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第1篇 商小區(qū)物業(yè)檔案管理措施
住宅小區(qū)物業(yè)檔案管理措施
1、建立檔案管理制度
根據(jù)檔案資料初建的情況,擬首先制定如下制度:
<物業(yè)檔案管理制度><檔案查詢制度>
<庫房管理制度><檔案移交驗(yàn)收制度>
2、確定檔案的內(nèi)容
物業(yè)管理中檔案管理具體管理內(nèi)容涉及建筑物、業(yè)主檔案、管理運(yùn)作、歷史檔案。根據(jù)要求以下僅就建筑物檔案,管理工作檔案的管理具體的說明。
①建筑物檔案
a、建筑物原始檔案
包括竣工驗(yàn)收資料、房屋單體竣工圖,具體清單如下:
產(chǎn)權(quán)資料。包括:項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、用地批準(zhǔn)文件、建筑執(zhí)照。
(1)產(chǎn)權(quán)資料。包括:項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、用地批準(zhǔn)文件、建筑執(zhí)照。
(2)技術(shù)資料。包括:竣工圖-總平面圖、建筑圖、結(jié)構(gòu)圖、附屬工程及隱蔽管的全套圖紙、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)算決算分項(xiàng)單、圖紙會(huì)審記錄、工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定書、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀察記錄及沉降觀察點(diǎn)布置圖。
(3)竣工驗(yàn)收證明書。包括:基建工程竣工驗(yàn)收書、建筑消防驗(yàn)收合格證、電信局電話工程竣工驗(yàn)收證書、主要材料的質(zhì)量保證書、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書,水、電、衛(wèi)生器具等設(shè)備及衛(wèi)生潔具的檢驗(yàn)合格證書、砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告、供水、供暖管道的試壓報(bào)告、物業(yè)公司代管的設(shè)備。
(4)房屋使用資料。包括:業(yè)主名單、地址、電話清單、建筑面積計(jì)算書。
(5)供電、供水系統(tǒng)如需物業(yè)公司臨時(shí)代管的,竣工驗(yàn)收后加辦以下協(xié)議及證書。包括:供用電協(xié)議書、用電許可證、委托銀行代收電費(fèi)合同書、變壓器報(bào)停申請(qǐng)表、用水申請(qǐng)審批表、月供水計(jì)劃報(bào)告單。
b、建筑物維護(hù)、改造檔案
建筑物維護(hù)、改造檔案是指物業(yè)管理單位在物業(yè)管理工作中對(duì)所管物業(yè)建筑本體進(jìn)行維護(hù)、改造的有關(guān)資料:
(1)維護(hù)改造申請(qǐng)表及批準(zhǔn)文件
(2)維護(hù)改造工程施工許可證
(3)維護(hù)改造方案
(4)維護(hù)改造工程合同
(5)維護(hù)改造工程預(yù)算書及批準(zhǔn)文件
(6)維護(hù)改造工程驗(yàn)收說明書
(7)維護(hù)改造工程結(jié)算(核算)表
(8)各設(shè)備及工程使用維護(hù)說明書]
(9)各設(shè)備及工程使用許可證(政府規(guī)定需要申辦的應(yīng)全部具有)
(10)維護(hù)改造工程施工設(shè)計(jì)圖及竣工圖
c、用戶裝修、改造工程檔案
用戶裝修改造檔案是指住戶對(duì)自己擁有產(chǎn)權(quán)或經(jīng)業(yè)主授權(quán)的房屋進(jìn)行裝修、改造工程所產(chǎn)生的文件和圖紙材料,一般內(nèi)容如下:
(1)裝修、改造申請(qǐng)表及審查意見
(2)裝修設(shè)計(jì)圖
(3)裝修、改造過程中的管理、監(jiān)理資料
(4)完工后的驗(yàn)收意見
②管理工作檔案
管理工作檔案是指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理日常工作中產(chǎn)生形成和需要收集歸檔保存的文件材料,主要為:
