認真校核。
出具證明材料,要加蓋公章,方能有效。
如需要復制,須經(jīng)經(jīng)辦部門同意。
6、利用檔案者,必須注意保守機密,不得任意瀉漏和向外公布。
7、查閱檔案,必需注意保護檔案不得在文件材料上圈點。
批注、勾畫、污損,更不得拆卷抽取;撕毀原件,違者將依據(jù)《檔案法》規(guī)定追究責任。
8、對利用檔案產(chǎn)生了明顯經(jīng)濟效益和社會效益的典型事例,利用者責任向檔案室提供信息反饋。
(七)檔案銷毀制度
1、檔案銷毀必須經(jīng)校領導和上級主管部門負責人審核同意。
2、凡需銷毀的檔案必須編造清冊,并撰寫包括:本單位和卷宗的簡短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報告。
3、銷毀檔案時必須有兩人以上進行監(jiān)銷,在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期,并需簽名蓋章以示負責。
4、被銷毀檔案如送造紙廠打漿,必須在監(jiān)督下進行,打成紙漿后監(jiān)銷人員方可離開。
(八)檔案保管制度
1、檔案庫房和檔案柜、資料架要統(tǒng)一編號,檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊,
重點檔案和一般檔案要分別保管并定期檢查,對破損和模糊不清的檔案、資料及時修復和復制。
2、 認真落實檔案庫房的八防措施。
庫房內(nèi)嚴禁吸煙和存放易
燃品,庫房內(nèi)外放置滅火器材,以應急需;庫房門窗要裝置防盜設備,及時關開、上鎖,鑰匙由專人專柜保管,不得隨身攜帶;經(jīng)常清掃、整理庫房內(nèi)外和櫥架內(nèi)外的清潔衛(wèi)生;注意觀測庫房溫濕度,盡量控制在規(guī)定標準;每年四月份放置一次殺蟲劑,并視情況及時采取措施,防止鼠咬蟲蛀。
3、對檔櫥、架要經(jīng)常進行保養(yǎng),防止銹蝕,保持美觀清潔。
4、檔案人員每年對檔案保管情況進行一次全面檢查,并作記錄。
(九)檔案統(tǒng)計與匯報制度
檔案統(tǒng)計,是掌握情況,分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。
加強檔案統(tǒng)計工作是提高檔案科學管理水平的必要措施和重要標志。
為進一步加強檔案統(tǒng)計工作,特制度如下統(tǒng)計制度。
1、辦公室要指定專人兼管檔案統(tǒng)計工作;負責全校檔案構成、檔案利用、檔案工作人員構成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計工作;負責上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。
2、抓好檔案統(tǒng)計的原始記錄工作。
檔案的登記是檔案統(tǒng)計的基礎,應結合實際,做好各項原始材料的登記,主要包括下述內(nèi)容:卷內(nèi)目錄、案卷目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。
3、建立健全統(tǒng)計臺帳,掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù),按上級部門的要求及時報送各種報表。
到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應做到類別清楚、數(shù)字準確無誤。
4、上級檔案部門需要的各類報表,要按時間要求,準確無誤地報出,所報各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。
5、統(tǒng)計人員要將統(tǒng)計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常工作中進行,隨時保證檔案與帳目相符;每年底對本年度的各類數(shù)字要進行綜合統(tǒng)計,形成完整的統(tǒng)計資料。
