包括哪些
企業(yè)必備的采購管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 采購政策與目標(biāo)：明確采購活動的基本原則，如合規(guī)性、經(jīng)濟性、質(zhì)量和時效性，并設(shè)定具體的目標(biāo)，如成本控制、供應(yīng)商管理等。
2. 采購流程：詳細(xì)規(guī)定從需求識別、市場調(diào)研、供應(yīng)商選擇、合同談判、訂單下達(dá)、收貨檢驗到付款結(jié)算的全過程步驟。
3. 供應(yīng)商管理：包括供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)、評估機制、合作關(guān)系維護(hù)和績效考核。
4. 合同管理：規(guī)定合同的起草、審批、執(zhí)行和變更流程，以及合同違約的處理辦法。
5. 風(fēng)險管理：識別和評估采購過程中的潛在風(fēng)險，制定應(yīng)對策略和預(yù)防措施。
6. 內(nèi)部控制與審計：確保采購活動的透明度，防止欺詐和濫用職權(quán)，定期進(jìn)行內(nèi)部審計。
7. 培訓(xùn)與溝通：為員工提供采購知識和技能的培訓(xùn)，保證信息的準(zhǔn)確傳遞和部門間的協(xié)同。
體系框架
企業(yè)的采購管理制度應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個全面、系統(tǒng)且靈活的框架：
1. 制度架構(gòu)：設(shè)立總則，明確制度的目的、適用范圍、職責(zé)分工，以及與其它企業(yè)政策的關(guān)系。
2. 流程導(dǎo)向：以流程圖形式展示采購活動的各個階段，使員工易于理解和執(zhí)行。
3. 規(guī)范性文件：制定各類采購文件模板，如需求申請表、供應(yīng)商評估表、采購合同等，確保標(biāo)準(zhǔn)化操作。
4. 績效指標(biāo)：設(shè)定關(guān)鍵績效指標(biāo)（kpis），用于衡量采購活動的效果和效率。
5. 反饋與改進(jìn)：建立反饋機制，定期評估制度執(zhí)行情況，根據(jù)業(yè)務(wù)變化和問題反饋及時調(diào)整和完善。
6. 法規(guī)遵從性：確保采購活動符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，避免法律風(fēng)險。
重要性
有效的采購管理制度對企業(yè)運營至關(guān)重要：
1. 成本控制：通過規(guī)范采購行為，降低物料和服務(wù)的獲取成本，提升企業(yè)的盈利能力。
2. 質(zhì)量保證：確保供應(yīng)商提供的產(chǎn)品和服務(wù)滿足企業(yè)質(zhì)量要求，保障生產(chǎn)或服務(wù)的質(zhì)量。
3. 風(fēng)險防范：通過風(fēng)險管理機制，減少因采購問題導(dǎo)致的供應(yīng)鏈中斷或其他經(jīng)營風(fēng)險。
4. 關(guān)系管理：優(yōu)化與供應(yīng)商的關(guān)系，建立長期穩(wěn)定的合作，提升供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性。
5. 透明度和合規(guī)性：增強采購活動的透明度，防止腐敗和不正當(dāng)交易，維護(hù)企業(yè)聲譽。
6. 效率提升：標(biāo)準(zhǔn)化的流程和明確的責(zé)任分配，提高采購工作效率，減少不必要的延誤。
采購管理制度是企業(yè)日常運營的基礎(chǔ)，它不僅影響著企業(yè)的經(jīng)濟效益，也關(guān)乎企業(yè)的長期發(fā)展和競爭力。因此，企業(yè)必須重視并不斷完善采購管理制度，以適應(yīng)市場變化和業(yè)務(wù)需求。
企業(yè)必備采購管理制度范文
第1篇 企業(yè)必備采購管理制度
一、采購管理制度目的:
為加強集團系統(tǒng)內(nèi)部采購管理,規(guī)范采購申報程序,統(tǒng)一驗收標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格控制成本,合理調(diào)配、利用物質(zhì)資源、嚴(yán)明采購紀(jì)律,特制訂本制度,下面是某****地產(chǎn)集團有限公司采購管理制度范本。
二、采購管理制度原則:
1、嚴(yán)格遵守“誰使用、誰保管、誰申購”的原則;
2、嚴(yán)格遵守集團采購配送中心統(tǒng)一詢價定標(biāo)的原則;
3、嚴(yán)格遵守“三個三”原則。
(一)選購三原則:
(1)一種物品采購各部分別找三家
(2)一種物品分別報三家
(3)一種物品最后定一~三家
(二)定購三原則:
(1)同類物品質(zhì)量最優(yōu)
(2)同類物品價格最低
(3)同類物品的供應(yīng)商服務(wù)最好
(三)驗收三原則管理制度:
(1)由集團采購管理制度配送中心、使用部門、資產(chǎn)管理部門等部門共同參與驗收
(2)經(jīng)參與驗收的各方代表簽字方能視為有效
(3)發(fā)現(xiàn)假冒偽劣產(chǎn)品,一票否決,堅決退換
三、采購管理制度范本立項程序及申購流程:
1、固定資產(chǎn)(含車輛):
申購部門/單位填寫“固定資產(chǎn)購置審批表”→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→集團資產(chǎn)管理部門意見→集團公司領(lǐng)導(dǎo)批示→集團采購配送中心詢價定標(biāo)、并下發(fā)采購?fù)ㄖ曩彶块T/單位辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。
2、低值易耗品:
申購部門/單位填寫“低值易耗品購置審批表”→中心/部門負(fù)責(zé)人審批→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→集團采購配送中心詢價定標(biāo)、并下發(fā)采購?fù)ㄖ曩彶块T/單位辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。
3、辦公文具、耗材類:
(1)辦公文具類申購流程:集團采購配送中心按“三個三”原則,確定年度供應(yīng)商:
①計劃內(nèi):申購部門/單位每月初填寫“恒大集團月份文具用品/申購表”(辦公文具限額10元/人·月)→部門負(fù)責(zé)人審核→由總裁辦匯總審核后實施采購、辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù);
②計劃外:申購部門/單位填寫呈批報告→集團主管領(lǐng)導(dǎo)審核 →集團采購配送中心詢價定標(biāo)、并下發(fā)采購?fù)ㄖ曩彶块T/單位辦理結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。
(2)耗材類申購流程:
①計劃內(nèi):申購部門/單位每月初填寫“恒大集團耗材申購表” 部門負(fù)責(zé)人審核→信息中心匯總審核→集團總裁審批→集團采購配送中心詢價、定標(biāo),并下發(fā)采購?fù)ㄖ缮曩彶块T/單位辦理結(jié)算手續(xù)。
②計劃外:申購部門/單位填寫“低值易耗品購置審批表”→ 部門負(fù)責(zé)人審核→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→集團采購配送中心詢價、定標(biāo),并下發(fā)采購?fù)ㄖ缮曩彶块T/單位辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。
4、綠化、飲用水、印刷制品、廣告制品、辦公家具與電腦等設(shè)備、樣板房家私與飾品、車輛保險等共享物資:
①集團采購配送中心按“三個三”原則,確定年度供應(yīng)商;
②申購部門/單位填寫呈批報告/請示→部門負(fù)責(zé)人審核→總裁辦匯總審核→集團領(lǐng)導(dǎo)審批(按照權(quán)限)→由申購部門/單位實施采購、辦理結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。
5、上述申購流程中采購?fù)ㄖ毺峁┮环萁o價格監(jiān)督部。該部有權(quán)對價格進(jìn)行抽查,對不合理價格提出終止申購或交綜合檢查部進(jìn)行查處。
四、本采購管理制度范本自下發(fā)之日起實施,此前下發(fā)的相關(guān)規(guī)定、辦法與本制度不一致者,則按本制度執(zhí)行。集團下屬各公司及外地分公司參照執(zhí)行。
五、本采購管理制度范本由集團采購配送中心負(fù)責(zé)解釋。
第2篇 適用性企業(yè)采購管理制度
企業(yè)采購管理制度目的：規(guī)范采購操作和方法，采購的質(zhì)量和采購要求的適用性，符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。本企業(yè)采購管理制度規(guī)范適用于公司的設(shè)備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)（不含公司長期代理產(chǎn)品）等采購的控制。
一、企業(yè)采購管理制度目的
規(guī)范采購操作和方法，采購的質(zhì)量和采購要求的適用性，符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。
二、 企業(yè)采購管理制度適用范圍
本規(guī)范適用于公司的設(shè)備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)（不含公司長期代理產(chǎn)品）等采購的控制。
三、 企業(yè)采購管理制度定義
1、 供應(yīng)商：是指能向采購者貨物、工程和服務(wù)的法人或組織。
2、 合格供應(yīng)商：是指公司程序評審可以與公司合作的供應(yīng)商。
3、 購物申請單：是需求需要采購管理制度的項目所填寫并提交給采購中心的單據(jù)，此單據(jù)須有經(jīng)理和審核權(quán)限簽批。
4、 供應(yīng)商選擇考察表：是確立為公司供應(yīng)商前對供應(yīng)商評估的表格，由采購主管對供應(yīng)商考察并填寫此表，填寫完畢后交商務(wù)經(jīng)理與運作中心總監(jiān)時行審批。
5、 供應(yīng)商考核表：是每財年度對供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時率、品質(zhì)和售前售后服務(wù)等考察的的表格，考核決定與該供應(yīng)商合作。
6、 終止供應(yīng)商的報告：是指供應(yīng)商惡劣服務(wù)、嚴(yán)重品質(zhì)情況或考核不合等與其終止合作的報告，此報告由權(quán)責(zé)向采購中心，由采購主管填寫逐級上報審批。
7、 抽貨檢驗標(biāo)準(zhǔn)：此標(biāo)準(zhǔn)是對采購物品檢驗的參照標(biāo)準(zhǔn)，由技術(shù)或權(quán)責(zé)編寫交采購中心匯總成冊。
8、 貨物檢驗報告：是貨物驗收和人員對貨物驗收后對所采購貨物給出驗收報告和意見。
四、 企業(yè)采購管理制度
企業(yè)采購管理制度必潔自律，嚴(yán)守工作紀(jì)律。不供應(yīng)商禮金、禮品和宴請；
遵守采購規(guī)范流程，按流程辦事；
能按質(zhì)按量地采購到所需物品；
供應(yīng)商選擇、評價、甑選以供應(yīng)商供貨質(zhì)量；
采購的事前管理，的設(shè)備價格信息檔案，以地控制和降低采購成本 并采購質(zhì)量；
科學(xué)、客觀、地收貨質(zhì)量檢查；
好與供應(yīng)商的關(guān)系，幫助供應(yīng)商解決的問題；
分析采購工作，改進(jìn)流程、規(guī)范和采購標(biāo)準(zhǔn)，有助改進(jìn)公司和供應(yīng)商服務(wù)的建議；
采購文檔的存檔、備份工作；
在公司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購成本；
所有采購， 事前批準(zhǔn)，未經(jīng)計劃并報審核和批準(zhǔn)， 除急購?fù)獠少?，急購需在申請單上注時“急購”，并由總經(jīng)理補批；
凡特性的物品，盡最大以計劃辦理采購，可以核定物品項目，通知各請購依計劃請購，然后
辦理采購；
采購物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在或已確認(rèn)的供應(yīng)商處購買， 隨意變更供應(yīng)商；
五、 企業(yè)采購管理制度供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)
企業(yè)采購管理制度的市信用和的售前、售后服務(wù)能力和服務(wù)意識；
注冊資金50萬的納稅人；
健全的商務(wù)管理流程和制度；
的財務(wù)狀況，可以七天帳期；
優(yōu)勢的產(chǎn)品資源；
有利于我公司的供配貨地理區(qū)位的合作；
六、企業(yè)采購管理制度供應(yīng)商選擇、評價和終止辦法
供應(yīng)商的資質(zhì)直接關(guān)系到供貨的質(zhì)量、售后服務(wù)和重大產(chǎn)品問題的等儲多問題，更有重大品質(zhì)、售后事件等的、反應(yīng)的性都與供應(yīng)商本身的資質(zhì)、能力。有必要地篩選、考核供應(yīng)商，合格供應(yīng)商制訂終止辦法。
對供應(yīng)商資信由高到低分為a、b、c、d四類。定類辦法參見《供應(yīng)商考核辦法及考核表》。
第3篇 集團企業(yè)采購商務(wù)管理制度
某集團采購商務(wù)管理制度
(接受訂單-申請編碼-在途監(jiān)控-提貨或接貨-辦理入庫)
一、采購原則:具備條件,方能進(jìn)行采購。
1、有符合流程及規(guī)定銷售訂單支持。
2、依據(jù)市場分析和預(yù)測,確能保障銷路。
