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會計憑證管理制度是企業(yè)財務管理的核心組成部分，它規(guī)定了會計憑證的編制、審核、保管以及銷毀等一系列流程。這項制度旨在確保會計信息的準確性和完整性，為企業(yè)的經營決策提供可靠依據。
包括哪些方面
1. 憑證的填制規(guī)范：明確會計憑證的格式、內容填寫要求，包括日期、金額、科目、摘要等要素的填寫標準。
2. 憑證的審核程序：規(guī)定會計憑證必須經過復核，確保其真實性和合規(guī)性。
3. 憑證的分類管理：根據憑證性質進行分類，如收款憑證、付款憑證、轉賬憑證等，以便于查閱和統(tǒng)計。
4. 憑證的保管期限與方法：設定會計憑證的保管期限，制定安全的存儲和備份措施。
5. 憑證的查詢與使用：規(guī)定內部員工查閱憑證的權限和流程，防止信息泄露。
6. 憑證的審計與檢查：定期進行內部審計，確保憑證管理的有效性，并接受外部審計機構的檢查。
7. 憑證的銷毀程序：明確過期憑證的銷毀流程，確保符合法律法規(guī)要求。
重要性
會計憑證管理制度的重要性體現在以下幾個方面：
1. 確保會計信息質量：通過規(guī)范化的憑證管理，能有效防止錯誤和舞弊，保證會計信息的真實性。
2. 提供決策支持：準確的會計信息有助于管理層做出明智的經營決策。
3. 遵守法規(guī)要求：符合國家會計法規(guī)，防止因憑證管理不當引發(fā)的法律風險。
4. 提升審計效率：良好的憑證管理便于審計工作的進行，降低審計成本。
5. 保護企業(yè)資產：嚴格的憑證審核和保管，可以防止資產流失，維護企業(yè)利益。
方案
1. 建立和完善憑證填制模板，明確各項要素的填寫要求，減少人為錯誤。
2. 設立專門的憑證審核崗位，對每一份憑證進行復核，確保其準確性。
3. 利用電子化手段，實現憑證的電子化存儲和檢索，提高工作效率。
4. 定期對會計憑證進行整理和歸檔，確保其完整無損。
5. 加強員工培訓，提高他們對憑證管理制度的理解和執(zhí)行力度。
6. 定期進行內部審計，評估憑證管理的效果，及時調整和完善制度。
7. 設立嚴格的憑證銷毀流程，防止敏感信息的不當泄露。
通過上述方案的實施，企業(yè)能夠構建起一套有效的會計憑證管理制度，從而提升財務管理水平，保障企業(yè)運營的穩(wěn)健。
會計憑證管理制度范文
第1篇 建設有限公司會計憑證、會計賬簿管理規(guī)范
某建設股份有限公司會計憑證、會計賬簿管理規(guī)范
第一條 根據公司《會計制度》規(guī)定,為了加強本公司會計憑證、會計賬簿的基礎管理,制訂本規(guī)范。
第二條 本規(guī)范主要包括原始憑證管理、記賬憑證管理、會計憑證的填制、記賬憑證的復核以及會計賬簿的管理等。
第三條 原始憑證的管理
(一)應執(zhí)行會計核算的事項,必須取得或者填制原始憑證,并及時送交會計機構。
(二)原始憑證的基本要求是:
1.原始憑證的內容必須具備:憑證的名稱;填制憑證的日期;填制憑證單位名稱或者填制人姓名;經辦人員的簽名或者蓋章;接受憑證單位名稱;經濟業(yè)務內容;數量、單價和金額。
2.從外單位取得的原始憑證,必須蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證,必須有填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經辦單位領導人或者其指定的人員簽名或者蓋章。對外開出的原始憑證,必須加蓋本單位公章。
3.凡填有大寫和小寫金額的原始憑證,大寫與小寫金額必須相符。購買實物的原始憑證,必須有驗收證明。支付款項的原始憑證,必須有收款單位和收款人的收款證明。
4.一式幾聯(lián)的原始憑證,應當注明各聯(lián)的用途,只能以一聯(lián)作為報銷憑證。一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據,必須用雙面復寫紙(發(fā)票和收據本身具備復寫紙功能的除外)套寫,并連續(xù)編號。作廢時應當加蓋作廢戳記,連同存根一起保存,不得撕毀。
5.發(fā)生銷貨退回的,除填制退貨發(fā)票外,還必須有退貨驗收證明;退款時,必須取得對方的收款收據或者匯款銀行的憑證,不得以退貨發(fā)票代替收據。
6.職工公出借款憑據,必須附在記賬憑證之后。收回借款時,應當另開收據或者退還借據副本,不得退還原借款收據。
7.經上級有關部門批準的經濟業(yè)務,應當將批準文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的,應當在憑證上注明批準機關名稱、日期和文件字號。
