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包括哪些
工程項目資料管理制度是對項目從策劃到實施，再到完成整個過程中產(chǎn)生的各種文件、數(shù)據(jù)和信息進行有效管理的體系。它涵蓋了以下幾個核心部分：
1. 項目啟動階段的資料：包括項目建議書、可行性研究報告、初步設計文件等。
2. 項目執(zhí)行階段的資料：如施工圖、合同文件、工程變更通知單、進度報告、質(zhì)量檢查記錄等。
3. 項目監(jiān)控階段的資料：包括監(jiān)理日志、安全檢查記錄、驗收報告等。
4. 項目收尾階段的資料：竣工圖、結(jié)算報告、項目總結(jié)報告等。
5. 法規(guī)與標準文件：與項目相關的法律法規(guī)、行業(yè)標準、規(guī)范等。
流程
1. 資料收集：在項目各階段，由相關部門或人員負責收集相關資料，并確保其完整性和準確性。
2. 資料分類：根據(jù)資料性質(zhì)和內(nèi)容，將其分類歸檔，便于后期檢索和使用。
3. 資料審核：由指定的資料管理員對收集的資料進行審核，確保符合規(guī)范和標準。
4. 資料存儲：將審核后的資料存入專門的檔案管理系統(tǒng)，實行電子化管理和物理備份。
5. 資料更新：隨著項目的推進，及時更新和補充新的資料，保持資料的時效性。
6. 資料利用：在需要時，按照規(guī)定程序調(diào)閱和使用資料。
7. 資料歸檔：項目完成后，對所有資料進行整理，永久保存重要文件，銷毀不再需要的敏感或臨時性資料。
8. 資料審計：定期進行資料管理的內(nèi)部審計，檢查制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
重要性和意義
工程項目資料管理制度的建立與執(zhí)行，對于企業(yè)的運營管理和項目成功至關重要：
1. 保障項目質(zhì)量：通過嚴格的資料管理，確保工程設計、施工、驗收等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和質(zhì)量。
2. 提高效率：規(guī)范化的資料管理流程，使得信息查找、傳遞更加迅速，減少因信息滯后或混亂導致的工作延誤。
3. 風險控制：完整的資料記錄有助于預防和解決潛在的法律糾紛，保護企業(yè)利益。
4. 知識傳承：積累的項目資料成為企業(yè)知識庫的一部分，為后續(xù)項目提供參考和借鑒，推動企業(yè)持續(xù)改進。
5. 合規(guī)性要求：滿足政府監(jiān)管機構(gòu)、業(yè)主和合作伙伴對項目文檔的審查需求，確保項目合法性。
6. 提升企業(yè)形象：良好的資料管理展示了企業(yè)的專業(yè)性和責任感，增強合作伙伴和客戶的信任。
工程項目資料管理制度的建立健全，不僅關乎項目的順利進行，也是企業(yè)長遠發(fā)展的基石。各層級管理者應高度重視，確保制度的有效執(zhí)行，以實現(xiàn)項目管理的高效、規(guī)范和可持續(xù)。
工程項目資料管理制度范文
第1篇 工程項目資料管理制度
1、 由項目部辦公室負責管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。由項目技術(shù)負責人負責施工圖、技術(shù)核定單、變更通知單的收發(fā),負責編制目錄,分發(fā)清單,所有施工圖的持有人應對圖紙的修改,變更及時標識。
2、 所有文件資料由文件批準人決定發(fā)放范圍和份數(shù),文件發(fā)放人應填寫《文件和資料發(fā)放登記表》,按發(fā)放范圍和數(shù)量發(fā)放文件,并做好編號及登記。
3、 文件領用人在收到文件和資料時,應在文件發(fā)放的表格上登記簽字。
4、 在發(fā)放過程中,文件使用部門應及時撤出作廢/失效文件。
5、 當文件使用人的文件破損嚴重,影響使用時,應向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù),交回破損文件,補發(fā)新文件、編號不變,文件發(fā)放部門應將原破損文件收回處理。
6、 文件使用人文件丟失后,應向文件發(fā)放部門辦理補領手續(xù),在補領申請時必須作出書面說明,文件發(fā)放部門在補發(fā)文件時應重新進行分發(fā)編號,并注明作廢。
7、 在用有效文件控制清單項目部辦公室負責編制管理性《有效文件控制清單》,項目工程部負責編制技術(shù)性《有效文件控制清單》,以識別和管理在用有效文件及現(xiàn)行修訂狀態(tài)。