3、依據(jù)總公司任務(wù)或者月季預(yù)算。
二、采購審批規(guī)定。
1、商品購入一律實行訂單管理制,凡是采購商品(無論是主營商品或外購商品或公司內(nèi)部進(jìn)貨還是當(dāng)?shù)夭少?均需要填寫采購定單。
2、各分公司采購商務(wù)根據(jù)本公司庫存、銷售情況,以及隨時收集的儲運和銷售人員提出采購建議,及時填寫請購?fù)ㄖ獑?并上報至主管業(yè)務(wù)部門經(jīng)理。
3、主管業(yè)務(wù)部門經(jīng)理根據(jù)市場及經(jīng)營情況審批合理采購計劃,并簽字認(rèn)可后,報業(yè)務(wù)副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批。
4、經(jīng)總經(jīng)理審批后采購訂單由采購商務(wù)員統(tǒng)一執(zhí)行。
(1)集團內(nèi)部統(tǒng)一購貨,由采購商務(wù)人員統(tǒng)一向集團內(nèi)各分公司訂購,確認(rèn)采購訂單生效。
(2)集團外部購入,由采購商務(wù)員或指定專人統(tǒng)一購貨,并在確認(rèn)采購訂單生效后向商務(wù)統(tǒng)計崗申請外購商品編號。
5、分公司采購商務(wù)員確認(rèn)采購訂單生效后,應(yīng)于當(dāng)日將單據(jù)其他聯(lián)次傳送給儲運、統(tǒng)計、財務(wù)主管。
6、財務(wù)人員根據(jù)采購訂單對到貨后入庫金額進(jìn)行復(fù)核、監(jiān)控。儲運商務(wù)根據(jù)采購訂單對庫房貨物存放地點做好接貨準(zhǔn)備,對貨物到貨周轉(zhuǎn)情況提供信息。財務(wù)主管對資金作出合理安排。
7、對未按定單方式進(jìn)行管理的商務(wù)及負(fù)責(zé)人進(jìn)行經(jīng)濟處罰。
8、定單按月分類單獨歸檔、備查。
三、接受采購訂單流程。
1、采購商務(wù)接受由銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)理所下采購訂單。
2、采購商務(wù)審核銷售業(yè)務(wù)部門采購訂單,不合格采購訂單返回銷售業(yè)務(wù)部門,發(fā)出合格采購訂單。
3、采購商務(wù)將采購訂單發(fā)給儲運商務(wù),由儲運商務(wù)做接貨準(zhǔn)備。
4、采購商務(wù)負(fù)責(zé)將采購訂單替換成通用格式發(fā)給供應(yīng)商。
四、進(jìn)口商品付稅、付匯流程。
1、銷售業(yè)務(wù)部門發(fā)出付稅或付匯通知。
2、資金商務(wù)填寫支票借款單,到財務(wù)部審批備案。
3、資金商務(wù)傳遞數(shù)據(jù),通知財務(wù)部當(dāng)日用款。
4、資金商務(wù)持簽字后借款單到財務(wù)部借支票。
5、資金商務(wù)將支票送到海關(guān)或銷售業(yè)務(wù)部門。
6、每周由資金商務(wù)報給財務(wù)部資金計劃,每季報銷售業(yè)務(wù)部門作資金盤點。
五、聯(lián)系供應(yīng)商和貨運公司、進(jìn)口商品報關(guān)、在途商品監(jiān)控管理。
1、目的。
(1)開展在途商品管理,監(jiān)控各分公司、供貨商各方面執(zhí)行貨物計劃情況,明確各自責(zé)任和關(guān)系。
(2)監(jiān)控集團公司總部至外地分公司物資流通過程和貨物在各個環(huán)節(jié)中狀態(tài)。
(3)在途商品管理工作側(cè)重于對貨物在途時間、在途數(shù)量、在途金額及供應(yīng)商發(fā)運能力控制。
(4)跟蹤集團公司和供應(yīng)商及分公司之間調(diào)撥商品在途時間、數(shù)量和金額,為相關(guān)部門提供真實和準(zhǔn)確在途信息。
2、國內(nèi)在途意義。
(1)為貫徹集團公司物資管理目標(biāo),在各個物資流通環(huán)節(jié)監(jiān)控到每一件貨物,商務(wù)部開展了國內(nèi)在途業(yè)務(wù)。
國內(nèi)在途:主要指分公司之間因內(nèi)部銷售而產(chǎn)生在途商品。
(2)在途商品定義:貨款已經(jīng)支付或雖未付款但已取得所有權(quán),正在運輸途中或已運達(dá)企業(yè)但未驗收入庫商品。
3、國內(nèi)在途目的。
(1)監(jiān)控分公司在途商品管理,明確銷售業(yè)務(wù)部門、運輸公司、分公司各方面責(zé)任。
(2)對分公司在運輸途中產(chǎn)生在途商品數(shù)量、金額以及狀況進(jìn)行監(jiān)控,縮短運輸時間,加快物資流通速度,提高資金周轉(zhuǎn)速度。
(3)收集、匯總、加工、整理在途數(shù)據(jù),掌握物流信息,根據(jù)在途數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,發(fā)現(xiàn)問題促使銷售部盡快解決。
4、在途商品確認(rèn)。
集團公司財務(wù)部傳遞銷售給分公司發(fā)票清單及銷售數(shù)據(jù)和商務(wù)部向地區(qū)分公司發(fā)送的發(fā)貨信息及時傳送到相應(yīng)分公司商務(wù)統(tǒng)計崗并經(jīng)對方確認(rèn)生效后,即視為在途商品。
5、在途商品管理。
分公司商務(wù)統(tǒng)計人員每日接收發(fā)貨信息后,根據(jù)實際到貨數(shù)量統(tǒng)計本公司在途情況,并逐日向集團公司商務(wù)部傳送在途數(shù)據(jù)。對超出正常期限在途商品標(biāo)注、說明,便于供應(yīng)商及時協(xié)調(diào)與解決。對未按規(guī)定進(jìn)行監(jiān)管或雖已監(jiān)管但未及時準(zhǔn)確提交在途信息而造成損失分公司,其損失由分公司分擔(dān),同時責(zé)任人應(yīng)寫出書面報告上報總經(jīng)理。
6、國內(nèi)操作流程。
(1)集團公司商務(wù)部采購商務(wù)員將到貨清單遞交商務(wù)統(tǒng)計。
(2)商務(wù)統(tǒng)計根據(jù)《到貨登記單》和《商品入庫單》及發(fā)貨清單核減在途商品數(shù)量、金額和計算在途時間。
(3)商務(wù)統(tǒng)計將到貨清單上商品與實際到達(dá)商品差異表傳遞財務(wù)部。
(4)財務(wù)部依據(jù)商務(wù)統(tǒng)計傳遞《到貨登記單》和《商品入庫單》辦理付款手續(xù)。
(5)商務(wù)統(tǒng)計將在途商品差異信息傳遞相關(guān)部門。
(6)對在途時間監(jiān)控:掌握商品貨運周期。同時,注重發(fā)現(xiàn)長期未到,滯留途中貨物情況,促使銷售業(yè)務(wù)部門盡快解決提高物流周轉(zhuǎn)速度,加快資金周轉(zhuǎn),搶占市場。
(7)對商品在途數(shù)量、在途金額監(jiān)控:使分公司掌握在途商品規(guī)模及占用資金量大小,促使銷售業(yè)務(wù)部門加緊運輸力度,加速資金周轉(zhuǎn)。
(8)對供應(yīng)商監(jiān)控:體現(xiàn)在運輸貨物能力和返款速度,供應(yīng)商發(fā)運能力高低直接影響貨物周轉(zhuǎn)速度,周轉(zhuǎn)速度越快越有助于分公司降低貨物風(fēng)險系數(shù),返款速度快慢,影響分公司資金周轉(zhuǎn)及利潤取得
(9)生成結(jié)果:對分公司在途商品管理,側(cè)重于從商品在途數(shù)量、在途金額;在途時間,供貨商運作能力方面提供在途信息。
7、國內(nèi)在途程序所需數(shù)據(jù):財務(wù)數(shù)量+以銷未提=統(tǒng)計結(jié)存。
(1)銷售數(shù)據(jù):資金商務(wù)收款臺銷售庫數(shù)據(jù)(已銷數(shù))和庫房提貨數(shù)據(jù)(已提數(shù))進(jìn)行核對后,生成已銷已提商品數(shù)據(jù)庫,包括銷售單號、銷售日期、發(fā)票號、商品編號、代理編號、數(shù)量、單價、金額等內(nèi)容。
(2)入庫數(shù)據(jù):各分公司商品入庫數(shù)據(jù)包括入庫單號、入庫日期、發(fā)票號、商品編號、數(shù)量、單價、金額等內(nèi)容。
8、核對依據(jù):以銷售方發(fā)票號作為核對依據(jù),依據(jù)每張發(fā)票發(fā)票號、商品編號,同分公司入庫單上發(fā)票號和商品編號自動進(jìn)行核減生成各地在途商品信息。
9、國外在途商品管理。
(1)定義。
〈1〉在途存貨:包括運入在途存貨和運出在途存貨是指貨款已經(jīng)支付或雖未付款但已取得所有權(quán)正在運輸途中或已運達(dá)公司尚未驗收各種存貨。
〈2〉商務(wù)部在途商品:進(jìn)口商對集團公司進(jìn)行銷售并開制發(fā)票,貨物尚未運抵各目的地商品。商務(wù)部對在途商品管理主要通過核對進(jìn)口商發(fā)票和分公司入庫單據(jù),監(jiān)控公司在途物資狀況,多角度、多側(cè)面反映物資流通狀況。
(2)意義。
〈1〉開展進(jìn)出口商在途管理,跟蹤進(jìn)出口商、分公司各方面執(zhí)行貨物計劃情況,明確各自責(zé)任和關(guān)系。
〈2〉監(jiān)控進(jìn)出口商至集團公司或分公司物資流通過程,對貨物在各環(huán)節(jié)中狀態(tài)進(jìn)行實時監(jiān)控、過程監(jiān)控,檢查進(jìn)、出口商運作能力,降低風(fēng)險系數(shù)。對在途商品管理工作,側(cè)重于對長期在途商品及進(jìn)出口商發(fā)運能力控制。
10、具體物控工作流程。
(1)工作內(nèi)容:依據(jù)進(jìn)口商發(fā)貨資料核對公司入庫信息,獲取在途數(shù)據(jù)。
(2)進(jìn)口商發(fā)貨,商務(wù)部采購商務(wù)接收各種發(fā)貨資料流程。
〈1〉商務(wù)部采購商務(wù)每日接收進(jìn)口商和銷售業(yè)務(wù)部門各種發(fā)貨資料。進(jìn)口商涉及單據(jù)有:發(fā)貨通知書、裝箱單、發(fā)票、進(jìn)口發(fā)貨單、訂單。銷售業(yè)務(wù)部門單據(jù):貨物清單。
〈2〉商務(wù)部采購商務(wù)整理各種單據(jù),并分別在登記本中詳細(xì)記錄。
〈3〉核對裝箱單與發(fā)票中商品品名、型號、數(shù)量、金額,保證單據(jù)配套性、一致性。
〈4〉核對裝箱單與銷售業(yè)務(wù)部門貨物清單。檢驗單據(jù)中發(fā)票號、發(fā)運編號、發(fā)貨日期、品名規(guī)格、數(shù)量等信息是否一致,還有貨物清單、銷售業(yè)務(wù)部門制定分貨計劃,還提供貨物運抵不同目的地、運輸方式、預(yù)計到貨時間。
〈5〉依據(jù) 進(jìn)口商發(fā)貨單 核查每周進(jìn)口商發(fā)貨規(guī)模。
〈6〉單據(jù)核對過程中,針對有問題單據(jù)向有關(guān)各方(進(jìn)口商、銷售業(yè)務(wù)部門)進(jìn)行必要信息反饋,補充、更正單據(jù)信息,最終進(jìn)行存檔、備查。
〈7〉各種單據(jù)審核無誤后,將進(jìn)口商系統(tǒng)發(fā)票錄入程序中。
(3)貨物抵庫,商務(wù)部商務(wù)統(tǒng)計核減在途流程。
〈1〉貨物抵庫,采購商務(wù)人員填寫到貨登記單和入庫單。
實物運抵集團公司,采購商務(wù)按到貨、入庫流程,依據(jù)實到貨數(shù)量填寫相應(yīng) 國外到貨登記單 和 入庫單 實物運抵各分公司,銷售商務(wù)開制 銷售小票 和內(nèi)容相對應(yīng) 國外到貨登記單 和 入庫單 辦理入庫。對于實物入庫和小票入庫,采購商務(wù)在途崗可以通過單據(jù)上庫別欄信息加以區(qū)分。
〈2〉每日采購商務(wù)在途崗接收商務(wù)統(tǒng)計審核后到貨登記單和入庫單,在單據(jù)傳遞交接過程中要有相應(yīng)交接手續(xù),記錄在冊。采購商務(wù)在途崗將對國外到貨登記單和入庫單進(jìn)行再次審核重點。國外到貨登記單和入庫單中有效訂單號和裝箱單號、發(fā)運編號等于在途統(tǒng)計息息相關(guān)內(nèi)容,檢驗單據(jù)中各項填制內(nèi)容是否一致。
〈3〉審核過程中注重進(jìn)口商系統(tǒng)發(fā)票、貨物清單、到貨登記單、入庫單之間對應(yīng)關(guān)系(一張發(fā)票針對一張貨物清單一張發(fā)票對應(yīng)一張或多張到貨登記單;一張發(fā)票對應(yīng)一張入庫單;一張到貨登記單可對應(yīng)多張入庫單),將審核無誤到貨登記單錄入在途程序中。
〈4〉錄入到貨登記單后,程序自動核減發(fā)票信息,通過報表顯示在途變化情況。
(4)單據(jù)查詢流程。
(5)報表預(yù)覽、打印流程。
(6)在途數(shù)據(jù)傳輸流程。
(7)分析流程。
〈1〉分析主要分月中、月末兩次論述在途商品情況。
〈2〉分析角度:在途時間、在途數(shù)量、金額、進(jìn)出口商運作能力。
〈3〉分析重點:統(tǒng)計長期在途商品(在途時間超過一個月),定期向銷售業(yè)務(wù)部門反饋,促使銷售業(yè)務(wù)部門盡快解決。
11、損失調(diào)賬:貨物在運輸過程中,因丟失、損壞而產(chǎn)生差異情況,在途崗與銷售業(yè)務(wù)部門協(xié)商后,進(jìn)行賬面調(diào)整。
(1)屬于進(jìn)出口商責(zé)任,造成貨物丟失調(diào)賬方法。
〈1〉貨物丟失,銷售業(yè)務(wù)部門查清責(zé)任,落實賠償事宜。
〈2〉銷售業(yè)務(wù)部門開制銷售小票,將丟失貨物進(jìn)行銷售,即視同銷售給索賠責(zé)任人。
〈3〉以銷售小票、國外到貨登記單、入庫單入庫,采購商務(wù)在途崗核減在途商品。
(2)屬于運輸公司責(zé)任,致使貨物丟失調(diào)賬方法。
〈1〉銷售業(yè)務(wù)部門在確認(rèn)貨物丟失的同時通知商務(wù)部。
〈2〉銷售業(yè)務(wù)部門落實賠償、獲得索賠款后,將填制索賠通知單,并傳真給商務(wù)部(要求通知單有銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)理簽章,附有賠償款的證明資料)
