有哪些
物業(yè)鑰匙管理涉及多個環(huán)節(jié)，主要包括以下幾個方面：
1. 鑰匙種類識別：包括主鑰匙、單元門鑰匙、住戶鑰匙、設備房鑰匙、公共區(qū)域鑰匙等。
2. 鑰匙制作與發(fā)放：確保鑰匙的制作符合安全標準，發(fā)放需嚴格登記，防止非法復制。
3. 鑰匙保管：設立專門的鑰匙保管區(qū)，實施嚴格的存取制度。
4. 鑰匙借用與歸還：建立完善的借用流程，確保借用與歸還的記錄清晰。
5. 鑰匙更換與銷毀：定期評估鑰匙的安全性，及時更換破損或丟失的鑰匙，舊鑰匙需銷毀處理。
6. 緊急情況處理：制定應急鑰匙管理方案，應對突發(fā)事件。
模板
1. 制定鑰匙管理制度：明確各類鑰匙的管理責任人，規(guī)定鑰匙的制作、發(fā)放、保管、借用、歸還、更換和銷毀流程。
2. 建立鑰匙檔案：為每把鑰匙建立詳細的檔案，包括鑰匙類型、編號、持有人、用途等信息。
3. 實施權限管理：根據職務和工作需要，設定不同人員的鑰匙使用權限。
4. 定期盤點：每月進行鑰匙盤點，核對庫存，確保賬實相符。
5. 培訓與指導：對物業(yè)員工進行鑰匙管理培訓，提高他們的安全意識。
6. 外部合作：與專業(yè)鎖匠建立合作關系，確保鑰匙的制作和更換質量。
標準
1. 安全性：所有鑰匙管理活動應以保障業(yè)主及物業(yè)安全為首要原則，防止未經授權的訪問。
2. 可追溯性：每次鑰匙的流轉都應有明確記錄，以便追蹤查詢。
3. 時效性：鑰匙的更換、銷毀和緊急處理應及時有效，避免影響正常運營。
4. 保密性：鑰匙信息應嚴格保密，不得隨意透露給無關人員。
5. 規(guī)范性：執(zhí)行統(tǒng)一的鑰匙管理標準，保證操作一致性和合規(guī)性。
6. 反饋機制：定期收集反饋，對鑰匙管理中存在的問題進行改進。
物業(yè)鑰匙管理規(guī)程旨在通過嚴謹的流程和規(guī)范的操作，確保物業(yè)環(huán)境的安全與秩序，提高物業(yè)管理效率。每個環(huán)節(jié)都應嚴格執(zhí)行，確保鑰匙在整個生命周期中的安全可控，以維護業(yè)主的權益和物業(yè)的穩(wěn)定運行。
物業(yè)鑰匙管理規(guī)程范文
第1篇 物業(yè)鑰匙委托管理標準作業(yè)規(guī)程（5）
物業(yè)鑰匙委托管理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范鑰匙委托管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙。
2.0適用范圍
適用于特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及未入住單位鑰匙的管理。
3.0職責
3.1客戶服務中心主任/主管負責組織、安排鑰匙的管理工作。
3.2客戶助理負責依照本規(guī)程實施托管鑰匙的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1管理處可以進行鑰匙保管的范圍
4.1.1發(fā)展商交接后,業(yè)主未入住時由發(fā)展商托管的鑰匙。
4.1.2特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給管理處工作帶來額外事端的情況。
4.1.3由于工程遺留問題,暫時留在客戶服務中心用于工程整改的托管鑰匙。
4.2發(fā)展商托管的鑰匙
4.2.1物業(yè)接管驗收工作結束后,管理處可以根據發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙,。
4.2.2接管過來的鑰匙由客戶助理清楚標明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。
4.2.3鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標準作業(yè)規(guī)程》。
4.3業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙
4.3.1客戶助理應特別向業(yè)主說明本管理處不承擔為業(yè)主保管家庭財產的責任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《委托書》上委托鑰匙欄中注明托管的數量并簽字。
