內部流程管理制度4篇

內部流程管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分，旨在規(guī)范企業(yè)運作，提高效率，確保業(yè)務的連續(xù)性和一致性。它涵蓋了日常運營的各個方面，包括但不限于：

1. 決策制定與執(zhí)行流程

2. 人力資源管理流程

3. 財務審批與報銷流程

4. 客戶服務與銷售流程

5. 項目管理流程

6. 供應鏈與采購流程

7. 培訓與發(fā)展流程

8. 風險管理和合規(guī)流程

包括哪些方面

內部流程管理制度應詳細規(guī)定每個流程的關鍵環(huán)節(jié)，涉及以下關鍵點：

1. 流程目標與責任分配：明確各流程的目標，確定責任人和參與部門。

2. 操作步驟：詳述每個步驟的具體操作，確保員工理解并能正確執(zhí)行。

3. 時間表與期限：設定流程完成的時間節(jié)點，保證工作效率。

4. 監(jiān)控與評估機制：建立監(jiān)控體系，定期評估流程效果，及時調整優(yōu)化。

5. 文件記錄與存檔：規(guī)定文件的制作、審批、存儲和查閱程序。

6. 異常處理：設定異常情況的應對策略，確保業(yè)務不受影響。

重要性

內部流程管理制度的重要性不容忽視，主要體現(xiàn)在：

1. 提高效率：標準化流程減少重復工作，降低出錯率，提升工作效率。

2. 維護質量：確保產品和服務的質量標準，提高客戶滿意度。

3. 控制風險：通過合規(guī)流程，防止法律風險和商業(yè)風險。

4. 促進溝通：清晰的流程有助于部門間協(xié)作，減少誤解和沖突。

5. 培養(yǎng)文化：塑造企業(yè)的行為規(guī)范，促進企業(yè)文化的發(fā)展。

方案

實施內部流程管理制度的方案如下：

1. 制定流程：由各部門負責人參與，共同制定符合實際需求的流程。

2. 培訓推廣：通過培訓讓員工了解并熟悉新流程，確保執(zhí)行到位。

3. 試運行與反饋：試行階段收集員工反饋，對流程進行微調。

4. 定期審查：每年至少進行一次全面審查，保持流程的時效性和適應性。

5. 持續(xù)改進：鼓勵員工提出改進建議，持續(xù)優(yōu)化流程，實現(xiàn)企業(yè)持續(xù)改進的目標。

內部流程管理制度的成功實施需要全員參與和持續(xù)努力，只有這樣，企業(yè)才能在日益激烈的市場競爭中保持高效運作，實現(xiàn)長期穩(wěn)定發(fā)展。

內部流程管理制度范文

第1篇 某物業(yè)管理處內部報事管理流程

物業(yè)管理處內部報事管理流程

1目的

規(guī)范住戶報事、報修及公司內部報事處理工作,保證報事處理工作得到有效

的處理。

2適用范圍

適用于金科物業(yè)管理有限公司各物業(yè)管理處業(yè)主家庭及各部門報事以及上門服務處理工作。

3職責

3.1管理處主任、物業(yè)助理監(jiān)督各承接部門對報事處理工作的組織、實施。

3.2管理處前臺服務人員負責具體記錄報事內容,及時傳達至服務部門,并跟蹤、督促服務部門工作按時完成。

3.3報事承接部門負責報事內容的確認及承接組織、監(jiān)督工作。

4程序要點

4.1住戶報事處理內容

4.1.1如為一般性的報事、報修或特約服務:

4.1.1.1前臺服務人員準確記錄報事內容,并及時輸入電腦,通過電腦開據(jù)《報事處理單》,一式二聯(lián),落實處理部門或處理人:

a)較急報事,應在接到報事5分鐘內將《報事處理單》二聯(lián)一起交給工程維修人員進行安排處理,并要求服務人員處理結束后交被服務對象簽字認可。

b)一般報事,在接到報事15分鐘內把《報事處理單》二聯(lián)一起交給處理部門負責人安排處理,并要求服務人員處理結束后交被服務對象簽字認可。

4.1.1.2如住戶報事內容屬特約服務項目,管理處前臺應先將費用明細填入《報事處理單》中,住戶繳費后,服務人員上門服務,報事單處理同4.1.1.1。

4.1.1.3報事處理后,服務人員將《報事處理單》第一聯(lián)返回管理處前臺,前臺服務人員按編號歸存,并在月末匯總后交相關管理人員存檔,《報事處理單》第二聯(lián)交處理部門主管,由各部門主管統(tǒng)計后歸存,并作為操作層員工的考評依據(jù)。