〈3〉商務(wù)部商務(wù)統(tǒng)計依據(jù)索賠通知單,核減在途差異。
12、代運商品:索賠、贈品、配件、樣機等貨物。
(1)辦理原則:所有權(quán)屬于集團公司銷售業(yè)務(wù)部門,無價格或價格為零代運商品,運抵目的地后,需辦理入庫手續(xù)。
(2)具體操作方式:提供該類商品在途信息,同時,定期反饋代運商品在途情況,督促銷售業(yè)務(wù)部門盡快辦理入庫。
13、匯總分公司商品在途數(shù)量、在途金額一覽表。
(1)分公司各銷售業(yè)務(wù)部門在途商品一覽表。
控制每批貨物在途時間、在途數(shù)量、在途金額。對于長期未到貨商品,應(yīng)及時提請銷售業(yè)務(wù)部門重視,確定貨物滯留原因,加速運輸,縮短貨物周轉(zhuǎn)時間,降低或減少貨物風(fēng)險。
(2)分公司銷售業(yè)務(wù)部門主要商品進(jìn)貨概況(按商品大類)。
按銷售業(yè)務(wù)部門主要商品類別匯總、加工、整理商品在途數(shù)量、在途金額,比較不同商品占用資金量大小。
14、匯總分公司在途時間一覽表。
(1)分公司入庫商品貨運周期一覽表。
(2)分公司在途商品在途時間一覽表。
〈1〉控制入庫商品運輸周期,加快運輸力度。
〈2〉明確在途商品在途時間,及在途商品占壓資金量大小。
〈3〉監(jiān)控供貨商發(fā)運能力,加速貨物周轉(zhuǎn),降低風(fēng)險系數(shù)。
六、商品到貨、驗收、入庫管理。
(一)商品到貨、接貨和驗收管理。
商品到貨是庫房管理工作開始,是商品驗收前期準(zhǔn)備工作,其工作好壞直接影響到商品驗收工作質(zhì)量。為保證商品到貨和驗收工作及時準(zhǔn)確完成,提高驗收效率,要求對商品數(shù)量和規(guī)格及外包裝質(zhì)量和運輸情況進(jìn)行檢查和確認(rèn)。采購商務(wù)認(rèn)真按照要求填寫單據(jù),保證商品在途管理工作順利開展,為商品保管保養(yǎng)奠定良好的基礎(chǔ)。
1、接貨規(guī)定:分公司采購商務(wù)每天根據(jù)總公司發(fā)送到貨信息,以到貨通知單形式于當(dāng)日通知儲運商務(wù),以便其及時組織人力、物力,調(diào)劑存貨場地。
2、操作流程。
(1)采購商務(wù)必須提前三天將需入庫商品詳細(xì)清單交給儲運商務(wù),確定商品編號、數(shù)量、到貨日期。
(2)商品抵達(dá)指定庫房后,采購商務(wù)和儲運商務(wù)依據(jù)到達(dá)貨物清單共同清點商品種類、拆包、分包點驗。按商品的品種、規(guī)格、型號核對實物質(zhì)量和實際到貨數(shù)量及檢查外包裝質(zhì)量,是否破損,把好入庫前數(shù)量、質(zhì)量關(guān)。
(3)商品驗收后,采購商務(wù)立即填寫《到貨登記單》要求做到字跡清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、及時迅速。要填寫部門、庫別、到貨日期,在裝箱單號處填寫供應(yīng)商全稱。詳細(xì)填寫商品的品名及規(guī)格、單位、數(shù)量,備注欄處填寫商品編碼和發(fā)票號或貨單號。如果發(fā)票未到達(dá),待采購商務(wù)拿到發(fā)票后,填寫 入庫單 備注欄 。單獨注明有外包裝破損或質(zhì)量問題商品及數(shù)量。雙方在《到貨登記單》簽字確認(rèn),各分公司內(nèi)部調(diào)撥商品也要填寫《到貨登記單》。
(4)《到貨登記單》填寫后,必須由采購商務(wù)、儲運商務(wù)共同簽字確認(rèn)后方可有效。
(5)商品到庫當(dāng)日(如晚上到貨,可在次日)必須辦理正式入庫手續(xù),填寫《商品入庫單》。如未能在規(guī)定時間內(nèi)辦理入庫手續(xù),儲運商務(wù)有權(quán)拒絕發(fā)貨并責(zé)成當(dāng)事人寫出書面報告報總經(jīng)理或授權(quán)人對其進(jìn)行處理解決。
(6)采購商務(wù)和儲運商務(wù)應(yīng)妥善保管好到貨登記單,以便查詢,商務(wù)統(tǒng)計根據(jù)到貨登記單審核入庫單正確性,同時便于核減在途數(shù)量。
3、《到貨登記單》出現(xiàn)錯誤情況時,儲運商務(wù)要求采購商務(wù)重新辦理。
(1)有涂改痕跡,內(nèi)容和項目不清楚和不完全。
(2)商品編碼和規(guī)格名稱與集團公司不一致。
(3)數(shù)量不正確。
(4)《到貨登記單》格式、使用說明、單據(jù)辦理和各聯(lián)次留存及傳遞過程。
第一聯(lián)、采購商務(wù),第二聯(lián)、儲運商務(wù),第三聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計,第四聯(lián)、財務(wù)會計。
(二)商品驗收入庫管理。
1、入庫目的。
(1)為加速商品流通速度,保證工作正常開展和商品入庫環(huán)節(jié)準(zhǔn)確性、及時性、完整性。
(2)為商品在途管理和在途控制崗提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù),保證在途控制環(huán)節(jié)暢通,更好地為銷售業(yè)務(wù)部門服務(wù)。
(3)把好審核關(guān),為財務(wù)成本核算準(zhǔn)確及時提供必要條件。
2、入庫操作辦法。
(1)商品驗收完畢,填寫《到貨登記單》后,采購商務(wù)依據(jù)《到貨登記單》內(nèi)容在當(dāng)日(特殊情況,如晚間到貨可在次日)按商品批次和發(fā)票內(nèi)容填寫入庫單(注意不要將相同商品累加),辦理入庫手續(xù)。采購商務(wù)在辦理入庫手續(xù)時,根據(jù)《到貨登記單》到商務(wù)統(tǒng)計處核對商品編號,無誤后及時填寫《商品入庫單》。
(2)入庫單由采購商務(wù)填寫,儲運商務(wù)簽字。
〈1〉按單據(jù)規(guī)定項數(shù)填寫商品種類數(shù)。
〈2〉填寫商品歸屬部門、庫別、入庫日期。
〈3〉按照《商品入庫單》規(guī)定內(nèi)容填寫商品編號、數(shù)量、名稱、金額。
〈4〉填寫《到貨登記單》號和供應(yīng)商名稱。
〈5〉《入庫單》備注欄處注明到貨時間,按照商品順序填寫發(fā)票號和金額。
〈6〉相關(guān)人員填寫姓名及人員編號。
〈7〉特別注意商品編號、名稱及規(guī)格必須與公司保持一致,要求商務(wù)員字跡清楚、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確和及時迅速。
(3)批量到貨如果到貨數(shù)量不全,采購商務(wù)應(yīng)根據(jù)實際到貨數(shù)量,隨時辦理入庫手續(xù),做好該批商品收欠登記手續(xù)。
(4)儲運商務(wù)先統(tǒng)計到貨前數(shù)量、后統(tǒng)計到貨后數(shù)量,再倒擠出到貨數(shù)量。
(5)填寫好入庫單應(yīng)由儲運商務(wù)簽字審核,傳真fa*件與原件核對,到貨登記單與入庫單核對后,并確認(rèn)后蓋章 貨收訖 后,方能生效。入庫單不得涂改。
(6)消耗品和不必逐個檢驗商品,由采購商務(wù)和儲運商務(wù)共同清點數(shù)量后,當(dāng)時辦理入庫手續(xù),填寫《商品入庫單》。
(7)儲運商務(wù)依據(jù)庫房情況整齊碼放,及時建立、增加垛卡,登賬。
3、出現(xiàn)錯誤情況,儲運商務(wù)拒絕辦理。
(1)有涂改痕跡,項目內(nèi)容不清楚,不完全。
(2)缺少采購商務(wù)和總經(jīng)理或授權(quán)人簽字。
(3)商品項數(shù)超過單據(jù)規(guī)定要求。
(4)商品編碼和規(guī)格名稱與集團公司不一致。
(5)《商品入庫單》格式與使用辦法。
第一聯(lián)、儲運商務(wù)記賬,第二聯(lián)、財務(wù)會計存檔,第三聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計記賬,第四聯(lián)、采購商務(wù)存查。
5、入庫核算:商品、材料入庫后,經(jīng)辦人應(yīng)持入庫單第二聯(lián)(即財務(wù)聯(lián))增值稅發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián),及時到財務(wù)部辦理付款或報銷手續(xù)。財務(wù)根據(jù)入庫資料及發(fā)票、定單信息經(jīng)復(fù)核無誤后及時做商品增加賬務(wù)處理。
(三)外購商品管理。
1、外購商品規(guī)定:由于經(jīng)營需要而到集團外部采購貨物行為屬于外購管理范圍。
2、操作流程。
(1)采購商務(wù)或銷售人員進(jìn)行采購前,應(yīng)填寫 請購?fù)ㄖ獑?由總經(jīng)理或授權(quán)人簽字確認(rèn)后方能到財務(wù)借款外購。
(2)借款后必須在一周內(nèi)辦理完驗收、報銷手續(xù)。
(3)采購商務(wù)或銷售人員在進(jìn)行賒銷采購前,應(yīng)由總經(jīng)理或授權(quán)人簽字同意,并填寫賒銷采購專用 欠款登記單 ,同時單據(jù)上加蓋本公司公章方能進(jìn)行欠款采購。
(4)一次性外購必須辦理直接入庫、出庫手續(xù),辦理時必須持入庫單、與之對應(yīng)銷售單,并持實物進(jìn)行驗收。
(5)特殊情況不能持實物驗收,應(yīng)經(jīng)過總經(jīng)理或其授權(quán)人審批同意,并持用戶收貨證明,方可辦理入庫手續(xù)。
(6)凡外購商品一律辦理入庫手續(xù),辦理時到儲運商務(wù)處驗收后加蓋 貨收訖 章,方能到財務(wù)報銷。
(7)銷售單與入庫單編號、名稱、數(shù)量必須一致,銷售金額必須大于入庫金額,確保有合理毛利。
(8)一次性外購商品不允許有庫存積壓。
(9)必須由采購商務(wù)或指定專人辦理采購、報銷、驗收手續(xù)。
(10)外購商品不允許做欠款銷售。
(11)如不符合規(guī)定,應(yīng)報分公司總經(jīng)理審批后方能辦理驗收手續(xù)。
(12)一次性外購為便于統(tǒng)計與管理,應(yīng)把入庫單與銷售單捏對粘貼,進(jìn)行入賬和留存。
(13)所有外購商品實行比率控制,一般不得超出當(dāng)期進(jìn)貨額(除稅)7%,特殊情況需報分公司管理部門批準(zhǔn)。
(14)商務(wù)員或銷售人員因違反規(guī)定而帶來一切后果,均視同個人行為,并不代表公司名義,公司不承擔(dān)任何責(zé)任。
3、有關(guān)一次性外購特殊規(guī)定:非本公司主營產(chǎn)品,為滿足用戶特殊要求或為銷售合同執(zhí)行,而一次性采購商品。
(四)暫存商品管理。
1、范圍:符合條件,可以辦理暫存手續(xù)。
(1)接貨時由于發(fā)現(xiàn)包裝破損或嚴(yán)重質(zhì)量問題暫不能辦理入庫商品。
(2)由采購商務(wù)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商交涉聯(lián)系解決某些問題,而暫不能及時辦理入庫手續(xù)。
(3)公司已經(jīng)處理后積壓及報廢商品。
(4)由于其他原因經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)暫時放置庫房里商品。
(5)待點驗商品:商品已到,尚待驗收入庫商品,當(dāng)月份終結(jié),仍應(yīng)包括在 商品采購 賬戶余額內(nèi)。
2、規(guī)定。
(1)暫存商品應(yīng)單獨設(shè)置庫區(qū),與正式商品區(qū)別碼放。
(2)進(jìn)入暫存庫貨物應(yīng)填寫《暫存入庫單》,領(lǐng)取暫存庫貨物應(yīng)填寫《暫存出庫單》。
(3)對于暫存庫貨物,應(yīng)設(shè)立備查賬,隨時登記入庫、出庫情況。
(4)對未按規(guī)定手續(xù)辦理而而造成損失,上報總經(jīng)理或授權(quán)人對當(dāng)事人進(jìn)行處理解決。
(5)單據(jù)格式及使用說明:第一聯(lián)、經(jīng)辦人存查,第二聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計記賬,第三聯(lián)、儲運商務(wù)記賬。
(五)購入商品計價:按實際價值入賬:買價+買方負(fù)擔(dān)外埠運費、裝卸費、保險費+途中合理損耗+關(guān)稅估價。
1、集團公司內(nèi)購入存貨:其估價入庫依據(jù)應(yīng)是集團公司提供 發(fā)票清單及銷售記錄 。
2、集團公司外購入存貨,其估價入庫依據(jù)應(yīng)以采購訂單注明價格扣除稅后估價入庫。
3、凡是按估價成本入賬,在收到發(fā)票等結(jié)算憑證后均需調(diào)整為實際成本。
(1)如估價金額與實際金額一致,只做賬務(wù)分錄調(diào)整,可用原入庫單復(fù)印件。說明內(nèi)容:原入庫單號、估價賬務(wù)時間、憑證號。
(2)當(dāng)估價金額與實際金額不一致時,必須沖銷原入庫單,重新辦理入庫手續(xù),財務(wù)據(jù)此處理賬務(wù)。
4、公司用現(xiàn)金采購進(jìn)貨要有供應(yīng)商已收款證明,收取供應(yīng)商進(jìn)貨發(fā)票,沒有發(fā)票則不能入賬。
5、如果供應(yīng)商不開進(jìn)項發(fā)票,則公司采購進(jìn)貨費用不能通過銀行結(jié)算,支付現(xiàn)金或通過內(nèi)部賬戶。
6、進(jìn)貨發(fā)票在同一個月內(nèi)入賬,可不受開票日期限制,否則要用暫估價入賬。
7、暫估價入賬需要有上一批次進(jìn)貨發(fā)票復(fù)印件或暫估價抵扣憑證。
8、供應(yīng)商銷貨清單即本公司進(jìn)貨清單,需要有發(fā)票專用章和財務(wù)專用章,填寫不含稅價。
第4篇 食品企業(yè)采購結(jié)算管理制度
山東惠發(fā)食品有限公司發(fā)布采購結(jié)算管理制度
受控狀態(tài)：