8、 文件和資料的更改
a. 當文件和資料需要更改時,應由文件更改人或更改部門填寫《文件和資料更改申請表》,說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容,如更改涉及其它部門時,應重新會審。
a. 文件更改原則上應由原審批人審批,當原審批人不在或需指定其它人員審批時,則該人應得到相應的授權(quán)書和文件審批所需的有關背景資料。
a. 經(jīng)更改審批的文件,由審批人填寫《文件和資料更改通知單》,并發(fā)至有關部門。
d. 文件持有人根據(jù)《文件和資料更改通知單》的指令,直接在文件的相應處進行更改,但應確保內(nèi)容的正確、清晰,并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件,并做好發(fā)放登記。
a. 文件更改后,文件更改部門應將更改內(nèi)容審批件存檔備查。
a. 文件更改應做好記錄和標識。
9、 作廢的文件應加蓋“作蓋”印章,已作廢、失效的文件應在文件的使用場合中撤出。
10、 文件和資料的保管
a. 文件和資料持有人應妥善保管好所用的文件資料,防止丟失、損壞,若損壞丟失應向主管領導報告,批準后按二.5和二.6辦理。
a. 文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。
a. 文件管理人在調(diào)離崗位或存檔時,必須移交全部文件,并作好文件移交記錄。
11、 文件和資料的使用控制
a. 文件和資料需要時,由需要人填寫《文件和資料復印審批表》,應經(jīng)主管部門或部門負責人批準,規(guī)定復印的份數(shù)、編號,發(fā)放應做好記錄和登記。
a. 需要臨時借閱文件的人員應填寫《文件和資料借閱申請單》,經(jīng)文件管理部門負責人批準后方可借閱,借閱后必須及時歸還,文件一般情況下不外借,如確需外借,需經(jīng)主管領導批準。
第2篇 市檔案館工程項目資料管理制度
市檔案館工程項目資料管理制度
為加強本項目施工技術(shù)管理,完善工程質(zhì)量技術(shù)資料的收集、存檔工作,保證工程竣工結(jié)算及工程交工驗收的順利進行,根據(jù)《××市建設工程文件材料整理和檔案移交工作辦法》,及公司有關文件資料檔案工作的有關規(guī)定,特制定本辦法。望項目各有關人員密切配合,共同遵照執(zhí)行。
一、工程技術(shù)資料填寫的要求
1、相關文件
《建筑工程竣工驗收統(tǒng)一用表填表說明》(××市檔案館)
《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》(gb/t50328-2001)
2、資料填寫內(nèi)容必須真實可靠、數(shù)據(jù)準確、資料的形成與工程形象進度同步。資料所記載的內(nèi)容必須與實際圖物相符,并按規(guī)定已通過了一定的審批、檢查、驗收程序,負有責任的各方在資料指定位置上簽署意見,簽名或蓋章并注明時間。
3、作為工程檔案,必須用黑色簽字筆或碳素鋼筆及單面黑色復寫紙書寫,要求字體端正、清晰易辨、嚴禁涂改。
二、主要工程技術(shù)資料填寫要求及責任人
1、工程基線復核單、單位工程座標定位測量記錄、垂直度觀測記錄、建筑物沉降觀測記錄,由測量人員按單位工程分層數(shù)填寫,交項目總工核定。要求所填數(shù)字準確無誤,所繪簡圖上各測點應編號,表中應有測量者、校核者簽名。由測量員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
2、質(zhì)量、安全整改通知單由質(zhì)量安全組填寫,令工長限期整改,復檢無誤后,將結(jié)果記錄在上。由質(zhì)量員、安全員交項目資料員一式三份(含原件一份)。
3、隱蔽工程驗收記錄,由負責所辦隱蔽工程內(nèi)容的工長在下一道工序施工前辦理。隱蔽記錄上應有施工部位及隱蔽項目,重點寫出施工及修改依據(jù)、質(zhì)量情況,必要時繪出簡圖。并須報質(zhì)檢員驗收簽字、經(jīng)項目自檢合格后,由各相關工長向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認可。資料填報及所有簽字蓋章完畢后交項目資料員一式四份(含原件二份)。
4、檢驗批驗收記錄,由各主管工長負責填寫,要求填寫規(guī)范,簽字蓋章齊全,由各主管工長向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認可。資料填報及所有簽字蓋章完畢后交項目資料員一式四份(含原件二份)。
