物業(yè)公司項目管理處辦公室日常管理規(guī)程

有哪些

物業(yè)公司項目管理處辦公室日常管理規(guī)程

一、人員管理

1. 員工出勤：每日記錄員工的到崗情況，確保準(zhǔn)時上班，遵守公司規(guī)定的工作時間。

2. 職責(zé)分配：明確每個員工的職責(zé)范圍，確保工作有序進(jìn)行。

3. 培訓(xùn)與發(fā)展：定期進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，提升員工的服務(wù)質(zhì)量和業(yè)務(wù)能力。

二、文檔管理

1. 文件分類：對各類文件進(jìn)行系統(tǒng)化分類，如合同、報告、通知等。

2. 存檔制度：建立完善的文件存檔機制，確保文件安全，便于查找。

3. 更新維護(hù)：定期檢查文件的有效性，及時更新過期資料。

三、財務(wù)管理

1. 預(yù)算管理：制定年度預(yù)算，監(jiān)控日常開支，確保財務(wù)健康。

2. 收費管理：規(guī)范收費流程，確保賬目清晰，避免糾紛。

3. 報表提交：定期提交財務(wù)報表，供管理層審核。

四、客戶服務(wù)

1. 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：設(shè)定服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，確保提供高質(zhì)量的客戶服務(wù)。

2. 客戶反饋：建立有效的客戶投訴處理機制，及時響應(yīng)客戶需求。

3. 關(guān)系維護(hù)：定期進(jìn)行客戶滿意度調(diào)查，提升客戶忠誠度。

五、設(shè)施設(shè)備管理

1. 設(shè)備維護(hù)：定期對辦公設(shè)施和設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，確保其正常運行。

2. 故障報修：設(shè)立快速報修流程，縮短故障解決時間。

3. 資產(chǎn)盤點：定期進(jìn)行資產(chǎn)清點，確保資產(chǎn)安全。

六、環(huán)境管理

1. 清潔衛(wèi)生：保持辦公區(qū)域整潔，定期進(jìn)行清潔工作。

2. 綠化養(yǎng)護(hù)：維護(hù)辦公環(huán)境的綠化，提高員工工作舒適度。

3. 安全檢查：定期進(jìn)行安全檢查，消除潛在風(fēng)險。

模板

物業(yè)公司項目管理處辦公室日常管理規(guī)程模板

1. 制定詳細(xì)的員工手冊，包括行為準(zhǔn)則、職責(zé)說明和晉升路徑。

2. 設(shè)立統(tǒng)一的文件模板，如報告模板、通知模板，以提高工作效率。

3. 制定財務(wù)管理制度，包括預(yù)算編制、審批流程和財務(wù)報告格式。

4. 制定客戶服務(wù)手冊，明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、處理流程和溝通技巧。

5. 設(shè)立設(shè)備維護(hù)記錄表，跟蹤設(shè)備狀態(tài)，預(yù)防性維修。

6. 制定環(huán)境管理規(guī)定，包括清潔頻率、綠化標(biāo)準(zhǔn)和安全檢查清單。

標(biāo)準(zhǔn)

物業(yè)公司項目管理處辦公室日常管理規(guī)程標(biāo)準(zhǔn)

1. 所有管理規(guī)程應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)，以及行業(yè)的最佳實踐。

2. 規(guī)程應(yīng)具有可操作性，確保員工能理解和執(zhí)行。

3. 定期評估和修訂規(guī)程，以適應(yīng)公司發(fā)展和市場變化。

4. 規(guī)程應(yīng)體現(xiàn)公平、公正原則，確保所有員工受到同等對待。

5. 管理規(guī)程應(yīng)與公司的戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致，支持公司的長期發(fā)展。

6. 通過持續(xù)改進(jìn)，提高管理效能，提升客戶滿意度和員工滿意度。

以上規(guī)程旨在為物業(yè)公司項目管理處辦公室提供一套全面、實用的日常管理框架，以實現(xiàn)高效、專業(yè)的運營。各部分應(yīng)根據(jù)實際情況靈活調(diào)整，確保管理工作的順暢進(jìn)行。

物業(yè)公司項目管理處辦公室日常管理規(guī)程范文

1.0目的

規(guī)范物業(yè)管理公司與所轄各物業(yè)管理處辦公區(qū)域的管理工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司及各管理處各部門辦公區(qū)域的日常管理工作。

