電算化制度5篇

體系如何搭建

構建一個有效的電算化制度，首要任務是明確目標。[1]我們需要確定制度要解決的問題，比如財務管理、人力資源或是生產流程優(yōu)化。[2]接著，分析現(xiàn)有業(yè)務流程，識別出哪些環(huán)節(jié)可以借助電算化提升效率。[3]隨后，選擇合適的軟件系統(tǒng)，確保其能無縫對接公司業(yè)務，并具有良好的可擴展性。[4]制定詳細的實施計劃，包括培訓員工、數(shù)據(jù)遷移和系統(tǒng)測試等步驟。

體系框架

電算化制度的框架應包含四個核心部分：[5]一是政策聲明，明確電算化的指導原則和目標；二是程序規(guī)定，詳細描述操作流程；三是責任分配，定義各角色的權限和義務；四是監(jiān)控與評估機制，定期檢查制度執(zhí)行情況，確保其有效性。[6]每個部分都應簡潔明了，便于理解和執(zhí)行。

重要性和意義

電算化制度的建立，不僅提升了工作效率，也降低了人為錯誤。[7]它強化了數(shù)據(jù)的安全性，提供了決策支持，同時也有助于合規(guī)性管理。[8]通過自動化流程，企業(yè)能更好地集中資源，應對市場變化，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。[9]然而，要注意的是，制度的執(zhí)行力度和員工接受程度同樣關鍵，否則再完善的制度也會流于形式。

制度格式

電算化制度的格式應清晰、規(guī)范。[10]每項規(guī)定應有編號，如1.1, 1.2等，方便查找和引用。[11]使用專業(yè)術語，但避免過于復雜，確保所有員工都能理解。[12]條款應具體明確，避免模糊不清，必要時輔以圖表說明。[13]定期更新制度，反映業(yè)務和技術的最新進展。[14]

通過上述步驟，我們可以建立起一套適應企業(yè)發(fā)展需求的電算化制度，推動公司的數(shù)字化轉型。

電算化制度范文

第1篇 公司財會電算化管理制度

公司財會電算化管理制度

1.目的:為加強財會電算化管理管理,特制定本辦法。

2.適用范圍:本規(guī)定適用于公司及分子公司。

3.財會電算化軟、硬件的購置

3.1電算化軟件的購置、使用運行、升級換版、二次開發(fā)等,由公司財務部統(tǒng)一負責組織實施,并須符合下列條件:

3.1.1購入軟件應進行可行性論證和方案設計,在充分考察適合公司情況的基礎上,經財務主管領導批準方可添購;

3.1.2購入軟件必須是經國家財政部統(tǒng)一鑒定合格的、且售后服務好和技術支持保障科技含量高的軟件;

3.1.3未經批準不得使用外來軟件(包括應用軟件和系統(tǒng)軟件);不準對購入軟件進行隨意修改,對外拷貝;

3.1.4二次開發(fā)軟件要經公司財務部領導同意、財務主管領導批準后方可實施,且僅限于對原始數(shù)據(jù)的利用和深加工,不得修改原始數(shù)據(jù)。二次開發(fā)的軟件應達至財政部發(fā)布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的相關要求。

3.2電算化硬件的購置

首先由財務部根據(jù)工作需要提出硬件需要量申請,再由公司信息部進行選型和市場價格調查的工作,選擇性價比好,商品質量高的品種和售后服務好的商家簽訂合同,經公司領導批準后購置。

4.計算機上崗要求

4.1專職計算機操作人員經專門培訓并取得合格證后才能上崗操作,兼職操作人員可逐漸達到這一要求。

4.2各財務部使用的計算機只能用于本公司,未經公司財務部批準不得對外使用。

4.3為保證系統(tǒng)的正常、安全運行,杜絕各種非法舞弊行為,防止造成系統(tǒng)內數(shù)據(jù)的破壞,保證數(shù)據(jù)正確性和運行效率,對上機操作人員規(guī)定:

4.3.1系統(tǒng)操作員、數(shù)量錄入員、數(shù)據(jù)審核員由財務負責人根據(jù)業(yè)務需要確定;

4.3.2系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及其他由財務負責人批準的有關財會人員,有權上機操作本人權限范圍內的財務運行系統(tǒng);

4.3.3與業(yè)務無關人員及脫離會計崗位的人員不得上機運行財務系統(tǒng)。

4.4嚴格操作規(guī)則

4.4.1原始憑證需經有關領導審核,并按有關財經法規(guī)填制記帳憑證,憑此進行賬務處理;

4.4.2記帳憑證必須經專職審核員審核后才能錄入微機。數(shù)據(jù)錄入人員應嚴格按照憑證輸入數(shù)據(jù),不得擅自修改憑證數(shù)據(jù),如發(fā)現(xiàn)差錯,應在輸入計算機前及時反映給憑證編制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計算機的數(shù)據(jù),在登帳前發(fā)現(xiàn)有錯,可按憑證數(shù)據(jù)進行修正。如在登帳之后發(fā)現(xiàn)有錯,必須另做憑證,以紅字沖銷,錄入計算機。最后由復核員調正,并在機內簽字,記帳才能進行;

4.4.3當月機內數(shù)據(jù)必須全部記帳完畢,方可由指定人員進行結帳;

4.4.4除了系統(tǒng)維護員之外,其他人員一律不得直接打開庫進行操作,不得隨意增刪修改數(shù)據(jù)、源程序和庫文件結構;

