物業(yè)公司會議管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)，提高工作效率，確保會議的有序進行。其主要內(nèi)容涵蓋以下幾個方面：
1. 會議籌備與通知
2. 會議議題管理
3. 會議參與人員職責
4. 會議流程與時間控制
5. 會議記錄與決議執(zhí)行
6. 會議評估與改進
包括哪些方面
1. 會議籌備與通知：規(guī)定會議的發(fā)起、審批流程，明確會議通知的時間、方式及內(nèi)容，確保所有參會人員充分準備。
2. 會議議題管理：強調(diào)議題的提出、篩選、分配和討論，保證每個議題的針對性和時效性。
3. 會議參與人員職責：明確主持人、報告人、與會者的角色和責任，促進會議高效運行。
4. 會議流程與時間控制：設(shè)定會議的基本流程，如開場、發(fā)言、討論、決策等，并規(guī)定每個環(huán)節(jié)的時間限制，防止會議冗長。
5. 會議記錄與決議執(zhí)行：規(guī)定會議記錄的格式、內(nèi)容和保存方式，以及決議的跟蹤和執(zhí)行機制。
6. 會議評估與改進：定期對會議效果進行評價，查找問題，提出改進措施，不斷提升會議質(zhì)量。
重要性
物業(yè)公司會議管理制度的重要性體現(xiàn)在：
1. 提升效率：通過規(guī)范流程，減少無效溝通，使會議更具目標性和實效性。
2. 增強協(xié)作：明確職責，避免責任推諉，促進團隊間的協(xié)同合作。
3. 保障決策：確保重要事項得到充分討論，形成有效決策，推動公司業(yè)務(wù)發(fā)展。
4. 文化建設(shè)：體現(xiàn)公司的專業(yè)性和規(guī)范性，塑造良好的企業(yè)文化。
方案
1. 制定詳細的會議管理制度文件，明確各項規(guī)定和操作指南。
2. 定期培訓(xùn)員工，提升他們對制度的理解和執(zhí)行力。
3. 引入數(shù)字化工具，如會議管理系統(tǒng)，自動化處理會議籌備、通知、記錄等工作，提高效率。
4. 設(shè)立監(jiān)督機制，由專人負責會議的合規(guī)性檢查，確保制度執(zhí)行到位。
5. 激勵機制，對遵守制度并提出改進建議的員工給予獎勵，激發(fā)積極性。
通過以上方案的實施，物業(yè)公司會議管理制度將得以落地生根，為公司的運營和發(fā)展提供有力支持。
物業(yè)公司會議管理制度范文
第1篇 某物業(yè)公司會議管理規(guī)定
d物業(yè)公司會議管理規(guī)定
一、目的:保證公司級會議能充分準備、嚴守紀律并實現(xiàn)預(yù)期的會議目標。
二、適用范圍:本規(guī)定適用于公司級例會及專題會議。專題會議是指針對某一問題或事項臨時召開的需公司領(lǐng)導(dǎo)參與的會議。
三、會議的相關(guān)規(guī)定
(一)會議的審批(例會除外)
1、公司級會議由公司領(lǐng)導(dǎo)審批,跨部門會議先由組織召開會議部門的主管領(lǐng)導(dǎo)審批,然后根據(jù)需要報公司其他領(lǐng)導(dǎo)審批。
2、會議必要性的審批。領(lǐng)導(dǎo)審批會議時要明確本會議是否有必要召開。
3、參會人員的審批。對會議組織部門列舉的參會人員,主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)會議的性質(zhì)進行審核確定,可增加或減少參會人員,盡量避免人員浪費。
4、會議準備材料的審批。領(lǐng)導(dǎo)審批時,要明確會議組織部門的會議相關(guān)材料準備是否成熟,是否可以用于會議討論等。
(二)會議記錄及會議紀要編寫
1、公司級例會由總經(jīng)理辦公室指定專人做會議記錄,在會后一個工作日內(nèi)將會議紀要提交會議主持人審閱簽發(fā)。
2、專題會議的記錄和會議紀要的編寫由會議組織部門指定專人負責,并在會后一個工作日內(nèi)將會議紀要提交會議主持人審閱簽發(fā)。
3、會議紀要中公司領(lǐng)導(dǎo)的講話部分,由會議記錄人員負責整理并報領(lǐng)導(dǎo)確認后方可送會議主持人簽發(fā)。
4、凡公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的會議紀要統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室發(fā)布。
(三)會議過程控制
1、準點開會,按時結(jié)束。
2、會議討論要嚴格圍繞主題進行,主持人要及時制止跑題和冗長的發(fā)言。
(四)會議紀律要求
1、所有入會人員需提前到會,不得遲到和早退。
2、會議期間,不得出現(xiàn)移動電話鈴聲,不得在會場內(nèi)接、打電話。
3、尊重會議發(fā)言人,不得在會場內(nèi)交頭接耳,影響他人發(fā)言。
4、會議記錄人員要提前到達會場,并負責記錄違反會議紀律的情況。
5、會議中違紀人員將在會議紀要最后的紀律附注部分里提出通報批評。
