- 目錄
包括哪些
工程文件管理制度是工程項目管理的核心組成部分，它涵蓋了從項目啟動到結束的所有文檔的創(chuàng)建、審批、存儲和廢棄的過程。主要包括以下內(nèi)容：
1. 項目策劃文件：包括項目建議書、可行性研究報告、項目計劃書等，用于定義項目的范圍、目標和預期結果。
2. 設計文件：涵蓋設計圖紙、計算書、材料規(guī)格書等，詳細說明工程的設計思路和實施方案。
3. 施工文件：包括施工合同、施工方案、進度計劃、質量控制文件等，指導現(xiàn)場施工活動。
4. 監(jiān)理文件：涉及監(jiān)理報告、檢查記錄、變更通知等，確保工程質量與進度符合標準。
5. 財務文件：如預算報告、成本報表、支付申請等，用于財務管理與審計。
6. 審批文件：涵蓋各類審批表單，如設計變更申請、采購審批、費用報銷等。
7. 檢驗與驗收文件：包括試驗報告、竣工驗收報告等，確保項目達到預定的質量標準。
8. 運維文件：如操作手冊、維護指南、用戶手冊等，為項目后期運維提供依據(jù)。
流程
1. 文件編制：根據(jù)項目需求，由相關責任人制定或修改文件，確保內(nèi)容準確無誤。
2. 文件審核：由上級或專業(yè)部門對文件進行審查，確保其合規(guī)性和有效性。
3. 文件批準：經(jīng)過審核后，由授權人員簽署批準，賦予文件正式效力。
4. 文件發(fā)布：將批準后的文件分發(fā)給相關人員，并確保他們理解并遵守文件規(guī)定。
5. 文件執(zhí)行：在項目執(zhí)行過程中，依據(jù)文件進行操作，記錄相關信息。
6. 文件更新：隨著項目進展或環(huán)境變化，適時更新文件，保持信息最新。
7. 文件存檔：項目結束后，將所有文件整理歸檔，便于日后查詢。
8. 文件廢棄：對過期或不再需要的文件，進行安全銷毀，保護敏感信息。
重要性和意義
工程文件管理制度對于項目的成功實施至關重要，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 提高效率：明確的文件流程減少了溝通成本，確保信息快速準確傳遞。
2. 保障質量：通過規(guī)范化的文件管理，確保設計、施工和運維階段的質量標準得以貫徹。
3. 法規(guī)遵從：符合行業(yè)法規(guī)和標準，降低因文件不合規(guī)帶來的法律風險。
4. 風險控制：文件記錄了項目全生命周期的信息，有助于識別和管理潛在風險。
5. 決策支持：文件提供了項目歷史數(shù)據(jù)，為后續(xù)決策提供有力依據(jù)。
6. 責任追溯：完善的文件系統(tǒng)可以明確責任歸屬，便于問題解決和糾紛處理。
工程文件管理制度是工程項目管理的基石，它不僅保證了項目的順利進行，也為企業(yè)積累了寶貴的實踐經(jīng)驗，提升了整體管理水平。通過嚴格執(zhí)行這一制度，我們能夠實現(xiàn)項目的高效、高質量完成，同時保障企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展。
工程文件管理制度范文
第1篇 工程文件資料管理制度（4）
工程項目文件資料管理制度(二)
文件資料的歸檔應做到分類保存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫應做到字跡工整、簽字齊全、規(guī)范,內(nèi)容正確。
1、收發(fā)文件管理制度
1)對外發(fā)文應由部門負責人或項目負責人審批簽發(fā),做好收發(fā)文記錄,接收人簽字。
2)文件包括公司外發(fā)文件、公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件兩部分。
3)外發(fā)文件的具體要求
公司外發(fā)文件在發(fā)放記錄上注明原件存放處,辦公司室統(tǒng)一標識發(fā)放文件編號。
4)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件的具體要求
(1)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件在收發(fā)、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處。