8.原始憑證不得涂改、挖補。發(fā)現原始憑證有錯誤的,應當由開出單位重開或者更正,更正處應當加蓋開出單位的公章。
第四條 記賬憑證的管理
(一)會計部要根據審核無誤的原始憑證填制記賬憑證。
(二)記賬憑證的基本要求是:
1.記賬憑證的內容必須具備:填制憑證的日期、憑證編號、經濟業(yè)務摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數;填制憑證人員、稽核人員、記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員簽名或者蓋章。收款和付款記賬憑證還應當由出納人員簽名或者蓋章。 以自制的原始憑證或者原始憑證匯總表代替記賬憑證的,也必須具備記賬憑證應有的項目。
2.填制記賬憑證時,對記賬憑證進行連續(xù)編號。一筆經濟業(yè)務需要填制兩張以上記賬憑證的,可以采用分數編號法編號。
3.記賬憑證可以根據每一張原始憑證填制,或者根據若干張同類原始憑證匯總填制,也可以根據原始憑證匯總表填制。但不得將不同內容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。
4.除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。如果一張原始憑證涉及幾張記賬憑證,可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面,并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號或者附原始憑證復印件。 一張復始憑證所列支出需要幾個單位共同負擔的,應當將其他單位負擔的部分,開給對方原始憑證分割單,進行結算。原始憑證分割單必須具備原始憑證的基本內容:憑證名稱、填制憑證日期、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、經辦人的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經濟業(yè)務內容、數量、單價、金額和費用分攤情況等。
5.如果在填制記賬憑證時發(fā)生錯誤,應當重新填制。已經登記入賬的記賬憑證,在當年內發(fā)現填寫錯誤時,可以用紅字填寫一張與原內容相同的記賬憑證,在摘要欄注明注銷某月某日某號憑證字樣,同時再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證,注明訂正某月某日某號憑證字樣。如果會計科目沒有錯誤,只是金額錯誤,也可以將正確數字與錯誤數字之間的差額,另編一張調整的記賬憑證,調增金額用藍字,調減金額用紅字。發(fā)現以前年度記賬憑證有錯誤的,應當用藍字填制一張更正的記賬憑證。
6.記賬憑證填制完經濟業(yè)務事項后,如有空行,應當自金額欄最后一筆金額數字下的空行處至合計數上的空行處劃線注銷。
第五條 會計憑證的填制要求
1.填制會計憑證,字跡必須清晰、工整,阿拉伯數字應當一個一個地寫,不得連筆寫。阿拉伯金額數字前面應當書寫貨幣幣種符號或者貨幣名稱簡寫和幣種符號。幣種符號與阿拉伯金額數字之間不得留有空白。凡阿拉伯數字前寫有幣種符號的,數字后面不再寫貨幣單位。
2.所有以元為單位(其他貨幣種類為貨幣基本單位,下同)的阿拉伯數字,除表示單價等情況外,一律填寫到角分;無角分的,角位和分位可寫00,或者符號--;有角無分的,分位應當寫0,不得用符號--代替。
3.漢字大寫數字金額如零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億等,一律用正楷或者行書體書寫,不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等簡化字代替,不得任意自造簡化字。大寫金額數字到元或者角為止的,在元或者角字之后應當寫整字或者正字;大寫金額數字有分的,分字后面不寫整或者正字。
4.大寫金額數字前未印有貨幣名稱的,應當加填貨幣名稱,貨幣名稱與金額數字之間不得留有空白。
5.阿拉伯金額數字中間有0時,漢字大寫金額要寫零字;阿拉伯數字金額中間連續(xù)有幾個0時,漢字大寫金額中可以只寫一個零字;阿拉伯金額數字元位是0,或者數字中間連續(xù)有幾個0、元位也是0但角位不是0時,漢字大寫金額可以只寫一個零字,也可以不寫零字。
第六條 記賬憑證的復核
(一)為了保證記賬憑證的正確性,每一張記賬憑證除了編制人員要認真負責,加強自審外,必須有其他會計人員的復核。
(二)記賬憑證復核要點:
1.格式是否符合規(guī)定,記載是否完整;
2.原始憑證是否齊全,金額是否相等,有關人員簽章是否具備;
3.所用會計科目是否適當,摘要是否確切;
4.收付款憑證是否由出納蓋有收訖、付訖章;
5.文字、數字如有更改,編制人是否于更改處簽章。
(三)如有下列情況之一的,為不符記賬憑證:
1.依不法的原始憑證編制;
2.未按規(guī)定程序和內容編制;
3.記載內容與原始憑證內容不符;
4.有關簽章不全或使用別名或別號;
5.記載或計算錯誤而未按照規(guī)定更正;
6.其他不符事項。
(四)復核人員在復核過程中發(fā)現記賬憑證的編制及記錄有錯誤,應查明原因,及時通知編制人員修改更正,復核人員不得自行更正。
(五)復核人員應在記賬憑證上簽章。
(六)對實行會計電算化生成的機制記賬憑證,要認真審核,做到會計科目使用正確,數字準確無誤。打印出的機制記賬憑證要加蓋制單人員、審核人員、記賬人員及會計機構負責人、會計主管印章或者簽字。
第七條 會計憑證的管理
(一)會計憑證及時按業(yè)務流程規(guī)定的傳遞程序傳遞,不得積壓。
(二)會計憑證登記完畢后,按照分類和編號順序保管,不得散亂丟失。
(三)記賬憑證應當連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表,按照編號順序,折疊整齊,按期裝訂成冊,并加具封面,注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號碼,由裝訂人在裝訂線封簽外簽名或者蓋章。
(四)對于數量過多的原始憑證,單獨裝訂保管,在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類,同時在記賬憑證上注明附件另訂和原始憑證名稱及編號。
(五)各種經濟合同、存出保證金收據以及涉外文件等重要原始憑證,應當另編目錄,單獨登記保管,并在有關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。
(六)原始憑證不得外借,其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時,經本公司會計機構負責人、會計主管人員批準,可以復制。向外單位提供的原始憑證復制件,應當在專設的登記簿上登記,并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。
(七)從外單位取得的原始憑證如有遺失,應當取得原開出單位蓋有公章的證明,并注明原來憑證的號碼、金額和內容等,由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位領導人批準后,才能代作原始憑證。如果確實無法取得證明的,如火車、輪船、飛機票等憑證,由當事人寫出詳細情況,由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位領導人批準后,代作原始憑證。
(八)重要原始憑證(如重要經濟合同、存出保證金收據、涉外文件等)應另編目錄,單獨登記保管,并在有關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。
(九)會計憑證應指定專人保管,非保管人員不應擅自接觸已經歸檔的憑證。
(十)會計憑證至少保存15年以上,其中涉及外事等方面的重要憑證需永久保存。
(十一)會計憑證保存期滿需要銷毀的,必須并報經董事會批準,并報主管部門審核后方可辦理。
第八條 會計賬簿的分類和使用
(一)本公司按照《企業(yè)會計制度》規(guī)定和會計業(yè)務的需要設置會計賬簿。會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬和其他輔助性賬簿。
(二)現金日記賬和銀行存款日記賬必須采用訂本式賬簿。不得用銀行對賬單或者其他方法代替日記賬。
(三)用計算機打印的會計賬簿必須連續(xù)編號,經審核無誤后裝訂成冊,并由記賬人員和會計機構負責人、會計主管人員簽字或者蓋章。
(四)啟用會計賬簿時,在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱。在賬簿扉頁上應當附啟用表,內容包括:啟用日期、賬簿頁數、記賬人員和會計機構負責人、會計主管人員姓名,并加蓋名章和單位公章。記賬人員或者會計機構負責人、會計主管人員調動工作時,應當注明交接日期、接辦人員或者監(jiān)交人員姓名,并由交接雙方人員簽名或者蓋章。啟用訂本式賬簿,從第一頁到最后一頁順序編定頁數,不得跳頁、缺號。使用活頁式賬頁,按賬戶順序編號,并須定期裝訂成冊。裝訂后再按實際使用的賬頁順序編定頁碼。另加目錄,記明每個賬戶的名稱和頁次。
第九條 會計賬簿的登記
(一)會計人員根據審核無誤的會計憑證登記會計賬簿。登記賬簿的基本要求是:
(1)登記會計賬簿時,應當將會計憑證日期、編號、業(yè)務內容摘要、金額和其他有關資料逐項記入賬內,做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。
(2)登記完畢后,要在記賬憑證上簽名或者蓋章,并注明已經登賬的符號,表示已經記賬。
(3)賬簿中書寫的文字和數字上面要留有適當空格,不要寫滿格;一般應占格距的二分之一。
(4)登記賬簿要用藍黑墨水或者碳素墨水書寫,不得使用圓珠筆(銀行的復寫賬簿除外)或者鉛筆書寫。
(5)下列情況,可以用紅色墨水記賬:
1.按照紅字沖賬的記賬憑證,沖銷錯誤記錄;
2.在不設借貸等欄的多欄式賬頁中,登記減少數;
3.在三欄式賬戶的余額欄前,如未印明余額方向的,在余額欄內登記負數余額;
4.根據國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會計記錄。
(6)各種賬簿按頁次順序連續(xù)登記,不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁,應當將空行、空頁劃線注銷,或者注明此行空白、此頁空白字樣,并由記賬人員簽名或者蓋章。
(7)凡需要結出余額的賬戶,結出余額后,應當在借或貸等欄內寫明借或者貸等字樣。沒有余額的賬戶,應當在借或貸等欄內寫平字,并在余額欄內用--表示。現金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結出余額。
(8)每一賬頁登記完畢結轉下頁時,應當結出本頁合計數及余額,寫在本頁最后一行和下頁第一行有關欄內,并在摘要欄內注明過次頁和承前頁字樣;也可以將本頁合計數及金額只寫在下頁第一行有關欄內,并在摘要欄內注明承前頁字樣。
(9)對需要結計本月發(fā)生額的賬戶,結計過次頁的本頁合計數應當為自本月初起至本頁末止的發(fā)生額合計數;對需要結計本年累計發(fā)生額的賬戶,結計過次頁的本頁合計數應當為自年初起至本頁末止的累計數;對既不需要結計本月發(fā)生額也不需要結計本年累計發(fā)生額的賬戶,可以只將每頁末的余額結轉次頁。
(二)總賬和明細賬應當每月打印。
發(fā)生收款和付款業(yè)務的,在輸入收款憑證和付款憑證的當天必須打印出現金日記賬和銀行存款日記賬,并與庫存現金核對無誤。
(三)賬簿記錄發(fā)生錯誤,不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡,不準重新抄寫,必須按照下列方法進行更正:
(1)登記賬簿時發(fā)生錯誤,應當將錯誤的文字或者數字劃紅線注銷,但必須使原有字跡仍可辨認;然后在劃線上方填寫正確的文字或者數字,并由記賬人員在更正處蓋章。對于錯誤的數字,應當全部劃紅線更正,不得只更正其中的錯誤數字。對于文字錯誤,可只劃去錯誤的部分。
(2)由于記賬憑證錯誤而使賬簿記錄發(fā)生錯誤,應當按更正的記賬憑證登記賬簿。
第十條 賬實核對
本公司每月對會計賬簿記錄的有關數字與庫存實物、貨幣資金、有價證券、往來單
位或者個人等進行相互核對,保證賬證相符、賬賬相符、賬實相符。
賬證核對。核對會計賬簿記錄與原始憑證、記賬憑證的時間、憑證字號、內容、金額是否一致,記賬方向是否相符。
賬賬核對。核對不同會計賬簿之間的賬簿記錄是否相符,包括:總賬有關賬戶的余額核對,總賬與明細賬核對,總賬與日記賬核對,會計部門的財產物資明細賬與財產物資保管和使用部門的有關明細賬核對等。
賬實核對。核對會計賬簿記錄與財產等實有數額是否相符。包括:現金日記賬賬面余額與現金實際庫存數相核對;銀行存款日記賬賬面余額定期與銀行對賬單相核對;各種財物明細賬賬面余額與財物實存數額相核對;各種應收、應付款明細賬賬面余額與有關債務、債權單位或者個人核對等。
第十一條 結賬
每月31日為本公司結賬日期,結賬前,必須將本期內所發(fā)生的各項經濟業(yè)務全部登記入賬;結賬時,應當結出每個賬戶的期末余額。需要結出當月發(fā)生額的,應當在摘要欄內注明本月合計字樣,并在下面通欄劃單紅線。需要結出本年累計發(fā)生額的,應當在摘要欄內注明本年累計字樣,并在下面通欄劃單紅線;12月末的本年累計就是全年累計發(fā)生額。全年累計發(fā)生額下面應當通欄劃雙紅線。年度終了結賬時,所有總賬賬戶都應當結出全年發(fā)生額和年末余額。
年度終了,要把各賬戶的余額結轉到下一會計年度,并在摘要欄注明結轉下年字樣;在下一會計年度新建有關會計賬簿的第一行余額欄內填寫上年結轉的余額,并在摘要欄注明上年結轉字樣。
第十二條 本規(guī)范是公司《會計制度》的重要部分,由公司財務總監(jiān)制定,解釋權、修改權歸公司財務總監(jiān)。