四、會務(wù)準備工作
1、會議所需的空調(diào)、通風、燈光、音響、投影等要提前10分鐘準備就緒,會議組織部門要在《會議室使用審批單》中注明相關(guān)要求,并督促落實。
2、會議用餐按會議申報單由總經(jīng)理辦公室(或會務(wù)組)負責訂餐;由于會議延長需要臨時確定訂餐,由會議主持人確定,總經(jīng)理辦公室(或會務(wù)組)負責落實。
附件1.1:專題會議審批表
第2篇 某某物業(yè)公司會議管理制度
某物業(yè)公司會議管理制度
為了減少公司會議的召開次數(shù),縮短會議的召開時間,提高會議召開的效率以及會議決定的權(quán)威性和有效落實,特制定本制度。
1.1 主題內(nèi)容和適用范圍
1.1.1 本規(guī)定包括公司會議的分類、各類會議的人員組成、主持召開、主要內(nèi)容、決議的貫徹執(zhí)行以及會議的管理工作等項內(nèi)容。
1.1.2 本規(guī)定適用于__物業(yè)公司及各部門。
2.0. 公司會議的分類 公司會議是由經(jīng)理(或副經(jīng)理)召集或主持,具體包括公司周例會、公司月度會議、公司專題會議、早晨碰頭會、公司全體員工大會五大類。
3.0 公司周例會
3.1 會議組成人員 周例會由公司經(jīng)理、經(jīng)理助理、各部門主管參加。根據(jù)會議內(nèi)容需要,經(jīng)理可以要求有關(guān)人員列席。
3.2 會議召開 會議原則上每周六下午4點召開,如果遇特殊情況不能如期召開,會議時間可根據(jù)具體情況進行調(diào)整,由人力行政部門通知。
3.3 會議主持 會議由經(jīng)理或經(jīng)理助理召集并主持。
3.4 會議內(nèi)容
3.4.1 各部門主管報告上周工作完成情況和本周工作計劃。
3.4.2 各部門在工作過程中,提出工作疑難和合理化建議,經(jīng)理解答。
3.5 會議決定 以經(jīng)理或會議主持人授權(quán)范圍內(nèi)的決策為基礎(chǔ),決議內(nèi)容更變權(quán)在經(jīng)理或會議主持人。
3.6 決定的執(zhí)行 公司各部門主管負責決定的執(zhí)行,及時貫徹落實決議內(nèi)容與精神,并適時向會議主持人匯報。
4.0 公司月度會議
4.1 會議組成人員 會議由公司經(jīng)理、副經(jīng)理、各部門主管參加。根據(jù)會議內(nèi)容需要,經(jīng)理可以要求有關(guān)人員列席。
4.2 會議召開 會議原則于每月28日召開,如果遇特殊情況不能如期召開,會議時間可根據(jù)具體情況進行調(diào)整,人力行政部門負責會議通知。
4.3 會議主持 經(jīng)理召集并主持會議。
4.4 會議內(nèi)容
4.4.1 如何落實經(jīng)理制定的下月重點工作。
4.4.2 經(jīng)理進行綜合協(xié)調(diào)、平衡,確定公司下月工作計劃。
4.5 會議決定 以經(jīng)理或會議主持人授權(quán)范圍內(nèi)的決策為基礎(chǔ),決議內(nèi)容變更權(quán)在經(jīng)理或會議主持人。
4.6 決議執(zhí)行 公司各部門主管負責決定的執(zhí)行,及時貫徹落實決議內(nèi)容與精神,并適時向會議主持人匯報。
5.0 專題會議
5.1 會議組成人員 會議由與會議相關(guān)的經(jīng)理和副經(jīng)理與會議主持人協(xié)商確定的人員參加。
5.2 會議召開 會議由經(jīng)理組織召開,也可由副經(jīng)理提出申請,經(jīng)經(jīng)理批準后召開。
5.3 會議主持 會議由經(jīng)理、會議申請人或副經(jīng)理及其指定人員召集并主持會議。
5.4 會議內(nèi)容 公司為協(xié)商討論某一專項業(yè)務(wù)問題而召開的會議。
5.5 會議決定 以經(jīng)理或會議主持人授權(quán)范圍內(nèi)的決策為基礎(chǔ),決議內(nèi)容更變權(quán)在經(jīng)理或會議主持人。
5.6 會議執(zhí)行 各相關(guān)人員負責會議決定的執(zhí)行,及時貫徹落實會議內(nèi)容與精神,并適時向會議主持人匯報。
6.0 早晨碰頭會
6.1 會議組成人員 會議由各部門主管以及管理員與經(jīng)理一一碰頭。
6.2 會議召開 會議由經(jīng)理組織召開。
6.3 會議主持 會議由經(jīng)理及其指定人員召集并主持會議。
6.4 會議內(nèi)容 公司為協(xié)商討論前一天的業(yè)務(wù)問題和本日的計劃工作內(nèi)容而召開的會議,以便達到及時解決問題的目的。
6.5 會議決定 以經(jīng)理或會議主持人授權(quán)范圍內(nèi)的決策為基礎(chǔ),決議內(nèi)容更變權(quán)在經(jīng)理或會議主持人。
6.6 會議執(zhí)行 各相關(guān)人員負責會議決定的執(zhí)行,及時貫徹落實會議內(nèi)容與精神,并適時向會議主持人匯報。
7.0 全體員工大會
