物業(yè)維修資金管理制度是物業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)，旨在確保物業(yè)設(shè)施的正常運行和維護，保障業(yè)主的權(quán)益。該制度涵蓋了資金的籌集、使用、監(jiān)管等多個環(huán)節(jié)，旨在實現(xiàn)資金的合理分配和有效利用。
包括哪些方面
1. 資金籌集：規(guī)定了物業(yè)維修資金的來源，如業(yè)主的專項維修基金、公共收益的一定比例、政府補貼等。
2. 資金管理：明確資金的存儲方式、賬戶設(shè)立、使用審批流程等，確保資金的安全和透明。
3. 資金使用：規(guī)定資金的用途，如日常維護、設(shè)施改造、應(yīng)急修理等，并設(shè)定優(yōu)先級。
4. 監(jiān)督機制：建立內(nèi)外部監(jiān)督體系，包括業(yè)主委員會的監(jiān)督、定期審計、信息公開等，防止資金濫用。
5. 法規(guī)遵從：確保所有操作符合相關(guān)法律法規(guī)，如物業(yè)管理條例、財務(wù)法規(guī)等。
重要性
物業(yè)維修資金管理制度的重要性在于：
1. 保障物業(yè)設(shè)施的持續(xù)維護：有了穩(wěn)定的資金來源，可以及時進行必要的維修和更新，延長設(shè)施壽命。
2. 維護業(yè)主權(quán)益：資金的透明管理和合理使用，確保業(yè)主的投入得到回報，提高居住滿意度。
3. 防范風險：通過有效的監(jiān)管，預(yù)防資金被挪用或浪費，降低財務(wù)風險。
4. 社區(qū)和諧：合理的資金使用有助于解決社區(qū)內(nèi)的矛盾，促進業(yè)主與物業(yè)之間的良好關(guān)系。
方案
1. 設(shè)立專項賬戶：為物業(yè)維修資金設(shè)立專用賬戶，由專門的財務(wù)人員管理，確保專款專用。
2. 定期公開收支：每月公布資金的收入和支出情況，增強透明度，接受業(yè)主監(jiān)督。
3. 業(yè)主參與決策：重大維修項目應(yīng)經(jīng)過業(yè)主大會討論決定，增加業(yè)主的參與感和信任度。
4. 建立應(yīng)急基金：預(yù)留一部分資金作為應(yīng)急備用，應(yīng)對突發(fā)性的設(shè)施損壞。
5. 強化內(nèi)部審計：定期進行內(nèi)部審計，檢查資金使用是否合規(guī)，及時發(fā)現(xiàn)并糾正問題。
6. 外部專業(yè)咨詢：引入第三方專業(yè)機構(gòu)，提供財務(wù)管理建議，提高資金使用效率。
通過上述方案，物業(yè)維修資金管理制度能夠更好地服務(wù)于物業(yè)管理，促進社區(qū)的健康發(fā)展。
物業(yè)維修資金管理制度范文
第1篇 物業(yè)維修資金使用管理作業(yè)指導書
物業(yè)維修資金使用管理作業(yè)指導書
1.0目的
規(guī)范物業(yè)公司啟動專項維修資金工作程序。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)公司啟動專項維修資金工作。
3.0相關(guān)文件
3.1《北京市專項維修資金使用管理辦法(試行)》
3.2《住宅專項維修資金管理辦法》(中華人民共和國國建設(shè)部、財政部令第165號)
3.3北京市昌平區(qū)__苑小區(qū)業(yè)主委員會:《北京市昌平區(qū)__苑小區(qū)專項維修資金使用管理實施細則》(2006年7月29日)
3.4北京市昌平區(qū)__西苑小區(qū)業(yè)主委員會:《北京市昌平區(qū)__西苑維修資金使用管理制度》(2006年7月28日)
3.5北京市昌平區(qū)__東苑、北苑、中苑小區(qū)業(yè)主委員會:《北京市昌平區(qū)__東苑、北苑、中苑小區(qū)業(yè)主委員會專項維修資金使用管理制度》(2006年7月29日)
4.0職責
4.1社區(qū)服務(wù)辦公室負責核實專項維修資金的歸集、分戶情況;財務(wù)部負責向社區(qū)服務(wù)辦公室提供所需情況、數(shù)據(jù)。
4.2社區(qū)服務(wù)辦公室配合銀行做好業(yè)主查詢卡的發(fā)放工作。
4.3社區(qū)服務(wù)辦公室負責公司專項維修資金領(lǐng)導小組下設(shè)的專項工作小組(以下簡稱工作組)日常工作的組織安排。
4.4專業(yè)公司提出大修計劃,組織維修預(yù)算、施工方案等資料。
4.5物業(yè)管理部、總工程師辦公室負責對大修計劃進行審核,選擇施工單位、確定費用預(yù)算。
4.6社區(qū)服務(wù)辦公室將大修計劃告知業(yè)委會并協(xié)助業(yè)委會組織召開業(yè)主大會,組織文字材料。
4.7經(jīng)營管理處負責協(xié)助召開業(yè)主大會。
4.8專業(yè)公司和有關(guān)部門負責簽署維修合同。
4.9物業(yè)管理部負責向政府小區(qū)辦備案工作。
4.10財務(wù)部負責維修費預(yù)支、收款、結(jié)算工作。
4.11專業(yè)公司負責維修項目的施工監(jiān)督、檢查、辦證工作。
4.12公司各管理部門負責監(jiān)督相關(guān)部門工作的落實。
5.0社區(qū)服務(wù)辦公室工作程序
5.1資料學習培訓階段
5.1.1社區(qū)服務(wù)辦公室負責牽頭組織,物業(yè)管理部、質(zhì)量管理部、電梯管理公司、經(jīng)營管理處根據(jù)不同的分工進行培訓;
5.1.2學習3.0相關(guān)文件所列法規(guī)及文件;
5.1.3學習相關(guān)部門出具的《核查報告》;
5.1.4特種設(shè)備檢測所出具的《特種設(shè)備定期檢測報告》;
5.1.5學習相關(guān)專業(yè)知識。
5.2協(xié)助業(yè)委會召開委員會會議準備階段
5.2.1社區(qū)服務(wù)辦公室負責將涉及范圍內(nèi)業(yè)主的《專項維修資金劃轉(zhuǎn)清冊》、《支用維修資金分戶明細表》下載成冊;
5.2.2與經(jīng)營管理處、財務(wù)部就業(yè)主姓名、住宅面積、歸集資金等業(yè)主資料進行核對;
5.2.3社區(qū)服務(wù)辦公室根據(jù)提供的維修預(yù)算,作出《支用維修資金分戶明細表(預(yù)算)》;
5.2.4將《小區(qū)內(nèi)設(shè)施設(shè)備大修需使用住宅專項維修資金的函》提交業(yè)主委員會;
5.2.5將維修計劃、費用預(yù)算、核查報告、施工單位資質(zhì)、《支用維修資金分戶明細表(預(yù)算)》提交業(yè)主委員會;
5.2.6社區(qū)服務(wù)辦公室負責就召開業(yè)主委員會會議及會議議程、所需材料和業(yè)委會主任溝通。材料包括:向業(yè)委會提交的《關(guān)于啟用維修資金的告知函》,鑒定部門出具的《核查報告》,《維修計劃》、《費用預(yù)算》、《施工單位資質(zhì)》、《專項維修資金分戶明細》、《專項維修資金劃轉(zhuǎn)清冊》等。
5.3召開業(yè)主委員會會議階段
5.3.1由業(yè)委會主任提議、全體委員參加、居委會主任列席的專項維修資金使用專題會;
5.3.2由物業(yè)公司向全體委員出示使用維修資金的相關(guān)材料;
5.3.3由業(yè)委會主任作出《使用維修資金的議案》、《委托書》、《召開業(yè)主大會的方法》等提議;
5.3.4組織、推選涉及范圍內(nèi)業(yè)主代表組成維修工程項目監(jiān)督小組;
5.3.5全體業(yè)委會委員表決、簽字,居委會主任監(jiān)督簽字;
5.3.6形成業(yè)主委員會決議。
5.4材料公示階段
5.4.1社區(qū)服務(wù)辦公室制作公示資料。
5.4.2經(jīng)營管理處協(xié)助社區(qū)服務(wù)辦公室在涉及范圍內(nèi)張貼公示資料。
5.4.3公示資料包括:《業(yè)主委員會召開業(yè)主大會的決議》、《核查報告》、《施工計劃》、《維修單位資質(zhì)》、《施工單位維修費用預(yù)算》、《預(yù)算費用分攤明細》、《維修項目工程領(lǐng)導小組》、《召開業(yè)主大會的方法》、《委托書》等。
5.4.4公示10天拍成照片留存。公示后將公示資料匯集成冊備查。
5.5入戶表決階段
5.5.1配合業(yè)委會、居委會進行宣傳;
5.5.2制作表決卡,與經(jīng)營管理處做好入戶準備;
5.5.3協(xié)助經(jīng)營管理處組織人員入戶發(fā)放、回收表決卡;
5.5.4對表決卡進行統(tǒng)計匯總;
5.5.5由業(yè)委會委托居委會、業(yè)主代表對表決結(jié)果進行抽查、確認,出具證明。
5.5.6協(xié)助業(yè)主委員會對表決結(jié)果進行公示。
6.0辦理行政備案程序
6.1由物業(yè)管理部對以下資料進行審核:《支用維修資金申請》、《專項維修資金預(yù)支用備案表》、《施工合同》、《施工單位營業(yè)執(zhí)照》、《資質(zhì)證書》、《工程費用預(yù)算》、《鑒定報告》、《小區(qū)公示結(jié)果證明》、《業(yè)主決議(含統(tǒng)計結(jié)果)》、業(yè)委會出具的《同意使用維修資金的決議》、《維修費用分攤明細表》、《任務(wù)單》、《支取匯總表》、《支取清冊》、《承諾書》。
6.2由社區(qū)服務(wù)辦公室負責網(wǎng)上備案。
6.3物業(yè)管理部帶以上材料到地區(qū)辦事處及區(qū)、市建委小區(qū)辦辦理備案手續(xù)。
7.0費用預(yù)支程序
7.1由財務(wù)部對《維修費用分攤情況》進行審核;
7.2由財務(wù)部向銀行提交《支用維修資金申請》、《專項維修資金預(yù)支用備案表》、《施工合同》、《施工單位營業(yè)執(zhí)照》、《資質(zhì)證書》、《工程費用預(yù)算》,相關(guān)部門出具的《核查報告》、《小區(qū)公示結(jié)果證明》、《業(yè)主決議(含統(tǒng)計結(jié)果)》、《同意使用維修資金的決議》、《維修費用分攤明細表》、《任務(wù)單》、《支取匯總表》、《支取清冊》、《承諾書》等材料,到銀行辦理資金預(yù)支手續(xù)。
8.0維修施工程序
8.1由物業(yè)公司相關(guān)部門和工程項目領(lǐng)導小組對施工進行監(jiān)督。
8.2施工現(xiàn)場明示施工單位、施工時間、安全提示等。
8.3施工單位遵守政府相關(guān)施工要求及規(guī)范。
8.4施工完成后物業(yè)公司組織專業(yè)人員及工程項目領(lǐng)導小組成員進行工程竣工驗收,根據(jù)施工驗收情況報質(zhì)量檢測機構(gòu)檢測。
8.5相關(guān)部門出具《工程驗收合格證》及《工程費用決算單》。
8.6對施工過程影像資料留檔。
9.0工程費用結(jié)算程序
9.1工程竣工驗收合格后由財務(wù)部到銀行辦理資金結(jié)算手續(xù);
9.2需準備以下材料:《維修費用結(jié)算單》、《維修費用發(fā)票》、根據(jù)工程結(jié)算單出具的《維修費用分攤明細》、《費用結(jié)算分戶調(diào)整表》。
10.0材料備案程序
對以上所有涉及材料整理后備案存檔,電子版檔案、紙媒介檔案(兩份,業(yè)委會留存一份)分別存檔。
11.0工作考核
啟用公共維修資金工作考核納入公司工作考核體系。
12.0需存檔的文件或資料
12.1《業(yè)主委員會召開業(yè)主大會的決議》
12.2《核查報告》
12.3《施工計劃》
12.4《施工單位資質(zhì)證書》
12.5《施工單位營業(yè)執(zhí)照》
12.6《施工合同》
12.7《施工單位維修費用預(yù)算》
12.8《支取維修資金分攤明細》
12.9《維修項目工程領(lǐng)導小組》
12.10《維修項目工程領(lǐng)導小組對費用預(yù)算進行審查的公告》
12.11《業(yè)主大會表決形式》
12.12《支用維修資金申請》
12.13《專項維修資金預(yù)支用備案表》
12.14由業(yè)委會審核后的《工程費用預(yù)算》
12.15相關(guān)部門出具的《鑒定報告》
12.16《小區(qū)公示結(jié)果證明》
12.17《業(yè)主決議(含統(tǒng)計結(jié)果)》
12.18專項維修資
金管理系統(tǒng)打印的《任務(wù)單》、《支取匯總表》、《支取清冊》
12.19《承諾書》
12.20《工程驗收合格證》
12.21《工程費用決算單》
12.22《費用發(fā)票復(fù)印件》
12.23《維修費用分攤明細》
12.24《費用結(jié)算分戶調(diào)整表》
第2篇 物業(yè)維修資金管理工作程序
1.公用設(shè)施的維修資金的管理程序:
a).公用設(shè)施的維修資金由區(qū)住宅管理部門設(shè)立專門賬戶管理,區(qū)管理部門不得干涉業(yè)主管理委員會對資金的正常使用,但應(yīng)嚴格按使用審批程序?qū)彶闊o誤后支出;
b).公用設(shè)施專用資金的銀行利息可以作為維修資金的日常開支;
c). 財務(wù)部會計根據(jù)公用設(shè)施維修資金的收支單據(jù)編制記賬憑證、登記賬簿,按照會計核算標準作業(yè)規(guī)程中的相關(guān)規(guī)定進行獨立的賬務(wù)處理;
d).小區(qū)業(yè)主或其他相關(guān)人員及單位,如對設(shè)施維修資金的收支賬目有疑問,可向下列單位提出質(zhì)詢;
-業(yè)主管理委員會;
-管理公司或下屬管理處。
e).管理公司或下屬管理處接到質(zhì)詢后:
-原則上應(yīng)在7日內(nèi)予以答復(fù);
-特殊情況可另行處理。
2.房屋本體維修資金的管理程序:
a).財務(wù)部會計應(yīng)對房屋本體維修資金以房屋每棟為單位設(shè)立專賬管理,并設(shè)立專用賬號存儲各棟物業(yè)的本體維修資金;
b).經(jīng)辦人憑房屋本體維修資金支出的原始任據(jù),按費用審核報銷標準作業(yè)規(guī)程中的相關(guān)規(guī)定到財務(wù)部辦理報銷手續(xù);
c). 財務(wù)部會計將房屋本體維修資金的報銷單據(jù)按照會計核算標準作業(yè)規(guī)程中的相關(guān)規(guī)定進行賬務(wù)處理;
d).如小區(qū)內(nèi)的日常小修超過了房屋本體維修資金的比例,則應(yīng):
-經(jīng)過業(yè)主管理委員會或所需進行維修的單棟房屋的50%以上的業(yè)主同意;
-將超出的部分在下年度房屋本體維修資金的小修費里沖抵;
-經(jīng)業(yè)主管理委員會決定提高本體資金標準來彌補。
e).小區(qū)內(nèi)的業(yè)主、其他相關(guān)單位或個人如對房屋本體維修資金的收支存有疑問,可以;
-向業(yè)主管理委員會查詢;
-向公司財務(wù)部查詢。
