有哪些
大學(xué)檔案移交、接收制度主要包括以下幾個環(huán)節(jié)：
1. 制定詳細(xì)清單：確保所有檔案完整無遺漏，列出詳細(xì)的檔案目錄。
2. 檔案整理：按照類別、時間順序或其他規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類和整理。
3. 審核確認(rèn)：由專人審核檔案的完整性和合規(guī)性，防止錯誤或缺失。
4. 簽署協(xié)議：雙方簽署正式的檔案移交協(xié)議，明確責(zé)任和義務(wù)。
5. 實(shí)物交接：在監(jiān)督下，將檔案實(shí)物從移交方轉(zhuǎn)移到接收方。
6. 后續(xù)跟蹤：接收方接收后，進(jìn)行清點(diǎn)核對，并及時更新檔案管理系統(tǒng)。
內(nèi)容是什么
在大學(xué)檔案的移交過程中，內(nèi)容的完整性至關(guān)重要。這不僅包括紙質(zhì)文檔，也包括電子文件和多媒體資料。每個檔案應(yīng)附帶必要的背景信息，如創(chuàng)建日期、作者、主要內(nèi)容等。保密性是另一大考量因素，涉及隱私和敏感信息的檔案需遵循嚴(yán)格的保密規(guī)定，確保信息安全。
接收方在接收到檔案后，需進(jìn)行質(zhì)量檢查，確認(rèn)內(nèi)容的準(zhǔn)確性，防止信息失真。此外，接收方還要確保有合適的存儲條件和設(shè)備，以維護(hù)檔案的長期保存和可訪問性。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)能支持快速檢索，便于日后查閱和利用。
規(guī)范
執(zhí)行檔案移交、接收制度時，必須遵循國家和地方的檔案法規(guī)，以及教育部門的相關(guān)規(guī)定。檔案工作應(yīng)透明，全程記錄，以便追溯。雙方應(yīng)定期進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，解決可能出現(xiàn)的問題。
重要性
大學(xué)檔案是學(xué)術(shù)研究、行政管理及歷史傳承的重要載體。嚴(yán)格遵守檔案移交、接收制度，能夠保障檔案的連續(xù)性和可靠性，為教學(xué)、科研和管理工作提供準(zhǔn)確依據(jù)。此外，良好的檔案管理也有助于維護(hù)學(xué)校聲譽(yù)，防止因檔案丟失或錯亂導(dǎo)致的糾紛。因此，對于任何高等教育機(jī)構(gòu)來說，建立并執(zhí)行有效的檔案管理制度都是至關(guān)重要的。
大學(xué)檔案移交、接收制度范文
第1篇 大學(xué)檔案移交、接收制度
大學(xué)檔案移交、接收制度
一、檔案館工作人員要按《理工大學(xué)檔案管理辦法》要求，督促各立卷部門和課題組按要求及時移交檔案，并認(rèn)真做好分管類別檔案的接收工作。
二、各立卷部門應(yīng)將各自職能活動中形成的對學(xué)校或社會有保存價值的檔案材料分類組卷，經(jīng)檢查合格后按時向檔案館移交。
三、為保證移交進(jìn)館檔案的質(zhì)量，檔案館有關(guān)人員應(yīng)對立卷部門專（兼）職檔案人員進(jìn)行立卷業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并在檔案移交時，對歸檔材料進(jìn)行案卷質(zhì)量檢查，對于不合格的歸檔材料提出改正要求，由立卷人改正后再辦理移交手續(xù)。
四、接收入館檔案應(yīng)符合下列要求：① 應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整，應(yīng)歸檔的電子檔案應(yīng)進(jìn)行真實(shí)性、完整性和有效性的檢驗；② 文件按其內(nèi)容的聯(lián)系，合理整理、立卷；③歸檔的文件材料，保持文件之間的歷史聯(lián)系區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。
五、黨政類和能按自然年度歸檔的各門類檔案在次年六月底以前歸檔； 教學(xué)類和能按教學(xué)年度歸檔的各門類檔案在當(dāng)年寒假前歸檔； 科研項目和基建項目在完成驗收后兩個月內(nèi)歸檔。人物類檔案，由本人整理后可隨時歸檔。
六、移交檔案時，交接雙方必須當(dāng)面認(rèn)真清點(diǎn)，做到移交清冊中的檔案數(shù)量與實(shí)際數(shù)量一致。立卷人需同時提交“移交目錄”一式二份，經(jīng)檔案館人員驗收后，雙方簽字，各執(zhí)一份。
第2篇 大學(xué) 實(shí)驗中心檔案管理制度
為貫徹原國家教委《高等學(xué)校實(shí)驗室工作規(guī)程》的精神和規(guī)定，科學(xué)規(guī)范地做好實(shí)驗室工作的檔案管理，提高實(shí)驗室功能和效率，使實(shí)驗室更好地為科研教學(xué)服務(wù)，更好地評估實(shí)驗教學(xué)投資收益，特制定本制度。
一、 實(shí)驗中心（室）工作檔案管理的內(nèi)容
1. 實(shí)驗中心(室)概況：學(xué)校和業(yè)務(wù)主管部門下發(fā)的實(shí)驗中心(室)建設(shè)與管理的有關(guān)文件和資料。實(shí)驗中心(室)建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃，實(shí)驗中心(室)占用的房間數(shù)、面積及改造等資料。
2. 實(shí)驗中心(室)任務(wù)：實(shí)驗教學(xué)大綱、實(shí)驗教學(xué)進(jìn)度表、實(shí)驗課程及項目、每學(xué)期實(shí)驗教學(xué)任務(wù)及實(shí)驗開課記錄、實(shí)驗教學(xué)科表及實(shí)驗項目統(tǒng)計、實(shí)驗教學(xué)的考核方法及歷年試題、實(shí)驗報告等有關(guān)記錄，承擔(dān)的科研和社會服務(wù)項目及工作量。
3. 實(shí)驗中心(室)儀器設(shè)備、低制耐用品及材料：儀器設(shè)備的固定資產(chǎn)帳、卡、分戶統(tǒng)計帳、低制耐用品分戶帳、領(lǐng)用單、使用維修記錄、技術(shù)資料等，大型儀器設(shè)備的論證報告、訂貨合同、安裝驗收報告、損壞維修記錄說明書、使用記錄、說明書等，材料領(lǐng)用記錄等。
4. 實(shí)驗中心(室)管理制度和工作記錄：實(shí)驗中心(室)人員崗位責(zé)任制、實(shí)驗中心(室)專職人員工作日志、實(shí)驗中心(室)研究活動記錄、人員考核記錄、培訓(xùn)計劃及實(shí)施情況，實(shí)驗中心(室)工作計劃、研究論文、成果鑒定證書、自制或改造的實(shí)驗儀器設(shè)備裝置的驗收報告等。
5. 實(shí)驗中心(室)經(jīng)費(fèi)使用：實(shí)驗中心(室)年度儀器設(shè)備購置、實(shí)驗材料消耗、儀器設(shè)備維修、條件建設(shè)等經(jīng)費(fèi)支出情況統(tǒng)計、實(shí)驗中心(室)年度科研項目、對外培訓(xùn)、測試、技術(shù)協(xié)作、勞務(wù)等收入情況統(tǒng)計資料。
6. 實(shí)驗中心(室)每年上報的各種統(tǒng)計報表。
二、 實(shí)驗中心（室）工作立卷歸檔的管理
1. 實(shí)驗中心(室)及設(shè)備管理工作法規(guī)、制度文件卷：
(1)國家及國家教育部與各部位、市教委有關(guān)實(shí)驗中心(室)工作的法規(guī)文件;
(2)學(xué)校有關(guān)實(shí)驗中心(室)發(fā)展建設(shè)與改革等文件;
(3)實(shí)驗中心(室)建制審批(含實(shí)驗中心或?qū)嶒炇医?、合并、調(diào)整、撤消等)文件;
(4)實(shí)驗中心(室)管理的各項規(guī)章制度;
(5)實(shí)驗中心(室)建設(shè)發(fā)展規(guī)劃;
(6)實(shí)驗中心(室)年度工作總計及實(shí)驗中心(室)內(nèi)工作人員考核表等。
2.以學(xué)校名義向上級部門定期或不定期報出的實(shí)驗中心(室)工作的各種報告、報表或數(shù)據(jù)卷：
a.實(shí)驗中心(室)基本情況類
(1)學(xué)校各實(shí)驗中心(室)任務(wù)及人員情況學(xué)年度傳送數(shù)據(jù)與報表;
(2)學(xué)校實(shí)驗項目學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表;
(3)學(xué)校專職實(shí)驗工作人員學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表;
(4)學(xué)校基礎(chǔ)課教學(xué)實(shí)驗中心(室)基本情況學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表。
b.設(shè)備管理類
(1)學(xué)校各實(shí)驗中心(室)教學(xué)科研硬件與軟件建設(shè)與使用年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表;
(2)學(xué)校各實(shí)驗中心(室)教學(xué)科研硬件與軟件增減情況傳送數(shù)據(jù)與報表;
3.實(shí)驗中心(室)管理卷：
(1)實(shí)驗中心(室)環(huán)境條件的增擴(kuò)與實(shí)驗中心(室)改革方案文件;實(shí)驗中心(室)工作的評估;實(shí)驗中心(室)工作人員及其變更情況;實(shí)驗中心(室)管理方面的重要實(shí)施細(xì)則;實(shí)驗中心(室)主任工作守則與工作人員崗位責(zé)任制等;
(2)儀器設(shè)備固定資產(chǎn)卡片;
(3)大型精密貴重硬件、軟件技術(shù)檔案。如申購可行性報告、訂貨合同、裝箱單、使用說明書、技術(shù)資料、驗收報告及其履歷本、降等降級報告和報損報廢等資料。(其中使用說明書和技術(shù)資料經(jīng)校檔案室建檔后可由實(shí)驗中心或?qū)嶒炇医栌帽９?。
4.實(shí)驗教學(xué)管理卷：
(1)實(shí)驗教學(xué)大綱、教材、講義、實(shí)驗指導(dǎo)書;
(2)每學(xué)年度實(shí)驗教學(xué)進(jìn)度計劃表;
(3)實(shí)驗項目(題目)的更新、改造與淘汰等資料;
(4)實(shí)驗教學(xué)課程、項目(題目)卡片(統(tǒng)一建立實(shí)驗項目庫)。
三、實(shí)驗中心（室）工作檔案管理
1.本制度適用于西南財經(jīng)大學(xué)各級各類實(shí)驗中心、實(shí)驗室。
2.實(shí)驗中心(室)檔案管理應(yīng)在學(xué)校檔案館的指導(dǎo)下進(jìn)行，各單位要有專人負(fù)責(zé)此項工作，單位主管領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案管理及監(jiān)督檢查工作。
3.實(shí)驗中心(室)工作檔案，從實(shí)驗中心(室)建立之日起開始建檔，并逐年積累，嚴(yán)加保管。
4.各單位根據(jù)實(shí)驗中心(室)工作檔案的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計整理、編目、立卷、定期歸檔。
5.嚴(yán)格執(zhí)行實(shí)驗中心(室)檔案借閱手續(xù)，實(shí)驗中心(室)主任及具體管理人員變動時，必須及時辦理移交手續(xù)。
6.本制度自下發(fā)之日起施行。由經(jīng)濟(jì)管理實(shí)驗教學(xué)中心負(fù)責(zé)解釋。
第3篇 某大學(xué)生社區(qū)管理公司檔案管理制度
大學(xué)生社區(qū)管理公司檔案管理制度
1、目的:
規(guī)范公司各部門各種文件和資料的歸檔工作。
2、適用范圍:
適用于各部門各種檔案的管理工作。
3、職責(zé):
3.1各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3.2各部門檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4、管理制度:
4.1檔案管理的內(nèi)容:
4.1.1公司各部門均需保存以下檔案:
a)公司各種行政文件;
b)公司與質(zhì)量有關(guān)的文件;
c)部門收發(fā)文記錄;
d)本部門形成的質(zhì)量記錄;
e)其它本部門形成的或公司下發(fā)的文件。
4.1.2各部門除要保存以上檔案外,還需按部門分別保存以下檔案:
a)辦公室保存公司所有文件(除財務(wù)與建設(shè)修繕的資料)的原件。
b)各部門保管各部門的資料。
c)辦公室保管人事檔案和各種合同。
4.2檔案的保管目的
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)延長檔案壽命;
4.3檔案的密級
檔案的密級分為三級:絕密、機(jī)密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、學(xué)生資料、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機(jī)密檔案包括:質(zhì)量管理體系文件及運(yùn)行記錄、重要的會議記錄、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程類圖紙、計劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
c)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.4 檔案的保管方式
4.4.1檔案的裝盒與標(biāo)識
各部門檔案管理員將不同檔案分類,并按時間順序裝入檔案盒內(nèi),然后根據(jù)檔案的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案名稱,然后將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
4.4.2編制目錄:
4.2.2.1各部門檔案管理員在檔案盒首頁位置準(zhǔn)備《文件歸檔目錄》;
4.2.2.2每一份檔案歸檔時,均需將該份檔案登記在《文件歸檔目錄》中,以便查閱。
4.5檔案的查閱權(quán)限
4.5.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.5.2副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。
4.5.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
4.5.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.6檔案的查閱/借閱/復(fù)制
4.6.1查閱/借閱/復(fù)制人到部門《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.6.2部門檔案管理員審核其資格:
a )權(quán)限內(nèi)的按正常手續(xù)辦理;
b)權(quán)限外的,需得到相應(yīng)授權(quán)人的許可:部門(財務(wù)除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;公司檔案,由辦公室主任審批,財務(wù)檔案及公司機(jī)密檔案,由總經(jīng)理審批。
4.7在檔案歸還日期前,部門檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還。
4.8須復(fù)制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由辦公室主任審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。
4.9檔案的銷毀
4.9.1超過保管期限的檔案,由部門檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限編制《文件和資料銷毀清單》。
4.9.2該清單報部門負(fù)責(zé)人審核,由管理者代表審批后進(jìn)行銷毀,財務(wù)檔案的銷毀由總經(jīng)理審批。
4.9.3銷毀時應(yīng)有部門檔案管理員及質(zhì)量管理辦公室質(zhì)管員在場,銷毀結(jié)束后,銷毀人員在《文件和資料銷毀清單》上簽字。
5相關(guān)文件
6記錄
6.1《文件歸檔目錄》
6.2《文件和資料銷毀清單》
6.3《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》
第4篇 大學(xué)檔案利用查閱、借閱制度
大學(xué)檔案利用（查閱、借閱）制度
一、本校教師、職工利用檔案，必須持有所在部門處級以上黨政組織介紹信或黨政負(fù)責(zé)人簽署意見的閱檔單；利用重要檔案（“兩會”記錄）必須由黨委書記、主管校長審批，利用科技檔案須經(jīng)作者本人同意。
二、本校學(xué)生（?？粕?、本科生、研究生、博士生）利用檔案，必須持有學(xué)生證及學(xué)院介紹信，在檔案館查閱，不能借出。
三、外單位人員利用檔案，必須持有本人單位介紹信，并經(jīng)檔案館館長，方可利用。
四、利用檔案人員一律在檔案館閱覽，如因工作需要必須借出，需經(jīng)檔案館館長同意，并嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)且限期歸還。
五、借出期限一般不超過兩周，特殊情況，經(jīng)檔案管理人員同意，可辦理續(xù)借手續(xù)，并按期歸還。
六、利用檔案人員必須愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。
七、檔案管理人員應(yīng)仔細(xì)檢查歸還的檔案，如有破損、丟失、涂改等情況，立即追究責(zé)任，并向領(lǐng)導(dǎo)報告。
八、檔案管理人員提供證明材料，應(yīng)以引述或節(jié)錄檔案原文為主要方法，并仔細(xì)校對、審查、加蓋公章，確保證明材料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
九、查（借）閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。
第5篇 ##大學(xué)學(xué)生會檔案管理制度
大學(xué)學(xué)生會檔案管理制度
檔案工作是校學(xué)生會工作連續(xù)性，有序性的有力保障，為實(shí)現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。
一、日常檔案工作辦法
1、校學(xué)生會檔案是學(xué)生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學(xué)生會至關(guān)重要的公共財產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。
2、校學(xué)生會檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理；各部門檔案由各部門部長整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。
3， 校學(xué)生會檔案包括人事檔案，工作檔案，財務(wù)檔案及活動檔案。
4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。
5. 檔案形式要求：對于各部文檔案，應(yīng)有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶，cd，vcd等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結(jié)完后一并上繳。
6. 檔案上繳日期：在該項活動結(jié)束后一周內(nèi)。
7. 檔案上交時由辦公室簽收。
二，檔案內(nèi)容要求：
（一）人事檔案 包括個人履歷簡介、年度工作鑒定，以及其它有關(guān)材料，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)考察記錄。
l、個人履歷簡介是校學(xué)生會成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個人及部門填寫。
2、年度工作鑒定是對大學(xué)學(xué)生會成員每年工作的評定，一式三份，每年由大學(xué)學(xué)生會送一份到被鑒定人所在學(xué)院，作為評定獎學(xué)金、評選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會干部的依據(jù)之一。
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nbsp； 3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會成員免職或畢業(yè)離校時對其總體工作的鑒定，由學(xué)校有關(guān)部門存入該學(xué)生檔案。
（二）工作檔案 包括校學(xué)生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。
l、大學(xué)學(xué)生會工作目錄是校學(xué)生會的大事記，按日期順序記錄，并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁碼。
2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗總結(jié)等認(rèn)真詳實(shí)地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。
（三）財務(wù)檔案 包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)，定期檢查，詳見財務(wù)制度。
（四）活動檔案
1、活動檔案內(nèi)容包括活動企劃書；活動籌備情況；活動及進(jìn)程結(jié)果；活動新聞稿，照片等各種文字與圖像資料。
2、 活動結(jié)束后由主辦部門及時寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時辦公室歸檔。
三、檔案查閱辦法
1，查閱要求：
1) 各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。
2) 各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應(yīng)該及時歸還，若有遺失應(yīng)做出書面檢討，主席團(tuán)會做出相應(yīng)的警告、批評。
3) 查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。
4) 認(rèn)真填寫索檔單，并由部長以上簽名。
5) 各部在指定時間辦理查檔手續(xù)，并同時告知辦公室歸還日期。
6) 檔案閱畢后請及時歸還，過期不還辦公室有權(quán)進(jìn)行查詢并作相應(yīng)處理。
2、借閱手續(xù)：
（1）借閱檔案必須有證明，由主席團(tuán)授權(quán)后方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進(jìn)行注冊登記，登記時應(yīng)注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時間等。
（2）借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)（包括編號、內(nèi)容、時間、借閱人員、記錄人），做到責(zé)任落實(shí)到個人。
（3）借閱時間不得超過一周（主席團(tuán)同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。
（4）復(fù)制文件必須征得主席團(tuán)的同意。
8、外單位借閱校學(xué)生會工作檔案的，需向團(tuán)委提出書面申請，并經(jīng)主席簽字同意后方可，
秘書處的對外借檔案應(yīng)做好外借登記（包括編號、內(nèi)容、時間、借閱人員的個人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。
9、外借檔案不得為檔案原件。
第6篇 大學(xué)學(xué)生會檔案管理制度
##大學(xué)學(xué)生會檔案管理制度
大學(xué)學(xué)生會檔案管理制度
檔案工作是校學(xué)生會工作連續(xù)性,有序性的有力保障,為實(shí)現(xiàn)工作的正規(guī)化,特制定此項制度,以提高工作效率和工作質(zhì)量。
一、日常檔案工作辦法
1、校學(xué)生會檔案是學(xué)生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料,是校學(xué)生會至關(guān)重要的公共財產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。
2、校學(xué)生會檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理;各部門檔案由各部門部長整理,秘書處監(jiān)督管理,每一學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理,將有關(guān)資料歸檔備案。
3,校學(xué)生會檔案包括人事檔案,工作檔案,財務(wù)檔案及活動檔案。
4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料,必須一式兩份辦公室處存檔,以備查找。
5.檔案形式要求:對于各部文檔案,應(yīng)有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶,cd,vcd等介質(zhì),向辦公室索取檔案帶,待總結(jié)完后一并上繳。
6.檔案上繳日期:在該項活動結(jié)束后一周內(nèi)。
7.檔案上交時由辦公室簽收。
二,檔案內(nèi)容要求:
(一)人事檔案包括個人履歷簡介、年度工作鑒定,以及其它有關(guān)材料,由主席團(tuán)負(fù)責(zé)考察記錄。
l、個人履歷簡介是校學(xué)生會成員的基礎(chǔ)檔案,由有關(guān)個人及部門填寫。
2、年度工作鑒定是對大學(xué)學(xué)生會成員每年工作的評定,一式三份,每年由大學(xué)學(xué)生會送一份到被鑒定人所在學(xué)院,作為評定獎學(xué)金、評選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會干部的依據(jù)之一。
3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會成員免職或畢業(yè)離校時對其總體工作的鑒定,由學(xué)校有關(guān)部門存入該學(xué)生檔案。
(二)工作檔案包括校學(xué)生會工作目錄,各部門工作檔案,上級及外單位來文以及其它有關(guān)檔案,由辦公室整理保管。
l、大學(xué)學(xué)生會工作目錄是校學(xué)生會的大事記,按日期順序記錄,并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁碼。
2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗總結(jié)等認(rèn)真詳實(shí)地加以記載,由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。
(三)財務(wù)檔案包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等,由主席團(tuán)負(fù)責(zé),定期檢查,詳見財務(wù)制度。
(四)活動檔案
1、活動檔案內(nèi)容包括活動企劃書;活動籌備情況;活動及進(jìn)程結(jié)果;活動新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。
2、活動結(jié)束后由主辦部門及時寫出工作總結(jié),并與以上材料一起及時辦公室歸檔。
三、檔案查閱辦法
1,查閱要求:
1)各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件,但不得將有關(guān)文件作非工作之用。
2)各部門借閱文件后,應(yīng)保持文件的完整、清潔,不得在文件上亂涂亂寫,并且應(yīng)該及時歸還,若有遺失應(yīng)做出書面檢討,主席團(tuán)會做出相應(yīng)的警告、批評。
3)查閱前請對照辦公室檔案清單,明確檔案名稱及檔案號。
4)認(rèn)真填寫索檔單,并由部長以上簽名。
5)各部在指定時間辦理查檔手續(xù),并同時告知辦公室歸還日期。
6)檔案閱畢后請及時歸還,過期不還辦公室有權(quán)進(jìn)行查詢并作相應(yīng)處理。
2、借閱手續(xù):
(1) 借閱檔案必須有證明,由主席團(tuán)授權(quán)后方可借閱,沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進(jìn)行注冊登記,登記時應(yīng)注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時間等。
(2)借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)(包括編號、內(nèi)容、時間、借閱人員、記錄人),做到責(zé)任落實(shí)到個人。
(3)借閱時間不得超過一周(主席團(tuán)同意除外),延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。
(4)復(fù)制文件必須征得主席團(tuán)的同意。
8、外單位借閱校學(xué)生會工作檔案的,需向團(tuán)委提出書面申請,并經(jīng)主席簽字同意后方可,
秘書處的對外借檔案應(yīng)做好外借登記(包括編號、內(nèi)容、時間、借閱人員的個人資料、簽名主席、記錄人員),外借期限為一周。
9、外借檔案不得為檔案原件。