7.1 會議組成人員 會議由公司全體員工參加。
7.2 會議召開
7.2.1 例會: 原則上于每年春節(jié)前的最后一周召開,時間可根據(jù)具體情況進行調(diào)整。
7.2.2 臨時會議:經(jīng)理根據(jù)公司各項工作具體情況臨時組織召開,也可由副經(jīng)理提出會議申請,經(jīng)經(jīng)理批準后召開。
7.3 會議主持 會議由經(jīng)理召集并主持。
7.4 會議內(nèi)容
7.4.1 公司經(jīng)營活動情況或其他重大事項。
7.4.2 總結(jié)公司本年度工作,部署公司明年工作計劃。
7.5 會議決定 全體員工大會的決定,以經(jīng)理授權(quán)范圍內(nèi)的決策為基礎(chǔ)。決議內(nèi)容與精神的變更權(quán)在經(jīng)理。
7.6 會議執(zhí)行 經(jīng)理負責執(zhí)行,及時貫徹落實會議內(nèi)容與精神,全體員工必須按決議內(nèi)容與精神認真執(zhí)行。具體實施決議的各部門主管有義務(wù)和責任在規(guī)定的時間,對決議具體實施向經(jīng)理匯報。
8.0 公司會議的管理
8.1 經(jīng)理辦公室(人力行政部)負責公司會議的統(tǒng)一管理,其他部門應(yīng)按照會議有關(guān)要求做好準備和落實工作。
8.2 會前準備管理
8.2.1 所有會議主持人和與會人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準備工作。
8.2.2 所有非例行性的公司會議,均須填寫會議申請單,并交人力行政部門履行審批程序,待審批結(jié)束后方可召開會議。
8.2.3 公司例會、經(jīng)理召集的專題會議和全體員工大會的會務(wù)工作主要由人力行政部承辦。
8.2.4 公司會議資料由人力行政部負責整理、立卷、存檔。
8.2.5 人力行政主管負責對重要會議文件和資料進行檢查,以確保會議的有效召開。
8.2.6 人力行政部根據(jù)會議要項擬定會議通知單,并提前下達會議通知。
8.2.7 會議主持人應(yīng)提前檢查會務(wù)準備情況。
8.3 會議召開
8.3.1 與會人員到會后先簽到,公司人力行政部負責簽到薄的提供和整理工作。
8.3.2 為了保證會議的效率,會議主持人在會議開始后應(yīng)首先闡明會議的議題、預(yù)達成的目標、與會人員發(fā)言的順序及要求。在會議期間會議主持人有權(quán)打斷游離主題的發(fā)言,并于會議結(jié)束時最終確定會議的議定事項。
8.3.3 公司會議記錄由人力行政部或會議主持人指定代理人全權(quán)負責。記錄方式主要是速記筆錄,必要時可錄音。
8.4 會后管理
8.4.1 會議結(jié)束后,人力行政部或會議主持人指定會議記錄人根據(jù)需要整理出會議紀要,經(jīng)經(jīng)理審核后
,并通過局域網(wǎng)傳達到相關(guān)人員。
8.4.2 經(jīng)理或會議主持人指定的會議督辦人負責會議決定的督辦工作。
8.4.3 督辦人要及時向承辦部門下達督辦通知單,注明督辦內(nèi)容和承辦時限。對督辦事項,承辦人要在督辦通知單上簽字后及時辦理。
8.4.4 督辦人和督辦部門要準確掌握督辦事項的承辦進度,及時發(fā)現(xiàn)辦理過程中的情況問題并向上級匯報,同時將會議決議執(zhí)行結(jié)果及時反饋給與會者。
8.5 會議紀律要求
8.5.1 會議必須準時召開,無特殊理由不得拖延或推遲。
8.5.2 與會人員要按時到會,因客觀原因而無法與會時,須事先與主持人聯(lián)系請假,并說明具體原因。
8.5.3 對于事先未請假而遲到或未參加的人員,每遲到或未參加一次扣除工資20元,月遲到累計3次者加扣除工資100元。
8.5.4 會議的發(fā)言或討論應(yīng)集中于規(guī)定議題,同時要簡明扼要,遵守會議安排的報告時間。
8.5.5 與會人員要維護正常的會議秩序,不得有干擾會議順利進行(如發(fā)生將視情節(jié)給予嚴肅處理)。會議期間應(yīng)將手機關(guān)閉或調(diào)整到靜音和震動檔,遇特殊情況需回話者,須向主持人請假,獲準后方可離席。違反此項規(guī)定,每次扣除工資20元。嚴重者執(zhí)行相關(guān)規(guī)定。
8.5.6 開會期間,與會人員不準隨意進出或中途退場,特殊情況須向會議主持人說明原因。
8.5.7 會議期間不得大聲喧嘩、私下說話、討論,但可傳遞紙條或舉手提出疑問。
8.5.8 會議主持人要按通知時間準時結(jié)束會議。
8.5.9 與會者須按規(guī)定要求嚴格保守會議秘密。
9.0 附則
9.1 本規(guī)定由人力行政部負責解釋。
第3篇 南油物業(yè)公司會議室管理制度
物業(yè)公司會議室管理制度
一.為切實加強會議室使用和管理,特制定本制度。
二.行政部負責會議室的使用管理;清潔服務(wù)部負責會議室的日常清潔衛(wèi)生并隨時保持會議室整潔,做到每周一次徹底清潔保養(yǎng)。
