- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 支票管理：
- 支票的接收與登記
- 支票的核驗與存檔
- 支票的支付流程
2. 收據(jù)管理：
- 發(fā)票與收據(jù)的開具
- 收據(jù)的分類與歸檔
- 空白收據(jù)的保管
3. 發(fā)票管理：
- 發(fā)票的申領與登記
- 發(fā)票的使用與核銷
- 發(fā)票的存檔與查詢
4. 財務印鑒專用章管理：
- 印章的使用權限
- 印章的保管與交接
- 印章丟失或損壞的處理
編制指南
1. 支票管理： 1.1 收到支票后，應在當日進行詳細記錄，包括支票號碼、金額、出票人等信息。 1.2 核驗支票真?zhèn)危_保無誤后，將其存入銀行，并跟蹤確認款項到賬情況。 1.3 每月整理支票存根，妥善保管，以便日后查賬。
2. 收據(jù)管理： 2.1 開具收據(jù)時，務必準確填寫項目、金額、日期等要素，蓋章后交予客戶。 2.2 分類保存收據(jù)原件，定期整理歸檔，便于財務審計。 2.3 空白收據(jù)應存放于保險柜內(nèi)，由專人管理，防止遺失。
3. 發(fā)票管理： 3.1 定期申領發(fā)票，建立發(fā)票領用登記簿，記錄發(fā)票的領取、使用和剩余數(shù)量。 3.2 使用發(fā)票時，需核對內(nèi)容無誤，避免開具錯誤，及時進行核銷。 3.3 對已開具的發(fā)票，定期整理并掃描存檔，方便電子檢索。
4. 財務印鑒專用章管理： 4.1 設定印章使用權限，非授權人員不得擅自使用。 4.2 印章應存放在安全地點，每次使用后立即妥善保管，避免遺失。 4.3 若印章丟失或損壞，應立即報告，啟動應急機制，申請更換并公告作廢。
復審規(guī)定
1. 每季度進行一次財務文件的復審，確保所有支票、收據(jù)、發(fā)票的完整性與合規(guī)性。
2. 復審過程中，特別關注印鑒使用記錄，核查是否存在越權使用或濫用情況。
3. 復審結束后，形成復審報告，指出問題并提出改進建議，由財務部門負責人簽署確認。
4. 對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時整改，并追蹤整改結果，確保財務管理的嚴謹性。
以上規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)公司的財務操作，提高工作效率，降低風險，務必嚴格執(zhí)行。
物業(yè)公司支票收據(jù)發(fā)票財務印鑒專用章管理標準作業(yè)規(guī)程范文
1.0目的
規(guī)范支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒專用章的管理工作,確保公司支票、收據(jù)、發(fā)票、印鑒專用章得到安全保管和合理使用。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司的支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒專用章的管理工作。
3.0職責
3.1財務部出納負責按本規(guī)程購買、保管、使用空白支票。
3.2財務部主管負責發(fā)票專用章、財務專用章的保管以及支票、收據(jù)、發(fā)票管理的監(jiān)督工作。
4.0程序要點
4.1支票的管理程序。
4.1.1支票的購買和保管程序:
a)出納應按銀行的相關規(guī)定到開戶行購買支票;
b)出納應將新購回的空白支票安全、妥善地存放在保險箱內(nèi)。
4.1.2支票的使用程序及注意事項:
a)因業(yè)務需要使用支票的人員,應按《費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定進行支付項目的審核及審批;
b)出納根據(jù)審核、審批手續(xù)完整的支付證明按《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定填寫支票;
c)內(nèi)容填寫完整的支票應按《銀行存款標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定加蓋銀行印鑒章;
d)出納應將內(nèi)容填寫完整的支票存根聯(lián)與支付證明一起在支付當天交會計審核后,按相關規(guī)定進行相關的賬務處理;
e)支票交付時,出納應編制《支票使用明細表》,并由收票人在支票存根聯(lián)及《支票使用明細表》上簽名。會計可據(jù)此核對相關賬目資料;
f)如因填寫錯誤或其他原因導致支票作廢,出納應將作廢支票連同存根聯(lián)一起妥善保存;
g)出納或其他經(jīng)辦人員如遺失內(nèi)容填寫完整的支票,應及時到開戶銀行掛失;如因此造成的損失,由當事人負責全額賠償,并視情節(jié)輕重按《行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定進行處理。
4.2收據(jù)的管理程序。
4.2.1收據(jù)的購買、保管程序:
a)空白收據(jù)由財務部主管指定財務部相關人員購買;
b)新購回的空白收據(jù)由會計保管。
4.2.2收據(jù)的換領程序:、
a)收費員應采用以舊換新的方法領用收據(jù),會計在發(fā)出收據(jù)時應詳細填寫《收據(jù)領用登記表》,內(nèi)容包括:領用人、領用時間、起始號碼等;