4.3.2管理員將《委托書》其中的一份交業(yè)主保管。
4.3.3管理員在托管的鑰匙上貼上標有業(yè)主房號的標識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。
4.4托管鑰匙的管理
4.4.1管理處有維修、工程整改或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由客戶助理在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。但需進入的是已入住業(yè)主而暫未使用的房屋,必須事先與業(yè)主聯系,征得同意后,才能辦理鑰匙借用手續(xù),(如遇緊急情況,經管理處主任同意后,可先行進入,事后必須通知業(yè)主,爭取業(yè)主的諒解)鑰匙借用手續(xù)的辦理程序為:借用人在《鑰匙借用登記表》中如實填寫借用日期、鑰匙編號、數量、預借期、借鑰匙原因、借用人、借出人等內容,然后簽名確認。
4.4.2辦理鑰匙退還手續(xù)時,管理員應在核對鑰匙數量后,在《鑰匙借用登記表》中標注鑰匙退還日期,并在接收人一欄簽名確認。
4.4.3客戶服務中心主任/主管應安排管理員根據各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現借期超過三天不還鑰匙者,應致電借鑰匙部門或個人催還。
4.4.4當接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應按《業(yè)主托管鑰匙登記表》中備忘錄欄要求記錄事件經過并報告客戶服務中心主任/主管;客戶服務中心主任/主管與房地產開發(fā)商/業(yè)主聯系,征得同意后,采取補配鑰匙或換鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全,管理員將處理結果記錄在備忘錄欄中。
4.4.5業(yè)主或業(yè)主指定的領鑰匙人前來領取鑰匙時,管理員憑領鑰匙人的身份證移交鑰匙給領鑰匙人。同時應請業(yè)主/領鑰匙人簽名確認,并標注移交日期。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領鑰匙人時,管理員不得將鑰匙轉交。
4.5所有與鑰匙管理有關的記錄應由客戶服務中心歸檔保存兩年。
4.6本規(guī)程執(zhí)行情況作為相關人員的績效考評的依據之一。
5.0記錄
5.1《業(yè)主托管鑰匙登記表》
5.2《鑰匙借用登記表》
6.0相關支持文件
6.1《入住管理標準作業(yè)規(guī)程》
第2篇 承接物業(yè)鑰匙管理規(guī)程
承接物業(yè)的鑰匙管理規(guī)程
1目的
做好鑰匙的分類管理,明確鑰匙的保管與發(fā)放工作流程。
2適用范圍
適用于分公司所承接物業(yè)的鑰匙的分類、保管和發(fā)放的管理。
3職責
3.1管理中心負責對鑰匙的分類、保管和發(fā)放管理。
4工作流程
4.1鑰匙分類
4.1.1用戶鑰匙
4.1.2公用門窗鑰匙
4.1.3設備房鑰匙
4.2鑰匙保管
4.2.1管理中心接管樓宇房屋鑰匙后,安排專職人員管理鑰匙:
4.2.1.1非工作需要任何人不得以私人名義借出;
4.2.1.2借出時必須嚴格辦理登記手續(xù)。
4.2.2標識:
4.2.2.1將鑰匙分類:先將鑰匙按住戶套房,公用門窗按樓層,設施設備房按設備分門別類,然后用鑰匙扣或細繩分別放置在一起;
4.2.2.2將分類的鑰匙貼上標簽,在標簽紙上寫明棟號-單元、樓層房號或設施設備房名稱;
4.2.2.3用戶的鑰匙一般分為防盜鐵門、單元防火門、室內門、電子對講門和信報箱等五類鑰匙,均應貼標簽標識。
4.2.3制作用戶鑰匙掛放牌:
4.2.3.1一般采用5cm以上夾板制作鑰匙掛放牌;
在夾板上劃出若干相等的方格,在方格內標明棟號-單元、樓層房號,棟號用醒目的顏色(紅色)筆直接標在每棟棟首,并將棟與棟之間也用不同于
4.2.3.2劃方格的顏色筆劃分開;
4.2.3.3每一方格代表一戶,在每方格內釘一鐵釘,將該戶的鑰匙掛在此方格內;
4.2.3.4掛放順序按棟號-單元、樓層房號,要求一目了然。
4.2.4制作公用門窗、設施設備房鑰匙牌:
4.2.4.1采用斷面為三角形或l型的鋁合金型材;
4.2.4.2將同類鑰匙掛在同一鋁牌上;
