單證管理制度免費(7篇)

單證管理制度是企業(yè)運營中的關鍵組成部分，它涉及到企業(yè)內(nèi)部的文件管理、憑證處理、信息記錄和存檔等多個環(huán)節(jié)。有效的單證管理制度能夠確保企業(yè)業(yè)務流程的順暢，防止信息錯漏，提升工作效率，同時也為企業(yè)的合規(guī)經(jīng)營提供了保障。

包括哪些方面

1. 單證的分類與編碼：明確各類單證的定義，設定統(tǒng)一的編碼體系，便于管理和檢索。

2. 單證的制作與審批：規(guī)定單證的制作標準，設置審批流程，確保單證的準確性和合法性。

3. 單證的流轉(zhuǎn)與傳遞：設定單證在各部門間的傳遞規(guī)則，保證信息的及時傳遞。

4. 單證的存儲與保管：規(guī)定單證的存儲條件和期限，防止單證遺失或損壞。

5. 單證的查詢與利用：建立便捷的查詢機制，允許相關人員在需要時獲取單證信息。

6. 單證的廢棄與銷毀：設定單證的廢棄標準和銷毀程序，確保信息安全。

7. 單證的審計與監(jiān)控：定期進行單證管理的審計，確保制度執(zhí)行的有效性。

重要性

單證管理制度的重要性不言而喻。一方面，它有助于企業(yè)規(guī)范業(yè)務流程，降低操作錯誤，提高工作效率；另一方面，良好的單證管理能夠幫助企業(yè)遵守法律法規(guī)，避免因文檔管理不當導致的法律風險。此外，單證也是企業(yè)的重要資產(chǎn)，它們記錄了企業(yè)的交易歷史，對于決策分析、風險控制、糾紛解決等方面具有不可替代的作用。

方案

1. 制定詳細的操作手冊：編寫全面的單證管理手冊，涵蓋所有相關流程，確保員工了解并遵守規(guī)定。

2. 引入信息化系統(tǒng)：利用現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)單證的電子化管理，提高效率，減少人為錯誤。

3. 培訓與考核：定期對員工進行單證管理培訓，通過考核確保其掌握相關知識和技能。

4. 定期審查與更新：隨著業(yè)務變化，應定期審查單證管理制度，及時更新和完善。

5. 設置專門的管理部門：設立專職的單證管理部門，負責單證的日常管理和監(jiān)督。

6. 加強內(nèi)部溝通：鼓勵各部門間的信息共享，確保單證在流轉(zhuǎn)過程中信息的準確性。

7. 建立反饋機制：設立反饋渠道，收集員工對單證管理的意見和建議，持續(xù)改進制度。

通過以上措施，企業(yè)可以構(gòu)建起一套完善、高效的單證管理制度，從而促進企業(yè)內(nèi)部管理的規(guī)范化，提升企業(yè)的核心競爭力。

單證管理制度免費范文

第1篇 業(yè)務單證手冊管理規(guī)定

業(yè)務單、證、手冊管理規(guī)定

為加強公司的業(yè)務單、證、手冊管理,保證有關業(yè)務的順利開展,本著簡便高效、安全、穩(wěn)