3.0職責(zé)

3.1.物業(yè)公司辦公室行政人事部經(jīng)理與管理處客戶服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)各部門辦公區(qū)域的日常管理監(jiān)督工作。

3.2.辦公區(qū)域文員負(fù)責(zé)維護(hù)好各部門辦公區(qū)域與公共區(qū)域的日常秩序。

3.3.辦公區(qū)域內(nèi)各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。

4.0程序要點

4.1物品擺放

4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調(diào)整。

4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人報告,并采取相應(yīng)的補救措施,須申領(lǐng)或修理的,按《辦公用品管理作業(yè)規(guī)程》或《報修管理作業(yè)規(guī)程》辦理。

4.1.3上班時應(yīng)保持桌面基本整潔、有序,不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。

4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌前的恰當(dāng)位置。

4.1.5辦公區(qū)域文員及物業(yè)服務(wù)中心接待人員應(yīng)在上班前10分鐘打開辦公區(qū)內(nèi)的照明設(shè)備、空調(diào)通風(fēng)設(shè)備,檢查公共區(qū)域物品擺放是否整齊、有序。

4.1.6遇到雨天,物業(yè)服務(wù)中心接待人員應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設(shè)施及標(biāo)識。

4.2常用辦公設(shè)備的使用

常用辦公設(shè)備包括:電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、電話及其他設(shè)備。

4.2.1電腦:

a.經(jīng)公司指定的電腦操作員即電腦責(zé)任人單獨使用電腦,其他員工使用電腦須在征得電腦責(zé)任人同意方可使用。

b.啟動與關(guān)閉的一般程序:

--啟動電源插座開關(guān);

--啟動穩(wěn)壓器開關(guān);

--啟動電腦主機開關(guān);

--啟動顯示器開關(guān)(電腦開始正常操作);

--關(guān)閉電腦程序:首先在開始欄選擇關(guān)閉計算機對話框,用鼠標(biāo)點擊關(guān)閉計算機,然后按開啟程序的反方向操作。

c.電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序,暫時不用時,可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài);

d.正確使用電腦的詳細(xì)程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。

4.2.2打印機:

a.聯(lián)機。一般情況下,打印機與電腦連通之后,無須再進(jìn)行聯(lián)機;

b.打印機啟動與關(guān)閉的一般程序:

--啟動打印機開關(guān);

--放好所需打印的紙張;

--在電腦對話框進(jìn)行打印操作;

--關(guān)閉程序按啟動程序的反方向操作。

c.打印機應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機操作;

d.正確使用打印機的詳細(xì)程序按有關(guān)打印機操作說明書的指導(dǎo)進(jìn)行操作;

e.打印文稿須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政人事部經(jīng)理或物業(yè)服務(wù)中心主管批準(zhǔn),在文稿上簽字后方可予以打印。

f.打印出的文稿應(yīng)進(jìn)行校對。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對,然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進(jìn)行打印;

g.為節(jié)約紙張,文稿未進(jìn)行校對之前,打印時應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。

4.2.3復(fù)印機:

a.復(fù)印機管理人員應(yīng)在開始上班時接通復(fù)印機插座電源;

--開啟復(fù)印機開關(guān),復(fù)印機需自動預(yù)熱;

--檢查復(fù)印紙是否放好(可以開始工作);

--復(fù)印機管理人員下午下班時關(guān)閉復(fù)印機開關(guān);

--關(guān)閉復(fù)印機電源插座;

--正確使用復(fù)印機的程序按復(fù)印機有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。

b.復(fù)印程序:

--所有須復(fù)印的文件、資料必須先在《復(fù)印記錄本》上登記,然后再復(fù)印;

--復(fù)印頁數(shù)在3份(含)以上或10頁以上的,須部門負(fù)責(zé)人在《打印復(fù)印審批表》上批準(zhǔn)簽字后,方可復(fù)印;

--復(fù)印人員做好登記以后,調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后,選定復(fù)印份數(shù)按開始鍵復(fù)印;

--復(fù)印機管理員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實,屬實的,在《復(fù)印記錄本》上簽名確認(rèn);不屬實的,將情況匯報辦公區(qū)域主管人員處理:一般情況下,第一次違規(guī)給予口頭警告;第二次或以上違規(guī)給予書面警告處分;

