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包括哪些
企業(yè)應(yīng)收賬款管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分，旨在確保公司資金流動的健康性和盈利性。它主要包括以下幾個關(guān)鍵領(lǐng)域：
1. 客戶信用評估：對潛在客戶的支付歷史、財務(wù)狀況和市場聲譽進行系統(tǒng)性的審查，以確定信用風(fēng)險。
2. 銷售合同管理：規(guī)定銷售條款，包括付款方式、期限、違約責(zé)任等，確保合同的法律效力。
3. 發(fā)票開具與管理：設(shè)定詳細的發(fā)票流程，保證及時準確地開具和跟蹤發(fā)票。
4. 應(yīng)收賬款催收：制定有效的催收策略，包括初期提醒、中期跟進和后期法律手段。
5. 壞賬準備與處理：建立壞賬預(yù)測機制，設(shè)立壞賬準備金，并對無法收回的款項進行妥善處理。
6. 內(nèi)部控制與審計：定期對賬目進行審計，防止錯誤和欺詐，確保應(yīng)收賬款的準確性。
體系框架
企業(yè)應(yīng)收賬款管理制度的體系框架如下：
1. 政策與程序：確立應(yīng)收賬款管理的基本原則，明確各部門的職責(zé)和權(quán)限。
2. 客戶信用政策：定義信用標準，設(shè)置信用額度，制定信用審批流程。
3. 銷售合同模板：設(shè)計標準合同模板，以降低法律風(fēng)險，保障公司利益。
4. 應(yīng)收賬款記錄：建立完善的應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)庫，實時更新客戶信息和賬款狀態(tài)。
5. 催收流程：制定標準化的催收步驟，包括電話、郵件、信函等方式，以及可能的外包服務(wù)。
6. 內(nèi)部控制系統(tǒng)：設(shè)立內(nèi)部控制點，如定期核對、交叉檢查等，確保數(shù)據(jù)準確無誤。
7. 培訓(xùn)與溝通：定期培訓(xùn)員工，確保他們理解并遵守政策，同時加強部門間的信息共享。
8. 持續(xù)改進：定期評估制度效果，根據(jù)反饋和市場變化調(diào)整和完善政策。
重要性
應(yīng)收賬款管理制度對企業(yè)運營的重要性不容忽視：
1. 現(xiàn)金流管理：有效管理應(yīng)收賬款能提高資金周轉(zhuǎn)率，確保企業(yè)的日常運營資金需求。
2. 風(fēng)險控制：通過信用評估和催收策略，減少壞賬風(fēng)險，保護企業(yè)利潤。
3. 客戶關(guān)系：合理的應(yīng)收賬款政策可以維護良好的客戶關(guān)系，促進長期合作。
4. 法律合規(guī)：確保銷售合同的合法性，防止因違反法規(guī)導(dǎo)致的法律糾紛。
5. 績效考核：為銷售團隊提供清晰的業(yè)績指標，激勵他們提高回款效率。
6. 決策支持：準確的應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)為管理層提供決策依據(jù)，幫助企業(yè)規(guī)劃發(fā)展。
建立健全的應(yīng)收賬款管理制度，對于企業(yè)的財務(wù)管理、風(fēng)險防控和業(yè)務(wù)發(fā)展具有深遠影響。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身特點和市場環(huán)境，不斷優(yōu)化和完善這一制度，以實現(xiàn)持續(xù)、穩(wěn)健的經(jīng)營。
企業(yè)應(yīng)收帳款管理制度范文
第1篇 企業(yè)應(yīng)收帳款監(jiān)控管理辦法
企業(yè)應(yīng)收帳款監(jiān)控管理辦法
為了進一步規(guī)范應(yīng)收帳款的日常管理,健全客戶的信用管理體系,按照對應(yīng)收帳款實行“事前預(yù)防、事中控制、事后補救”的工作原則,防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險,特制定本管理規(guī)范。