4.4.5出納人員、軟件開發(fā)人員不得擔任現(xiàn)金和各類銀行帳的原始數(shù)據(jù)錄入工作,更不允許進行系統(tǒng)性操作;

4.4.6系統(tǒng)軟件、二次開發(fā)的文檔資料,均由財務負責人指定專人保管,未經許可不得擅自復制、修改和出借;

4.4.7存檔的數(shù)據(jù)軟盤、帳表、憑證各文檔資料等,由檔案管理員按規(guī)定進行復制、核對、保管;機內數(shù)據(jù)必須每天雙備份;月未根據(jù)需要將明細帳打印歸檔(如現(xiàn)金、銀行存款、結算中心往來帳等),年未必須將當年所有的明細帳打印出裝訂成冊歸檔;

4.4.8系統(tǒng)維護人員必須按有關的維護規(guī)定操作;

4.4.9各操作人員在上機時,應認真登記姓名、系統(tǒng)時間、業(yè)務時間等。操作員必須對自己的登機口令保密,以便帳務系統(tǒng)自動對其上機操作進行流水登記,財務部負責人定期檢查此上機記錄,以作為責任劃分的依據(jù);操作人員必須嚴格按操作權限操作,不得越權或擅自上機操作;必須認真登記憑證數(shù)據(jù)摘要及有關附件信息,保證會計信息的全面完整;

4.4.10每次上機完畢,應做好所需的各項備份工作,以防止發(fā)生意外事故;

4.4.11嚴禁使用來歷不明的軟盤或光盤上機操作,嚴禁非法拷貝工作,外購軟盤使用前必須先進行防病毒的檢查。

5.軟件升級的審批程序

5.1由系統(tǒng)管理員根據(jù)工作需要提出軟件升級申請報告。

5.2公司財務部經理審查申請報告、信息部論證其可行性、公司分管領導審批。

5.3原程序清單存檔。

5.4手續(xù)完備后,實施軟件升級。

5.5軟件升級后使用變更通知。

5.6進行軟件升級后的試運行。

5.7根據(jù)運行的情況總結并升級文檔資料。

5.8發(fā)出軟件升級后正式運行通知。

5.9軟件更新后的備份與定稿的文檔資料一同存檔。文檔主要包括以上修改或更新的提請人、審批人、維護人的姓名,維護時間,修改時間,修改的原因,修改的內容,修改后的現(xiàn)狀等。

6.財會電算化檔案管理

財會電算化檔案主要是打印輸出的各種帳簿、報表、憑證,存儲會計數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質,系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。檔案管理的任務是負責系統(tǒng)內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。電算化財會檔案一般包括以下內容:

6.1會計憑證、會計帳簿、會計報表是記錄和反映經濟業(yè)務的重要史料與證據(jù),財務部必須加強會計檔案管理工作的領導,建立健全會計檔案的立卷、保管、調用及管理制度。

6.2記帳憑證由人工統(tǒng)一登記編號,經審核人員審查后錄入微機。定期匯總,按類裝訂成冊,專人保管,帳表必須有會計主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。

6.3每月形成的帳簿、報表都應按月打印,按科目、類別立卷,裝訂成冊,年底送財務部檔案室集中管理。

6.4會計檔案一律以紙質形式保存,同時以磁質形式保存會計檔案,磁質檔案一般應保存2到3份,保存時限至少為五年。其他各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù),應按《會計檔案管理方法》的規(guī)定保管期限進行保管。

6.5會計檔案必須做到妥善保管,存放有序,方便查找,備份軟盤應貼上保護標簽,標簽信息完整,字跡信息完整,字跡清楚,必須用鋼筆填寫。存放在安全、清凈、防熱、防潮的場;同時,嚴格執(zhí)行保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。

6.6會計檔案為本單位積極提供利用;向外單位提供利用時,檔案原則上不得借出,如有特殊,需經公司財務部經理批準,并應記錄下調用人員的姓名、調用內容、歸還日期等,并按期歸還,且不得拆散原冊。

6.7對于違反上述檔案 管理或保密規(guī)定,以及

任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等的行為將進行嚴肅處理。

7.財務部會計電算化崗位設置及工作職責

7.1會計人員

會計人員應孰悉分工負責的核算業(yè)務,既能進行手工核算的會計處理,又能適應會計電算化工作要求。其職責范圍除會計法、財政部有關規(guī)定外還包括:編制會計憑證應符合財務制度的要求,做到經濟業(yè)務處理合法完整、數(shù)據(jù)正確,摘要簡明規(guī)范,編碼完整,符合會計電算化有關細則的規(guī)則等。

7.2系統(tǒng)管理員

系統(tǒng)管理員應精通本單位的財務和會計業(yè)務,具備一定的計算機知識,熟悉本單位在用系統(tǒng),由財務部負責人擔任。主要對系統(tǒng)總的運行情況負責,協(xié)調財務部內外有關電算化的工作關系,處理臨時出現(xiàn)的問題。主要職責有:

7.2.1負責電算化系統(tǒng)日常管理工作,監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運行,在系統(tǒng)發(fā)生保障時,應及時監(jiān)督、組織有關人員恢復其正常工作;

7.2.2負責組織系統(tǒng)各有關資源(包括設備、軟件、數(shù)據(jù)及文檔資料等)的調用、修改和更新的計劃;提出更新軟件或修改軟件的需求報告。

7.3系統(tǒng)操作員

操作員有權進入本公司電算化系統(tǒng)并調用系統(tǒng)全部或部分功能。操作員應熟悉單位財會業(yè)務,同時有較熟悉的計算機操作及數(shù)據(jù)庫知識,熟悉在用系統(tǒng)的使用,操作員一般由經過計算機和會計兩類培訓的專業(yè)人員擔任,對整個系統(tǒng)安全正常進行負責。其主要職責包括:

7.3.1嚴格按照系統(tǒng)操作說明進行操作;

7.3.2負責系統(tǒng)維護操作,包括各種環(huán)境庫的修改和更新操作;

7.3.3負責各類數(shù)據(jù)的備份和存檔;

7.3.4系統(tǒng)操作過程中發(fā)現(xiàn)故障,應及時報告財務負責人和信息部,并做好故障記錄及上機記錄等;

7.3.5當天的日記帳數(shù)據(jù),當天登錄,登錄后打印出當天的帳表,做到日日清;

7.3.6月底打印系統(tǒng)所有的明細帳、總分類帳和會計報表,以及自動轉帳憑證;

7.3.7負責領導交辦的其他工作;

7.3.8系統(tǒng)操作員是系統(tǒng)運行中的關健人員,不能由系統(tǒng)開發(fā)人員擔任,不準調用自己權限內的功能。

7.4數(shù)據(jù)錄入員

數(shù)據(jù)錄入員負責錄入已審核的手工憑證或其他原始數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)錄入員應對會計業(yè)務知識。有一定的了解,有簡單的計算機操作知識,能熟練地錄入有關數(shù)據(jù)。其一般由經過打字訓練的會計人員擔任,對錄入數(shù)據(jù)的正確性負責。職責一般包括:

7.4.1檢查專職會計人員提供的數(shù)據(jù)的審批手續(xù),對非法數(shù)據(jù)不得錄入;

7.4.2嚴格按照專職會計人員提供的數(shù)據(jù)進行錄入,錄入完畢進行自檢核對,核對無誤后交數(shù)據(jù)審核員復核;

7.4.3在輸入過程中,如發(fā)現(xiàn)輸入憑證有疑問或錯誤時,應及時向系統(tǒng)管理員或有關專職會計人員反映,不得擅自作廢或修改;

7.4.4發(fā)現(xiàn)輸入數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)不符時,應按憑證數(shù)據(jù)予以修正;

7.4.5每次數(shù)據(jù)錄入結束后,應及時做好數(shù)據(jù)備份;

7.4.6日記帳輸入應做好日清月結;

7.4.7注意安全保密,各自的操作口令不得隨意泄露,備份數(shù)據(jù)應妥善保管;

7.4.8、操作過程中發(fā)現(xiàn)問題,應記錄故障情況并及時向系統(tǒng)管理員報告;數(shù)據(jù)錄入員不能由系統(tǒng)開發(fā)人員擔任。

7.5數(shù)據(jù)審核員

數(shù)據(jù)審核員負責錄入數(shù)據(jù)和輸出數(shù)據(jù)的正確性審核工作。數(shù)據(jù)審核員應熟悉本單位的會計業(yè)務和全面的會計業(yè)務,一般應由符合條件的會計人員擔任,其職責主要包括;

7.5.1負責輸入數(shù)據(jù)憑證的審核工作,包括審核各類代碼合法性、摘要規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性等;

7.5.2負責輸出數(shù)據(jù)正確性的審核工作;

7.5.3對不真實、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退還有關人員更正、補齊,再行審核;

7.5.4對于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數(shù)據(jù),不予簽章確認。

7.6系統(tǒng)維護員

系統(tǒng)維護員是指負責系統(tǒng)運行管理與維護的工作人員。系統(tǒng)維護員應有一定的計算機知識、會計業(yè)務知識,應能熟練地編制程序,應了解所用軟件的結構。系統(tǒng)維護員可由軟件開發(fā)人員或相應的合格人員擔任。其主要職責包括:

7.6.1定期檢查軟件、硬件設備的運行情況;

7.6.2負責系統(tǒng)的安裝和調試工作;

7.6.3按規(guī)定的程序實施軟件的完善性、適應性和正確性的維護。系統(tǒng)維護員由于熟悉所用的軟件數(shù)據(jù)結構和安全性防范措施,所以不能從事數(shù)據(jù)錄入、復核等系統(tǒng)的任何操作權限使用工作。

7.7檔案管理員

檔案管理員負責保管各類數(shù)據(jù)和帳表,一般應由具備一定計算機常識,如軟盤的使用與保護等,具有較強的責任心的會計人員擔任。其主要職責包括:

7.7.1負責系統(tǒng)的各種開發(fā)文檔、各類數(shù)據(jù)軟盤、系統(tǒng)軟盤及各類帳表、憑證資料的備份和存檔保密工作;

7.7.2做好各類數(shù)據(jù)、資料、帳表、憑證的裝訂存檔和安全保密工作,不得擅自出借;

7.7.3按規(guī)定期限,向各類有關人員催交備份數(shù)據(jù)、存檔數(shù)據(jù)、手工憑證和原始憑證。

8.硬件管理制度

8.1計算機局域網由公司信息部統(tǒng)一管理,財務系統(tǒng)歸財務部專用。其他公司查詢數(shù)據(jù)須經財務部主管批準后由財務人員根據(jù)要求提供。財務部計算機分別由專人負責,主要職責為上、下班及停電時開機、關機、防塵、清潔等日常保養(yǎng),軟硬件出故障及時向系統(tǒng)管理員匯報。如因事外出必須委托他人代管。

