- 目錄
會計電算化管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，旨在規(guī)范會計信息系統(tǒng)的操作流程，確保財務數(shù)據(jù)的安全、準確和有效利用。其主要內(nèi)容包括電算化系統(tǒng)的選擇與維護、用戶權限管理、數(shù)據(jù)處理與存儲、系統(tǒng)審計及故障應對策略。
包括哪些方面
1. 系統(tǒng)選擇與維護：包括電算化軟件的選型標準、系統(tǒng)安裝、升級與維護的規(guī)定。
2. 用戶權限管理：規(guī)定不同層級員工的系統(tǒng)訪問權限，防止未經(jīng)授權的數(shù)據(jù)訪問或修改。
3. 數(shù)據(jù)處理與存儲：設定數(shù)據(jù)錄入、審核、備份和銷毀的標準流程，確保數(shù)據(jù)的完整性和保密性。
4. 系統(tǒng)審計：定期進行系統(tǒng)性能評估和安全檢查，查找潛在風險并采取預防措施。
5. 故障應對策略：制定應急預案，確保在系統(tǒng)故障時能快速恢復業(yè)務運行。
重要性
會計電算化管理制度的重要性不容忽視，它：
1. 提升效率：通過標準化流程，提高會計工作的自動化程度，減少人為錯誤。
2. 保障安全：嚴格的數(shù)據(jù)管理和權限控制，防止財務信息泄露，保護企業(yè)資產(chǎn)。
3. 促進合規(guī)：符合會計法規(guī)要求，確保財務報告的準確性，規(guī)避法律風險。
4. 支持決策：提供可靠的數(shù)據(jù)支持，輔助管理層進行戰(zhàn)略決策。
方案
1. 建立制度框架：制定詳細的電算化會計操作手冊，明確各項規(guī)程和責任。
2. 培訓與教育：定期對員工進行電算化會計知識培訓，提升其操作技能和風險意識。
3. 技術保障：選用成熟可靠的會計軟件，配置防火墻和防病毒軟件，確保系統(tǒng)安全。
4. 監(jiān)控與審計：設立專門的電算化會計審計崗位，定期檢查制度執(zhí)行情況，及時調(diào)整優(yōu)化。
5. 持續(xù)改進：根據(jù)業(yè)務變化和技術發(fā)展，不斷更新和完善管理制度，保持其適應性。
通過以上方案的實施，企業(yè)可以構建一個穩(wěn)定、高效、安全的會計電算化環(huán)境，從而提升財務管理的整體水平。
會計電算化管理制度范文
第1篇 技術學院會計電算化實訓室管理員制度
職業(yè)學院會計電算化實訓室管理員制度
一、管理實訓室內(nèi)的所有設備,認真做好“計算機故障維修記載”、“計算機設備登記”等;
二、根據(jù)課程安排和要求,提前十分鐘打開門,做好上機前的一切準備工作,保證學生準時上機;
三、開啟穩(wěn)壓電源,檢測電壓穩(wěn)定正常時,方可打開服務器,接通計算機系統(tǒng),確保用電安全;
四、注意檢查實訓室的工作環(huán)境(溫、濕度),實訓室內(nèi)做到清潔、通風。上機過程中,隨時觀察實訓設備運轉(zhuǎn)情況,遇電壓不穩(wěn)等特殊情況,應果斷采取措施,不得強行開機。放學后,應對實訓室進行安全檢查,切斷電源,關閉門窗;
五、實訓室鑰匙由管理員一人專管,不得轉(zhuǎn)交他人;
六、協(xié)助指導教師做好學生上機指導工作,組織并督促勤工儉學學生管理員進行機房衛(wèi)生掃除,并監(jiān)督上機人員正確使用設備,對違反各項制度的行為有權制止并向系部有關領導反映;
七、指導和培養(yǎng)學生管理員對機房進行維護和管理;
八、整理各位老師對實訓室工作的意見,并向系領導匯報;
九、加強對電源設備、機器設備和網(wǎng)絡設備的巡視,做到勤問、勤看、勤聽、勤摸、勤聞。遇有故障時應及時處理,同時要將處理結果,發(fā)生故障的原因作詳細的記錄,重大設備事故應保護現(xiàn)場,及時向領導匯報;
十、外來人員使用實訓室或?qū)嵱栐O備外借,必須經(jīng)學院分管領導及系領導審批同意方可。
第2篇 第1人民醫(yī)院會計電算化管理制度
第一人民醫(yī)院會計電算化管理制度
1、會計電算化崗位責任制
實施會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算會計崗位,基本會計崗位一般可分為會計主管、出納、會計核算崗位、稽核、檔案管理等工作崗位。電算會計崗位一般可分為電算主管、操作、審核記帳、電算維護、電算數(shù)據(jù)管理等工作崗位?；緯媿徫缓碗娝慊瘯媿徫辉诓贿`反內(nèi)部牽制制度的情況下可以交叉設置。
2、會計電算化操作管理
(1)所有上機操作人員需經(jīng)過培訓,經(jīng)電算主管認可后方可上機操作。
(2)明確各操作人員的上機操作工作內(nèi)容和權限,電算維護人員一般應由軟件操作崗位以外的人員擔任,憑證輸入人員不得兼任稽核、數(shù)據(jù)維護或出納工作,出納人員不得兼任憑證輸入、報表操作及數(shù)據(jù)維護等工作;預防已輸入計算機的原始憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機內(nèi)帳簿。
(3)上機操作人員應設置操作密碼,定期更換密碼,并注意安全保密,操作人員離開工作站時應退出會計軟件,杜絕未經(jīng)授權人操作會計軟件。
(4)專人保存操作記錄,記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容和故障情況等內(nèi)容。
3、硬件、軟件、數(shù)據(jù)管理
(1)保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件,要經(jīng)常對有關設備進行保養(yǎng),保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發(fā)生。
(2)確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密,防止數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除,對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙份。
(3)對正在使用的會計核算軟件進行修改,對通過會計軟件進行升版和計算機硬件進行更換等工作,要有一定的審核手續(xù);在軟件修改、升版和硬件更換過程中,要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)性和安全,并由有關人員進行監(jiān)督。
(4)健全計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時進行排除的管理措施,保證會計數(shù)據(jù)的完整性。
(5)定期檢查計算機病毒,各工作站應安裝防病毒軟件,在讀取外來磁盤數(shù)據(jù)時,必須在清查病毒確保安全后方可進行,各工作站不得安裝游戲軟件。凡裝有會計軟件的計算機,除工作必需并征得電算主管同意外,不得上網(wǎng),上網(wǎng)后除指定內(nèi)容外不得下載任何信息。
4、電算化檔案管理
(1)存在硬盤、磁盤、光盤等介質(zhì)中的會計數(shù)據(jù)和打印輸出的會計數(shù)據(jù)作為電算化會計檔案管理。
(2)計算機輸出的會計憑證、帳簿、報表等紙質(zhì)會計檔案的管理按《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。
(3)對電算化會計檔案要保存在防磁、防塵、防火、防潮的場所,重要數(shù)據(jù)應保存雙份并存放在不同的地點。
(4)對磁性介質(zhì)存放的會計檔案要定期檢查并復制,防止由于磁性介質(zhì)損壞,而使會計檔案丟失。
(5)整套會計電算化文檔資料及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。
第3篇 會計電算化管理制度-范文
第一章
總則第一條為推動本公司會計電算化發(fā)展,規(guī)范會計電算工作,按照財政局的有關要求,特制定本制度。第二條本辦法適用范圍:本公司。第三條會計電算化管理內(nèi)容包括崗位設置、發(fā)展規(guī)劃、建立信息系統(tǒng)、制定管理制度、人員培訓和推廣等。公司負責管理工作,各單位負責具體實施工作。第二章 崗位設置及職責第四條 各單位應根據(jù)工作及人員情況,設專職或兼職人員負責會計電算化工作,定崗定員,保持相對穩(wěn)定。第五條 電算專管員必須精通財會業(yè)務,并且負責以下工作: 一、制定本單位會計電算化管理辦法; 二、監(jiān)督會計電算化有關管理制度的執(zhí)行情況; 三、對財會軟件進行日常維護; 四、保證計算機軟件和硬件的財產(chǎn)安全; 五、控制會計軟件的運行; 六、對操作人員進行日常管理; 七、負責財會軟件的學習、應用和推廣; 八、負責組織系統(tǒng)內(nèi)操作人員的培訓工作。第六條各單位必須對操作人員的上機、密碼和使用權限進行嚴格管理,建立相應的操作管理制度。與會計業(yè)務無關人員,沒有經(jīng)過上機培訓人員不得作為操作人員。第七條操作人員應嚴格按照操作規(guī)范使用計算機和財會軟件,發(fā)現(xiàn)問題及時上報,不得自行修改。第八條 操作人員的密碼應當嚴格保密;更換操作人員或密碼泄密后,必須及時更改密碼。第九條操作人員如果離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出財會程序,防止其他人員越權操作。第三章電算記賬的規(guī)則第十條 嚴格按照財務制度、會計制度和軟件程序,以及總公司的有關統(tǒng)一規(guī)定,進行業(yè)務處理。 第十一條 總公司對財會軟件的使用實行統(tǒng)一管理,未經(jīng)總公司同意,各單位不得隨意使用其他財會軟件。第十二條總公司負責設置一、二級會計科目。二、三級科目各單位可根據(jù)具體情況增設。第十三條為確保電算記賬準確、高效,記賬過程中實行三審制,即事前審核、事中審核、事后審核。第十四條記賬憑證原則上由手工填制,如果據(jù)以填制記賬憑證的原始憑證已輸入計算機或可從機內(nèi)現(xiàn)有賬簿中計算生成記賬憑證所需數(shù)據(jù),記賬憑證方可由計算機打印輸出,代替手工記賬憑證;這時須由操作員、復核員、主管員共同簽章,并按規(guī)定裝訂成冊,做為會計檔案保存。第十五條出納人員、程序設計人員不得兼任憑證錄入工作。第十六條已輸入總賬、明細賬的數(shù)據(jù),如有差錯,均須另編補充憑證或負數(shù)沖正憑證,重新輸入;如原始憑證是正確的,操作員輸入錯誤應在輸入的更正憑證中注明實際輸入數(shù)據(jù)的更正內(nèi)容,包括原始的日期、編號及錯誤原因。第十七條存在計算機軟盤或硬盤內(nèi)的各種賬冊,在未打印成文本輸出之前,應視同會計檔案妥善保存,并應留有副本。