4.1.1.4對工程維修人員不能在15分鐘內上門服務,及時告之前臺,由前臺工作人員委派其他人員或協(xié)助聯(lián)系業(yè)主預約好上門服務時間,并通知持《報事處理單》的上門服務人員。

4.1.1.5對于當天無法處理的報事,管理處前臺服務人員根據(jù)未返回的《報事處理單》對報事實施的工作及時跟進處理過程,及時回復客戶處理辦法和處理時間,并作相應記錄。

4.1.1.6管理處前臺服務人員采用上門、電話等方式進行回訪,回訪主要針對較重點報事,了解客戶對報事處理結果的滿意情況,回訪率達100%,并將回訪內容分別記錄于《報事處理單》和輸入電腦。若業(yè)主對處理結果不滿意,工作人員應再次填寫報事處理單,并分發(fā)到責任部門繼續(xù)處理,直至滿意。

4.1.2如是業(yè)主房屋保修期內質量問題報事:

a)管理處前臺服務人員準確記錄報事內容,并及時輸入電腦,通過電腦開據(jù)《報事處理單》,一式二聯(lián),把《報事單處理單》二聯(lián)一起交給管理處工程助理派維修人員到現(xiàn)場查看,查看原因確認房屋質量后,由維修人員將業(yè)主簽字確認的《報事處理單》按要求分別返回管理處前臺和管理處工程維修部。

b)管理處前臺服務人員根據(jù)返回的《報事處理單》內容準確填寫《房屋整改記錄表》,一式兩聯(lián),然后將整改內容填寫于《房屋整改記錄匯總表》中。

c)管理處前臺服務人員將《房屋整改記錄表》第一聯(lián)交給建筑公司工程部負責人,并要求負責人在《房屋整改記錄匯總表》中簽字確認,將《房屋整改記錄表》

d)第二聯(lián)交給管理處工程維修部主管,由其安排人員記錄維修過程并督促其整改進度。管理處前臺服務人員不定期地對整改項目進行監(jiān)管,協(xié)調相關單位和部門,隨時作好業(yè)主回訪工作,并將回訪結果記錄于《房屋整改記錄匯總表》中。

e)建筑公司整改結束后,將《房屋整改記錄表》第一聯(lián)簽上整改人員名字返回管理處前臺,由管理處前臺通知管理處工程助理安排維修人員檢查后,由業(yè)主簽字認可,將二聯(lián)一并交于管理處前臺。

f)管理處前臺服務人員根據(jù)整改后的內容及時回訪業(yè)主并在《房屋整改匯總表》上注明,然后存放于業(yè)主檔案袋。

4.2公共設備、設施及內部報事、報修處理:流程與住戶報事、報修相同。

4.3報事的受理率要達到100%,處理率要達到98%,回訪率要達到100%。

4.4報事處理流程(附后)

4.5管理處前臺服務人員每周對各類報事情況進行匯總、分析,并于次周一上交公司信息中心客戶部。管理處物業(yè)助理每月對各類報事情況進行匯總、分析,提出糾正措施和合理化改進建議,于當月30日前上交公司信息中心客戶部。

4.6資料保存:《報事處理單》第一聯(lián)由管理處保存,保存期兩年;第二聯(lián)服務人員交給被服務對象保存;第三聯(lián)由各承接部門保存,保存期兩年?！斗课菡膮R總表》由管理處保存,保存期為兩年,《房屋整改記錄表》由管理處放入業(yè)主檔案袋中保存。