一、監(jiān)控
1、總公司及各下屬公司應(yīng)嚴格控制應(yīng)收賬款,加強對應(yīng)收賬款的管理,加強帳期在三個月之內(nèi)賬款的清理工作。對存在應(yīng)收賬款的客戶應(yīng)按規(guī)定做好對帳工作,并保管好對賬單、客戶簽收單等原始憑據(jù),對帳期超過三個月的應(yīng)收賬款必須報法務(wù)部,由法務(wù)部及時介入處理。
2、法務(wù)部工作人員將定期對公司的財務(wù)報表進行分析,對于超過約定帳期三個月的應(yīng)收帳款將進入法務(wù)部的自動監(jiān)控系統(tǒng),經(jīng)核實確認應(yīng)收帳款的生成原因及目前狀況后,及時提出意見和建議,必要時啟動法律程序。
3、應(yīng)收賬款發(fā)生突發(fā)事件(如客戶倒閉、關(guān)閉、轉(zhuǎn)讓、執(zhí)照變更、改制、業(yè)務(wù)員職務(wù)侵占或攜款潛逃等)已經(jīng)或可能對應(yīng)收賬款產(chǎn)生影響的,應(yīng)立即報告法務(wù)部,由法務(wù)部迅速開展工作或在法務(wù)部指導(dǎo)下協(xié)調(diào)開展工作。
二、對各業(yè)態(tài)的要求
1、ka及區(qū)域賣場
針對此類客戶銷售量較大、費用繁雜的特點,業(yè)務(wù)人員、財務(wù)人員應(yīng)定期與對方對帳,明確貨款及費用明細,相關(guān)單據(jù)齊全后及時核銷有關(guān)費用。零售業(yè)務(wù)人員及財務(wù)人員應(yīng)做好日常的應(yīng)收帳款管理工作,嚴格按照財務(wù)部門和零售部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
法務(wù)部將以各零售客戶的收貨日期為起算點,對于超過帳期的應(yīng)收帳款及時介入,并對其進行還款等級、還款能力的評估和風(fēng)險監(jiān)控。
2、餐飲
針對此類客戶銷售量較小,且根據(jù)行業(yè)慣例目前大多客戶都采取按月結(jié)款的結(jié)帳方式,要求業(yè)務(wù)人員每月按時攜帶相關(guān)票據(jù)前去結(jié)款,對于因客戶原因無法結(jié)回貨款的,應(yīng)當及時向經(jīng)理上報原因,必要時可要求法務(wù)部提前介入處理。對于有瀕臨倒閉、破產(chǎn)跡象的客戶,需及時上報法務(wù)部介入處理。
對于全國連鎖餐飲客戶或餐飲部認定并經(jīng)公司特批的規(guī)模較大餐飲客戶,給予額外帳期的,應(yīng)向法務(wù)部提供相應(yīng)的客戶目錄表,包括其基本信息資料、合同復(fù)印件、補充協(xié)議等。
3、通路
目前公司對通路客戶都采取預(yù)付貨款制度,原則上不應(yīng)產(chǎn)生應(yīng)收帳款。但由于某些下屬公司業(yè)務(wù)人員違規(guī)操作仍有應(yīng)收帳款的存在,特別對于“寄庫貨物”要求各下屬公司應(yīng)每月將截至上月底的寄庫情況和回款情況與客戶進行書面的核對,并蓋章確認。法務(wù)部將對此部分應(yīng)收帳款的產(chǎn)生進行嚴格監(jiān)控,如發(fā)生由于違規(guī)操作造成公司損失者,將進行追償并追究其個人責(zé)任,并對相應(yīng)各下屬公司進行處理。
三、其他
1、抵債物品移交法務(wù)部處理。一般情況下由法務(wù)部統(tǒng)一拉回實物、兌現(xiàn),與財務(wù)部協(xié)商進行沖帳。對突發(fā)性需要以實物抵債的可事先向法務(wù)部報告,在法務(wù)部的指導(dǎo)組織下進行處理。
2、對違反公司規(guī)定而形成的壞帳、死帳、呆帳等直接或間接造成公司損失的,根據(jù)情節(jié)輕重追究當事人的經(jīng)濟賠償責(zé)任。
3、本規(guī)范自下發(fā)之日起正式施行。
第2篇 _醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)收帳款管理制度