8.2計算機未經批準不得搬離或任意挪位,各種資料、軟件一律不得帶離單位。

8.3未經許可嚴禁修改硬盤儲存內容,不準備擅自拆開計算機及修改計算機有關軟硬件參數(shù)設置。

8.4不準擅自改變上機內容或運行未經批準的軟件。

8.5計算機配置專門的動力電源,每臺終端配置不間斷電源。停電后必須3一5分鐘內存盤正常退出并關閉ups電源,人員離開時必須關閉計算機、打印機、ups和總電源。

8.6 ups電源不得插接除主機以外的設備,如打印機、電風扇、電熱瓶等。

8.7計算機硬件故障請保持現(xiàn)場,并向系統(tǒng)管理員匯報,由系統(tǒng)管理員安排人員進行排除,不得自行拆開處理。

8.8開機順序:總電源一ups 電源一外圍設備(打印機、顯示器)一主機。關機順序和開機相反。

8.9系統(tǒng)管理員必須在全部終端都正常退網才關閉服務器。

8.10嚴禁在計算機上打電子游戲。

8.11外

來及新購磁盤、光盤必須先進行防病毒檢查方可上機。

8.12未經批準不得使用外來軟件(包括應用軟件和系統(tǒng)軟件),不準對機內軟件或系統(tǒng)配置隨意修改。

8.13注意數(shù)據(jù)的定期備份,所有軟盤都加上寫保護,并有規(guī)范的標簽。

8.14經常對計算機和軟盤進行病毒檢測,并不定期作好殺病毒軟件的升級工作。

8.15各操作員每次對更新數(shù)據(jù)必須及時備份,月末結帳后磁質、紙雙備份。

8.16財務部各種資料、磁盤、軟件一律不得帶離辦公室,對外(包括公司其他公司)提供數(shù)據(jù)必須經財務部經理審批。

8.17計算機開機口令和財務操作員口令需不定期更改,各操作員必須對自己所掌握的口令嚴格保密,不得對外泄露。

8.18各操作應嚴格權限操作,不得泄露、打聽他人有關操作口令,不得以他人名義上機登錄,更不得試圖獲取不屬于自己職責范圍內的資料數(shù)據(jù)。系統(tǒng)管理員根據(jù)上機記錄核對,作為工作檢查依據(jù)。

8.19硬件的購置、維護、維修等按公司規(guī)定執(zhí)行,違反上述規(guī)定造成設備損壞,由責任者照價賠償;造成數(shù)據(jù)毀損或泄密者,財務部將視情況對責任者予以處理。

9.附則:

9.1本制度由公司財務部負責解釋。

9.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

第2篇 （公司）企業(yè)會計電算化管理制度

企業(yè)(公司)會計電算化管理制度

第一章 總則

第一條 為了指導和規(guī)范公司會計電算化工作,保證會計電算化工作的順利開展,根據(jù)財政部《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規(guī)范》,結合公司財務管理和會計核算的有關規(guī)定制定本制度。

[注釋:制訂該制度的目的、意義和法令依據(jù)]

第二條 本制度適用于公司各財務核算單位。 [注釋:適用范圍]

第三條 本制度包括會計電算化崗位責任制度、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和會計數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計檔案管理制度。 [注釋:制度的內容]

第四條 本制度所指的計算機硬件是指支撐財務軟件正常運行的計算機及其相關設備,計算機軟件是指用友財務軟件及其他相關軟件。

第五條 公司應指定專人對財務軟件系統(tǒng)進行日常維護及對數(shù)據(jù)庫的管理。各分支機構財務系統(tǒng)技術服務由本單位系統(tǒng)管理員負責。

[注釋:以上是總則部分;接下來是分則部分。]

第二章 會計電算化崗位責任制

第六條 公司各財務核算單位必須使用公司指定的財務軟件進行本單位的財務核算,并建立本單位的會計電算化崗位責任制,明確各電算化崗位的職責范圍。

第七條 電算化會計崗位和工作職責劃分如下:

(一)電算主管崗

由財務管理總部設立,負責公司會計電算化的規(guī)劃和管理,協(xié)調公司財務用計算機的使用及財務軟件的運行;對電算化操作人員的權限進行分配及管理;負責開、關服務器,管理服務器數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)備份工作;協(xié)調、督促財會人員的電算化工作,完善公司的電算化制度。

(二)電算維護崗

由信息技術中心指派專人兼任,負責計算機硬件、軟件系統(tǒng)管理及維護;維護財務網絡的安全、正常運行;協(xié)助電算主管規(guī)劃和推進公司會計電算化工作;會同電算主管負責電算化系統(tǒng)的升級工作等。

(三)軟件操作崗

由各財務核算單位設立,負責對本單位的會計事項進行會計處理并及時輸入記賬憑證等會計數(shù)據(jù),輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作;負責會計資料的整理、登記、保管、保密工作。

(四)審核記賬崗

負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證)的真實性、合法性、完整性進行審核;操作會計軟件登記機內賬簿,沒有審核的憑證不能記賬;對打印輸出的賬簿、報表進行確認審核。

此崗位人員應具備會計和計算機知識。各財務核算單位均應設立專職或兼職崗。

第三章 會計電算化操作管理制度

第八條 本章所稱會計電算化操作人員,是指按照會計電算化崗位設置,行使崗位職責的會計電算化人員或經財務負責人(總部為財務管理總部負責人,分支機構為財務負責人)批準賦予臨時操作、查詢權的其他人員。

[注釋:會計電算化人員是依照會計電算化崗位進行設置的。]

第九條 操作人員必須以“命名用戶方式”登錄財務軟件系統(tǒng),操作人員的密碼由操作人員自己擬定。操作人員對自己的密碼必須嚴格保密,泄漏密碼產生嚴重后果的應追究相關責任人的責任。

