- 目錄
第1篇 會(huì)議大廈會(huì)務(wù)工作管理要求
會(huì)議大廈會(huì)務(wù)工作的管理要求
(一)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)辦公室的服務(wù)工作;
(二)負(fù)責(zé)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各類會(huì)務(wù)的安排和服務(wù),及時(shí)向機(jī)關(guān)事務(wù)管理局辦公室通報(bào)會(huì)務(wù)安排情況;
(三)負(fù)責(zé)會(huì)議登記和提前確認(rèn)工作,確保會(huì)議如期召開:
(四)負(fù)責(zé)按會(huì)議召開的單位、出席人數(shù)和召集的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)來決定會(huì)議的大小,采取相應(yīng)的服務(wù)措施:
(五)負(fù)責(zé)安排工作人員對(duì)會(huì)議室進(jìn)行布置,保障會(huì)議室整潔舒適;
(六)負(fù)責(zé)在會(huì)議進(jìn)行期間巡查,及時(shí)處理突發(fā)事件,確保會(huì)議順利進(jìn)行;
(七)日常會(huì)務(wù)工作
l、小型會(huì)議的會(huì)務(wù)工作
(1)服務(wù)員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,提前30分鐘到崗;
(2)到崗后首先檢查燈光、空調(diào)、影視音響設(shè)備是否正常,發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告;
(3)仔細(xì)做好會(huì)議室的桌子、凳子等的清潔衛(wèi)生工作,保證有一個(gè)舒適整潔的會(huì)議環(huán)境;
(4)提前將消毒好的茶杯擺放好,準(zhǔn)備好茶葉,打好開水,提前15分鐘在會(huì)議室門外面帶笑容站好等待迎接參會(huì)人員;
(5)參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場后,服務(wù)員應(yīng)舉止大方地為他們遞上茶水,并每隔15分鐘加茶水一次;
(6)服務(wù)工作要細(xì)致周到,服務(wù)中要做到三輕(走路輕、講話輕、動(dòng)作輕):
(7)會(huì)務(wù)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人必須到場監(jiān)督服務(wù)員工作,巡視會(huì)議室的準(zhǔn)備情況和會(huì)議的進(jìn)行情況,以便有突發(fā)事情時(shí)及時(shí)應(yīng)對(duì);
(8)會(huì)議快結(jié)束時(shí),服務(wù)員在會(huì)議室門外站好準(zhǔn)備歡送參會(huì)人員:
(9)會(huì)議結(jié)束后,及時(shí)做好茶杯及會(huì)議室的清潔衛(wèi)生工作,并關(guān)好燈、音響、空調(diào)、門、窗等。
2、中、大型及重要會(huì)議的會(huì)務(wù)工作
(1)客戶服務(wù)部接到中、大型及重要會(huì)議通知后,作出詳盡的會(huì)務(wù)安排并及時(shí)向機(jī)關(guān)事務(wù)管理局辦公室匯報(bào);
(2)客戶服務(wù)部根據(jù)會(huì)議需要,提前一天準(zhǔn)備好橫幅并作好相關(guān)協(xié)調(diào)工作:
(3)提前一天對(duì)會(huì)議室進(jìn)行全面檢查,應(yīng)與會(huì)議主辦單位保持聯(lián)系,對(duì)座位數(shù)、名位牌、會(huì)標(biāo)等進(jìn)行核對(duì),同時(shí)應(yīng)對(duì)影視、音響設(shè)備、燈光、花卉擺設(shè)、茶水、茶杯準(zhǔn)備、衛(wèi)生情況、進(jìn)出通道進(jìn)行檢查,要求達(dá)標(biāo)后對(duì)會(huì)議室進(jìn)行封閉管理,不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(會(huì)議室);
(4)服務(wù)員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,提前1小時(shí)到崗;
(5)仔細(xì)做好會(huì)議室的桌子、凳子等的清潔衛(wèi)生工作,保證有一個(gè)舒適整潔的會(huì)議環(huán)境;
(6)提前將消毒好的茶杯擺放好,準(zhǔn)備好茶葉,打好開水,提前15分鐘在會(huì)議室門外面帶笑容站好等待迎接參會(huì)人員;
(5)參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場后,服務(wù)員應(yīng)舉止大方地為他們遞上茶水。并每隔15分鐘加茶水一次并牢記領(lǐng)導(dǎo)飲用茶水的習(xí)慣,以便做好個(gè)性化服務(wù);
(6)若領(lǐng)導(dǎo)有事交待,應(yīng)主動(dòng)熱情地走上前去詢問,及時(shí)辦好領(lǐng)導(dǎo)交待的事情。服務(wù)工作要細(xì)致周到,服務(wù)中要做到三輕(走路輕、講話輕、動(dòng)作輕):
(7)會(huì)務(wù)部部長必須到場監(jiān)督會(huì)務(wù)t作人員的情況,巡視會(huì)議室的準(zhǔn)備情況和會(huì)議的進(jìn)行情況。以便育突發(fā)事情時(shí)及時(shí)應(yīng)對(duì):
(8)會(huì)議快結(jié)束時(shí).服務(wù)員在會(huì)議室門外站好準(zhǔn)備歡送參會(huì)人員;
(9)會(huì)議結(jié)束后,及時(shí)做好茶杯及會(huì)議室的清潔衛(wèi)生工作,并關(guān)好燈、音響、空調(diào)、門、宙等.
(10)安全管理部在會(huì)議期間應(yīng)加強(qiáng)與機(jī)關(guān)事務(wù)管理局保衛(wèi)科聯(lián)系,防止無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場擾亂會(huì)議,應(yīng)注意會(huì)議期間用電設(shè)備的工作情況,防止事故產(chǎn)生,保證走火通道的餐通,緊急情況下,應(yīng)有服務(wù)員在場進(jìn)行疏導(dǎo)。
第2篇 會(huì)議管理工作規(guī)定范本
1.0 目的
為進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議的組織性和紀(jì)律性,提高會(huì)議質(zhì)量,特制定本規(guī)定。
2.0 范圍
本規(guī)定適用于物業(yè)集團(tuán)各種工作會(huì)議,所屬各物業(yè)公司(管理處)參照?qǐng)?zhí)行。
3.0 職責(zé)
3.1 行政管理總部負(fù)責(zé)本規(guī)定的制定、修改、廢止工作。
3.2 行政管理總部和各物業(yè)公司(管理處)行政管理部履行會(huì)議管理職能。
4.0 工作內(nèi)容
4.1 會(huì)議的召開必須以高效、精簡、節(jié)約為原則。
4.1.1 按照規(guī)模和級(jí)別將物業(yè)集團(tuán)會(huì)議分為物業(yè)集團(tuán)會(huì)議和部門工作會(huì)議兩類。
4.1.2 物業(yè)集團(tuán)會(huì)議:由物業(yè)集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)主持、各部門與各物業(yè)公司(管理處)負(fù)責(zé)人參加的會(huì)議,包括物業(yè)集團(tuán)兩周例會(huì)、物業(yè)集團(tuán)培訓(xùn)學(xué)習(xí)會(huì)議等。
4.2 部門工作會(huì)議:由物業(yè)集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)其他領(lǐng)導(dǎo)或部門(下屬公司)領(lǐng)導(dǎo)主持的協(xié)調(diào)會(huì)及其他部門會(huì)議。
4.3 召開會(huì)議的審批
4.3.1 物業(yè)集團(tuán)會(huì)議不需審批。
4.3.2 部門工作會(huì)議。由物業(yè)集團(tuán)本部部門或下屬物業(yè)公司(管理處)牽頭組織召開的協(xié)調(diào)會(huì)或其他部門會(huì)議,須認(rèn)真填寫《會(huì)議召開審批表》,經(jīng)行政管理總部平衡意見后,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。
4.3.3 公司其它人員未經(jīng)審批,不得擅自召集其它部門開會(huì),不得擅自占用會(huì)議室。
4.4 會(huì)議組織與安排
4.4.1 會(huì)議主持人:物業(yè)集團(tuán)會(huì)議結(jié)合總經(jīng)理意見,由副總經(jīng)理主持(崗位空缺的情況下由行政管理總部負(fù)責(zé)人主持);部門工作會(huì)議由牽頭部門負(fù)責(zé)人主持;有上級(jí)(集團(tuán))領(lǐng)導(dǎo)、政府部門領(lǐng)導(dǎo)或其他重要來賓時(shí)由總經(jīng)理主持。
4.4.2 物業(yè)集團(tuán)會(huì)議由行政管理總部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意進(jìn)行組織安排。
4.4.3 部門工作會(huì)議,由牽頭部門進(jìn)行組織安排,并將召開會(huì)議的議程及參加會(huì)議人員等情況報(bào)送行政管理總部;行政管理總部負(fù)責(zé)提供會(huì)議室。
4.4.4 會(huì)議召開前,應(yīng)由行政管理總部或牽頭部門做好會(huì)議準(zhǔn)備工作,包括各種會(huì)議議程設(shè)計(jì)及材料、會(huì)議簽到、會(huì)議記錄等。
4.4.5 會(huì)議通知
4.4.5.1 與會(huì)人員名單的確定既要精簡也要有代表性,并能夠及時(shí)準(zhǔn)確的加以貫徹落實(shí)。物業(yè)集團(tuán)::會(huì)議由會(huì)議主持人提議并報(bào)總經(jīng)理審定;部門工作會(huì)議由主持人確定。
4.4.5.2 物業(yè)集團(tuán)會(huì)議由行政管理總部負(fù)責(zé)在會(huì)議召開8小時(shí)以前下發(fā)或傳真書面會(huì)議通知(臨時(shí)緊急會(huì)議除外),并告知會(huì)議主題和準(zhǔn)備事項(xiàng)。在書面通知不便的情況下,由行政管理總部專人負(fù)責(zé)電話通知。
4.4.5.3 部門工作會(huì)議由會(huì)議主持人安排牽頭部門人員在會(huì)議召開8小時(shí)前書面或電話通知與會(huì)人員,并告知會(huì)議主題和準(zhǔn)備事項(xiàng)。
4.4.5 會(huì)議考勤
4.4.5.1 參加會(huì)議者不得遲到、早退或擅自不參加會(huì)議。會(huì)議由專人負(fù)責(zé)考勤;因事不能參加會(huì)議人員需書面向會(huì)議主持人請(qǐng)假,特殊情況可電話請(qǐng)假,請(qǐng)假獲批準(zhǔn)后不列入考核。
1) 集團(tuán)會(huì)議,由領(lǐng)導(dǎo)秘書(行政管理總部)負(fù)責(zé)考勤。
2) 部門工作會(huì)議由會(huì)議主持人安排專人負(fù)責(zé)考勤。
3) 會(huì)議考勤人員必須在會(huì)議開始前15分鐘準(zhǔn)備好考勤表,開始考勤。
4) 與會(huì)人員擅自不參加會(huì)議,按照當(dāng)天曠工記入當(dāng)事人當(dāng)月出勤記錄;與會(huì)人員遲到10分鐘者、未經(jīng)::會(huì)議主持人批準(zhǔn)擅自離會(huì)者,按照當(dāng)天遲到記入當(dāng)事人當(dāng)月出勤記錄;考勤人員未按時(shí)準(zhǔn)備好考勤表和未按規(guī)定考勤,按照當(dāng)天遲到記入考勤人員當(dāng)月出勤記錄。
5) 會(huì)議考勤結(jié)果由考勤人員于會(huì)議結(jié)束后報(bào)會(huì)議主持人簽字,并負(fù)責(zé)在24小時(shí)送達(dá)行政管理總部。
4.4.6 會(huì)議紀(jì)律。與會(huì)人員在會(huì)議上手機(jī)必須調(diào)到無聲狀態(tài),在會(huì)議上不得隨意走動(dòng),不得交頭接耳,不得打瞌睡,未經(jīng)主持人同意不得接聽手機(jī)。
4.4.7 會(huì)議質(zhì)量管理。
4.4.7.1為保證會(huì)議質(zhì)量,提高效率,與會(huì)人員在接到會(huì)議通知后要認(rèn)真準(zhǔn)備,匯報(bào)內(nèi)容要有重點(diǎn)有條理,發(fā)言時(shí)間控制在5分鐘以內(nèi)。
4.4.7.2 會(huì)議須遵循“有議必有果”的原則,對(duì)會(huì)議上提出的問題必須得出結(jié)論;每項(xiàng)會(huì)議決定事項(xiàng)必須有明確的責(zé)任人、完成時(shí)間、完成標(biāo)準(zhǔn);有爭議事項(xiàng)以會(huì)議主持人決定為準(zhǔn),而不論其職位高
低;與會(huì)人員的表態(tài)代表其所在部門的表態(tài)。
4.4.8 會(huì)議紀(jì)要
4.4.8.1 物業(yè)集團(tuán)會(huì)議紀(jì)要由領(lǐng)導(dǎo)秘書或行政管理總部指定專人擬寫;部門工作會(huì)議紀(jì)要由主持人指定專人擬寫。
4.4.8.2 會(huì)議紀(jì)要要體現(xiàn)會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議主持人以及參加人等;對(duì)于內(nèi)容須擇要而記,包括與會(huì)人員提出的問題及意見、會(huì)議主要決定事項(xiàng)等內(nèi)容。
4.4.8.3會(huì)議紀(jì)要必須在會(huì)議結(jié)束后二十四個(gè)小時(shí)內(nèi)完成擬寫并報(bào)主持人審核。
5.0 相關(guān)文件
無
6.0 記錄表格
6.1《會(huì)議紀(jì)要》(qr-5.5.3-01-01)
6.2《會(huì)議簽到表》(qr-5.5.3-01-02)
第3篇 某酒店各項(xiàng)管理工作會(huì)議規(guī)定
酒店的內(nèi)部管理工作在很大程度上就是制度的落實(shí)和執(zhí)行管理。為了更好的貫徹落實(shí)酒店制訂的各項(xiàng)方針、政策,保持酒店上下一致,齊心協(xié)力的完成酒店預(yù)期的各項(xiàng)經(jīng)營、管理目標(biāo),召開不同層級(jí)的會(huì)議進(jìn)行布置動(dòng)員是很重要的。成功的會(huì)議,不但起到布置酒店工作,下情上達(dá)、上情下達(dá)作用,而且起到統(tǒng)一思想、端正認(rèn)識(shí)、培訓(xùn)提高等作用。酒店組織會(huì)議質(zhì)量的高低,能顯示出酒店管理質(zhì)量上的高低。因此,酒店高層應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到酒店各層級(jí)例會(huì)在酒店管理中所起到的作用,制訂、完善酒店各層級(jí)相應(yīng)的例會(huì)制度,幫助不同層級(jí)的管理者開好相應(yīng)層級(jí)的會(huì)議,從而起到酒店管理工作的事半功倍作用。那么,在酒店管理工作中都通常召開那些層級(jí)的會(huì)議呢一般而言,酒店通常召開的例會(huì)主要有:店務(wù)會(huì)(全體員工大會(huì))、總經(jīng)理辦公會(huì)議、部門經(jīng)理會(huì)議、中層干部會(huì)議、部門管理例會(huì)、班組會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、晨會(huì)等等。對(duì)于酒店各層級(jí)的管理者來說,究竟應(yīng)如何才能組織、開好這些會(huì)議。
一.酒店召開的主要例會(huì)及其內(nèi)容:
1.酒店全體員工會(huì)議
店務(wù)會(huì)又稱酒店全體員工會(huì)議,它的組織召開者是酒店總經(jīng)理,會(huì)議參加人員為酒店全體員工。店務(wù)會(huì)(員工大會(huì))的召開時(shí)間一般是淡季每月一次,旺季每季度一次。由于酒店各層級(jí)管理者的綜合素質(zhì)、管理水平和演講水平不一致,常常導(dǎo)致酒店各種必要的工作信息在傳遞的過程中失真,從而出現(xiàn)員工隊(duì)伍思想上的混亂、酒店各項(xiàng)工作指標(biāo)達(dá)不到酒店預(yù)期經(jīng)營、管理目標(biāo)的結(jié)果。因而,召開酒店全體員工大會(huì),統(tǒng)一思想,端正認(rèn)識(shí),尤為必要。通過向員工通報(bào)酒店近期工作計(jì)劃和近期酒店工作成果情況,既能滿足員工的知情權(quán),又能提高員工參政議政的積極性,充分激發(fā)員工工作中的創(chuàng)造熱情。因?yàn)榈陝?wù)會(huì)的參與成員是全體員工,所以,會(huì)議組織者要認(rèn)真準(zhǔn)備材料,搜集酒店員工關(guān)心的問題,將酒店近期的經(jīng)營情況,近期的工作總結(jié)、預(yù)期的工作計(jì)劃,員工們關(guān)注的問題等等,通過會(huì)議傳遞相關(guān)信息給酒店全體員工。同時(shí),借酒店員工大會(huì)之機(jī),可請(qǐng)酒店月度、季度先進(jìn)員工登臺(tái)發(fā)言,以激勵(lì)先進(jìn),帶動(dòng)一般,促進(jìn)后進(jìn)。酒店員工大會(huì)也可不拘泥具體時(shí)間安排,每逢酒店重大活動(dòng)的開始或結(jié)束,一定要及時(shí)召開全體員工大會(huì)進(jìn)行動(dòng)員或總結(jié)。
2.總經(jīng)理辦公會(huì)議。
總經(jīng)理辦公會(huì)議是酒店召開的最高級(jí)別的管理會(huì)議?？偨?jīng)理辦公會(huì)議的組織召開者為酒店總經(jīng)理,參加者為酒店總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理等總經(jīng)理辦公會(huì)議成員,根據(jù)會(huì)議需要也可以臨時(shí)安排相關(guān)部門經(jīng)理參加?？傓k會(huì)議除了在年頭、年尾因討論有關(guān)酒店發(fā)展戰(zhàn)略方針、對(duì)酒店當(dāng)年工作進(jìn)行總結(jié)、來年工作計(jì)劃進(jìn)行商定等原因召開的較為頻繁外,一般是每月召開一次或總經(jīng)理根據(jù)工作需要臨時(shí)通知召開,會(huì)議內(nèi)容一般是就近期酒店總體工作進(jìn)行總結(jié),檢查酒店預(yù)算工作完成情況,安排部署下月工作計(jì)劃,酒店高層互通信息,協(xié)調(diào)一致等等。酒店總辦會(huì)議主要是討論有關(guān)酒店發(fā)展戰(zhàn)略層面以及重大人事任免等方面的問題。
3.部門經(jīng)理會(huì)。
酒店部門經(jīng)理會(huì)一般每周召開一次,時(shí)間一般放在周一進(jìn)行,會(huì)議由酒店運(yùn)行副總經(jīng)理主持。會(huì)議議程主要是酒店各部門經(jīng)理向總經(jīng)理匯報(bào)部門上周工作完成情況、本周工作打算、工作中存在的問題以及需要協(xié)調(diào)、請(qǐng)示的各項(xiàng)工作。然后,酒店總經(jīng)理對(duì)各部工作進(jìn)行講評(píng)以及傳達(dá)相關(guān)的各項(xiàng)信息?？偨?jīng)理進(jìn)行工作講評(píng)時(shí)切忌沒有具體態(tài)度,對(duì)該表揚(yáng)的應(yīng)大力弘揚(yáng),該批評(píng)的予以嚴(yán)厲申斥、直至按照酒店的各項(xiàng)工作制度進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲。會(huì)議還要由運(yùn)行副總經(jīng)理就本周工作進(jìn)行具體部署。最后,會(huì)議內(nèi)容由總經(jīng)理辦公室相關(guān)工作人員進(jìn)行記錄、存檔,根據(jù)需要由總經(jīng)理決定是否下發(fā)會(huì)議紀(jì)要,并由總經(jīng)理辦公室相關(guān)人員和人力資源部質(zhì)檢人員負(fù)責(zé)對(duì)各部任務(wù)完成情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,并及時(shí)反饋給酒店高層。
第4篇 會(huì)議系統(tǒng)管理工作職責(zé)內(nèi)容
1.參與研究和執(zhí)行會(huì)議電視系統(tǒng)發(fā)展規(guī)劃及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。
2.根據(jù)集團(tuán)和省公司維護(hù)管理規(guī)范,完善會(huì)議電視系統(tǒng)日常維護(hù)管理、故障處理及會(huì)務(wù)保障工作流程,完成會(huì)議電視系統(tǒng)的日常維護(hù)、優(yōu)化和故障處理工作,保障集團(tuán)和省內(nèi)電視會(huì)議正常、順利召開。
3.根據(jù)會(huì)議系統(tǒng)運(yùn)行情況,提出會(huì)議電視系統(tǒng)及相關(guān)配套的弱電系統(tǒng)、顯示、電源等系統(tǒng)及會(huì)場設(shè)施的優(yōu)化改造方案,并對(duì)新增會(huì)場的規(guī)劃和建設(shè)提出指導(dǎo)性意見,并配合工程實(shí)施,提高會(huì)議系統(tǒng)性能,提供全方位的優(yōu)質(zhì)會(huì)議服務(wù)。
4.根據(jù)公司信息也建設(shè)的需求,協(xié)調(diào)開發(fā)會(huì)議電視系統(tǒng)新功能,確保相關(guān)項(xiàng)目建設(shè)的順利進(jìn)行。
5.根據(jù)公司系統(tǒng)維護(hù)需求,指導(dǎo)協(xié)調(diào)市、州分公司會(huì)議電視系統(tǒng)的日常維護(hù)、故障處理及會(huì)務(wù)保障工作,定期組織全省的會(huì)議電視系統(tǒng)聯(lián)調(diào)和巡檢工作,確保全省會(huì)議電視系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。
6.根據(jù)省公司要求,為公司及各部門提供對(duì)外對(duì)內(nèi)會(huì)議接待、重大活動(dòng)、通信演練等現(xiàn)場會(huì)議保障,完成涉及音視頻傳輸、電源、燈光、音響、投影等方面的會(huì)務(wù)工作。
7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。
