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第1篇 門業(yè)公司公文管理辦法
門業(yè)制造公司公文管理辦法
第一條 公司對外發(fā)送的公文,除簽呈外,其它公文用紙一律采用國際標準a4型,左側裝訂。印刷格式參照《國家行政機關公文格式》的規(guī)定執(zhí)行。
第二條 以公司名義發(fā)出的公文須經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā),經(jīng)授權,有的公文可以由公司分管領導簽發(fā)。但對外發(fā)送的公文必須由總經(jīng)理簽發(fā)。
第三條 公司的公文種類規(guī)定如下:
一、e:文種適用于公司向外單位匯報工作、反映情況(即對外行文),要求批準或解決有關事項等內(nèi)容的發(fā)文,文種一般用請示、報告、匯報、議案、情況說明;
二、e文:適用于公司向各部(室)的發(fā)文,文種一般用通知、決定、通報、意見、批復;
二、e人:適用于公司向各部(室)的有關人事任免、獎懲、崗位調(diào)整、機構設置等人事方面的發(fā)文,文種一般用通知、決定、通報;
四、e函:適用于公司向與公司不相隸屬的機關、單位、企業(yè)之間商洽工作、詢問和答復問題等內(nèi)容的公文;
五、e辦:適用于經(jīng)公司領導批準,以行政部名義向公司各部(室)、屬下各企業(yè)布置工作、安排任務、轉發(fā)行業(yè)部門的公文,但文中應注明'經(jīng)公司(或公司領導)同意',文種一般用通報、批復、通知、意見、內(nèi)部情況通報等;
第四條 公司公文格式的發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加'文件'組成;發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。具體舉例如:'e文[2003]1號'。
第五條 凡上行公文(包括簽呈)要按格式要求,在公文規(guī)定位置標注'簽發(fā)人'姓名,簽發(fā)人應是公文制發(fā)機關主要負責或主持工作的負責人。
第六條 公文中的人名、地名、數(shù)字、引文應準確,引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。日期應當寫具體的年、月、日。結構層次序數(shù),第一層為'一、' 第二層為'(一)'、第三層為'1、'、第四層為'(1)'。
第七條 行文中如在文內(nèi)使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱。
第八條 公文主題詞主要用途是便于計算機檢索和管理公文,凡正式對外行文均應有主題詞,主題詞的標引參照《國務院公文主題詞表》(1997年12月修訂版)。詞表分為三個層次,第一層是對主題詞區(qū)域職能的分類,如'行政'、'人事'、'財務'類等。第二層是類別詞,即對主題詞的具體分類,如'管理'、'經(jīng)濟'、 '任免'類等。最后一層是類屬詞,主要是由公文文種組成。但一份文件除類別詞外最多不應超過5個主題詞。
第九條 公司行政部應參照國務院、省政府規(guī)定的有關公文處理程序辦法及時制訂本企業(yè)的公文處理規(guī)程或公文處理辦法。
附相關表單:
1、上行公文樣式;
2、平行、下行公文樣式;
3、公函公文樣式;
4、簽呈樣式。
第2篇 a公司公文歸口管理辦法
a公司公文歸口管理辦法
各事業(yè)部(中心):
為提高公文處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學化、制度化,并結合公司公文管理制度,特重申公文歸口管理辦法。
一、公文歸口管理部門
行政部文秘室是公文的歸口管理部門,負責建立健全公文工作制度,加強公文的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理,按期進行匯總分析,保證公文處理工作高效運轉。
二、公文歸口管理原則
公文處理應堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全、規(guī)范。由文秘室統(tǒng)一編號、發(fā)文、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。行政部文秘人員的負責公文處理工作時,應忠于職守、廉潔正派、保密觀念強且具備有關專業(yè)知識。
三、公文歸口管理方法
發(fā)文需求部門填寫《文件呈批閱辦表》→發(fā)文需求部門擬定公文→文秘室進行公文審核、編號→發(fā)文需求部門提交至相關領導簽發(fā)(一式兩份)→提交一份公文原件至文秘室留存→文秘室發(fā)文并張貼
上述規(guī)定自20__年6月1日起正式實施。
附件一:《文件呈批閱辦表》
附件二:《發(fā)文格式》
行政中心
二o__年_月_日
第3篇 物業(yè)管理公司公文處理辦法格式怎樣的
物業(yè)管理公司公文處理辦法(十七)第一章 總則
第一條 為使公司各部門、項目(以下簡稱各部門)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,制定本辦法。
第二條 各部門的公文(包括電報,下同),是各部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。
第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)以及公司的相關規(guī)定,確保公司秘密的安全。
第六條 各部門的負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對本部門公文處理工作的領導和檢查。
第七條 各部門的辦公室是公文處理的管理機構,主管本部門的公文處理工作并指導下級部門的公文處理工作。
第八條 各部門的辦公室應當配備專職人員負責公文處理工作。
第二章 公文種類
第九條 各部門的公文種類主要有:
(一)命令(令)適用于依照有關法律公布公司規(guī)章;
宣布施行重大強制性行政措施;
嘉獎有關部門/項目及人員。
(二)決定適應于公司對重要事項或者重大行為及動作作出安排、獎懲有關單位及個人、變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項,并要在公司內(nèi)部以文件的形勢及下達。
(三)公告適用于向企業(yè)內(nèi)外宣布重要事項。
(四)通告適用于公布公司各部門應當遵守或者周知的事項。
(五)通知適用于公司批轉下級部門的公文、轉發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文、宣布實施某項制度、傳達要求下級部門辦理和需要有關部門周知或者執(zhí)行的事項、任免人員。
(六)通報適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(七)報告適用于向上級部門匯報工作,反映情況,答復上級部門的詢問。
(八)請示適用于向上級部門請求指示、批準。
(九)批復適用于答復下級部門的請示事項。
(十)意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十一)函適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十二)會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章 公文格式
第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門、正文、 說明、成文日期、印章、附注、 、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及公司秘密的公文應當標明密級和保密期限,其中,“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。
(二)緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文部門標識應當使用發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱;
聯(lián)合行文,主辦部門排列在前。
(四)發(fā)文字號應當包括部門代字、年份、序號。
聯(lián)合行文,只標明主辦部門發(fā)文字號。
(五)上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。
其中,“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類,一般應當標明發(fā)文部門。
公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
(七)主送部門指公文的主要受理部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有 ,應當注明 順序和名稱。
(九)公文除“會議紀要”和以電子版形式發(fā)出的以外,應當加蓋印章。
(十)成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負責人的簽發(fā)日期為準。
電子版形式公文以發(fā)出日期為準。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。
(十二)公文應當標注主題詞。
上行文按照上級部門的要求標注主題詞。
(十三)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。
第十一條 公文中各組成部分的標識規(guī)則,參照《國家各部門公文格式》國家標準執(zhí)行。
第十二條 公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm__297mm),左側裝訂。
張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十三條 行文應當確有必要,注重效用。
第十四條 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。
第十五條 各部門依據(jù)本部門職權可以相互行文和向下一級部門的相關業(yè)務部門行文;
除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文。
第十六條 同級部門、上級部門與下一級部門可以聯(lián)合行文;
各部門之間、各項目之間可以聯(lián)合行文;
第十七條 屬于部門職權范圍內(nèi)的事務,應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。
聯(lián)合行文應當明確主辦部門。
須經(jīng)公司審批的事項,經(jīng)公司同意也可以由部門行文,文中應當注明經(jīng)公司同意。
第十八條 屬于主管部門職權范圍內(nèi)的具體問題,應當直接報送主管部門處理。
第十九條 部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。
如擅自行文,上級部門應當責令糾正或撤銷。
第二十條 向下級部門或者本系統(tǒng)的重要行文,應當同時抄送直接上級部門。
第二十一條 “請示”應當一文一事;
一般只寫一個主送部門,需要同時送其他部門的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級部門。
“報告”不得夾帶請示事項。
第二十二條 除上級部門負責人直接交辦的事項外,不得以部門名義向上級部門負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。
第二十三條 受雙重領導的部門向上級部門行文,應當寫明主送部門和抄送部門。
上級部門向受雙重領導的下級部門行文,必要時應當抄送其另一上級部門。
第五章 發(fā)文辦理
第二十四條 發(fā)文辦理指以本部門名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十五條 草擬公文應當做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。
如提出新的政策、規(guī)定等,要切實可行并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標點正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文部門的職權和與主送部門的行文關系確定。
(四)擬制緊急公文,應當體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準確。
引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。
引用外文應當注明中文含義。
日期應當寫明具體的年、月、日。
(六)結構層次序數(shù),第一層為“
一、”,第二層為“
(一)”,第三層為“1.”,第四層為“
(1)”。
(七)應當使用國家法定計量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。
使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)字。
第二十六條 擬制公文,對涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;
如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設性意見,并與有關部門會簽后報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。
第二十七條 公文送負責人簽發(fā)前,應當由辦公室進行審核。
審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第二十八條 以本部門名義制發(fā)的上行文,由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā);
以本部門名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。
第二十九條 公文正式印制前,行政部應當進行復核,重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備, 材料是否齊全,格式是否統(tǒng)
一、規(guī)范等。
經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的,應按程序復審。
第六章 收文辦理
第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條 收到下級部門上報的需要辦理的公文,行政部應當進行審核。
審核的重點是:是否應由本部門辦理;
是否符合行文規(guī)則;
內(nèi)容是否符合公司的有關規(guī)定;
涉及其他部門職權的事項是否已協(xié)商、會簽;
文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第三十二條 經(jīng)審核,對符合本辦法規(guī)定的公文,行政部應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。
緊急公文,應當明確辦理時限。
對不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公室負責人批準后,可以退回呈報單位并說明理由。
第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。
緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。
對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的,應當及時退回交辦的行政部并說明理由。