第4篇 會計電算化管理制度辦法
會計電算化管理制度
第一章 總則
第一條 為推動本公司會計電算化發(fā)展,規(guī)范會計電算工作,按照財政局的有關要求,特制定本制度。
第二條 本辦法適用范圍:本公司。
第三條 會計電算化管理內(nèi)容包括崗位設置、發(fā)展規(guī)劃、建立信息系統(tǒng)、制定管理制度、人員培訓和推廣等。公司負責管理工作,各單位負責具體實施工作。
第二章 崗位設置及職責
第四條 各單位應根據(jù)工作及人員情況,設專職或兼職人員負責會計電算化工作,定崗定員,保持相對穩(wěn)定。
第五條 電算專管員必須精通財會業(yè)務,并且負責以下工作:
一、制定本單位會計電算化管理辦法;
二、監(jiān)督會計電算化有關管理制度的執(zhí)行情況;
三、對財會軟件進行日常維護;
四、保證計算機軟件和硬件的財產(chǎn)安全;
五、控制會計軟件的運行;
六、對操作人員進行日常管理;
七、負責財會軟件的學習、應用和推廣;
八、負責組織系統(tǒng)內(nèi)操作人員的培訓工作。
第六條 各單位必須對操作人員的上機、密碼和使用權限進行嚴格管理,建立相應的操作管理制度。與會計業(yè)務無關人員,沒有經(jīng)過上機培訓人員不得作為操作人員。
第七條 操作人員應嚴格按照操作規(guī)范使用計算機和財會軟件,發(fā)現(xiàn)問題及時上報,不得自行修改。
第八條 操作人員的密碼應當嚴格保密;更換操作人員或密碼泄密后,必須及時更改密碼。第九條操作人員如果離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出財會程序,防止其他人員越權操作。
第三章 電算記賬的規(guī)則
第十條 嚴格按照財務制度、會計制度和軟件程序,以及總公司的有關統(tǒng)一規(guī)定,進行業(yè)務處理。
第十一條 總公司對財會軟件的使用實行統(tǒng)一管理,未經(jīng)總公司同意,各單位不得隨意使用其他財會軟件。
第十二條 總公司負責設置一、二級會計科目。二、三級科目各單位可根據(jù)具體情況增設。
第十三條 為確保電算記賬準確、高效,記賬過程中實行三審制,即事前審核、事中審核、事后審核。
第十四條 記賬憑證原則上由手工填制,如果據(jù)以填制記賬憑證的原始憑證已輸入計算機或可從機內(nèi)現(xiàn)有賬簿中計算生成記賬憑證所需數(shù)據(jù),記賬憑證方可由計算機打印輸出,代替手工記賬憑證;這時須由操作員、復核員、主管員共同簽章,并按規(guī)定裝訂成冊,做為會計檔案保存。
第十五條 出納人員、程序設計人員不得兼任憑證錄入工作。
第十六條 已輸入總賬、明細賬的數(shù)據(jù),如有差錯,均須另編補充憑證或負數(shù)沖正憑證,重新輸入;如原始憑證是正確的,操作員輸入錯誤應在輸入的更正憑證中注明實際輸入數(shù)據(jù)的更正內(nèi)容,包括原始的日期、編號及錯誤原因。
第十七條 存在計算機軟盤或硬盤內(nèi)的各種賬冊,在未打印成文本輸出之前,應視同會計檔案妥善保存,并應留有副本。
第5篇 會計電算化管理制度
會計電算化管理制度
第一章 總則
第一條 為推動本公司會計電算化發(fā)展,規(guī)范會計電算工作,按照財政局的有關要求,特制定本制度。
第二條 本辦法適用范圍:本公司。
第三條 會計電算化管理內(nèi)容包括崗位設置、發(fā)展規(guī)劃、建立信息系統(tǒng)、制定管理制度、人員培訓和推廣等。公司負責管理工作,各單位負責具體實施工作。
第二章 崗位設置及職責
第四條 各單位應根據(jù)工作及人員情況,設專職或兼職人員負責會計電算化工作,定崗定員,保持相對穩(wěn)定。
第五條 電算專管員必須精通財會業(yè)務,并且負責以下工作:
一、制定本單位會計電算化管理辦法;
二、監(jiān)督會計電算化有關管理制度的執(zhí)行情況;
三、對財會軟件進行日常維護;
四、保證計算機軟件和硬件的財產(chǎn)安全;
五、控制會計軟件的運行;
六、對操作人員進行日常管理;
七、負責財會軟件的學習、應用和推廣;
八、負責組織系統(tǒng)內(nèi)操作人員的培訓工作。
第六條 各單位必須對操作人員的上機、密碼和使用權限進行嚴格管理,建立相應的操作管理制度。與會計業(yè)務無關人員,沒有經(jīng)過上機培訓人員不得作為操作人員。
第七條 操作人員應嚴格按照操作規(guī)范使用計算機和財會軟件,發(fā)現(xiàn)問題及時上報,不得自行修改。
第八條 操作人員的密碼應當嚴格保密;更換操作人員或密碼泄密后,必須及時更改密碼。第九條操作人員如果離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出財會程序,防止其他人員越權操作。
第三章 電算記賬的規(guī)則
第十條 嚴格按照財務制度、會計制度和軟件程序,以及總公司的有關統(tǒng)一規(guī)定,進行業(yè)務處理。
第十一條 總公司對財會軟件的使用實行統(tǒng)一管理,未經(jīng)總公司同意,各單位不得隨意使用其他財會軟件。
第十二條 總公司負責設置一、二級會計科目。二、三級科目各單位可根據(jù)具體情況增設。
第十三條 為確保電算記賬準確、高效,記賬過程中實行三審制,即事前審核、事中審核、事后審核。
第十四條 記賬憑證原則上由手工填制,如果據(jù)以填制記賬憑證的原始憑證已輸入計算機或可從機內(nèi)現(xiàn)有賬簿中計算生成記賬憑證所需數(shù)據(jù),記賬憑證方可由計算機打印輸出,代替手工記賬憑證;這時須由操作員、復核員、主管員共同簽章,并按規(guī)定裝訂成冊,做為會計檔案保存。
第十五條 出納人員、程序設計人員不得兼任憑證錄入工作。
第十六條 已輸入總賬、明細賬的數(shù)據(jù),如有差錯,均須另編補充憑證或負數(shù)沖正憑證,重新輸入;如原始憑證是正確的,操作員輸入錯誤應在輸入的更正憑證中注明實際輸入數(shù)據(jù)的更正內(nèi)容,包括原始的日期、編號及錯誤原因。
第十七條 存在計算機軟盤或硬盤內(nèi)的各種賬冊,在未打印成文本輸出之前,應視同會計檔案妥善保存,并應留有副本。
第6篇 建設股份公司會計電算化管理制度
某建設股份有限公司會計電算化管理制度
一、會計電算化崗位責任制
(一)會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂?會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。
(二)電算化會計崗位和工作職責劃分如下:
1.電算主管:負責協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作,要求具備會計和計算機知識,以及相關的會計電算化組織管理的經(jīng)驗,可由會計部經(jīng)理兼任。
2.軟件操作:負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù),輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,和進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作,要求具備會計軟件操作知識,達到會計電算化初級知識培訓的水平;可由基本會計崗位的會計人員兼任軟件操作崗位的工作。
3.審核記賬:負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進行審核,操作會計軟件登記機內(nèi)賬簿,對打印輸出的賬簿、報表進行確認;此崗要求具備會計和計算機知識,達到會計電算化初級知識培訓的水平,可由主管會計兼任。
4.電算維護:負責保證計算機硬件、軟件的正常運行,管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù);此崗要求具備計算機和會計知識,經(jīng)過會計電算化中級知識培訓,應由專職人員擔任。
5.數(shù)據(jù)分析:負責對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進行分析,要求具備計算機和會計知識,達到會計電算化中級知識培訓的水平,可由會計部經(jīng)理兼任。
二、會計電算化操作管理制度
1.明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權限,對操作密碼要嚴格管理,指定專人定期更換密碼,杜絕未經(jīng)授權人員操作會計軟件。
2.預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機內(nèi)賬簿。
3.操作人員離開機房前,應執(zhí)行相應命令退出會計軟件。
4.根據(jù)本單位實際情況,由專人保存必要的上機操作日志,記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。
三、計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度
