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項目文件管理制度是指一套系統(tǒng)性的規(guī)則和流程，用于規(guī)范項目執(zhí)行過程中產(chǎn)生的各類文檔的管理，包括但不限于項目計劃書、進度報告、會議記錄、需求分析、設計圖紙、測試報告等。這套制度旨在確保文件的安全、完整、有效，以便于團隊協(xié)作、決策制定和項目審計。
包括哪些方面
1. 文件分類與編碼：明確各類文件的分類標準，為每個文件分配唯一的編碼，便于檢索和管理。
2. 文件創(chuàng)建與審批：規(guī)定文件的創(chuàng)建流程，包括內(nèi)容編寫、審核、批準和版本控制。
3. 存儲與備份：設定文件存儲的位置、格式和備份策略，確保文件安全。
4. 訪問權限：設定不同角色對文件的訪問權限，保護敏感信息。
5. 文件更新與版本控制：規(guī)定文件修訂的程序，追蹤文件變更歷史。
6. 文件分發(fā)與分享：規(guī)范文件的內(nèi)部和外部分發(fā)，確保信息準確無誤。
7. 文件歸檔與銷毀：明確文件的保存期限和銷毀標準，符合法規(guī)要求。
重要性
項目文件管理制度的重要性不言而喻：
1. 提高效率：有序的文件管理能減少查找文件的時間，提高團隊協(xié)作效率。
2. 保障質(zhì)量：嚴格的審批流程確保文件內(nèi)容的質(zhì)量和準確性。
3. 風險控制：防止信息泄露，保護公司知識產(chǎn)權。
4. 法規(guī)遵從：符合行業(yè)標準和法規(guī)要求，避免法律風險。
5. 項目審計：完整的文件記錄為項目審計和評估提供依據(jù)。
方案
1. 制定詳細文件管理政策：明確文件管理的目標、原則和責任部門。
2. 建立電子化管理系統(tǒng)：利用現(xiàn)代技術，實現(xiàn)文件的數(shù)字化管理和在線協(xié)作。
3. 培訓與宣導：定期對員工進行文件管理培訓，強化制度意識。
4. 定期審查與改進：定期評估制度執(zhí)行情況，及時調(diào)整和完善。
5. 設立監(jiān)督機制：設立專門的監(jiān)督小組，確保制度的執(zhí)行和遵守。
通過上述方案，我們可以構(gòu)建一個高效、安全的項目文件管理體系，提升項目執(zhí)行的規(guī)范性和效率，為公司的長期發(fā)展奠定堅實基礎。
項目文件管理制度范文
第1篇 某物業(yè)項目文件收發(fā)管理規(guī)定
物業(yè)項目文件收發(fā)管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范文件收發(fā)管理工作,確保文件傳遞的安全性,避免文件丟失,使文件經(jīng)辦責任能安全及時收到文件。
2.0適用范圍
__集團下屬各物業(yè)公司。
3.0職責
3.1公司總部負責確定意見征詢頻率,一般情況下每月征詢一次,特殊情況另行書面通知。
3.2服務中心、管理處或項目物業(yè)部負責人負責意見征詢工作的組織與實施。
3.3品質(zhì)部負責意見征詢結(jié)果的審核、統(tǒng)計、總結(jié)與通報,并報公司領導審閱。
3.4被征詢對象包括有項目負責人、負責人助理、行政部、人事部、營銷部、策劃部、機電部、綠化部、園建、機電、土建、財務等部門及因工作需要征詢的其他單位或個人。
4.0概念
4.1征詢意見設為五個等級,分別為很滿意、滿意、一般、不滿意和很不滿意,評價為很滿意、滿意視為滿意;評價為一般、不滿意及很不滿意視為不滿意。
4.2在《意見征詢表統(tǒng)計結(jié)果表》內(nèi),用數(shù)字作為評標注,分別為:5-很滿意;4-滿意;3-一般;2-不滿意;1-很不滿意;0-未作評價。
4.3單項滿意率=評價為滿意的單位數(shù)量/被征詢單位總數(shù)。
4.4項目物業(yè)負責人是指主管項目的物業(yè)公司副總監(jiān)督/經(jīng)理、服務中心經(jīng)理/主任或項目物業(yè)部主管負責人。
4.5意見征詢表編號:項目拼音第一個字母縮寫+年號+兩位數(shù)月份+三位數(shù)流水號,如yw,表示__銀灣六月份序號為001的意見征詢表,序號不能重復。
4.6綜合滿意率=單項滿意率加權平均值。
5.0操作規(guī)程
5.1每月10號前發(fā)出《意見征詢表》,在《意見征詢表發(fā)放記錄》表上做好發(fā)放登記工作;發(fā)放前填寫好《意見征詢表發(fā)放記錄》表的項目、征詢表編號、部門、被征詢?nèi)撕汀兑庖娬髟儽怼繁淼木幪?、項目、被征詢部門和被征詢?nèi)撕皖A計收回日期項;發(fā)放時填寫好送達人姓名和送達日期,并請被征詢部門簽收及注明簽收日期。
5.2公司主張發(fā)放《意見征詢表》時,及時請被征詢?nèi)藢ξ宜疚飿I(yè)工作給予評價和提出具體意見,由征詢?nèi)颂顚懞煤笳埍徽髟內(nèi)撕灻_認。
5.3 如因各種原因被征詢?nèi)瞬荒芗皶r提供意見或簽收時,被征詢?nèi)嘶虿块T在簽收表格時要提醒具體收回日期,一般不超過3個工作日后收回。
5.4收回《意見征詢表》時,收表人負責審核記錄是否有項缺,無誤后連同填寫好《意見征詢結(jié)果跟進記錄》表一并遞項目物業(yè)負責人審閱,一般情況下《意見征詢表》發(fā)放人、收回人和《意見征詢結(jié)果跟進記錄》的被征詢?nèi)朔答佉庖姍诘奶顚懭藶橥蝗?便于跟蹤和準確的填寫被征詢?nèi)怂答佉庖姟?/p>
5.5對于評價為一般或以下,但被征詢?nèi)擞治刺岢鼍唧w意見的征詢表,回收人應主動聯(lián)系被征詢?nèi)?了解不滿意的原由并在征詢表上做好記錄。
5.6項目物業(yè)負責人根據(jù)收回《意見征詢表》填寫結(jié)果,批示相關意見并組織跟進處理。
5.7項目物業(yè)行政人員負責收回《意見征詢表》的統(tǒng)計工作,填寫好《意見征詢表統(tǒng)計結(jié)果》后遞項目物業(yè)負責人審閱。
5.8 項目物業(yè)負責人確定《意見征詢表》跟進責任人,由跟進責任人督促相關部門按項目物業(yè)負責人的批示和被征詢?nèi)怂答伒囊庖姼M處理,跟進處理結(jié)束后回復跟進責任人。跟進責任人根據(jù)各部門回復情況填寫《意見征詢結(jié)果跟進記錄》的跟進處理情況欄,并在回訪時回復被征詢?nèi)恕?/p>
5.9 回訪形式分面談交流回訪和電話回訪兩種形式,回訪后將《意見征詢結(jié)果跟進記錄》遞項目物業(yè)負責人批示。
5.10所有《意見征詢表》收回后都應填寫《意見征詢結(jié)果跟進記錄》跟進征詢結(jié)果。
5.11 每月25日前,項目物業(yè)行政人員負責收集齊《意見征詢結(jié)果跟進記錄》,匯同《意見征詢表》和《意見征詢表統(tǒng)計結(jié)果》復印件遞總公司品質(zhì)部。
5.12品質(zhì)部在收到《意見征詢表》、《意見征詢結(jié)果跟進記錄》和《意見征詢表統(tǒng)計結(jié)果》后,對收到記錄進行審核,對于未達公司要求的給出意見。
5.13品質(zhì)部負責對被征詢項目進行電話回訪,了解對所提意見跟進處理情況是否滿意,回訪率不應低于25%。
5.14每月28日前,將《意見征詢結(jié)果跟進記錄》遞公司總經(jīng)理審閱,并附《意見征詢表》和《意見征詢表統(tǒng)計結(jié)果》。
5.15每月28日前,填寫好《項目意見征詢報告》遞物業(yè)公司總經(jīng)理批示。經(jīng)批示后遞集團總裁審閱,并附《意見征詢表統(tǒng)計結(jié)果》。
6.0記錄文件管理及存檔
6.1《意見征詢表發(fā)放記錄》由征詢單位存檔。
6.2《意見征詢表》經(jīng)品質(zhì)部審核和公司總經(jīng)理審閱后返回征詢單位存檔。
6.3《意見征詢結(jié)果統(tǒng)計表》原件由意見征詢單位存檔,并復印送品質(zhì)部備案。
6.4《意見征詢結(jié)果跟進記錄》經(jīng)品質(zhì)部審核和公司總經(jīng)理審閱后返回征詢單位存檔。
6.5《項目意見征詢報告》經(jīng)公司總經(jīng)理批示,集團總裁審閱后由品質(zhì)部存檔。
7.0相關支持文件
7.1《顧客滿意的監(jiān)視和測量控制程序》
7.2《服務質(zhì)量的監(jiān)視和測量控制程序》
7.3《意見征詢工作流程圖》
8.0相關質(zhì)量記錄
8.1意見征詢表發(fā)放記錄wy/qr-wy-011
8.2意見征詢表wy/qr-wy-012
8.3意見征詢結(jié)果統(tǒng)計表wy/qr-wy-013
8.4意見征詢結(jié)果跟進記錄wy/qr-wy-014
8.5項目意見征詢報告wy/qr-wy-015
第2篇 工程項目文件管理程序2
工程項目文件管理程序2
對項目經(jīng)理部質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系及職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系所要求的文件予以有效控制,確保各相關場所都能得到有關文件的現(xiàn)行版本。
1 職責
項目經(jīng)理部辦公室是文件控制活動的主責部門。負責質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊、程序文件、企業(yè)標準的管理以及施工圖紙、設計變更、技術標準、規(guī)范、規(guī)程等外來技術文件和有關工程施工管理方面的法律法規(guī)的收集、識別和管理,負責各職能部門所收集的有關經(jīng)營管理、質(zhì)量管理、環(huán)境保護、職業(yè)安全衛(wèi)生等法律法規(guī)的統(tǒng)一管理和發(fā)放;負責外來和內(nèi)部行政文件的管理。負責建立文件清單。
項目經(jīng)理部安全監(jiān)察科負責有關環(huán)境保護、職業(yè)安全衛(wèi)生方面的法律法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)程等文件的擬定、收集和識別。
項目經(jīng)理部質(zhì)量保證科負責技術標準、程序文件、規(guī)程、規(guī)范等文件的擬定、收集和識別。
項目經(jīng)理部經(jīng)營科負責有關經(jīng)營管理方面的法律法規(guī)的擬定、收集和識別。
項目經(jīng)理部工程科負責施工圖紙、設計變更等外來技術文件和有關工程施工管理方面的法律法規(guī)的收集、識別。
項目經(jīng)理部各專業(yè)分公司負責施工技術措施的編制和管理工作。
2 程序
2.1文件的分類
內(nèi)部文件:手冊、程序文件、管理制度、施工技術措施以及公司內(nèi)部編制的行政文件等;
一定途徑獲得的外來文件:上級、業(yè)主或其他相關單位提供的文件,包括施工圖紙、設計變更等;
公開途徑獲得的外來文件:法律、法規(guī)、技術標準、規(guī)范、規(guī)程、圖集等。
2.2文件的編制、收集、審批和發(fā)布
文件發(fā)布前應得到審批,以確保文件的充分性與適宜性。編制文件的職能部門保留文件原稿。
質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊、程序文件執(zhí)行公司統(tǒng)一規(guī)定。
管理性文件和技術性文件以及一定途徑獲得的外來文件由項目經(jīng)理部各職能部門編制、收集,相關部門領導審核,主管領導批準。
施工技術措施由各專業(yè)分公司負責編制,工程科、質(zhì)量保證科、安全監(jiān)察科進行匯簽。
有關工程施工質(zhì)量管理方面的技術標準、規(guī)范、規(guī)程、圖集以及法律法規(guī)等,由質(zhì)量保證科負責擬定、收集和識別,建立文件清單,經(jīng)項目總工審批后報項目部辦公室,實施動態(tài)管理。
有關職業(yè)安全衛(wèi)生方面的法律法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)程等,由安全監(jiān)察科負責擬定、收集和識別,經(jīng)項目總工審批后項目部辦公室統(tǒng)一進行購買、管理。
有關經(jīng)營管理方面的法律法規(guī)由經(jīng)營科負責擬定、收集和識別,建立文件清單,經(jīng)項目項目副經(jīng)理審批后項目部辦公室統(tǒng)一進行購買、管理。
行政文件的管理,執(zhí)行《山西電建三公司公文管理規(guī)定》。外來行政文件由辦公室負責登記接收,經(jīng)主管領導審批后,進行傳閱、轉(zhuǎn)發(fā);內(nèi)部行政文件,由各職能部門擬定,辦公室審核,主管領導批準發(fā)布。
有關環(huán)境保護方面的法律法規(guī),由安全監(jiān)察科根據(jù)公司生產(chǎn)和服務過程對法律法規(guī)的適用性進行識別和確認,并將其有關要求摘錄轉(zhuǎn)化,形成文件,由項目總工程師審批后,轉(zhuǎn)發(fā)給各有關職能部門及相關場所。
法律法規(guī)等文件可從專業(yè)報刊、網(wǎng)站和國家有關主管部門等渠道獲取。
文件編號:
行政文件編號,由項目經(jīng)理部辦公室按《山西電建三公司公文管理規(guī)定》統(tǒng)一進行編號。
手冊、程序文件以及各類管理性文件和技術性文件編號:
其中:工程代號用兩位數(shù)字表示,工程開工前由公司經(jīng)營管理部通知經(jīng)理工作部檔案室工程開工時間,由經(jīng)理工作部以文件形式確定和頒布工程代號。
類型代號指文件資料的類型,用兩位字母表示。
文件序號指文件資料在同一年度內(nèi)的順序流水號。
產(chǎn)生年份指文件產(chǎn)生、年度,用四位數(shù)字表示。
文件的登記發(fā)放:
行政文件由項目部辦公室按照《山西電建三公司公文管理規(guī)定》進行登記、傳閱和發(fā)放。
質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊、程序文件、施工技術措施、施工圖紙、圖集、設計變更以及企業(yè)標準等,由工程科負責登記、進行編號、發(fā)放,并建立現(xiàn)行有效文件清單,并及時分發(fā)到各相關場所。
技術標準、規(guī)范、規(guī)程等,由質(zhì)量保證科統(tǒng)一進行登記造冊,進行有效標識、發(fā)放到各相關場所,以確保其使用場所都能及時使用到現(xiàn)行有效的版本。
各職能部門自行編制、接收與專業(yè)有關的管理性文件和技術性文件,由本部門負責登記、發(fā)放。
文件發(fā)放前由部門負責人審批發(fā)放范圍,填寫文件發(fā)放審批單和文件發(fā)放記錄單,履行發(fā)放手續(xù),進行發(fā)放,確保質(zhì)量/環(huán)境管理體系及職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系的關鍵崗位和相關場所都獲得有關文件的現(xiàn)行有效版本。
文件更改、作廢和銷毀:
文件的更改可采用修改頁或換頁的方式進行。
文件的更改應由原文件編制部門提出更改意見,說明更改原因。文件更改的審批必須由該文件的原審批部門進行審批,如果指定其他部門審批,必須獲得審批所依據(jù)的有關資料。
文件的更改經(jīng)批準后,該文件管理部門負責按原文件發(fā)放范圍發(fā)出文件更改通知單。原文件持有者接到文件更改通知單后,應及時按要求實施修改,并對修改的及時性、正確性負責。要將文件更改通知單附在文件后,作為文件修改的依據(jù),確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別。
法律法規(guī)、技術標準、規(guī)范、規(guī)程等外來文件,各職能部門應及時跟蹤掌握其更新信息,進行重新識別和確認。質(zhì)量管理部要及時發(fā)布現(xiàn)行有效文件清單,以防止文件的非預期使用。
文件失效作廢時,應由原文件管理部門下發(fā)通知,宣布該文件作廢。文件持有者接到作廢通知后,應及時撒出作廢文件并予以銷毀。需要保留的作廢文件應加蓋作廢章進行標識,防止作廢文件的誤用。
文件保管、移交和歸檔:
各職能部門、專業(yè)分公司收到文件后,應注意妥善保管和使用,并將質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生法律法規(guī)等要求傳達給全體員工和其他相關方。要做好文件編目,確保文件保持清晰,易于識別和檢索。
項目經(jīng)理部質(zhì)量保證科組織竣工資料的整理、移交工作,辦理移交手續(xù)。
需要歸檔的文件,由文件管理部門按檔案管理規(guī)定進行分類、編目、歸檔。
各部門根據(jù)職責范圍各自保存相應的文件,保存期限按各自文件規(guī)定的保存期限執(zhí)行。
3 記錄
文件資料接收審批表
文件發(fā)放審批表
文件發(fā)放記錄單
文件資料回收記錄單
表1文
件資料接收審批表
序號文件名稱文件編號文件類別來文單數(shù)量接收日期接收人
表2文件發(fā)放審批表
文件發(fā)放范圍以√為準 發(fā)放份數(shù): 編制
日期
文件名稱: 批準
日期
發(fā)放范圍發(fā)放份數(shù)發(fā)放范圍發(fā)放份數(shù)備注
項目經(jīng)理項目副經(jīng)理
項目總工質(zhì)量保證科
工程科安全監(jiān)察科
經(jīng)營科供應科
第3篇 工程項目文件資料管理規(guī)定
1、內(nèi)容
工程項目文件資料管理包括整個項目實施過程中的文書資料、工程技術資料、施工資料、科研項目資料,竣工圖等。
2、由資料員負責項目文件資料的統(tǒng)一管理并督促其他各部門對相應的文件資料進行收集、整理。
3、文書與資料處理要點
1) 項目文書處理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、簽發(fā)、用印、傳遞、立卷、歸檔與銷毀等程序。
2) 項目經(jīng)理部的文件收、發(fā)由項目資料員統(tǒng)一登記,視公文內(nèi)容和性質(zhì),準確及時交項目經(jīng)理、業(yè)主、監(jiān)理和其他有關部門批示或辦理。
3) 對于不符合國家有關法令、法規(guī)與違反制度的文件,可拒收或不予辦理。
4) 按照iso9002標準對項目的文件資料進行管理,做好文件受控管理工作。對于涉及有關項目成本、技術、質(zhì)量及其它必須保密的公文與技術資料,未經(jīng)項目經(jīng)理同意,任何人不準借閱。對于上級有關印有密級的文件,項目不準擅自翻印。
4、文件往來與信息傳遞
1) 外發(fā)出的所有文件,都納入編號系統(tǒng)并實行分級管理,并將來函的收入文件也納入編號系統(tǒng),以便統(tǒng)一管理。
2) 文件簽發(fā)分三級管理
① 一級文件:必須由項目經(jīng)理或項目副經(jīng)理簽發(fā),所有經(jīng)項目經(jīng)理審閱的施工組織設計;季、月度計劃;重要的會議記錄[[(必須由參加會議各方對整理后的《會議紀要》簽名后有效)。
② 二級文件:備忘錄,整改通知;業(yè)務聯(lián)系單;催款通知;技術核定單等。(須由業(yè)主和監(jiān)理部門負責人簽字后方有效)
③ 三級文件: 會議通知等。
3) 文件的分發(fā)與傳遞
① 一級文件由項目部辦公室分發(fā);二級文件由各部門自行分發(fā)。
② 外來文件,必須由項目部辦公室統(tǒng)一收文,逐一處理,原則上各部門不直接收文。
③ 有關工程的傳真文件統(tǒng)一由項目部辦公室收文、編號并分送有關部門。
4) 發(fā)文規(guī)則
① 所有文件使用統(tǒng)一文稿紙,由辦公室印制。
② 文件署名簽發(fā)必須用鋼筆書寫,不使用原珠筆或鉛筆。
5) 歸檔時間
施工過程中的各種資料在施工過程中由資料員收集,工程竣工后一個月內(nèi)由資料員提供竣工資料,歸檔。
6) 檔案的借閱
為充分發(fā)揮工程檔案作用,因工作需要在工作時間隨時可借閱。但需辦理借閱手續(xù),檔案不得帶出本項目。
7) 檔案的檢查、核對及移交
工程檔案定期進行檢查核對,做到帳物相符,待工程竣工后,工程評定結(jié)束,按有關規(guī)定向有關檔案管理部門移交。
第4篇 工程項目文件資料管理制度
工程項目文件資料的管理包括公司發(fā)文、項目對外收發(fā)文、418#文件所覆蓋的技術資料、其他質(zhì)量記錄等四個方面的內(nèi)容。
項目資料員在項目技術負責人的領導下,具體負責文件資料的管理工作。
項目各專業(yè)工程師及資料員必須具有資料員上崗證。
管理目標是技術資料真實同步,達到長城杯的資料要求;非技術資料編目清晰,便于查閱。
文件資料的日常管理制度
一、文件資料的歸檔應做到分類保存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫應做到字跡工整、簽字齊全,符合《北京市建筑安裝施工技術資料管理規(guī)定》的要求。
二、項目技術負責人應定期檢查各專業(yè)工程師內(nèi)業(yè)資料的收集整理工作,檢查資料員的資料歸檔工作,不定期進行內(nèi)業(yè)工作評比、獎優(yōu)罰劣。
三、418#文件涵蓋的技術資料要求:
1、項目總工組織各專業(yè)工程師和資料員學習418#文件。
2、各專業(yè)技術資料由本專業(yè)工程師負責收集整理。每月月底將本月技術資料移交項目資料員。
3、項目資料員負責技術資料的整理、歸檔工作,資料歸檔時應按《北京市建筑安裝施工技術資料管理規(guī)定》的標準來做。::如果技術資料不符合要求,資料員做以詳細記錄交給專業(yè)工程師,專業(yè)工程師應及時補齊。
四、為了加強項目管理,除了418#文件的規(guī)定之外,其它質(zhì)量記錄由資料員統(tǒng)一管理。
五、各業(yè)務口收集、整理本專業(yè)質(zhì)量記錄,定期報送資料員處。資料員進行分類歸檔。
公司發(fā)文管理制度
一、對公司發(fā)文進行分類收存,類別為黨群類和行政類,行政類分為質(zhì)量體系文件和非質(zhì)量體系文件兩類。
二、公司發(fā)文由項目資料員統(tǒng)一接收,留下分類收文登記。
三、項目資料員在接到文件后,根據(jù)文件歸屬類別是行政文件還是黨群文件,附上文件和資料傳閱學習單后分別送項目經(jīng)理或項目書記。項目經(jīng)理或項目書記學習之后,在文件就資料傳閱學習單上簽署意見,并決定該文件的學習或傳閱的科室及人員范圍,由資料員送各相關業(yè)務人員學習。各相關業(yè)務人員必須認真學習文件內(nèi)容,并在文件和資料傳閱學習單上簽名。
四、所要求的人員進行傳閱或?qū)W習后,項目的文件資料由資料員統(tǒng)一進行歸檔管理。黨群類和行政類文件分別存放,資料盒內(nèi)應編制文件目錄,以便于查閱。
五、作廢文件必須進行標識,并單獨存放,同時在原收文記錄上標明作廢存放處或銷毀日期。
六、質(zhì)量體系投入運行后設立的項目經(jīng)理部,要及時到企管部申請領用《質(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》和《現(xiàn)行有效的受控的質(zhì)量體系文件和資料目錄清單》,并按該目錄清單中所列出的文件和資料找有關部室補發(fā)。
七、項目經(jīng)理部調(diào)出人員不允許帶走文件和資料,到新的崗位后,需要時再要求配發(fā)。《質(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》的持有人變更后,繼任人應及時安排到企管部辦理文件執(zhí)有變更手續(xù)。
項目對外收發(fā)文管理制度
一、項目對外發(fā)文應由室主任審核,項目經(jīng)理審批簽發(fā)。對業(yè)主發(fā)文應該用微機打印,發(fā)文格式執(zhí)行《北京中鐵建筑工程公司ci手冊vi分冊工程項目部分(試行)》的要求。
二、建設單位、設計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對項目的發(fā)文,屬于技術文件的,由項目技術負責人統(tǒng)一保存。屬于合同類文件的,由成本經(jīng)理統(tǒng)一保存,并根據(jù)文件內(nèi)容組織責任人員進行學習。
公司發(fā)文管理制度
一、對公司發(fā)文進行分類收存。類別為黨群類和行政類,行政類分為質(zhì)量體系文件和非質(zhì)量體系文件兩類。
二、公司發(fā)文由項目資料員統(tǒng)一接收,留下分類收文登記。
三、項目資料員在接到文件后,根據(jù)文件歸屬類別是行政文件還是黨群文件,附上文件和資料傳閱學習單后分別送項目經(jīng)理或項目書記。項目經(jīng)理或項目書記學習之后,在文件就資料傳閱學習單上簽署意見,并決定該文件的學習或傳閱的科室及人員范圍,由資料員送各相關業(yè)務人員學習。各相關業(yè)務人員必須認真學習文件內(nèi)容,并在文件和資料傳閱學習單上簽名。
四、所要求的人員進行傳閱或?qū)W習后,項目的文件資料由資料員統(tǒng)一進行歸檔管理。黨群類和行政類文件分別存放,資料盒內(nèi)應編制文件目錄,以便于查閱。
五、作廢文件必須進行標識,并單獨存放,同時在原收文記錄上標明作廢存放處或銷毀日期。
六、質(zhì)量體系投::入運行后設立的項目經(jīng)理部,要及時到企管部申請領用《質(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》和《現(xiàn)行有效的受控的質(zhì)量體系文件和資料目錄清單》,并按該目錄清單中所列出的文件和資料找有關部室補發(fā)。
七、項目經(jīng)理部調(diào)出人員不允許帶走文件和資料,到新的崗位后,需要時再要求配發(fā)?！顿|(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》的持有人變更后,繼任人應及時安排到企管部辦理文件執(zhí)有變更手續(xù)。
項目對外收發(fā)文管理制度
一、項目對外發(fā)文應由室主任審核,項目經(jīng)理審批簽發(fā)。對業(yè)主發(fā)文應該用微機打印,發(fā)文格式執(zhí)行《北京中鐵建筑工程公司ci手冊vi分冊工程項目部分(試行)》的要求。
第5篇 萬科地產(chǎn)項目文件管理辦法
vk地產(chǎn)項目文件管理辦法
1.項目經(jīng)理部文件按照下列分類方式進行存檔整理:
第一冊:公司管理規(guī)范
工程管理規(guī)范一套
工程管理指導書
第二冊:施工合同
第三冊:物資合同
第四冊:公司來文
第五冊:政府來文
第六冊:施工單位來文
第七冊:監(jiān)理公司來文
監(jiān)理合同
監(jiān)理人員登記表及資格證書
監(jiān)理規(guī)劃
監(jiān)理細則
監(jiān)理例會紀要
監(jiān)理月報及審核意見
其他來文
第八冊:施工組織設計
施工方案
第九冊:設計變更
建筑設計變更及圖紙會審紀要
結(jié)構(gòu)設計變更
水電設計變更
第十冊:工程簽證
第十一冊:限價單/零星工程
第十二冊:計劃管理
項目發(fā)展計劃(營銷部門編制)
總進度控制計劃及評審記錄
施工圖紙交付計劃
分判商進場計劃
樣板確認計劃
甲供材料進場計劃
資金使用計劃
總進度計劃(施工單位)
月計劃(施工單位)
周計劃(施工單位)
第十三冊:工程質(zhì)量記錄
第十四冊:材料設備管理
樣板登記一覽表
收(調(diào))料單
設備調(diào)試驗收記錄
第十五冊:交工前樓宇檢查記錄
第十六冊:項目經(jīng)理部發(fā)文
報公司文件
發(fā)公司有關部門協(xié)辦單
發(fā)總包、分包、監(jiān)理
報政府文件
其他發(fā)文
第十七冊:進度款支付
工程進度款審批單
物資進度款審批單
扣款通知單
獎/罰款通知單
第十八冊:會議紀要
公司每月工程例會紀要
公司現(xiàn)場工作協(xié)調(diào)會紀要
甲方召集專題會議紀要
項目經(jīng)理部內(nèi)部會議紀要
第十九冊:工程交工資料(甲方)
甲方交工資料目錄(檔案館編制)
各種甲方交工資料
如:開竣工報告
中間驗收資料
工程報建資料
第二十冊:驗收報告
材料進場驗收報告
工程驗收報告(不需政府參與的驗收)
履約評定表
2.項目經(jīng)理部收文嚴格按照公司的有關規(guī)定執(zhí)行,項目秘書收文后轉(zhuǎn)交項目經(jīng)理助理,由經(jīng)理助理判斷執(zhí)行及傳閱人員,傳閱后須在傳閱文件上簽字并交項目秘書存檔;
3.項目經(jīng)理部發(fā)文需按照發(fā)文格式擬稿,由項目秘書統(tǒng)一編號并存檔。
4.項目經(jīng)理部印章由項目秘書統(tǒng)一管理,使用印章必須登記。印章形式見《項目經(jīng)理部印章》