(2)建設單位、設計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對公司的發(fā)文,由辦公室統(tǒng)一接收,并及時上報公司經(jīng)理,由公司經(jīng)理簽署意見。
(3)建設單位、設計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對項目部的發(fā)文,由項目部接收,由項目負責人簽署意見,項目負責人根據(jù)具體情況上報公司。
(4)項目發(fā)放施工隊的文件規(guī)定:
發(fā)放施工隊的文件、通知(不含技術交底),均在項目備案,同時由發(fā)放責任人保存原件和發(fā)放記錄。
2、竣工資料
1)項目經(jīng)理部按竣工驗收條件的規(guī)定,認真整理工程竣工資料。
2)竣工資料的內(nèi)容應包括:工程技術檔案、工程質量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖,規(guī)定的其它應交資料。
3)竣工資料的整理應符合下列要求:
(1)工程技術檔案的整理應始于工程開工,終于工程竣工,真實記錄施工全過程,可按形成規(guī)律收集,采用表格方式分類組卷。
(2)工程質量保證資料的整理應按專業(yè)特點,根據(jù)工程的內(nèi)在要求,進行分類組卷
(3)工程檢驗評定資料的整理應按單位工程、分部工程、分項工程劃分順序,進行分類組卷。
(4)竣工圖的整理應區(qū)別情況按竣工驗收的要求組卷。
4)交付竣工驗收的施工項目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發(fā)包人移交由分包人提供的竣工資料時,檢查驗證手續(xù)必須完備。
3、文件、資料保密規(guī)定
1)公司全體員工要樹立愛護公司資料,保守公司秘密的觀念。
2)未經(jīng)公司領導同意,任何人不得私自拷備或復印資料,轉借他人使用酌情給予處罰。
3)歸檔的公司文件未經(jīng)公司經(jīng)理同意不得外借;
第2篇 房產(chǎn)公司工程文件管理制度
房產(chǎn)開發(fā)公司工程文件管理制度
1.目的
在工程部日常行政管理及項目施工全過程中,妥善處理和保管工程文件,以便于歸檔、收發(fā)、查閱、結算及移交。
2.范圍
本準則適用于___有限公司開發(fā)建設的所有項目。
3.文件編號體系
工程部文件統(tǒng)一編號方法:公司英文縮寫+文件類索引碼+文件號
4.工程部文件目錄
4.1公司管理規(guī)范:
工程管理規(guī)范一套
項目經(jīng)理部職責及人員架構表
4.2各種指導書
4.3政府文件
4.4公司來文:
4.4.1報公司各部門文件
4.4.2報公司報告
4.4.3發(fā)工程部文
4.4.4發(fā)設計部文
4.4.5發(fā)成本管理部文
4.5會議紀要:
4.5.1公司每月/每周工程例會紀要
4.5.2公司現(xiàn)場工作協(xié)調(diào)會紀要
4.5.3專題會議紀要
4.5.4內(nèi)部會議紀要
4.5.5圖紙會審變更紀要
4.6部門費用情況
4.7工作簡報
4.8各種表單
4.9工程文件(按工程部檔案管理程序中的目錄整理、歸檔)
4.10其他
5.有以下情況之一的文件不合格文件,
5.1沒有及時注銷的舊版本圖紙。
5.2編號不連續(xù)。
5.3文件為傳真件。
5.4模糊不清。
5.5文件資料不全、缺頁。
5.6簽字、蓋章不全、無授權負責人批準。
6.往來文件需要在文件管理員(工程部項目秘書)處進行登記。文件用章需要先有部門經(jīng)理簽字。文件分機密、秘密、公開三級,機密級只有經(jīng)辦人和所涉及的部門經(jīng)理、分管老總才可查詢,其他人員需查閱要部門經(jīng)理書面文件;秘密級只有經(jīng)辦人,涉及的部門人員和分管老總才可查詢,公開級即全公司共享。
7.公司所有正式文件對外均由項目秘書負責,行政方面不論郵件還是文本均要從項目秘書處對外接口或抄送給項目秘書,技術方面的文件可以不通過項目秘書直接對外。
8.工程部每周每人均寫工作周報,周報格式要求如下:1、分項目寫,如基地情況、項目情況、內(nèi)部管理、其他。2、寫明辦事的期限、內(nèi)容。
9.工程部每天工作日記按工程部工作日記管理制度執(zhí)行,由工程部經(jīng)理進行不定時的抽查。
第3篇 工程文件管理工作制度
1.總則
1.1本工作制度依據(jù)工程承建合同文件、國家和行業(yè)行政規(guī)章制度以及工程建設管理文件有關規(guī)定制訂。
