中海物業(yè)公司的員工培訓(xùn)制度，旨在提升員工的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，確保服務(wù)質(zhì)量的一貫卓越。我們堅信，員工的成長與公司的繁榮緊密相連，因此，制定嚴(yán)謹?shù)呐嘤?xùn)制度至關(guān)重要。
內(nèi)容是什么
1. 新入職培訓(xùn)：新員工將接受公司文化、崗位職責(zé)及基本操作流程的培訓(xùn)，幫助他們快速融入團隊。
2. 技能提升培訓(xùn)：定期舉辦各類專業(yè)技能培訓(xùn)，如物業(yè)管理法規(guī)、客戶服務(wù)技巧等，提升員工的業(yè)務(wù)能力。
3. 領(lǐng)導(dǎo)力發(fā)展：為有潛力的員工提供領(lǐng)導(dǎo)力培養(yǎng)課程，包括團隊管理、決策制定等，以備將來承擔(dān)更大責(zé)任。
4. 持續(xù)學(xué)習(xí)環(huán)境：鼓勵員工自我學(xué)習(xí)，提供在線學(xué)習(xí)資源和參加行業(yè)研討會的機會。
規(guī)章制度
1. 培訓(xùn)參與：所有員工必須按時參加指定的培訓(xùn)活動，無故缺席者將受到相應(yīng)處罰。
2. 培訓(xùn)評估：每次培訓(xùn)后，進行效果評估，以確定培訓(xùn)的有效性并為后續(xù)改進提供依據(jù)。
3. 培訓(xùn)記錄：完整記錄每位員工的培訓(xùn)情況，作為晉升和績效考核的重要參考。
4. 反饋機制：鼓勵員工對培訓(xùn)內(nèi)容和方式提出建議，以持續(xù)優(yōu)化培訓(xùn)體系。
管理規(guī)定
1. 培訓(xùn)計劃：年度培訓(xùn)計劃由人力資源部門制定，并經(jīng)管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。
2. 培訓(xùn)預(yù)算：公司為員工培訓(xùn)預(yù)留專項預(yù)算，確保培訓(xùn)質(zhì)量。
3. 培訓(xùn)師資：邀請內(nèi)外部專家進行授課，保證知識的專業(yè)性和時效性。
4. 跟蹤反饋：對培訓(xùn)后的員工表現(xiàn)進行跟蹤，以檢驗培訓(xùn)成果，并據(jù)此調(diào)整培訓(xùn)策略。
中海物業(yè)公司員工培訓(xùn)制度以員工的成長為導(dǎo)向，通過系統(tǒng)化的培訓(xùn)，促進個人與企業(yè)的共同進步，實現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量和客戶滿意度的雙重提升。
中海物業(yè)公司員工培訓(xùn)制度范文
第1篇 中海物業(yè)公司員工培訓(xùn)制度
zh物業(yè)公司員工培訓(xùn)制度
一、培訓(xùn)目的
提高員工整體素質(zhì),使員工牢固掌握本崗位必須具備的專業(yè)知識和技能,確保所有員工均能嚴(yán)格按iso9002質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)完成本崗位工作,保證物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量。
二、培訓(xùn)職責(zé)
1.工程部負責(zé)提出年度工程師、維修工等技術(shù)人員的培訓(xùn)計劃與要求。
2.物業(yè)部負責(zé)提出年度物業(yè)主管、質(zhì)量主管、營銷主管、客戶主管、安管員、清潔工、綠化工的培訓(xùn)計劃與要求。
3.行政部提出主管以上員工的培訓(xùn)計劃與要求。
4.行政部按照分公司發(fā)展要求和各部門的年度培訓(xùn)計劃要求,編制分公司年度培訓(xùn)計劃。
5.行政部按照年度培訓(xùn)計劃組織培訓(xùn)。
三、培訓(xùn)的實施
1.新員工的培訓(xùn)
(1)新員工分配、招聘到分公司及部門試用期間,由行政部負責(zé)制定新員工培訓(xùn)計劃,并進行如下內(nèi)容的培訓(xùn):
a.入職培訓(xùn):分公司的基本概況、規(guī)章制度、勞動紀(jì)律的培訓(xùn)及軍訓(xùn)。
b.崗位培訓(xùn):崗位職責(zé)、專業(yè)技術(shù)、消防安全等業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)。
(2)按照培訓(xùn)的職責(zé)分工,負責(zé)進行新員工培訓(xùn),做好記錄和培訓(xùn)考核,行政部將員工培訓(xùn)資料記入本人檔案。
(3)新員工經(jīng)上述培訓(xùn)考核合格后上崗。
2.崗位培訓(xùn)
(1)行政部根據(jù)物業(yè)部、工程部的年度培訓(xùn)計劃要求,制訂年度培訓(xùn)計劃,并組織實施。
(2)具體培訓(xùn)計劃內(nèi)容如下:
a.接受培訓(xùn)的崗位、工種、人員;
b.培訓(xùn)項目,即專業(yè)知識和技術(shù)、服務(wù)質(zhì)量教育、規(guī)章制度等;
c.實施各種培訓(xùn)的方法,即自學(xué)、內(nèi)培、外培;
d.培訓(xùn)授課人,具有培訓(xùn)資格人員;
e.培訓(xùn)考試方式,即口試、筆試、實際操作、工作鑒定;
f.培訓(xùn)項目的負責(zé)人。
(3)內(nèi)部培訓(xùn)和外部培訓(xùn)由行政部統(tǒng)籌組織安排,自學(xué)和實際操作的培訓(xùn)由各部門組織安排。
(4)內(nèi)部培訓(xùn)是根據(jù)工作需要,部門主任提出的培訓(xùn)范圍內(nèi)有計劃性的培訓(xùn)項目。外部培訓(xùn)是全體員工接受市、區(qū)或有關(guān)主管部門通知要求,或部門主任和各部門提出的培訓(xùn)計劃要求,參加內(nèi)部培訓(xùn)以外的培訓(xùn)項目。
(5)每次培訓(xùn)實施時,項目負責(zé)人都要進行培訓(xùn)記錄和培訓(xùn)考核。