1.保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件,要經(jīng)常對有關設備進行保養(yǎng),保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發(fā)生。
2.確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密,防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除,建立如口令、只讀等措施;對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。
3.對正在使用的會計核算軟件進行修改、對通用會計軟件進行升版和計算機硬件設備進行更換等工作,要有一定的審批手續(xù);在軟件修改、升版和硬件更換過程中,要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全,并由有關人員進行監(jiān)督。
4.健全計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時進行排除的管理措施,保證會計數(shù)據(jù)的完整性,如安裝不間斷電源,保證停電時,能有時間保存資料。
5.健全必要的防治計算機病毒的措施:如安裝殺毒軟件,且每星期更新殺毒軟件,每星期掃描內(nèi)存;嚴禁外來人員的軟盤在本公司計算機上使用等。
6.建立系統(tǒng)風險評價體系,由電算主管及電算維護人員定期分析。
四、電算化會計檔案管理制度
1.電算化會計檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù);會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù)。
2.電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部有關規(guī)定的要求對會計檔案進行管理,由會計檔案管理人員負責。
3.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點。
4.采用磁性介質(zhì)保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。
5.通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
五、本制度是公司《會計制度》的重要部分,由公司財務總監(jiān)制定,解釋權、修改權歸公司財務總監(jiān)。
六、本規(guī)范自20__年1月1日起實施。
第7篇 食品公司會計電算化內(nèi)部管理制度
食品股份公司會計電算化內(nèi)部管理制度
第一章 總 則
一、會計電算化管理是會計電算化工作的重要內(nèi)容,為推動公司會計電算化工作的健康發(fā)展,保證會計信息處理和存儲的合法、安全、準確、可靠,特制定本管理辦法。
二、開展會計電算化工作,是促進會計基礎工作規(guī)范化和加強財務管理水平,高經(jīng)濟效益的重要手段和有效措施。各單位要把會計電算化作為提高會計工作質(zhì)量和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的一項要工作來抓。
三、逐步提高會計人員的電算化操作水平,使一部分會計人員能夠負責會計軟件的維護,并培養(yǎng)部分會計人員逐步掌握會計電算化數(shù)據(jù)分析工作。
四、講求效益,處理好及時更新技術設備與勤儉節(jié)約的關系,既不盲目追求最新技術和先進設備,也不忽視技術的發(fā)展趨勢,造成設備過快陳舊過時。
五、統(tǒng)一應用財務管理軟件。為適應財務管理網(wǎng)絡化,提高企業(yè)管理水平的要,我公司所屬單位統(tǒng)一采用“金蝶k3系統(tǒng)”作為財務管理軟件。并為以后與其他信息系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)做好準備工作,逐步建立以會計電算化為核心的公司信息管理系統(tǒng),做到單位內(nèi)部信息資源共享,充分發(fā)揮會計電算化在經(jīng)營管理中的作。
第二章 替代手工記賬驗收條件
一、 采用電子計算機替代手工記賬,是指應用會計軟件輸入會計數(shù)據(jù),由電子計算機對會計數(shù)據(jù)進行處理,并打印輸出會計資料。替代手工記賬是會計電算化的基本目標。
二、公司獲得省財政廳授權成立會計電算化驗收小組,自行驗收公司所屬單位的會計電算化工作并報省財廳會計處批準。
三、替代手工記賬的單位,應具備以下條件;
1、 配備了“金蝶k3系統(tǒng)”財務軟件、相應的計算機硬件及機房空調(diào)設備;
2、 配備了相應的會計電算化工作人員。所有會計從業(yè)人員必須具備會計電算化初級培訓資格,使用網(wǎng)絡財務軟件單位必須至少具備一名以上會計電算化中級維護員;
3、 執(zhí)行公司內(nèi)部管理制度;
4、“金蝶k3系統(tǒng)”(下稱k3系統(tǒng))與原總公司自行開發(fā)的會計核算軟件(以下稱舊軟件)或手工帳表(未電算化單位)并行3個月以上,且新舊核算軟件的結果數(shù)據(jù)相一致;如果新舊軟件核算結果不一致,并且不一致原因不屬人為錯誤,可由專人查明原因,并向驗收小組提供書面報告;
5、 新舊軟件并行期間,新舊軟件所有核算結果會計資料都必須裝訂成冊,作為會計檔案保存,并作為驗收的主要依據(jù)。
6、 記賬憑證類別使用統(tǒng)一記賬憑證,以適應會計電算化工作的需要;
7、 提前一周填寫廣州市財政局會計處規(guī)定的標準格式申請表向集團公司會計電算化驗收小組提出書面申請。
第三章 會計電算化崗位責任制
一、 建立會計電算化崗位責任制,要明確每個工作崗位的職責范圍,切實做到“事事有人管,人人有專責,辦事有要求,工作有檢查”。
二、會計電算化崗位可設電算主管、軟件操作員、審核員、電算維護員、電算審查員、數(shù)據(jù)分析員和出納崗位、檔案管理員。
1、 電算主管:全面負責集團公司會計電算化工作,制訂電算化發(fā)展規(guī)劃、總體方案及操作人員的權限控制;
2、 軟件錄入員:編制記賬憑證,并負責記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)的輸入工作,輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作,要求達到會計電算化初級知識培訓的水平;
3、 審核員:負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進行審核,操作會計軟件登記機內(nèi)賬簿,對打印輸出的賬簿、報表進行確認;
4、 電算維護員:負責保證計算機硬件、軟件的正常運行,管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù);對軟件所需的維護和升級負責同軟件供應商進行聯(lián)絡;對財務部門無法解決的硬件問題負責同計算機中心聯(lián)系;
5、 電算審查員:負責監(jiān)督計算機及財務軟件系統(tǒng)的運行,防止利用計算機進行舞弊,此崗位由計算機中心和審計室有關人員兼任;
6、 數(shù)據(jù)分析員:負責對計算機的會計數(shù)據(jù)進行分析,提供有關分析資料供領導決策參考。
7、 出納:只能使用“現(xiàn)金管理”模塊。
8、 檔案管理員:負責財務軟件和會計資料檔案的管理。
三、各單位可根據(jù)實際情況,在不違反內(nèi)部牽制制度的前提下,交叉設置各崗位,但要保持相對穩(wěn)定。出納只能使用“現(xiàn)金管理”模塊,錄入員和審核員必須分設。
第四章 會計電算化操作管理制度
一、 明確規(guī)定上機操作人員對財務軟件的操作工作內(nèi)容和權限,對操作密碼要嚴格管理,杜絕未經(jīng)授權人員操作財務軟件;
二、操作人員離開機房前,應執(zhí)行相應命令退出財務軟件;
三、凡需要修改財務軟件,必須書面提出修改理由、修改內(nèi)容,報公司財務管理部,由財務管理部統(tǒng)一向金蝶公司協(xié)商;
四、一切修改操作必須在界面菜單下操作,嚴禁擅自打開數(shù)據(jù)庫強行修改。
五、審核通過或已登帳的機內(nèi)憑證,系統(tǒng)不提供修改功能。發(fā)現(xiàn)已經(jīng)錄入并審核通過或已登帳的記賬憑證有誤時,只能采用留有痕跡的修改。
第五章 計算機硬件管理制度
一、 計算機硬件及機房網(wǎng)絡設備由具有電腦硬件基礎知識的程序員負責管理,公司電腦室設兼職計算機病毒監(jiān)察員對整個集團公司的計算機病毒進行監(jiān)測。
二、 計算機房工作時必須自覺保持清潔,不得將與工作無關的其他物品(尤其是對電腦正常工作有害的物品及易燃物品)帶入電腦機房。嚴禁在電腦機房內(nèi)吸煙。嚴禁隨意拔插電腦機房的電源設備。
三、 電腦機房必須配備空調(diào)設備,保持適當?shù)臏囟取穸拳h(huán)境。
四、 上機前應首先檢查電源和設備運行是否正常,如發(fā)現(xiàn)問題應及時報告,經(jīng)過電算維護員檢查認可、才能使用。尤其是在計算機設備發(fā)生嚴重故障時,不得隨意自行檢修,應及時報告電腦室,等候檢修。
五、 限定服務器操作權,不得隨意改變服務器的設置。
六、 遇到突發(fā)性停電時,應立即退出系統(tǒng)、關機、關電源;
七、 下班前,必須檢查機器設備是否已關好,關切斷所有電源。
第六章 軟件和數(shù)據(jù)管理制度
一、會計核算軟件必須有獨立的硬盤或子目錄。不得與其他軟件混淆放置;
二、計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時,電算維護員在確認有關數(shù)據(jù)已作備份后,可進行排除障礙的有關措施;如無法解決,可根據(jù)情況通知計算機中心或金蝶公司有關人員,尋求解決辦法;