4.7本規(guī)程作為相關人員績效考評的依據(jù)之一。

5記錄

jk-qp6.3.c-f6《報事處理單》

qpi-gl-c-f001《房屋工程整改記錄表》

qpi-gl-c-f023《房屋工程整改匯總表》

qpi-gl-c-f028《周報事統(tǒng)計表》

qpi-gl-c-f029《月報事統(tǒng)計表》

第2篇 物業(yè)管理中心內部審核工作流程

物業(yè)管理中心內部審核工作流程

1目的

驗證中心質量管理體系是否符合管理和服務實現(xiàn)的策劃,是否符合標準和質量管理體系的要求,是否得到有效的保持、實施和改進。

2范圍

適用于公司質量管理體系所覆蓋的__管理中心管理區(qū)域。

3職責

3.1中心經理批準中心《年度內審計劃》和《內審實施計劃》,批準《內審報告》,并擔任內審組長。

3.2綜合管理部負責人負責內審工作,負責選定內審員,協(xié)調內審活動的開展;負責編寫《年度內審計劃》和《內審報告》;實施《內審實施計劃》,組織編寫《內審檢查表》,編寫《內審報告》,組織跟蹤糾正/預防措施實施的驗證。

3.3受審核管理處負責配合內審活動,負責實施糾正或糾正/預防措施。

4程序

4.1年度內審計劃

4.1.1內審每年進行二次。中心綜合管理部負責根據(jù)擬審核的活動、區(qū)域的狀況和重要程度及以往審核的結果,策劃、編制《年度內審計劃》,于每年年初報中心經理批準。出現(xiàn)以下情況時由中心經理及時組織內審:

a.組織機構、管理體系發(fā)生重大變化;

b.出現(xiàn)重大質量事故,或業(yè)主對某一服務環(huán)節(jié)連續(xù)投訴;

c.法律、法規(guī)及其他外部要求的變更;

d.在接受業(yè)主、認證方審核、公司內審之前;

e.中心經理認為有必要時。

4.1.2《年度內審計劃》內容

a.審核目的、范圍、依據(jù)、頻次和方法;

b.受審部門和審核時間。

4.1.3根據(jù)需要,可審核質量體系覆蓋的全部要求和管理處,也可以專門針對某幾項要求對管理處進行重點審核,但當年內審必須覆蓋所有管理處。

4.2內審前準備

4.2.1內審組

a.審核時,內審員必須與受審部門無直接的責任關系;

b.內審員必須經過內審員培訓合格、中心經理指定;

c.內審組長由中心經理擔任。

4.2.2綜合管理部負責人策劃、編制本次《內審實施計劃》,交中心經理批準。計劃的編制要具有嚴肅性和靈活性,應考慮擬審核的過程、區(qū)域的狀況和重要性,及以往審核的結果。

4.2.3《內審實施計劃》內容

a.審核目的、范圍、方法和依據(jù);

b.內審組成員;

c.內審日期、日程;

d.受審部門及審核要點;

e.內審報告分發(fā)范圍、日期。

4.2.4內審組應提前三天將《內審實施計劃》以書面形式通知受審核部門,受審核部門接到計劃后應安排配合人員,并做好準備工作。如對審核項目和日期有異議,需在內審前一天通知內審組,經協(xié)商另行安排。

4.2.5在了解受審核部門的具體情況后,品質培訓部根據(jù)《內審實施計劃》組織內審員編寫《內審檢查表》?！秲葘彊z查表》要詳細列出審核要點、項目、依據(jù)、方法,確保無遺漏和審核能順利進行。

4.3內審實施

4.3.1首次會議

a.參會人員:內審組成員及各受審管理處主任、陪同人員;綜合管理部負責人主持會議;與會者在《會議簽到表》上簽到,并由綜合管理部保留會議記錄;

b.會議內容:綜合管理部負責人介紹審核目的、范圍、依據(jù)、方式、組員和審核日程,并與被審核部門確定陪同人員。

c.內審組長講話。

4.3.2現(xiàn)場審核

a.內審員依據(jù)內審分工、《內審檢查表》對被審核部門的質量管理體系運行情況進行現(xiàn)場審核;

b.當現(xiàn)場審查發(fā)現(xiàn)問題時,內審員應進一步調查清楚,對存在問題的客觀性進行研究,力求公正,并將不合格事實記錄于《內審檢查表》中;