6、統(tǒng)計
第5篇 檔案室安全管理制度范本
1、檔案室是學校黨政文書資料,人事檔案保存使用的場所,列為學校安全管理要害部位,工作人員應特別做好安全工作。
2、檔案室是機密部位,非工作人員未經(jīng)批準,不得隨便進入室內(nèi)。
3、各類資料進入檔案室,必須嚴格登記制度、借還制度,機密資料,人事檔案嚴防丟失,嚴防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室應通風、透氣、干燥,做好防濕、防蟲蛀的工作。
5、室內(nèi)消防器材,報警設備常年完好,性能良好有效。
6、嚴禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準在檔案室內(nèi)吸煙。
7、門窗堅固防盜,工作人員隨手關窗鎖門,假期、節(jié)日要特別加強看護,確保安全。
第6篇 學校檔案室安全管理制度
1、檔案室是學校資料庫,屬機密部位,由辦公室主任負責管理。
2、非工作人員未經(jīng)批準,不得隨便進入室內(nèi)。
3、各類資料進入檔案室,嚴格執(zhí)行登記制度、借還制度,機密資料嚴防丟失、嚴防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室隨時保持通風,做好防潮、防霉、防蟲蛀工作。
5、嚴禁在室內(nèi)抽煙、玩火。
6、定期檢查電線、滅火器,發(fā)現(xiàn)隱患及時處理和報告,防止出現(xiàn)事故。
7、隨時檢查門窗是否完好,保管人員離開時必須關窗鎖門,節(jié)假日加強看護,確保防盜安全。
第7篇 檔案室安全管理制度
1 范圍
本制度適用公司檔案室檔案存放、保管的安全管理工作。
2 目的
為加強公司檔案室安全管理,確保檔案存放安全,更好的為公司生產(chǎn)經(jīng)營工作提供服務,制定本制度。
3 各級人員安全工作職責
3.1 分管檔案工作領導職責
3.1.1 組織開展宣傳教育活動,貫徹執(zhí)行《中華人民共和國國檔案法》和上級關于檔案工作的各項方針政策。
3.1.2 加強對檔案工作的領導,在檔案室安全方面,從人力、財力、物力上給予支持;及時解決工作中的重大問題和困難,逐步改善工作條件,使檔案工作與公司整體工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
3.2 檔案管理部門負責人職責
3.2.1 組織本部門人員學習檔案法規(guī),執(zhí)行檔案工作規(guī)章制度,把檔案工作列入本部門的工作計劃。
3.2.2 對檔案室安全工作進行監(jiān)督、指導、檢查工作,保證檔案室安全。
3.3 檔案室主任工作職責
3.3.1 貫徹執(zhí)行國家檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度,負責建立公司檔案工作規(guī)章制度。
3.3.2 具體負責檔案室安全管理,根據(jù)檔案室安全管理工作需求,逐級向領導提出改進工作和改善條件的意見和建議。
3.4 專職檔案管理人員職責
3.4.1 負責集中統(tǒng)一管理公司文書、業(yè)務、會計、基建、設備、聲像、統(tǒng)計等檔案,編制檢索工具,并提供利用服務。
3.4.2 負責做好檔案資料收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、催還和移交等工作。
3.4.3 切實加強檔案的保護,做好“八防”工作,保障檔案的完整與安全。
3.4.4 認真執(zhí)行國家、行業(yè)、公司有關保密制度。
3.4.5 積極參加業(yè)務學習,不斷提高檔案工作水平。
3.5 檔案鑒定工作領導小組職責
3.5.1 貫徹執(zhí)行《檔案法》及黨和國家有關檔案工作的各項方針、政策。
3.5.2 按照公司各類檔案保管期限要求,根據(jù)檔案管理人員提出的申請,確定檔案資料的重要程度,及時組織有關人員對檔案資料進行鑒定,確定是否銷毀。指定2名以上人員實施檔案資料銷毀,并督促、檢查制度履行情況。