三、軟件操作員根據(jù)審核通過的原始憑證編制記賬憑證并及時打印,附上原始憑證并經(jīng)審核員進行二次審核正確后存放保管,以備裝訂存檔;
四、每次輸入的會計憑證都必須備份存盤,月底結賬后
即應把當月會計數(shù)據(jù)備份入磁盤或光盤中儲存管理;
五、科目匯總可以分期或按月進行,其中,八欄式本期科目匯總表可替代總賬賬簿使用;
六、現(xiàn)金、銀行存款日記賬按月打印;其他賬簿每年打印兩次:第一次在上半年結束后30天內(nèi)打印;第二次在年度結束后45天內(nèi)打印。根據(jù)實際情況,發(fā)生業(yè)務少的,可滿頁打印,但應保證每年至少打印一次。
七、會計報表的編制、打印輸出要根據(jù)財務制度的規(guī)定設置公式編制。各種報表需經(jīng)軟件操作員、審核員、電算主管簽章確認后方為正式報表。報表必須通過設定取數(shù)公式編制,不得用非正常手段進行填制;報表的數(shù)據(jù)必須與結賬結果相符,表內(nèi)表間數(shù)據(jù)的勾稽關系必須正確無誤,取數(shù)公式一經(jīng)設定,必須保持不變,如需修改,需保存書面報告。
八、輸出數(shù)據(jù)未經(jīng)本單位財務主管許可,嚴禁擅自攜帶外出和外借。
九、確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密,防止對數(shù)據(jù)和軟件的修改;對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份:一份存放檔案室,一份存放財務部;
十、對正在使用的應用會計核算軟件進行修改、升級和計算機硬件設備進行更換等工作,必須保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全;由電算維護員辦理審批手續(xù),經(jīng)過電算主管和計算機中心有關負責人同意后,由電算主管、電算維護員、計算機有關人員進行監(jiān)督,并要求軟件供應商協(xié)同操作;
十一、為防止外來病毒感染,在未進行有效病毒檢測前,任何人不得使用外來磁盤在會計核算用電腦上進行任何操作。不得隨意將會計用磁盤在其他電腦上操作。
十二、會計檔案包括會計資料和會計軟件。存檔的會計檔案,要每年進行檢查、復制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失;
第七章 附則
一、本“管理制度”適用于公司正式實行會計電算化的單位。由財務管理部負責解釋。
二、本制度在執(zhí)行時如與上級有關財務制度和會計電算化規(guī)定有出入,則以上級規(guī)定為準。
第8篇 會計電算化管理制度范例
第一章 總則第一條 為推動本公司會計電算化發(fā)展,規(guī)范會計電算工作,按照財政局的有關要求,特制定本制度。第二條 本辦法適用范圍:本公司。第三條 會計電算化管理內(nèi)容包括崗位設置、發(fā)展規(guī)劃、建立信息系統(tǒng)、制定管理制度、人員培訓和推廣等。公司負責管理工作,各單位負責具體實施工作。第二章 崗位設置及職責第四條 各單位應根據(jù)工作及人員情況,設專職或兼職人員負責會計電算化工作,定崗定員,保持相對穩(wěn)定。第五條 電算專管員必須精通財會業(yè)務,并且負責以下工作:一、制定本單位會計電算化管理辦法;二、監(jiān)督會計電算化有關管理制度的執(zhí)行情況;三、對財會軟件進行日常維護;四、保證計算機軟件和硬件的財產(chǎn)安全;五、控制會計軟件的運行;六、對操作人員進行日常管理;七、負責財會軟件的學習、應用和推廣;八、負責組織系統(tǒng)內(nèi)操作人員的培訓工作。第六條 各單位必須對操作人員的上機、密碼和使用權限進行嚴格管理,建立相應的操作管理制度。與會計業(yè)務無關人員,沒有經(jīng)過上機培訓人員不得作為操作人員。第七條 操作人員應嚴格按照操作規(guī)范使用計算機和財會軟件,發(fā)現(xiàn)問題及時上報,不得自行修改。第八條 操作人員的密碼應當嚴格保密;更換操作人員或密碼泄密后,必須及時更改密碼。第九條操作人員如果離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出財會程序,防止其他人員越權操作。第三章 電算記賬的規(guī)則第十條 嚴格按照財務制度、會計制度和軟件程序,以及總公司的有關統(tǒng)一規(guī)定,進行業(yè)務處理。第十一條 總公司對財會軟件的使用實行統(tǒng)一管理,未經(jīng)總公司同意,各單位不得隨意使用其他財會軟件。第十二條 總公司負責設置一、二級會計科目。二、三級科目各單位可根據(jù)具體情況增設。第十三條 為確保電算記賬準確、高效,記賬過程中實行三審制,即事前審核、事中審核、事后審核。第十四條 記賬憑證原則上由手工填制,如果據(jù)以填制記賬憑證的原始憑證已輸入計算機或可從機內(nèi)現(xiàn)有賬簿中計算生成記賬憑證所需數(shù)據(jù),記賬憑證方可由計算機打印輸出,代替手工記賬憑證;這時須由操作員、復核員、主管員共同簽章,并按規(guī)定裝訂成冊,做為會計檔案保存。第十五條 出納人員、程序設計人員不得兼任憑證錄入工作。第十六條 已輸入總賬、明細賬的數(shù)據(jù),如有差錯,均須另編補充憑證或負數(shù)沖正憑證,重新輸入;如原始憑證是正確的,操作員輸入錯誤應在輸入的更正憑證中注明實際輸入數(shù)據(jù)的更正內(nèi)容,包括原始的日期、編號及錯誤原因。第十七條 存在計算機軟盤或硬盤內(nèi)的各種賬冊,在未打印成文本輸出之前,應視同會計檔案妥善保存,并應留有副本。
第9篇 餐飲會計電算化管理規(guī)定制度
保證會計電算化設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件,要經(jīng)常對有關設備進行保養(yǎng),保持辦公室和設備的整潔,防止意外事故的發(fā)生。
1.會計電算化硬件設備由財務部統(tǒng)一管理和使用,非會計電算化工作人員一般情況下不得使用,特殊情況確需使用時,應經(jīng)財務部經(jīng)理批準,在不影響會計電算化正常工作情況下進行。
2.操作人員在實際工作中發(fā)現(xiàn)軟件的設計功能未能正常實現(xiàn)時,應立即與軟件開發(fā)商聯(lián)系,進行修改、調(diào)試,完成調(diào)試后,應及時檢查、核對,以確保相應帳務數(shù)據(jù)和功能模塊的正確性。
3.進行電算化操作時,操作人員運用財務軟件必須是根據(jù)工作需要設置操作權限和密碼。對操作密碼要嚴格管理,指點專人定期更換密碼,杜絕未經(jīng)授權人員操作會計軟件。
4.進行會計處理時,應加強對會計數(shù)據(jù)的稽核制度,由專人負責對原始憑證和記賬憑證的審核,預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記入機內(nèi)賬簿。
5.操作人員對使用的硬件設備的安全負責,設備的開啟和關閉應嚴格按規(guī)范程序進行,下班時,應關閉設備的電源。操作人員離開辦公室前,應執(zhí)行相應命令退出會計軟件。
6.確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密,防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除;根據(jù)公司實際情況,由專人保存必要的上機操作記錄,記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。
7.對會計軟件進行升級和計算機硬件設備進行更換等工作,須經(jīng)財務部經(jīng)理的同意,報總經(jīng)理批準;在軟件升級和硬件更換過程中,要保證會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全,并由財務部經(jīng)理指定專人進行監(jiān)督。
8.健全排除計算機硬件和軟件故障的管理措施,保證會計數(shù)據(jù)的完整性;健全計算機病毒防范措施, 未經(jīng)允許不得在記帳電腦上安裝、拷貝無關軟件、文件。
9.電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部有關規(guī)定的要求對會計檔案進行管理,由專人負責。電算化會計檔案,包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù);會計數(shù)據(jù)是指記帳憑證、會計帳簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù)。
10.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點;
11.每月10日前對上個月的會計數(shù)據(jù)進行備份。采用磁性介質(zhì)保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。
12.所使用會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止至該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
第10篇 支付中心會計電算化管理制度
國庫支付中心會計電算化管理制度
第一條為規(guī)范會計人員財務軟件操作行為,保證電算化系統(tǒng)的安全運行和電算化會計檔案資料的安全完整,根據(jù)財政部《會計電算化工作規(guī)范》和財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》,制定會計電算化管理制度。
第二條大廳局域網(wǎng)管理規(guī)范:
1、機房是大廳局域網(wǎng)的核心,設備包括服務器、交換機、機柜、檔案柜、ups等;系統(tǒng)管理員負責機房管理,非機房管理人員不得擅自進入機房,不得擅自操作服務器;