妥的原則,特制訂本規(guī)定。

□合同文本、合同及資金使用審批單

第一條嚴禁蓋發(fā)空白合同文本,如因情況特殊,確需蓋發(fā),合同監(jiān)察員應將合同編號

登記,并按合同的管理規(guī)定程序?qū)徟?。事?應將剩余空白合同及時核銷。

第二條各單位應備有合同登記本,由合同管理人員分門別類地將每一份合同的發(fā)生情

況予以登記,并存有一份合同正本,便于查詢和統(tǒng)計。

第三條嚴格執(zhí)行合同審批制度。簽訂合同前,業(yè)務人員應根據(jù)對內(nèi)外合同情況,填妥

合同標準文本及《合同及資金使用審批表》一式三份,按制度送有關主管領導審批。審批后

,審批單連同合同正本一份,交業(yè)務管理部門保存?zhèn)洳?業(yè)務部門保存一份,供資金使用時

申請付款用,另一份交財務部備查復核。

□進出口貨物許可證

第四條凡需許可證進行進出口報關的,必須在合同簽訂前征得業(yè)管部的同意后方可簽

訂合同。待貨物報關后,將許可證交回總公司業(yè)務管理部存檔備查。

□有關海關手冊

第五條因來料加工、來件裝配、補償貿(mào)易、進料加工或企業(yè)成立時免稅進口等設備而

辦理

了海關手冊的,海關手冊應交所在單位的合同管理人員保管,不得遺失。各單位領導對海關

手冊應予充分重視,如管理手冊的管理人員變動時,必須將手冊及時移交。

第六條“三來一補”項目應該在海關核發(fā)手冊時同時簽發(fā)的《加工貿(mào)易企業(yè)合同情況

記錄

簿》(由公司業(yè)務管理部門保存)規(guī)定的有效期內(nèi)完成。如果項目不能及時完成,應該在上述

記錄簿的有效期內(nèi)憑記錄簿、合同、項目延期協(xié)議書、海關手冊到海關辦理延期手續(xù)。

第七條憑海關手冊進料,進件,不得超過海關手冊中核定的進料、進件數(shù)量。如需超

過,需事先報經(jīng)原海關審核部門批準。

第八條辦理了海關手冊的業(yè)務項目,進出口時必須憑海關手冊報關,不得轉(zhuǎn)為一般貿(mào)

易報

關出口。保稅進口物資,確因特殊原因需在國內(nèi)銷售時,應經(jīng)分管副總裁批準,并報原審批

海關同意補辦有關手續(xù)后方可進行。

第九條加工完成的貨物出口后第二個工作日,業(yè)務部門應及時填妥《加工貿(mào)易進出口

貨物

合同銷案表》一式三份,連同報關單、合同、海關手冊及記錄簿到核發(fā)手冊的海關有關部門

辦理核銷手續(xù),不得延誤。因工作延誤所造成的一切后果,由業(yè)務經(jīng)辦人員和部門經(jīng)理負責

。銷案后的回執(zhí)聯(lián),應交手冊保管人員存檔備查。

□商檢證及放行單

第十條放行單的抬頭:業(yè)務部門在合同成交后,已通過公司申辦了審批證或許可證的

,放行單的抬頭應為“××公司”。

第十一條商檢證及放行單的貨名、數(shù)量應與實際成交合同及許可證的貨名、數(shù)量和合

同號

完全一致。業(yè)務承辦人員在取得商檢證及放行單后,應與合同仔細核對,嚴防發(fā)生差錯,影

響報關出貨。

□信用證審證記錄及證下貨物出口

第十二條通知銀行將信用證發(fā)到本公司后,均應由業(yè)務管理部審證并填妥《信用證審

證記

錄及證下貨物出口報關審批表》的審證記錄部分。根據(jù)出貨批數(shù)一式數(shù)份,由業(yè)務管理部存

兩份,其余交業(yè)務部門,業(yè)務部門借以要求客戶修改信用證,并按信用證要求執(zhí)行。

第十三條每批貨物出口報關前,業(yè)務人員應將上述審批表一聯(lián)交業(yè)務管理部根據(jù)出貨

情況審批。業(yè)務管理部根據(jù)信用證要求及單據(jù)繕制和獲得情況,簽批是否出貨的意見。

第十四條證下要求的客戶單據(jù),或我方要求改證的,業(yè)務部門應保證在出貨當日前獲

得,由業(yè)務管理部進行審核。單據(jù)不符的,不予出貨。

第十五條證下如需產(chǎn)地證、普惠制證書等由有關機關簽發(fā)的證書,業(yè)務部應在出貨日

以前

,將有關出貨詳細資料提供給業(yè)務管理部,以便盡早制作,及時聯(lián)系簽發(fā)。業(yè)務部門在托運

貨物后獲得的提單,應即時與信用證核對,發(fā)現(xiàn)有誤應及時要求修正并及時將提單交業(yè)務管

理部。

□商品調(diào)撥單及出口收匯核銷單

第十六條業(yè)務部門應在出貨前憑業(yè)務管理部簽批了“同意出貨”的《審證記錄及證下

貨物進出口報關審批表》或憑已經(jīng)驗證的本票、匯票,通過財務部門開具商品調(diào)撥單。

第十七條業(yè)務管理部憑商品調(diào)撥單核發(fā)《出口收匯核銷單》,并通知報關人員報關出

貨。

第十八條《出口收匯核銷單》應妥善保管,不得遺失。出貨以后,報關員應及時將出

口收匯核銷單交給該核銷單的專職核銷人員,并辦好交接手續(xù)。

第十九條核銷單專職核銷員應該在外匯管理部門規(guī)定的期限內(nèi),辦完核銷手續(xù)。

□報 關 單

第二十條貨物出口后,報關人員應將報關單的退稅聯(lián)及時辦妥并送交退稅辦理人員,

辦好交接簽收手續(xù)。在辦理退稅聯(lián)過程中,應將退稅聯(lián)妥善保管,不得遺失。

第二十一條每批貨物出口后,報關員應存有一份報關單或報關單的復印件sc按月造冊

,以備查證。

第二十二條報關單的填列必須與實際進出口貨物情況完全一致,并不超過貨物進出口

許可

證規(guī)定的數(shù)量、金額及運輸方式等,也應該與許可證完全一致,特殊情況需特殊處理的,需

經(jīng)業(yè)務管理部門經(jīng)理審批同意,否則,報關中所發(fā)生的問題,由有關業(yè)務人員負責。

第2篇 單證管理工作職責內(nèi)容(保險)

1.建立并完善單證管理工作的相關制度和流程。

2.負責對總公司本部和全國機構(gòu)的日常事務性單證工作的管理、實施和服務。

3.監(jiān)控單證風險,定期進行單證工作的統(tǒng)計與分析。

4.對機構(gòu)單證管理工作進行檢查、考核。

5.對單證管理系統(tǒng)的維護、需求反饋和應用指導。

6.對機構(gòu)單證管理人員進行業(yè)務指導、培訓和考核。

第3篇 承保部單證管理工作職責內(nèi)容

1.統(tǒng)計、審核、匯總有價單證的征訂計劃,嚴格按公司規(guī)定發(fā)放單證。

2.負責安排單證交付印刷、分配及發(fā)運工作,所有印刷的單證應規(guī)范。

3.單證入庫驗收及登記工作,建立臺賬,按時盤點庫存,編制有價單證報表,保證賬實一致。

4.負責審核、匯總分公司有價單證報表,定期向分管領導提供分析報告。

5.單證印刷費的結(jié)算及對各分支機構(gòu)的分攤。

6.協(xié)助各分公司解決單證相關事宜,配合辦公室與印刷商的溝通、協(xié)調(diào)。

7.對分公司進行有關單證管理的培訓,指導、監(jiān)督執(zhí)行情況。

8.根據(jù)財務部要求,準確提供單證出入庫管理的相關信息。

9.協(xié)助部門負責人協(xié)調(diào)、處理部門行政事務。

第4篇 單證管理工作職責范本(人壽保險)

1.負責及時、準確的進行單證征訂、入庫、出庫、繳銷等管理工作。

2.負責完善并制定單證內(nèi)控相關制度,單證庫存報表的編制及上報。

3.負責對各級機構(gòu)單證使用情況進行檢查,對逾期未回銷單證進行催收。

第5篇 單證管理員崗位職責范本

1.到承保公司領取保單、條款等各類有價單證,負責公司內(nèi)部領用和回銷各類單證。

2.收集各類業(yè)務手續(xù),并在業(yè)務處理系統(tǒng)中進行操作。

3.粘貼各類業(yè)務手續(xù),裝訂開銷簿,編號歸檔管理。

4.對理賠抄單進行復核、登記。

第6篇 業(yè)務單證手冊管理規(guī)定

為加強公司的業(yè)務單、證、手冊管理,保證有關業(yè)務的順利開展,本著簡便高效、安全、穩(wěn)妥的原則,特制訂本規(guī)定。□合同文本、合同及資金使用審批單第一條嚴禁蓋發(fā)空白合同文本,如因情況特殊,確需蓋發(fā),合同監(jiān)察員應將合同編號登記,并按合同的管理規(guī)定程序?qū)徟Ｊ潞?應將剩余空白合同及時核銷。第二條各單位應備有合同登記本,由合同管理人員分門別類地將每一份合同的發(fā)生情況予以登記,并存有一份合同正本,便于查詢和統(tǒng)計。第三條嚴格執(zhí)行合同審批制度。簽訂合同前,業(yè)務人員應根據(jù)對內(nèi)外合同情況,填妥合同標準文本及《合同及資金使用審批表》一式三份,按制度送有關主管領導審批。審批后,審批單連同合同正本一份,交業(yè)務管理部門保存?zhèn)洳?業(yè)務部門保存一份,供資金使用時申請付款用,另一份交財務部備查復核?！踹M出口貨物許可證第四條凡需許可證進行進出口報關的,必須在合同簽訂前征得業(yè)管部的同意后方可簽訂合同。待貨物報關后,將許可證交回總公司業(yè)務管理部存檔備查?！跤嘘P海關手冊第五條因來料加工、來件裝配、補償貿(mào)易、進料加工或企業(yè)成立時免稅進口等設備而辦理了海關手冊的,海關手冊應交所在單位的合同管理人員保管,不得遺失。各單位領導對海關手冊應予充分重視,如管理手冊的管理人員變動時,必須將手冊及時移交。第六條“三來一補”項目應該在海關核發(fā)手冊時同時簽發(fā)的《加工貿(mào)易企業(yè)合同情況記錄簿》(由公司業(yè)務管理部門保存)規(guī)定的有效期內(nèi)完成。如果項目不能及時完成,應該在上述記錄簿的有效期內(nèi)憑記錄簿、合同、項目延期協(xié)議書、海關手冊到海關辦理延期手續(xù)。第七條憑海關手冊進料,進件,不得超過海關手冊中核定的進料、進件數(shù)量。如需超過,需事先報經(jīng)原海關審核部門批準。第八條辦理了海關手冊的業(yè)務項目,進出口時必須憑海關手冊報關,不得轉(zhuǎn)為一般貿(mào)易報關出口。保稅進口物資,確因特殊原因需在國內(nèi)銷售時,應經(jīng)分管副總裁批準,并報原審批海關同意補辦有關手續(xù)后方可進行。第九條加工完成的貨物出口后第二個工作日,業(yè)務部門應及時填妥《加工貿(mào)易進出口貨物合同銷案表》一式三份,連同報關單、合同、海關手冊及記錄簿到核發(fā)手冊的海關有關部門辦理核銷手續(xù),不得延誤。因工作延誤所造成的一切后果,由業(yè)務經(jīng)辦人員和部門經(jīng)理負責。銷案后的回執(zhí)聯(lián),應交手冊保管人員存檔備查?！跎虣z證及放行單第十條放行單的抬頭:業(yè)務部門在合同成交后,已通過公司申辦了審批證或許可證的,放行單的抬頭應為“××公司”。第十一條商檢證及放行單的貨名、數(shù)量應與實際成交合同及許可證的貨名、數(shù)量和合同號完全一致。業(yè)務承辦人員在取得商檢證及放行單后,應與合同仔細核對,嚴防發(fā)生差錯,影響報關出貨?！跣庞米C審證記錄及證下貨物出口第十二條通知銀行將信用證發(fā)到本公司后,均應由業(yè)務管理部審證并填妥《信用證審證記錄及證下貨物出口報關審批表》的審證記錄部分。根據(jù)出貨批數(shù)一式數(shù)份,由業(yè)務管理部存兩份,其余交業(yè)務部門,業(yè)務部門借以要求客戶修改信用證,并按信用證要求執(zhí)行。第十三條每批貨物出口報關前,業(yè)務人員應將上述審批表一聯(lián)交業(yè)務管理部根據(jù)出貨情況審批。業(yè)務管理部根據(jù)信用證要求及單據(jù)繕制和獲得情況,簽批是否出貨的意見。第十四條證下要求的客戶單據(jù),或我方要求改證的,業(yè)務部門應保證在出貨當日前獲得,由業(yè)務管理部進行審核。單據(jù)不符的,不予出貨。第十五條證下如需產(chǎn)地證、普惠制證書等由有關機關簽發(fā)的證書,業(yè)務部應在出貨日以前,將有關出貨詳細資料提供給業(yè)務管理部,以便盡早制作,及時聯(lián)系簽發(fā)。業(yè)務部門在托運貨物后獲得的提單,應即時與信用證核對,發(fā)現(xiàn)有誤應及時要求修正并及時將提單交業(yè)務管理部?！跎唐氛{(diào)撥單及出口收匯核銷單第十六條業(yè)務部門應在出貨前憑業(yè)務管理部簽批了“同意出貨”的《審證記錄及證下貨物進出口報關審批表》或憑已經(jīng)驗證的本票、匯票,通過財務部門開具商品調(diào)撥單。第十七條業(yè)務管理部憑商品調(diào)撥單核發(fā)《出口收匯核銷單》,并通知報關人員報關出貨。第十八條《出口收匯核銷單》應妥善保管,不得遺失。出貨以后,報關員應及時將出口收匯核銷單交給該核銷單的專職核銷人員,并辦好交接手續(xù)。第十九條核銷單專職核銷員應該在外匯管理部門規(guī)定的期限內(nèi),辦完核銷手續(xù)?！鯃?關 單第二十條貨物出口后,報關人員應將報關單的退稅聯(lián)及時辦妥并送交退稅辦理人員,辦好交接簽收手續(xù)。在辦理退稅聯(lián)過程中,應將退稅聯(lián)妥善保管,不得遺失。第二十一條每批貨物出口后,報關員應存有一份報關單或報關單的復印件sc按月造冊,以備查證。第二十二條報關單的填列必須與實際進出口貨物情況完全一致,并不超過貨物進出口許可證規(guī)定的數(shù)量、金額及運輸方式等,也應該與許可證完全一致,特殊情況需特殊處理的,需經(jīng)業(yè)務管理部門經(jīng)理審批同意,否則,報關中所發(fā)生的問題,由有關業(yè)務人員負責。

第7篇 進出口業(yè)務單證檔案管理制度

1、目的

為了規(guī)范進出口業(yè)務單證的存檔管理,符合《中華人民共和國國海關法》、《中華人民共和國國海關稽查條例》等有關法律法規(guī)的規(guī)定。

2范圍

適用于本公司進出口業(yè)務單證檔案管理

3存檔項目

3.1一般貿(mào)易項下進出口業(yè)務單證的管理

3.1.1存檔內(nèi)容:進出口報關資料(包括進出口合同、進出口發(fā)票、進出口裝箱單、進出口報關單、海關放行通知書);進出口船務資料(包括訂艙單、裝柜單、提單、設備交接單、落貨明細單、排柜單)。

3.1.2按合同號順序制作進出口合同臺帳以及進出口明細

4、工作制度

4.1每一項業(yè)務操作完畢,操作員必須一周內(nèi)整理留檔資料進行存檔;

4.2月末由部門內(nèi)檔案管理人員進行檢查,檢查留檔是否按規(guī)定操作;

4.3進出口業(yè)務操作以季度為時間段。由部門主管進行抽查留檔資料是否合格;

4.4每一年度一次將當年產(chǎn)生的全部留檔資料整理好并有序存放;

4.5留檔工作作為業(yè)務操作部門業(yè)績考核一項內(nèi)容;

4.6保管人員因工作調(diào)動,需作好書面工作交接;

4.7根據(jù)《中華人民共和國國海關稽查條例》規(guī)定,進出口業(yè)務及與之直接關系產(chǎn)生的資料,一般貿(mào)易應自辦結(jié)海關手續(xù)后保存三年,加工貿(mào)易應自辦結(jié)海關核銷手續(xù)后保存三年,減免稅設備應自辦結(jié)海關解除監(jiān)管(監(jiān)管期:生產(chǎn)設備為五年)手續(xù)后保存三年。

4.8查閱檔案,必須經(jīng)檔案管理負責人批準。

4.9檔案銷毀,必須經(jīng)檔案管理負責人上一級領導批準。

5本制度未盡事宜,在工作中不斷補充完善。