(1)政府頒發(fā)的物業(yè)管理各項(xiàng)法規(guī)、條例、通知等;
(2)制訂的各種管理規(guī)定、公約;
(3)公司 iso體系文件
(4)財(cái)務(wù)資料
(5)工作計(jì)劃、方針、目標(biāo)記錄
(6)各項(xiàng)管理工作日志
(7)糾正和預(yù)防措施方案
(8)質(zhì)量/環(huán)境/安全控制記錄
(9)設(shè)備設(shè)施保養(yǎng)規(guī)程,巡查、維修、養(yǎng)護(hù)記錄
(10)滿意度調(diào)查記錄、回訪記錄日志及回訪登記表
(11)投訴及投訴處理記錄
(12)其他需要收集歸檔的工作記錄、服務(wù)記錄。
3、檔案的管理
(1)檔案的分類、編目及著錄
(2)檔案的整理裝訂
(3)檔案的電腦化管理
4、管理?xiàng)l件:
(1)庫內(nèi)溫度不超過20攝氏度,濕度不超過5%,密閉防光、防鼠防蟲,嚴(yán)禁煙火,配氣體或干粉滅火設(shè)備。
(2)辦公條件,適量的存儲(chǔ)和查閱空間,符合規(guī)定的整理裝訂設(shè)備、工具和裝具。
(3)管理人員要求:經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓(xùn)。
第2篇 小區(qū)物業(yè)管理指標(biāo)國優(yōu)指標(biāo)比較實(shí)現(xiàn)承諾措施
小區(qū)物業(yè)管理指標(biāo)與國優(yōu)指標(biāo)比較及實(shí)現(xiàn)承諾的措施
序號(hào) 指標(biāo)名稱 國家標(biāo)準(zhǔn) 投標(biāo)標(biāo)準(zhǔn) 管理承諾指標(biāo)及措施
1房屋及配套設(shè)施完好率 98% 98% 落實(shí)責(zé)任人,實(shí)行巡視制度、建檔記錄,確保房屋完好,無違章搭建及損壞公共設(shè)施。
2房屋零修 98% 98% 接到維修通知,急修不過夜、小修不過3或在約定時(shí)間前2分鐘到現(xiàn)場。
3維修合格率 100% 100% 分項(xiàng)檢查,一步到位,并進(jìn)行回訪制度,以確保維修工程合格,滿足客戶需要。
4管理費(fèi)收繳率 98% 98% 按照規(guī)定收取,不擅自提高收費(fèi),使管理費(fèi)取之于民、用之于民。
5綠化成活率 95% 99% 落實(shí)責(zé)任人,進(jìn)行養(yǎng)護(hù),實(shí)行巡查制度、建檔記錄,并由管理處主管監(jiān)督執(zhí)行,確保公寓公共綠化綠地?zé)o破壞、無踐踏、無黃土裸露現(xiàn)象,發(fā)現(xiàn)問題立即整改。
6清潔、保潔率99%100%落實(shí)責(zé)任人進(jìn)行24小時(shí)保潔工作,實(shí)行巡查制度,建檔記錄,并由綜合部主管監(jiān)督執(zhí)行,以確保公寓內(nèi)垃圾日產(chǎn)日清,空氣清新,設(shè)施完好。
7道路完好率及使用率 90% 99% 落實(shí)責(zé)任人進(jìn)行養(yǎng)護(hù),實(shí)行巡查制度,建檔記錄,以確保道路完好、暢通。
8雨、污水井、排水管、明暗溝完好率 100% 落實(shí)責(zé)任人進(jìn)行養(yǎng)護(hù),實(shí)行巡查制度,建檔記錄,管理處主任監(jiān)督執(zhí)行,以確保道路、溝、渠、井完好。
9路燈完好率 85% 95% 落實(shí)責(zé)任人,實(shí)行巡視制度,建檔記錄,公司總經(jīng)理監(jiān)督執(zhí)行,以確保路燈無損、正常使用并進(jìn)行定期清潔、養(yǎng)護(hù)。
10公共設(shè)施完好率 95% 落實(shí)責(zé)任人進(jìn)行養(yǎng)護(hù),實(shí)行巡查制度,建檔記錄,公司總經(jīng)理監(jiān)督執(zhí)行,以確保設(shè)施完好,方便使用。
11重大責(zé)任發(fā)生率 0% 保安員經(jīng)培訓(xùn)考核后方能上崗,并每周訓(xùn)練三次,每次兩小時(shí),以保障保安隊(duì)伍的素質(zhì)和狀態(tài);落實(shí)保安崗位職責(zé),明確責(zé)任,實(shí)行24小時(shí)巡視制度,以確保公寓的安全。