第三十四條 收到上級部門下發(fā)或交辦的公文,由行政部提出擬辦意見,送負責人批示后辦理。
第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商;
如有分歧,主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。
第三十六條 審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;
沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。
第三十七條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文,行政部要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
第七章 公文歸檔
第三十八條 公文辦理完畢后,應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔。
個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條 聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復制件或其他形式的公文副本。
第四十一條 本部門負責人兼任其他部門職務,在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職部門整理(立卷)、歸檔。
第四十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限,按照有關規(guī)定定期整理、存檔。
第四十三條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章 公文管理
第四十四條 公司行政公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條 行政部應當建立健全公司公文處理的有關制度。
第四十六條 上級部門的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,下一級部門經(jīng)負責人或者辦公室負責人批準,可以翻印。
翻印時,應當注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第四十七條 公開發(fā)布各部門公文,必須經(jīng)發(fā)文部門批準。
經(jīng)批準公開發(fā)布的公文,同發(fā)文部門正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第四十八條 公文復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印部門證明章。
第四十九條 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;
公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第五十條 不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)各部門/項目負責人批準,可以銷毀。
第五十一條 銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
其中,銷毀絕密公文應當進行登記。
第五十二條 部門合并時,全部公文應當隨之合并管理。
部門撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調(diào)離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第九章 附則
第五十三條 公文處理中涉及電子文件的有關規(guī)定另行制定。
統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前,各部門可以制定本部門或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。
第五十四條 各部門對上級部門和本部門下發(fā)公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。
有關規(guī)定另行制定。
第五十五條 本辦法自2022年4月7日起施行。
第4篇 油品調(diào)運分公司公文處理管理辦法
工貿(mào)油品調(diào)運分公司公文處理管理辦法
第一章 總則
第一條 為使zz石油(集團)工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司(以下簡稱“油品調(diào)運分公司”或“公司”)的公文處理規(guī)范化、制度化、科學化,根據(jù)國家《黨政機關公文處理工作條例》、《黨政機關公文格式》及上級單位相關管理辦法,結合油品調(diào)運分公司實際,制定本辦法。
第二條 油品調(diào)運分公司公文(包括行政公文和黨公文),是公司履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書,是公司開展管理工作及公務活動的重要工具。油品調(diào)運分公司公文分為電子公文、紙質(zhì)公文兩種,具有同等效力。
第三條 公文管理指公文的擬訂、收文、發(fā)文、歸檔、處理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文管理應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。公文管理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)、規(guī)定,以及公司有關保密工作的制度,確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。
第二章 組織機構及職責
第五條 公司綜合辦公室是行政公文管理工作的管理部門,負責本單位的行政公文管理工作。
第三章 公文種類
第六條 油品調(diào)運分公司公文種類包括:決議、決定、通告、意見、通知、通報、報告、請示、函、會議紀要10個文種。
(一)決議:適用于會議討論通過的重大決策事項。
(二)決定:適用于對重要事項做出決策和部署、獎懲有關單位及人員、變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。
(三)通告:適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項。
(四)意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(五)通知:適用于發(fā)布、傳達要求所屬部門執(zhí)行和有關單位周知或執(zhí)行的事項,任免人員,批轉、轉發(fā)公文。
(六)通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神和告知重要情況。
(七)報告:適用于向上級單位匯報工作,反映情況,回復上級單位的詢問。
(八)請示:適用于向上級單位請求指示、批準事項。
(九)函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十)會議紀要:適用于記載會議主要情況和議定事項。會議決定事項如涉及機構設置、人員編制、人員任免、項目投資、資產(chǎn)重組、資金計劃以及政策性強、涉及面廣的重大事項等,應以其它文種專項行文。
第四章 公文格式
第七條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、 發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。
(一)份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。
(二)密級和保密期限。涉密公文應當按照保密有關規(guī)定標注密級和保密期限。涉及國家秘密的,分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限;涉及商業(yè)秘密的,分別標注“核心商秘”、“普通商秘”和保密期限。
(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度,緊急公文應當分別標注“特急”“加急”。
(四)發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成,也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時,發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱,也可以單獨用主辦機關名稱。主辦單位排列在前。同級或者相應的黨、政、群機關聯(lián)合行文,按照黨、政、群的順序排列。
(五)發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時,使用主辦機關的發(fā)文字號。
(六)簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名,聯(lián)合行文應當標注各發(fā)文單位的簽發(fā)人姓名。
(七)標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容,標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號,詞組、短語之間一般不空格。
(八)主送單位。公文的主要受理單位,應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。普發(fā)性的公文使用準確、統(tǒng)一的規(guī)范化統(tǒng)稱。
(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內(nèi)容。
(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。印發(fā)、批轉、轉發(fā)的公文,不應以附件說明。
(十一)發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。
(十二)成文日期。署會議通過或者發(fā)文單位負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時,署最后簽發(fā)單位負責人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯數(shù)字標注。
(十三)印章。公文中有發(fā)文單位署名的,應當加蓋發(fā)文單位印章,并與署名單位相符。會議紀要不加蓋印章。
(十四)附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。其中“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人(具體承辦人)的姓名和電話。
(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
(十六)抄送單位。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位,應當使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。
(十七)印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。
(十八)頁碼。公文頁數(shù)順序號。
第八條 公文的版式按照《黨政機關公文格式》(gb/t9704--2022)國家標準執(zhí)行。
第九條 公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等,按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。
第十條 公文用紙幅面采用國際標準a4 型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實際需要確定。
第五章 行文規(guī)則
第十一條 行文應當確有必要,講求實效,注重針對性和可操作性,從嚴控制發(fā)文數(shù)量。
第十二條 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級行文。特殊情況下需要越級行文的,應當同時抄送被越過的單位。
第十三條 向上級行文,應當遵循以下規(guī)則:
(一)原則上主送一個上級單位,根據(jù)需要同時抄送相關上級單位和同級單位,不抄送下級單位;
(二)油品調(diào)運分公司一般不直接向集團公司行文;一般不直接向上級單位工作部門行文;公司所屬各部門、營業(yè)室一般不直接向上級單位或上級單位工作部門行文。
(三)油品調(diào)運分公司各工作部門一般不得向公司以外的單位行文。確有需要,需經(jīng)公司領導批準,以公司名義行文。凡涉及項目、投資、資產(chǎn)、資金、人事等重要業(yè)務,必須經(jīng)油品調(diào)運分公司上報上級單位批準后方可以公司名義行文,或以上級單位名義行文。
(四)“請示”應當一文一事
。一般只寫一個主送單位,需要同時送其他單位的,應當用抄送形式,但不得抄送下屬單位。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
(五)除上級單位負責人直接交辦的事項外,不得以單位名義向上級單位負責人報送公文,不得以本公司負責人名義向上級機關報送公文。
第十四條 向下級行文,應當遵循以下規(guī)則:
(一)主送受理單位,根據(jù)需要抄送相關單位。重要行文應當同時抄送發(fā)文單位的直接上級單位;
(二)公司機關各部室一般不得以部門名義向所屬下級單位行文,確需行文應以公司名義行文;
(三)公司機關各部室的一般性具體業(yè)務,應以內(nèi)部專函形式向下級單位及相關部門行文;
(四)涉及多個部門職權范圍內(nèi)的事務,牽頭部門應主動與會辦部門協(xié)商一致后方可行文,未協(xié)商一致的不得行文;擅自行文造成不良影響的,應當及時糾正或者撤銷;
(五)上級單位向受雙重領導的下級單位行文,必要時抄送該下級單位的另一個上級單位。
第十五條 公司黨總支和行政可以聯(lián)合行文,屬于黨總支和行政各自職權范圍內(nèi)的工作,不得聯(lián)合行文。
第十六條 公司向本系統(tǒng)的重要行文,應當同時抄送直接上級單位。
第六章 發(fā)文辦理
第十七條 發(fā)文辦理包括公文起草、審核、簽發(fā)、校對、復核、登記、印制、蓋章、分發(fā)等程序。
第十八條 公文起草應當做到:
(一)符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策,完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖,并同現(xiàn)行有關公文相銜接。
(二)一切從實際出發(fā),分析問題實事求是,所提政策措施和辦法切實可行。
(三)內(nèi)容簡潔、情況真實、主題突出、觀點鮮明、結構嚴謹、表述準確、文字精煉、標點正確。
(四)文種正確,格式規(guī)范。
(五)深入調(diào)查研究,充分論證,廣泛聽取意見。
(六)公文涉及其他部門和單位職權范圍內(nèi)的事項,牽頭起草部門應征求相關部門和單位意見,力求達成一致。
(七)對涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的公文應當按相關保密規(guī)定,在公文擬制時,注明密級及保密期限。
(八)對涉及其他部門職責范圍內(nèi)的事項,主辦部門應主動與有關部門協(xié)商,取得一致后方可行文。
(九)擬制緊急公文,應當體現(xiàn)緊急原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