發(fā)放編號：
編制：采購部
審核：
批準(zhǔn)：
Q/SHF-GCG-009-2011
Q/SHF
山東惠發(fā)食品有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)
采購結(jié)算管理制度
1．目的
明確采購付款的過程及節(jié)點控制，做好預(yù)付帳款、應(yīng)付賬款、現(xiàn)金用款的管理，加強公司現(xiàn)金內(nèi)部控制和管理，確?，F(xiàn)金業(yè)務(wù)安全、準(zhǔn)確運營的制約和監(jiān)督。
2．適用范圍
本流程適用于所有與采購用款管理環(huán)節(jié)有關(guān)的部門和人員。
3．職責(zé)
3.1采購部控制好采購付款節(jié)點，使付款計劃與財務(wù)支付能力的平衡。
3.2采購部負(fù)責(zé)根據(jù)采購計劃及預(yù)算，編制《用款申請單》。
3.3采購部負(fù)責(zé)協(xié)同財務(wù)與供應(yīng)商對賬，定期安排付款。做好應(yīng)付賬款的日常管理，保證每筆業(yè)務(wù)的正確性。
3.4企管部審核款項，使匯款業(yè)能順利開展。核對訂單與入庫單及發(fā)票是否完全一致。
3.5企管部制約并監(jiān)督現(xiàn)金業(yè)務(wù)的運營。
3.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的審核和審批。
3.7財務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款對賬的日常管理和監(jiān)督事務(wù)。
3.8財務(wù)部負(fù)責(zé)付款、支款和做好相關(guān)賬務(wù)記錄。
4．工作程序及要求
4.1預(yù)付款：
41.1采購部與選定的供應(yīng)商就采購方式、付款方式、采購項目、貨品價格等進(jìn)行協(xié)商、談判，雙方達(dá)成一致意見后，確定采購的付款方式為預(yù)付款采購
4.1.2經(jīng)采購經(jīng)理及總經(jīng)理審批后雙方簽訂采購合同
4.1.3合同簽訂后，采購部根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營的實際需求發(fā)出采購訂單，詳細(xì)說明采購貨品的數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)指標(biāo)要求、價格、交貨日期等內(nèi)容
4.1.4采購部相關(guān)人員根據(jù)采購訂單預(yù)算情況，計算預(yù)付款數(shù)額，填寫《預(yù)付款申請書》報采購經(jīng)理、企管部、總經(jīng)理審批。
4.1.5.1采購部傳真采購訂單至供應(yīng)商，注明貨物名稱、數(shù)量及到貨時間。
4.1.5.2供應(yīng)商接到傳真，根據(jù)訂貨內(nèi)容備貨。
4.1.6.1采購部通知供應(yīng)商發(fā)貨，供應(yīng)商安排裝車。
4.1.6.2供應(yīng)商裝車完畢，傳真裝車單至采購部通知匯款。裝車單上需注明貨物名稱、數(shù)量、金額。還必須蓋上供應(yīng)商的公司公章，附有物流司機簽字。
4.1.6.3采購部接到傳真，核對無誤。憑裝車單傳真件及用款申請單通知財務(wù)匯款。
4.1.7財務(wù)部按照相應(yīng)程序?qū)⒇浛顒澣牍?yīng)商賬戶，保存好匯款或付款憑證，同時通知供應(yīng)商查收款項并開具發(fā)票
4.1.8.1采購部與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)款到后通知供應(yīng)商發(fā)貨，并安排接貨。
4.1.8.2貨到后，如有余款未付請，采購部持入庫單和檢驗單報企管部審核，總經(jīng)理審批，安排付清余款。
4.1.9.1財務(wù)部付清余款，通知采購部.
4.1.9.2采購部與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)余款是否收到。并稽催供應(yīng)商盡快開具發(fā)票并郵遞至我司。
4.1.10財務(wù)部收到發(fā)票后入賬，做好記錄。
4.2現(xiàn)金：
4.2.1采購部根據(jù)各部門需求制訂采購計劃，報采購經(jīng)理審核和企管經(jīng)理審批。
4.2.2采購部根據(jù)企業(yè)實際生產(chǎn)、經(jīng)營的需要及庫存情況，確定單項采購項目；根據(jù)采購項目的當(dāng)期市場狀況、價位等，采購部確定此項采購項目所需費用，編制采購預(yù)算。
4.2.3.1采購人員根據(jù)采購項目預(yù)算，填寫《借款單》，報采購經(jīng)理審核。
4.2.4企管經(jīng)理對采購項目及借款進(jìn)行審批，通過后，財務(wù)部按照相應(yīng)程序支付借款。
4.2.5采購人員進(jìn)行采購活動，根據(jù)企業(yè)的實際要求，對所要購買的貨品進(jìn)行比較、選擇。
4.2.6交易達(dá)成后，采購部與之結(jié)算貨款并索取發(fā)票
4.2.7采購人員整理各項單據(jù)，詳細(xì)列明各項費用情況，填寫《報銷單》，交采購經(jīng)理、企管部、總經(jīng)理審批，報銷采購費用。
4.2.8財務(wù)部做好會計記錄，登記各類賬目，相應(yīng)單據(jù)存檔備查。
4.3應(yīng)付款：
4.3.1采購人員根據(jù)采購合同的付款約定，收集采購訂單、入庫驗收單等相關(guān)單據(jù)及記錄，核對合同的執(zhí)行情況，匯總應(yīng)付貨款款項。
4.3.2采購部、財務(wù)部每月定期與供應(yīng)商對賬.
4.3.2.1本地供應(yīng)商持入庫單客戶聯(lián)來我司對賬，月結(jié)供應(yīng)商每月27號對賬。采購會計協(xié)同財務(wù)應(yīng)付會計與供應(yīng)商對賬無誤后，公司財務(wù)出納根據(jù)應(yīng)付金額寫欠條交給供應(yīng)商。
4.3.2.2外地供應(yīng)商每月27號發(fā)上月25好至本月的業(yè)務(wù)對賬單，對賬單需蓋供應(yīng)商公司公章。采購會計負(fù)責(zé)對賬單的審核工作，審核無誤后簽字存檔。并復(fù)印一份給財務(wù)應(yīng)付會計進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核中發(fā)現(xiàn)賬務(wù)不一致是及時追查原因，并做相關(guān)處理。
4.3.3.1采購會計根據(jù)供應(yīng)商對賬結(jié)果，協(xié)同財務(wù)部應(yīng)付賬款會計，編制每月的應(yīng)付賬款表。
4.3.4采購部供應(yīng)商主管核對應(yīng)付款表，在應(yīng)付款表上填寫付款金額，報總經(jīng)理審批。
4.3.5財務(wù)部根據(jù)審批后的實際付款金額安排付款。
4.3.6財務(wù)部將付款回單復(fù)印件一份轉(zhuǎn)采購部，通知采購部款已付。采購部通知供應(yīng)商結(jié)款
4.3.6.1本地供應(yīng)商每月15號憑我司出納開具的欠條，采購人員通知供應(yīng)商取款結(jié)賬。
4.3.6.2外地供應(yīng)商，采購人員通知供應(yīng)商自行查收款項是否到賬。
4.3.7采購部進(jìn)行付款記賬。
付款目前主要有三種形式
a.現(xiàn)金：隨機接到財務(wù)結(jié)算記賬員電話通知，近期付款情況。采購會計根據(jù)結(jié)算記賬員提供的數(shù)據(jù)，抄寫付款客戶、付款時間、金額。
b.轉(zhuǎn)帳支票：隨機接到財務(wù)結(jié)算出納電話通知，近期支票付款情況。采購會計根據(jù)出納提供的數(shù)據(jù)，抄寫付款客戶、付款時間、金額。
c.銀行匯款：采購會計根據(jù)采購員填寫的用款申請單綠聯(lián)記賬。
5．參考資料
5.1《山東惠發(fā)食品有限公司采購用款申請單》
5.2《山東惠發(fā)食品有限公司采購合同》
5.3《借款單》
5.4《貨比三家記錄表》
5.5《月應(yīng)付款批款表》
第5篇 企業(yè)集團采購管理制度
集團企業(yè)采購管理制度
一、總則
(一)、為規(guī)范本集團及下屬生產(chǎn)企業(yè)的采購工作,特制定本制度。
(二)、本制度適用于集團公司及集團下屬各生產(chǎn)企業(yè)的采購活動。
二、采購原則
(一)、嚴(yán)格執(zhí)行詢議價程序
凡未通過招標(biāo)確定供應(yīng)商價格的物品的采購,每次采購金額在2000元以上,必須有三家以上供應(yīng)商提供報價,在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評估,并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價格,臨時性應(yīng)急購買的物品除外。
(二)、合同會簽制度
固定資產(chǎn)的采購合同,必須經(jīng)過有關(guān)部門如生產(chǎn)管理部、質(zhì)量部、財務(wù)部、審計部、生產(chǎn)企業(yè)總經(jīng)辦、設(shè)備維修部共同參與,調(diào)研匯總各方意見,經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)簽約。屬集團采購的項目,應(yīng)報總裁批準(zhǔn)。
(三)、職責(zé)分離
采購人員不得參與物資和服務(wù)的驗收,采購物資質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決,應(yīng)由采購部根據(jù)合同要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與供應(yīng)商協(xié)商完成。
(四)、一致性原則
采購人員定購的物資或服務(wù)必須與請購單所列要求規(guī)格、型號、數(shù)量相一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下,及時反饋信息供申請部門更改請購單作參考。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一致,經(jīng)審核后,差值不得超過請購量的5%~10%。
(五)、最低價搜尋原則
采購人員隨時搜集市場價格信息,建立供應(yīng)商信息檔案庫,了解市場最新動態(tài)及各地區(qū)最低價格,實現(xiàn)最優(yōu)化采購。
(六)、廉潔制度
所有采購人員必須做到:
1、熱愛企業(yè),自覺維護(hù)企業(yè)利益,努力提高采購材料質(zhì)量,降低采購成本。
2、加強學(xué)習(xí),提高認(rèn)識,增強法治觀念。
3、廉潔自律,不收禮,不受賄,不接受吃請,更不能向供應(yīng)商伸手。
4、嚴(yán)格按采購制度和程序辦事,自覺接受監(jiān)督。
5、工作認(rèn)真仔細(xì),不出差錯,不因自身工作失誤給公司造成損失。
6、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù),廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。
(七)、招標(biāo)采購
凡大宗或經(jīng)常使用的材料,如原、輔、包材料、零星且繁雜的物資、辦公用品、中藥材等都應(yīng)通過詢議價或招標(biāo)的形式,由生產(chǎn)、質(zhì)量、財務(wù)、審計、采購、總經(jīng)辦等相關(guān)部門共同參與,定出一段時間內(nèi)(一年或半年或一季度)的供應(yīng)商、價格,簽訂供貨協(xié)議,以簡化采購程序,提高工作效率。
對于價格隨市場變化較快的材料,除縮短招標(biāo)間隔時限外,還應(yīng)隨著掌握市場行情,調(diào)整采購價格。
三、采購程序
(一)、供應(yīng)商的選擇和審計
1、原輔材料的供應(yīng)商必須證照齊全,具有生產(chǎn)產(chǎn)品的合法證件。變更原輔材料的供應(yīng)商必須經(jīng)過送樣檢驗、小試、中試,征得生產(chǎn)、質(zhì)量部門同意。必要時,報有關(guān)管理部門批準(zhǔn)備案。
2、對于大宗和經(jīng)常使用的商品或服務(wù),采購部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的 生產(chǎn)管理狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、成本控制、運輸、售后服務(wù)等方面的情況,建立供應(yīng)商檔案,做好業(yè)務(wù)記錄,會同企業(yè)生產(chǎn)、質(zhì)量、采購部門對供應(yīng)商定期進(jìn)行評估和審計。
3、固定資產(chǎn)及零星物資采購在選擇供應(yīng)商時,必須進(jìn)行詢議價程序和綜合評估。供應(yīng)商為中間商時,應(yīng)調(diào)查其信譽、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對象,供應(yīng)商的報價不能作為唯一決定的因素。
4、為保證原、輔、包材質(zhì)量的穩(wěn)定,供應(yīng)商也應(yīng)相對穩(wěn)定。
5、為確保供應(yīng)渠道的暢通,防止意外情況的發(fā)生,對于生產(chǎn)運營所必需的商品,應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進(jìn)行交互采購。大宗商品應(yīng)同時由兩家以上供應(yīng)商供貨,以保證貨源、質(zhì)量和價格合理。
6、對于零星且規(guī)格繁雜的物資,每年度根據(jù)部門預(yù)算計劃統(tǒng)計造表交采購部門,向三家以上供應(yīng)商詢價,經(jīng)有關(guān)部門及采購部門綜合評估后,選擇合適的供應(yīng)商,簽訂特約供貨協(xié)議,定期結(jié)算。