12消防設(shè)施設(shè)備完好率 100% 100% 落實(shí)責(zé)任人,實(shí)行巡視制度,建檔記錄,公司總經(jīng)理監(jiān)督執(zhí)行,并定期維護(hù)和檢查以確保消防設(shè)施完好無損、正常使用。
13火災(zāi)責(zé)任事故發(fā)生率 1‰以下 0公司實(shí)行全員義務(wù)消防員制,并定期進(jìn)行培訓(xùn)和演習(xí),加強(qiáng)宣傳,設(shè)置專人負(fù)責(zé)日常巡視,發(fā)現(xiàn)隱患,及時(shí)處理并通知管理處,以確保公寓消防安全。
14住戶投訴率及處理率投訴率0.5%以下月處理率95% 0.5%以下 100%
按照政策規(guī)定,做好各項(xiàng)工作,同時(shí)加強(qiáng)與住戶的溝通,定期舉行業(yè)主懇談會(huì),了解客戶愿望和要求,滿足客戶需要,發(fā)生投訴及時(shí)處理并記錄,同時(shí)建立檔案,跟蹤處理結(jié)果。
15業(yè)主對(duì)物業(yè)管理滿意率 95% 96% 在日常工作中及時(shí)收集客戶的需要信息,盡可能滿足客戶的需要,加強(qiáng)雙方溝通,以確保業(yè)主對(duì)物業(yè)管理工作的滿意。
第3篇 小區(qū)物業(yè)管理增收節(jié)支措施
華庭小區(qū)物業(yè)管理增收節(jié)支措施
(1)增收節(jié)支內(nèi)容
如我公司在j華庭招投標(biāo)中勝出,在正式接管物業(yè)后,將審視物業(yè)內(nèi)的公用水、電的消耗情況,重點(diǎn)檢查各設(shè)備的運(yùn)行狀況,總結(jié)研究節(jié)能措施,其中包括:
制訂切實(shí)可行的增收節(jié)支、反對(duì)浪費(fèi)規(guī)章制度,開展經(jīng)常性的節(jié)約活動(dòng)。
建立有效的節(jié)約激勵(lì)機(jī)制,通過明確的獎(jiǎng)懲措施,從小處著眼,集水成流。
加強(qiáng)設(shè)備設(shè)施管理和養(yǎng)護(hù),保持良好狀態(tài),減少維修支出降低經(jīng)營成本。
嚴(yán)格控制辦公用品消耗管理,堅(jiān)持反復(fù)利用,節(jié)約行政開支。
加強(qiáng)物料采購、使用、保管、審批等程序管理,少庫存、多周轉(zhuǎn),做到物盡其用。
經(jīng)常檢查和關(guān)閉樓道燈
按時(shí)關(guān)閉照明燈具
平時(shí)關(guān)閉機(jī)房內(nèi)和部分車庫照明
杜絕跑、冒、滴、漏現(xiàn)象發(fā)生。
嚴(yán)格把好采購關(guān),貨比三家,杜絕采購偽劣產(chǎn)次品,杜絕浪費(fèi)。
根據(jù)物業(yè)的實(shí)際情況及小區(qū)的特殊性,制訂合理的管理服務(wù)人員,以求人員最精干,人員配備最有效。
強(qiáng)化服務(wù)中心資金、物資的管理職能,制訂嚴(yán)格的管理制度,監(jiān)督各部門的財(cái)務(wù)消耗過程。
在每一財(cái)務(wù)審計(jì)年度開始時(shí),公司將根據(jù)自身的管理經(jīng)驗(yàn),制訂當(dāng)年的小區(qū)服務(wù)中心物業(yè)管理財(cái)務(wù)預(yù)算,對(duì)于超出預(yù)算的部分進(jìn)行分析討論,在不降低小區(qū)管理質(zhì)量的前提下,以求將物業(yè)管理開支嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)。
(2)物業(yè)細(xì)節(jié)建議
我公司以往接管小區(qū)和物業(yè)管理服務(wù)中,常常發(fā)現(xiàn)許多細(xì)節(jié)上的不足,特在此標(biāo)書對(duì)j華庭的細(xì)節(jié)處提出如下建議,希望對(duì)j華庭的建設(shè)有所幫助。
a.活動(dòng)室或會(huì)所設(shè)計(jì)時(shí),是否考慮設(shè)置一間多功能廳,以利于舉辦小型業(yè)主聯(lián)誼會(huì)或文化沙龍,暑假能舉辦少兒學(xué)習(xí)班(面積在100
第4篇 小區(qū)物業(yè)管理指標(biāo)承諾采取措施
住宅小區(qū)物業(yè)管理指標(biāo)承諾及采取的措施
一、房屋及配套設(shè)施完好率(附表一)
國優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)98%
行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)98%
承諾指標(biāo)98%
測(cè)定依據(jù)完好、基本完好房面積/建筑物面積×100%
第5篇 小區(qū)物業(yè)管理各項(xiàng)指標(biāo)承諾及措施
華庭小區(qū)物業(yè)管理各項(xiàng)指標(biāo)承諾及措施
(1)管理指標(biāo)
各項(xiàng)管理指標(biāo)比較
序號(hào)指標(biāo)名稱國家、上海指標(biāo)本公司承諾指標(biāo)
1急修項(xiàng)目開始修理時(shí)間24小時(shí)內(nèi)0.5小時(shí)內(nèi)
2一般項(xiàng)目開始修理時(shí)間72小時(shí)內(nèi)24小時(shí)內(nèi)
3報(bào)修接待365天24小時(shí)同上
4維修及時(shí)率95%以上98%以上
5維修質(zhì)量合格率95%以上100%
6用戶滿意率90%以上95%以上
7保潔率100%
8綠化完好率95%以上98%以上
9重大管理失誤(失竊2500元/件以上)2件以下
10消防責(zé)任事故發(fā)生率0.1%以下
11有效投訴率0.1%以下
12投訴處理率95%以上100%
13檔案建立與完好率100%
14房屋及配套設(shè)施完好率98%以上98%以上
15業(yè)務(wù)接待受理周一至周六一周七天
16物業(yè)管理費(fèi)收繳率95%以上
17la市物業(yè)管理達(dá)標(biāo)考核標(biāo)準(zhǔn)95分以上
(2)各項(xiàng)服務(wù)承諾及措施
服務(wù)承諾措施
序號(hào)承諾內(nèi)容承諾服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)責(zé)任及處罰
1修理接待365天24小時(shí)接待未能做到,罰50元/次,責(zé)任人上門道歉。
2房屋維修急修、零修接報(bào)后,1小時(shí)內(nèi)到現(xiàn)場修理;一般修理接報(bào)后24小時(shí)內(nèi)到現(xiàn)場修理每逾時(shí)半小時(shí),罰100元/次,責(zé)任人上門道歉,并追究當(dāng)事人經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
3業(yè)務(wù)接待周一至周六8:30~20:30未能做到,罰50元/次,責(zé)任人上門道歉。
4維修及時(shí)率98%以上如屬物業(yè)公司管理責(zé)任,由責(zé)任人上門道歉,如造成經(jīng)濟(jì)損失的,追究當(dāng)事人經(jīng)濟(jì)責(zé)任
5維修質(zhì)量合格率100%
6業(yè)主滿意率95%以上
7保潔率100%
8綠化完好率98%以上
9重大重大管理失誤(失竊2500元/件以上)2件以下
10消防事故發(fā)生率0.1%以下
11有效投訴率0.1%以下
12業(yè)主投訴處理率100%
13檔案建立與完好率100%
14房屋及配套設(shè)施完好率98%以上
15道路完好率及使用率99%以上專人養(yǎng)護(hù),定時(shí)巡查,建立檔案,確保道路完好和暢通,不改變使用功能。
16大型及重要機(jī)電設(shè)備完好率99%以上制訂嚴(yán)格的設(shè)備操作和保養(yǎng)規(guī)程,落實(shí)崗位責(zé)任制,建立設(shè)備檔案,定期維護(hù)。
17維修工程質(zhì)量合格率及回訪率100%精心維護(hù)、定時(shí)巡查,建立檔案、及時(shí)回訪
18上下排水管、明溝完好率98%以上專人管理,定時(shí)巡查,建立檔案,確保上下排水管暢通無阻、無塌陷及倒灌
19路燈完好率98%以上專人管理、早晚巡查,建立檔案,定期清潔、養(yǎng)護(hù),確保路燈無損
20停車場地完好率98%以上專人養(yǎng)護(hù),定時(shí)巡查,建立檔案,確保設(shè)施完好、方便使用
21公共娛樂設(shè)施完好率98%以上專人養(yǎng)護(hù),定時(shí)巡查,建立檔案,確保設(shè)施完好,清潔美觀。
22重大責(zé)任事故發(fā)生率0保安員全部持證上崗,落實(shí)職責(zé),明確責(zé)任,實(shí)施24小時(shí)巡邏制度,確保小區(qū)的安全