c.內審員在審核完成后,對受審核管理處負責人作一次口頭報告,將孤立、偶然、輕微的不合格提出糾正要求;對需進行原因分析的不合格提出相應的建議。

4.3.3內審報告

4.3.3.1現(xiàn)場審核后,相關內審小組召開內審小組會議,綜合分析、評審檢查結果,依據(jù)標準、體系文件及有關法律法規(guī)要求,必要時還要依據(jù)與業(yè)主簽定的合同要求,確認不合格項:對于孤立、偶然、輕微的能夠立即整改的不合格,要求責任部門予以糾正;對于需進行原因分析的不合格填發(fā)《不合格報告》,由責任管理處進行原因分析,并制定糾正/預防措施,經內審員確認后實施,內審員負責對實施結果跟蹤驗證、記錄。

4.3.3.2不合格的分級

a.嚴重不合格:在業(yè)主中造成或可能造成嚴重影響,或服務提供過程中連續(xù)多次發(fā)生的不合格;在采購服務或采購物資中,已造成或可能造成較大經濟損失、引發(fā)安全事故、引起業(yè)主重大投訴的采購服務或采購物資;質量管理體系的系統(tǒng)失效或區(qū)域失效;

b.一般不合格:在業(yè)主中不會引起很大爭議的需進行原因分析的不合格;服務過程中出現(xiàn)的偶然、一般性需進行原因分析的不合格;在采購服務或采購物資中,偶然、一般性需進行原因分析的不合格;質量管理體系偶然、一般性需進行原因分析的不合格;

c.采取糾正的不合格:個別、偶然、孤立、輕微,且易于糾正和無須原因分析的不合格(通常由發(fā)現(xiàn)人通知責任人立即整改糾正即可)。

4.3.3.3內審組依據(jù)《不合格報告》在《不合格項分布表》中記錄不合格項分布情況。

4.3.3.4現(xiàn)場審核后一周內,品質培訓部完成《內審報告》,交中心經理批準。內審報告內容:

a.審核目的、范圍、方法和依據(jù);

b.內審組成員、被審核部門;

c.內審計劃實施情況總結;

d.不合格項數(shù)量、分布情況、嚴重程度;

e.存在的主要問題分析;

f.對中心質量管理體系有效性、符合性結論及今后應改進的地方。

4.3.4末次會議

a.參會人員:內審組成員及各部門負責人;綜合管理部負責人主持會議;與會者在《會議簽到表》上簽到,并由綜合管理部保留會議記錄;

b.會議內容:綜合管理部負責人重申審核目的,宣讀《不合格報告》和審核結論,根據(jù)《改進控制程序》提出完成糾正/預防措施的要求及日期;中心經理講話;

c.綜合管理部發(fā)放、保存《不合格報告》。

4.3.5責任管理處實施糾正/預防措施,中心經理指定內審員對實施結果進行驗證

相關質量記錄

1.《年度內審計劃》zc-20/b01

2.《內審實施計劃》zc-20/b02

3.《內審檢查表》zc-20/b03

4.《不合格報告》zc-20/b04

5.《不合格項分布表》zc-20/b05

6.《內審報告》zc-20/b06

第3篇 財務管理流程內部控制辦法

財務管理流程與內部控制辦法

為了加強公司的財務管理,明確資金收付、費用報銷的業(yè)務流程,嚴格票據(jù)審核、資金收付、費用報銷、賬目處理的程序,確保公司財務資產的安全?，F(xiàn)將公司財務收支業(yè)務流程及內部控制辦法如下:

一、貨幣資金業(yè)務內部控制的基本要求

貨幣資金業(yè)務是指現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金的收支業(yè)務。它具有業(yè)務數(shù)量大、發(fā)生范圍廣的特點。貨幣資金收支業(yè)務的內部控制,是整個內部控制制度設計的關鍵。要求:

1、實現(xiàn)錢賬分管,出納員不得負責總賬的記錄和銀行對賬單的調整.