三.各部門、管理處使用會議室應(yīng)提前與行政部聯(lián)系,由行政部妥善安排,如遇特殊接待或臨時安排,使用部門應(yīng)服從。
四.行政部建立會議室使用簿,做好使用情況記錄。
五.禁止在會議室內(nèi)從事與會議無關(guān)的事項。
六.愛護室內(nèi)設(shè)施設(shè)備,物品如有損壞,責任人應(yīng)照價賠償。
七.保持室內(nèi)清潔,愛護公共衛(wèi)生。
八.室內(nèi)嚴禁吸煙、嚴禁喧嘩、保持安靜。
九.公司在會議室內(nèi)存放的各類學(xué)習(xí)資料,不得自行帶走,借用人必須登記并在三日內(nèi)完好歸還。
十.會議室使用完畢后人走燈滅,防止火災(zāi)事故的發(fā)生。
十一.會議室對外出租按照標準收費,并提供相關(guān)會議服務(wù)。
第4篇 s物業(yè)公司會議管理制度
1、目的:
為進一步規(guī)范公司會議管理,做好上情下達和下情上報工作,實現(xiàn)公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞,提升公司運營水平,確保會議內(nèi)容及議定的事項得到有效落實,特制訂本制度。
2、適用范圍 :
本制度適用于廣州__物業(yè)管理有限公司內(nèi)部會議管理。
(各項目內(nèi)部會議管理規(guī)范由項目自定,報總經(jīng)辦審批后執(zhí)行)
3、管理權(quán)責:
3.1 總經(jīng)辦負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。
3.2 會議提擬人或主辦職能部門負責會議的組織工作,并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。
4、會議分類:
序號
類別
會議名稱
主題/特點
時間安排
參加人
1
公司
公司例會
固定時間、固定匯報程序, 盡量解決即席提出的問題。
每月兩次,每月15日和30日,遇節(jié)假日順延
各項目/職能部門負責人
2
公司
動員會
發(fā)言固定、沒有討論程序
臨時
相關(guān)員工
3
公司
研討會
對某一課題或問題切磋、探討,不一定有結(jié)果
臨時
相關(guān)員工
4
公司
鑒定/評審會
對某事物的價值、性能,質(zhì)量鑒別,必須有結(jié)論
臨時
相關(guān)員工
5
公司
專題會
為某一專題而開,必須有結(jié)論
臨時
相關(guān)員工
6
公司
評比會
一般在年底或某一重大活動結(jié)束后召開
臨時
相關(guān)員工
7
公司
總結(jié)會
總結(jié)前一段工作,研究、部署下階段工作
臨時
相關(guān)員工
8
公司
匯報會
下級向上級或有關(guān)人員匯報工作情況公司臨時
臨時
相關(guān)員工
9
公司
調(diào)度會
任務(wù)安排,人員派遣,設(shè)備物資情況的調(diào)動
臨時
相關(guān)員工
10
項目
項目行政例會
各項目,固定匯報程序
每周一次,按時間表執(zhí)行
項目經(jīng)理,項目部門負責人
備注:如公司會議需提前或延遲等特殊情況,總辦將提前通知。
5.會議要求:
5.1、做好會議記錄。公司會議記錄要做到專人記錄和管理,會議記錄人負責會議議定事項的督辦和催辦,并將督辦和催辦情況報告會議主持人。::必要時應(yīng)按照會議主持人的要求形成會議紀要,以使大家共同遵照執(zhí)行。每月底總經(jīng)辦檢查會議記錄及落實情況,并作為考核當事人工作的依據(jù)。職能部門專題會議也要指定人員做好會議記錄,用以備忘。
5.2、講究會議質(zhì)量。各類會議主持人會前應(yīng)與參會人員充分溝通,做到心中有數(shù)。對議而不決的事項提出解決的原則與方法,并對此負責。各類會議力求精干高效用數(shù)據(jù)說話,部署的工作做沒做,做到什么程度,沒做或沒做完的原因等等都要有明確具體可量化的答復(fù),防止和杜絕空洞無物或泛泛而論。
5.3、力求會議實效。會議議定的事項、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施,與會負責人要按照落實要求,層層進行傳達貫徹,務(wù)必使直接執(zhí)行人明確是什么、為什么、怎么做,對經(jīng)常性工作要作用制度的形式確定下來,力求使每次會議都有具體的成果。
5.4、嚴格會議紀律。會議管理是保證會議質(zhì)量的一項措施。與會人員應(yīng)有機的安排工作,認真準備、準時參會。會議具體時間、地點由會議主持人決定、會議記錄人會前通知。與會人員一般不得缺席或指定他人代表,確因個人緊急事務(wù)需要請假的,須向會議主持人請假,同時指定專人代為履行職責。
6、管理內(nèi)容:
6.1 會議計劃與統(tǒng)籌
6.1.1 每月28日前,總經(jīng)辦應(yīng)與各項目協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的項目例會,統(tǒng)一報總經(jīng)理審批后,匯同公司例會編制《月度會議計劃》,于月底前發(fā)放至各項目/職能部門負責人。