3.5.3 不斷提高小組成員本崗位業(yè)務技能,了解熟悉檔案工作有關要求,增強甄別能力。
3.5.4 認真貫徹執(zhí)行黨和國家的保密制度,確保檔案的安全和保密。
4 檔案管理
4.1 文件材料歸檔制度
4.1.1 根據(jù)《天昌公司文件材料歸檔范圍保管期限表》要求,各部門將承辦完畢的、具有查考利用價值的文件、材料(包括帳、表、憑證、基建、聲像等),按時收齊整理歸檔。各部門兼職檔案員負責具體收集、整理,部門負責人在檔案資料上交公司檔案室前進行把關。
4.1.2 文件材料歸檔范圍:公司內(nèi)部形成的文件、材料和上級下發(fā)的所有有關行業(yè)方針、政策、規(guī)定和反映單位主要職能活動的文件、材料、聲像等。
4.1.3 歸檔時間:按照歸檔規(guī)范要求,每年3月底前,綜合檔案室對各部門上交的檔案資料整理后及時歸檔。
4.1.4 綜合檔案室協(xié)助各部門做好專業(yè)、科技、聲像等檔案的歸檔工作,并辦理接收手續(xù),統(tǒng)一歸檔。
4.1.5 綜合檔案室在完成歸檔的同時,切實做好各種資料、書刊、報紙的收集整理裝訂工作。
4.2 檔案收集制度
4.2.1 綜合檔案室對公司文件材料的形成、積累、整理、歸檔進行業(yè)務指導,督促檢查。
4.2.2 各部門兼職檔案員負責收集反映本部門業(yè)務工作情況的各種數(shù)據(jù)、報表、記錄等資料,于年度結束后三個月內(nèi)將全部文件材料分門類整理好并形成目錄,交綜合檔案室歸檔保存。
4.2.3 具體實施部門負責公司重大活動、重要會議材料的收集工作。
4.2.4 公司內(nèi)部形成的設備(儀器)材料,由檔案員參加開箱時直接收集歸檔;本公司形成的基建檔案,由檔案員在參加“基建工程竣工驗收會”時隨時收集歸檔。
4.2.5 公司內(nèi)部形成的各種聲像材料,上級機關頒發(fā)的獎牌、獎杯及各種榮譽證書,由綜合檔案室隨時收集歸檔。
4.3 檔案保管制度
4.3.1 檔案保管要貫徹“以防為主,防治結合”的原則。要有適宜保存檔案的庫房和切實可行的檔案“八防”(防火、防盜、防潮、防塵、防強光、防高溫、防蟲蛀、防鼠咬)措施。
4.3.2 檔案室內(nèi)嚴禁吸煙和放置易燃易爆危險品以及對檔案保護不利的其它物品,做到專室專用。
4.3.3 檔案保管人員要提高警惕,增強保密觀念,出入檔案室要注意關門落鎖,下班前要將門窗、照明及其它設備全部關閉。
4.3.4 保持檔案室內(nèi)的清潔衛(wèi)生,按時記錄檔案室內(nèi)溫濕度,定期檢查,補充殺蟲滅菌藥物。
4.3.5 對室藏檔案要定期進行檢查、核對、做到帳、物相符。對字跡褪變、損壞的檔案,應及時進行修補和復制。
4.4 檔案安全保密制度
4.4.1 檔案工作人員要認真執(zhí)行《中華人民共和國國保守國家秘密法》,嚴格遵守《保密守則》,切實保證檔案的安全管理。在調(diào)換工作時,對所管的檔案要辦理交接手續(xù),離職后對所了解的機密情況,不得泄露。
4.4.2 綜合檔案室是機要部門,非本室人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
4.4.3 未經(jīng)批準,任何人不得將檔案帶出檔案室,檔案內(nèi)容不得私自摘抄、復印和隨意傳播。
4.4.4 檔案員要經(jīng)常檢查庫房和檔案的安全,發(fā)現(xiàn)問題及時向領導報告,認真處理。
4.4.5 凡查閱密級的檔案,應按劃密規(guī)定掌握使用,嚴格控制保密范圍。
4.4.6 到期應銷毀的案卷、資料,按規(guī)定手續(xù)報經(jīng)領導批準,由二人以上監(jiān)銷處理。
4.5 檔案借閱制度
4.5.1 綜合檔案室應及時提供檔案資料的借閱利用,為黨和國家及公司生產(chǎn)經(jīng)營工作服務。
4.5.2 借閱檔案時,首先由借閱人認真填寫借閱檔案登記簿,根據(jù)重要程度報請不同級別領導批準后方可借閱。借閱后應按時歸還,逾期者續(xù)辦手續(xù),否則予以收回。
