制定一份完善的外貿(mào)規(guī)章制度，對于任何從事國際貿(mào)易的企業(yè)來說，都是確保業(yè)務(wù)流程順暢、風(fēng)險得到有效控制的關(guān)鍵。作為企業(yè)管理者，我們深知規(guī)章制度的重要性，它不僅是企業(yè)運營的基石，也是員工行為的指南。下面我們將探討如何撰寫外貿(mào)規(guī)章制度，以及其主要內(nèi)容、作用和制定過程。
規(guī)章制度包括哪些
一份全面的外貿(mào)規(guī)章制度應(yīng)涵蓋以下幾個核心部分：
1. 企業(yè)使命和價值觀：明確公司的愿景和道德標(biāo)準(zhǔn)，為員工提供行動導(dǎo)向。
2. 組織架構(gòu)和職責(zé)：定義各部門的職能和崗位職責(zé)，確保責(zé)任清晰。
3. 貿(mào)易政策：規(guī)定交易對象的選擇標(biāo)準(zhǔn)，包括信用評估、合同條款和支付方式等。
4. 操作流程：詳細(xì)描述從詢價到交貨的每個步驟，包括報價、訂單處理、物流、報關(guān)等。
5. 風(fēng)險管理：建立風(fēng)險識別和應(yīng)對機制，如匯率風(fēng)險、信用風(fēng)險等。
6. 質(zhì)量控制：設(shè)立質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗程序，保證產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量。
7. 合規(guī)性：遵守國內(nèi)外貿(mào)易法規(guī)，包括反傾銷、反補貼、知識產(chǎn)權(quán)保護等。
8. 內(nèi)部溝通和報告：確立信息傳遞和問題解決的渠道和程序。
9. 員工行為準(zhǔn)則：設(shè)定職業(yè)道德和行為規(guī)范，如誠信、尊重和公平競爭。
作用和意義
主要體現(xiàn)在：1. 規(guī)范行為：為員工提供明確的行為準(zhǔn)則，減少誤解和沖突。
2. 提高效率：標(biāo)準(zhǔn)化流程能提高工作效率，減少重復(fù)勞動和錯誤。
3. 風(fēng)險防控：通過制度化管理，預(yù)防和減輕潛在的商業(yè)風(fēng)險。
4. 保護企業(yè)利益：確保企業(yè)的合法權(quán)益不受侵犯，維護企業(yè)形象。
5. 促進企業(yè)文化：規(guī)章制度有助于塑造和傳播企業(yè)文化和價值觀。
怎么制定
制定外貿(mào)規(guī)章制度時，應(yīng)遵循以下步驟：
1. 需求分析：了解企業(yè)現(xiàn)狀，識別需要規(guī)范的環(huán)節(jié)和問題。
2. 調(diào)研：研究相關(guān)法律法規(guī)，借鑒同行業(yè)最佳實踐。
3. 起草：編寫初稿，涵蓋所有必要內(nèi)容，保持語言清晰簡潔。
4. 征求意見：征求各部門意見，確保制度的實用性和可行性。
5. 修訂完善：根據(jù)反饋調(diào)整和完善，確保制度的完整性和一致性。
6. 審批發(fā)布：由高層管理者批準(zhǔn)后正式發(fā)布，確保制度的權(quán)威性。
7. 培訓(xùn)執(zhí)行：對員工進行培訓(xùn)，確保他們理解和遵循規(guī)章制度。
8. 定期評估：定期審查制度的有效性，適時進行更新。
外貿(mào)規(guī)章制度范文
一、工作時間管理：
1、正常上班與下班時間要按公司行政規(guī)定執(zhí)行：
am：____：____-----am：____：____；
pm：____：____------pm：____：____。
2、鑒于外貿(mào)部門具有特殊的工作時間原因，涉及到與國外買家溝通的時間差，外貿(mào)業(yè)務(wù)員會自己利用晚上工作的時間，工作晚了次日上班時間可以遲些，但原則上不能超過10點。無理由，或理由不充分未向上級申明的情況下私自離開公司者，交行政部以曠工處理。
二、部門行政管理制度：
1、不得無故遲到，或早退。
2、不得上班時間內(nèi)大聲喧鬧，閑聊影響別人的工作。
3、不得做與工作無關(guān)的事，QQ、MSN等聊天工具可使用，如發(fā)現(xiàn)聊天現(xiàn)象者，重罰。
4、不得在公司規(guī)定的辦公區(qū)抽煙，發(fā)現(xiàn)者交行政部處理。
5、不得上非法網(wǎng)站。如引起一切后果者由自己負(fù)責(zé)并交與行政部處罰。
6、不得在上班時間與其它部門的員工鬧意見及作非法舉動，情況嚴(yán)重者交與司法機關(guān)處理。
7、穿著要規(guī)范，不能與公司形象不相符與穿拖鞋上班。
8、按公司行政要求正常進行打卡，寫出門單等，無記錄者一律按曠工或早退處理。