5、各分項工程施工安全質(zhì)量技術(shù)交底卡,由負責施工的工長填寫。主要是對施工工藝、質(zhì)量標準、技術(shù)安全措施、施工規(guī)范要求、對新結(jié)構(gòu)、新規(guī)范、新技術(shù)以及圖紙會審提出的有關問題,解決方法等進行詳細且有針對性的技術(shù)交底,填寫要具體,交接手續(xù)應及時且要齊全,所有交底必須要有交底人、接受交底人(接受交底人必須是經(jīng)各分包或民建隊書面指定的各班組長)的簽名及交接時間,以明確責任,班組所有人員必須逐一簽字,不得找人代簽。本交底一式四份,交項目資料員二份。
6、工程質(zhì)量自檢、互檢、交接檢記錄,由工長及班組長負責填寫,并有交接雙方及有關檢查人員簽字,質(zhì)量檢查評語,并經(jīng)質(zhì)檢員及工程技術(shù)負責人簽字核實,由質(zhì)檢員交項目資料員一式三份(含原件一份)。
7、材料合格證:主要包括鋼材、水泥、砂石、砌體、外墻磚、樓梯磚、防水材料、半成品(如欄桿)、涂料等材料,由負責提供材料的供應商隨進場材料同時供應,由項目材料員負責收集。一般應提供一式二份原件,若提供復印件或抄件,必須注明原件存放處并加蓋供應商公章,項目材料員必須在材質(zhì)或檢查報告上加蓋材料方章,注明工程名稱、材料名稱、規(guī)格、進場數(shù)量、使用部位、經(jīng)辦人等內(nèi)容,資料內(nèi)容必須齊全。由材料員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
8、鋼筋原材、焊接試驗報告,砼、砂漿試塊強度報告(包括同條件養(yǎng)護試塊及拆模強度試塊強度報告),砂漿、砼配合比設計報告,水泥、砂石檢驗報告及其它材料復檢報告均由試驗員提供,各施工工長負責提供使用部位,設計要求,構(gòu)件名稱等有關數(shù)據(jù),試件組數(shù)應符合施工驗收規(guī)范的有關規(guī)定(注:實行100%有見證送檢,其中另加5%的質(zhì)監(jiān)站監(jiān)督抽檢)。鋼筋焊接試驗報告還必須加蓋方章(注明焊接人員姓名及操作證號),由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
9、鋼材力學、工藝性能試驗報告,鋼筋進場應按直徑分批檢驗,檢驗內(nèi)容包括查對標志.外觀并按現(xiàn)行國家有關標準規(guī)定抽取試件,作力學、工藝性能試驗(必須見證取樣),合格后才可用于工程上。鋼材力學、工藝性能試驗報告,要求使用部位要填寫清楚,按試驗結(jié)果判定鋼材等級,如須降級用或改變使用部位應注明.由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
10、水泥物理性能檢驗報告:水泥性能指標必須符合gb75-92及其它規(guī)范標準.進場的水泥須做到檢驗合格后使用,杜絕使用無試驗和偽劣水泥,防止發(fā)生工程質(zhì)量事故.水泥物理性能檢驗報告,由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
11、砼質(zhì)量攪拌記錄,由試驗員按砼申請報告單向攪拌站索取,由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
12、施工日記:必須以單位工程逐日填寫,并應填寫如下內(nèi)容:天氣情況,工程進展情況及施工部位,因設計與現(xiàn)場不符,由設計單位或建設單位在現(xiàn)場解決的設計問題和對施工圖修改記錄,勞動力調(diào)配.材料設備供應情況,質(zhì)量安全技術(shù)管理情況及各種事故情況及原因分析,處理記錄,停水停電待料等意外情況記錄及所采取的措施,與本工程有關的其他情況。工程完工交項目資料員存檔。項目的施工日志由項目總工填寫。
13、各分項工程、分部工程驗收記錄由項目總工根據(jù)檢驗批如實填寫,向監(jiān)理公司工地代表簽字蓋章齊全后交項目資料員一式四份原件。
14、圖紙、設計變更發(fā)放由項目資料員統(tǒng)一進行發(fā)放,并作好記錄,所有圖紙、設計變更、來函必須發(fā)放項目副經(jīng)理以便指導施工,項目相關管理人員領取圖紙、設計變更后要對圖紙及時進行標注并妥善保管,不得遺失,要確保圖紙、變更的完整性。
15、資料的交接必須辦理好交接簽字手續(xù),以備查驗。
; 三、外部文件的處理
1、原則上,外部文件的收發(fā)工作由項目資料員統(tǒng)一負責。