財務軟件系統(tǒng)登錄密碼先由電算主管在賬套管理中統(tǒng)一設定初始密碼,并通知會計電算化操作人員,再由會計電算化操作人員在客戶端自行更改。

第十條 會計電算化人員在財務軟件系統(tǒng)中均應以實名進行用戶登記,并由電算主管根據(jù)內部控制制度規(guī)定的原則賦予相應操作權限。

財務軟件系統(tǒng)的集團用戶由電算主管及財務管理總部指定人員管理與使用,其他人員未經授權不得擅自使用。

[注釋:第八條至第十條是針對電算主管崗、電算維護崗、軟件操作崗、審核記賬崗。]

第十一條 日常操作程序

(一)電算維護員每天到崗后,首先檢查服務器是否正常開啟,檢查計算機硬件、軟件、網絡是否正常運行,為其他工作做好準備;[電算維護崗]

(二)會計人員根據(jù)原始憑證運用正確的會計科目填制記賬憑證,并打印機制記賬憑證,同時簽名或蓋章確認;[軟件操作人員]

(三)審核人員審核記賬憑證及所附原始憑證,審核無誤后在打印出的記賬憑證上簽名或蓋章確認,并立即對機內對應記賬憑證執(zhí)行“審核”操作。如未即時核對機內記賬憑證,應將原打印出的記賬憑證與機內憑證核對無誤后,才能對機內記賬憑證執(zhí)行“審核”操作。 [審核記賬崗]

(四)每天工作結束后,電算維護員可依據(jù)工作情況選擇是否關閉服務器,如要關機應提前通知電算主管,由電算主管通知各在線操作人員,各在線操作人員退出后方能關閉服務器。[電算維護崗]

(五)操作人員離開操作使用計算機的工作現(xiàn)場,應立即退出財務軟件系統(tǒng),否則應承擔被人利用本人登錄名進行操作的全部責任。[電算維護崗]

第四章 計算機硬件、軟件和會計數(shù)據(jù)管理制度

第十二條 各核算單位應為開展會計電算化配備必要的計算機,硬件設備和軟件。

第十三條 計算機硬件設備的維護主要包括以下內容:

(一)電算維護員應經常對有關設備進行保養(yǎng),保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發(fā)生;

(二)電算維護員應定期對計算機存放場所的安全措施進行檢查,包括對消防和報警設備、地線和接地、防靜電、防雷擊、防鼠害、防電磁波等設備和措施進行檢查,保證這些措施的有效性;

(三)電算維護員應對硬件運行過程中出現(xiàn)的故障及時排除,由于本身條件沒有能力解決的或不能解決的應及時與硬件生產或銷售商聯(lián)系解決,并對故障情況和處理措施及結果等予以記錄;

第十四條 計算機軟件的維護分為系統(tǒng)軟件維護和財務軟件維護,包括以下內容:

(一)系統(tǒng)軟件維護包括檢查系統(tǒng)文件的完整性,系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改,以保證系統(tǒng)軟件的正常運行。

(二)財務軟件維護包括操作維護與程序維護:

對財務軟件日常操作維護工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題,電算維護員應及時解決。如不能排除,應立即報告電算主管并聯(lián)系財務軟件供應商予以指導或現(xiàn)場處理。

對財務軟件的修改、版本升級等程序維護由財務軟件供應商負責,電算主管及電算維護員應與軟件供應商進行聯(lián)系,及時得到新版財務軟件。

對正在使用的財務軟件進行升級,應報經財務管理總部和信息技術中心負責人審批后進行,并記錄升級時間及模塊。[電算維護崗和電算主管崗]

第十五條 會計數(shù)據(jù)的備份

會計數(shù)據(jù)的備份由電算維護員負責,包括至少每天進行一次硬盤備份或啟用自動備份系統(tǒng),對重要會計數(shù)據(jù)更新或修改后應及時進行備份,會計年度結束后及時進行刻錄備份。

第十六條

各核算單位應健全必要的防治計算機病毒的措施,確保財務系統(tǒng)的正常運行。

各單位財務用計算機應配備優(yōu)良的正版殺毒軟件,以預防、檢測、清除計算機病毒,并定期進行病毒庫的升級及版本的更新。

第五章 電算化會計檔案管理制度

第十七條 電算化會計檔案管理是公司重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部《會計檔案管理辦法》及相關要求,對電算化會計檔案進行管理。

第十八條 電算化會計檔案管理的內容和范圍:

電算化會計檔案包括存儲在磁盤、光盤等介質上的會計數(shù)據(jù)和計算機打印的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。

會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù),以及財務軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。

第十九條 電算化會計檔案的日常管理

(一)各核算單位使用計算機打印的書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表,由本單位財務負責人或會計主管負責保管。

(二)會計電算化記賬憑證制單完成后應立即打印輸出,打印的記賬憑證上應有制單人員的簽名或蓋章、審核人員簽名或蓋章、財務負責人簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應有出納人員簽名或蓋章。

(三)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬可采用計算機打印的活頁賬頁裝訂成冊,應每天登記并打印,做到日清月結。對每天業(yè)務較少、不能滿頁打印的,也可按旬打印。一般賬簿按年打印,遇稅務、審計等管理部門檢查時,應按其要求,及時打印有關賬簿、報表等。