3.特殊工種和業(yè)務(wù)專業(yè)人員的培訓(xùn)
(1)司機、電工、焊工、管道工、空調(diào)工等特殊工種人員需經(jīng)市有關(guān)部門培訓(xùn)、年審,獲得有關(guān)工種的等級證、操作證。
(2)各部門業(yè)務(wù)管理人員參加市有關(guān)部門組織的培訓(xùn)、學(xué)習(xí),獲得畢業(yè)文憑、職稱、物業(yè)上崗證書。
(3)特殊工種和業(yè)務(wù)管理人員將獲得的等級證、操作證和畢業(yè)文憑、職稱、物業(yè)上崗證書交行政部認可,并將復(fù)印件存入員工檔案。
4.計劃外培訓(xùn)
a.根據(jù)實際情況,臨時提出的培訓(xùn),由行政部統(tǒng)籌安排。
b.鼓勵員工通過自學(xué)、參加專業(yè)培訓(xùn)等途徑提高專業(yè)技能和質(zhì)量管理理論,取得的有關(guān)培訓(xùn)或?qū)W歷證書均記入員工的檔案。
5.培訓(xùn)的費用
a.由行政部組織的培訓(xùn),費用由分公司負擔(dān)。
b.參加培訓(xùn)的員工必須為分公司服務(wù)一定的年限才能辭職,否則要按比例承擔(dān)培訓(xùn)費。
c.培訓(xùn)與服務(wù)年限對應(yīng)表
服務(wù)一年電工年審、消防上崗證等培訓(xùn)費用金額在500元以下的培訓(xùn)
服務(wù)二年物業(yè)管理上崗證(管理員)等培訓(xùn)費用金額在500元--1000元以下的培訓(xùn)
服務(wù)三年物業(yè)管理上崗證(部門經(jīng)理)、iso9000內(nèi)審員等培訓(xùn)費用金額在1000元--2000元以下的培訓(xùn)
服務(wù)五年物業(yè)管理上崗證(經(jīng)理)等培訓(xùn)費用金額在2000元以上的培訓(xùn)
四、培訓(xùn)的獎罰
1.所有員工應(yīng)按規(guī)定、按時參加分公司組織的各類培訓(xùn)。行政部執(zhí)行嚴(yán)格考勤制度。
2.按《員工素質(zhì)量化考核辦法》中對培訓(xùn)的要求,按月對員工進行嚴(yán)格的考核。
3.由行政部組織分公司范圍內(nèi)的考核或競賽,對獲前三名的員工給予獎勵;對不及格的員工,要求補考。補考仍不及格,給予處罰或辭退。
第2篇 中海物業(yè)公司24小時值班制度
zh物業(yè)公司24小時值班制度
一、為保證__大廈安全、正常運作,特設(shè)立值班經(jīng)理24小時值班;
二、值班經(jīng)理由各部門主管以上人員擔(dān)任,每人值班一天,按周輪換;
三、行政部負責(zé)制定《周值班表》,并督促值班制度的執(zhí)行;
四、值班經(jīng)理職責(zé)是:
1.了解各部門工作情況,檢查、督促各部門規(guī)范運作;
2.及時處理客戶投訴,督促有關(guān)部門落實解決;
3.協(xié)調(diào)各部門關(guān)系;
4.填寫《__大廈值班日志》。
五、值班時間為:8:30--第二天的8:30。
第3篇 中海物業(yè)公司薪酬與福利制度
zh物業(yè)公司薪酬與福利制度(試行)
第一章 薪 酬
第一條本公司薪酬分配原則是按勞分配、同工同酬,實行月薪制。月薪分為基本工資、效益工資和崗位補貼(含獎金)三部分,基本工資按員工行政職務(wù)或技術(shù)業(yè)務(wù)水平等綜合評定月薪等級。
第二條分公司實行當(dāng)月工資下月發(fā)放制度,每個核算月的工資于次月15日(遇假期順延)計發(fā)。行政部于次月1日至5日認真審查員工出勤卡、休假、加班加點及其它獎懲情況,核算工資,于15日計發(fā)工資。
第三條員工從報到之日起作起薪日,經(jīng)批準(zhǔn)離職(辭退)的員工,工資支付到離職(辭退)之日止。
第四條調(diào)薪
1.調(diào)薪:每年年末,由公司行政部負責(zé)核算次年員工薪金水平。
2.轉(zhuǎn)正加薪:員工試用期或見習(xí)期滿轉(zhuǎn)正后,可依崗位加薪。
3.個別調(diào)薪:員工行政職務(wù)或工作崗位變動,由公司行政部視具體情況負責(zé)調(diào)整薪金標(biāo)準(zhǔn)。
4.獎勵加薪:表現(xiàn)突出的員工由主管領(lǐng)導(dǎo)或行政部提名,經(jīng)分公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后給予獎勵加薪。
5.工齡加薪:員工在本公司每工作滿一年增發(fā)崗位補貼,每年10元。
6.崗位補貼:因工作崗位具有某種特殊性或具有相應(yīng)技術(shù)職稱的員工,給予崗位補貼。附表(夜班時間:24:00-8:00,除說明外為元/月):
項目 級別通訊 補貼技術(shù) 補貼交通 補貼伙食
補貼勞保每季婦女補助每季夜班每晚
員級
助理級
主管級80100-
中級100300-
第五條加班工資:員工加班加點,按下列標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放加班工資:平時加班為基本工資日平均工資的150%;法定休息日加班為基本工資日平均工資的200%;法定節(jié)假日加班為基本工資日平均工資的300%。
第六條按規(guī)定應(yīng)納個人所得稅款由員工本人負擔(dān),分公司在每月薪金中代扣代繳。
第二章 福利
第七條住房補貼:分公司為員工按基本工資的10%發(fā)放住房補貼。
第八條社會保險:公司將為員工辦理失業(yè)、養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等社會保險,員工可按規(guī)定享受有關(guān)失業(yè)、養(yǎng)老退休、醫(yī)療、工傷待遇。
第九條有薪假期:按公司規(guī)定,員工將可享受法定節(jié)假日、年休假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、規(guī)定時限的長病傷假、喪假等有薪假期。