第十九條 公文審核。公文文稿簽發(fā)前,應當由發(fā)文部門負責人進行審核。審核的重點是:
(一)行文理由是否充分,行文依據(jù)是否準確。
(二)內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策;是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖;是否同現(xiàn)行有關公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實可行。
(三)涉及有關單位或者部門職權范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見,如有分歧,部門主要負責人應出面協(xié)調(diào)。
(四)重要公文文稿的起草,部門負責人審核后應送發(fā)文單位綜合辦公室進行初核。
(五)經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿,應當退回并說明理由;符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的,由起草部門修改后重新報送。
第二十條 公文簽發(fā)。公文應當經(jīng)本單位負責人審批簽發(fā),應當做到:
(一)主辦部門起草的公文涉及有關協(xié)辦單位或者部門職權范圍內(nèi)的事項的,應當交由協(xié)辦部門負責人會簽。會簽后,交由主辦部門提交公司領導簽發(fā)。
(二)重要公文和上行文由單位主要負責人簽發(fā),一般性的下行文由分管負責人簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文,應當簽署意見、姓名和完整日期;簽名的,視為同意。
(三)聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)合發(fā)文單位負責人會簽,會簽一般不得使用復印件。
第二十一條 公文校對。公文經(jīng)單位負責人簽發(fā)后,應交由擬稿人校對。校對的重點是:文稿內(nèi)容文字表述是否準確無歧義,文種是否正確,糾正錯別字,檢查附件是否齊全,格式、字體是否規(guī)范,單位名稱、人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確;文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。
第二十二條 公文復核。已經(jīng)公文擬稿人員校對后的公文,綜合辦公室印發(fā)前應當進行復核。復核的重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,文種是否正確,內(nèi)容是否符合相關規(guī)定,附件材料是否齊全,格式、字體是否規(guī)范等。經(jīng)復核需要進行實質(zhì)性修改的,應按程序復審。
第二十三條 公文登記。對復核后的公文,要確定發(fā)文字號、分送范圍和份數(shù)并詳細記載,發(fā)文字號編號應當規(guī)范統(tǒng)一,避免重復。
第二十四條 公文印制。公文印制應當確保質(zhì)量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。
第二十五條 公文蓋章。文稿除會議紀要外,一律加蓋公司印章,蓋章位置應當符合公文格式位置要求。
第二十六條 公文分發(fā)。公文印制、蓋章完畢后,應當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā),并做好發(fā)文登記,傳真發(fā)文的要做好傳真記錄。
第七章 收文辦理
第二十七條 收文辦理包括公文的簽收,登記、初審、擬辦、簽批、承辦、傳閱、催辦和答復等程序。
第二十八條 公文簽收。對收到的公文應當逐件清點,核對無誤后簽字或蓋章,并注明簽收時間。公司外來文件由綜合辦公室統(tǒng)一接收,凡代表公司外出參加會議、考察、訪問帶回的文件、重要資料,均應交綜合辦公室統(tǒng)一登記、處理。
第二十九條 公文登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細登記。
第三十條 公文初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是:內(nèi)容是否符合國家法律,法規(guī)及其它有關規(guī)定;是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求;涉及其他單位或者部門職權范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽;是否符合公文起草的其他要求。
經(jīng)初審有下列不符合規(guī)定的情形之一的,經(jīng)綜合辦公室負責人批準后,應該退回呈報單位并說明理由。
(一)請示內(nèi)容不符合國家法律、法規(guī)規(guī)定,不符合黨和國家的方針、政策的;
(二)不符合行文規(guī)則的;
(三)文種使用不當?shù)?
(四)涉及其他單位或者部門職權范圍內(nèi)的事項,未經(jīng)協(xié)商、會簽的;
(五)涉及事項應由報文機關自行解決的;
(六)一文數(shù)事、多頭主報、不蓋公章的;
(七)“報告”夾帶請示事項的;
(八)上行文未按要求注明簽發(fā)人,未注明聯(lián)系人和聯(lián)系方式的。
第三十一條 公文擬辦。經(jīng)審核符合規(guī)定的公文,由綜合辦公室文秘人員報綜合辦公室負責人提出擬辦意見,緊急公文應當明確辦理時限。
第三十二條 公文簽批。綜合辦公室負責人審批后,呈送本單
位主要領導批示(行政文件呈送經(jīng)理批示,黨總支文件呈送黨總支書記批示)。主要領導按照公司分管領導分工,提出批示意見批轉分管領導閱處,分管領導按照文件內(nèi)容提出閱辦意見批轉分管業(yè)務部門具體辦理。簽批文件時,主批人應簽署明確意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱或者簽名視為同意,沒有請示事項的圈閱表示已閱知。
第三十三條 公文承辦。承辦部門對分管領導批辦的公文應當及時辦理,有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。單位負責人收到交辦事項的行文,應在批示后交由綜合辦公室登記規(guī)定,需要轉有關部門的,用復印件。
第三十四條 公文傳閱。根據(jù)領導批示和工作需要,應將公文及時送傳閱對象。辦理公文傳閱時,綜合辦公室文秘人員應隨時掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。閱知性公文應當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定閱知范圍,經(jīng)綜合辦公室負責人審批后分送。
第三十五條 公文催辦。文秘人員應及時了解掌握公文的辦理進展情況,督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。
第三十六條 公文答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位,并根據(jù)需要告知其他相關單位,下級單位上報“請示”文件,要予以書面批復。
第八章 公文管理
第三十七條 公文由綜合辦公室文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。綜合辦公室應當建立健全本單位公文管理制度,確保管理規(guī)范,充分發(fā)揮公文效用。
第三十八條 公文整理與歸檔。公文辦理完畢后,應當根據(jù)有關國家檔案法律法規(guī)和集團公司檔案管理有關規(guī)定,及時收集齊全、整理歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十九條 應按照分工負責的原則,做好歸檔公文的收集、整理與歸檔工作。
(一)各種公文定稿、正本,由公司綜合辦公室收集整理;
(二)各種例會的會議記錄、紀要等,包括原始記錄及有關資料,有承辦機構或承辦人收集、整理。紀要定稿應交綜合辦公室歸檔。
(三)單位負責人外出參加會議收到的應歸檔的公文,使用后交公司綜合辦公室整理歸檔。
(四)單位負責人兼任其他單位職務的,在履行所兼職務過程中形成的公文,由其兼職單位歸檔。
(五)兩個以上機關聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位歸檔,相關單位保存復印件。
(六)每年5月底前,須將上年度應整理、歸檔的公文,向檔案管理機構移交并辦理交接手續(xù)。
第四十條 公文歸檔,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷,要保證檔案的齊全、完整,能正確反映本單位的主要工作情況,以便于保管和利用。
第四十一條 公文歸檔期限按照集團公司檔案分類保管期限表的規(guī)定執(zhí)行。擬制、修改和簽批的公文的紙張和字跡材料,必須符合存檔要求。
第四十二條 涉密文件按照集團公司保密相關規(guī)定執(zhí)行。
(一)公文確定密級前,應根據(jù)擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后,應當按照鎖定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。公文的密級需要變更或者解除的,由原確定密級的單位或者其上級單位決定。
(二)涉及公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞,通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。
(三)涉密公文公開發(fā)布前應當履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道,由發(fā)文單位確定。經(jīng)批轉公開發(fā)布的公文,同發(fā)文單位正式印發(fā)的公文具有同等效力。
(四)復制、匯編機密級、秘密級公文,應當符合有關規(guī)定并經(jīng)本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編,確有工作需要的,應當經(jīng)發(fā)文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。
第四十三條 公文撤銷或廢止,由發(fā)文單位或上級單位根據(jù)職權范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的,視為自始無效;公文被廢止的,視為自廢止之日起失效。
第四十四條 不具備歸檔和保存價值的公文,經(jīng)批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù),確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。
第四十五條 機構合并時,全部公文應當隨之合并管理;機構撤銷時,需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關規(guī)定移交檔案管理部門。
第四十六條 工作人員離崗離職時,所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第九章 附則
第四十七條 本辦法由綜合辦公室負責解釋。
第四十八條 本辦法未盡事項按照國家法規(guī)及工貿(mào)公司要求執(zhí)行。
第5篇 物業(yè)管理公司公文處理辦法
物業(yè)管理公司公文處理辦法(十七)第一章 總則
第一條 為使公司各部門、項目(以下簡稱各部門)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,制定本辦法。
第二條 各部門的公文(包括電報,下同),是各部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。
第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)以及公司的相關規(guī)定,確保公司秘密的安全。
第六條 各部門的負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對本部門公文處理工作的領導和檢查。
第七條 各部門的辦公室是公文處理的管理機構,主管本部門的公文處理工作并指導下級部門的公文處理工作。
第八條 各部門的辦公室應當配備專職人員負責公文處理工作。
第二章 公文種類
第九條 各部門的公文種類主要有:
(一)命令(令)適用于依照有關法律公布公司規(guī)章;
宣布施行重大強制性行政措施;
嘉獎有關部門/項目及人員。
(二)決定適應于公司對重要事項或者重大行為及動作作出安排、獎懲有關單位及個人、變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項,并要在公司內(nèi)部以文件的形勢及下達。
(三)公告適用于向企業(yè)內(nèi)外宣布重要事項。
(四)通告適用于公布公司各部門應當遵守或者周知的事項。
(五)通知適用于公司批轉下級部門的公文、轉發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文、宣布實施某項制度、傳達要求下級部門辦理和需要有關部門周知或者執(zhí)行的事項、任免人員。
(六)通報適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(七)報告適用于向上級部門匯報工作,反映情況,答復上級部門的詢問。
(八)請示適用于向上級部門請求指示、批準。
(九)批復適用于答復下級部門的請示事項。
(十)意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十一)函適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十二)會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章 公文格式
第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門、正文、 說明、成文日期、印章、附注、 、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及公司秘密的公文應當標明密級和保密期限,其中,“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。
(二)緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文部門標識應當使用發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱;
聯(lián)合行文,主辦部門排列在前。
(四)發(fā)文字號應當包括部門代字、年份、序號。
聯(lián)合行文,只標明主辦部門發(fā)文字號。
(五)上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。
其中,“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類,一般應當標明發(fā)文部門。
公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
(七)主送部門指公文的主要受理部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有 ,應當注明 順序和名稱。
(九)公文除“會議紀要”和以電子版形式發(fā)出的以外,應當加蓋印章。
(十)成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負責人的簽發(fā)日期為準。
電子版形式公文以發(fā)出日期為準。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。