(四)各類賬簿在每一會計年度結束后一個月內必須完整打印,裝訂成冊存檔。發(fā)現(xiàn)已打印的紙質會計檔案有缺損時,必須補充打印。

(五)每月結束后10日內、年度結束后30日內,財務人員應將打印的記賬憑證分月、按憑證序號整齊裝訂成冊,由財務負責人或財務主管、審核人員和裝訂人員簽名或蓋章,存檔妥善保管。

(六)每月結束后15日內、年度結束后45日內,財務人員應將打印的會計報表和有關會計資料整齊裝訂成冊,并加蓋單位公章由單位負責人、財務負責人或財務主管簽名或蓋章并加蓋單位公章,存檔妥善保管。

(七)存儲在磁盤、光盤等存儲介質上的會計電子文檔由電算維護員保管。

第二十條 電算化會計檔案必須嚴格執(zhí)行安全和保密制度,會計檔案不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。

各種會計資料(包括紙質和用存貯介質保存的會計數(shù)據(jù)),未經單位領導同意,不得外借和帶出單位。經單位領導同意借閱會計資料,應該履行相應的借閱手續(xù)。存放在存貯介質上的會計資料借閱歸還時,還應該認真檢查其安全性和完整性,防止感染病毒和數(shù)據(jù)丟失。

第二十一條 電算化會計檔案保管期滿后,按財政部《會計檔案管理辦法》的要求進行銷毀。

第六章 附則

第二十二條 本制度由財務管理總部會同信息技術中心負責解釋。[解釋權限]

第二十三條 本制度自發(fā)布之日起實施。[生效日期]

第3篇 食品公司會計電算化內部管理制度

食品股份公司會計電算化內部管理制度

第一章 總 則

一、會計電算化管理是會計電算化工作的重要內容,為推動公司會計電算化工作的健康發(fā)展,保證會計信息處理和存儲的合法、安全、準確、可靠,特制定本管理辦法。

二、開展會計電算化工作,是促進會計基礎工作規(guī)范化和加強財務管理水平,高經濟效益的重要手段和有效措施。各單位要把會計電算化作為提高會計工作質量和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的一項要工作來抓。

三、逐步提高會計人員的電算化操作水平,使一部分會計人員能夠負責會計軟件的維護,并培養(yǎng)部分會計人員逐步掌握會計電算化數(shù)據(jù)分析工作。

四、講求效益,處理好及時更新技術設備與勤儉節(jié)約的關系,既不盲目追求最新技術和先進設備,也不忽視技術的發(fā)展趨勢,造成設備過快陳舊過時。

五、統(tǒng)一應用財務管理軟件。為適應財務管理網絡化,提高企業(yè)管理水平的要,我公司所屬單位統(tǒng)一采用“金蝶k3系統(tǒng)”作為財務管理軟件。并為以后與其他信息系統(tǒng)的聯(lián)網做好準備工作,逐步建立以會計電算化為核心的公司信息管理系統(tǒng),做到單位內部信息資源共享,充分發(fā)揮會計電算化在經營管理中的作。

第二章 替代手工記賬驗收條件

一、 采用電子計算機替代手工記賬,是指應用會計軟件輸入會計數(shù)據(jù),由電子計算機對會計數(shù)據(jù)進行處理,并打印輸出會計資料。替代手工記賬是會計電算化的基本目標。

二、公司獲得省財政廳授權成立會計電算化驗收小組,自行驗收公司所屬單位的會計電算化工作并報省財廳會計處批準。

三、替代手工記賬的單位,應具備以下條件;

1、 配備了“金蝶k3系統(tǒng)”財務軟件、相應的計算機硬件及機房空調設備;

2、 配備了相應的會計電算化工作人員。所有會計從業(yè)人員必須具備會計電算化初級培訓資格,使用網絡財務軟件單位必須至少具備一名以上會計電算化中級維護員;

3、 執(zhí)行公司內部管理制度;

4、“金蝶k3系統(tǒng)”(下稱k3系統(tǒng))與原總公司自行開發(fā)的會計核算軟件(以下稱舊軟件)或手工帳表(未電算化單位)并行3個月以上,且新舊核算軟件的結果數(shù)據(jù)相一致;如果新舊軟件核算結果不一致,并且不一致原因不屬人為錯誤,可由專人查明原因,并向驗收小組提供書面報告;

5、 新舊軟件并行期間,新舊軟件所有核算結果會計資料都必須裝訂成冊,作為會計檔案保存,并作為驗收的主要依據(jù)。

6、 記賬憑證類別使用統(tǒng)一記賬憑證,以適應會計電算化工作的需要;

7、 提前一周填寫廣州市財政局會計處規(guī)定的標準格式申請表向集團公司會計電算化驗收小組提出書面申請。

第三章 會計電算化崗位責任制

一、 建立會計電算化崗位責任制,要明確每個工作崗位的職責范圍,切實做到“事事有人管,人人有專責,辦事有要求,工作有檢查”。

二、會計電算化崗位可設電算主管、軟件操作員、審核員、電算維護員、電算審查員、數(shù)據(jù)分析員和出納崗位、檔案管理員。

1、 電算主管:全面負責集團公司會計電算化工作,制訂電算化發(fā)展規(guī)劃、總體方案及操作人員的權限控制;

2、 軟件錄入員:編制記賬憑證,并負責記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)的輸入工作,輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作,要求達到會計電算化初級知識培訓的水平;

3、 審核員:負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進行審核,操作會計軟件登記機內賬簿,對打印輸出的賬簿、報表進行確認;

4、 電算維護員:負責保證計算機硬件、軟件的正常運行,管理機內會計數(shù)據(jù);對軟件所需的維護和升級負責同軟件供應商進行聯(lián)絡;對財務部門無法解決的硬件問題負責同計算機中心聯(lián)系;