2、對外來所有文件均需辦理收文卡,并報項目領導審批后進行處理。資料員對外來文件進行處理時,需嚴格保證及時,避免在工程施工中造成不必要的損失。
3、對材料報驗及實驗報告向監(jiān)理公司的報驗工作,由項目實驗員依據(jù)監(jiān)理公司要求進行報驗工作。項目質(zhì)檢組負責報驗前的檢查工作。若材料的報驗過程中出現(xiàn)問題,需及時上報項目領導進行處理。
4、對于進場設備、機械的報驗,由項目機電工長根據(jù)監(jiān)理公司要求填寫報驗手續(xù)后,交項目資料員統(tǒng)一向監(jiān)理公司進行報送。
5、對分包文件的處理由項目資料員統(tǒng)一負責。
四、分包資料的管理
1、分包資料的管理由項目資料員在分包進場時,對各分包分別進行交底,明確資料填寫要求及資料填寫執(zhí)行標準及統(tǒng)一用語等。
2、項目總包管理人員(暫為項目經(jīng)理及項目副經(jīng)理)應協(xié)助項目資料員進行分包資料的管理,做到及時準確的收集資料。
3、分包資料的收集整理由分包單位負責,完工時交總包單位匯總后上報。
4、分包單位施工過程中的報審資料,由分包單位進行填寫,并加蓋紅章后報總包單位,總包單位負責向監(jiān)理公司上報。
5、分包單位完工時,應保證上交總包單位一式五套完整工程資料原件。其原件的要求同前。
五、工程技術(shù)資料填寫統(tǒng)一用語
1、工程名稱:××××××××××
2、設計單位:×××××××建筑設計研究院
3、建設單位:×××××房地產(chǎn)有限公司
4、監(jiān)理單位:×××××建設監(jiān)理有限公司
5、施工單位:×××××建設工程有限責任公司
6、工程隊別(或施工班組) :填寫一線作業(yè)班組.如:***班
7、施工部位:必須填寫棟號、軸線、標高。
8、單位填寫采用國際單位,書寫采用英文縮寫,如: m2,m3,t,kg等。
9、資料原則上均采用手寫,所有簽名必須由本人用黑色簽字筆簽字。
10、施工部位層段位置的填寫與設計圖紙一致,填寫時需按軸線+層數(shù)+標高。結(jié)構(gòu)施工中填寫的層數(shù)是指本自然層底板結(jié)構(gòu),其余與自然層一致。
11、當同一層結(jié)構(gòu)需分幾個檢驗批驗收時,幾個驗收部位務必閉合。
六、對內(nèi)資料發(fā)放部門
(一)、項目生產(chǎn)會議紀要:
勞務隊、會議相關分包單位、項目部內(nèi)部傳閱
(二)、分包協(xié)調(diào)會議紀要
勞務隊、會議相關分包單位、項目部內(nèi)部傳閱
(三)、技術(shù)交底會議紀要
勞務隊、會議相關分包單位、項目部內(nèi)部傳閱
(四)、設計圖紙、變更
勞務隊、鋼筋翻樣、相關工長、預算、測量組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、經(jīng)理室、總工室
(五)、項目管理辦法
勞務隊、相關分包單位、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關部門、經(jīng)理室、總工室
(六)、總階計劃、月計劃、周計劃
勞務隊、相關分包單位、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關部門、經(jīng)理室、總工室
(七)、發(fā)分包商函件
相關分包商、抄送監(jiān)理、業(yè)主、項目留底、施工組、經(jīng)理室、總工室
(八)、發(fā)甲方文件
業(yè)主、華西監(jiān)理、項目留底
七、其它注意事項
1、凡提供資料的部門及責任人,必須按施工工序及時向項目質(zhì)檢員或資料員提供工程上的一切資料,質(zhì)檢人員及時按分工檢查資料,收集整理齊全后,移交項目資料員,并向項目總工匯報。
2、凡所提供資料未按要求填寫或手續(xù)不齊、模糊不清、有缺漏項等,資料員有權(quán)拒絕接收,并限期整改。
3、對項目發(fā)放的圖紙.設計變更.圖紙會審等有關工程技術(shù)資料,以及項目內(nèi)部形成的會議紀要.生產(chǎn)計劃等資料,各有關人員必須嚴格按照iso9001要求,裝訂成冊,妥善保管,直至工程完工。
4、施工人員因工作調(diào)離本項目,須將其簽收的有關工程資料以書面形式移交接收人,并將移交清單交項目資料核實后,方可離場。
5、所有資料的提供者與接收者必須履行交接簽字工作,并將收發(fā)文登記表裝釘成冊妥善保管。若因交接不清發(fā)生資料遺失,由各相關責任人負責補齊資料并追究相關責任。