4.2.4.3制作鑰匙掛入箱,將公用門窗、設備房鑰匙分類掛放,在鑰匙箱上相應貼上(寫上)標識。
4.3鑰匙發(fā)放
4.3.1用戶鑰匙發(fā)放:鑰匙管理員驗證用戶的入住繳費發(fā)票后,由用戶簽領鑰匙,并分類登記。
4.3.2公用門窗、設施設備房鑰匙:
4.3.2.1設施設備房鑰匙由技術部和事務部各保留一套鑰匙;
4.3.2.2公用門窗、設施設備房鑰匙未經管理中心主任或事務助理、技術助理同意,任何人不得私配鑰匙;
4.3.2.3因工作需要時,應在鑰匙借還登記表上登記,并在備注一欄中注明管理人員或××崗位。
5相關文件和質量記錄表格
5.1《鑰匙領(借)用登記表》
第3篇 物業(yè)鑰匙（ic卡）管理規(guī)程
1.0目的
1.1本指導書規(guī)范了管理處對業(yè)主鑰匙(ic卡)、公共門窗鑰匙、設備鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等)的管理。
2.0適用范圍
2.1本指導書適用于管理處對業(yè)主鑰匙(ic卡)、公共門窗鑰匙、設備鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等)的管理。
3.0職責
3.1服務中心負責業(yè)主鑰匙(ic卡)的管理和發(fā)放。
3. 2 工程組負責公共門窗鑰匙、設備鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等)的管理。
3. 3 監(jiān)控中心工程系統(tǒng)維護員負責ic卡的制作。
4.0工作程序
4.1工作流程圖
4.2 鑰匙分類
a)業(yè)主鑰匙(包括門匙、信箱鑰匙);
b)公共門窗鑰匙、設備用房鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等);
c)ic卡。
4.3管理處接管樓宇鑰匙(ic卡)后的管理規(guī)定
4.3.1 業(yè)主鑰匙(包括門匙、信箱鑰匙)管理
4. 3. 1. 1分類、標識
a)將鑰匙分類:先將鑰匙按每座、每套房、每扇門鑰匙分別栓在一起,每座一大串、每戶一中串、每扇門一小串。
b)將分類的鑰匙貼上標簽,在標簽紙上寫明“-苑-座-房”號。
c)業(yè)主的鑰匙一般分為房的戶門鑰匙、室內門鑰匙、信箱鑰匙三種,均應貼上標簽標識。
4. 3. 1. 2業(yè)主(住戶)鑰匙發(fā)放
在業(yè)主驗樓之前,服務中心驗證業(yè)主入住資料符合規(guī)定要求的,業(yè)主在《鑰匙(ic)發(fā)放登記表》上簽字登記后,發(fā)放鑰匙。
4. 3. 2公共門窗、設備房鑰匙管理
4. 3. 2. 1分類、標識
a)將鑰匙分類:先將公共門窗鑰匙按樓層分類,將設備用房按設備分類,然后將鑰匙分別栓在一起。
b)將分類的鑰匙貼上標簽,在標簽紙上寫明設施設備房名稱或公共門窗座、層數。
4. 3. 2. 2公共門窗、設備房鑰匙管理規(guī)定
a)公共門窗、設備設施房鑰匙由管理處工程組統(tǒng)一保管,無工作需要任何人不得以私人名義借出。
b)如工作需要,應在《鑰匙(ic卡)借還登記表》上登記。
c)公共門窗、設備房鑰匙未經管理處主任同意,不得私配鑰匙。
4. 3. 3 ic卡管理
4. 3. 3. 1 業(yè)主的ic卡發(fā)放
a)業(yè)主如需辦理ic卡,由業(yè)主向服務中心前臺管理員提出申請,同時要繳彩色照片,服務中心前臺管理員驗證業(yè)主(住戶)身份無誤,業(yè)主向出納員繳納有關費用后,統(tǒng)一由監(jiān)控中心系統(tǒng)維護員制作。由服務中心前臺管理員發(fā)放給業(yè)主,填寫《鑰匙(ic)發(fā)放登記表》,由業(yè)主簽名。
b)如果業(yè)主租賃怡翠花園車位的,ic卡制作時上要用電腦寫上有效期。
c)沒有租賃或買車位的業(yè)主ic卡不能從機動車道通過,只能從人行通道
通過。
d)業(yè)主租賃車位到期的要到服務中心辦理續(xù)租手續(xù),同時ic卡也延期。
4. 3. 3. 1 系統(tǒng)卡、管理卡發(fā)放管理
a)系統(tǒng)卡由監(jiān)控中心系統(tǒng)維護員保存、管理。
b)管理卡須經管理處主任審批后發(fā)放,并登記。
c)管理卡使用人不得將其借給其他人使用。
5.0引用文件和記錄表格
5.1《鑰匙(ic)發(fā)放登記表》
5.2《鑰匙(ic)借還登記表》