風(fēng)險提示：
實踐中，發(fā)生離職員工侵犯公司商業(yè)秘密時，爭議焦點往往不是員工有沒有義務(wù)保守公司的商業(yè)秘密，而是該秘密是不是構(gòu)成受法律保護的“商業(yè)秘密”，以及單位如何提供證據(jù)證明離職員工實施了侵權(quán)行為及侵權(quán)造成的損失。由于商業(yè)秘密侵權(quán)證據(jù)很難收集，或調(diào)查取證的成本非常高，往往導(dǎo)致單位對侵權(quán)行為束手無策。
企業(yè)在制定規(guī)章的時候可以約定通過保密協(xié)議，據(jù)此證明商業(yè)秘密的存在、證明企業(yè)對商業(yè)秘密采取了保護措施，一旦發(fā)生侵犯商業(yè)秘密的行為，便于舉證，有利于企業(yè)借助法律手段保護自己的商業(yè)秘密，維護合法的權(quán)益。
9、按公司規(guī)定不得泄漏公司商業(yè)機密，如有發(fā)現(xiàn)交行政辦處理。
10、要遵守公司行政部所規(guī)定的公司員工準(zhǔn)則。
以上各條為外貿(mào)部門的基本準(zhǔn)則，如發(fā)現(xiàn)情況嚴(yán)重者將直接交與人事部，則其退出本部門。
三、部門請假管理制度：
1、不得口頭或電話進行請假，如特殊情況事后必須提供有效的證明，否則視為曠工。
2、請假者必須提前一天交納申請報告，三天內(nèi)有部門經(jīng)理批準(zhǔn)。超過五天以上必須上報總經(jīng)理申報批準(zhǔn)。
3、國家法定節(jié)日及婚假、喪假及產(chǎn)假或其它重大節(jié)日等，根據(jù)公司行政部門通知統(tǒng)一執(zhí)行。
4、未請假離開公司三天以上者一律按離職處理，三天以內(nèi)按曠工處理。
5、請假超過指定期限未回者一律通知部門經(jīng)理及行政部，如果不通知都按第四項執(zhí)行。
四、部門電話制度管理：
1、不得在上班時間內(nèi)撥打私人電話，特別原因須經(jīng)過申請。
2、一般電話的使用時間不能太長，特別原因必須跟上級主管說明情況。
3、在接到電話的時候必須用標(biāo)準(zhǔn)的中英文“你好，_______集團有限公司。有什么可以幫到你嗎？”
4、如接到電話的時候負(fù)責(zé)人不在必須留下聯(lián)絡(luò)方式，并交與專門負(fù)責(zé)人。
5、個人手機費用應(yīng)用于工作范圍內(nèi)可根據(jù)實際情況打單報銷。
6、外貿(mào)部門的國際長途的控制必須在標(biāo)準(zhǔn)以內(nèi)，除特別原因必須向主管申請。
7、外貿(mào)部門可用MSN、Facebook等網(wǎng)絡(luò)電話免費軟件為公司控制成本。
五、出差管理制度：
1、任何出差行為都必須事先交納一份出差計劃和費用預(yù)算申請，由主管及財務(wù)部門核定，總經(jīng)理審批。
2、出差國內(nèi)各大展會時應(yīng)由主管核實批準(zhǔn)出差計劃及審核出差費用。
3、出差國外展會時，必須由主管、總經(jīng)理，董事辦三方審核批準(zhǔn)。
4、出差回來的前半日，或后半日可自行補休半天或一日時間作為調(diào)整時間。
5、出差回來后三日內(nèi)必須提交出差總結(jié)報告及市場分析報告書。
六、銷售管理制度：
1、部門所有員工每天認(rèn)真記錄當(dāng)天的工作情況，當(dāng)天完成所有工作的進度。
2、部門所有員工必須按時交周、月總結(jié)計劃表。
3、部門所有員工必須在月3號前交納上一月的銷售總結(jié)報告分析書。
4、部門所有員工必須按實填寫所有報告內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)做假者一律行政處分。
5、部門所有員工必須在月底前將收集客戶信息資料，客戶反饋信息表總結(jié)，下月計劃等相關(guān)報告交外貿(mào)主管存檔歸案。
風(fēng)險提示：
企業(yè)規(guī)章制度也可以成為企業(yè)用工管理的證據(jù)，是公司內(nèi)部的“法律”，但是并非制定的任何規(guī) 章制度都具有法律效力，只有依法制定的規(guī)章制度才具有法律效力。
勞動爭議糾紛案件中，工資支付憑證、社保記錄、招工招聘登記表、報名表、考勤記錄、開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動報酬以及計算勞動者工作年限等都由企業(yè)舉證，所以企業(yè)制定和完善相關(guān)規(guī)章制度的時候，應(yīng)該注意收集和保留履行民主程序和公示程序的證據(jù)，以免在仲裁和訴訟時候出現(xiàn)舉證不能的后果。