6、項目總工將定期或不定期對工程資料進行檢查。
第3篇 熱源公司工程項目資料管理制度
陜西四季春清潔熱源股份有限公司
工程項目資料管理制度
為加強公司各項目施工技術(shù)管理,完善工程質(zhì)量技術(shù)資料的收集、存檔工作，保證工程竣工結(jié)算及工程交工驗收的順利進行，特制定本制度，望公司各項目部有關人員密切配合，共同遵照執(zhí)行。
一、工程技術(shù)資料填寫的要求
1、相關文件
《建筑工程竣工驗收統(tǒng)一用表填表說明》
《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2014）
2、資料填寫內(nèi)容必須真實可靠、數(shù)據(jù)準確、資料的形成與工程形象進度同步。資料所記載的內(nèi)容必須與實際圖物相符，并按規(guī)定通過一定的審批、檢查、驗收程序，負有責任的各方在資料指定位置上簽署意見，簽名或蓋章并注明時間。
3、作為工程檔案，必須用黑色簽字筆或碳素鋼筆及單面黑色復寫紙書寫，要求字體端正、清晰易辨、嚴禁涂改。
二、主要工程技術(shù)資料填寫要求及責任人
首先項目經(jīng)理部資料員應根據(jù)資料內(nèi)容進行資料盒的脊背、封面標識，做到整齊、美觀，便于查閱。資料盒內(nèi)應包括總目錄、卷內(nèi)目錄、資料封面、分目錄和資料內(nèi)容五部分，各級目錄及資料內(nèi)容必須對應一致，層次清晰。
項目經(jīng)理部資料員負責對工程資料的編制情況進行全面熟悉了解，與監(jiān)理、業(yè)主進行溝通，根據(jù)地方規(guī)定及相關規(guī)范要求對工程資料中的工程名稱、施工部位、內(nèi)容填寫、簽名蓋章、交圈情況進行統(tǒng)一，保證其正確性。
0施工前應對施工項目進行詳細了解，熟悉各工序之間的聯(lián)系，根據(jù)工程內(nèi)容，與監(jiān)理溝通協(xié)商，依照規(guī)范要求對本項目進行項目劃分（技術(shù)負責），以保證在后期施工資料的填寫準確。
1、工程開工前放線記錄、單位工程座標定位測量記錄、垂直度觀測記錄、建筑物沉降觀測記錄，由測量人員按規(guī)范要求填寫，交項目部核定。要求所填數(shù)字準確無誤，所繪簡圖上各測點應編號，表中應有測量者、校核者簽名。移交項目資料員。
2、質(zhì)量、安全整改通知單由質(zhì)量安全組填寫，令工長限期整改，復檢無誤后，將結(jié)果記錄在上。由施工員、安全員交項目資料員。
3、隱蔽工程驗收記錄，隱蔽記錄上應有施工部位及隱蔽項目，重點寫出施工及修改依據(jù)、質(zhì)量情況，必要時繪出簡圖。由相關人員簽字，資料填報及所有簽字蓋章完畢后，由資料員統(tǒng)一整理歸檔。
4、檢驗批驗收記錄，根據(jù)施工項目的不同選擇不同的施工驗收規(guī)范，按規(guī)范要求填寫規(guī)范，簽字蓋章齊全，上報監(jiān)理簽字。
5、各分項工程施工安全質(zhì)量技術(shù)交底。主要是對施工工藝、質(zhì)量標準、技術(shù)安全措施、施工規(guī)范要求、對新結(jié)構(gòu)、新規(guī)范、新技術(shù)以及圖紙會審提出的有關問題，解決方法等進行詳細且有針對性的技術(shù)交底，填寫要具體，交接手續(xù)應及時且要齊全，所有交底必須要有交底人、接受交底人（接受交底人必須是經(jīng)各分包或民建隊書面指定的各班組長）的簽名及交接時間，以明確責任，班組所有人員必須逐一簽字，不得找人代簽。
6、工程質(zhì)量自檢、互檢、交接檢查記錄，應有交接雙方及有關檢查人員簽字，質(zhì)量檢查評語，并經(jīng)質(zhì)檢員及工程技術(shù)負責人簽字核實，有資料員統(tǒng)一收集整理。
7、材料合格證：主要包括成品、半成品、構(gòu)配件、設備出廠、材料（鋼材、水泥、磚等）等，負責提供材料的供應商隨進場材料同時供應。若提供復印件或抄件，必須注明原件存放處并加蓋供應商公章。注明工程名稱、材料名稱、規(guī)格、進場數(shù)量、使用部位、經(jīng)辦人等內(nèi)容，資料內(nèi)容必須齊全。由材料員統(tǒng)一上交資料員。
8、鋼材力學、工藝性能試驗報告,鋼筋進場應按直徑分批檢驗,檢驗內(nèi)容包括查對標志、外觀并按現(xiàn)行國家有關標準規(guī)定抽取試件,作力學、工藝性能試驗（必須見證取樣）,合格后才可用于工程上。鋼材力學、工藝性能試驗報告,要求使用部位要填寫清楚,按試驗結(jié)果判定鋼材等級。
9、水泥物理性能檢驗報告:水泥性能指標必須符合規(guī)范標準，進場的水泥須做水泥物理性能檢驗。