(十二)公文應當標注主題詞。
上行文按照上級部門的要求標注主題詞。
(十三)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。
第十一條 公文中各組成部分的標識規(guī)則,參照《國家各部門公文格式》國家標準執(zhí)行。
第十二條 公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm__297mm),左側裝訂。
張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十三條 行文應當確有必要,注重效用。
第十四條 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。
第十五條 各部門依據(jù)本部門職權可以相互行文和向下一級部門的相關業(yè)務部門行文;
除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文。
第十六條 同級部門、上級部門與下一級部門可以聯(lián)合行文;
各部門之間、各項目之間可以聯(lián)合行文;
第十七條 屬于部門職權范圍內(nèi)的事務,應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。
聯(lián)合行文應當明確主辦部門。
須經(jīng)公司審批的事項,經(jīng)公司同意也可以由部門行文,文中應當注明經(jīng)公司同意。
第十八條 屬于主管部門職權范圍內(nèi)的具體問題,應當直接報送主管部門處理。
第十九條 部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。
如擅自行文,上級部門應當責令糾正或撤銷。
第二十條 向下級部門或者本系統(tǒng)的重要行文,應當同時抄送直接上級部門。
第二十一條 “請示”應當一文一事;
一般只寫一個主送部門,需要同時送其他部門的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級部門。
“報告”不得夾帶請示事項。
第二十二條 除上級部門負責人直接交辦的事項外,不得以部門名義向上級部門負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。
第二十三條 受雙重領導的部門向上級部門行文,應當寫明主送部門和抄送部門。
上級部門向受雙重領導的下級部門行文,必要時應當抄送其另一上級部門。
第五章 發(fā)文辦理
第二十四條 發(fā)文辦理指以本部門名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十五條 草擬公文應當做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。
如提出新的政策、規(guī)定等,要切實可行并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標點正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文部門的職權和與主送部門的行文關系確定。
(四)擬制緊急公文,應當體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準確。
引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。
引用外文應當注明中文含義。
日期應當寫明具體的年、月、日。
(六)結構層次序數(shù),第一層為“
一、”,第二層為“
(一)”,第三層為“1.”,第四層為“
(1)”。
(七)應當使用國家法定計量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。
使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)字。
第二十六條 擬制公文,對涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;
如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設性意見,并與有關部門會簽后報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。
第二十七條 公文送負責人簽發(fā)前,應當由辦公室進行審核。
審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第二十八條 以本部門名義制發(fā)的上行文,由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā);
以本部門名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。
第二十九條 公文正式印制前,行政部應當進行復核,重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備, 材料是否齊全,格式是否統(tǒng)
一、規(guī)范等。
經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的,應按程序復審。
第六章 收文辦理
第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條 收到下級部門上報的需要辦理的公文,行政部應當進行審核。
審核的重點是:是否應由本部門辦理;
是否符合行文規(guī)則;
內(nèi)容是否符合公司的有關規(guī)定;
涉及其他部門職權的事項是否已協(xié)商、會簽;
文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第三十二條 經(jīng)審核,對符合本辦法規(guī)定的公文,行政部應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。
緊急公文,應當明確辦理時限。
對不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公室負責人批準后,可以退回呈報單位并說明理由。
第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。
緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。
對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的,應當及時退回交辦的行政部并說明理由。
第三十四條 收到上級部門下發(fā)或交辦的公文,由行政部提出擬辦意見,送負責人批示后辦理。
第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商;
如有分歧,主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。
第三十六條 審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;
沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。
第三十七條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文,行政部要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
第七章 公文歸檔
第三十八條 公文辦理完畢后,應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔。
個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條 聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復制件或其他形式的公文副本。
第四十一條 本部門負責人兼任其他部門職務,在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職部門整理(立卷)、歸檔。
第四十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限,按照有關規(guī)定定期整理、存檔。
第四十三條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章 公文管理
第四十四條 公司行政公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條 行政部應當建立健全公司公文處理的有關制度。
第四十六條 上級部門的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,下一級部門經(jīng)負責人或者辦公室負責人批準,可以翻印。
翻印時,應當注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第四十七條 公開發(fā)布各部門公文,必須經(jīng)發(fā)文部門批準。
經(jīng)批準公開發(fā)布的公文,同發(fā)文部門正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第四十八條 公文復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印部門證明章。
第四十九條 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;
公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第五十條 不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)各部門/項目負責人批準,可以銷毀。
第五十一條 銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
其中,銷毀絕密公文應當進行登記。
第五十二條 部門合并時,全部公文應當隨之合并管理。
部門撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調(diào)離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第九章 附則
第五十三條 公文處理中涉及電子文件的有關規(guī)定另行制定。
統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前,各部門可以制定本部門或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。
第五十四條 各部門對上級部門和本部門下發(fā)公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。
有關規(guī)定另行制定。
第五十五條 本辦法自2022年4月7日起施行。
第6篇 物業(yè)管理公司公文處理辦法（17）
物業(yè)管理公司公文處理辦法(十七)
第一章 總 則
第一條 為使公司各部門、項目(以下簡稱各部門)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,制定本辦法。
第二條 各部門的公文(包括電報,下同),是各部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。
第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)以及公司的相關規(guī)定,確保公司秘密的安全。
第六條 各部門的負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對本部門公文處理工作的領導和檢查。
第七條 各部門的辦公室是公文處理的管理機構,主管本部門的公文處理工作并指導下級部門的公文處理工作。
第八條 各部門的辦公室應當配備專職人員負責公文處理工作。
第二章 公文種類
第九條 各部門的公文種類主要有:
(一)命令(令)
適用于依照有關法律公布公司規(guī)章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關部門/項目及人員。
(二)決定
適應于公司對重要事項或者重大行為及動作作出安排、獎懲有關單位及個人、變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項,并要在公司內(nèi)部以文件的形勢及下達。
(三)公告
適用于向企業(yè)內(nèi)外宣布重要事項。
(四)通告
適用于公布公司各部門應當遵守或者周知的事項。
(五)通知
適用于公司批轉下級部門的公文、轉發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文、宣布實施某項制度、傳達要求下級部門辦理和需要有關部門周知或者執(zhí)行的事項、任免人員。
(六)通報
適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(七)報告
適用于向上級部門匯報工作,反映情況,答復上級部門的詢問。
(八)請示
適用于向上級部門請求指示、批準。
(九)批復
適用于答復下級部門的請示事項。
(十)意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十一)函
適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十二)會議紀要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章 公文格式
第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及公司秘密的公文應當標明密級和保密期限,其中,“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。
(二)緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文部門標識應當使用發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文,主辦部門排列在前。
(四)發(fā)文字號應當包括部門代字、年份、序號。聯(lián)合行文,只標明主辦部門發(fā)文字號。
(五)上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中,“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類,一般應當標明發(fā)文部門。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
(七)主送部門指公文的主要受理部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。
(九)公文除“會議紀要”和以電子版形式發(fā)出的以外,應當加蓋印章。
(十)成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負責人的簽發(fā)日期為準。電子版形式公文以發(fā)出日期為準。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。
(十二)公文應當標注主題詞。上行文按照上級部門的要求標注主題詞。
(十三)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。
第十一條 公文中各組成部分的標識規(guī)則,參照《國家各部門公文格式》國家標準執(zhí)行。
第十二條 公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm×297mm),左側裝訂。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十三條 行文應當確有必要,注重效用。