b)收費員在換領收據(jù)時,應先將用完的收據(jù)交會計核對銷號后再簽名領用新收據(jù);
c)收費員應將空白收據(jù)交財務部主管在收據(jù)的交對方聯(lián)上加蓋發(fā)票專用章后再領用。
4.2.3收據(jù)的使用程序及注意事項:
a)收費員應按《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》及《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定開具收據(jù);
b)收費員應順序填寫收據(jù),如因填寫錯誤或其他原因導致收據(jù)作廢,應將作廢收據(jù)保存完整;
c)收費員應將收據(jù)的記賬聯(lián)編制《交款匯總表》、《收款明細》后一起交出納、會計按相關規(guī)定進行賬務處理;
d)收費員應妥善保管已加蓋發(fā)票專用章的收據(jù),如因遺失給公司造成經(jīng)濟損失,除要求全額賠償外,還將按照《行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程》相關規(guī)定予以處理。
4.3發(fā)票的管理程序。
4.3.1發(fā)票的購買和保管程序:
a)發(fā)票由會計按照稅務部門的有關規(guī)定到稅務局購買;
b)空白的發(fā)票由會計保管。
4.3.2發(fā)票的領用程序:
a)收費員應采用以舊換新的方法領取發(fā)票,會計在發(fā)出發(fā)票時應詳細填寫《發(fā)票領用登記表》,內(nèi)容包括:領用人、領用時間、起始號碼等;
b)收費員將新領的發(fā)票交財務部主管在發(fā)票的客戶聯(lián)上加蓋發(fā)票專用章后開始使用。
4.3.3發(fā)票的使用程序及注意事項:
a)收費員在開具發(fā)票時,原則上應如實、序號填寫發(fā)票內(nèi)容,特殊情況應請示財務部主管同意后特殊處理;
b)收費員應按照《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》及《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定開具發(fā)票;
c)收費員應將發(fā)票的記賬聯(lián)編制《交款匯總表》、《收款明細》后一起交出納、會計按相關規(guī)定進行賬務處理;
d)如因填寫錯誤或其他原因造成發(fā)票作廢,收費員應將作廢發(fā)票連同存根聯(lián)一起妥善保管;
e)收費員應妥善保管已加蓋發(fā)票專用章的發(fā)票,如有遺失,應及時到稅務部門或其他相關部門掛失,如因此給公司造成經(jīng)濟損失,除要求收費員全額賠償外,還將按照《行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定予以處罰。
4.4發(fā)票專用章的管理程序。
4.4.1財務部主管應妥善保管公司發(fā)票專用章。
4.4.2相關人員申請使用發(fā)票專用章時,財務部主管應嚴格審核項目內(nèi)容,如經(jīng)審核存有疑問,財務部主管應拒絕蓋章;如經(jīng)審核無誤,財務部主管應按規(guī)定加蓋發(fā)票專用章:
a)收據(jù)加蓋發(fā)票專用章時,應將發(fā)票專用章清晰地蓋在收款單位簽章處;
b)發(fā)票加蓋發(fā)票專用章時,應將發(fā)票專用章清晰地蓋在填發(fā)單位簽章處。
4.4.3發(fā)票專用章如有遺失,財務部主管應立即在影響較大的媒體上刊登遺失聲明,同時向稅務局及其他相關單位發(fā)函聲明。
4.5財務專用章的管理程序。
4.5.1財務部主管應妥善保管公司財務專用章。
4.5.2相關人員申請使用財務專用章時,財務部主管應嚴格審核蓋章項目。
4.5.3如經(jīng)審核存有疑問,財務部主管在疑問未解除之前應拒絕蓋章。
4.5.4如經(jīng)審核無誤,財務部主管應在項目單據(jù)上指定位置清晰的加蓋財務專用章。
4.5.5財務專用章如有遺失,財務部主管應立即在影響較大的媒體上刊登遺失啟事,同時向稅務局、開戶銀行等其他相關單位發(fā)函聲明。
4.6支票、收據(jù)、發(fā)票的資料保管。
4.6.1會計應在每月將支票的存根聯(lián)及其相關資料編制記賬憑證、登記賬簿交財務部主管審核后加密在財務部長期保存。
4.6.2會計應在每月將收據(jù)、發(fā)票的記賬聯(lián)與其他相關資料一起編制記賬憑證、登記賬簿后交財務部主管審核加密在財務部長期保存。
4.6.3使用完畢的收據(jù)存根及發(fā)票存根聯(lián)由會計在財務部長期保存。
4.7支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒章的管理,作為財務部相關人員績效考評的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《支票使用明細表》。
5.2《收據(jù)領用登記表》。
5.3《發(fā)票領用登記表》。
6.0相關支持性文件
6.1《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.2《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》。