5、 電算審查員:負責監(jiān)督計算機及財務軟件系統(tǒng)的運行,防止利用計算機進行舞弊,此崗位由計算機中心和審計室有關人員兼任;

6、 數(shù)據(jù)分析員:負責對計算機的會計數(shù)據(jù)進行分析,提供有關分析資料供領導決策參考。

7、 出納:只能使用“現(xiàn)金管理”模塊。

8、 檔案管理員:負責財務軟件和會計資料檔案的管理。

三、各單位可根據(jù)實際情況,在不違反內部牽制制度的前提下,交叉設置各崗位,但要保持相對穩(wěn)定。出納只能使用“現(xiàn)金管理”模塊,錄入員和審核員必須分設。

第四章 會計電算化操作管理制度

一、 明確規(guī)定上機操作人員對財務軟件的操作工作內容和權限,對操作密碼要嚴格管理,杜絕未經授權人員操作財務軟件;

二、操作人員離開機房前,應執(zhí)行相應命令退出財務軟件;

三、凡需要修改財務軟件,必須書面提出修改理由、修改內容,報公司財務管理部,由財務管理部統(tǒng)一向金蝶公司協(xié)商;

四、一切修改操作必須在界面菜單下操作,嚴禁擅自打開數(shù)據(jù)庫強行修改。

五、審核通過或已登帳的機內憑證,系統(tǒng)不提供修改功能。發(fā)現(xiàn)已經錄入并審核通過或已登帳的記賬憑證有誤時,只能采用留有痕跡的修改。

第五章 計算機硬件管理制度

一、 計算機硬件及機房網絡設備由具有電腦硬件基礎知識的程序員負責管理,公司電腦室設兼職計算機病毒監(jiān)察員對整個集團公司的計算機病毒進行監(jiān)測。

二、 計算機房工作時必須自覺保持清潔,不得將與工作無關的其他物品(尤其是對電腦正常工作有害的物品及易燃物品)帶入電腦機房。嚴禁在電腦機房內吸煙。嚴禁隨意拔插電腦機房的電源設備。

三、 電腦機房必須配備空調設備,保持適當?shù)臏囟?、濕度環(huán)境。

四、 上機前應首先檢查電源和設備運行是否正常,如發(fā)現(xiàn)問題應及時報告,經過電算維護員檢查認可、才能使用。尤其是在計算機設備發(fā)生嚴重故障時,不得隨意自行檢修,應及時報告電腦室,等候檢修。

五、 限定服務器操作權,不得隨意改變服務器的設置。

六、 遇到突發(fā)性停電時,應立即退出系統(tǒng)、關機、關電源;

七、 下班前,必須檢查機器設備是否已關好,關切斷所有電源。

第六章 軟件和數(shù)據(jù)管理制度

一、會計核算軟件必須有獨立的硬盤或子目錄。不得與其他軟件混淆放置;

二、計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時,電算維護員在確認有關數(shù)據(jù)已作備份后,可進行排除障礙的有關措施;如無法解決,可根據(jù)情況通知計算機中心或金蝶公司有關人員,尋求解決辦法;

三、軟件操作員根據(jù)審核通過的原始憑證編制記賬憑證并及時打印,附上原始憑證并經審核員進行二次審核正確后存放保管,以備裝訂存檔;

四、每次輸入的會計憑證都必須備份存盤,月底結賬后

即應把當月會計數(shù)據(jù)備份入磁盤或光盤中儲存管理;

五、科目匯總可以分期或按月進行,其中,八欄式本期科目匯總表可替代總賬賬簿使用;

六、現(xiàn)金、銀行存款日記賬按月打印;其他賬簿每年打印兩次:第一次在上半年結束后30天內打印;第二次在年度結束后45天內打印。根據(jù)實際情況,發(fā)生業(yè)務少的,可滿頁打印,但應保證每年至少打印一次。

七、會計報表的編制、打印輸出要根據(jù)財務制度的規(guī)定設置公式編制。各種報表需經軟件操作員、審核員、電算主管簽章確認后方為正式報表。報表必須通過設定取數(shù)公式編制,不得用非正常手段進行填制;報表的數(shù)據(jù)必須與結賬結果相符,表內表間數(shù)據(jù)的勾稽關系必須正確無誤,取數(shù)公式一經設定,必須保持不變,如需修改,需保存書面報告。

八、輸出數(shù)據(jù)未經本單位財務主管許可,嚴禁擅自攜帶外出和外借。

九、確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密,防止對數(shù)據(jù)和軟件的修改;對磁性介質存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份:一份存放檔案室,一份存放財務部;

十、對正在使用的應用會計核算軟件進行修改、升級和計算機硬件設備進行更換等工作,必須保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全;由電算維護員辦理審批手續(xù),經過電算主管和計算機中心有關負責人同意后,由電算主管、電算維護員、計算機有關人員進行監(jiān)督,并要求軟件供應商協(xié)同操作;

十一、為防止外來病毒感染,在未進行有效病毒檢測前,任何人不得使用外來磁盤在會計核算用電腦上進行任何操作。不得隨意將會計用磁盤在其他電腦上操作。

十二、會計檔案包括會計資料和會計軟件。存檔的會計檔案,要每年進行檢查、復制,防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失;