(二)、采購程序
1、原輔包裝材料的采購計劃及資金預(yù)算銷售計劃――→生產(chǎn)計劃――→資金預(yù)算
2、固定資產(chǎn)及其他零星物品的申請,由各使用部門填寫請購單,寫清采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)指標(biāo)、制作工藝、材質(zhì)、要求到貨日期等,由部門經(jīng)理簽字上報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),交集團采購部門。
3、采購詢價、綜合評估、會簽合同,由采購部門協(xié)調(diào)生產(chǎn)、財務(wù)、審計、質(zhì)量、工程、維修總經(jīng)辦及使用部門共同完成,報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 生產(chǎn)、質(zhì)量、工廠維修、使用部門負(fù)責(zé)采購材料的適用性,財務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算控制、價格調(diào)查、資信調(diào)查、合同付款條款的審核,法律部門負(fù)責(zé)合同條款的審查,審計部門負(fù)責(zé)合同的事前審計和事后財務(wù)審計。采購部門負(fù)責(zé)合同條款的談判,付款申請、索賠、采購檔案的建立,市場信息的收集。同時,與供方和生產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋及聯(lián)系售后服務(wù)事宜。 凡由集團采供部代各生產(chǎn)企業(yè)采購的物資,采購合同簽訂后,由集團采供部采購人員將合同傳真至生產(chǎn)企業(yè)采購部。
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nbsp;4、計劃、倉儲主管負(fù)責(zé)計劃匯總、接貨、記錄,接收報告的出具。倉儲、質(zhì)量部門負(fù)責(zé)原輔包材的驗收,并出具檢測報告。并于每月10日、20日將本月收貨入庫單、檢測報告匯總連同原輔料庫存數(shù)傳真至集團采供部。設(shè)備由申請部門、工程技術(shù)部門驗收,并出具驗收報告。
(三)、中藥材采購:
1、中藥材一般應(yīng)實行招標(biāo)采購,由于其價格隨市場行情波動較大,一般3月需重新組織招標(biāo)一次。
2、在招標(biāo)確定了供應(yīng)商以后,應(yīng)通過市場調(diào)研,上網(wǎng)公布需求信息等途徑廣泛收集藥材價格信息,與供應(yīng)商協(xié)商,不斷調(diào)整價格。
四、審計監(jiān)督
采購全過程進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督和審計。
在采購招標(biāo)、采購詢議價、合同簽訂和采購結(jié)算過程中,除有生產(chǎn)、質(zhì)量、使用部門、工廠維修部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與外,財務(wù)、審計部門要全程參與。財務(wù)部門主要負(fù)責(zé)材料價格的核查,審計部門主要負(fù)責(zé)合同條款的審核和財務(wù)支付的事前事后審計。
采購人員要自覺接受財務(wù)和審計部門對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。
對采購人員在采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為,審計部門將有權(quán)對有關(guān)人員提出降級、處罰、開除的處理建議,直至追究法律責(zé)任。
第6篇 企業(yè)必備采購管理制度:采購管理制度
為加強集團系統(tǒng)內(nèi)部采購管理，規(guī)范采購申報程序，統(tǒng)一驗收標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格控制成本，合理調(diào)配、利用物質(zhì)資源、嚴(yán)明采購紀(jì)律，特制訂本制度，下面是某****地產(chǎn)集團有限公司采購管理制度范本。
一、采購管理制度目的：
為加強集團系統(tǒng)內(nèi)部采購管理，規(guī)范采購申報程序，統(tǒng)一驗收標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格控制成本，合理調(diào)配、利用物質(zhì)資源、嚴(yán)明采購紀(jì)律，特制訂本制度，下面是某****地產(chǎn)集團有限公司采購管理制度范本。
二、采購管理制度原則：
1、嚴(yán)格遵守“誰使用、誰保管、誰申購”的原則；
2、嚴(yán)格遵守集團采購配送中心統(tǒng)一詢價定標(biāo)的原則；
3、嚴(yán)格遵守“三個三”原則。
（一）選購三原則：
（1）一種物品采購各部分別找三家
（2）一種物品分別報三家
（3）一種物品最后定一～三家
（二）定購三原則：
（1）同類物品質(zhì)量最優(yōu)
（2）同類物品價格最低
（3）同類物品的供應(yīng)商服務(wù)最好
（三）驗收三原則管理制度：
（1）由集團采購管理制度配送中心、使用部門、資產(chǎn)管理部門等部門共同參與驗收
（2）經(jīng)參與驗收的各方代表簽字方能視為有效
（3）發(fā)現(xiàn)假冒偽劣產(chǎn)品，一票否決，堅決退換
三、采購管理制度范本立項程序及申購流程：
1、固定資產(chǎn)（含車輛）：
申購部門/單位填寫“固定資產(chǎn)購置審批表”→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→集團資產(chǎn)管理部門意見→集團公司領(lǐng)導(dǎo)批示→集團采購配送中心詢價定標(biāo)、并下發(fā)采購?fù)ㄖ曩彶块T/單位辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。
2、低值易耗品：
申購部門/單位填寫“低值易耗品購置審批表”→中心/部門負(fù)責(zé)人審批→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→集團采購配送中心詢價定標(biāo)、并下發(fā)采購?fù)ㄖ曩彶块T/單位辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。
3、辦公文具、耗材類：
（1）辦公文具類申購流程：集團采購配送中心按“三個三”原則，確定年度供應(yīng)商：
①計劃內(nèi)：申購部門/單位每月初填寫“恒大集團月份文具用品/申購表”（辦公文具限額10元/人?月）→部門負(fù)責(zé)人審核→由總裁辦匯總審核后實施采購、辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)；
②計劃外：申購部門/單位填寫呈批報告→集團主管領(lǐng)導(dǎo)審核→集團采購配送中心詢價定標(biāo)、并下發(fā)采購?fù)ㄖ曩彶块T/單位辦理結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。
（2）耗材類申購流程：
①計劃內(nèi)：申購部門/單位每月初填寫“恒大集團耗材申購表” 部門負(fù)責(zé)人審核→信息中心匯總審核→集團總裁審批→集團采購配送中心詢價、定標(biāo)，并下發(fā)采購?fù)ㄖ缮曩彶块T/單位辦理結(jié)算手續(xù)。
②計劃外：申購部門/單位填寫“低值易耗品購置審批表”→ 部門負(fù)責(zé)人審核→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→集團采購配送中心詢價、定標(biāo)，并下發(fā)采購?fù)ㄖ缮曩彶块T/單位辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。
4、綠化、飲用水、印刷制品、廣告制品、辦公家具與電腦等設(shè)備、樣板房家私與飾品、車輛保險等共享物資：
①集團采購配送中心按“三個三”原則，確定年度供應(yīng)商；
②申購部門/單位填寫呈批報告/請示→部門負(fù)責(zé)人審核→總裁辦匯總審核→集團領(lǐng)導(dǎo)審批（按照權(quán)限）→由申購部門/單位實施采購、辦理結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。
5、上述申購流程中采購?fù)ㄖ毺峁┮环萁o價格監(jiān)督部。該部有權(quán)對價格進(jìn)行抽查，對不合理價格提出終止申購或交綜合檢查部進(jìn)行查處。
四、本采購管理制度范本自下發(fā)之日起實施，此前下發(fā)的相關(guān)規(guī)定、辦法與本制度不一致者，則按本制度執(zhí)行。集團下屬各公司及外地分公司參照執(zhí)行。
五、本采購管理制度范本由集團采購配送中心負(fù)責(zé)解釋。
第7篇 食品企業(yè)生產(chǎn)用物料采購管理制度
采購計劃提報制度
生產(chǎn)用物料采購管理制度
受控狀態(tài)：
發(fā)放編號：
編制：采購部
審核：
批準(zhǔn)：
Q/SHF-GCG-008-2011
Q/SHF
山東惠發(fā)食品有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/
生產(chǎn)用物料采購管理制度
文件編號：Q/SHF-GCG-008-2011
版本/修訂狀態(tài)：A/0
生產(chǎn)用物料采購管理程序
開始
研發(fā)部
采購部
品控部
庫房
生產(chǎn)用物料采購標(biāo)準(zhǔn)的制定
供應(yīng)商的選擇、供應(yīng)能力的評審
年度采購方案的確定（季節(jié)性原料的采購）
供應(yīng)商的選擇供應(yīng)能力的評審
年度采購方案確定（含季節(jié)性原料的采購）
采購方式
符合招標(biāo)要求
不符合
標(biāo)書的編寫、發(fā)放、會收
采購價格的產(chǎn)生
合同簽訂
不合格
不合格物料的處理
結(jié)束
采購訂單的下達(dá)、跟蹤
合格
生產(chǎn)用采購物料的驗收
根據(jù)研發(fā)制定的采購標(biāo)準(zhǔn)制定驗收標(biāo)準(zhǔn)
根據(jù)研發(fā)制定的采購標(biāo)準(zhǔn)制定驗收標(biāo)準(zhǔn)
物料入庫
采購申請的下達(dá)
生產(chǎn)用物料采購管理制度
第一章總則
第一條
目的
明確采購操作流程，
使物料采購工作規(guī)范化、系統(tǒng)化、明確化，提高工作效率。
第二條
適用范圍
適用于集團公司各分公司所有生產(chǎn)用物料的采購管理。
第三條
職責(zé)
（一)采購部：供應(yīng)商的開發(fā)、供應(yīng)商的選擇、年度采購方案的制定、采購招標(biāo)、價格產(chǎn)生、合同的簽訂、訂單的下達(dá)、跟蹤、供應(yīng)商的考核評定；年度、月度物料需求計劃的編制，日采購申請的下達(dá)。
（二)品控部：供應(yīng)商到貨質(zhì)量的驗收。
（三)研發(fā)部：生產(chǎn)用物料采購標(biāo)準(zhǔn)的制定及修定。
（四)庫房：物料的入庫辦理。
第四條
術(shù)語和定義
（一)帕累托原理：意大利經(jīng)濟學(xué)家兼社會學(xué)家維弗列度·帕累托(Vilfredo Pareto)對當(dāng)時的社會財富分配問題進(jìn)行深入研究后發(fā)現(xiàn)，社會財富的80%掌握在20%的人手中，只要知道這20%的人的行動，就可以掌握社會總行動的80%，即從20%的已知變量中，可推知另80%的結(jié)果。這個原理經(jīng)過多年的演化，已變成當(dāng)今管理學(xué)界所熟知的“帕累托原理”----80%的價值是來自20%因素，其余20%的價值則來自80%的因素。
（二)A、B、C分析：按企業(yè)的物質(zhì)品種以所占用資金的大小進(jìn)行分類排隊，把他們分為ABC三類。A類物質(zhì)數(shù)量最少，但占用資金比重大，因此應(yīng)嚴(yán)格控制。B類物質(zhì)較A類多，價格較低，原則上不要求同A類存貨那樣，可以實行一般控制。c類物質(zhì)種類繁多，但價格低廉，占用資金很少，因此可實行適當(dāng)放松控制。
（三)紅沖：紅字沖賬法的簡稱，紅字沖賬法又稱紅字更正法,是指用紅字沖銷或沖減原有的錯誤記錄,以更正或調(diào)整記賬錯誤的方法.紅字沖賬法按照其沖銷錯賬的程序不同,可分為全額沖賬法和差額沖賬法兩種。
（四)統(tǒng)采物料：總部采購部在集團范圍內(nèi)統(tǒng)一實施采購的物料。價格的產(chǎn)生及供應(yīng)商的確定由總部采購部負(fù)責(zé)，分公司負(fù)責(zé)具體的采購實施。
（五)分采監(jiān)管物料：分公司采購部實施采購，采購申請和采購價格由總部采購部審核監(jiān)管的物料。
（六)分采物料：分公司采購部自行實施采購的物料。
第二章程序說明
第五條
供應(yīng)商的評審、物料的評選
（一)采購員依據(jù)研發(fā)部提供的物料采購標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)新增供應(yīng)商、物料的開發(fā)和供應(yīng)商供應(yīng)能力的評審，采購員向供應(yīng)商索要評審所用的資料(含供應(yīng)商所供物料的貯存方法)。
（二)供應(yīng)商評定審核小組負(fù)責(zé)根據(jù)采購員轉(zhuǎn)來的供應(yīng)商資料，對供應(yīng)商力進(jìn)行評審；由供應(yīng)商管理專員負(fù)責(zé)編制《合格供方名錄》。
（三)公司的原材料采購必須來源于《合格供方名錄》中的供應(yīng)商。
（四)每種物料要求匹配3-5家供應(yīng)商，采購員根據(jù)當(dāng)前的供應(yīng)商匹配情況，有針對性的開發(fā)供應(yīng)商。