2、各種收付款業(yè)務均應集中于出納員辦理。任何部門和個人不得擅自出具收款憑證或付款憑證。

3、現(xiàn)金收入和支出必須立即記賬,應定期或不定期檢查現(xiàn)金記賬情況并進行賬務核對。

4、一切貨幣資金收入,都要入賬。不得將出售殘料、廢料的收入、罰款賠款的收入等列作賬外處理。

5、銀行存款收付業(yè)務必須定期與對賬單核對(至少每月一次),并由出納員以外的人員編制或審核銀行調節(jié)表。

6、庫存現(xiàn)金除日常周轉需用外都應每日解交銀行,庫存現(xiàn)金必須存放保險柜內。

7、發(fā)票與收據(jù)必須按編號順序使用,領用空白發(fā)票(銀行票據(jù))和收據(jù)必須進行登記。

8、支票簽發(fā)必須由出納員和財務負責人(主管會計)兩個以上負責并簽字,并應設置支票簽發(fā)登記簿進行記錄,空白支票不得簽名蓋章。

9、所有付款業(yè)務只有經過財務部門主管審核、總經理批準后方可支付(辦理)。

10、一切收付款必須憑證齊全,收付業(yè)務完成后必須加蓋收訖和(或)付仡(訖)的印章。

11、所有與現(xiàn)金或銀行存款收付業(yè)務有關的人員在業(yè)務處理后都必須在相關文件上簽字,以備追溯責任。

12、出納員在每天工作結束時要清點現(xiàn)金,核對賬目,主管部門應進行不定期檢查。

二、貨幣資金收入業(yè)務的內部控制

收入貨幣資金的途徑,一是通過銀行,二是直接收取現(xiàn)金。由于通過銀行收款的業(yè)務,受到了銀行的直接監(jiān)督,起到了外部控制的作用,客觀上能夠有效地減少和堵塞貨幣資金收入業(yè)務中的漏洞,是保護貨幣資金安全的一個有力措施。因此,貨幣資金收入業(yè)務的內部控制制度設計,主要針對現(xiàn)金收入業(yè)務。一般情況下,企業(yè)的現(xiàn)金收入主要有銷售貨物取得現(xiàn)金和回收欠款,取得現(xiàn)金。

1、銷售貨物收入現(xiàn)金的內部控制

主要采用填制“銷貨單”的方式。它是“原始憑證控制方式”在現(xiàn)金收入業(yè)務中的具體應用。要求在產品銷售或顧客購貨時,由銷售部門開具銷貨單,注明所銷物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等內容。顧客持銷貨單向財會部門交付現(xiàn)金,然后持出納員蓋“收訖”章后的銷貨單向保管員提貨。

2、銷售業(yè)務內部控制的基本要求

銷售業(yè)務是圍繞推銷(銷售)產品、商品或勞務等所發(fā)生的經濟業(yè)務。銷售業(yè)務包括產品銷售業(yè)務和其他銷售業(yè)務。一般要經過簽訂銷售合同、填寫發(fā)貨單通知倉庫發(fā)貨、辦理發(fā)貨、辦理貨款結算四個環(huán)節(jié)。銷售業(yè)務內部控制要求:

1)銷售合同、發(fā)票和發(fā)貨單,必須經審核批準方能生效。

2)發(fā)票和發(fā)貨單應順序編號,如有缺號須經批準方可注銷。

3)要按規(guī)定價格銷售,未經授權不得改變售價。

4)收款時必須對品名、數(shù)量、單價、金額進行審核,有銷售合同的必須與合同核對。

5)銷售退回必須按一般銷售同樣處理。

6)開單、發(fā)貨、收款必須分工負責。

7)應收賬款明細賬應與總賬核對相符。

3、其現(xiàn)金收款具體的業(yè)務流程是:

根據(jù)銷售內勤開具的收據(jù)(產品銷貨單)收款―→檢查收據(jù)開具的金額正確、大小寫一致、有經手人簽名―→會計審核憑證----→出納收款-----→在收據(jù)(發(fā)票)上簽字并加蓋財務結算章―→將收據(jù)第②聯(lián)(或發(fā)票聯(lián))給交款人―→憑記賬聯(lián)登記現(xiàn)金流水賬―→登記票據(jù)傳遞登記本―→將記賬聯(lián)連同票據(jù)登記本傳相應成本會計簽收制證----→按科目入賬---→銷售核算(貨款)。

