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有哪些
檔案保管制度，是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中的各類文件、記錄的保存、分類、檢索和銷毀等多個(gè)方面。主要包括以下幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：
1. 文件分類體系：建立清晰的文件分類標(biāo)準(zhǔn)，確保每份文件都能準(zhǔn)確歸位。
2. 保存期限規(guī)定：設(shè)定各類文件的保存期限，符合法律法規(guī)要求。
3. 安全保護(hù)措施：包括物理安全（防火、防盜、防潮）和電子安全（加密、備份）。
4. 訪問權(quán)限管理：設(shè)定不同層級(jí)員工的訪問權(quán)限，保障信息安全。
5. 檔案利用流程：規(guī)范檔案的借閱、復(fù)制和使用流程。
6. 檔案銷毀程序：對(duì)于過期或不再需要的檔案，應(yīng)有明確的銷毀流程。
內(nèi)容是什么
檔案保管制度的內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)到每個(gè)細(xì)節(jié)，如文件的編碼規(guī)則、存儲(chǔ)位置、檢索方法等。制度中應(yīng)包含定期的檔案審查機(jī)制，確保文件的有效性和合規(guī)性。例如，每年進(jìn)行一次檔案清理，確認(rèn)無誤后更新檔案目錄。此外，制度還應(yīng)涵蓋培訓(xùn)部分，確保員工了解并遵守相關(guān)規(guī)定。
規(guī)范
執(zhí)行檔案保管制度需遵循標(biāo)準(zhǔn)化操作，如采用統(tǒng)一的檔案盒、標(biāo)簽，保持檔案室整潔有序。電子檔案則應(yīng)有統(tǒng)一的命名規(guī)則和存儲(chǔ)路徑。制度應(yīng)明確違規(guī)處理辦法，如未按規(guī)定存儲(chǔ)、泄露機(jī)密信息等行為的處罰措施。
重要性
檔案保管制度的重要性不容忽視。它不僅是企業(yè)合規(guī)經(jīng)營(yíng)的保障，也是保護(hù)企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)的關(guān)鍵。良好的檔案管理能提高工作效率，便于追溯歷史信息，防止重要數(shù)據(jù)丟失。對(duì)于潛在的法律糾紛，完善的檔案記錄可作為重要證據(jù)。因此，建立并嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管制度，是企業(yè)穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)，也是提升內(nèi)部管理水平的重要標(biāo)志。
檔案保管制度范文
第1篇 檔案保管制度
二、檔案室的庫房要堅(jiān)固，并有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防高溫等設(shè)施，要定期檢查檔案保管情況，對(duì)破損或字跡褪色的檔案要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。
三、要注意控制庫房?jī)?nèi)的溫濕度，不斷改善保管條件，努力達(dá)到溫濕度，不斷改善保管條件，努力達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的溫濕度，濕度一般保持在１４度---２０度之問；相對(duì)濕度４５％---６５％之間，庫房要清潔衛(wèi)生，定期清掃整。
四、庫房?jī)?nèi)各種電器閘門要牢固，下班時(shí)要關(guān)閉電閘。庫房周圍要滅絕火源現(xiàn)象，庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。
五、檔案管理人員調(diào)閱搬運(yùn)檔案資料要輕拿輕放，嚴(yán)防揉搓、擠塞或撕裂檔案資料，以減少檔案機(jī)械磨損。
六、建立和完善全宗卷；并做好檔案的收進(jìn)、移出、利用等日常的登記、統(tǒng)計(jì)工作。
七、要提高警惕，做好保衛(wèi)保密工作，防止發(fā)生任何盜竊破壞檔案資料的事件
第2篇 晶華學(xué)校檔案資料保管制度
華晶學(xué)校檔案資料保管制度
一、由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)組成檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由專人負(fù)責(zé)管理．
二、檔案保管室堅(jiān)固，并在工作人員離開時(shí)給門窗櫥柜加瑣，非工作人員不得進(jìn)入室內(nèi)．
三、保管室內(nèi)禁止吸煙，生火，禁止存放易燃、易爆物品。
四、切實(shí)做到防盜、防強(qiáng)光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲。
五、室內(nèi)保持清潔，經(jīng)常打掃，做到防塵。
六、學(xué)校定期做全面檢查，發(fā)現(xiàn)退色、變質(zhì)卷頁，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后及時(shí)補(bǔ)救，出現(xiàn)隱患及時(shí)排除。
檔案管理人員變動(dòng)時(shí)，必須履行交接手續(xù)。
第3篇 某食品公司人事檔案保管制度
食品公司人事檔案保管制度
□ 目 的
第一,保守檔案機(jī)密。現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中,情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容,而檔案機(jī)密便是企 業(yè)機(jī)密
的一部分。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管,能有效地保守機(jī)密。
第二,維護(hù)人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務(wù)。
第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的,科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對(duì)制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔,歸檔的大體程序是:首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無霉?fàn)€,蟲蛀等,也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯(cuò)誤等。 檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對(duì):
――突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:
――對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
――發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等
原因
引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:
①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對(duì)無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時(shí)退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:
①對(duì)于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。
⑤無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。
⑥離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗,鎖門。
(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng):
①人事檔案的數(shù)量。
②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設(shè)備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
第4篇 __市檔案局檔案保管保密制度
__市檔案局檔案保管保密制度
一、檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機(jī)密。
二、對(duì)各類檔案均應(yīng)按規(guī)定的范圍進(jìn)行查、借閱，并嚴(yán)格履行手續(xù)。查、借閱機(jī)密檔案要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
三、對(duì)機(jī)密檔案要嚴(yán)格管理，不得將機(jī)密檔案私自帶出檔案室或外傳，對(duì)機(jī)密檔案內(nèi)容不得自行摘抄、拍照、翻印或復(fù)制。
四、凡涉及檔案機(jī)密的人員一律不準(zhǔn)在家庭、子女及無關(guān)人員面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案機(jī)密內(nèi)容，不得在普通電話、明碼電報(bào)和私人通信中暴露檔案機(jī)密。
五、利用者對(duì)所借檔案文件、技術(shù)圖紙等必須妥善保管，及時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶公出、探親訪友、出入公共場(chǎng)所。
六、對(duì)保管期滿、失去保存價(jià)值的檔案文件要按規(guī)定銷毀，不得以廢紙出售。
七、發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時(shí)，要立即報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)、保密或保衛(wèi)部門，當(dāng)事者要寫出書面報(bào)告。對(duì)違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。
__市檔案局檔案庫房管理制度
一、檔案庫房是檔案資料保護(hù)和貯存的重要基地，是提供利用檔案的中心，除領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外，非本室工作人員不得入內(nèi)。
二、保管檔案必須有專用庫房，并設(shè)專人負(fù)責(zé)管理。庫房?jī)?nèi)應(yīng)采取有效的防護(hù)措施，保證檔案安全。
三、檔案進(jìn)出庫房，要建立嚴(yán)格的登記制度，包括檔案收進(jìn)入庫，庫存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。
四、檔案庫房應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光的措施。
五、對(duì)新接收入庫檔案要嚴(yán)格檢查，對(duì)有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的檔案須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫。
七、庫房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔，不得堆放與檔案無關(guān)的物品。
八、每學(xué)期結(jié)束前，要對(duì)案卷進(jìn)行總清點(diǎn)，檢查帳、卡、物是否相符。
九、每天下班前，應(yīng)關(guān)閉庫房門窗，切斷水、電源，確保檔案安全。
十、定期打掃庫房衛(wèi)生，保持庫房與檔案的清潔。
第5篇 k小學(xué)檔案保管制度
第一小學(xué)檔案保管制度
一、檔案室配備專人負(fù)責(zé)管理檔案,非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫房。
二、根據(jù)檔案資料的數(shù)量,設(shè)置必要的專用庫房和足夠的檔案柜,檔案庫房堅(jiān)固實(shí)用,具有抗震設(shè)施,庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁煙火,消防設(shè)備每半年檢查一次。
三、檔案接收、移出、銷毀及檔案機(jī)要員工作調(diào)動(dòng)時(shí)的檔案交接,必須逐年逐件清點(diǎn)核對(duì),履行交接手續(xù)。
四、溫濕度測(cè)記、調(diào)控、定期進(jìn)行檢查,做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
五、按有關(guān)規(guī)定對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定、銷毀。
六、保持庫房整潔、衛(wèi)生,嚴(yán)禁在庫房?jī)?nèi)吸煙、點(diǎn)火及存放其他雜物。
七、無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫房。離開庫房必須關(guān)好門、窗、燈、風(fēng)扇等設(shè)施。
第6篇 技術(shù)資料檔案保管制度
安全技術(shù)檔案是方便日常管理、提供工作見證，體現(xiàn)管理水平的重要資料，安全技術(shù)檔案的管理應(yīng)做到：
1．壓力容器管理部門（管理人員）應(yīng)建立每臺(tái)壓力容器的技術(shù)檔案，內(nèi)容至少包括：
a)《特種設(shè)備注冊(cè)登記表》；
b)壓力容器的設(shè)計(jì)圖紙、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證等文件和資料；
c)壓力容器安裝驗(yàn)收、定期檢驗(yàn)和定期自行檢查記錄；
d)壓力容器的日常使用狀況記錄；
e)壓力容器及其安全附件、安全保護(hù)裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄；
f)壓力容器的運(yùn)行故障與事故的記錄和緊急救援演習(xí)記錄；
g)壓力容器使用登記證；
2．相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)填寫有關(guān)記錄，并存入相應(yīng)的技術(shù)檔案。
3．技術(shù)檔案由壓力容器安全管理人員負(fù)責(zé)保管，其他人員如需使用，應(yīng)辦理借用登記手續(xù)，用完后及時(shí)歸還。
4．壓力容器技術(shù)檔案為永久保存。
第7篇 某礦技術(shù)資料檔案保管制度
安全技術(shù)檔案是方便日常管理、提供工作見證,體現(xiàn)管理水平的重要資料,安全技術(shù)檔案的管理應(yīng)做到:
1.壓力容器管理部門(管理人員)應(yīng)建立每臺(tái)壓力容器的技術(shù)檔案,內(nèi)容至少包括:
a)《特種設(shè)備注冊(cè)登記表》;
b)壓力容器的設(shè)計(jì)圖紙、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證等文件和資料;
c)壓力容器安裝驗(yàn)收、定期檢驗(yàn)和定期自行檢查記錄;
d)壓力容器的日常使用狀況記錄;
e)壓力容器及其安全附件、安全保護(hù)裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄;
f)壓力容器的運(yùn)行故障與事故的記錄和緊急救援演習(xí)記錄;
g)壓力容器使用登記證;
2.相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)填寫有關(guān)記錄,并存入相應(yīng)的技術(shù)檔案。
3.技術(shù)檔案由壓力容器安全管理人員負(fù)責(zé)保管,其他人員如需使用,應(yīng)辦理借用登記手續(xù),用完后及時(shí)歸還。
4.壓力容器技術(shù)檔案為永久保存。
第8篇 資料檔案歸檔保管借閱保密登記銷毀制度
本單位實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理的原則,按檔案法的有關(guān)規(guī)定,由各部門科室收集齊全,并進(jìn)行整理、立卷,定期移交檔案室。由檔案人員負(fù)責(zé)審查把關(guān),分類排列,編制檢索工具,妥善保管。任何部門、個(gè)人不得將檔案材料據(jù)為己有長(zhǎng)期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀必須遵循以下規(guī)定。
一、歸檔
凡屬本單位職能活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實(shí)物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應(yīng)列入歸檔范圍。
1、歸檔時(shí)間:各科室要按時(shí)收集、整理各類文件材料。各業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存、利用價(jià)值的文字材料和聲像資料,由兼職檔案員收集好,統(tǒng)一歸檔。文書檔案應(yīng)歸檔文件材料在每年底前收集齊全,整理歸檔完畢?？蒲袡n案實(shí)行由項(xiàng)目主持人負(fù)責(zé)立卷提供資料,由相關(guān)科室業(yè)務(wù)人員歸檔的責(zé)任制。設(shè)備檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案隨時(shí)歸檔。
2、歸檔要求:檔案工作人員要認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作,做到文件材料齊全、完整,并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內(nèi)文件排列遵循正本在前定稿在后、結(jié)論在前調(diào)查材料在后、文字在前圖紙?jiān)诤蟮脑瓌t有序排列。一般要求歸檔原件,會(huì)計(jì)憑證、賬本、報(bào)表必須是原件。同時(shí)做到字跡清晰、內(nèi)容項(xiàng)目齊全、簽章手續(xù)完備、保管期限準(zhǔn)確。歸檔的照片要附簡(jiǎn)要說明,錄像帶要附內(nèi)容提要。
3、歸檔份數(shù):本單位發(fā)文一般歸檔兩份,其中一份歸入相應(yīng)門類檔案,另一份編制“本單位發(fā)文匯編”。基建檔案本單位必須保存一套原件。
4、歸檔手續(xù):各科室整理歸檔后按規(guī)定移交檔案中心,并履行交接手續(xù)、填寫交接清單,交接雙方在清單上簽字,以備查考。
二、保管
1、資料檔案質(zhì)量符合完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求,分類編號(hào)保管;
2、資料檔案按檔號(hào)排放,檔案柜編順序號(hào),庫房?jī)?nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
3、借出的檔案須按時(shí)歸還,利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。
4、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責(zé)任。
5、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
6、做好檔案室溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
7、每半年對(duì)檔案室進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
三、借閱
1、嚴(yán)格按玉華煤礦資料檔案借閱有關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。
2、查閱資料檔案,必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),由借閱人寫書面申請(qǐng)并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可準(zhǔn)予借閱。
3、申請(qǐng)單上必須寫明借閱目的、借閱時(shí)間及借閱人,同時(shí)有分管領(lǐng)導(dǎo)的同意簽字。
4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負(fù)責(zé)保管,不得隨意借與他人,文檔在使用時(shí)需愛護(hù),不得有破損、缺頁。
5、資料檔案使用完畢應(yīng)及時(shí)歸還,統(tǒng)一交回檔案室,由檔案室核銷該員工借閱記錄,如未能完整回收者,將按礦有關(guān)制度予以處罰。
四、保密
1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對(duì)外泄露資料檔案中的機(jī)密,對(duì)造成泄密事故者,應(yīng)追究其責(zé)任。
2、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自復(fù)印檔案。
3、認(rèn)真執(zhí)行《保密法》,嚴(yán)格遵守《保密守則》的規(guī)定,做好檔案保密工作。
五、登記
申請(qǐng)人借閱資料必須在資料本上登記,注明借閱、歸還時(shí)間及借閱人。同時(shí),檔案管理員必須借閱情況做好記錄。
六、銷毀
1、資料的鑒定銷毀工作,必須由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)。檔案鑒定小組要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定,對(duì)期滿資料檔案,認(rèn)真進(jìn)行鑒定。
2、銷毀檔案,必須編制清冊(cè),并經(jīng)檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
3、銷毀檔案時(shí),必須派專人(兩人以上)監(jiān)督,并在銷毀清冊(cè)上簽字。
七、資料管理員崗位責(zé)任制
1、監(jiān)督指導(dǎo)本機(jī)關(guān)各科室有關(guān)資料檔案業(yè)務(wù)工作,貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的方針、政策,制定本機(jī)關(guān)檔案工作計(jì)劃和各項(xiàng)規(guī)章制度。
2、管理好檔案,定期或不定期檢查檔案保管情況,作好記錄。
3、熟悉檔案業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),積極熱情地為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各科室服務(wù)。
4、嚴(yán)格遵守保密制度,不得泄密。
5、認(rèn)真履行工作職責(zé),嚴(yán)格執(zhí)行資料檔案管理工作制度,確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失,視其情節(jié)論處。
第9篇 化龍物業(yè)檔案收集保管管理制度
雅園物業(yè)檔案收集、保管管理制度
檔案管理工作是公司的一種重要基礎(chǔ)工作,建立健全檔案收集、保管制度是提高工作效率,實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化,工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要舉措之一。各部門在日常工作中產(chǎn)生下列文件均請(qǐng)按有關(guān)要求及時(shí)交行政辦公室歸檔。
一、各種會(huì)議材料(實(shí)時(shí)上報(bào)存檔)
1、董事會(huì)及公司、管理處各類辦公例會(huì)的會(huì)議記錄、紀(jì)要;
2、公司、管理處各種專題工作會(huì)議的會(huì)議記錄、紀(jì)要或報(bào)告;
二、各種文件材料(實(shí)時(shí)上報(bào)存檔)
1、公司、管理處下發(fā)的通知、通報(bào)、決定、規(guī)定;
2、管理處所有對(duì)客通知;
3、管理處各種活動(dòng)的紀(jì)實(shí)性材料照片及總結(jié)報(bào)告;
4、工作計(jì)劃、總結(jié);
(1)公司、管理處的年度、月度工作計(jì)劃、總結(jié);
(2)公司、管理處各部門的年度、月度工作計(jì)劃、總結(jié)及各種專項(xiàng)工作方案及總結(jié);
(3)公司、管理處預(yù)算及各階段預(yù)算執(zhí)行情況總結(jié)。
5、公司、管理處各部門的情況匯報(bào)、工作報(bào)告、批示過的請(qǐng)示報(bào)告;
6、公司、管理處制定的工作流程、崗位職責(zé)及各種規(guī)章制度,公司、管理處各部門制定的工作手冊(cè)及各種工作規(guī)范;
7、公司、管理處大事記(行政辦公室編寫);
8、公司人力資源部及公司、管理處各部門組織實(shí)施培訓(xùn)的培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)大綱和教案;
9、各管理處設(shè)備臺(tái)帳及建筑檔案(定期變更內(nèi)容)、各種維修改造的施工圖紙和技術(shù)文件。
三、外來文件(實(shí)時(shí)上報(bào)存檔)
1、各行政管理機(jī)關(guān)行業(yè)主管部門下發(fā)的需貫徹執(zhí)行的決定、通知、規(guī)定、條例等;
2、對(duì)工作有參考借鑒價(jià)值的各種資料;
四、工作記載性文件(對(duì)客資料每周收一次,內(nèi)部管理資料每月收一次,各種工作記錄后延一個(gè)月上報(bào))
1、物業(yè)部:
記載客戶報(bào)修、返修或投訴事宜的記錄和工作票、車位管理檔案、客戶繳費(fèi)歷史記錄,客戶簽署的各種單據(jù)(包括入住手續(xù)文件等),各種經(jīng)營(yíng)性文件;
2、工程部:
所有值班記錄、運(yùn)行記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄(包括外包單位的工作記錄)、交接班記錄,二次裝修工作記錄;
3、保衛(wèi)部
所有值班記錄、工作記錄(包括外包單位的工作記錄)、交接班記錄及外管局及有關(guān)對(duì)口管理單位備案資料,聯(lián)系資料;
4、保潔部
所有工作記錄(包括外包單位的工作記錄);
五、其他材料
如其它材料需要收集,按行政辦公室通知辦理。
注:
1、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案不在此例,自行存檔嚴(yán)格管理。
2、各管理處會(huì)所及租賃單位發(fā)出的各種對(duì)客通知及經(jīng)營(yíng)性文件亦需備案存檔。
第10篇 貴陽一中教師業(yè)務(wù)檔案保管制度
為了認(rèn)真貫徹《蘇州市專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)考績(jī)檔案管理暫行辦法》、加強(qiáng)對(duì)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)考績(jī)檔案（以下簡(jiǎn)稱業(yè)務(wù)考核檔案）的管理，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)考績(jī)檔案在教育、教學(xué)工作中的積極作用，現(xiàn)就業(yè)務(wù)考績(jī)檔案建立歸檔、收集、傳遞、借閱、保管等制度提出如下意見．
一、每個(gè)專業(yè)技術(shù)人員都必須建立業(yè)分考級(jí)檔案，作為對(duì)本人考察、使用、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)的主要依據(jù)．業(yè)務(wù)考績(jī)檔案由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)建立和保管．
二、業(yè)務(wù)考績(jī)檔策的歸檔范圍：
1、任職資格申報(bào)表。
2、考核材料。
3、成果材料。
4、其他有關(guān)活動(dòng)中形成的各種有價(jià)值的表冊(cè)和材料，如指導(dǎo)培養(yǎng)青 年教師上公開課、作輔導(dǎo)報(bào)告、優(yōu)秀教條、先進(jìn)班主任工作小結(jié)等方面．
三、業(yè)務(wù)考績(jī)材料的收集。
1、按歸檔材料的范圍，形成收集歸檔材料的網(wǎng)絡(luò)，將專業(yè)技術(shù)人員 在日常工作中形成的已辦理完畢的有關(guān)材料經(jīng)負(fù)責(zé)人審核后，及時(shí)送交業(yè)務(wù)考級(jí)檔案的負(fù)責(zé)人．
2、業(yè)務(wù)考績(jī)檔案的負(fù)責(zé)人應(yīng)在每年6-7月份到各有關(guān)部門收集一次，拾遺補(bǔ)缺，經(jīng)清理后利用暑假分類歸檔．
四、業(yè)務(wù)考績(jī)檔案的傳遞和借閱
1、專業(yè)技術(shù)人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，其業(yè)務(wù)考級(jí)檔案應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)人有關(guān)單位組織人事部門．轉(zhuǎn)出時(shí)須辦理登記注銷手續(xù)．不得個(gè)人自帶．
2、部門借閱，一般在檔案室進(jìn)行，特殊情況，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出，但不得超過借閱期限．加本人要求查閱，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，但只能借閱不得將檔案帶出檔案室．有關(guān)的組織推薦意見，鑒定、民意測(cè)驗(yàn)一般不允許查閱。
3、借閱檔案一般不超過一周。如確保因工作需要超期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
4、任何人不得徐改．增刪檔案材料，歸還時(shí)要清點(diǎn)核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題，將追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理。 五、業(yè)務(wù)考核檔案的保管和保密
1、保管人員要模范地執(zhí)行國(guó)家、機(jī)關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和單位制定的檔案工作法規(guī)、制度。忠于職守，積極地做好本職工作。
2、保管人員要定期將收集的材料進(jìn)行清理、分類和歸檔，對(duì)已形成的檔案定期進(jìn)行檢查。
3、對(duì)業(yè)務(wù)考績(jī)檔案要進(jìn)行科學(xué)的管理，按照便于利用、便于管理的要求進(jìn)行分類編號(hào)，要定期做好業(yè)務(wù)考績(jī)檔案的統(tǒng)計(jì)工作。
4、保管人員必須自覺遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》中的保密法規(guī)按照要求辦事，做到萬無一失．
5、檔案室耍健全防火、防盜、防潮等設(shè)施，特別每年黃梅季節(jié)要前要做好防潮措施，并定迅檢查，如發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)處理．
第11篇 _區(qū)農(nóng)開辦文書檔案保管制度
1.堅(jiān)持文書檔案管理的基本原則,維護(hù)檔案的完整與安全。
2.做到有專室、專柜、專人保管。
3.認(rèn)真制訂檔案庫房管理的各項(xiàng)措施,保持庫房衛(wèi)生安全。
4.提供利用檔案,必須堅(jiān)持原則,按查閱制度辦,不準(zhǔn)損壞、丟失檔案,不準(zhǔn)在檔案上圈劃涂改,不準(zhǔn)私自拆卷或從卷中抽去文件資料。
5.文書檔案管理列入管理人員崗位責(zé)任制,作為考核的重要內(nèi)容之一。
第12篇 學(xué)校檔案庫房保管制度-4
學(xué)校檔案庫房保管制度4
一、檔案庫房禁止無關(guān)人員進(jìn)入。
二、庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易潮、易腐蝕物品和使用明火。
三、庫房?jī)?nèi)的溫濕度要有記載,并適時(shí)進(jìn)行通風(fēng)去濕,溫度控制在25度以下,相對(duì)濕度不高于60%。
四、保持庫房?jī)?nèi)整齊美觀,清潔衛(wèi)生,防止檔案霉變、蟲蛀、鼠咬、盜竊、泄密。
五、檔案管理人員,應(yīng)忠于職守,對(duì)檔案資料要定期檢查清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理并采取補(bǔ)救措施。
六、庫房?jī)?nèi)設(shè)備要有專人管理,定期檢查保養(yǎng)。
第13篇 檔案安全保管制度范文
檔案安全保管制度一:
1、檔案人員必須保護(hù)、保管好檔案,對(duì)各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類,排列、編號(hào)、裝箱,箱柜排放有序。
2、定期檢查檔案保管情況,發(fā)現(xiàn)檔案破損或字跡變化,及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制,保證檔案的安全完整。
3、檔案庫房是機(jī)要重地,非檔案人員嚴(yán)禁進(jìn)入。
4、庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁存放與保護(hù)檔案無關(guān)的各類雜物品,要保持整潔。
5、檔案庫房必須堅(jiān)固,采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵、防污染等設(shè)施,并要經(jīng)常檢查各項(xiàng)設(shè)施是否有效。
6、庫房?jī)?nèi)置放溫、濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備,定期檢查、記錄、分析,保證規(guī)定的溫濕度。
7、檔案管理人員離開庫房時(shí)要關(guān)好門窗、拉滅電燈。
檔案安全保管制度二
(1)檔案查借閱及其他非檔案部門工作人員,未經(jīng)許可,一律不得進(jìn)入檔案工作室和庫房。
(2)要做好辦公室和庫房的安全工作,每天由最后一位離開辦公室的同志負(fù)責(zé)斷電斷水源,鎖好門窗。
(3)將檔案按檔號(hào)順序在檔案柜內(nèi)依次自上而下,從左到右豎立排放。各類檔案原則上按檔號(hào)存放。檔案柜標(biāo)示舉例,例:__-dq11-1~80,即__年黨群檔案綜合類第1-80件。插卷,編入檔案產(chǎn)生年度目錄,并在檢索目錄上注明,存入檔案產(chǎn)生年度柜內(nèi)。
(4)檔案柜應(yīng)編順序號(hào),各庫、各類檔案均應(yīng)標(biāo)有檔案存放示意圖。
(5)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行定期安全檢查,積極做好八防工作(防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜)。發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)解決。
(6)對(duì)破損、褪變檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制。
(7)在檔案柜內(nèi)放置驅(qū)蟲防霉藥物,每月檢查一次蟲、霉情況,發(fā)現(xiàn)蟲、霉及時(shí)處理。
(8)查、借閱檔案當(dāng)面注銷,及時(shí)入庫。每學(xué)期結(jié)束前,對(duì)庫藏案卷進(jìn)行總清點(diǎn),及時(shí)催還借出的檔案。
(9)每年對(duì)庫存聲像檔案進(jìn)行一次全面核對(duì)檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告、處理。
(10)照片、底片要定期(每學(xué)期一次)進(jìn)行檢查,有發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象,要及時(shí)進(jìn)行清洗和技術(shù)處理。
(11)錄像帶、錄音帶、影片等使用完畢后應(yīng)及時(shí)倒帶,并馬上入盒,以防污染,要不定期檢查,如發(fā)現(xiàn)變形斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象,應(yīng)立即進(jìn)行補(bǔ)救。
(12)聲像檔案保管期限與相應(yīng)文字材料的保管期限一致,需長(zhǎng)期保管的聲像材料,在保管一定時(shí)間后,應(yīng)轉(zhuǎn)錄復(fù)制。
第14篇 華東醫(yī)院檔案保管制度
人民醫(yī)院檔案保管制度
一、檔案室應(yīng)有專人管理,非專管人員未經(jīng)許可不得擅自入內(nèi)。
二、檔案必須分類存放,檔案箱櫥擺放整齊、編號(hào)有序,室內(nèi)不準(zhǔn)堆放雜物和個(gè)人物品。
三、為確保檔案室的安全,禁止室內(nèi)吸煙,嚴(yán)禁存放易爆易燃等危險(xiǎn)物品。
四、檔案室內(nèi)備有“七防”基本設(shè)施,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)采取措施,最大限度延長(zhǎng)檔案的壽命。
五、經(jīng)常保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生,根據(jù)氣溫、溫度變化,掌握啟閉窗戶,以調(diào)節(jié)室內(nèi)溫、濕度。
六、按規(guī)定及時(shí)接收各類檔案,承辦鑒定和銷毀無保存價(jià)值和過期的檔案。
第15篇 檔案保管制度范例
檔案保管制度
一、綜合檔案室負(fù)責(zé)全院檔案(不含人事檔案)的管理工作,有關(guān)部門按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。
二、實(shí)行科學(xué)管理,檔案庫房?jī)?nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統(tǒng),編號(hào)科學(xué)規(guī)范、查找方便。
三、定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、修復(fù)、整理,保持整潔完好。
四、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備,室藏檔案必須賬物相符。
第16篇 教師業(yè)務(wù)檔案保管制度范例
教師業(yè)務(wù)檔案保管制度
為了認(rèn)真貫徹《專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)考績(jī)檔案管理暫行辦法》、加強(qiáng)對(duì)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)考績(jī)檔案(以下簡(jiǎn)稱業(yè)務(wù)考核檔案)的管理,充分發(fā)揮業(yè)務(wù)考績(jī)檔案在教育、教學(xué)工作中的積極作用,現(xiàn)就業(yè)務(wù)考績(jī)檔案建立歸檔、收集、傳遞、借閱、保管等制度提出如下意見.
一、每個(gè)專業(yè)技術(shù)人員都必須建立業(yè)分考級(jí)檔案,作為對(duì)本人考察、使用、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)的主要依據(jù).業(yè)務(wù)考績(jī)檔案由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)建立和保管.
二、業(yè)務(wù)考績(jī)檔策的歸檔范圍:
1、任職資格申報(bào)表。
2、考核材料。
3、成果材料。
4、其他有關(guān)活動(dòng)中形成的各種有價(jià)值的表冊(cè)和材料,如指導(dǎo)培養(yǎng)青 年教師上公開課、作輔導(dǎo)報(bào)告、優(yōu)秀教條、先進(jìn)班主任工作小結(jié)等方面.
三、業(yè)務(wù)考績(jī)材料的收集
。
1、按歸檔材料的范圍,形成收集歸檔材料的網(wǎng)絡(luò),將專業(yè)技術(shù)人員
在日常工作中形成的已辦理完畢的有關(guān)材料經(jīng)負(fù)責(zé)人審核后,及時(shí)送交業(yè)務(wù)考級(jí)檔案的負(fù)責(zé)人.
2、業(yè)務(wù)考績(jī)檔案的負(fù)責(zé)人應(yīng)在每年6-7月份到各有關(guān)部門收集一次,拾遺補(bǔ)缺,經(jīng)清理后利用暑假分類歸檔.
四、業(yè)務(wù)考績(jī)檔案的傳遞和借閱
1、專業(yè)技術(shù)人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),其業(yè)務(wù)考級(jí)檔案應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)人有關(guān)單位組織人事部門.轉(zhuǎn)出時(shí)須辦理登記注銷手續(xù).不得個(gè)人自帶.
2、部門借閱,一般在檔案室進(jìn)行,特殊情況,經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出,但不得超過借閱期限.加本人要求查閱,須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意,但只能借閱不得將檔案帶出檔案室.有關(guān)的組織推薦意見,鑒定、民意測(cè)驗(yàn)一般不允許查閱。
3、借閱檔案一般不超過一周。如確保因工作需要超期借閱,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
4、任何人不得徐改.增刪檔案材料,歸還時(shí)要清點(diǎn)核對(duì),如發(fā)現(xiàn)問題,將追究責(zé)任,嚴(yán)肅處理。
五、業(yè)務(wù)考核檔案的保管和保密
1、保管人員要模范地執(zhí)行國(guó)家、機(jī)關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和單位制定的檔案工作法規(guī)、制度。忠于職守,積極地做好本職工作。
2、保管人員要定期將收集的材料進(jìn)行清理、分類和歸檔,對(duì)已形成的檔案定期進(jìn)行檢查。
3、對(duì)業(yè)務(wù)考績(jī)檔案要進(jìn)行科學(xué)的管理,按照便于利用、便于管理的要求進(jìn)行分類編號(hào),要定期做好業(yè)務(wù)考績(jī)檔案的統(tǒng)計(jì)工作。
4、保管人員必須自覺遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》中的保密法規(guī)按照要求辦事,做到萬無一失.
5、檔案室耍健全防火、防盜、防潮等設(shè)施,特別每年黃梅季節(jié)要前要做好防潮措施,并定迅檢查,如發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)處理.
第17篇 中學(xué)干部人事檔案保管、保密、檢查核對(duì)制度
鄴建中學(xué)干部人事檔案保管、保密、檢查核對(duì)制度
一、干部人事檔案必須統(tǒng)一由組織人事部門保管，保管范圍原則上應(yīng)與干部管理權(quán)限相一致。
二、干部人事檔案工作人員必須政治上可靠，具有一定工作能力和文化水平的黨員干部。
三、干部人事檔案工作人員，不得保管本人及親屬的檔案。
四、各級(jí)干部人事檔案保管單位都應(yīng)配備專職和兼職工作人員，設(shè)立專門檔案室，配制鐵制檔案箱，妥善保管干部人事檔案。
五、對(duì)庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，并采取措施予以處理。
六、嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保密法》做好干部人事檔案的保密工作。
七、干部人事檔案必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等保安設(shè)施，確保絕對(duì)安全。
八、非保管人員及無關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案室。
九、嚴(yán)禁任何人攜帶干部人事檔案進(jìn)入公共場(chǎng)所和娛樂場(chǎng)所。
十、干部人事檔案工作人員不得向無關(guān)人員談?wù)?、泄露有關(guān)干部人事檔案的內(nèi)容，在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
十一、每半年核對(duì)一次檔案順序號(hào)，發(fā)現(xiàn)編錯(cuò)號(hào)或放錯(cuò)位置的及時(shí)糾正，按干部人事檔案名冊(cè)檢查一次檔案，發(fā)現(xiàn)缺少的，應(yīng)及時(shí)查找。
十二、每年對(duì)干部人事檔案必須清點(diǎn)，按人頭核對(duì)一次，做到有人有檔有冊(cè)。
第18篇 人事檔案保管制度范例
人事檔案保管制度
□ 目 的
第一,保守檔案機(jī)密?，F(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中,情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容,而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管,能有效地保守機(jī)密。
第二,維護(hù)人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務(wù)。
第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的,科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對(duì)制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔,歸檔的大體程序是:首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體
位置;再次,在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無霉?fàn)€,蟲蛀等,也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯(cuò)誤
等。
檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對(duì):
――突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:
――對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
――發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:
①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對(duì)無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時(shí)退回。
(
4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:
①對(duì)于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。
⑤無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。
⑥離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗,鎖門。
(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng):
①人事檔案的數(shù)量。
②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設(shè)備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
□ 目 的
第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù),這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事,這是對(duì)工作人員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式:
(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房?jī)?nèi)或靠近庫房的地方,以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn),如便于查閱指導(dǎo),便于監(jiān)督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過長(zhǎng),到期未還者應(yīng)及時(shí)催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔
案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求
出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時(shí),必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容:首先,由申請(qǐng)查閱者寫出查檔報(bào)告,在報(bào)告中寫明查閱的對(duì)象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核,若理由充分 ,手續(xù)齊全,則給予批準(zhǔn)。
(2)外借手續(xù)。
首先,借檔單位(部門)寫出借檔報(bào)告,內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。
其次,借檔單位(部門)蓋章,負(fù)責(zé)人簽字。
再次,人事檔案部門對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。
然后,進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間,材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚,并由借檔人員簽字。
最后,歸還時(shí),及時(shí)在外借登記上注銷。
(3)出具證明材料的手續(xù):單位、部門或個(gè)人需要由人事檔案部門出具證明材料時(shí),需履行以下手續(xù):
首先,由有關(guān)單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章;
其次,人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定,結(jié)合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部
門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出。
第19篇 電能計(jì)量檔案與技術(shù)資料使用保管制度
電能計(jì)量檔案與技術(shù)資料使用、保管制度
1電能計(jì)量檔案、技術(shù)資料是電能計(jì)量工作全過程管理的重要環(huán)節(jié)之一。為了加強(qiáng)管理,明確其使用、保管程序,特制定本制度。
2電能計(jì)量技術(shù)檔案和資料應(yīng)做到管理規(guī)范、現(xiàn)行有效、內(nèi)容符合要求。檔案齊全,保管完善。其種類大致可分為:
a)計(jì)量器具明細(xì)表,并建立歷史記錄或履歷卡,以及流轉(zhuǎn)手續(xù)表卡憑證;
b)計(jì)量器具分類管理辦法及明細(xì)目錄(詳見附錄a);
c)量值傳遞系統(tǒng)圖(或量值溯源圖);
d)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)檔案(見本標(biāo)準(zhǔn)第5.2.7款)、較為貴重(或精密)計(jì)量器具檔案;
e)其它計(jì)量檔案、資料:
1)計(jì)量法律、行政性法規(guī)與法規(guī)性文件、部門規(guī)章與規(guī)范性文件、計(jì)量規(guī)程(國(guó)家、行業(yè)或地方);
2)計(jì)量管理和計(jì)量技術(shù)書刊、雜志、交流文獻(xiàn)、外購(gòu)產(chǎn)品主要供應(yīng)商品的質(zhì)量信息;
3)企業(yè)計(jì)量管理手冊(cè)、管理制度;
4)計(jì)量網(wǎng)絡(luò)圖、冊(cè),計(jì)量人員基本情況表與工作考績(jī),計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)裝置考核(復(fù)查)認(rèn)證資料(包括計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)裝置考核[復(fù)查]認(rèn)證一覽表、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器和主要配套設(shè)備一覽表、計(jì)量室充實(shí)度統(tǒng)計(jì)表)與電能計(jì)量技術(shù)監(jiān)督統(tǒng)計(jì)表;
5)計(jì)量工作年度工作計(jì)劃、總結(jié)、發(fā)展規(guī)劃;
6)計(jì)量工作重大成果(經(jīng)濟(jì)效益)與失誤,計(jì)量差錯(cuò)、故障或事故,以及違章處理事例等。
3電能計(jì)量技術(shù)檔案和資料由部主任指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理,要求從收集、整理、編目、使用、保管都應(yīng)有一個(gè)完整的管理程序。
4電能計(jì)量技術(shù)檔案、資料管理任務(wù):
a) 受理登記、分類整理、編目造冊(cè)、歸案存檔、統(tǒng)計(jì)和保管;
b) 及時(shí)、準(zhǔn)確地為生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)管理提供計(jì)量保證;
c) 指導(dǎo)和督促計(jì)量人員共同做好檔案資料的收集、整理、歸檔、保管工作。
5凡電能計(jì)量人員外出學(xué)習(xí)、培訓(xùn)或開會(huì)帶回的有關(guān)文件或技術(shù)資料,在有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)閱畢后,應(yīng)交部檔案管理員登記、造冊(cè)、保管、不得擅自私存或疏忽丟失。
6電能計(jì)量技術(shù)檔案、資料應(yīng)做到安全貯存,對(duì)保存地點(diǎn)的環(huán)境條件應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)目刂?以延長(zhǎng)其自然損壞的壽命。同時(shí),要特別注意人為的損害,如丟失、破損、甚至燒毀等現(xiàn)象的發(fā)生?？傊?要切實(shí)抓好安全、妥善保管與保密工作,以保證檔案資料不因疏忽而掉失、失密或被損壞。
7電能技術(shù)檔案、資料的保存期如下:
a)計(jì)量器具明細(xì)表、履歷卡、流轉(zhuǎn)憑證:長(zhǎng)期;
b)計(jì)量管理手冊(cè)(含程序文件,a、b、c分類管理辦法及明細(xì)目錄)、計(jì)量工作管理制度、電能計(jì)量管理制度:企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)修訂版本發(fā)布之日止;
c)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)檔案、較為貴重(或精密)計(jì)量器具檔案:長(zhǎng)期(直至報(bào)廢或不再有保存價(jià)值為止);
d)量值傳遞系統(tǒng)圖:自計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)報(bào)廢之日止;
e)其它計(jì)量檔案、資料:視其重要性程度而定,或不再有保存價(jià)值為止。
8嚴(yán)肅電能計(jì)量技術(shù)檔案、資料管理紀(jì)律,凡未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或部檔案管理員同意,任何個(gè)人不得擅自復(fù)印、帶出或轉(zhuǎn)借外單位。借用應(yīng)辦理借用登記手續(xù),并按時(shí)歸還。逾期不還或有涂污、損壞、遺失等情況,應(yīng)視其情節(jié)輕重酌情賠償。
9對(duì)于超過保存期的電能計(jì)量技術(shù)檔案、資料,由保存部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后自行銷毀,但應(yīng)事先做好登記工作。
第20篇 資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度
本單位實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理的原則，按檔案法的有關(guān)規(guī)定，由各部門科室收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期移交檔案室。由檔案人員負(fù)責(zé)審查把關(guān)，分類排列，編制檢索工具，妥善保管。任何部門、個(gè)人不得將檔案材料據(jù)為己有長(zhǎng)期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀必須遵循以下規(guī)定。
一、歸檔
凡屬本單位職能活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實(shí)物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應(yīng)列入歸檔范圍。
1、歸檔時(shí)間：各科室要按時(shí)收集、整理各類文件材料。各業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存、利用價(jià)值的文字材料和聲像資料，由兼職檔案員收集好，統(tǒng)一歸檔。文書檔案應(yīng)歸檔文件材料在每年底前收集齊全，整理歸檔完畢?？蒲袡n案實(shí)行由項(xiàng)目主持人負(fù)責(zé)立卷提供資料，由相關(guān)科室業(yè)務(wù)人員歸檔的責(zé)任制。設(shè)備檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案隨時(shí)歸檔。
2、歸檔要求：檔案工作人員要認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作，做到文件材料齊全、完整，并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內(nèi)文件排列遵循正本在前定稿在后、結(jié)論在前調(diào)查材料在后、文字在前圖紙?jiān)诤蟮脑瓌t有序排列。一般要求歸檔原件，會(huì)計(jì)憑證、賬本、報(bào)表必須是原件。同時(shí)做到字跡清晰、內(nèi)容項(xiàng)目齊全、簽章手續(xù)完備、保管期限準(zhǔn)確。歸檔的照片要附簡(jiǎn)要說明，錄像帶要附內(nèi)容提要。
3、歸檔份數(shù)：本單位發(fā)文一般歸檔兩份，其中一份歸入相應(yīng)門類檔案，另一份編制“本單位發(fā)文匯編”?；n案本單位必須保存一套原件。
4、歸檔手續(xù)：各科室整理歸檔后按規(guī)定移交檔案中心，并履行交接手續(xù)、填寫交接清單，交接雙方在清單上簽字，以備查考。
二、保管
1、資料檔案質(zhì)量符合完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求，分類編號(hào)保管；
2、資料檔案按檔號(hào)排放，檔案柜編順序號(hào)，庫房?jī)?nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
3、借出的檔案須按時(shí)歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。
4、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。
5、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
6、做好檔案室溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
7、每半年對(duì)檔案室進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
三、借閱
1、嚴(yán)格按玉華煤礦資料檔案借閱有關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。
2、查閱資料檔案，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，由借閱人寫書面申請(qǐng)并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可準(zhǔn)予借閱。
3、申請(qǐng)單上必須寫明借閱目的、借閱時(shí)間及借閱人，同時(shí)有分管領(lǐng)導(dǎo)的同意簽字。
4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負(fù)責(zé)保管，不得隨意借與他人，文檔在使用時(shí)需愛護(hù)，不得有破損、缺頁。
5、資料檔案使用完畢應(yīng)及時(shí)歸還，統(tǒng)一交回檔案室，由檔案室核銷該員工借閱記錄，如未能完整回收者，將按礦有關(guān)制度予以處罰。
四、保密
1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對(duì)外泄露資料檔案中的機(jī)密，對(duì)造成泄密事故者，應(yīng)追究其責(zé)任。
2、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印檔案。
3、認(rèn)真執(zhí)行《保密法》，嚴(yán)格遵守《保密守則》的規(guī)定，做好檔案保密工作。
五、登記
申請(qǐng)人借閱資料必須在資料本上登記，注明借閱、歸還時(shí)間及借閱人。同時(shí)，檔案管理員必須借閱情況做好記錄。
六、銷毀
1、資料的鑒定銷毀工作，必須由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)。檔案鑒定小組要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，對(duì)期滿資料檔案，認(rèn)真進(jìn)行鑒定。
2、銷毀檔案，必須編制清冊(cè)，并經(jīng)檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
3、銷毀檔案時(shí)，必須派專人（兩人以上）監(jiān)督，并在銷毀清冊(cè)上簽字。
七、資料管理員崗位責(zé)任制
1、監(jiān)督指導(dǎo)本機(jī)關(guān)各科室有關(guān)資料檔案業(yè)務(wù)工作，貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的方針、政策，制定本機(jī)關(guān)檔案工作計(jì)劃和各項(xiàng)規(guī)章制度。
2、管理好檔案，定期或不定期檢查檔案保管情況，作好記錄。
3、熟悉檔案業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極熱情地為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各科室服務(wù)。
4、嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄密。
5、認(rèn)真履行工作職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行資料檔案管理工作制度，確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失，視其情節(jié)論處。
