會議室使用管理制度(3篇)

會議室使用管理制度旨在規(guī)范公司內部會議室的使用流程，提高會議效率，確保公司資源的有效利用。它涵蓋了以下幾個方面：

1. 會議室預約管理

2. 會議室使用規(guī)定

3. 設備管理和維護

4. 衛(wèi)生與環(huán)境保持

5. 應急處理與責任分配

包括哪些方面

1. 預約制度：詳細規(guī)定了如何申請、取消和調整會議室的時間，以及優(yōu)先級規(guī)則。

2. 使用規(guī)定：明確了會議期間的行為準則，如禁止大聲喧嘩、保持整潔等。

3. 設備管理：規(guī)定了設備的使用、保養(yǎng)和故障報告流程。

4. 環(huán)境維護：強調了會議前后需保持會議室的清潔，以及設施的完好。

5. 應急處理：制定了遇到突發(fā)情況時的應對策略，如設備故障、會議沖突等。

重要性

會議室作為公司內部溝通交流的重要場所，其有效管理直接影響到工作效率和團隊協(xié)作。良好的會議室管理制度可以：

1. 避免資源浪費：通過合理的預約機制，防止會議室空置或過度使用。

2. 提升會議質量：明確的使用規(guī)定保證會議有序進行，減少干擾。

3. 保障設備安全：定期維護和及時報修，確保設備正常運行。

4. 維護公司形象：整潔的環(huán)境和專業(yè)的設施展示公司的管理水平。

方案

1. 預約系統(tǒng)：建立在線預約平臺，員工需提前預訂，系統(tǒng)自動審核并通知使用者。

2. 規(guī)則執(zhí)行：設立專人負責會議室管理，監(jiān)督使用情況，違規(guī)者將受到相應處罰。

3. 設備培訓：為員工提供設備操作培訓，確保他們能正確使用和保養(yǎng)設備。

4. 清潔計劃：設定每日清潔時間，必要時進行臨時清掃，保持會議室衛(wèi)生。

5. 應急響應：設立應急聯(lián)系人，一旦發(fā)生問題，立即協(xié)調解決，確保會議不受影響。

通過以上措施，我們將實現(xiàn)會議室的高效有序使用，促進公司內部的溝通與協(xié)作，進一步提升整體運營效率。

會議室使用管理制度范文

第1篇 創(chuàng)業(yè)園會議室使用管理辦法

科技創(chuàng)業(yè)園會議室使用管理辦法

為滿足企業(yè)人員培訓、宣傳推廣等需求,保證創(chuàng)業(yè)園各部門正常辦公秩序,特制定會議室使用管理辦法:

1、會議室的配套服務由創(chuàng)業(yè)辦提供,企業(yè)使用會議室須提前兩天向創(chuàng)業(yè)板提出申請,并填寫《會議室使用申請表》,如有變更需及時通知創(chuàng)業(yè)辦,以便統(tǒng)一安排協(xié)調;

2、會議室實施統(tǒng)一管理、有償服務,適當收費。會議橫幅、會標、鮮花或圖象資料、錄像設備、放映設備、電腦筆記本等由使用單位自行準備或向園區(qū)辦租用,園區(qū)辦協(xié)助安裝與調試;

3、企業(yè)應保持會議室清潔衛(wèi)生,會議室內嚴禁吸煙,嚴禁任意張貼、嚴禁自帶多汁水果(如西瓜)及其他易污染環(huán)境物品,如需自帶物品,需經過園區(qū)辦同意;

4、企業(yè)應注意安全,合理使用電器設備,禁止帶入易燃、易爆等危險物品,清除火災隱患,并做好防盜工作,確保會議安全;

5、企業(yè)愛護室內設施、物品,會議室內的茶杯、桌椅等物品,不得帶出室外。凡在使用中損壞室內物品的,應照價賠償;

6、使用完畢后,企業(yè)應及時告知園區(qū)辦,以便打掃清理,并立即歸還所借儀器、設備等;

7、當企業(yè)使用會議室發(fā)生矛盾時,應服從創(chuàng)業(yè)辦安排,原則上先預定先使用,先上級部門后下級部門。

第2篇 會議室使用管理制度

會議室是公司舉行會議、接待外賓和客戶的場所,為加強其使用管理,特制定本制度

⑴會議室由行政部歸口管理

⑵各部門需要使用會議室須事先向行政辦公室提出使用申請。會議室拘役申請方法如下:

①各部門有重要會議需要使用大會議室時,需由會議主管部門事先填寫〈會議申請單〉經行政辦公室主管批準方可使用

②審核之后的申請單需貼于會議室門口,會議完畢后由行政辦公室人員將此單收走

③其他部門如有重要會議與此預約相沖突時,由行政辦公室協(xié)調解決

⑶會議室只限公司內部各部門和子公司使用,外單位借用會議室需經公司領導批準,并到行政辦公室辦理借用手續(xù)。任何部門和子公司無權將會議室借給外單位使用

⑷各部門和子公司使用會議室需經行政辦公室同意,領取會議嗣后要鑰匙

⑸會議室布置前必須考慮周詳,根據(jù)布置任務來確定執(zhí)行人員,并做好明確分工

⑹會議現(xiàn)場要做好清潔保護工作

⑺會議室一切公物未經行政辦公室主管許可,不得隨意搬離辦公室

⑻愛護會議室的設施,保持會議室清潔

附表:

會議室使用申請表 附表11-7

年 月 日

日期

時間

會議名稱

主持人

地點

人數(shù)

備注

——

——

申請使用單位

管理單位

名稱

填表人

主管

管理人

事務科長

副經理

會議室使用登記簿 附表11-8

時刻

日期

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

備注

1日

2日

3日

4日

5日

第3篇 會議室使用管理制度(范本)

一、會議室使用細則

1、會議室由總務處負責管理、使用登記與調度、設備維護等相關事宜,未經允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體設備和桌椅等物品。本管理辦法所指的會議室包括:1212波司登培訓教室(大會議室)、1221會議室1、1312培訓教室、1321會議室4、1319會議室5、1406黨員活動室(四樓)、1408會議室。

2、會議室實行提前預約制度。為避免會議發(fā)生沖突,相關人員(部門)使用會議室,須提前3天通知總務處,填寫<會議室使用申請表>,以便統(tǒng)一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時,要及時向總務處提出申請并在會后進行補辦相關登記。各部門使用會議室使用時領取會議室鑰匙。

3、各部門申請使用會議室時,需明確使用時間、參加會議人數(shù)等,如有需總務處協(xié)辦的事項請?zhí)崆白⒚?總務處可根據(jù)實際情況做好相關工作的的準備工作。如需使用會議室的設備,應提前向總務處說明,以便提前準備,確保會議順利進行。

4、如遇會議之間發(fā)生沖突,要堅持局部服從整體的原則,學校會議優(yōu)先于部門會議,部門會議之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。

5、使用會議室的部門,必須愛護會議室的設施,保持會議室清潔。用后應及時整理:檢查安全(電源),關好窗、空調,鎖好門,將鑰匙交還總務處。

6、開會期間,請愛惜會議室的設備及物品,自覺保持衛(wèi)生,禁止吸煙,禁止亂扔紙屑,盡量保持室內清潔。

7、會議結束后,使用人應進行必要的檢查,關閉會議室內各種電器設備的電源,特別注意必須等待投影儀散熱,指示燈變紅后方可切斷電源,關好門窗。相關人員及時整理會議場地,如發(fā)現(xiàn)設備故障或公務損壞及時報至總務處,及時維修,確保其他會議的準時進行。安全責任人為申請者所屬處室主任或系部主任。

8、與會人員要愛護會議室內的公共設施,損壞賠償,任何部門和個人未經總務處同意不得將會議室的各種設施拿出會議室或轉做他用。

9、平時衛(wèi)生由學校衛(wèi)生員每天早晨負責打掃。會議室活動結束后,由學校衛(wèi)生員對會議室進行清掃和整理,將移動的桌椅及時放回原位(必要時請相關部門協(xié)助幫忙),以方便其他部門使用。

10、當組織活動或培訓時,由活動的組織者臨時負責會議室衛(wèi)生及設備安全。任課教師使用會議室,要安排學生課后做衛(wèi)生。

二、本規(guī)定由總務處制定,經審批后自頒布之日起執(zhí)行。