一、應(yīng)收賬款控制的兩個重要指標為:信用額度、信用期。其中信用額度依據(jù)客戶綜合情況滾動制訂(參見信用額度滾動制訂實行辦法),信用期統(tǒng)一規(guī)定:商業(yè)最高為三個月,直銷醫(yī)院最高為四個月。應(yīng)收帳款采用權(quán)責(zé)發(fā)生制核算。
二、分項管理制度:
1、客戶開戶管理:
1-1、對于新增客戶,由銷售代表填寫“開戶、授信申請表”并附上經(jīng)過年檢的營業(yè)執(zhí)照(醫(yī)院為醫(yī)療機構(gòu)許可證)、藥品經(jīng)營許可證、稅務(wù)登記證,經(jīng)各級業(yè)務(wù)經(jīng)理審核后交會計部,會計部就所提供的證照予以復(fù)審,合格后予以開戶,相關(guān)信息錄入檔案。
1-2、新增客戶原則上不授予信用額度,但業(yè)務(wù)部門認為該客戶資信條件良好,可以賒銷的,應(yīng)在申請表上填寫信用額度,經(jīng)合格的法人或自然人擔(dān)保,銷售經(jīng)理、銷售副總裁、財務(wù)總監(jiān)核決后方可授予信用額度。
2、客戶檔案管理:
2-1、所有客戶均應(yīng)提供客戶檔案,包括:客戶全稱、簡稱、公司地址、發(fā)貨地址、電話、傳真、開戶行、稅號、帳號、法人。
2-2、客戶更名時,須提供新舊公司同時蓋公章的更名通知、新名稱營業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營許可證、稅務(wù)登記證、股東構(gòu)成,并出具由新公司承擔(dān)原公司債務(wù)的申明。
2-3、客戶更改其它檔案時,必須提供書面通知。
2-4、客戶的營業(yè)執(zhí)照(或醫(yī)療機構(gòu)許可證)、藥品經(jīng)營許可證、納稅登記證每年更新存檔一次,時間要求與客戶的年協(xié)議同步。
2-5、有關(guān)客戶的所有檔案信息、客戶函證、對帳調(diào)節(jié)表、其他檔案,全部由應(yīng)收賬款會計及時錄入微機,檔案文本整理完畢統(tǒng)一裝訂保管。
3、應(yīng)收帳款信用額度管理:
3-1、公司信用額度依據(jù)客戶發(fā)貨、回款、外欠、地域情況等采用一定的計算公式,按季度滾動核定,年度則對所有客戶予以全面修訂。
3-2、對追加信用額度的申請,由銷售代表填寫“開戶、授信申請表”,并經(jīng)各級經(jīng)理、銷售副總核準后交會計部,會計部將結(jié)合該客戶的歷史資料和核定額度予以對照,對超出核定信用額度的客戶報財務(wù)總監(jiān)核準。
3-3臨時超信用額度或信用期限的發(fā)貨,銷售代表寫簽呈,經(jīng)商業(yè)經(jīng)理提呈,銷售副總核準,財務(wù)總監(jiān)簽字后方可發(fā)貨。
4、銷售合同管理:
4-1、銷售合同由銷售代表整本領(lǐng)用,一次最多2本,交舊領(lǐng)新,領(lǐng)用者對合同的使用負全責(zé),繳銷合同必須整本交回,作廢合同需聯(lián)次齊全,遺失合同需上級商業(yè)經(jīng)理簽字確認。交回的合同必須為原件(紅章)。
4-2、所有發(fā)貨合同必須有供銷雙方蓋章簽字,合同內(nèi)容必須填寫齊全、清晰,不得涂改,銷售人員不得替代客戶簽字、蓋章,否則,合同一律退回。
4-3、銷售代表發(fā)生變動時,其已領(lǐng)用合同要辦理移交手續(xù)或退回,否則,給公司造成的經(jīng)濟損失由其直接主管經(jīng)理負全責(zé),并對責(zé)任人予以處罰。
4-5、對發(fā)貨、開票或有其他特殊要求的,由業(yè)務(wù)人員在合同空白處醒目加注,否則視同一般原則處理。
4-6、合同存根交至?xí)嫴亢?與計算機中已發(fā)貨合同核對,對合同存根件與傳真件不符并給公司造成損失的由銷售代表負責(zé)。檢查后分辦事處或分省裝訂存檔備查。
5、銷售發(fā)票管理:
5-1、依據(jù)合同開具發(fā)票,發(fā)貨后其發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)直接交給相關(guān)業(yè)務(wù)單位;有特殊要求寄往其他地址的需銷售代表提出書面申請并保證發(fā)票安全。
5-2、 銷售代表將發(fā)票交與客戶時要簽收。
6、應(yīng)收帳款帳務(wù)管理:
6-1、涉及應(yīng)收帳款的發(fā)票、到款、沖帳費用要求當日入帳。發(fā)貨、到款日報表、應(yīng)收賬款帳齡表等統(tǒng)計報表,每月二十號以前,每三天向相關(guān)人員發(fā)送一次(每月二十日后每天發(fā)送一次)。
6-2、每月三號之前,會計部將應(yīng)收帳款帳齡分析表、預(yù)警分析表送交業(yè)務(wù)經(jīng)理以供參考。并要求銷售代表每月對自己經(jīng)管的應(yīng)收帳款簽字確認,對異常情況和已發(fā)現(xiàn)的入帳錯誤應(yīng)及時反饋給應(yīng)收帳款會計。
6-3、凡帳齡超過半年以上的欠款,由歸管銷售代表負擔(dān)其相應(yīng)利息(按貸款利率)的百分之八十,另外百分之二十上級經(jīng)理、銷售經(jīng)理平均負擔(dān)
7、收貨回執(zhí)管理:
7-1、從異地庫發(fā)貨的合同必須要有調(diào)撥單、客戶回執(zhí)。
7-2、從客戶處直接調(diào)貨給其他客戶的必須有調(diào)入客戶的收條。
7-3、 從公司直接發(fā)貨并由公司汽運送貨的由儲運部門負責(zé)收全回執(zhí),會計部簽收整理保管。
7-4、所有客戶回執(zhí)必須反映品種、數(shù)量并加蓋對方公章或業(yè)務(wù)章或倉儲章,收貨人簽字并注明日期。
7-5、其他方式發(fā)貨給客戶的,以運輸郵寄部門的運單為回執(zhí),由儲運部門保管存檔。
8、應(yīng)收帳款函證管理:
8-1、為了明確公司債權(quán),會計部以每年6月末、12月末應(yīng)收賬款余額為基準,分兩次向客戶函證。函證要求在發(fā)函基準日60天內(nèi)回函,函證要求客戶蓋財務(wù)專用章,如往來帳在業(yè)務(wù)部門核算的可由業(yè)務(wù)部門蓋章,但必須注明欠款構(gòu)成。函證在規(guī)定時間不能傳回會計部或印章不合格的將停止發(fā)貨(貨款在此期間已結(jié)清的除外)。
8-2、醫(yī)院的應(yīng)收帳款,一季度發(fā)函證一次,予以債權(quán)確認,若不能在次季度30日內(nèi)蓋財務(wù)專用章或院公章確認的停止供貨。
8-3、 會計部在函證截至10日內(nèi)依據(jù)回函情況整理匯總,上報財務(wù)總監(jiān),并以此確定需對帳的客戶。
9、 退貨管理:
9-1、 客戶提出退貨時,銷售代表必須提出書面退貨申請,經(jīng)銷售經(jīng)理批準后方可退貨。退貨帳務(wù)處理流程見附表。
9-2、 客戶退貨一律由倉儲總庫辦理驗收入庫,并按退貨管理流程轉(zhuǎn)移原始憑整。
9-3、 公司發(fā)至客戶,客戶未入庫便直接退回的產(chǎn)品,應(yīng)由儲運部門接收,聯(lián)系銷售代表后進行相應(yīng)處理。
9-4、 退貨入庫后,會計部依據(jù)退貨申請、內(nèi)部退貨轉(zhuǎn)帳憑證等處理帳務(wù),需要換貨的由營銷綜合辦負責(zé)按規(guī)定辦理,業(yè)務(wù)員在事先未經(jīng)任何領(lǐng)導(dǎo)書面同意,私自以任何方式換貨,處于額度的罰款,造成損失的全額賠償。
9-5、 客戶退貨,經(jīng)管銷售人員要索取當?shù)囟悇?wù)局出具的退稅證明,并按稅后退貨總額的20%處罰。若在退貨30天內(nèi)不能取得退稅證明,稅款全部由經(jīng)管人員負擔(dān),半年內(nèi)取回退稅證明,銷售人員簽呈,銷售經(jīng)理核準后,財務(wù)部門將所扣稅額返還。
9-6、 凡屬非質(zhì)量原因退貨的,按無稅退貨額的百分二十處罰,其中責(zé)任人負擔(dān)罰款的百分之八十,主管經(jīng)理、銷售經(jīng)理平均負擔(dān)罰款的百分之二十。
10、 調(diào)貨管理:
因故需從客戶處調(diào)出公司產(chǎn)品的,必須事先寫簽呈報主管經(jīng)理審批,在調(diào)出貨物的同時,向客戶索取原票或返銷發(fā)票或經(jīng)財務(wù)蓋章確認的無稅扣款證明,不能取得上述資料時,調(diào)出貨物的稅款由經(jīng)管人員負擔(dān)。調(diào)出貨物直接銷售給另一客戶時,經(jīng)管業(yè)務(wù)員必須提供該客戶收貨回執(zhí)和合同及時開票。未經(jīng)主管經(jīng)理審批而私自做主調(diào)貨,調(diào)貨人員負全責(zé),
11、 應(yīng)收帳款對帳管理:
11-1、銷售人員對各自經(jīng)管客戶的應(yīng)收帳款負全責(zé)。負責(zé)與客戶日常對賬是經(jīng)管銷售人員的責(zé)任,對帳的流程和方法可參照“對帳流程及簡要方法”。出現(xiàn)差錯及時反饋會計部。
11-2、會計部將依據(jù)半年一次的函證結(jié)合對方余額、蓋章情況、回款跡象、歷史情況、銷售代表的反饋等綜合情況確定需對帳的客戶。
11-3、 銷售人員發(fā)生變動時,必須在主管經(jīng)理的監(jiān)交下,逐戶確認應(yīng)收帳款,辦理接交手續(xù)。如果不履行接交手續(xù),隨意接受應(yīng)收帳款,所發(fā)生的一切損失(包括協(xié)助對帳差旅費)由接管人員和主管經(jīng)理負責(zé)(各負擔(dān)50%)。
11-4、 上級經(jīng)理對所管轄的銷售人員的帳目有質(zhì)疑,需會計部派人抽查對帳的,可書面申請,會計部視情況安排對帳。
11-5、 會計部前往客戶處對帳的,銷售人員必須陪同,對帳結(jié)果需填寫“對帳調(diào)節(jié)表”,對帳雙方加蓋財務(wù)專用章,如對方帳務(wù)全部在業(yè)務(wù)核算,可蓋業(yè)務(wù)章或公章,但必須加以備注原因,陪同的銷售人員、對帳會計簽字,事后要上級經(jīng)理、銷售經(jīng)理簽字確認。
11-6、 經(jīng)對帳需要經(jīng)管銷售人員提供調(diào)整憑證的,必須在30天內(nèi)交會計部,否則,先扣責(zé)任人款項進行平帳,再根據(jù)所提供資料調(diào)整。已對過帳的會計期間的帳務(wù)不再重復(fù)對帳。
12、 銷售折扣管理:
12-1、 依據(jù)與客戶的年度銷售協(xié)議,會計部將及時計算出銷售折扣,并在銷售發(fā)票中扣除或季度后返還(可匯票、電匯、現(xiàn)金等須有客戶收條)。
12-2、 每季度給客戶反饋應(yīng)享受銷售折扣、已票面扣減折扣、未在票面扣減的折扣等相關(guān)信息。
12-3、折扣的其他處理方法必須報銷售副總、財務(wù)總監(jiān)批準。
13、 到款及其他費用:
13-1、銷售人員自客戶處取得匯票后,應(yīng)在十日之內(nèi)郵回公司會計部,否則由銷售人員負擔(dān)超期部分的利息(按銀行同期逾期貸款利率)。
13-2、銷售人員應(yīng)及時掌握客戶破損及帳務(wù)處理情況,并向?qū)Ψ剿饕茡p證明,破損證明應(yīng)為對方倉儲的退出單或紅字入庫單或拒付單,載明品種、數(shù)量、金額,并加蓋財務(wù)專用章。破損核銷以一批發(fā)貨為單位,不允許累計計算。
13-3、一次性破損金額(售價)達一千元以上的需退回公司處理。破損貨物退回公司的可以退貨單代替破損證明作破損沖帳處理。
14、清欠與訴訟
14-1、 銷售代表對自己管轄之內(nèi)的客戶欠款,認為以自己的能力已很難清回貨款的,可書面申請(附件10)并經(jīng)銷售經(jīng)理、銷售副總同意交給專職的清欠人員清欠。
14-2、專職清欠仍無結(jié)果的情況下,應(yīng)由清欠專員會同原銷售人員和上級經(jīng)理共同提出訴訟解決的請求(附件10),由銷售副總視具體情況決定是否訴訟解決。
14-3、經(jīng)清欠無結(jié)果,造成呆壞帳損失,由責(zé)任人負擔(dān)呆壞帳金額的百分之二十。
15、 權(quán)限
以上業(yè)務(wù)處理的其他核決權(quán)限均參照每年公司的核決權(quán)限表。
16、 本制度由公司會計部、銷售部負責(zé)解釋。