2、服務器中存放著中心財務數(shù)據(jù),備份數(shù)據(jù)實行雙備份異地存放,實行日備份、月備份、年備份;
3、定期維護和保養(yǎng)機房設備,并做好保養(yǎng)記錄。隨時檢查機房設施,包括:電源、消防、防鼠、防電磁波、防塵、防靜電等設備和措施,保證機房設備安全和服務器正常穩(wěn)定運轉(zhuǎn)。
第三條 計算機病毒防范管理規(guī)范:
1、大廳局域網(wǎng)內(nèi)統(tǒng)一安裝專業(yè)的網(wǎng)絡版“卡巴斯基”殺毒軟件,系統(tǒng)管理員每周五要對殺毒軟件進行升級,大廳工作人員每周一早上要在系統(tǒng)管理員的監(jiān)管下對自己計算機系統(tǒng)進行一次檢查、殺毒;
2、嚴禁安裝拷貝與工作無關的游戲軟件、文件安裝拷貝到計算機,外來文件資料先殺毒再查看、拷貝。
第四條 計算機操作規(guī)范:
1、大廳所有計算機實行順序編號,一人一機,統(tǒng)一管理。密碼登陸系統(tǒng),正確使用系統(tǒng)各模塊,及時保存財務資料,系統(tǒng)不用或暫時離開工作崗位,隨手退出系統(tǒng);
2、大廳工作人員定期更新財務軟件登陸密碼,密碼記錄有序,密碼不得外傳,嚴禁他人登記系統(tǒng)誤操作破壞數(shù)據(jù)庫;
3、正確使用計算機、打印機,不得隨意插拔計算機連接電纜、不得通過關閉電源強行關閉計算機,下班后不得待機;
4、嚴禁非大廳工作人員進入大廳工作區(qū),如遇財務檢查中心安排專人專機接待。
第五條 會計電算化資料備份規(guī)范:
1、會計電算化資料備份由系統(tǒng)管理員定期完成,科學分類,專柜保存;
2、會計電算化資料備份分為日備份、月備份和年備份;大廳每日下班前對當天財務數(shù)據(jù)進行日備份,每月末對當月財務數(shù)據(jù)進行月備份,會計年度終了結賬后完成全年備份;各會計室和使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的單位,每月末對當月的會計數(shù)據(jù)備份的同時,將備份資料送核算中心進行異地備份;
3、會計電算化檔案采取雙備份異地存放模式,每月會計核算大廳機房保存一份,送財政局檔案室保存一份。
第11篇 _地產(chǎn)公司會計電算化管理制度
地產(chǎn)公司會計電算化管理制度
為規(guī)范會計電算化的管理,使會計電算系統(tǒng)正常、安全地運行,根據(jù)財政部《會計電算化管理辦法》 及有關規(guī)章制度要求,結合本公司情況,特制定本制度。
第一條 會計電算電腦的使用與維護
1. 會計電算電腦是財務部門處理會計事務的專用工具,一律不得作為他用或外借。
2. 會計電算軟件應有專人保管負責,不得外借,因人為損壞或感染病毒而造成不良后果,將追究有關人員責任。
3. 會計電算電腦應指定專人負責管理,上機操作員應持有《會計電算上崗證》。
4. 嚴禁隨意使用外來軟件,尤其是游戲軟件,以免感染病毒。
5. 各操作員的權限設定與口令設定應符合會計核算有關制度。
6. 上機操作必須嚴格按會計電算軟件的有關操作流程進行,嚴禁非正常關機或啟動。
第二條 計算機會計核算工作流程
一. 初始工作:
1. 根據(jù)會計核算需要,確定所需功能模塊;
2. 建立單位名稱,取用匯率方式;
3. 確定各操作員的權限及口令;
4. 建立會計科目及編碼;
5. 建立報表格式及數(shù)據(jù)調(diào)用公式;
6. 輸入各科目初始數(shù)據(jù)。
二. 憑證輸入及審核:
1. 由各日常核算人員根據(jù)原始編好號碼的單證,在計算機上填制憑證,用計算機打印憑證的要按號對應裝訂;
2. 審核人員不僅要用計算機審核憑證。而且要對編好號的單證或打印出的憑證進行審核,審核與錄入人員不能同為一人。
三. 憑證輸入完畢,并經(jīng)審核之后,進行登帳處理并結帳;
四. 結帳處理完畢后,打印出所需各種報表,按時報送有關部門;
五. 明細帳及總分類帳等有關資料,每年年終必須打印一次并裝訂成冊。
第三條 會計電算檔案的管理
1. 會計電算檔案的管理應遵守《會計檔案管理辦法》;
2. 對文本資料應進行嚴格登記,應由專人設專柜管理;
3. 對磁盤資料每月結帳前應備份,在進行數(shù)據(jù)變動前也必須備份數(shù)據(jù);備份數(shù)據(jù)軟盤應寫好標簽,貼上保護歸檔;
4. 操作員因要作變動時,在交接前應打印出會計檔案所需文本資料,辦好交接手續(xù)。
第12篇 （公司）企業(yè)會計電算化管理制度
企業(yè)(公司)會計電算化管理制度
第一章 總則
第一條 為了指導和規(guī)范公司會計電算化工作,保證會計電算化工作的順利開展,根據(jù)財政部《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規(guī)范》,結合公司財務管理和會計核算的有關規(guī)定制定本制度。
[注釋:制訂該制度的目的、意義和法令依據(jù)]
第二條 本制度適用于公司各財務核算單位。 [注釋:適用范圍]
第三條 本制度包括會計電算化崗位責任制度、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和會計數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計檔案管理制度。 [注釋:制度的內(nèi)容]
第四條 本制度所指的計算機硬件是指支撐財務軟件正常運行的計算機及其相關設備,計算機軟件是指用友財務軟件及其他相關軟件。
第五條 公司應指定專人對財務軟件系統(tǒng)進行日常維護及對數(shù)據(jù)庫的管理。各分支機構財務系統(tǒng)技術服務由本單位系統(tǒng)管理員負責。
[注釋:以上是總則部分;接下來是分則部分。]
第二章 會計電算化崗位責任制
第六條 公司各財務核算單位必須使用公司指定的財務軟件進行本單位的財務核算,并建立本單位的會計電算化崗位責任制,明確各電算化崗位的職責范圍。
第七條 電算化會計崗位和工作職責劃分如下:
(一)電算主管崗
由財務管理總部設立,負責公司會計電算化的規(guī)劃和管理,協(xié)調(diào)公司財務用計算機的使用及財務軟件的運行;對電算化操作人員的權限進行分配及管理;負責開、關服務器,管理服務器數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)備份工作;協(xié)調(diào)、督促財會人員的電算化工作,完善公司的電算化制度。
(二)電算維護崗
由信息技術中心指派專人兼任,負責計算機硬件、軟件系統(tǒng)管理及維護;維護財務網(wǎng)絡的安全、正常運行;協(xié)助電算主管規(guī)劃和推進公司會計電算化工作;會同電算主管負責電算化系統(tǒng)的升級工作等。
(三)軟件操作崗
由各財務核算單位設立,負責對本單位的會計事項進行會計處理并及時輸入記賬憑證等會計數(shù)據(jù),輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作;負責會計資料的整理、登記、保管、保密工作。
(四)審核記賬崗
負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證)的真實性、合法性、完整性進行審核;操作會計軟件登記機內(nèi)賬簿,沒有審核的憑證不能記賬;對打印輸出的賬簿、報表進行確認審核。
此崗位人員應具備會計和計算機知識。各財務核算單位均應設立專職或兼職崗。
第三章 會計電算化操作管理制度
第八條 本章所稱會計電算化操作人員,是指按照會計電算化崗位設置,行使崗位職責的會計電算化人員或經(jīng)財務負責人(總部為財務管理總部負責人,分支機構為財務負責人)批準賦予臨時操作、查詢權的其他人員。
[注釋:會計電算化人員是依照會計電算化崗位進行設置的。]
第九條 操作人員必須以“命名用戶方式”登錄財務軟件系統(tǒng),操作人員的密碼由操作人員自己擬定。操作人員對自己的密碼必須嚴格保密,泄漏密碼產(chǎn)生嚴重后果的應追究相關責任人的責任。
財務軟件系統(tǒng)登錄密碼先由電算主管在賬套管理中統(tǒng)一設定初始密碼,并通知會計電算化操作人員,再由會計電算化操作人員在客戶端自行更改。
第十條 會計電算化人員在財務軟件系統(tǒng)中均應以實名進行用戶登記,并由電算主管根據(jù)內(nèi)部控制制度規(guī)定的原則賦予相應操作權限。
財務軟件系統(tǒng)的集團用戶由電算主管及財務管理總部指定人員管理與使用,其他人員未經(jīng)授權不得擅自使用。
[注釋:第八條至第十條是針對電算主管崗、電算維護崗、軟件操作崗、審核記賬崗。]
第十一條 日常操作程序
(一)電算維護員每天到崗后,首先檢查服務器是否正常開啟,檢查計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡是否正常運行,為其他工作做好準備;[電算維護崗]
(二)會計人員根據(jù)原始憑證運用正確的會計科目填制記賬憑證,并打印機制記賬憑證,同時簽名或蓋章確認;[軟件操作人員]
(三)審核人員審核記賬憑證及所附原始憑證,審核無誤后在打印出的記賬憑證上簽名或蓋章確認,并立即對機內(nèi)對應記賬憑證執(zhí)行“審核”操作。如未即時核對機內(nèi)記賬憑證,應將原打印出的記賬憑證與機內(nèi)憑證核對無誤后,才能對機內(nèi)記賬憑證執(zhí)行“審核”操作。 [審核記賬崗]
(四)每天工作結束后,電算維護員可依據(jù)工作情況選擇是否關閉服務器,如要關機應提前通知電算主管,由電算主管通知各在線操作人員,各在線操作人員退出后方能關閉服務器。[電算維護崗]
(五)操作人員離開操作使用計算機的工作現(xiàn)場,應立即退出財務軟件系統(tǒng),否則應承擔被人利用本人登錄名進行操作的全部責任。[電算維護崗]
第四章 計算機硬件、軟件和會計數(shù)據(jù)管理制度
第十二條 各核算單位應為開展會計電算化配備必要的計算機,硬件設備和軟件。
第十三條 計算機硬件設備的維護主要包括以下內(nèi)容:
(一)電算維護員應經(jīng)常對有關設備進行保養(yǎng),保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發(fā)生;
(二)電算維護員應定期對計算機存放場所的安全措施進行檢查,包括對消防和報警設備、地線和接地、防靜電、防雷擊、防鼠害、防電磁波等設備和措施進行檢查,保證這些措施的有效性;
(三)電算維護員應對硬件運行過程中出現(xiàn)的故障及時排除,由于本身條件沒有能力解決的或不能解決的應及時與硬件生產(chǎn)或銷售商聯(lián)系解決,并對故障情況和處理措施及結果等予以記錄;
第十四條 計算機軟件的維護分為系統(tǒng)軟件維護和財務軟件維護,包括以下內(nèi)容:
(一)系統(tǒng)軟件維護包括檢查系統(tǒng)文件的完整性,系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改,以保證系統(tǒng)軟件的正常運行。
(二)財務軟件維護包括操作維護與程序維護:
對財務軟件日常操作維護工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題,電算維護員應及時解決。如不能排除,應立即報告電算主管并聯(lián)系財務軟件供應商予以指導或現(xiàn)場處理。
對財務軟件的修改、版本升級等程序維護由財務軟件供應商負責,電算主管及電算維護員應與軟件供應商進行聯(lián)系,及時得到新版財務軟件。
對正在使用的財務軟件進行升級,應報經(jīng)財務管理總部和信息技術中心負責人審批后進行,并記錄升級時間及模塊。[電算維護崗和電算主管崗]
第十五條 會計數(shù)據(jù)的備份
會計數(shù)據(jù)的備份由電算維護員負責,包括至少每天進行一次硬盤備份或啟用自動備份系統(tǒng),對重要會計數(shù)據(jù)更新或修改后應及時進行備份,會計年度結束后及時進行刻錄備份。
第十六條
各核算單位應健全必要的防治計算機病毒的措施,確保財務系統(tǒng)的正常運行。
各單位財務用計算機應配備優(yōu)良的正版殺毒軟件,以預防、檢測、清除計算機病毒,并定期進行病毒庫的升級及版本的更新。
第五章 電算化會計檔案管理制度
第十七條 電算化會計檔案管理是公司重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部《會計檔案管理辦法》及相關要求,對電算化會計檔案進行管理。
第十八條 電算化會計檔案管理的內(nèi)容和范圍:
電算化會計檔案包括存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和計算機打印的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。
會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù),以及財務軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。
第十九條 電算化會計檔案的日常管理
(一)各核算單位使用計算機打印的書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表,由本單位財務負責人或會計主管負責保管。
(二)會計電算化記賬憑證制單完成后應立即打印輸出,打印的記賬憑證上應有制單人員的簽名或蓋章、審核人員簽名或蓋章、財務負責人簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應有出納人員簽名或蓋章。
(三)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬可采用計算機打印的活頁賬頁裝訂成冊,應每天登記并打印,做到日清月結。對每天業(yè)務較少、不能滿頁打印的,也可按旬打印。一般賬簿按年打印,遇稅務、審計等管理部門檢查時,應按其要求,及時打印有關賬簿、報表等。
(四)各類賬簿在每一會計年度結束后一個月內(nèi)必須完整打印,裝訂成冊存檔。發(fā)現(xiàn)已打印的紙質(zhì)會計檔案有缺損時,必須補充打印。
(五)每月結束后10日內(nèi)、年度結束后30日內(nèi),財務人員應將打印的記賬憑證分月、按憑證序號整齊裝訂成冊,由財務負責人或財務主管、審核人員和裝訂人員簽名或蓋章,存檔妥善保管。
(六)每月結束后15日內(nèi)、年度結束后45日內(nèi),財務人員應將打印的會計報表和有關會計資料整齊裝訂成冊,并加蓋單位公章由單位負責人、財務負責人或財務主管簽名或蓋章并加蓋單位公章,存檔妥善保管。
(七)存儲在磁盤、光盤等存儲介質(zhì)上的會計電子文檔由電算維護員保管。
第二十條 電算化會計檔案必須嚴格執(zhí)行安全和保密制度,會計檔案不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。
各種會計資料(包括紙質(zhì)和用存貯介質(zhì)保存的會計數(shù)據(jù)),未經(jīng)單位領導同意,不得外借和帶出單位。經(jīng)單位領導同意借閱會計資料,應該履行相應的借閱手續(xù)。存放在存貯介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時,還應該認真檢查其安全性和完整性,防止感染病毒和數(shù)據(jù)丟失。
第二十一條 電算化會計檔案保管期滿后,按財政部《會計檔案管理辦法》的要求進行銷毀。
第六章 附則
第二十二條 本制度由財務管理總部會同信息技術中心負責解釋。[解釋權限]
第二十三條 本制度自發(fā)布之日起實施。[生效日期]
第13篇 學校會計電算化操作管理制度
學校會計電算化操作管理制度6
會計電算化制度是對會計人員操作計算機進行會計核算工作的制度,具體內(nèi)容如下:
1.會計電算化微機是會計電算化專用機器,只能財會人員使用,進行有關記賬、統(tǒng)計、做工資等整理會計資料工作使用,禁止非指定人員操作計算機,會計電算化應專機專用,計算機內(nèi)不得安裝與財務管理無關的軟件。
2.未經(jīng)授權的人員,一律不準進入會計電算化系統(tǒng),由系統(tǒng)管理員授權的人員也只能在所給定的權限內(nèi)使用電算化系統(tǒng),不得越權操作。
3.經(jīng)授權使用電算化的人員,必須嚴格按照操作說明書的規(guī)定進行操作,必須保證其“口令”(密碼)不為他人知曉,并定期或不定期修改本人“口令”。
4.經(jīng)授權使用電算化的人員,不得用本人的密碼進入系統(tǒng)而由他人代為操作。在離開工作崗位時必須逐級退出電算化系統(tǒng),不允許在沒有退出系統(tǒng)的情況下離開工作室。未經(jīng)系統(tǒng)管理人員許可,任何人員不得對數(shù)據(jù)庫文件進行修改、刪除等操作。
5.定期保養(yǎng)計算機硬件設備及周圍環(huán)境整潔,注意通風、防火、防磁、防雷擊、防鼠害、防靜電,保證硬件系統(tǒng)正常運行。
6.計算機在運行過程中出現(xiàn)硬件故障時,應做好登記并及時通知計算機維護人員處理。
7.健全必要防病毒措施,安裝防病毒卡或使用防病毒軟件,并定期進行版本升級。使用所有外來軟盤時,必須先對軟盤進行病毒檢測,防止病毒感染。
發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、混亂等情況,應使用會計軟件中的索引功能,或備份數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)恢復。無法自行解決時,做好故障記錄,及時通知計算機維護人員解決。
第14篇 建工學院會計電算化操作管理制度
建工學院會計電算化操作管理制度
為保證我院會計電算化系統(tǒng)的安全可靠運行,嚴格執(zhí)行上機操作規(guī)程,現(xiàn)制定我院會計電算化系統(tǒng)
操作管理制度,請認真執(zhí)行。
一、系統(tǒng)使用管理
⒈在系統(tǒng)投入運行前,由系統(tǒng)管理員確定本電算化系統(tǒng)的合法有權使用人員及其操作權限,并報財務負責人審核批準后在系統(tǒng)內(nèi)授予其使用權。運行中需要增減使用人員,按同樣手續(xù)辦理。
⒉對使用人員明確劃分使用操作權限,形成分工牽制的內(nèi)部制約機制。
⒊本系統(tǒng)原則上專機專用,謝絕無關人員使用機器做其他工作。
⒋建立非操作人員“計算機使用登記簿”制度,上機前須登記方可用機。
⒌任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件進行操作,不允許隨意增、刪、改數(shù)據(jù)、原程序和數(shù)據(jù)庫文件結構。
⒍出納人員不允許進行系統(tǒng)性的操作。
⒎操作人員應嚴格在規(guī)定范圍內(nèi)對系統(tǒng)進行操作,負責數(shù)據(jù)的輸入、運算、記帳和打印有關帳表。
⒏存檔數(shù)據(jù)、軟盤、帳表和文檔資料等由系統(tǒng)管理員按規(guī)定保管、移交。
⒐系統(tǒng)管理員必須做好日常檢查監(jiān)督工作,發(fā)現(xiàn)不規(guī)范使用應及時制止,并采取措施避免同樣情況再次發(fā)生。
二、上機操作規(guī)程
⒈操作人員必須是經(jīng)過培訓合格并經(jīng)系統(tǒng)管理員正式認可的人員,才能上機操作。
⒉非操作人員上機操作,應進行上機操作登記,填寫姓名、上機時間、操作內(nèi)容,供系統(tǒng)管理員檢查核實。
⒊操作人員上機前應做好各項準備工作,并檢查計算機的運行情況,發(fā)現(xiàn)運行異常要及時通知系統(tǒng)管理人員處理。
⒋操作人員的操作密碼應注意保密,不能隨意泄露,密碼要不定期變更。
⒌操作人員必須嚴格按操作權限操作,不得越權或擅自上機操作。
⒍復核人員在稽核過程中如發(fā)現(xiàn)差錯,應及時反映給操作人員及系統(tǒng)管理員。對已輸入計算機的數(shù)據(jù),在記帳前發(fā)現(xiàn)差錯,可按憑證進行修改;在記帳后發(fā)現(xiàn)差錯,必須另作憑證,按規(guī)定沖銷糾正。任何人不能隨意修改賬目。