10、砼質(zhì)量攪拌記錄（砼質(zhì)量控制資料），按砼申請報告單向攪拌站或是商品砼攪拌站索取,由試驗員交項目資料員。
11、施工日記：必須以單位工程逐日填寫,并應填寫如下內(nèi)容:天氣情況，工程進展情況及施工部位，因設計與現(xiàn)場不符，由設計單位或建設單位在現(xiàn)場解決的設計問題和對施工圖修改記錄，勞動力調(diào)配.材料設備供應情況,質(zhì)量安全技術(shù)管理情況及各種事故情況及原因分析，處理記錄,停水停電待料等意外情況記錄及所采取的措施，與本工程有關的其他情況。
12、各分項工程、分部工程(應與工程開工前項目劃分一致)驗收記錄根據(jù)檢驗批如實填寫，應及時上報監(jiān)理簽字。
13、圖紙、設計變更發(fā)放由項目資料員統(tǒng)一保管發(fā)放，并作好記錄，所有圖紙、設計變更、來函必須發(fā)放項目相關管理人員不得遺失，要確保圖紙、變更的完整性。
14、資料的交接必須辦理好交接簽字手續(xù)，以備查驗。
三、外部文件的處理
1、原則上，外部文件的收發(fā)工作由項目資料員統(tǒng)一負責。
2、對外來所有文件均需辦理收文登記，并報項目經(jīng)理。資料員對外來文件進行處理時，需嚴格保證及時，避免在工程施工中造成不必要的損失。
3、對材料報驗及試驗報告向監(jiān)理的報驗工作，依據(jù)監(jiān)理要求進行報驗工作。若材料的報驗過程中出現(xiàn)問題，需及時上報項目領導進行處理。
4、對于進場設備、機械的報驗，根據(jù)監(jiān)理要求填寫報驗手續(xù)。
5、對分包文件的處理由項目資料員統(tǒng)一負責。
四、分包資料的管理
1、分包資料的管理由項目資料員在分包進場時，對各分包分別進行交底，明確資料填寫要求及資料填寫執(zhí)行標準及統(tǒng)一用語等。
2、項目管理人員（暫為項目經(jīng)理）應協(xié)助項目資料員進行資料的管理，做到及時準確的收集資料。
3、分包資料的收集整理由分包單位負責，完工時交總包單位匯總后上報。
4、分包單位施工過程中的報審資料，由分包單位進行填寫后報總包單位，總包單位負責向監(jiān)理公司上報。
5、分包單位完工時，應保證上交總包單位完整工程資料原件。
五、工程技術(shù)資料填寫統(tǒng)一用語
1、工程名稱：××××××××××
2、設計單位：×××××××建筑設計研究院
3、建設單位：×××××公司
4、監(jiān)理單位：×××××建設監(jiān)理有限公司
5、施工單位：×××××建設工程有限責任公司
6、施工部位：根據(jù)項目單位、分部、分項的劃分中施工部位填寫。
7、單位填寫采用國際單位，應根據(jù)規(guī)范要求進行填寫。
8、資料均采用手寫或是打印，所有簽名必須由本人用黑色簽字筆簽字。
9、施工部位位置的填寫與設計圖紙一致，填寫時需按圖紙上所標記部位進行。
10、當同一個結(jié)構(gòu)需分幾個檢驗批驗收時，幾個驗收部位務必閉合，不能有遺漏。
六、對內(nèi)資料發(fā)放部門
（一）、項目生產(chǎn)會議紀要：
勞務隊、會議相關分包單位、項目部內(nèi)部傳閱
（二）、分包協(xié)調(diào)會議紀要
勞務隊、會議相關分包單位、項目部內(nèi)部傳閱
（三）、技術(shù)交底會議紀要
勞務隊、會議相關分包單位、項目部內(nèi)部傳閱
（四）、設計圖紙、變更
勞務隊、現(xiàn)場相關施工人員、預算、測量組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組
（五）、項目管理辦法
勞務隊、相關分包單位、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關部門
（六）、總工期計劃、月計劃、周計劃
勞務隊、相關分包單位、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關部門
（七）、發(fā)甲方文件
業(yè)主、監(jiān)理、項目留底
七、其它注意事項
1、凡提供資料的部門及責任人,必須按施工工序及時向項目質(zhì)檢員或資料員提供工程上的一切資料,及時按分工檢查資料,收集整理。2、凡所提供資料未按要求填寫或手續(xù)不齊、模糊不清、有缺漏項等,應及時聯(lián)系詢問情況，并限期整改。
2、對項目發(fā)放的圖紙、設計變更、圖紙會審等有關工程技術(shù)資料，以及項目內(nèi)部形成的會議紀要、生產(chǎn)計劃等資料,各有關人員必須嚴格按照有關要求,裝訂成冊,妥善保管，直至工程完工。