（五)小試原料及新開發(fā)急用物料，由采購員先進(jìn)行采購；中試和批量生產(chǎn)用的原物料必須是經(jīng)在供應(yīng)商審核小組通過或已被列入合格供方名錄后才允許采購；中試和批量生產(chǎn)用的原物料研發(fā)必須提供物料采購標(biāo)準(zhǔn)，無標(biāo)準(zhǔn)的，采購部可以拒絕采購。
（六)具體操作參見《生產(chǎn)用物料供應(yīng)商管理程序》。
第六條
年度采購方案的確定
（一)年度采購物料A、B、C分類
采購主管根據(jù)年度需求物料和價格預(yù)算計算各物料的年度采購金額，然后按《××年度××物料年度采購預(yù)算A、B、C劃分表》格式對自己負(fù)責(zé)物料的年度采購金額進(jìn)行A、B、C劃分；采購經(jīng)理負(fù)責(zé)審核。
（二)年度物料采購類別A、B、C分類：
1、采購主管根據(jù)年度需求物料把可以向同一類供應(yīng)商采購的物料按《××年度××物料采購類別組劃分明細(xì)表》格式對自己負(fù)責(zé)物料進(jìn)行采購類別劃分；各采購主管把劃分好的采購類別組報采購經(jīng)理及采購負(fù)責(zé)人審核后執(zhí)行。
分公司采購主管把劃分好的采購類別報分公司總經(jīng)理及總部采購審核后執(zhí)行。
2、采購主管對每月新增物料重新作采購類別劃分，可以劃分到已有采購類別的劃分到已有采購類別，否則作新采購類別；采購主管對需要采購?fù)獍少徫锲纷詈弥付ㄆ放坪托吞?，特殊情況由采購經(jīng)理裁定；外包采購物品應(yīng)盡量向大的采購中間商集中。
3、采購經(jīng)理或主管根據(jù)帕累托原理，按《××物料采購類別組A、B、C劃分明細(xì)表》格式對采購類別組年度采購金額進(jìn)行A、B、C分析。
（三)年度采購方案的制定：
1、采購經(jīng)理按《××物料采購類別組供應(yīng)商匹配明細(xì)表》格式對采購類別組作采購類別定位分析、3-5家供應(yīng)商匹配（特殊情況不能按要求匹配的由采購經(jīng)理裁定）；并按固定格式《采購類別年度采購方案規(guī)劃表》作年度采購方案規(guī)劃。
2、采購主管根據(jù)對各采購類別價格預(yù)測趨勢分析，每月25號前按固定格式《采購類別月度采購方案規(guī)劃表》制定各采購類別月度滾動采購方案，經(jīng)采購經(jīng)理審核后執(zhí)行。
（四)集團公司年度采購方案的統(tǒng)一
1、集團公司物料分類及采購方式
1）非生產(chǎn)類原物料：五金類、設(shè)備配件類、基建類、等非生產(chǎn)物料，原則上由分公司采購部實施采購，但總部采購部實施年度采購或統(tǒng)一采購的除外。
2）生產(chǎn)類原物料：見下表
物料類別名稱
采購方式
牛肉類、豬肉類、羊肉類、雞肉類、鴨肉類、魚糜類、腸衣類、油脂類、香精及香料類、包裝類、冷凍蔬菜類、蛋白類、淀粉類、變性淀粉類
統(tǒng)采物料
鮮蔬菜類、五金類、設(shè)備配件類、基建類、等非生產(chǎn)物料
分采監(jiān)管物料
除以上統(tǒng)采物料和區(qū)采監(jiān)管物料外的其他生產(chǎn)類原物料
分采物料
2、總部和分公司年度采購方案制定完畢后，發(fā)至總部采購經(jīng)理處審核，采購經(jīng)理將各分廠所報方案加以統(tǒng)一，制定出集團公司內(nèi)的年度采購方案，報經(jīng)集團公司總經(jīng)理審批通過后，發(fā)集團公司采購部、分公司采購部相關(guān)人員后執(zhí)行。
（五)月度采購方案
每月26日前，總部和各分公司采購主管，根據(jù)采購計劃員提供的月度物料需求計劃，制定出月度采購方案，發(fā)至總部采購經(jīng)理處。每月28日前，經(jīng)采購部經(jīng)理審批通過后，集團公司采購部、各分公司參考。采購經(jīng)理有權(quán)根據(jù)集團總部、各分公司所報月度采購方案中抽查實際采購方案的執(zhí)行情況。
第七條
標(biāo)書的編寫、發(fā)放、回收
(一)采購計劃員每月末25號前需書面采購部遞交次月度物料需求計劃。采購部根據(jù)制定好的年度采購方案，對有需求計劃的物料進(jìn)行招標(biāo)。
(二)生產(chǎn)物料本批次（或時間段）采購金額為10萬以上（不含）；供應(yīng)商數(shù)量要求3-6家，至少必須為3家以上（含）,采購員必須給供應(yīng)商發(fā)放標(biāo)書；生產(chǎn)物料本批次（或時間段）采購金額不在此范圍的按《采購價格產(chǎn)生管理制度》產(chǎn)生價格。
(三)采購員在招標(biāo)前，要明確此次招標(biāo)配額的分配方案（具體見《供應(yīng)商配額分配管理制度》流程規(guī)定）、招標(biāo)價格的有效期和應(yīng)邀供應(yīng)商等信息。
(四)招標(biāo)審批通過后，采購員方可向應(yīng)邀供應(yīng)商發(fā)放標(biāo)書。采購員在編寫標(biāo)書時應(yīng)注意：
1、標(biāo)書編寫原則上按標(biāo)書固定格式執(zhí)行；
2、在標(biāo)書中明確告知應(yīng)邀供應(yīng)商此次招標(biāo)的配額分配方案；
3、標(biāo)書應(yīng)報采購經(jīng)理進(jìn)行審核，分公司報分公司總經(jīng)理，否則不予開標(biāo)，特殊情況必須調(diào)整標(biāo)書固定格式的，應(yīng)報財務(wù)部審核同意后方可執(zhí)行。
4、保證金是否收取、收取的數(shù)額由采購經(jīng)理裁決，標(biāo)書中必須明確規(guī)定選擇合作供應(yīng)商數(shù)量、配額分配方案、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格有效期等，特殊情況由采購部裁定，分公司由分公司負(fù)責(zé)人裁定。
5、我方強勢的采購物品，需讓供應(yīng)商按規(guī)定格式進(jìn)行拆分報價；設(shè)備類產(chǎn)品讓供應(yīng)商按固定格式報配件明細(xì)及價格。
6、標(biāo)書中的采購數(shù)量為預(yù)估數(shù)量，必須在標(biāo)書中列明“該數(shù)量僅供參考，實際以具體書面訂單為準(zhǔn)”；
7、標(biāo)書中的質(zhì)量要求須與合同簽定保持一致。
(五)標(biāo)書的回收由采購招標(biāo)員負(fù)責(zé)，采購招標(biāo)員收取標(biāo)書時作好如下工作：
1、如發(fā)現(xiàn)標(biāo)書中出現(xiàn)涂改，在涂改處須有授權(quán)人簽字或蓋條；
2、記錄標(biāo)書送達(dá)時間(超過規(guī)定時間標(biāo)書作廢)；
3、審核保證金收據(jù)（并將收據(jù)號凳記在相關(guān)表單中、保證金電匯憑證、從貨款扣除證明，扣除證明要有采購員簽字確認(rèn)貨款是否滿足保證金）；
4、技術(shù)標(biāo)書和商務(wù)標(biāo)書是否分開（沒有分開的標(biāo)書讓供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)修改或作廢）；
5、在收到標(biāo)書發(fā)現(xiàn)有異常情況時必須第一時間通知采購員。
(六)標(biāo)書的開啟與招標(biāo)價格備份必須為一人操作，另外一人監(jiān)督、復(fù)核。
(七)對于已繳納的標(biāo)書，投標(biāo)方在未開標(biāo)前想修改標(biāo)書內(nèi)容，必須由其授權(quán)人出具相關(guān)身份證明后方可預(yù)以修改，同時要求其在修改處簽字并注明修改時間。
第八條采購價格的產(chǎn)生
(一)采購招標(biāo)員依據(jù)《采購價格產(chǎn)生管理制度》中的相關(guān)規(guī)定產(chǎn)生價格，價格產(chǎn)生后，《招標(biāo)匯總表》轉(zhuǎn)采購員，由采購員逐級上報招標(biāo)結(jié)果。
(二)采購員根據(jù)審批后的招標(biāo)結(jié)果，采購經(jīng)理審核審批，如采購主管或以上級別人員，對此價格有疑問，可進(jìn)行內(nèi)部溝通，要求提報人作出合理解釋；若確定屬于錯誤的，可直接駁回。
(三)分公司采購人員對統(tǒng)采物料、區(qū)采監(jiān)管物料、授權(quán)采購物料價格調(diào)整必須報總廠采購部批準(zhǔn)；同時統(tǒng)采物料和議標(biāo)軟件產(chǎn)生價格后，分公司不允許再與供應(yīng)商二次議價。
(四)配額的分配、調(diào)整、實際執(zhí)行情況的跟蹤、監(jiān)督，具體參見《供應(yīng)商配額分配管理制度》。
第九條
合同的簽訂
(一)只要有合作的供應(yīng)商必須要有相應(yīng)的采購合同，采購員在下達(dá)訂單前要核對該供應(yīng)商是否簽訂有效的采購合同。
(二)合同編寫原則上以固定格式合同為依據(jù)，以標(biāo)書要求、商談內(nèi)容為根據(jù)編寫，超出以上內(nèi)容部分必須給采購負(fù)責(zé)人匯報后方可加入編寫內(nèi)容。分公司須報分公司負(fù)責(zé)人同意。
(三)在簽訂合同時，應(yīng)注意：
1、供應(yīng)商所供的所有物料，必須在合同清單中列全，不允許有漏項；商品清單中原物料名稱必須按我公司的原物料驗收標(biāo)準(zhǔn)名稱；
2、合同中必須列明所有原物料的驗收標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按研發(fā)部制定的物料采購標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，包括感官、理化、衛(wèi)生、微生物、檢驗方法、車輛衛(wèi)生和運輸防護(hù)措施、包裝要求等所有檢驗項目的內(nèi)容。
當(dāng)我公司原物料采購標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生改變時，必須在一個月內(nèi)通知供應(yīng)商，并根據(jù)我公司修改后的原物料驗收標(biāo)準(zhǔn)重新與供應(yīng)商簽訂合同內(nèi)商品清單內(nèi)容中的標(biāo)準(zhǔn)要求，或要求供應(yīng)商提供新標(biāo)準(zhǔn)的書面確認(rèn)函。
3、合同甲、乙雙方落款處應(yīng)將信息盡量填寫完整，例如：經(jīng)辦人簽字、蓋條處甲乙雙方的信息等，不能只加蓋合同條。
4、所有合同內(nèi)容的填寫只能使用簽字筆；
(四)采購員必須在合同到期前15天續(xù)簽新的合同，新簽訂的合同采購員須及時交合同管理員處歸檔管理。
(五)合同具體簽批流程按《合同評審表》執(zhí)行。
(六)總部的固定格式合同，經(jīng)財務(wù)部審核、采購部經(jīng)理審批后即可完成，企管部予加蓋合同條。非固定格式合同，法務(wù)部、采購部總經(jīng)理審核后，必須報總經(jīng)理審批后，企管部方可給予加蓋合同條。
(七)區(qū)域分廠的固定格式合同，經(jīng)分公司負(fù)責(zé)人審批后即可完成，財務(wù)給予加蓋合同條在加蓋合同條時，兩頁（含）以上的，必須加蓋騎縫條。
第十條采購訂單的下達(dá)
(一)采購員每日必須登錄網(wǎng)上采購平臺查看當(dāng)天計劃下達(dá)的采購申請情況（凡超過當(dāng)天中午12：00提報的采購申請視為第二天的采購申請），確保訂單下達(dá)的及時性。
(二)采購員要審核采購申請中要求的到貨日期、批量，如果不能滿足此物料所要求的采購周期或最小批量，要及時與計劃員溝通。若確實無法達(dá)到采購周期、最小批量的，采購員應(yīng)首先與供應(yīng)商聯(lián)系，落實供應(yīng)商能否按計劃員要求的周期、批量供貨及對成本是否有影響，將落實的結(jié)果及時反饋提報申請的計劃員。若對成本有影響的注明成本變化，經(jīng)采購部經(jīng)理及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，采購員方可接單。
(三)采購員將訂單以傳真的形式發(fā)送給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商收到傳真后必須書面（或電郵）確認(rèn)回傳，以避免供應(yīng)商沒有收到或是否認(rèn)收到訂單影響正常到貨。供應(yīng)商訂單的回傳，如無法蓋條確認(rèn)，可由供應(yīng)商提供授權(quán)書指定其授權(quán)人，由授權(quán)人簽字確認(rèn)，授權(quán)書上必須加蓋供應(yīng)商公條原件，授權(quán)書由采購員保存；如采購員選擇通過電郵給供應(yīng)商發(fā)訂單，可由供應(yīng)商提供指定電郵地址的證明也可，同樣，此證明也必須加蓋供應(yīng)商公條原件，由采購員統(tǒng)一保存。
(四)為避免人為操作不當(dāng)?shù)仍蛟斐陕﹩维F(xiàn)象，統(tǒng)當(dāng)天審批通過的采購申請與當(dāng)日已采購訂單一一核對，確認(rèn)有無漏分配的申請；為確保采購申請能夠及時的轉(zhuǎn)化為采購訂單并發(fā)送至供應(yīng)商處，采購員每天上班后、下班前均應(yīng)對系統(tǒng)中的采購申請、采購訂單與供應(yīng)商回傳的訂單進(jìn)行核對。
(五)采購員不允許由于工作疏忽出現(xiàn)漏下訂單現(xiàn)象，如發(fā)現(xiàn)采購員漏下訂單，給予以下處罰：發(fā)現(xiàn)一次處罰50元；兩個月內(nèi)出現(xiàn)兩次罰款200元；兩個月內(nèi)出現(xiàn)三次以上（含），給予辭退處理。
第十一條
采購訂單的跟蹤
(一)采購員每天上班后要及時對前一天應(yīng)到貨及當(dāng)天該到貨的訂單進(jìn)行跟蹤，也可以在每次下過訂單后將訂單明細(xì)做成E*CEL表格，到貨情況進(jìn)行跟蹤。如收貨數(shù)量與訂單數(shù)量有差異（收貨數(shù)量不得小于訂單數(shù)量的90%），采購員要通知供應(yīng)商與財務(wù)結(jié)算中心核對收貨數(shù)量，以便供應(yīng)商準(zhǔn)確的開具發(fā)票。