6.1.2 凡總經(jīng)辦已列入計劃的項目例會,如需改期,或遇特殊情況需安排新的臨時例會時,項目應(yīng)提前2天報請總經(jīng)辦調(diào)整會議計劃。
6.1.3 會議安排的原則為:小會服從大會,局部服從整體,臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為:公司例會、公司臨時會議、項目例會、項目臨時會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。
6.2 會議準備
6.2.1 會議通知遵照以下規(guī)定:
1 、已列入月度會議計劃表的會議,月中無調(diào)整的,不再另行通知,由各項目按計劃表直接通知與會人;
2 、屬下列情況之一者,按“誰提擬,誰通知”的原則進行會議通知:
(1)未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議;
(2)雖然已列入月度會議計劃,但需對會議議題、需準備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明;
(3)其它提擬人認為應(yīng)另行通知的情況。
3、會議通知期一般應(yīng)提前一天以上,通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門;
4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議,應(yīng)以會議通知單進行書面通知;涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議,主辦部門還應(yīng)編制詳細的會議計劃通知相關(guān)部門。
6.2.2 會議的其它準備工作遵照以下規(guī)定:
1、會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料(如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等)準備的組織工作;
2、會所根據(jù)會議提擬部門要求提前做好會務(wù)準備工作,如落實會場,布置會場,備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等;
3、公司總部召開的公司級會議會務(wù)組織統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負責。
4、各項目/職能部門在公司總部召開的會議需用公共會場的,應(yīng)提前向會議室管理部門(會所)提出工作聯(lián)系單,由會議室管理部門(會所)統(tǒng)籌安排。
6.3 會議組織。
6.3.1 會議組織遵照“誰提擬,誰組織”的原則。
6.3.2 會議主持人須遵守以下規(guī)定:
1、主持人應(yīng)不遲于會前 5 分鐘到達會場,檢查會務(wù)落實情況,做好會前準備。
2、主持人一般應(yīng)于會議開始后,將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應(yīng)注意的問題等,進行必要的說明。
3、會議進行中,主持人應(yīng)根據(jù)會議進行中的實際情況,對議程進行適時、必要的控制,并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言,以確保議程順利推進及會議效率。
4、屬討論、決策性議題的會議,主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述,適時提交與會人表明意見;對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。
5、主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、實施人(部門)、達成標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。
6.4.3 與會人須遵守以下規(guī)定:
1、應(yīng)準時到會,并在《會議簽到表》上簽到。
2、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅,緊扣議題。
3、遵循會議主持人對議程控制的要求。
4、屬工作部署性質(zhì)的會議,原則上不在會上進行討論性發(fā)言。
5、遵守會議紀律,與會期間應(yīng)將手機調(diào)到無聲,原則上不允許接聽電話,如須接聽,請離開會場。
6 、做好本人的會議紀錄。
7、會議決議事項,與會人員應(yīng)在會后立即執(zhí)行,不得拖延或敷衍了事。
8、各職能部門/項目要把每次會議精神傳達到基層員工,也可根據(jù)自己部門/項目的實際情況,定期召開部門/項目級會議傳達會議精神。