3、所有資料的提供者與接收者必須履行交接簽字工作，并將收發(fā)文登記表裝釘成冊妥善保管。若因交接不清發(fā)生資料遺失，由各相關責任人負責補齊資料并追究相關責任。
5、工程部將定期或不定期對工程資料進行檢查。
6、各分包單位的資料一律按公司項目的資料要求收集整理后上報項目經(jīng)理。
八、公司對各施工項目資料的管理實施細則
1、對于正在施工的施工項目，每月25號完成資料的整理和統(tǒng)計工作，并形成當月《工程資料月度統(tǒng)計表》見附表。匯總后報公司。
2、對已完成的分項/分部工程，報驗工作已結(jié)束的，應按要求分類、整理，歸檔。公司對每一個項目每個月至少為期一次的例行檢查。如檢查的過程中發(fā)現(xiàn)資料主要內(nèi)容不完整；結(jié)論不明確；與現(xiàn)行標準要求不相符；書寫工具或內(nèi)容填寫不規(guī)范；責任單位或主要責任人未簽證或簽證、蓋章不齊全；資料短缺等情況，應及時整改。對于資料與施工進度不符，填寫
8整理不及時的（除項目特殊情況外），應對項目做出相應的處罰。
3、項目完工后，應在竣工驗收完一個月以內(nèi)向公司上交一套的完整的竣工資料（原件、復印件均可）。
4、工程技術(shù)資料參考目錄
施工開工前期準備資料
1、有監(jiān)理和建設單位已批的施工組織設計、施工方案
2、圖紙會審記錄
3、中標通知書及施工合同
4、單位資質(zhì)、施工項目人員資質(zhì)申報
5、工程測量資料
6、技術(shù)交底
7、試驗室資質(zhì)（根據(jù)工程情況，監(jiān)理要求）
試驗資料
1、材料試驗匯總表
2、原材料進場送檢（水泥、鋼筋、磚、白灰等）（根據(jù)各工程情況而定）
3、見證取樣記錄（每次送檢前，由監(jiān)理、檢測單位簽字蓋章）
4、各強度等級砼強度、砂漿報告（根據(jù)各工程情況而定）
5、砼強度、砂漿強度統(tǒng)計表、評定報告
6、防水材料試驗報告
7、管道、設備強度及嚴密性實驗記錄
8、通風、空調(diào)、管道的強度及嚴密性試驗記錄
9、通風、空調(diào)系統(tǒng)運行調(diào)試記錄
10、防水工程試水檢查記錄
11、系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球試驗記錄
12、設備調(diào)試記錄、接地、絕緣、電阻測試記錄
13、暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄
14、制冷、空調(diào)、水管道強度試驗、嚴密性試驗記錄
15、制冷設備運行調(diào)試記錄
注意：委托單填寫：為材料、半成品、構(gòu)件送檢時填寫，由檢測單位提供，送檢單位填寫，注意填寫內(nèi)容，應按照規(guī)范規(guī)定的代表數(shù)量和檢測項目填寫。寫清楚代表施工部位。
原材料、成品、半成品、構(gòu)配件、設備出廠質(zhì)量合格證及試驗報告
1、材料、成品、半成品、構(gòu)配件、設備進場匯總記錄
2、管道、設備、半成品構(gòu)件（合格證及檢測報告）
3、水泥合格證及檢驗報告(及時補取28天強度報告)
4、鋼筋、白灰、燒磚（合格證及出廠質(zhì)量證明文件）
5、防水卷材（合格證及檢測報告）
6、材料試驗匯總表
7、砼施工質(zhì)量控制資料（商砼）
注意：應及時上報，按材料的進場時間、使用部位進行申報。填寫好進場材料檢查記錄表。
施工過程資料
1、工程測量、測量放線記錄
2、設計變更、洽商記錄、簽證、工作聯(lián)系單（影像資料）
3、施工日志
4、隱蔽工程驗收記錄（影像資料）、基槽驗收記錄
5、砼施工開盤報告
6、砼澆筑記錄
7、構(gòu)件設備安裝和調(diào)試記錄
8、預檢記錄、施工記錄（模板預檢記錄、大型構(gòu)件和設備安裝前預檢記錄、設備安裝位置檢查記錄、管道安裝檢查記錄、補償器冷拉及安裝情況記錄、支（吊）架位置、各部位連接方式等檢查記錄、供水、供熱、供氣管道吹（沖）洗記錄、保溫、防腐、油漆等施工檢查記錄)9、
工程停工、復工通知書
10、工地例會會議記錄
11、工程質(zhì)量檢查評定記錄
12、檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄
13、單位(子單位)工程質(zhì)量控制資料核查記錄
14、單位(子單位)工程安全和功能檢驗資料核查及功能抽查記錄
注意：
1）、砼施工中商品砼的應收集整理好質(zhì)量控制資料（由商砼廠家提供）資料填寫中應寫清楚砼標號、具體的施工部位。根據(jù)質(zhì)量控制資料填寫砼澆筑記錄。