第七章 附則

一、本“管理制度”適用于公司正式實行會計電算化的單位。由財務管理部負責解釋。

二、本制度在執(zhí)行時如與上級有關財務制度和會計電算化規(guī)定有出入,則以上級規(guī)定為準。

第4篇 _地產公司會計電算化管理制度

地產公司會計電算化管理制度

為規(guī)范會計電算化的管理,使會計電算系統(tǒng)正常、安全地運行,根據(jù)財政部《會計電算化管理辦法》 及有關規(guī)章制度要求,結合本公司情況,特制定本制度。

第一條 會計電算電腦的使用與維護

1. 會計電算電腦是財務部門處理會計事務的專用工具,一律不得作為他用或外借。

2. 會計電算軟件應有專人保管負責,不得外借,因人為損壞或感染病毒而造成不良后果,將追究有關人員責任。

3. 會計電算電腦應指定專人負責管理,上機操作員應持有《會計電算上崗證》。

4. 嚴禁隨意使用外來軟件,尤其是游戲軟件,以免感染病毒。

5. 各操作員的權限設定與口令設定應符合會計核算有關制度。

6. 上機操作必須嚴格按會計電算軟件的有關操作流程進行,嚴禁非正常關機或啟動。

第二條 計算機會計核算工作流程

一. 初始工作:

1. 根據(jù)會計核算需要,確定所需功能模塊;

2. 建立單位名稱,取用匯率方式;

3. 確定各操作員的權限及口令;

4. 建立會計科目及編碼;

5. 建立報表格式及數(shù)據(jù)調用公式;

6. 輸入各科目初始數(shù)據(jù)。

二. 憑證輸入及審核:

1. 由各日常核算人員根據(jù)原始編好號碼的單證,在計算機上填制憑證,用計算機打印憑證的要按號對應裝訂;

2. 審核人員不僅要用計算機審核憑證。而且要對編好號的單證或打印出的憑證進行審核,審核與錄入人員不能同為一人。

三. 憑證輸入完畢,并經審核之后,進行登帳處理并結帳;

四. 結帳處理完畢后,打印出所需各種報表,按時報送有關部門;

五. 明細帳及總分類帳等有關資料,每年年終必須打印一次并裝訂成冊。

第三條 會計電算檔案的管理

1. 會計電算檔案的管理應遵守《會計檔案管理辦法》;

2. 對文本資料應進行嚴格登記,應由專人設專柜管理;

3. 對磁盤資料每月結帳前應備份,在進行數(shù)據(jù)變動前也必須備份數(shù)據(jù);備份數(shù)據(jù)軟盤應寫好標簽,貼上保護歸檔;

4. 操作員因要作變動時,在交接前應打印出會計檔案所需文本資料,辦好交接手續(xù)。

第5篇 建設股份公司會計電算化管理制度

某建設股份有限公司會計電算化管理制度

一、會計電算化崗位責任制

(一)會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂?會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。

(二)電算化會計崗位和工作職責劃分如下:

1.電算主管:負責協(xié)調計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作,要求具備會計和計算機知識,以及相關的會計電算化組織管理的經驗,可由會計部經理兼任。

2.軟件操作:負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù),輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,和進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作,要求具備會計軟件操作知識,達到會計電算化初級知識培訓的水平;可由基本會計崗位的會計人員兼任軟件操作崗位的工作。

3.審核記賬:負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進行審核,操作會計軟件登記機內賬簿,對打印輸出的賬簿、報表進行確認;此崗要求具備會計和計算機知識,達到會計電算化初級知識培訓的水平,可由主管會計兼任。

4.電算維護:負責保證計算機硬件、軟件的正常運行,管理機內會計數(shù)據(jù);此崗要求具備計算機和會計知識,經過會計電算化中級知識培訓,應由專職人員擔任。

5.數(shù)據(jù)分析:負責對計算機內的會計數(shù)據(jù)進行分析,要求具備計算機和會計知識,達到會計電算化中級知識培訓的水平,可由會計部經理兼任。

二、會計電算化操作管理制度

1.明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限,對操作密碼要嚴格管理,指定專人定期更換密碼,杜絕未經授權人員操作會計軟件。

2.預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經審核而登記機內賬簿。

3.操作人員離開機房前,應執(zhí)行相應命令退出會計軟件。

4.根據(jù)本單位實際情況,由專人保存必要的上機操作日志,記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。

三、計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度

1.保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件,要經常對有關設備進行保養(yǎng),保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發(fā)生。

2.確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密,防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除,建立如口令、只讀等措施;對磁性介質存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。

3.對正在使用的會計核算軟件進行修改、對通用會計軟件進行升版和計算機硬件設備進行更換等工作,要有一定的審批手續(xù);在軟件修改、升版和硬件更換過程中,要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全,并由有關人員進行監(jiān)督。

4.健全計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時進行排除的管理措施,保證會計數(shù)據(jù)的完整性,如安裝不間斷電源,保證停電時,能有時間保存資料。

5.健全必要的防治計算機病毒的措施:如安裝殺毒軟件,且每星期更新殺毒軟件,每星期掃描內存;嚴禁外來人員的軟盤在本公司計算機上使用等。

6.建立系統(tǒng)風險評價體系,由電算主管及電算維護人員定期分析。

四、電算化會計檔案管理制度

1.電算化會計檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以其它磁性介質或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù);會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù)。

2.電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部有關規(guī)定的要求對會計檔案進行管理,由會計檔案管理人員負責。

3.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點。

4.采用磁性介質保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。

5.通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

五、本制度是公司《會計制度》的重要部分,由公司財務總監(jiān)制定,解釋權、修改權歸公司財務總監(jiān)。

六、本規(guī)范自20__年1月1日起實施。