1.2.本制度適用于建設單位單位、監(jiān)理單位(監(jiān)理機構)及承包商之間所有工程文件的傳遞與管理。
1.3.工程文件分類及其組成。
1.3.1設計文件。指由設計單位通過建設單位提供,或由建設單位提供,或按承建合同規(guī)定由承包商提供可用于工程實施的施工圖紙、設計說明書、技術要求、技術標準以及其相應的設計修改通知,或按合同規(guī)定可由監(jiān)理工程師簽署的變更批示等文件。
1.3.2施工文件。指承包商根據(jù)工程承建合同規(guī)定或根據(jù)監(jiān)理文件要求必須報送監(jiān)理單位的施工組織設計、施工技術措施、施工計劃、材料供應計劃、工程項目開工申請、工程檢測試驗報告、合同支付報表、合同索賠與合同商務文件、各種工程施工問題請示以及與工程實施、竣工、維護等一切工程承建活動有關的各種圖紙、報告、圖片和原始記錄、報表、材料與資料等。所有反映工程承建合同過程與工程承建活動的文件。
其中由分包施工承包商蓋章并由承包商授權簽發(fā)的施工文件屬于二級施工文件。
1.3.3監(jiān)理文件。指監(jiān)理工程師在建設單位授權和按工程承建合同規(guī)定開展監(jiān)理工作所編制發(fā)布的文件,以及有關工程建設活動的批復、簡報、通報、通知、規(guī)定、簽證以及協(xié)調(diào)會議紀要等,所有反映工程承包與建設監(jiān)理合同履行過程和建設監(jiān)理過程的文件。
1.3.4建設單位指示。指經(jīng)建設單位或建設單位有關部門依照工程承建合同和建設監(jiān)理文件規(guī)定簽發(fā)、下達、批轉的與工程建設活動有關的紀要、簡報、通報、通知、規(guī)定、批復、批轉、以及與此有關的各種文圖、函件等。
1.4.具有合同效力的一切工程文件,均以書面文件為準。特殊情況下可先口頭或電話通知,并在二日內(nèi)補發(fā)書面文件。
1.5.除非建設單位另有指示或工程承建合同文件另有規(guī)定,否則不符合文件傳遞程序的文件,可能被視為非正式文件或無效文件而不具有合同所賦于的效力。由此所造成的工程延誤與合同責任,由責任方承擔。
2.設計文件管理
2.1建設單位提供用于工程實施的設計文件均為一式十八份,監(jiān)理審核備查及監(jiān)理工作留存二份,其中四份依照工程承建合同文件規(guī)定批轉承包商執(zhí)行。
2.2設計文件應根據(jù)建設單位與設計單位簽訂的供圖計劃,按時提供給建設單位。監(jiān)理公司于收到建設單位設計文件后七天內(nèi)組織完成審核工作。對于需要修改的設計文件,提出修改意見,通過建設單位轉達回設計單位研究處理;審核合格圖紙,交承包商執(zhí)行。
2.3承包商對收到的設計文件應進行仔細閱讀和檢查(包括核對所有的尺寸、高程和數(shù)量),對發(fā)現(xiàn)的或在作業(yè)實施過程中發(fā)現(xiàn)設計文件中存在的缺陷或錯誤,應在3天內(nèi)以書面通知監(jiān)理單位,供監(jiān)理工程師在施工前或該項作業(yè)實施前作出修改和補充,避免由此引起返工和造成損失。
2.4正式施工前設計文件必須經(jīng)過會審。
2.5施工過程中,若地形、地質或其他自然條件發(fā)生了與設計文件不符的重大變化,承包商應及時書面通知監(jiān)理單位,并提出處理或變更建議報監(jiān)理工程師審批。
2.6施工期間,監(jiān)理公司依據(jù)工程承建合同文件規(guī)定的建設單位授權所簽發(fā)的施工變更指示,承包商應予執(zhí)行。
2.7除非合同文件另有規(guī)定,或監(jiān)理文件另有要求,否則經(jīng)監(jiān)理批準的設計文件(包括監(jiān)理公司簽發(fā)的施工變更指示),在送達承包商6小時后生效。
2.8承包商可根據(jù)施工需要自行復制所需數(shù)量的設計文件,也可通過監(jiān)理公司向建設單位申請追加提供圖紙份數(shù),并為此支付其費用。
2.9由建設單位或監(jiān)理公司所提供的設計文件,承包商不得用于本合同項目范圍以外或轉給第三方。
3.施工文件管理
3.1承包商應依照工程承建合同規(guī)定和監(jiān)理文件要求,報送或遞交工程活動全過程的施工文件。施工文件的報送期限、內(nèi)容、格式和細節(jié)應符合建設單位和監(jiān)理公司的要求。
3.2對于已經(jīng)批準的施工文件,若因自然條件或施工條件發(fā)生重大變化,或必須對施工文件作實質性的變更,承包商仍應按上述要求及時提出書面文件重新報請建設單位或監(jiān)理公司審批。
3.3合同文件規(guī)定由承包商負責設計的工程項目,承包商必須于開工十四天以前,一式四份報監(jiān)理工程師審批。
3.4承包商(含二級單位)編制的施工文件均應一式四份遞交監(jiān)理公司,并由監(jiān)理公司資料員負責簽收。經(jīng)建設單位審批的施工文件或其審簽意見單也由承包商指定的資料員向監(jiān)理公司資料員領取。
3.5對于應報送審批并業(yè)已送達的施工文件,監(jiān)理公司將在合同規(guī)定期限內(nèi)完成審批工作,審批意見包括“照此執(zhí)行”、“按意見修改后執(zhí)行”、“修改后重新報送”或“已審閱”四種。返回承包商的施工文件審簽或批復意見若為“修改后重新報送”。承包商必須按有關規(guī)定和要求修改后重新報送,并承擔由此所造成施工延誤及經(jīng)濟損失等的合同責任。
3.6施工文件的報送期限以監(jiān)理公司或指定簽收人的簽收日期為準。該報送期限按合同文件規(guī)定執(zhí)行。若合同文件未明確規(guī)定時,按有關監(jiān)理實施細則或監(jiān)理工作規(guī)程的要求執(zhí)行。
3.7監(jiān)理公司超過審批期限仍未完成對施工文件的審批,可認為該報審文件已經(jīng)得到監(jiān)理工程師同意。事后,監(jiān)理仍有權對該報審文件提出異議和批復,承包商應予執(zhí)行。
4.建設單位指示或向建設單位單位報送的文件
4.1除非建設單位中有指示或合同文件另有規(guī)定,否則承包商向建設單位報送的施工文件都必須主送監(jiān)理公司,并經(jīng)監(jiān)理公司審核和轉達。
4.2除非建設單位另有指示或合同文件另有規(guī)定,否則建設單位關于工程項目施工的主要意見和決策,都將通過監(jiān)理公司向承包商下達實施。
5.監(jiān)理文件管理
5.1監(jiān)理文件的送達時間以承包商授權部門與機構負責人或指定簽收人的簽收時間為準。
5.2承包商對收到的監(jiān)理文件有異議,可于接到該監(jiān)理文件的3天內(nèi)或合同規(guī)定時限內(nèi),向監(jiān)理公司提出確認或要求變更的申請。監(jiān)理公司在7天內(nèi)或合同規(guī)定時限內(nèi)對承建單位提出的確認或變更要求作出書面回復,逾期未予回復表示監(jiān)理公司對原指令予以確認。
5.3承包商如對監(jiān)理文件或監(jiān)理公司的確認意見有異議,可于該文件或確認意見送達后的3天內(nèi)向建設單位單位申請復議,并承擔由此而產(chǎn)生的一切費用與損失。
5.4若承包商對監(jiān)理文件(包括監(jiān)理的確認意見)或建設單位的指示(包括其復議意見)有異議,應首先在總監(jiān)理工程師的協(xié)調(diào)下,通過友好協(xié)商尋求全面解決。
若經(jīng)協(xié)商仍未能取得一致意見,建設單位和承包商任何一方均可依據(jù)合同規(guī)定進行仲裁或提交法律程序,但應事先將此意向通報監(jiān)理單位
5.5除非監(jiān)理公司或建設單位復議指示或合同爭議評審組或通過仲裁程序對監(jiān)理文件已作出撤消、變更或修改,否則在復議、評審或仲裁期間,原已送達的監(jiān)理文件繼續(xù)有效。
6.工程文件傳遞與受理
6.1工程文件傳遞流程圖:
設計文件
設計單位
項目法人
項目法人指示
監(jiān)理單位
監(jiān)理文件
承包商
施工文件
主導流向
反饋流向
6.2屬緊急工程文件,必須在其左上角一個明顯位置加蓋“急件”章,受理方應在一個合理的短時間內(nèi)作出處理。在非常情況下,還可以先通過電話或口頭傳遞文件內(nèi)容要點,并在隨后的8小時內(nèi)補送書面正式文件。
6.3為促進工程建設的順利進展和工程建設合同的切實履行,根據(jù)《工程建設監(jiān)理合同》文件規(guī)定,建設單位應在14天(對于急件,應在一個更短的時間)內(nèi),就監(jiān)理方書面提交并要求建設單位作出決定的事宜作出書面決定送達監(jiān)理方。若超過期限監(jiān)理方未收到建設單位的決定意見,可理解為建設單位對監(jiān)理方的明確建議意見無異議,并將該建議意見視為建設單位的決定。