--如果復(fù)印機出錯,應(yīng)將報廢紙張數(shù)量予以登記。

c.復(fù)印機一般情況下每天開機、關(guān)機各一次,盡量避免頻繁開關(guān);

d.為節(jié)約紙張,不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。

4.2.4傳真機:

傳真機一般情況下保持24小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。

a.接收傳真:

--辦公區(qū)域文員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定;

--收到傳真件后,由辦公區(qū)域文員及時將傳真件取下,并將傳真的有關(guān)內(nèi)容(發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內(nèi);

--10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時間。

b.發(fā)送傳真:

發(fā)送傳真實行一級審批制度:即部門傳真件由部門負(fù)責(zé)人審批;公司的傳真件由公司行政人事部經(jīng)理審批,內(nèi)容包括:

--辦公區(qū)域文員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內(nèi)容包括:發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等;

--辦公區(qū)域文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去;

--辦公區(qū)域文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對方確認(rèn)是否收到傳真件,直至對方收到為止,然后將實際發(fā)送的時間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。

c.傳真機的正確使用程序按傳真機有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。

4.2.5電話:

正確使用電話機的程序按電話機有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。

a.為有效控制電話費,一般情況下,電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能;

b.除總經(jīng)理批準(zhǔn)的電話外,其他電話均須取消長途直拔功能,須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù),并在辦公室登記后,方可操作;

c.公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能;

d.上班時間原則上禁止打私

人長途電話,特殊情況須經(jīng)部門經(jīng)理審批,到辦公室登記后,方可操作,電話費從工資中扣除;

e.個別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)總經(jīng)理特批后,可開通長途直拔功能,部門經(jīng)理需指定人員做好登記記錄,次月1日報辦公室備案;

f.辦公室/物業(yè)服務(wù)中心每季度至少進(jìn)行一次所轄范疇的電話費查詢:

--到電信局打印電話費清單;

--逐項核對登記記錄;

--將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內(nèi),報行政人事部經(jīng)理審核,內(nèi)容包括:日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、偷打長途電話的,除雙倍扣罰電話費外,還將給予警告處分;

--每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標(biāo)之一。

g.電話接打技巧詳見《公司員工服務(wù)規(guī)范》。

4.2.6.辦公室每月10日前將各部門的打印費、復(fù)印費、傳真費、電話費登記在《月份辦公費用統(tǒng)計表》內(nèi),予以通報。

4.2.7.常用辦公設(shè)備應(yīng)進(jìn)行以下日常維護(hù)保養(yǎng)與維修:

a.常用辦公設(shè)備應(yīng)進(jìn)行以下日常維護(hù),維護(hù)辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護(hù)操作說明書:

--防塵;

--防曬;

--防潮;

--防腐蝕;

--其他需要預(yù)防的事項。

b.保養(yǎng)與維修:常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng),一般情況下需要委托專業(yè)公司進(jìn)行,詳見《對外委托服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》:

4.3環(huán)境管理

4.3.1.衛(wèi)生:

辦公區(qū)衛(wèi)生由環(huán)境部負(fù)責(zé),辦公區(qū)各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由辦公室進(jìn)行處理,詳見《室內(nèi)保潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。

a.辦公室文員每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味;

b.各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。

4.3.2綠化:

辦公區(qū)綠化由環(huán)境管理部負(fù)責(zé),各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由辦公室進(jìn)行處理,詳見《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。

a.辦公室文員于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況,檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象;

b.各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)綠化狀況,檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象。

4.4安全管理

4.4.1工程部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運轉(zhuǎn)是否正常。

4.4.2安保部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng),滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。

4.4.3各崗位員工應(yīng)加強安全防患意識,下班時應(yīng)將重要資料放入安全地點,鎖好抽屜,關(guān)好電閘及門窗。

4.4.4公司辦公區(qū)晚間的安全管理由安保部負(fù)責(zé),值班安保人員應(yīng)定時巡查以下重要部位,并做好相應(yīng)的記錄,詳見《治安巡邏作業(yè)規(guī)程》:

a.消防設(shè)施、配電房;

b.領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財務(wù)室;

c.水源、空調(diào)的關(guān)閉情況;