4.5.3 借閱檔案者,只能查閱指定的檔案材料,不準翻閱其它文件。
4.5.4 借閱者要珍惜、愛護檔案,不準涂改、拆卷、污損、撕抽頁、勾劃等。
4.5.5 借閱者要自覺遵守制度,違者要追究責任。
4.6 檔案庫房管理制度
4.6.1 按規(guī)定將檔案分類排放、排列整齊。
4.6.2 保持庫房清潔、干燥和衛(wèi)生,切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等工作。
4.6.3 庫房內(nèi)禁止存放易燃、易爆、雜物、食品等危險物品。經(jīng)常檢查庫房消防器材。
4.6.4 非經(jīng)允許,外人不得隨便進入庫房。
4.6.5 管理人員做到人走關閉門窗,妥善保管庫房鑰匙,確保庫房安全。
4.6.6 檔案管理人員要熟悉庫藏情況,對庫藏檔案和資料和保管情況定期進行檢查核對,作到帳物相符。對已破損和字跡褪色的檔案,應及時修復和復制。
4.6.7 有庫房溫濕度記錄,掌握溫濕度變化情況,進行分析,制定管理計劃。檔案庫房的溫度應控制在14度-24度,相對濕度應控制在45%-60%。
4.6.8 未經(jīng)批準,任何人不準將檔案帶出庫房,更不準私自摘抄、外傳、要嚴格遵守保密制度。
4.6.9 切實做好平時防范工作,做到人離燈滅,消除火災隱患,保證檔案安全。
4.6.10 庫房由專人管理,借閱室與庫房分開。
4.7 檔案鑒定銷毀制度
4.7.1 檔案鑒定工作,就是甄別和鑒定檔案的價值,并根據(jù)它們的不同價值確定不同的保管期限,以便把需要長久保存的檔案,妥善地保存起來,準確地剔除無價值的檔案材料。
4.7.2 根據(jù)上級檔案部門的指導性文件及公司檔案歸檔范圍和保管期限表的規(guī)定,對檔案進行定期鑒定,堅持實事求是的原則,從實際出發(fā),正確判定檔案價值。
4.7.3 進行檔案鑒定時,公司檔案鑒定領導小組具體安排,綜合檔案室和有關業(yè)務部門組成鑒定小組共同進行。采取直接鑒定的方法,一件一件地審查文件,準確地進行分析,判定其價值,要以卷內(nèi)最重要的文件價值來確定該卷的保管期限。
4.7.4 檔案的銷毀。各部門收到的各級來文,都無權自行銷毀,必須按照規(guī)定送交檔案室,經(jīng)鑒定后,統(tǒng)一銷毀。
4.7.5 檔案經(jīng)公司檔案鑒定領導小組鑒定后,組成檔案銷毀小組,負責檔案的銷毀工作。
4.7.6 對超過保管期限或確無保存價值的文件經(jīng)過鑒定,需要銷毀的檔案,必須編造銷毀登記簿,經(jīng)公司領導批準后,方可銷毀。
4.7.7 銷毀檔案時,必須由二人以上在指定地點監(jiān)銷,監(jiān)銷人員必須在銷毀登記簿上簽名,并注明銷毀方式和日期。
4.7.8 銷毀檔案登記簿要妥善保管,并將所銷毀檔案在目錄中注銷。
4.8電子文件 電子檔案管理制度
4.8.1 凡公司業(yè)務活動中所形成能夠反映公司主要職能和歷史面貌,具有保存價值的電子文件、電子檔案,均應收集、整理、移交綜合檔案室。
4.8.2 各部門兼職檔案員,應及時收集平時部門產(chǎn)生的電子文件材料,并保持電子文件之間的歷史聯(lián)系,做到齊全完整。
4.8.3 各部門將已收集完整的電子文件材料按要求進行整理、分類,轉(zhuǎn)成其它保管期限較長的載體(光盤、磁盤等)。
4.8.4 對已形成的電子文件必須標明載體信息的內(nèi)容、運行工作環(huán)境,相關支持軟件、其他說明等一同歸檔,并做好電子檔案的登記、檢索工具。
4.8.5 每年3月底以前各部門向檔案室移交上年度的電子檔案。
4.8.6 對已歸檔的電子檔案有效性保證:每滿一年,對電子檔案讀取處理有關的設備更新情況進行一次檢查登記,確認庫存載體與新設備的兼容性,如不兼容,應進行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作,原載體同時保留時間不少于3年。
4.8.7 定期檢驗結果應填入電子檔案管理登記表。