⒎每日記帳工作完畢后都要做好備份工作,以防發(fā)生意外事故,備份的數(shù)據(jù)軟盤,由財務處妥善保管。
⒏在系統(tǒng)運行過程中,操作人員如要離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出系統(tǒng),以防止其他人員越權操作。
⒐任何人如有偽造,非法涂改變更,故意毀壞命令程序、數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等行為,依照《會計法》的規(guī)定,將受到行政處分,情節(jié)嚴重的要追究法律責任。
⒑系統(tǒng)管理員要妥善保管上機操作記錄。定期檢查、打印并裝訂成冊。
三、財務處理程序
⒈財務系統(tǒng)初始化
在初次建立會計電算化系統(tǒng)時,需要進行系統(tǒng)初始化工作,在會計主管授權下進行設置會計科目、帳本格式、憑證類型、期初余額等項內(nèi)容的設定。
⒉財務系統(tǒng)更改
系統(tǒng)正常運行期間,任何對財務系統(tǒng)的修改變動,都必須得到會計主管的批準。
⒊日常財務處理
⑴憑證處理
系統(tǒng)輸入的記帳憑證是機制記帳憑證。記帳憑證要按照國家財會制度的有關規(guī)定編制,對不真實、不合理的原始數(shù)據(jù)、憑證不予受理;對記載不確切、不完整的原始數(shù)據(jù)和憑證應予以退還,并要求更改和補充。
機制記帳憑證的編制。機制記帳憑證是指計算機根據(jù)財務管理系統(tǒng)軟件的要求,依據(jù)正確無誤的原始憑證,編制并打印的記帳憑證。機制記帳憑證須經(jīng)復核后,再由財務處理系統(tǒng)進行記帳處理。
機制記帳憑證編制前,要認真審核原始憑證的真實性、合法性、完整性、準確性,輸入計算機及打印出的記帳憑證必須做到科目使用正確,數(shù)字準確無誤,摘要簡單、明了、規(guī)范。打印出的機制記帳憑證需加蓋制單審核人、記帳員(輸入)及會計主管名章,如為收付款憑證還需加蓋出納員印章及經(jīng)辦人(領交款人)簽字,連同所附原始憑證裝訂成冊,妥善保管。
⑵記帳憑證的審核與保管
a、記帳憑證必須經(jīng)有關審核無誤后方可進行登賬處理。
b、操作員每輸入以張憑證,結束前要自審一次,無誤后再按結束鍵。
c、輸入計算機的憑證、單據(jù)應由制單人、審核員、記帳員、財務處負責人、收付款憑證應由出納員簽章經(jīng)辦人簽字后方可為有效憑證。
d、已輸入的記帳憑證應在輸入操作完畢后,打印科目匯總表并裝訂成冊,交會計檔案資料保管員存檔保管。
e、同一張憑證,制單和復核不能是同一個人。
⑶帳表打印和結賬
a、現(xiàn)金、銀行存款日記帳需要每天打印,并應與出納員庫存現(xiàn)金核對無誤。
b、銀行余額調(diào)節(jié)表每月編制一次。
c、在結賬前按有關規(guī)定做好當月各類財務數(shù)據(jù)和報表的備份工作。
d、月底,以上工作正確完成后,由系統(tǒng)管理員進行結帳,系統(tǒng)自動生成下月期初余額。
e、每年年末必須將全部賬簿打印輸出,裝訂成冊,作為會計檔案保存。
⑷會計報表
a、單位應根據(jù)賬簿數(shù)據(jù)準確編制或計算機自動生成會計報表。賬表之間的數(shù)據(jù)必須銜接一致。
b、會計報表、計算表、分析表,按軟件系統(tǒng)功能及管理要求月末打印輸出,經(jīng)有關財務負責人審核無誤后簽字蓋章方可生效。
c、單位上報會計主管部門的會計報表格式與要求,按會計主管部門的統(tǒng)一設計和布置。
d、單位如需以軟盤和書面形式上報報表,軟盤和書面報表的數(shù)據(jù)一致,書面報表必須由機器打印并按規(guī)定由有關人員簽字蓋章。
第15篇 會計電算化管理制度(范例)
會計電算化管理:
第一章 總則
第一條 為了指導和規(guī)范公司會計電算化工作,保證會計電算化工作的順利開展,根據(jù)財政部《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規(guī)范》,結合公司財務管理和會計核算的有關規(guī)定制定本制度。
第二條 本制度適用于公司各財務核算單位。
第三條 本制度包括會計電算化崗位責任制度、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和會計數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計檔案管理制度。
第四條 本制度所指的計算機硬件是指支撐財務軟件正常運行的計算機及其相關設備,計算機軟件是指用友財務軟件及其他相關軟件
第五條 信息技術中心應指定專人對財務軟件系統(tǒng)進行日常維護及對數(shù)據(jù)庫的管理。各分支機構財務系統(tǒng)技術服務由本單位系統(tǒng)管理員負責。
第二章 會計電算化崗位責任制
第六條 公司各財務核算單位必須使用公司指定的財務軟件進行本單位的財務核算,并建立本單位的會計電算化崗位責任制,明確各電算化崗位的職責范圍。
第七條 電算化會計崗位和工作職責劃分如下:
(一)電算主管崗
由財務管理總部設立,負責公司會計電算化的規(guī)劃和管理,協(xié)調(diào)公司財務用計算機的使用及財務軟件的運行;對電算化操作人員的權限進行分配及管理;協(xié)調(diào)、督促財會人員的電算化工作,完善公司的電算化制度。
(二)電算維護崗
由信息技術中心指派專人兼任,負責計算機硬件、軟件系統(tǒng)管理及維護;負責開、關服務器,維護財務網(wǎng)絡的安全、正常運行;管理服務器數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)備份工作;協(xié)助電算主管規(guī)劃和推進公司會計電算化工作;負責對vpn證書及密鑰的管理、授權工作;會同電算主管負責電算化系統(tǒng)的升級工作等。
(三)軟件操作崗
由各財務核算單位設立,負責對本單位的會計事項進行會計處理并及時輸入記賬憑證等會計數(shù)據(jù),輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作;負責會計資料的整理、登記、保管、保密工作;負責建立健全會計檔案借閱、使用登記制度。
(四)審核記賬崗
負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證)的真實性、合法性、完整性進行審核;操作會計軟件登記機內(nèi)賬簿,沒有審核的憑證不能記賬;對打印輸出的賬簿、報表進行確認審核。
此崗位人員應具備會計和計算機知識。各財務核算單位均應設立專職或兼職崗。
第八條 會計電算化崗位責任的考核
實行電算化后,定期對會計電算化各崗位人員進行考核,考核結果納入個人的年度考評內(nèi)容。對不按照本制度履行崗位職責,給公司造成嚴重后果的,按照公司有關規(guī)定追究相關責任人的責任。
第三章 會計電算化操作管理制度
第九條 本章所稱會計電算化操作人員,是指按照會計電算化崗位設置,行使崗位職責的會計電算化人員或經(jīng)財務負責人(總部為財務管理總部負責人,分支機構為財務負責人)批準賦予臨時操作、查詢權的其他人員。
第十條 操作人員必須以“命名用戶方式”登錄財務軟件系統(tǒng),操作人員的密碼由操作人員自己擬定。操作人員對自己的密碼必須嚴格保密,泄漏密碼產(chǎn)生嚴重后果的應追究相關責任人的責任。
財務軟件系統(tǒng)登錄密碼先由電算主管在賬套管理中統(tǒng)一設定初始密碼,并通知會計電算化操作人員,再由會計電算化操作人員在客戶端自行更改。
第十一條 會計電算化人員在財務軟件系統(tǒng)中均應以實名進行用戶登記,并由電算主管根據(jù)內(nèi)部控制制度規(guī)定的原則賦予相應操作權限。
第十二條 財務軟件系統(tǒng)中的服務器操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及系統(tǒng)管理的超級管理員密碼由電算主管和電算維護員共同管理,雙方各執(zhí)一半密碼,每人掌握密碼的長度不得少于6位,密碼更換的間隔時間不得超過三個月,在密碼輸入時應予以回避。超級管理員密碼必須密封存放于保險箱中,并登記備案。
財務軟件系統(tǒng)的集團用戶由電算主管及財務管理總部指定人員管理與使用,其他人員未經(jīng)授權不得擅自使用。
第十三條 出納人員只有現(xiàn)金管理系統(tǒng)的管理權限。
第十四條 日常操作程序
(一)電算維護員每天到崗后,首先檢查服務器是否正常開啟,檢查計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡是否正常運行,為其他工作做好準備;
(二)會計人員根據(jù)原始憑證運用正確的會計科目填制記賬憑證,并打印機制記賬憑證,同時簽名或蓋章確認;
(三)審核人員審核記賬憑證及所附原始憑證,審核無誤后在打印出的記賬憑證上簽名或蓋章確認,并立即對機內(nèi)對應記賬憑證執(zhí)行“審核”操作。如未即時核對機內(nèi)記賬憑證,應將原打印出的記賬憑證與機內(nèi)憑證核對無誤后,才能對機內(nèi)記賬憑證執(zhí)行“審核”操作,嚴禁未經(jīng)核對執(zhí)行“成批審核”操作。
審核人員應對自己審核過的原始憑證、記賬憑證負責,如出現(xiàn)問題按相關財務制度規(guī)定承擔相應責任。
(四)審核人員將已審收(付)款憑證交給出納;
(五)每天工作結束后,電算維護員可依據(jù)工作情況選擇是否關閉服務器,如要關機應提前通知電算主管,由電算主管通知各在線操作人員,各在線操作人員退出后方能關閉服務器。
(六)操作人員離開操作使用計算機的工作現(xiàn)場,應立即退出財務軟件系統(tǒng),否則應承擔被人利用本人登錄名進行操作的全部責任。
第四章 計算機硬件、軟件和會計數(shù)據(jù)管理制度
第十五條 各核算單位應為開展會計電算化配備必要的計算機,硬件設備和軟件。
