有哪些
物業(yè)客戶檔案管理制度主要包括以下幾個方面：
1. 客戶信息收集：確保全面收集業(yè)主的基本信息，如姓名、聯(lián)系方式、房屋位置等，并保持信息的更新。
2. 檔案分類與編碼：根據(jù)客戶類型和房屋屬性進(jìn)行檔案分類，設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于查找和管理。
3. 信息安全保護(hù)：實施嚴(yán)格的保密措施，防止客戶信息泄露，遵守相關(guān)法律法規(guī)。
4. 檔案存儲與保管：規(guī)定檔案的存儲方式，如紙質(zhì)文件的存放位置，電子文件的備份策略等。
5. 訪問權(quán)限控制：明確誰可以訪問客戶檔案，何時及如何訪問。
6. 檔案更新與清理：定期審查檔案內(nèi)容，及時更新過時信息，處理無用或過期檔案。
7. 檔案借閱與復(fù)制：設(shè)定借閱流程，規(guī)定復(fù)制檔案的條件和限制。
實施細(xì)則
1. 客戶信息收集：在業(yè)主入住時，由物業(yè)工作人員負(fù)責(zé)收集并錄入系統(tǒng)，包括身份證、產(chǎn)權(quán)證明、聯(lián)系方式等，確保信息準(zhǔn)確無誤。
2. 檔案分類與編碼：依據(jù)房屋所在的樓棟、單元和房號進(jìn)行分類，編碼采用“樓號-單元號-房號”的形式，電子檔案則通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)自動編碼。
3. 信息安全保護(hù)：所有檔案存儲在安全服務(wù)器中，設(shè)置訪問密碼，定期更換，物理文件存放在防火、防盜設(shè)施完備的檔案室。
4. 檔案存儲與保管：紙質(zhì)檔案按類別和編碼順序排列，電子檔案定期備份至外部硬盤，以防數(shù)據(jù)丟失。
5. 訪問權(quán)限控制：只有經(jīng)過授權(quán)的物業(yè)員工才能訪問客戶檔案，且訪問記錄需詳細(xì)登記。
6. 檔案更新與清理：每年進(jìn)行一次全面審查，更新業(yè)主變動信息，對已出售或出租的房源檔案進(jìn)行標(biāo)注，無活動記錄超過兩年的檔案進(jìn)行歸檔或銷毀。
7. 檔案借閱與復(fù)制：業(yè)主或合法代理人需填寫申請表，經(jīng)審核后方可借閱或復(fù)制檔案，且需在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
上墻內(nèi)容
1. “客戶信息保密協(xié)議”，強調(diào)保護(hù)業(yè)主隱私的重要性。
2. “檔案管理制度流程圖”，清晰展示檔案管理的各個環(huán)節(jié)。
3. “檔案借閱規(guī)定”，列出借閱檔案的步驟和注意事項。
4. “客戶檔案分類與編碼示例”，幫助員工理解和執(zhí)行分類規(guī)則。
5. “信息安全提示”，提醒員工遵守信息安全管理規(guī)定。
以上制度旨在規(guī)范物業(yè)客戶檔案管理工作，提高服務(wù)效率，保障業(yè)主權(quán)益，敬請全體員工嚴(yán)格遵守。
物業(yè)客戶檔案管理制度范文
第1篇 商住物業(yè)客戶檔案管理制度
商住大廈客戶檔案管理制度
1 制度內(nèi)容
為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng),而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度
2 管理目標(biāo)
客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。
3 適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料:
1.收集客戶單位資料
2.客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3.客戶裝修工程文件
4.客戶遷入時填具之資料
5.客戶資料補充
6.客戶聯(lián)絡(luò)資料
7.緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
8.客戶與管理處往來文件
9.客戶違規(guī)事項與欠費記錄
10.客戶請修記錄
11.客戶投訴記錄
12.客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序
4 注意事項
1.及時上行下達(dá)客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2.協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強橫向溝通;
3.做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進(jìn);
4.接聽客戶投訴,解決客戶投訴;
5.接聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復(fù)。
5 工作表格
1.客戶檔案登記表(qms-pm-31301)
2.客戶緊急聯(lián)絡(luò)表(qms-pm-31302)
3.非機動車車牌辦理登記表(qms-pm-31303)
4.特殊事件記錄表(qms-pm-31304)
5.停車位租售情況登記表(qms-pm-31305)
6.停車證發(fā)放登記表(qms-pm-31306)
7.電話報裝申請表(qms-pm-31307)
8.電話變更登記表(qms-pm-31308)
9.備租/售電話號碼登記表(qms-pm-31309)
10.電話過戶登記表(qms-pm-31310)
11.境外雇員登記表(qms-pm-31311)
12.涉外常駐單位登記表(qms-pm-31312)
13.用戶身份卡登記表(qms-pm-31313)
14.移機電話統(tǒng)計表(qms-pm-31314)
15.車位申請登記表(qms-pm-31315)
16.辭職、辭退員工名單記錄表(qms-pm-31316)
17.代保管單元鑰匙申請表(qms-pm-31317)
18.水、電表底數(shù)確認(rèn)單(qms-pm-31318)
第2篇 物業(yè)客戶檔案管理制度
物業(yè)客戶檔案管理制度
(三)物業(yè)部客戶管理的日常工作包括:1]及時上行下達(dá)客戶與管理中心之間的知會、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確,認(rèn)真登記并制作各種表格。
2]協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強橫向溝通;3.]做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案管理工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進(jìn);
4]接聽客戶投訴,解決客戶投訴;
5]聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復(fù);
客戶檔案管理客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔、保管及使用四個環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料:1]收集客戶資料2]客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金3]戶裝修工程文件4]客戶遷入時填具之資料5]戶資料補充:§客戶聯(lián)絡(luò)資料§客戶緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料§客戶日常工作聯(lián)系人的人事變遷資料6]客戶與管理中心往來文件7]客戶違規(guī)事項與欠費記錄8]客戶申請維修記錄9]客戶投訴記錄10]客戶單位有關(guān)的工程檔案(二次裝修工程有關(guān)資料)11]將客戶資料分戶進(jìn)行保管,并由專人負(fù)責(zé)。
如遇特殊情況需翻閱客戶資料,須經(jīng)物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。
12]物業(yè)員工應(yīng)嚴(yán)守保密制度,不準(zhǔn)將客戶資料與信息泄露他人。
第3篇 物業(yè)客戶檔案管理制度（3）
物業(yè)客戶檔案管理制度(三)
物業(yè)部客戶管理的日常工作包括:
1]及時上行下達(dá)客戶與管理中心之間的知會、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確,認(rèn)真登記并制作各種表格。
2]協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強橫向溝通;
3]做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案管理工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進(jìn);
4]接聽客戶投訴,解決客戶投訴;
5]聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復(fù);
客戶檔案管理
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔、保管及使用四個環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料:
1]收集客戶資料
2]客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3]戶裝修工程文件
4]客戶遷入時填具之資料
5]戶資料補充:
§客戶聯(lián)絡(luò)資料
§客戶緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
§客戶日常工作聯(lián)系人的人事變遷資料
6]客戶與管理中心往來文件
7]客戶違規(guī)事項與欠費記錄
8]客戶申請維修記錄
9]客戶投訴記錄
10]客戶單位有關(guān)的工程檔案(二次裝修工程有關(guān)資料)
11]將客戶資料分戶進(jìn)行保管,并由專人負(fù)責(zé)。如遇特殊情況需翻閱客戶資料,須經(jīng)物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。
12]物業(yè)員工應(yīng)嚴(yán)守保密制度,不準(zhǔn)將客戶資料與信息泄露他人。