(二)對各種原因造成的到貨異常，如屬我公司原因造成，采購員要及時與各相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，以在第一時間內(nèi)解決；如屬供應(yīng)商原因，則根據(jù)實際原因填寫《供應(yīng)商違約自愿補償通知單》對供應(yīng)商進(jìn)行處罰。
第十二條
采購訂單的撤銷、變更、終止
(一)因計劃變動原因造成的采購申請或采購訂單撤銷、變更，采購申請部門必須書面形式，經(jīng)采購經(jīng)理審批后，采購員方可執(zhí)行。經(jīng)審批過的采購申請應(yīng)注意：
未傳真采購訂單的，在撤銷或變更此采購申請時，必須通知采購員，以避免采購員雖未傳真訂單，但已通知供應(yīng)商的情況。
(二)采購訂單的撤銷、變更、終止，采購員要及時與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，如供應(yīng)商同意，采購員以《訂貨單》形式將需的訂單號、物料名稱、訂貨數(shù)量、到貨時間等信息列清楚，加注“此訂單撤銷，請貴公司確認(rèn)”字樣，由供應(yīng)商確認(rèn)回傳。如供應(yīng)商由于種種原因不同意調(diào)整，采購員要及時反饋，進(jìn)行下一步的處理方案。
第十三條
物料的入庫
采購員需通知供應(yīng)商到貨時攜帶相應(yīng)的訂單，到貨物料無異常情況，由倉庫給予辦理入庫手續(xù)。
第十四條
不合格材料處理
(一)如到貨物料經(jīng)品控檢驗有異常情況，按《原輔材料退貨管理制度》進(jìn)行處理。
(二)對于已辦理入庫的物料，由于質(zhì)量問題、滯庫原因等需做退貨處理的，采購員在退貨時必須先報至財務(wù)部審核，如果貨款大于等于退貨貨值的，按退貨程序給予辦理；如果貨款小于退貨貨值的，采購員要及時上報，拿出合理的解決辦法。
(三)退貨需由供應(yīng)商書面授權(quán)委托人拉回，授權(quán)書中應(yīng)注明所委托人的姓名、身份證號、提貨的車牌號等信息，原件由采購員留存（如為傳真件，必須注明“傳真件有效”字樣），復(fù)印件交倉庫保管員一份，經(jīng)保管員驗證后由委托人在退庫單上簽字。以上信息作為采購檔案之一保存，直至往來帳雙方確認(rèn)為準(zhǔn)。
第十五條
季節(jié)性原料的采購
(一)季節(jié)性原料有其特殊性，為了采購員更好地制定季節(jié)性原料的采購方案，掌握此類原料的最佳采購時間，特將季節(jié)性原料采購單獨列出，具體如下：
序號
原料名稱
采購時間
備注
主要采購春季，數(shù)量不夠秋季補貨
(二)季節(jié)性原料的采購時機由采購部提出后，原料使用部門5日內(nèi)做出年度或月度物資需求計劃，交采購部組織貨源；原料使用部門對計劃的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。
(三)為將風(fēng)險控制到最小范圍，要確定至少兩家以上(含)供應(yīng)商。
(四)季節(jié)性原料首批貨到后，采購員應(yīng)到現(xiàn)場查看，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給供應(yīng)商。
第十六條
其他規(guī)定
(一)協(xié)助財務(wù)部與供應(yīng)商對往來帳及發(fā)票等事項的溝通與協(xié)調(diào)。
(二)了解所負(fù)責(zé)物料的標(biāo)準(zhǔn)、采購環(huán)境、供應(yīng)商資源等情況，加強市場價格的跟蹤。
(三)嚴(yán)禁對供應(yīng)商泄露我公司的現(xiàn)有采購信息（包括：價格、現(xiàn)供應(yīng)商、現(xiàn)庫存量、供應(yīng)壓力，資源緊張情況），否則，會增加談判的難度及供應(yīng)商提高交易條件。
(四)受理供應(yīng)商的投訴。
第三條
相關(guān)文件及記錄
第十七條
相關(guān)文件
生產(chǎn)用物料采購管理制度
采購價格產(chǎn)生管理制度
供應(yīng)商配額分配管理制度
原輔材料退貨管理制度
第十八條
質(zhì)量記錄
合格供方名錄
××年度××物料年度采購預(yù)算A、B、C劃分表
××年度××物料采購類別組劃分明細(xì)表
××物料采購類別組A、B、C劃分明細(xì)表
××物料采購類別組供應(yīng)商匹配明細(xì)表
采購類別年度采購方案規(guī)劃表
采購類別月度采購方案規(guī)劃表
合同審批單
合同履行單
供應(yīng)商違約自愿補償通知單
版本與更改記錄
版本/修改號
日期
修改條款
修改人
審核人
批準(zhǔn)人
第8篇 企業(yè)采購管理制度
企業(yè)采購管理制度（一）
一、實行統(tǒng)一采購物資的范圍
本公司所有的外購商品實行統(tǒng)一采購管理，具體范圍包括：
1、日常銷售商品及客戶訂購商品。
2、機器、設(shè)備、工具（含零配件、量具、檢驗儀器、模具等）。
3、辦公事務(wù)用品及文具用品、表單印制。
二、采購部門職責(zé)
1、向供貨廠商詢價，篩選供貨單位，報經(jīng)總經(jīng)理審批確認(rèn)。
2、對經(jīng)總經(jīng)理審批確認(rèn)的供貨廠商，供應(yīng)部門應(yīng)與其協(xié)商，草擬采購合同，其中涉稅事務(wù)處理，須先經(jīng)財務(wù)部門審核確認(rèn)，然后報經(jīng)總理審批后確認(rèn)。
3、根據(jù)倉庫和柜組報送的商品庫存表，核實倉庫存量，結(jié)合商品庫存安全定額，編制商品請購單，報經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織采購。
4、采購物資運抵公司后，根據(jù)公司內(nèi)部控制的流程規(guī)定，簽發(fā)驗收單，并核銷采購計劃。
5、對現(xiàn)款采購的材料物資，付款時審核供貨廠商的結(jié)算憑證、本廠的入庫憑證，經(jīng)審核無誤后，簽字確認(rèn)，報送有關(guān)部門及總經(jīng)理審批付款。
6、對賒購物資在本廠規(guī)定的掛帳結(jié)算日，審核供貨廠商提交的入庫單、退貨憑證，根據(jù)采購合同規(guī)定條款，編制掛帳結(jié)算單，報送財務(wù)部門審核。
三、相關(guān)部門的工作職責(zé)
（一）銷售部門的工作職責(zé)
1、根據(jù)銷售訂單編制銷售計劃并下發(fā)相關(guān)部門。
2、根據(jù)產(chǎn)品銷售趨勢，擬訂商品采購價格要求。
（二）財務(wù)部門的工作職責(zé)
1、設(shè)置供應(yīng)商資料檔案，做好采購合同備案管理工作。
2、認(rèn)真審核物資采購及銷售的貨款結(jié)算、物資出入庫手續(xù)制度的執(zhí)行結(jié)果，發(fā)現(xiàn)問題及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。
3、對貨款結(jié)算憑證進(jìn)行合理性、合法性審核，發(fā)現(xiàn)問題督促有關(guān)部門糾正，避免給本廠造成經(jīng)濟損失。
4、設(shè)置有關(guān)明細(xì)賬簿，及時辦理記賬手續(xù)，做到賬目清楚。
5、做好與倉庫、采購、銷售部門的賬賬、賬實的核對工作。
（三）倉儲部門的工作職責(zé)
1、凡購進(jìn)的各種商品，必須及時按入庫單驗收點數(shù)，并填寫實收數(shù)，及時登記保管賬。
2、對賒購采購的物資，在掛帳結(jié)算簽證時，認(rèn)真審核退貨資料，避免給本廠造成經(jīng)濟損失。
（四）其他部門的工作職責(zé)
其他部門因生產(chǎn)、經(jīng)營、管理需要，需采購相關(guān)物資時，必須編制請購單，報經(jīng)有關(guān)部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理，必要時董事會審批后，交供應(yīng)部門辦理采購事務(wù)。
四、采購作業(yè)操作規(guī)程
（一）基本規(guī)定
1、本公司的采購業(yè)務(wù)統(tǒng)一由采購部門負(fù)責(zé)辦理，其他部門或人員不得自行采購。
2、采購部門應(yīng)根據(jù)倉庫存貨情況和銷售部門下達(dá)的銷售訂單計劃，結(jié)合庫存物資的數(shù)量，報總經(jīng)理（或其授權(quán)人員）批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3、采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計劃組織采購，除零星采購?fù)?，批量采購業(yè)務(wù)必須先與供貨方簽訂采購合同，采購合同應(yīng)包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨日期、運費承擔(dān)、結(jié)算方式及經(jīng)濟處罰等項條款。在采購合同有效期內(nèi)，若因市場行情發(fā)生較大變化時，經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)可以與供貨商簽訂《調(diào)價協(xié)議》，并報請財務(wù)部門備案。
4、采購物資運到本公司時，先由采購部門對照核對采購計劃，經(jīng)確認(rèn)無誤后交有倉庫或柜組開具驗收單。
5、除現(xiàn)款購入的物資外，所有以賒銷方式購入的物資均必須由送貨廠商代表簽字確認(rèn)，以明確雙方的經(jīng)濟責(zé)任。
6、賒銷方式購入物資的合同約定付款日，供應(yīng)部門根據(jù)財務(wù)部門規(guī)定的結(jié)算要求，通知供貨方及時開具專用發(fā)票。
7、無論是現(xiàn)款采購還是賒購，在結(jié)算付款時均需由供應(yīng)部門填開“采購付款申請單”，連同有關(guān)憑證報經(jīng)財務(wù)部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，出納人員方可付款。
8、財務(wù)部門在對采購物品結(jié)算付款時，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核采購合同、采購付款申請單、驗收單、發(fā)票或收款收據(jù)等有關(guān)單證，賬目結(jié)算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務(wù)制度規(guī)定的結(jié)算憑證財務(wù)部門不得辦理審核手續(xù)。
9、出納員須在接到經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的付款憑證后辦理付款手續(xù)，付款時必須認(rèn)真審核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不起的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。若因付款時間較急，出納員可以先以電話請示的方式報經(jīng)總經(jīng)理同意后辦理付款手續(xù)，但必須在總經(jīng)理回到公司后補辦審批手續(xù)。
10、采購物資除經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)直接交付使用部門使用及管理外，其他物料、工具等必須先經(jīng)過倉庫驗收后由領(lǐng)用部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。
五、經(jīng)濟責(zé)任處罰
1、倉庫和柜組必須按時將存貨變動情況上報采購部，對貪圖省事、亂報采購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，依照銀行貸款利率的兩倍標(biāo)準(zhǔn)對有關(guān)責(zé)任人處以罰款。
2、采購部門在確保品質(zhì)的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的采購方案，落實供貨單位。并對采購物品的品質(zhì)、貨款結(jié)算安全負(fù)責(zé)。若因玩忽職守，造成公司經(jīng)濟損失的，應(yīng)負(fù)相應(yīng)的經(jīng)濟賠償責(zé)任。特別是結(jié)算過程中產(chǎn)生的應(yīng)收款項，有關(guān)采購人員負(fù)有無條件的清收責(zé)任。
3、財務(wù)部門必須認(rèn)真履行審核監(jiān)督責(zé)任，對審核把關(guān)工作不嚴(yán)、不及時向總經(jīng)理匯報有關(guān)事情真相，并造成公司經(jīng)濟損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟和行政處分。
4、倉庫部門外購物品辦理驗數(shù)入庫手續(xù)，并對入庫采購物品的數(shù)量負(fù)責(zé)。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時，應(yīng)當(dāng)及時向有關(guān)部門報告（必要時直接報告總經(jīng)理），同時妥善保管該批采購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎，未按本辦法規(guī)定操作，造成入庫數(shù)量短缺的應(yīng)負(fù)經(jīng)濟賠償責(zé)任。
企業(yè)采購管理制度（二）
一、總則
（一）、為規(guī)范本集團及下屬生產(chǎn)企業(yè)的采購工作，特制定本制度。
（二）、本制度適用于集團公司及集團下屬各生產(chǎn)企業(yè)的采購活動。
二、采購原則
（一）、嚴(yán)格執(zhí)行詢議價程序