2）工程變更、簽證、隱蔽工程需要留取電子影像資料。
3）檢驗批檢查記錄填寫中單位工程、分部、分項工程填寫應根據(jù)施工項目情況進行劃分后填寫。
竣工資料
1、工程概況表
2、工程竣工總結(jié)
3、施工單位工程竣工自評報告
4、竣工圖
5、施工管理、質(zhì)量驗收文件資料
6、施工質(zhì)量控制文件資料
7、建設工程質(zhì)量竣工驗收記錄及單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄
8、竣工驗收證書
上述資料目錄供各項目部參考使用
該管理制度之下發(fā)日期起執(zhí)行。
13工程資料月度統(tǒng)計表
序號
項目名稱
項目概況
本月完成
累計完成
存在問題
資料員
備注
第4篇 工程項目資料管理制度圖書
文件和資料的管理
1、由項目部辦公室負責管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。
由項目技術(shù)負責人負責施工圖、技術(shù)核定單、變更通知單的收發(fā),負責編制目錄,分發(fā)清單,所有施工圖的持有人應對圖紙的修改,變更及時標識。
2、所有文件資料由文件批準人決定發(fā)放范圍和份數(shù),文件發(fā)放人應填寫《文件和資料發(fā)放登記表》,按發(fā)放范圍和數(shù)量發(fā)放文件,并做好編號及登記。
3、文件領用人在收到文件和資料時,應在文件發(fā)放的表格上登記簽字。
4、在發(fā)放過程中,文件使用部門應及時撤出作廢/失效文件。
5、當文件使用人的文件破損嚴重,影響使用時,應向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù),交回破損文件,補發(fā)新文件、編號不變,文件發(fā)放部門應將原破損文件收回處理。
6、文件使用人文件丟失后,應向文件發(fā)放部門辦理補領手續(xù),在補領申請時必須作出書面說明,文件發(fā)放部門在補發(fā)文件時應重新進行分發(fā)編號,并注明作廢。
7、在用有效文件控制清單
項目部辦公室負責編制管理性《有效文件控制清單》,項目工程部負責編制技術(shù)性《有效文件控制清單》,以識別和管理在用有效文件及現(xiàn)行修訂狀態(tài)。
8、文件和資料的更改
a.當文件和資料需要更改時,應由文件更改人或更改部門填寫《文件和資料更改申請表》,說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容,如更改涉及其它部門時,應重新會審。
b.文件更改原則上應由原審批人審批,當原審批人不在或需指定其它人員審批時,則該人應得到相應的授權(quán)書和文件審批所需的有關背景資料。
c.經(jīng)更改審批的文件,由審批人填寫《文件和資料更改通知單》,并發(fā)至有關部門。
d.文件持有人根據(jù)《文件和資料更改通知單》的指令,直接在文件的相應處進行更改,但應確保內(nèi)容的正確、清晰,并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件,并做好發(fā)放登記。
e.文件更改后,文件更改部門應將更改內(nèi)容審批件存檔備查。
f.文件更改應做好記錄和標識。
9、作廢的文件應加蓋“作蓋”印章,已作廢、失效的文件應在文件的使用場合中撤出。
10、文件和資料的保管
a.文件和資料持有人應妥善保管好所用的文件資料,防止丟失、損壞,若損壞丟失應向主管領導報告,批準后按二.5和二.6辦理。
b.文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。
c.文件管理人在調(diào)離崗位或存檔時,必須移交全部文件,并作好文件移交記錄。
11、文件和資料的使用控制
a.文件和資料需要時,由需要人填寫《文件和資料復印審批表》,應經(jīng)主管部門或部門負責人批準,規(guī)定復印的份數(shù)、編號,發(fā)放應做好記錄和登記。
b.需要臨時借閱文件的人員應填寫《文件和資料借閱申請單》,經(jīng)文件管理部門負責人批準后方可借閱,借閱后必須及時歸還,文件一般情況下不外借,如確需外借,需經(jīng)主管領導批準。
12、記錄
文件和資料發(fā)放登記表
文件和資料收到登記表
文件和資料更改申請表
文件和資料更改通知單
文件和資料復印審批表
文件和資料存檔(移交)記錄
文件和資料補領審批表
有效文件控制清單
文件和資料借閱申請單
(摘錄)