6.4.4 主持人為會議考勤的核準人,考勤記錄由會議記錄員負責。
6.5 會議記錄:
6.5.1 公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進行會議記錄。
6.5.2 公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定:
1、各項目應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員(一般為本項目的內(nèi)務(wù)文員,名單報總經(jīng)辦備案),負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。
2、會議記錄遵照“誰組織,誰記錄”的原則,如有必要,主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要,臨時指定會議記錄員。
3、總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由總經(jīng)辦文員負責會議記錄工作,總經(jīng)理另有指定的,從總經(jīng)理指定。
6.5.3 會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定:
1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄,根據(jù)需要整理會議紀要。
2、會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風格,確保記錄的原始性。
3、對會議已議決事項,應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。
4、會議原始記錄應(yīng)于會議當日、會議紀要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。
5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作,及時將經(jīng)主持人核準的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。
6.5.4 下列情況下,應(yīng)整理會議紀要: 1 、公司各類行政會議; 2 、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議; 3 、其它主持人要求整理會議紀要的會議。
6.5.5 會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各職能部門組織各項目下對口部門的會議紀要及各項目每周行政例會的會議紀要須報總經(jīng)辦一份存檔備查。
6.5.6 會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定: 1 、各職能部門負責組織的公司各類會議的會議記錄,由本部門負責日常歸檔、保管,但應(yīng)作為機要檔案每季度及時轉(zhuǎn)總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔備查。 2 、各職能部門內(nèi)部會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。
6.5.7 會議記錄為公司的機要檔案,保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6.6 會議跟進
6.6.1 會議決議、決策事項須會后跟進落實的,遵照“誰組織,誰跟進”的原則;會議主持人另有指定的,從主持人指定。
6.6.2 集團總經(jīng)理主持的會議的會后跟進工作原則上由總經(jīng)辦負責落實,集團總經(jīng)理另有指定的,從集團總經(jīng)理指定。
6.6.3 會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀要為準。
7、獎懲
7.1 獎罰:計入員工績效考核制度體現(xiàn)
7.2 遲到、早退、缺席
1、遲到所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后 5 分鐘內(nèi)未到的,計為遲到。
2、早退凡參加會議人員,如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前 5 分鐘提前離開 會場的,計為早退。
3、缺席凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的,計為缺席。
8、附則。
8.1 本制度由廣州__物業(yè)管理有限公司總經(jīng)辦負責解釋。
8.2 本制度由總經(jīng)理批準后生效,自頒布之日起執(zhí)行。