凡未通過招標(biāo)確定供應(yīng)商價格的物品的采購，每次采購金額在2000元以上，必須有三家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)?質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評估，并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價格，臨時性應(yīng)急購買的物品除外。
（二）、合同會簽制度
固定資產(chǎn)的采購合同，必須經(jīng)過有關(guān)部門如生產(chǎn)管理部、質(zhì)量部、財務(wù)部、審計部、生產(chǎn)企業(yè)總經(jīng)辦、設(shè)備維修部共同參與，調(diào)研匯總各方意見，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)簽約。屬集團采購的項目，應(yīng)報總裁批準(zhǔn)。
（三）、職責(zé)分離
采購人員不得參與物資和服務(wù)的驗收，采購物資質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決，應(yīng)由采購部根據(jù)合同要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與供應(yīng)商協(xié)商完成。
（四）、一致性原則
采購人員定購的物資或服務(wù)必須與請購單所列要求規(guī)格、型號、數(shù)量相一致。(www.)在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門更改請購單作參考。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一致，經(jīng)審核后，差值不得超過請購量的5%-10%。
（五）、最低價搜尋原則
采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應(yīng)商信息檔案庫，了解市場最新動態(tài)及各地區(qū)最低價格，實現(xiàn)最優(yōu)化采購。
（六）、廉潔制度
所有采購人員必須做到：
1、熱愛企業(yè)，自覺維護(hù)企業(yè)利益，努力提高采購材料質(zhì)量，降低采購成本。
2、加強學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識，增強法治觀念。
3、廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應(yīng)商伸手。
4、嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。
5、工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。
6、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。
（七）、招標(biāo)采購
凡大宗或經(jīng)常使用的材料，如原、輔、包材料、零星且繁雜的物資、辦公用品、中藥材等都應(yīng)通過詢議價或招標(biāo)的形式，由生產(chǎn)、質(zhì)量、財務(wù)、審計、采購、總經(jīng)辦等相關(guān)部門共同參與，定出一段時間內(nèi)（一年或半年或一季度）的供應(yīng)商、價格，簽訂供貨協(xié)議，以簡化采購程序，提高工作效率。
對于價格隨市場變化較快的材料，除縮短招標(biāo)間隔時限外，還應(yīng)隨著掌握市場行情，調(diào)整采購價格。
三、采購程序
（一）、供應(yīng)商的選擇和審計
1、原輔材料的供應(yīng)商必須證照齊全，具有生產(chǎn)產(chǎn)品的合法證件。變更原輔材料的供應(yīng)商必須經(jīng)過送樣檢驗、小試、中試，征得生產(chǎn)、質(zhì)量部門同意。必要時，報有關(guān)管理部門批準(zhǔn)備案。
2、對于大宗和經(jīng)常使用的商品或服務(wù)，采購部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)管理狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、成本控制、運輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好業(yè)務(wù)記錄，會同企業(yè)生產(chǎn)、質(zhì)量、采購部門對供應(yīng)商定期進(jìn)行評估和審計。
3、固定資產(chǎn)及零星物資采購在選擇供應(yīng)商時，必須進(jìn)行詢議價程序和綜合評估。供應(yīng)商為中間商時，應(yīng)調(diào)查其信譽、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對象，供應(yīng)商的報價不能作為唯一決定的因素。
4、為保證原、輔、包材質(zhì)量的穩(wěn)定，供應(yīng)商也應(yīng)相對穩(wěn)定。
5、為確保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，對于生產(chǎn)運營所必需的商品，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進(jìn)行交互采購。大宗商品應(yīng)同時由兩家以上供應(yīng)商供貨，以保證貨源、質(zhì)量和價格合理。
6、對于零星且規(guī)格繁雜的物資，每年度根據(jù)部門預(yù)算計劃統(tǒng)計造表交采購部門，向三家以上供應(yīng)商詢價，經(jīng)有關(guān)部門及采購部門綜合評估后，選擇合適的供應(yīng)商，簽訂特約供貨協(xié)議，定期結(jié)算。
（二）、采購程序
1、原輔包裝材料的采購計劃及資金預(yù)算銷售計劃――→生產(chǎn)計劃――→資金預(yù)算
2、固定資產(chǎn)及其他零星物品的申請，由各使用部門填寫請購單，寫清采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)指標(biāo)、制作工藝、材質(zhì)、要求到貨日期等，由部門經(jīng)理簽字上報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，交集團采購部門。
3、采購詢價、綜合評估、會簽合同，由采購部門協(xié)調(diào)生產(chǎn)、財務(wù)、審計、質(zhì)量、工程、維修總經(jīng)辦及使用部門共同完成，報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。生產(chǎn)、質(zhì)量、工廠維修、使用部門負(fù)責(zé)采購材料的適用性，財務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算控制、價格調(diào)查、資信調(diào)查、合同付款條款的審核，法律部門負(fù)責(zé)合同條款的審查，審計部門負(fù)責(zé)合同的事前審計和事后財務(wù)審計。采購部門負(fù)責(zé)合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立，市場信息的收集。同時，與供方和生產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋及聯(lián)系售后服務(wù)事宜。凡由集團采供部代各生產(chǎn)企業(yè)采購的物資，采購合同簽訂后，由集團采供部采購人員將合同傳真至生產(chǎn)企業(yè)采購部。
4、計劃、倉儲主管負(fù)責(zé)計劃匯總、接貨、記錄，接收報告的出具。倉儲、質(zhì)量部門負(fù)責(zé)原輔包材的驗收，并出具檢測報告。并于每月10日、20日將本月收貨入庫單、檢測報告匯總連同原輔料庫存數(shù)傳真至集團采供部。設(shè)備由申請部門、工程技術(shù)部門驗收，并出具驗收報告。
（三）、中藥材采購：
1、中藥材一般應(yīng)實行招標(biāo)采購，由于其價格隨市場行情波動較大，一般3月需重新組織招標(biāo)一次。
2、在招標(biāo)確定了供應(yīng)商以后，應(yīng)通過市場調(diào)研，上網(wǎng)公布需求信息等途徑廣泛收集藥材價格信息，與供應(yīng)商協(xié)商，不斷調(diào)整價格。
四、審計監(jiān)督
采購全過程進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督和審計。
在采購招標(biāo)、采購詢議價、合同簽訂和采購結(jié)算過程中，除有生產(chǎn)、質(zhì)量、使用部門、工廠維修部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與外，財務(wù)、審計部門要全程參與。財務(wù)部門主要負(fù)責(zé)材料價格的核查，審計部門主要負(fù)責(zé)合同條款的審核和財務(wù)支付的事前事后審計。
采購人員要自覺接受財務(wù)和審計部門對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。
對采購人員在采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，審計部門將有權(quán)對有關(guān)人員提出降級、處罰、開除的處理建議，直至追究法律責(zé)任。
企業(yè)采購管理制度（三）
為了嚴(yán)格管理和控制公司采購物資的質(zhì)量和價格，規(guī)范公司的采購管理行為，堵塞采購環(huán)節(jié)的漏洞，有效降低企業(yè)的經(jīng)營成本，特制定本制度。
一、比價采購管理的實施原則：
公司的比價采購管理要嚴(yán)格遵循以下原則：
（1）決策民主化；
（2）操作透明化；
（3）權(quán)力分散化；
（4）采購規(guī)范化；
（5）效益最大化。
在此基礎(chǔ)上構(gòu)筑全公司的比價采購管理體制。
2、公司實行集團公司和各分公司、子公司三級管理的比價采購管理模式。
具體分工辦法如下：集團公司成立采購管理辦公室，由公司總工程師分管領(lǐng)導(dǎo)，與各分公司的采購管理部門按采購效益最大化的原則進(jìn)行分工管理。集團采購辦公室具體負(fù)責(zé)經(jīng)辦由集團集中統(tǒng)一采購的材料物資如：各分公司、子公司共用的白糖、香精等大宗常用原輔材料。
（3）提出制定和調(diào)整采購物資控制價格的建議；
（4）對供貨單位和價格有否決權(quán)；
（5）檢查處理違反公司比價采購管理制度和損害公司利益的行為。
3、集團公司采購管理辦公室的主要職責(zé)是：
（1）根據(jù)市場信息及時提供價格建議；
（2）嚴(yán)格控制和執(zhí)行比價采購小組確定的采購價格；
（3）自覺接受比價采購管理小組的監(jiān)督，按程序開展工作；
（4）建立價格信息網(wǎng)絡(luò)及臺賬；
（5）采購人員隨時注意市場價格的變化，并及時將信息反饋給比價采購管理小組。
4、特殊情況的處理辦法：
當(dāng)比價采購管理在實施過程中，出現(xiàn)特殊情況時，比價采購管理小組無法裁定的，上報公司總裁，由總裁依據(jù)公司比價采購管理的實施原則進(jìn)行裁定。
四、比價采購管理程序
1、由各物資使用部門在保障生產(chǎn)經(jīng)營和管理需要的前提條件下做好采購計劃，并建立健全計劃管理工作，將物資采購計劃與財務(wù)預(yù)算管理統(tǒng)一起來，以公司預(yù)算為前提和依據(jù)，按月制定采購明細(xì)計劃，按比價采購的分工上報各級比價采購管理辦公室，經(jīng)比價采購管理小組批準(zhǔn)后方可進(jìn)行比價采購。
2、采購部門在采購前，必須先進(jìn)行廣泛的市場調(diào)查，然后由比價管理小組召集有關(guān)成員，集體研究，對所采購的物資貨比三家，進(jìn)行綜合評價，統(tǒng)一意見。堅決杜絕采購中的權(quán)力行為和個人行為。采購部門根據(jù)研究的結(jié)果，在比價采購辦公室審核備案，辦理<采購物資價格審核單>;后具體執(zhí)行。
3、各類物資采購不論簽訂合同與否，都按此程序辦理。
4、對于價格低、采購量不大且不經(jīng)常使用的物資，暫不按比價采購程序管理。但必須事先經(jīng)過比價采購辦公室確認(rèn)。
5、在比價采購工作中，要逐步實行公開招標(biāo)采購，以降低采購成本。為此，公司要求，只要具備條件，各分、子公司對大宗物資的購置及其它經(jīng)營活動所需物資都要進(jìn)行公開招標(biāo)，公司總部比價管理小組將指導(dǎo)和配合企業(yè)的招標(biāo)活動。
6、對由集團公司進(jìn)行統(tǒng)一采購的材料物資，分別付款的管理辦法。由公司采購部門統(tǒng)一進(jìn)行采購統(tǒng)籌管理，各分公司和子公司分別進(jìn)行付款。對各分公司和子公司的物資采購計劃實施網(wǎng)絡(luò)化的適時管理，在保障生產(chǎn)經(jīng)營前提條件下，以最近的距離和最短的采購時間統(tǒng)一要求供貨商配送物資材料。由各使用單位按照約定的付款期限進(jìn)行付款。
7、對集團所屬分公司及集團總部所需辦公設(shè)備、辦公用品、清掃用品以及勞保用品，統(tǒng)一歸口到公司采購辦公室進(jìn)行集中采購，在貨比三家的基礎(chǔ)上實行定點采購，以取得規(guī)模采購效益，最大限度地降低采購成本。
五、采購部門要建立<物資采購分類流水臺賬>;，詳細(xì)記錄供貨單位的全稱、商品名稱、規(guī)格型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、付款條件、聯(lián)系電話 及聯(lián)系人等情況，隨時備查。
六、違反比價采購管理處罰規(guī)定：
1、不按比價采購程序進(jìn)行采購的；
2、不按比價采購制度進(jìn)行集體討論研究，私自進(jìn)行采購的。