注:(1)原則上只有收到現(xiàn)金才能開具收據(jù),在收到銀行存款或下賬時需開具收據(jù)的,核實收據(jù)上已寫有“轉賬”字樣,后加蓋“轉賬”圖章和財務結算章,并登記票據(jù)傳遞登記本后傳給相應主管會計。

(2)隨工資發(fā)放時代收代扣的款項,由記賬會計開具收據(jù),可以沒有交款人簽字。

4、回收欠款收入現(xiàn)金的內部控制

公司在辦理回收各種應收及暫付款項的業(yè)務時,應盡可能通過開戶銀行。如果采用收取現(xiàn)金的方式:

⑴ 出納員直接向交款人收取現(xiàn)金時,必須由出納員開具事先印有連續(xù)編號的“現(xiàn)金收據(jù)”,采用復寫方式,一式三張。在加蓋財務專用章和出納章以及交款人簽章后,將其中一張給交款人作為交款憑證,一張送交財務部門作為記賬依據(jù),一張留作存根。為保證現(xiàn)金收據(jù)的規(guī)范使用,應重點檢查其編號是否連續(xù),如有短缺,應及時查明原因,即使是作廢的收據(jù),也應將三張收據(jù)加蓋“作廢”字樣后一并送交會計部門檢查后歸檔保管。

“現(xiàn)金收據(jù)”也可以由記賬員開具,然后交給出納員加蓋公章和出納章,同時收取現(xiàn)金。這種方式下,由于票據(jù)、印章兩人分管,使開票和收款工作分離,可以進一步強化現(xiàn)金收入業(yè)務的內部控制。

不論什么情況、采用什么方式收取現(xiàn)金,除前述重點加強記錄工作,即強調原始憑證的作用外,還必須充分利用賬簿的功能,按規(guī)定及時登記現(xiàn)金日記賬和“現(xiàn)金”總分類賬戶,并加強二者之間的核對工作。

三、貨幣資金支出業(yè)務的內部控制

貨幣資金支出業(yè)務與收入業(yè)務相比,其相同之處在于支出途徑也是兩條,即通過銀行轉賬支付和由出納人員直接支付現(xiàn)金,不同之處在于支出用途多樣、業(yè)務內容繁雜、牽涉范圍廣、涉及人員多。

當通過銀行支出貨幣資金時,要求采用銀行規(guī)定的結算辦法,填制銀行統(tǒng)一的結算憑證,客觀上受到銀行的外部控制,很大程度上起到了防錯消弊的作用。因此,對這種業(yè)務實施內部控制,重點應放在結算憑證的管理上?；疽笫?建立嚴密完善的結算憑證管理制度,妥善保管各種憑證,尤其是現(xiàn)金支票和轉賬支票;嚴把各種憑證的使用關,出納員開具支票時,財務主管應當審查批準,而不能讓其獨自辦理;對已用和未用憑證應當由非保管人員定期檢查;嚴格限制簽發(fā)空白支票;隨時與開戶銀行對賬等。

現(xiàn)金支出業(yè)務是貨幣資金支出業(yè)務內容控制的重點。該類業(yè)務按支出用途不同大致可分為采購物品支出現(xiàn)金、發(fā)放工資支付現(xiàn)金和支付各種借款使用現(xiàn)金等。具體控制方式:

(一)采購物品支出現(xiàn)金的內部控制

對采購材料、商品等支出現(xiàn)金的業(yè)務實施內部控制,關鍵是在付出現(xiàn)金之前,先取得相應的原始憑證,如支付購貨款須取得銷貨單位的發(fā)票,支付貨物運費須取得運輸單位的收費單據(jù),并及時送交財會部門,由財會主管審核批準后,交給出納員支付現(xiàn)金。

1、填制“入庫單”,嚴格驗收制度

采購部門購買回的各種材料物品,都應及時送交倉庫驗收。驗收人員應當對照銷貨單位的發(fā)貨票和購貨定單等,對每一種貨物的品名、規(guī)格、數(shù)量、質量等嚴格查驗,在保證正確、相符的基礎上填寫“入庫單”(或收料單)?！叭霂靻巍笔亲C明材料或商品已經驗收入庫的會計憑證,由倉庫驗收人員填制,并取得采購人員的簽字后,一張登記倉庫臺賬,一張退給采購部門進行業(yè)務核算,一張送交財務。嚴格的驗收制度,有利于考核采購人員的工作質量,劃清采購部門與倉庫之間的經濟責任,保證入庫物資的準確性、安全性。