第十六條 計算機硬件設備的維護主要包括以下內(nèi)容:
(一)電算維護員應經(jīng)常對有關設備進行保養(yǎng),保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發(fā)生;
(二)電算維護員應定期對計算機存放場所的安全措施進行檢查,包括對消防和報警設備、地線和接地、防靜電、防雷擊、防鼠害、防電磁波等設備和措施進行檢查,保證這些措施的有效性;
(三)電算維護員應對硬件運行過程中出現(xiàn)的故障及時排除,由于本身條件沒有能力解決的或不能解決的應及時與硬件生產(chǎn)或銷售商聯(lián)系解決,并對故障情況和處理措施及結果等予以記錄;
(四)需要對硬件設備更新、擴充、更換,應及時提出建議,經(jīng)公司領導審批后及時實施,并及時做好數(shù)據(jù)備份工作,保證機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全,同時作好相應記錄。
第十七條 計算機軟件的維護分為系統(tǒng)軟件維護和財務軟件維護,包括以下內(nèi)容:
(一)系統(tǒng)軟件維護包括檢查系統(tǒng)文件的完整性,系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改,以保證系統(tǒng)軟件的正常運行。
(二)財務軟件維護包括操作維護與程序維護:
對財務軟件日常操作維護工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題,電算維護員應及時解決。如不能排除,應立即報告電算主管并聯(lián)系財務軟件供應商予以指導或現(xiàn)場處理。
對財務軟件的修改、版本升級等程序維護由財務軟件供應商負責,電算主管及電算維護員應與軟件供應商進行聯(lián)系,及時得到新版財務軟件。
對正在使用的財務軟件進行升級,應報經(jīng)財務管理總部和信息技術中心負責人審批后進行,并記錄升級時間及模塊。
第十八條 未經(jīng)電算主管和電算維護員同意,任何人不得擅自更改計算機及其附屬設備的連接與設置,不得更改系統(tǒng)軟件、財務軟件系統(tǒng)的設置,不得更改網(wǎng)絡連接設置、網(wǎng)絡用戶名及網(wǎng)絡用戶ip地址。
公司總部財務軟件系統(tǒng)使用的系統(tǒng)服務器、數(shù)據(jù)庫服務器、網(wǎng)絡連接方式及防火墻設置的更改,均需經(jīng)電算維護員同意方可進行。
營業(yè)部財務用計算機禁止與營業(yè)部交易內(nèi)網(wǎng)相連接。
財務軟件系統(tǒng)客戶端以vpn方式通過防火墻與(公司總部服務器進行連接,不得以任何形式、任何方式繞過防火墻直接進行入系統(tǒng)?？蛻舳说姆阑饓ψC書及密鑰由信息技術中心統(tǒng)一發(fā)放,防火墻證書每年進行一次更新。各單位電算維護員必須妥善保管信息技術中心下發(fā)的各類證書和密鑰。如因保管不善,導致泄密并產(chǎn)生嚴重后果的,應追究相關責任人的責任。
第十九條 會計數(shù)據(jù)的備份
(一)會計數(shù)據(jù)的備份由電算維護員負責,包括至少每天進行一次硬盤備份或啟用自動備份系統(tǒng),對重要會計數(shù)據(jù)更新或修改后應及時進行備份,會計年度結束后及時進行刻錄備份。
(二)電算維護員應對每次備份情況做詳細記錄,記錄的內(nèi)容應包括:本次備份的時間、所備份的會計數(shù)據(jù)狀態(tài)(是否過賬、結賬等)和所涵蓋的會計期間等。
(三)電算維護員或檔案管理員應根據(jù)存儲介質(zhì)的不同情況定期對備份存貯介質(zhì)進行可用性檢查,發(fā)現(xiàn)缺損或備份數(shù)據(jù)丟失的,應立即補充備份。
(四)計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)遭到非法操作和毀損等需要恢復時,在經(jīng)電算主管及電算維護員同意后,必須使用最新的正式備份。
第二十條 各核算單位應健全必要的防治計算機病毒的措施,確保財務系統(tǒng)的正常運行。
各單位財務用計算機應配備優(yōu)良的正版殺毒軟件,以預防、檢測、清除計算機病毒,并定期進行病毒庫的升級及版本的更新。
禁止在財務用計算機上使用、打開來歷不明的軟件及郵件,對外來的存儲介質(zhì)必須先殺毒后才能使用。禁止在財務用計算機上玩游戲,會計電算化系統(tǒng)的服務器不能直接接入互聯(lián)網(wǎng),不具備防范條件的會計電算化系統(tǒng)的終端機不允許接入互聯(lián)網(wǎng)。
第五章 電算化會計檔案管理制度
第二十一條 電算化會計檔案管理是公司重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部《會計檔案管理辦法》及相關要求,對電算化會計檔案進行管理。
第二十二條 電算化會計檔案管理的內(nèi)容和范圍:
電算化會計檔案包括存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和計算機打印的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。
會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù),以及財務軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。
財務軟件設計書、軟件程序、用戶操作手冊、本單位電算化系統(tǒng)構成說明和財務軟件工作日志等,視同會計檔案保管。
第二十三條 電算化會計檔案的日常管理
(一)各核算單位使用計算機打印的書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表,由本單位財務負責人或會計主管負責保管。
(二)會計電算化記賬憑證制單完成后應立即打印輸出,打印的記賬憑證上應有制單人員的簽名或蓋章、審核人員簽名或蓋章、財務負責人簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應有出納人員簽名或蓋章。
(三)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬可采用計算機打印的活頁賬頁裝訂成冊,應每天登記并打印,做到日清月結。對每天業(yè)務較少、不能滿頁打印的,也可按旬打印。一般賬簿按年打印,遇稅務、審計等管理部門檢查時,應按其要求,及時打印有關賬簿、報表等。
(四)各類賬簿在每一會計年度結束后一個月內(nèi)必須完整打印,裝訂成冊存檔。發(fā)現(xiàn)已打印的紙質(zhì)會計檔案有缺損時,必須補充打印。
所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下,總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。
(五)每月結束后10日內(nèi)、年度結束后30日內(nèi),財務人員應將打印的記賬憑證分月、按憑證序號整齊裝訂成冊,由財務負責人或財務主管、審核人員和裝訂人員簽名或蓋章,存檔妥善保管。
(六)每月結束后15日內(nèi)、年度結束后45日內(nèi),財務人員應將打印的會計報表和有關會計資料整齊裝訂成冊,并加蓋單位公章由單位負責人、財務負責人或財務主管簽名或蓋章并加蓋單位公章,存檔妥善保管。
(七)存儲在磁盤、光盤等存儲介質(zhì)上的會計電子文檔由電算維護員保管。
(八)電算維護員每月至少將工作日志備份一次,經(jīng)電算主管審核確認,交會計檔案管理員保存。未做備份的工作日志不得刪除。
(九)保存的會計檔案應為本單位積極提供利用,檔案必須進行科學管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便。
第二十四條 電算化會計檔案的保管要求
(一)電算化會計檔案存放地點應達到防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等要求,重要會計檔案應準備雙份,并盡可能存放在兩個不同建筑物內(nèi)。
(二)對紙質(zhì)會計檔案和存貯介質(zhì)保存的會計檔案應分類保存。
(三)會計電算化檔案的保管時間
計算機打印的會計憑證、會計賬簿、會計報表的保管期限及電子會計檔案的保管期限與手工賬保管期限一致;
購買會計電算化專用的計算機、打印機的報價單、保修單、使用說明書、購機清單等資料作為會計電算化硬件檔案保管,保管期限至相應硬件被出售、報廢等處置完畢;
電算化系統(tǒng)軟件的程序盤、使用說明、合同等全套軟件檔案應妥善永久保存。
(四)日常備份存貯介質(zhì)由電算維護員妥善保管、統(tǒng)一編號,應裝在保護封套或包裝盒中,并置于保存柜中。年度以存貯介質(zhì)保存的會計數(shù)據(jù)備份盤交由紙質(zhì)檔案管理員統(tǒng)一歸檔保存。
第二十五條 電算化會計檔案必須嚴格執(zhí)行安全和保密制度,會計檔案不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。
各種會計資料(包括紙質(zhì)和用存貯介質(zhì)保存的會計數(shù)據(jù)),未經(jīng)單位領導同意,不得外借和帶出單位。經(jīng)單位領導同意借閱會計資料,應該履行相應的借閱手續(xù)。存放在存貯介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時,還應該認真檢查其安全性和完整性,防止感染病毒和數(shù)據(jù)丟失。
第二十六條 電算化會計檔案保管期滿后,按財政部《會計檔案管理辦法》的要求進行銷毀。
第六章 附則
第二十七條 本制度由財務管理總部會同信息技術中心負責解釋。
第二十八條 本制度自發(fā)布之日起實施。
您還可以瀏覽以下相關推薦文章:
學校財務管理制度
應收賬款日常制度
供應商管理制度