第十四條 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。
第十五條 各部門依據(jù)本部門職權可以相互行文和向下一級部門的相關業(yè)務部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文。
第十六條 同級部門、上級部門與下一級部門可以聯(lián)合行文;各部門之間、各項目之間可以聯(lián)合行文;
第十七條 屬于部門職權范圍內(nèi)的事務,應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。須經(jīng)公司審批的事項,經(jīng)公司同意也可以由部門行文,文中應當注明經(jīng)公司同意。
第十八條 屬于主管部門職權范圍內(nèi)的具體問題,應當直接報送主管部門處理。
第十九條 部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級部門應當責令糾正或撤銷。
第二十條 向下級部門或者本系統(tǒng)的重要行文,應當同時抄送直接上級部門。
第二十一條 “請示”應當一文一事;一般只寫一個主送部門,需要同時送其他部門的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級部門。
“報告”不得夾帶請示事項。
第二十二條 除上級部門負責人直接交辦的事項外,不得以部門名義向上級部門負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。
第二十三條 受雙重領導的部門向上級部門行文,應當寫明主送部門和抄送部門。上級部門向受雙重領導的下級部門行文,必要時應當抄送其另一上級部門。
第五章 發(fā)文辦理
第二十四條 發(fā)文辦理指以本部門名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十五條 草擬公文應當做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等,要切實可行并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標點正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文部門的職權和與主送部門的行文關系確定。
(四)擬制緊急公文,應當體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
(六)結構層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
(七)應當使用國家法定計量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)字。
第二十六條 擬制公文,對涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設性意見,并與有關部門會簽后報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。
第二十七條 公文送負責人簽發(fā)前,應當由辦公室進行審核。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第二十八條 以本部門名義制發(fā)的上行文,由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā);以本部門名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。
第二十九條 公文正式印制前,行政部應當進行復核,重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的,應按程序復審。
第六章 收
文辦理
第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條 收到下級部門上報的需要辦理的公文,行政部應當進行審核。審核的重點是:是否應由本部門辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合公司的有關規(guī)定;涉及其他部門職權的事項是否已協(xié)商、會簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第三十二條 經(jīng)審核,對符合本辦法規(guī)定的公文,行政部應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文,應當明確辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公室負責人批準后,可以退回呈報單位并說明理由。
第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的,應當及時退回交辦的行政部并說明理由。
第三十四條 收到上級部門下發(fā)或交辦的公文,由行政部提出擬辦意見,送負責人批示后辦理。
第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商;如有分歧,主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。
第三十六條 審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。
第三十七條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文,行政部要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
第七章 公文歸檔
第三十八條 公文辦理完畢后,應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔。
個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條 聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復制件或其他形式的公文副本。
第四十一條 本部門負責人兼任其他部門職務,在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職部門整理(立卷)、歸檔。
第四十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限,按照有關規(guī)定定期整理、存檔。
第四十三條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章 公文管理
第四十四條 公司行政公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條 行政部應當建立健全公司公文處理的有關制度。
第四十六條 上級部門的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,下一級部門經(jīng)負責人或者辦公室負責人批準,可以翻印。翻印時,應當注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第四十七條 公開發(fā)布各部門公文,必須經(jīng)發(fā)文部門批準。經(jīng)批準公開發(fā)布的公文,同發(fā)文部門正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第四十八條 公文復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印部門證明章。
第四十九條 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第五十條 不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)各部門/項目負責人批準,可以銷毀。
第五十一條 銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文應當進行登記。
第五十二條 部門合并時,全部公文應當隨之合并管理。部門撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調(diào)離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第九章 附 則
第五十三條 公文處理中涉及電子文件的有關規(guī)定另行制定。統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前,各部門可以制定本部門或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。
第五十四條 各部門對上級部門和本部門下發(fā)公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。有關規(guī)定另行制定。
第7篇 石油公司公文處理管理辦法
石油銷售公司公文處理管理辦法(暫行)
第一章 總則
第一條 為使hb公司的公文處理規(guī)范化、制度化、科學化,根據(jù)國家《黨政機關公文處理工作條例》、《黨政機關公文格式》及上級單位相關管理辦法,結合hb公司實際,制定本辦法。
第二條 公司公文(包括行政公文和黨公文),是公司履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書,是公司開展管理工作及公務活動的重要工具。公司公文分為電子公文、紙質(zhì)公文兩種,具有同等效力。
第三條 公文管理指公文的擬訂、收文、發(fā)文、歸檔、處理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文管理應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。公文管理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)、規(guī)定,以及公司有關保密工作的制度,確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。
第五條 公司綜合辦公室是行政公文管理工作的管理部門,負責本單位的行政公文管理工作。
第二章 公文種類
第六條 公司公文種類包括:決議、決定、通告、意見、通知、通報、報告、請示、函、會議紀要10個文種。
(一)決議:適用于會議討論通過的重大決策事項。
(二)決定:適用于對重要事項做出決策和部署、獎懲有關單位及人員、變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。
(三)通告:適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項。
(四)意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(五)通知:適用于發(fā)布、傳達要求所屬部門執(zhí)行和有關單位周知或執(zhí)行的事項,任免人員,批轉、轉發(fā)公文。
(六)通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神和告知重要情況。
(七)報告:適用于向上級單位匯報工作,反映情況,回復上級單位的詢問。
(八)請示:適用于向上級單位請求指示、批準事項。
(九)函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十)會議紀要:適用于記載會議主要情況和議定事項。會議決定事項如涉及機構設置、人員編制、人員任免、項目投資、資產(chǎn)重組、資金計劃以及政策性強、涉及面廣的重大事項等,應以其它文種專項行文。
第三章 公文格式
第七條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、 發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。
(一)份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。
(二)密級和保密期限。涉密公文應當按照保密有關規(guī)定標注密級和保密期限。涉及國家秘密的,分別標注'絕密''機密''秘密'和保密期限;涉及商業(yè)秘密的,分別標注'核心商秘'、'普通商秘'和保密期限。
(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度,緊急公文應當分別標注'特急''加急'。
(四)發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加'文件'二字組成,也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時,發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱,也可以單獨用主辦機關名稱。主辦單位排列在前。同級或者相應的黨、政、群機關聯(lián)合行文,按照黨、政、群的順序排列。
(五)發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時,使用主辦機關的發(fā)文字號。
(六)簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名,聯(lián)合行文應當標注各發(fā)文單位的簽發(fā)人姓名。
(七)標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容,標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號,詞組、短語之間一般不空格。
(八)主送單位。公文的主要受理單位,應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。普發(fā)性的公文使用準確、統(tǒng)一的規(guī)范化統(tǒng)稱。
(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內(nèi)容。
(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。印發(fā)、批轉、轉發(fā)的公文,不應以附件說明。
(十一)發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。
(十二)成文日期。署會議通過或者發(fā)文單位負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時,署最后簽發(fā)單位負責人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯數(shù)字標注。
(十三)印章。公文中有發(fā)文單位署名的,應當加蓋發(fā)文單位印章,并與署名單位相符。會議紀要不加蓋印章。
(十四)附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。其中'請示'應當在附注處注明聯(lián)系人(具體承辦人)的姓名和電話。
(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
(十六)抄送單位。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位,應當使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。
(十七)印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。
(十八)頁碼。公文頁數(shù)順序號。
第八條 公文的版式按照《黨政機關公文格式》(gb/t9704--2022)國家標準執(zhí)行。