2、其現(xiàn)金付款業(yè)務的流程是:

(1)采購付款

采購人員憑原輔料入庫驗收單據(jù)(含倉庫保管員、質檢員簽字)------→填寫付款申請單-----→經部門主管審核簽字-----→送記賬會計審核憑證-----→報主管會計審核------→總經理批準----→出納會計付款----→客戶收款----→記現(xiàn)金流水賬----→訂制傳票。

強化審查制度,嚴格審核購貨業(yè)務的各種憑證

記錄采購業(yè)務、支付貨款之前,應對各有關部門送來的各種原始憑證,包括發(fā)貨票、運費收據(jù)、入庫單以及定貨單等進行認真的審查、核對。不僅審查每一憑證的購貨數(shù)量、金額計算的正確性,還要檢查各種憑證之間是否內容一致、時間統(tǒng)一、責任明確、手續(xù)清楚等。如果發(fā)現(xiàn)問題,應及時查明原因,分清責任,合理解決。在此基礎上,編制付款憑證,由出納員結算支付貨款,并按貨幣資金支出業(yè)務的內部控制要求和方式實施內部控制,使兩種業(yè)務的內部控制統(tǒng)一起來。

(2)費用報銷

費用報銷人持費用報銷單據(jù)請部門主管審核確認----→交記賬會計審核憑證---→查驗現(xiàn)金付款憑證金額與原始憑證一致―→檢查并督促領款人簽名―→報銷人送總經理審批----→批準后交主管會計審查憑證----送出納員按記賬憑證金額付款―→在原始憑證上加蓋“現(xiàn)金付訖”圖章―→登記現(xiàn)金流水賬―→將記賬憑證及時傳主管會計復核;

為了進一步強化內部控制,還可采取根據(jù)付款憑證而不是原始憑證支付現(xiàn)金的方式。即:財務部門在接到發(fā)票等原始憑證后,先由財會負責人審核批準,再由記賬人員根據(jù)其編制付款憑證,注明會計科目、款項用途及金額等,交給出納員由其根據(jù)付款憑證列示的金額支付現(xiàn)金,并登記現(xiàn)金日記賬。然后將付款憑證退交會計部門,以便登記總賬。這樣,出納人員應當付出多少現(xiàn)金,會計部門已經記錄在案,更有利于形成控制關系。

(二)發(fā)放工資支出現(xiàn)金的內部控制

對發(fā)放工資支出現(xiàn)金的業(yè)務實施內部控制,主要應采取下列措施:

⑴合理劃分行政部門(人力資源管理人員)、財會部門的職責,使工資發(fā)放業(yè)務由人力資源管理人員提供員工考勤記錄、生產統(tǒng)計、記賬會計、出納會計分工協(xié)作完成。具體是:行政部門(人力資源管理人員)負責審查并根據(jù)職工名單和考勤記錄、工資標準,生產統(tǒng)計進行產量計件核算、記賬會計核算工資、編制工資發(fā)放表,出納會計負責提取現(xiàn)金發(fā)放工資并分配工資費用等。

其具體的業(yè)務流程是:

(2)一般員工工資核算發(fā)放

根據(jù)人力資源部門出具的員工考勤表、生產統(tǒng)計出具的生產工人產量計件核算表---→記賬會計做上月的工資表----→送總經理審批----→開具的付款審批單(經財務部長簽字)開具現(xiàn)金支票―→出納會計填寫進賬單―→連同工資表送公司開戶行―→主管會計登記支票使用登記本―→將支票存根粘貼到付款審批單上―→加蓋“轉賬”圖章―→登記單據(jù)傳遞登記本―→出納員按科目記賬。

(3)業(yè)務員績效工資兌現(xiàn)