1.員工按規(guī)定享受法定節(jié)假日、年休假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假時,工資照發(fā)。
2.員工在享受規(guī)定時限的長病假時,不發(fā)放效益工資和獎金,但分公司按下列標(biāo)準(zhǔn)支付病傷假期工資:本公司工齡不滿五年者,為本人基本工資之70%;滿五年不滿十年者,為本人基本工資之80%;滿十年及十年以上者,為本人基本工資90%。到規(guī)定之時限后不能如期參加工作而又不能轉(zhuǎn)為其它假期者,分公司可以解除其勞動合同。
第十條員工普通病假、事假均不發(fā)放工資。
第4篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫
h物業(yè)公司檔案管理制度為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理1.歸檔范圍a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責(zé)歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責(zé)歸檔。
c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責(zé)歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負責(zé)歸檔。
e.財務(wù)檔案按《財務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負責(zé)。
2. 歸檔要求a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。
歸檔的電子文件需排版整齊;
字體一般是宋體,標(biāo)題三號字,正文四號字;
語言通順,文字輸入正確無誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。
3. 歸檔時間a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
b.員工檔案及時歸檔。
c.財務(wù)檔案按季度歸檔。
4. 歸檔份數(shù)a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;
電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍a.重份和無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。
b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。
c.未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應(yīng)抄報不必備案的文件材料。
6. 各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2. 存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;
在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。
文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。
存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。
3. 底圖除修改、送曬外,不得外借。
修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。
底圖存放以平放為宜。
4. 存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。
必要時采取復(fù)制、拷貝。
5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時進行修補和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;
對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。
6. 行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。
三、檔案資料借閱管理1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
2. 員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準(zhǔn)。
查閱分公司檔案須報行政部主任批準(zhǔn)。
3. 在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點:a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛護檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。
4. 借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
6. 借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。
7. 調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷毀1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進行;
日常檔案的鑒定工作由行政部負責(zé)。
2. 鑒定的主要項目有:a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見。
3. 確定保管期限原則:a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。
4. 鑒定工作應(yīng)該定期進行。
5.檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。
鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負責(zé)修改、補充。
6. 銷毀檔案的程序:a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實施。
銷毀清單及報告應(yīng)歸檔。
分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進行處理。
第5篇 中海物業(yè)公司經(jīng)理辦公例會制度
zh物業(yè)公司經(jīng)理辦公例會制度
為了進一步加強分公司內(nèi)部管理,提高工作效率,特制定本制度。
一、會議時間。為每周一下午4:00-6:00。
二、會議主持。由經(jīng)理主持,經(jīng)理因事不能參加,可委托副經(jīng)理主持召開。
三、會議參加人員。主任以上管理人員。如會議需要,可擴大有關(guān)人員參加。
四、會議主要內(nèi)容?？偨Y(jié)本周(前段)工作情況,協(xié)調(diào)各部門有關(guān)問題,研究部署下周(后期)工作任務(wù),以及落實分公司經(jīng)營方針、長遠規(guī)劃、重大改革方案、年度工作目標(biāo)、培訓(xùn)計劃、人事管理、工資調(diào)整、獎金分配等重大事項。
五、會議記錄。由行政部主管做好記錄,對每周協(xié)調(diào)的有關(guān)問題、下周工作安排以及重大問題的研究形成會議紀(jì)要,下發(fā)各部門,以便貫徹實施。
第6篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度
zh物業(yè)公司檔案管理制度
為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責(zé)歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責(zé)歸檔。
c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責(zé)歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負責(zé)歸檔。
e.財務(wù)檔案按《財務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負責(zé)。
2.歸檔要求
a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。
3.歸檔時間
a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
b.員工檔案及時歸檔。
c.財務(wù)檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數(shù)
a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍
a.重份和無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。
b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。
c.未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應(yīng)抄報不必備案的文件材料。
6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。
5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時進行修補和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報行政部主任批準(zhǔn)。
3.在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點:
a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛護檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。
4.借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。
7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷毀
1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進行;日常檔案的鑒定工作由行政部負責(zé)。
2.鑒定的主要項目有:
a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見。
3.確定保管期限原則:
a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。
4.鑒定工作應(yīng)該定期進行。
5.檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負責(zé)修改、補充。
6.銷毀檔案的程序:
a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進行處理。