第九條 公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等,按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。
第十條 公文用紙幅面采用國際標準a4 型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十一條 行文應當確有必要,講求實效,注重針對性和可操作性,從嚴控制發(fā)文數(shù)量。
第十二條 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級行文。特殊情況下需要越級行文的,應當同時抄送被越過的單位。
第十三條 向上級行文,應當遵循以下規(guī)則:
(一)原則上主送一個上級單位,根據(jù)需要同時抄送相關上級單位和同級單位,不抄送下級單位;
(二)公司一般不直接向集團公司行文;一般不直接向上級單位工作部門行文;公司所屬各部門、營業(yè)室一般不直接向上級單位或上級單位工作部門行文。
(三)公司各工作部門一般不得向公司以外的單位行文。確有需要,需經(jīng)公司領導批準,以公司名義行文。凡涉及項目、投資、資產(chǎn)、資金、人事等重要業(yè)務,必須經(jīng)公司上報上級單位批準后方可以公司名義行文,或以上級單位名義行文。
(四)'請示'應當一文一事。一般只寫一個主送單位,需要同時送其他單位的,應當用抄送形式,但不得抄送下屬單位。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
(五)除上級單位負責人直接交辦的事項外,不得以單位名義向上級單位負責人報送公文,不得以本公司負責人
名義向上級機關報送公文。
第十四條 向下級行文,應當遵循以下規(guī)則:
(一)主送受理單位,根據(jù)需要抄送相關單位。重要行文應當同時抄送發(fā)文單位的直接上級單位;
(二)公司機關各部室一般不得以部門名義向所屬下級單位行文,確需行文應以公司名義行文;
(三)公司機關各部室的一般性具體業(yè)務,應以內(nèi)部專函形式向下級單位及相關部門行文;
(四)涉及多個部門職權范圍內(nèi)的事務,牽頭部門應主動與會辦部門協(xié)商一致后方可行文,未協(xié)商一致的不得行文;擅自行文造成不良影響的,應當及時糾正或者撤銷;
(五)上級單位向受雙重領導的下級單位行文,必要時抄送該下級單位的另一個上級單位。
第十五條 公司黨支部和行政可以聯(lián)合行文,屬于黨支部和行政各自職權范圍內(nèi)的工作,不得聯(lián)合行文。
第十六條 公司向本系統(tǒng)的重要行文,應當同時抄送直接上級單位。
第五章 發(fā)文辦理
第十七條 發(fā)文辦理包括公文起草、審核、簽發(fā)、校對、復核、登記、印制、蓋章、分發(fā)等程序。
第十八條 公文起草應當做到:
(一)符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策,完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖,并同現(xiàn)行有關公文相銜接。
(二)一切從實際出發(fā),分析問題實事求是,所提政策措施和辦法切實可行。
(三)內(nèi)容簡潔、情況真實、主題突出、觀點鮮明、結構嚴謹、表述準確、文字精煉、標點正確。
(四)文種正確,格式規(guī)范。
(五)深入調(diào)查研究,充分論證,廣泛聽取意見。
(六) 公文涉及其他部門和單位職權范圍內(nèi)的事項,牽頭起草部門應征求相關部門和單位意見,力求達成一致。
(七)對涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的公文應當按相關保密規(guī)定,在公文擬制時,注明密級及保密期限。
(八)對涉及其他部門職責范圍內(nèi)的事項,主辦部門應主動與有關部門協(xié)商,取得一致后方可行文。
(九)擬制緊急公文,應當體現(xiàn)緊急原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
第十九條 公文審核。公文文稿簽發(fā)前,應當由發(fā)文部門負責人進行審核。審核的重點是:
(一)行文理由是否充分,行文依據(jù)是否準確。
(二)內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策;是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖;是否同現(xiàn)行有關公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實可行。
(三)涉及有關單位或者部門職權范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見,如有分歧,部門主要負責人應出面協(xié)調(diào)。
(四)重要公文文稿的起草,部門負責人審核后應送發(fā)文單位綜合辦公室進行初核。
(五)經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿,應當退回并說明理由;符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的,由起草部門修改后重新報送。
第二十條 公文簽發(fā)。公文應當經(jīng)本單位負責人審批簽發(fā),應當做到:
(一)主辦部門起草的公文涉及有關協(xié)辦單位或者部門職權范圍內(nèi)的事項的,應當交由協(xié)辦部門負責人會簽。會簽后,交由主辦部門提交公司領導簽發(fā)。
(二)重要公文和上行文由單位主要負責人簽發(fā),一般性的下行文由分管負責人簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文,應當簽署意見、姓名和完整日期;簽名的,視為同意。
(三)聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)合發(fā)文單位負責人會簽,會簽一般不得使用復印件。
第二十一條 公文校對。公文經(jīng)單位負責人簽發(fā)后,應交由擬稿人校對。校對的重點是:文稿內(nèi)容文字表述是否準確無歧義,文種是否正確,糾正錯別字,檢查附件是否齊全,格式、字體是否規(guī)范,單位名稱、人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確;文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。
第二十二條 公文復核。已經(jīng)公文擬稿人員校對后的公文,綜合辦公室印發(fā)前應當進行復核。復核的重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,文種是否正確,內(nèi)容是否符合相關規(guī)定,附件材料是否齊全,格式、字體是否規(guī)范等。經(jīng)復核需要進行實質(zhì)性修改的,應按程序復審。
第二十三條 公文登記。對復核后的公文,要確定發(fā)文字號、分送范圍和份數(shù)并詳細記載,發(fā)文字號編號應當規(guī)范統(tǒng)一,避免重復。
第二十四條 公文印制。公文印制應當確保質(zhì)量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。
第二十五條 公文蓋章。文稿除會議紀要外,一律加蓋公司印章,蓋章位置應當符合公文格式位置要求。
第二十六條 公文分發(fā)。公文印制、蓋章完畢后,應當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā),并做好發(fā)文登記,傳真發(fā)文的要做好傳真記錄。
第六章 收文辦理
第二十七條 收文辦理包括公文的簽收,登記、初審、擬辦、簽批、承辦、傳閱、催辦和答復等程序。
第二十八條 公文簽收。對收到的公文應當逐件清點,核對無誤后簽字或蓋章,并注明簽收時間。公司外來文件由綜合辦公室統(tǒng)一接收,凡代表公司外出參加會議、考察、訪問帶回的文件、重要資料,均應交綜合辦公室統(tǒng)一登記、處理。
第二十九條 公文登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細登記。
第三十條 公文初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是:內(nèi)容是否符合國家法律,法規(guī)及其它有關規(guī)定;是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求;涉及其他單位或者部門職權范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽;是否符合公文起草的其他要求。
經(jīng)初審有下列不符合規(guī)定的情形之一的,經(jīng)綜合辦公室負責人批準后,應該退回呈報單位并說明理由。
(一)請示內(nèi)容不符合國家法律、法規(guī)規(guī)定,不符合黨和國家的方針、政策的;
(二)不符合行文規(guī)則的;
(三)文種使用不當?shù)?
(四)涉及其他單位或者部門職權范圍內(nèi)的事項,未經(jīng)協(xié)商、會簽的;
(五)涉及事項應由報文機關自行解決的;
(六)一文數(shù)事、多頭主報、不蓋公章的;
(七)'報告'夾帶請示事項的;
(八)上行文未按要求注明簽發(fā)人,未注明聯(lián)系人和聯(lián)系方式的。
第三十一條 公文擬辦。經(jīng)審核符合規(guī)定的公文,由綜合辦公室文秘人員報綜合辦公室負責人提出擬辦意見,緊急公文應當明確辦理時限。
第三十二條 公文簽批。綜合辦公室負責人審批后,呈送本單位主要領導批示(行政文件呈送總經(jīng)理批示,黨支部文件呈送黨支部書記批示)。主要領導按照公司分管領導分工,提出批示意見批轉分管領導閱處,分管領導按照文件內(nèi)容提出閱辦意見批轉分管業(yè)務部門具體辦理。簽批文件時,主批人應簽署明確意見、姓名和審批日期,
其他審批人圈閱或者簽名視為同意,沒有請示事項的圈閱表示已閱知。
第三十三條 公文承辦。承辦部門對分管領導批辦的公文應當及時辦理,有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。單位負責人收到交辦事項的行文,應在批示后交由綜合辦公室登記規(guī)定,需要轉有關部門的,用復印件。
第三十四條 公文傳閱。根據(jù)領導批示和工作需要,應將公文及時送傳閱對象。辦理公文傳閱時,綜合辦公室文秘人員應隨時掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。閱知性公文應當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定閱知范圍,經(jīng)綜合辦公室負責人審批后分送。
第三十五條 公文催辦。文秘人員應及時了解掌握公文的辦理進展情況,督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。
第三十六條 公文答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位,并根據(jù)需要告知其他相關單位,下級單位上報'請示'文件,要予以書面批復。
第七章 公文管理
第三十七條 公文由綜合辦公室文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。綜合辦公室應當建立健全本單位公文管理制度,確保管理規(guī)范,充分發(fā)揮公文效用。
第三十八條 公文整理與歸檔。公文辦理完畢后,應當根據(jù)有關國家檔案法律法規(guī)和集團公司檔案管理有關規(guī)定,及時收集齊全、整理歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十九條 應按照分工負責的原則,做好歸檔公文的收集、整理與歸檔工作。
(一)各種公文定稿、正本,由公司綜合辦公室收集整理;
(二)各種例會的會議記錄、紀要等,包括原始記錄及有關資料,有承辦機構或承辦人收集、整理。紀要定稿應交綜合辦公室歸檔。
(三)單位負責人外出參加會議收到的應歸檔的公文,使用后交公司綜合辦公室整理歸檔。
(四)單位負責人兼任其他單位職務的,在履行所兼職務過程中形成的公文,由其兼職單位歸檔。
(五)兩個以上機關聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位歸檔,相關單位保存復印件。
(六)每年5月底前,須將上年度應整理、歸檔的公文,向檔案管理機構移交并辦理交接手續(xù)。
第四十條 公文歸檔,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷,要保證檔案的齊全、完整,能正確反映本單位的主要工作情況,以便于保管和利用。
第四十一條 公文歸檔期限按照集團公司檔案分類保管期限表的規(guī)定執(zhí)行。擬制、修改和簽批的公文的紙張和字跡材料,必須符合存檔要求。
第四十二條 涉密文件按照集團公司保密相關規(guī)定執(zhí)行。
(一)公文確定密級前,應根據(jù)擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后,應當按照鎖定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。公文的密級需要變更或者解除的,由原確定密級的單位或者其上級單位決定。
(二)涉及公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞,通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。
(三)涉密公文公開發(fā)布前應當履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道,由發(fā)文單位確定。經(jīng)批轉公開發(fā)布的公文,同發(fā)文單位正式印發(fā)的公文具有同等效力。
(四)復制、匯編機密級、秘密級公文,應當符合有關規(guī)定并經(jīng)本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編,確有工作需要的,應當經(jīng)發(fā)文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。
第四十三條 公文撤銷或廢止,由發(fā)文單位或上級單位根據(jù)職權范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的,視為自始無效;公文被廢止的,視為自廢止之日起失效。
第四十四條 不具備歸檔和保存價值的公文,經(jīng)批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù),確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。
第四十五條 機構合并時,全部公文應當隨之合并管理;機構撤銷時,需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關規(guī)定移交檔案管理部門。
第四十六條 工作人員離崗離職時,所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第八章 附則
第四十七條 本辦法由公司綜合辦公室負責解釋。
第8篇 物業(yè)管理公司公文處理辦法怎么寫
物業(yè)管理公司公文處理辦法(十七)第一章 總則
第一條 為使公司各部門、項目(以下簡稱各部門)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,制定本辦法。
第二條 各部門的公文(包括電報,下同),是各部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。
第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)以及公司的相關規(guī)定,確保公司秘密的安全。
第六條 各部門的負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對本部門公文處理工作的領導和檢查。
第七條 各部門的辦公室是公文處理的管理機構,主管本部門的公文處理工作并指導下級部門的公文處理工作。
第八條 各部門的辦公室應當配備專職人員負責公文處理工作。
第二章 公文種類
第九條 各部門的公文種類主要有:
(一)命令(令)適用于依照有關法律公布公司規(guī)章;
宣布施行重大強制性行政措施;
嘉獎有關部門/項目及人員。
(二)決定適應于公司對重要事項或者重大行為及動作作出安排、獎懲有關單位及個人、變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項,并要在公司內(nèi)部以文件的形勢及下達。
(三)公告適用于向企業(yè)內(nèi)外宣布重要事項。
(四)通告適用于公布公司各部門應當遵守或者周知的事項。
(五)通知適用于公司批轉下級部門的公文、轉發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文、宣布實施某項制度、傳達要求下級部門辦理和需要有關部門周知或者執(zhí)行的事項、任免人員。
(六)通報適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(七)報告適用于向上級部門匯報工作,反映情況,答復上級部門的詢問。
(八)請示適用于向上級部門請求指示、批準。
(九)批復適用于答復下級部門的請示事項。
(十)意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十一)函適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十二)會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章 公文格式
第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門、正文、 說明、成文日期、印章、附注、 、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及公司秘密的公文應當標明密級和保密期限,其中,“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。
(二)緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文部門標識應當使用發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱;
聯(lián)合行文,主辦部門排列在前。
(四)發(fā)文字號應當包括部門代字、年份、序號。
聯(lián)合行文,只標明主辦部門發(fā)文字號。
(五)上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。
其中,“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類,一般應當標明發(fā)文部門。
公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
(七)主送部門指公文的主要受理部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有 ,應當注明 順序和名稱。
(九)公文除“會議紀要”和以電子版形式發(fā)出的以外,應當加蓋印章。
(十)成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負責人的簽發(fā)日期為準。
電子版形式公文以發(fā)出日期為準。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。
(十二)公文應當標注主題詞。
上行文按照上級部門的要求標注主題詞。
(十三)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。
第十一條 公文中各組成部分的標識規(guī)則,參照《國家各部門公文格式》國家標準執(zhí)行。
第十二條 公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm__297mm),左側裝訂。
張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十三條 行文應當確有必要,注重效用。
第十四條 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。
第十五條 各部門依據(jù)本部門職權可以相互行文和向下一級部門的相關業(yè)務部門行文;
除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文。
第十六條 同級部門、上級部門與下一級部門可以聯(lián)合行文;
各部門之間、各項目之間可以聯(lián)合行文;
第十七條 屬于部門職權范圍內(nèi)的事務,應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。
聯(lián)合行文應當明確主辦部門。
須經(jīng)公司審批的事項,經(jīng)公司同意也可以由部門行文,文中應當注明經(jīng)公司同意。
第十八條 屬于主管部門職權范圍內(nèi)的具體問題,應當直接報送主管部門處理。
第十九條 部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。
如擅自行文,上級部門應當責令糾正或撤銷。
第二十條 向下級部門或者本系統(tǒng)的重要行文,應當同時抄送直接上級部門。
第二十一條 “請示”應當一文一事;
一般只寫一個主送部門,需要同時送其他部門的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級部門。
“報告”不得夾帶請示事項。
第二十二條 除上級部門負責人直接交辦的事項外,不得以部門名義向上級部門負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。
第二十三條 受雙重領導的部門向上級部門行文,應當寫明主送部門和抄送部門。
上級部門向受雙重領導的下級部門行文,必要時應當抄送其另一上級部門。
第五章 發(fā)文辦理
第二十四條 發(fā)文辦理指以本部門名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十五條 草擬公文應當做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。
如提出新的政策、規(guī)定等,要切實可行并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標點正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文部門的職權和與主送部門的行文關系確定。
(四)擬制緊急公文,應當體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準確。
引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。
引用外文應當注明中文含義。
日期應當寫明具體的年、月、日。
(六)結構層次序數(shù),第一層為“
一、”,第二層為“
(一)”,第三層為“1.”,第四層為“
(1)”。
(七)應當使用國家法定計量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。
使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)字。
第二十六條 擬制公文,對涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;
如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設性意見,并與有關部門會簽后報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。
第二十七條 公文送負責人簽發(fā)前,應當由辦公室進行審核。
審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第二十八條 以本部門名義制發(fā)的上行文,由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā);
以本部門名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。
第二十九條 公文正式印制前,行政部應當進行復核,重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備, 材料是否齊全,格式是否統(tǒng)
一、規(guī)范等。
經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的,應按程序復審。
第六章 收文辦理
第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條 收到下級部門上報的需要辦理的公文,行政部應當進行審核。
審核的重點是:是否應由本部門辦理;
是否符合行文規(guī)則;
內(nèi)容是否符合公司的有關規(guī)定;
涉及其他部門職權的事項是否已協(xié)商、會簽;
文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第三十二條 經(jīng)審核,對符合本辦法規(guī)定的公文,行政部應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。
緊急公文,應當明確辦理時限。
對不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公室負責人批準后,可以退回呈報單位并說明理由。
第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。
緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。
對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的,應當及時退回交辦的行政部并說明理由。
第三十四條 收到上級部門下發(fā)或交辦的公文,由行政部提出擬辦意見,送負責人批示后辦理。
第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商;
如有分歧,主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。
第三十六條 審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;
沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。
第三十七條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文,行政部要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
第七章 公文歸檔
第三十八條 公文辦理完畢后,應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔。
個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條 聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復制件或其他形式的公文副本。
第四十一條 本部門負責人兼任其他部門職務,在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職部門整理(立卷)、歸檔。
第四十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限,按照有關規(guī)定定期整理、存檔。
第四十三條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章 公文管理
第四十四條 公司行政公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條 行政部應當建立健全公司公文處理的有關制度。
第四十六條 上級部門的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,下一級部門經(jīng)負責人或者辦公室負責人批準,可以翻印。
翻印時,應當注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第四十七條 公開發(fā)布各部門公文,必須經(jīng)發(fā)文部門批準。
經(jīng)批準公開發(fā)布的公文,同發(fā)文部門正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第四十八條 公文復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印部門證明章。
第四十九條 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;
公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第五十條 不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)各部門/項目負責人批準,可以銷毀。
第五十一條 銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
其中,銷毀絕密公文應當進行登記。
第五十二條 部門合并時,全部公文應當隨之合并管理。
部門撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調(diào)離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第九章 附則
第五十三條 公文處理中涉及電子文件的有關規(guī)定另行制定。
統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前,各部門可以制定本部門或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。
第五十四條 各部門對上級部門和本部門下發(fā)公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。
有關規(guī)定另行制定。
第五十五條 本辦法自2022年4月7日起施行。
第9篇 物業(yè)管理公司公文處理辦法（6）
物業(yè)管理公司公文處理辦法(六)
第一章總則
第一條為使公司各部門、項目(以下簡稱各部門)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,制定本辦法。
第二條各部門的公文(包括電報,下同),是各部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。
第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。
第五條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)以及公司的相關規(guī)定,確保公司秘密的安全。
第六條各部門的負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對本部門公文處理工作的領導和檢查。
第七條各部門的辦公室是公文處理的管理機構,主管本部門的公文處理工作并指導下級部門的公文處理工作。
第八條各部門的辦公室應當配備專職人員負責公文處理工作。
第二章公文種類
第九條各部門的公文種類主要有:
(一)命令(令)
適用于依照有關法律公布公司規(guī)章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關部門/項目及人員。
(二)決定
適應于公司對重要事項或者重大行為及動作作出安排、獎懲有關單位及個人、變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項,并要在公司內(nèi)部以文件的形勢及下達。
(三)公告
適用于向企業(yè)內(nèi)外宣布重要事項。
(四)通告
適用于公布公司各部門應當遵守或者周知的事項。
(五)通知
適用于公司批轉下級部門的公文、轉發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文、宣布實施某項制度、傳達要求下級部門辦理和需要有關部門周知或者執(zhí)行的事項、任免人員。
(六)通報
適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(七)報告
適用于向上級部門匯報工作,反映情況,答復上級部門的詢問。
(八)請示
適用于向上級部門請求指示、批準。
(九)批復
適用于答復下級部門的請示事項。
(十)意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十一)函
適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十二)會議紀要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章公文格式
第十條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及公司秘密的公文應當標明密級和保密期限,其中,“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。
(二)緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文部門標識應當使用發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文,主辦部門排列在前。
(四)發(fā)文字號應當包括部門代字、年份、序號。聯(lián)合行文,只標明主辦部門發(fā)文字號。
(五)上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中,“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類,一般應當標明發(fā)文部門。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
(七)主送部門指公文的主要受理部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。
(九)公文除“會議紀要”和以電子版形式發(fā)出的以外,應當加蓋印章。
(十)成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負責人的簽發(fā)日期為準。電子版形式公文以發(fā)出日期為準。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。
(十二)公文應當標注主題詞。上行文按照上級部門的要求標注主題詞。
(十三)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。
第十一條公文中各組成部分的標識規(guī)則,參照《國家各部門公文格式》國家標準執(zhí)行。
第十二條公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm×297mm),左側裝訂。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。
第四章行文規(guī)則
第十三條行文應當確有必要,注重效用。
第十四條行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。
第十五條各部門依據(jù)本部門職權可以相互行文和向下一級部門的相關業(yè)務部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文。
第十六條同級部門、上級部門與下一級部門可以聯(lián)合行文;各部門之間、各項目之間可以聯(lián)合行文;
第十七條屬于部門職權范圍內(nèi)的事務,應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。須經(jīng)公司審批的事項,經(jīng)公司同意也可以由部門行文,文中應當注明經(jīng)公司同意。
第十八條屬于主管部門職權范圍內(nèi)的具體問題,應當直接報送主管部門處理。
第十九條部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級部門應當責令糾正或撤銷。
第二十條向下級部門或者本系統(tǒng)的重要行文,應當同時抄送直接上級部門。
第二十一條“請示”應當一文一事;一般只寫一個主送部門,需要同時送其他部門的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級部門。
“報告”不得夾帶請示事項。
第二十二條除上級部門負責人直接交辦的事項外,不得以部門名義向上級部門負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。
第二十三條受雙重領導的部門向上級部門行文,應當寫明主送部門和抄送部門。上級部門向受雙重領導的下級部門行文,必要時應當抄送其另一上級部門。
第五章發(fā)文辦理
第二十四條發(fā)文辦理指以本部門名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十五條草擬公文應當做到:
> (一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等,要切實可行并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標點正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文部門的職權和與主送部門的行文關系確定。
(四)擬制緊急公文,應當體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
(六)結構層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
(七)應當使用國家法定計量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)字。
第二十六條擬制公文,對涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設性意見,并與有關部門會簽后報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。
第二十七條公文送負責人簽發(fā)前,應當由辦公室進行審核。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第二十八條以本部門名義制發(fā)的上行文,由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā);以本部門名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。
第二十九條公文正式印制前,行政部應當進行復核,重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的,應按程序復審。
第六章收文辦理
第三十條收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條收到下級部門上報的需要辦理的公文,行政部應當進行審核。審核的重點是:是否應由本部門辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合公司的有關規(guī)定;涉及其他部門職權的事項是否已協(xié)商、會簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第三十二條經(jīng)審核,對符合本辦法規(guī)定的公文,行政部應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文,應當明確辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公室負責人批準后,可以退回呈報單位并說明理由。
第三十三條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的,應當及時退回交辦的行政部并說明理由。
第三十四條收到上級部門下發(fā)或交辦的公文,由行政部提出擬辦意見,送負責人批示后辦理。
第三十五條公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商;如有分歧,主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。
第三十六條審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。
第三十七條送負責人批示或者交有關部門辦理的公文,行政部要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
第七章公文歸檔
第三十八條公文辦理完畢后,應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔。
個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十九條歸檔范圍內(nèi)的公文,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復制件或其他形式的公文副本。
第四十一條本部門負責人兼任其他部門職務,在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職部門整理(立卷)、歸檔。
第四十二條歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限,按照有關規(guī)定定期整理、存檔。
第四十三條擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章公文管理
第四十四條公司行政公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條行政部應當建立健全公司公文處理的有關制度。
第四十六條上級部門的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,下一級部門經(jīng)負責人或者辦公室負責人批準,可以翻印。翻印時,應當注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第四十七條公開發(fā)布各部門公文,必須經(jīng)發(fā)文部門批準。經(jīng)批準公開發(fā)布的公文,同發(fā)文部門正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第四十八條公文復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印部門證明章。
第四十九條公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第五十條不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)各部門/項目負責人批準,可以銷毀。
第五十一條銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文應當進行登記。
第五十二條部門合并時,全部公文應當隨之合并管理。部門撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調(diào)離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第九章附則
第五十三條公文處理中涉及電子文件的有關規(guī)定另行制定。統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前,各部門可以制定本部門或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。
第五十四條各部門對上級部門和本部門下發(fā)公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。有關規(guī)定另行制定。
第五十五條本辦法自2022年3月1日起施行。
第10篇 南油物管公司公文管理暫行辦法
物管公司公文管理暫行辦法
一.行文規(guī)定
1.呈報、下發(fā)的公文應一文一事。
2.公司對外統(tǒng)一名稱:__物業(yè)管理有限責任公司。正式對外行文、簽署合同均應使用公司名稱。
二.行文程序
1.公司的行文,先由承辦人擬稿,經(jīng)分管部門副總審閱后,送行政部核稿,再請總經(jīng)理簽發(fā)。
2.管理處行文,重要事項需事前請示總經(jīng)理同意后,由分管副總簽發(fā)。
3.公司和管理處發(fā)文,均由行政部統(tǒng)一編發(fā)文號。
三.行文格式與要求
1.凡屬對外行文,要使用統(tǒng)一規(guī)格的擬稿紙,如第一頁寫不下,應附雙線橫格紙。
2.標題簡要明確,注明文件種類(請示、報告、函等)。
3.注明報送單位。
4.注明行文編號,以便可存放、查找和立卷歸檔。
(1)對外行文編號統(tǒng)一為:__物司[ ]第號
(2)對大廈客戶編號統(tǒng)一為:__物處字[ ]第號
5.撰寫、修改或譽請公文,必須使用墨水筆,不使用鉛筆、圓珠筆。經(jīng)修改后的稿件,如字跡潦草、涂改較多、模糊不清的,應由原擬稿人譽請后再送打印。
四.繕印
1.文件簽發(fā)后,由行政部統(tǒng)一打印并存入磁盤,按核定數(shù)量打印份數(shù),印數(shù)少的采用復印,印數(shù)多的外送印刷。
2.繕印后的文件由撰稿人負責校對,以公司管理處名義的行文,由行政部核稿人予以復檢。
3.繕印校對人應在原稿上簽注姓名、日期。
五.發(fā)文
1.文件分發(fā)前對份數(shù)、附件、印章等進行檢查。
2.文件分發(fā)時應注明受文單位及地址,'急件'、'密件'應做相應的標識、戳記,防止延誤與泄密。
3.繕印后發(fā)出的文件,應留二份與原稿一份退承辦部門,由承辦部門按管理要求立卷歸檔。
第11篇 物業(yè)公司公文管理辦法－3
物業(yè)公司公文管理辦法(3)
一、企業(yè)對外發(fā)送的公文或廣告文稿等一律要求使用發(fā)文稿紙謄抄工整,經(jīng)發(fā)文部門和公司總經(jīng)理批閱簽發(fā)。
二、企業(yè)內(nèi)部公文需發(fā)文的,由部門擬稿會簽,由公司總經(jīng)理批閱簽發(fā)。
三、凡發(fā)文需按規(guī)定編排文號,并標引主題詞,文號按以下辦法編排。
()[]號
────────────
發(fā)文單位擬文部門發(fā)文年份文件順序號
四、屬企業(yè)內(nèi)部請示、報告類的,一律要求使用稿紙謄寫工整,經(jīng)各部門(或企業(yè))負責人核稿,報公司總經(jīng)理批。
五、屬財務類的資料如財務預算、財務報表、稅單、支票等,送總經(jīng)理審批。
六、收到外單位公文,應即時做好收文登記,粘貼公文簽注單,呈領導批辦后,轉有關部門承辦,最后歸檔。