根據(jù)銷售內勤送來的當月業(yè)務員銷售業(yè)績統(tǒng)計表---→營銷部門主管審核---→與記賬會計的產品銷售統(tǒng)計數(shù)據(jù)對賬、并制作工資表----→經主管會計審核----→由出納員填制付款審批單----→報總經理審批----→經財務部長簽字、主管會計開具支票―→出納會計填寫進賬單―→交記賬會計送公司開戶行―→主管會計登記支票使用登記本―→將支票存根粘貼到付款審批單上―→加蓋“轉賬”圖章―→登記單據(jù)傳遞登記本―→出納員按科目記賬。

(4) 建立健全勞動用工和考勤制度。要求:

工資表上的人名須經行政部門(人力資源人員)審查,臨時工須有合格的證明,以防虛設人名,冒領工資;調動工作和變更工資標準須有行政部門(人力資源人員)的正式批準文件,以防多計工資總額,侵吞余額;考勤記錄,工人工資核算須有生產廠長簽字的工人產量計件統(tǒng)計核算表,以防多記工時產量等現(xiàn)象;離職人員應及時從工資表中除去,以防繼續(xù)領發(fā)工資,等等。

(5化審查手續(xù)。由于工資的構成內容復雜,包括基本工資、工齡工資、各種津貼、績效獎金等,而計算手續(xù)又相當繁瑣,不僅要計算應發(fā)工資,還要計算代扣款項、實發(fā)工資等。所以,即使不發(fā)生作弊行為,但差錯則在所難免。為此,必須強化審查復核工作。要求:重復計算每一張工資表,至少計算兩遍;每一張工資表都應經過行政部門(人力資源人員)、財會部門多環(huán)節(jié)的復查等。

(三)借款支出現(xiàn)金的內部控制

一般情況下,發(fā)生出差借款和其他公務性借款業(yè)務時,需要支付現(xiàn)金。該類業(yè)務相對較簡單,對其實施內部控制,應符合三個方面的要求:

⑴ 借款人需要預支現(xiàn)金時,首先應填制“借款單”,并由所在部門負責人簽字,然后交財務主管審核、公司準,出納員據(jù)以支付出現(xiàn)金;

⑵ 會計部門應當根據(jù)“借款單”編制付款憑證,登記“其他應收款明細賬”,發(fā)揮賬簿控制的作用。待借款人出差歸來或完成業(yè)務后,根據(jù)實際用款數(shù)長退短補,注銷明細賬上的有關記錄;

第4篇 物業(yè)管理公司內部溝通信息交流程序

物業(yè)管理公司內部溝通與信息交流程序

1.0目的:

建立各部門及職員與領導之間的溝通渠道,并形成制度,加強信息交流。

2.0適用范圍:

公司內部溝通與信息交流。

3.0職責

3.1綜合事務部負責公司通知制度、例會制度的管理與實施;

3.2綜合事務部負責職員提議及申訴制度的管理、實施。

3.3各部門負責人負責本部門通知制度、例會制度及職員提議及申訴制度的管理;

4.0程序

4.1例會制度

4.1.1總經理組織各部門負責人于每周一召開例會,對上周工作進行總結,對本周工作予以布署。

4.1.2各部門在公司例會召開前自行召開本部門工作例會,對本部門本周的工作進行總結,下周工作進行布置。

4.1.3公司例會由綜合事務部負責形成會議記錄,保存期限為一年。

4.1.4各部門例會由部門負責人指定人員做會議記錄,保存期限為一年。

4.2通知制度

4.2.1通知的形式有電話和書面等形式。

4.2.2客戶服務中心發(fā)布的書面通知,落款處應加蓋客戶服務部章。

4.2.3公司發(fā)布的書面通知,落款處應加蓋公司章。

4.2.4綜合事務部和客戶服務中心對通知的原件存檔,保存期限為一年。

4.3職員提議及申訴制度

4.3.1當事人填寫《職員提議、申訴表》,把該單提交其直接上級。

4.3.2當事人的直接上級受理后須在一周內給予明確回復。

4.3.3若超過一周未予回復的或當事人對處理結果有異議的,當事人可直接向綜合事務部提交《職員提議、申訴表》。

4.3.4綜合事務部受理后于一周內做出處理。

4.3.5各相關部門對以上記錄予以存檔。

5.0支持性工具

《職員提議、申訴表》

《會議記錄》

編制:審核:批準:日期: